Værktøj til funktionsudbud på Vejområdet 2012 · Et godt samarbejde er vigtigt – man skal kunne se hinanden i øjnene de næste 15 år. Her kan det anbefales at holde et opstartsmøde

Vejledning

VærktøjtilfunktionsudbudpåVejområdet

2012

VærktøjtilfunktionsudbudpåVejområdet–2

Titel: Værktøj til funktionsudbud på vejområdet

Hele vejledningen, svarende til kapitel 1-9 er udarbejdet af Ernst & Young for Udbudsrådets sekretariat.

Grafisk produktion: Rosendahls – Schultz GrafiskOn-line 978-87-7029-504-8

UdbudsrådetCarl Jacobsensvej 352500 ValbyTlf.: 41 71 50 00E-mail: [email protected]

Juni 2012


indholdsfortegnelse

kapitel1:indledning61.1 Hvorfor et værktøj? 61.2 Hvem henvender værktøjet sig til? 71.3 Baggrund for værktøjet 7

kapitel2:introduktiontilfunktionsudbud92.1 Hvad er et funktionsudbud? 92.2 Hvorfor overveje funktionsudbud? 122.3 Hvilke opgaver egner sig til funktionsudbud? 142.4 Overblik over værktøjet 15

kapitel3:trin1–strategiforudbud163.1 Risikoanalyse (leverandