EKONOMIENHETEN

• 08.30 Introduktion

• 08.45 Kundregistret samt skapa/ändra försäljningsorder

• 09.45 Fika

• 10.15 Fakturering/kreditering/reversering

• 11.00 Uppföljning av kundfordringar

• 11.30 Lunch

• 12.30 EKO – Fakturering/rekvirering

• 14.00 Avslut

Grundutbildning i de ekonomiadministrativa systemen, Kundreskontra

Välkomna!

Översikt kundreskontran

• Kund – Faktura – Inbetalning

• Fakturan skapas av en försäljningsorder:

• Logistik – Skapa/ändra order

• EKO – Skapa/ändra order

• Egen meny – Skapa fakturan

• Kundreskontran – Uppföljning samt

kontroll/sökning av fakturor

EKONOMIENHETEN

Kundfakturans flöde

EKONOMIENHETEN

Försäljning Registrera

FörsäljningsorderFakturera

Kunden betalarFakturan blir historisk i

reskontranMatchning mot faktura

Varför fakturera?

• Bättre underlag samt en fordran som kan följas upp och, i de fall

det behövs, även krävas in via inkasso/KFM.

• Inbetalningen bokas på rätt konto och verksamhet direkt.

• Bättre kontroll över universitetets samtliga fordringar.

• Om det inte är möjligt att fakturera – maila info om kommande

inbetalning till 4040@gu.se

EKONOMIENHETEN

Kundtyp

• K80 – Tillfällig svensk kund

– Får användas på belopp upp till 14 800 kr. Över 888 kr krävs person-

/organisationsnummer. Statliga kunder måste alltid läggas upp i

kundregistret.

• Landskod - Tillfällig utländsk kund (STRÖ + Landskod)

– Får användas på belopp upp till 14 800 kr. Vid fakturering till kund inom

EU måste VAT-nr anges om moms inte ska påföras fakturan.

• Kund i kundregistret

– Registreras av ekonomienheten. Belopp över 14 800 kr samt vid all e-

fakturering.

EKONOMIENHETEN

Fördelar/nackdelar kundtyp

• K80 – Tillfällig svensk/utländsk kund

– Registrering av kund i kundregistret görs ej, kan faktureras direkt.

– Svårare att följa upp. Tillfälliga kunder ligger på samma kundnummer.

– Utan person- eller organisationsnummer kan vi inte driva in fordran i de

fall kunden inte betalar sin faktura.

• Kund i kundregistret

– Bättre uppföljning.

– Fordran kan lämnas vidare för indrivning i de fall kunden inte betalar sin

faktura.

– Blankett behöver fyllas i och skickas till 4040@gu.se

EKONOMIENHETEN

Kundregistret - Söktips

• Använd alltid VERSALER

• Använd * för att söka på del av namn eller

organisationsnummer.

• Undvik specialtecken, sökningen måste matcha exakt.

Övning 1: Sök och titta i kundregistret

EKONOMIENHETEN

Skapa försäljningsorder

Lathund: Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

• Försäljningsorder = Ett underlag för fakturering som kan ändras

eller spärras utan att kunden ser det.

• För att det ska skapas en faktura måste försäljningsordern

faktureras.

• Här skapar och ändrar du en försäljningsorder:

AGRESSO Logistik – Order/fakturering – Försäljningsorder –

Registrering/underhåll av försäljningsorder

EKONOMIENHETEN

Skapa försäljningsorder forts.

• Endast den användare som har sparat försäljningsordern kan

fakturera den.

• Efter att försäljningsordern är sparad men innan den fakturerats

så går det att ändra i den eller att spärra den helt.

• Det går att skapa en testfaktura av försäljningsordern för att se

hur fakturabilden kommer att se ut.

Övning 2: Skapa försäljningsorder

EKONOMIENHETEN

Fråga/ändra försäljningsorder

• AGRESSO Logistik – Order/Fakturering – Försäljningsorder –

Registrering/underhåll av försäljningsorder

• Om du inte vet vilket ordernummer försäljningsordern har kan du

söka fram det via ditt ansvarsnummer.

– AGRESSO Logistik – Order/fakturering – Fråga – Fråga

försäljningsorder – Ej fakturerad försäljningsorder.

– Sök på ansvarsnummer och status N.

– När du hittat din försäljningsorder, skriv ned ordernumret eller

dubbelklicka på ordern så följer den med till registreringsbilden.

Övning 3: Fråga/ändra försäljningsorder

EKONOMIENHETEN

Fakturera försäljningsorder

Lathund: Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

• Fakturering av försäljningsorder görs under Egen menyn.• Egen meny - Fakturering

• OBS! Om en e-faktura har blivit fel t.ex. att moms har fakturerats till statlig kund så kan den stoppas samma dag. Kontakta 4040@gu.seomgående.• En felaktig e-faktura som fastnar hos mottagaren debiteras med 500 kr.

Övning 4: Fakturera försäljningsorder

EKONOMIENHETEN

Kreditering/Reversering

• Kreditera – om en faktura redan har skickats till kund

• Reversera – om en faktura är felaktig och ej är skickad till kund

• Felaktig e-faktura som nått kund elektroniskt måste alltid

krediteras och får ej reverseras.

• Om fakturan har registrerats med en felaktig intäktskontering

görs endast en omföring i huvudboken – korrigering av fakturan

behöver inte göras.

• Tänk på att kreditering/reversering av en kundfordran endast

ska göras när fordran är felaktig. En obetald faktura avseende

en korrekt fordran ska inte krediteras eller reverseras.

EKONOMIENHETEN

Kreditering

Lathund: Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik

En kredit kan göras på två olika sätt:

1. Underlag för kreditnotaFakturan registreras med ursprunglig kontering fast med omvänt tecken.

Fakturanummer för debetfakturan anges per automatik.

2. Skapa kreditnota via registrera försäljningsorder Skapa en ny order men med omvänt tecken. Viktigt att ange vilken

debetfaktura som krediten avser.

Övning 5: Kreditera kundfaktura

EKONOMIENHETEN

Reversering

Lathund: Reversering kundreskontra

• Om en felaktig pappersfaktura ännu inte har skickats till kund

kan den reverseras.

• AGRESSO Ekonomi – Kundreskontra – Reversering – Markera poster

för reversering – Reversera öppen post

• Beställ Reverseringsförslag

• GL34 = Reverseringsförslag

• GL35 = Reverseringsbekräftelse (ska skrivas ut och sparas)

EKONOMIENHETEN

Uppföljning av kundfordringar

Lathund: Fråga på kundfakturor

1. Öppna och historiska poster per kund

• Sökning på alla fakturor för ett kundnummer.

• Om Typ av sökning (T) = C så är fakturan historisk (betald/reverserad).

• Tänk på att en kund kan ha flera kundnummer, de registreras i så fall

med organisationsnummer + ett löpnummer (alternativt landskod + ett

löpnummer).

• Tillfälliga kunder är svårare att spåra.

• För att se om fakturan har blivit betald – markera raden och tryck på

”Betald”.

EKONOMIENHETEN

Uppföljning av kundfordringar forts.

2. Öppna och historiska poster alla kunder

• Sökning på alla fakturor oberoende av kundnummer.

• Kan användas för att se totalt antal fakturor för ett ansvarsnummer.

• För att se om fakturan har blivit betald – markera raden och tryck på ”Betald”.

3. Åldersfördelat kundsaldo

• Egen meny – Utdata – Kund

• Tydlig översikt över ett ansvarsnummers öppna fakturor. Se b.la restbelopp,

öres- och valutadifferenser samt påminnelsenivå.

Övning 6: Uppföljning av kundfordringar

EKONOMIENHETEN

Kravhantering

• Påminnelser– Skickas på fakturor som är förfallna sedan 7 dagar tillbaka.

– Beloppsgräns på svenska och utländska fakturor är 100 kr.

– När en påminnelse har skickats ut till kund syns det i åldersfördelat

kundsaldo med Nivå 1 och senaste kravdatum.

• Inkasso– Varannan vecka förs förfallna fordringar sedan fyra veckor och med ett

restbelopp på minst 100 kr (svenska) eller åtta veckor och restbelopp

3000 kr (utländska) över till Prioritet Inkasso för indrivning.

– Person- eller organisationsnummer måste finnas registrerat på fakturan.

– Statliga kunder skickas inte till inkasso.

– När en faktura har skickats till PI för indrivning syns det i åldersfördelat

kundsaldo med Nivå I och senaste kravdatum.

EKONOMIENHETEN

Kravhantering forts.

• Dröjsmålsräntefaktura

– Genereras på fakturor betalda minst 7 dagar efter förfallodatum.

– Debiteras enligt gällande räntelag (f.n referensränta + 8%).

– Minsta räntebelopp är 100 kr för svenska kunder och 200 kr för

utländska.

– Kunder som sänts till PI räntefaktureras ej av GU.

– Dröjsmålsräntefakturor får fakturanummer 6XXXXX.

– Tänk på att alltid ange debetfakturans förfallodatum som

verifikationsdatum vid kvittning av debet- och kreditfakturor för att undvika

felaktig räntefakturering.

EKONOMIENHETEN

Kolumnerna T (Typ av sökning) och VT (Ver.typ)

T = B Öppen faktura (obetald eller delvis betald)

T = C Historisk faktura (betald/reverserad/kvittad)

VT = IN Inbetalningar

VT = IO Elektroniska inbetalningar

VT = KF Kundfaktura

VT = EF EKO Faktura

VT = AR EKO Äkta rekvisition

VT = OR EKO Oäkta rekvisition

VT = RF Räntefaktura

VT = PF Proformafaktura

VT = RE Reversering

VT = OH Omföring i huvudbok

EKONOMIENHETEN

Söka inbetalningar

• Om en faktura ligger som obetald men kunden hävdar att

betalningen är genomförd, begär kvitto från deras bank.

– Kvittot ska innehålla:

Exakt datum när betalningen genomfördes.

Exakt summa.

Information om vilket bankkonto betalningen har gjorts till.

Referens som angivits på betalningen.

• Kontrollera ekonomienhetens utredningskontot 25991 samt

25992 utan att begränsa sökningen med ansvarsnummer.

EKONOMIENHETEN

Tips, knep och råd

• Använd alltid VERSALER vid sökning på kund.

• Använd * vid sökning på del av namn eller kundnummer.

• Hittar du inte en inbetalning? Kontrollera 25991 samt 25992.

• När en påminnelse skickats till kund får den Nivå 1 samt det

senaste kravdatumet i åldersfördelat kundsaldo.

• När en faktura har skickats vidare för indrivning till Prioritet

Inkasso får den Nivå I samt det senaste kravdatumet i

åldersfördelat kundsaldo.

• Med F7 eller söker du. F9 aktiverar Fälthjälpen och med

F12 eller sparar du.

EKONOMIENHETEN

På Ekonomiwebben kan ni läsa mer om:

Bortbokning av öres- eller valutadiffFakturering i utländsk valuta

MassfaktureringÅldersfördelat kundsaldo

MomskoderVidarefakturering

EKONOMIENHETEN

EKO - Kontraktsdatabas

Lathund: Godkänn rekvisition eller faktura i EKOLathund: Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i

AGRESSO

• Alla bidrags- samt uppdragskontrakt registreras i EKO (ej

statsanslag).

• Kontrakt på över ett basbelopp (44 800 kr, 2017) ska registreras,

lägre belopp är frivilligt och beslutas om på institutionsnivå.

• På kontrakten skapas rekvisitioner – en per inbetalning.

• Rekvisition Order i AGRESSO Faktura i AGRESSO

EKONOMIENHETEN

Ordernummerserier

• Uppdrag─ Fakturor 4000XXXXX

Skapas för uppdragskontrakt.

• Bidrag─ Äkta rekvisitioner 50000XXXX

Ska godkännas, överföras till AGRESSO, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden betalar ut medel till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta.

─ Oäkta rekvisitioner 1000XXXXXSkapas för de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Forte, Formas samt Cancerfonden).

─ Oäkta rekvisitioner 60000XXXX Skapas när bidragsgivaren betalar ut medel utan att vi skickar dem något underlag. Obs!

Institutionen godkänner oäkta rekvisitioner först när betalningen har inkommit till GU.

• Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta 4040@gu.se. Ni kan också få vägledning av det inskannade kontraktet som finns tillgängligt i EKO.

EKONOMIENHETEN

Oäkta rekvisitioner

• Order 1000XXXXX – Från de fyra forskningsråden

(Vetenskapsrådet, Forte, Formas samt Cancerfonden).

– Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, utbetalning av

bidragen görs i klump och fördelas av ekonomienheten enligt underlag

från finansiären. Dessa orders är inte kopplade till AGRESSO –

kontrollera att medel har inbetalats till verksamheten och godkänn sedan

rekvisitionen.

• Order 60000XXXX – Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt

och belopp.

– Exempelvis EU-bidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter

information från ekonomienheten om att medel inkommit.

EKONOMIENHETEN

Status på rekvisition

• Preliminär – ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions-/fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum.

• Godkänd – rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions-/fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras.

• Överförd – rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande ordernummer. Fyra ordernummerserier – fakturor, äkta och oäkta rekvisition samt en serie för driftstart. Låst status.

• Betald – rekvisitionen/fakturan har betalats av finansiären samt bokförts i AGRESSO. Inbetalt belopp visas. Låst status.

• Makulerad – Makulerad. Låst status.

EKONOMIENHETEN

Tack för idag!

EKONOMIENHETEN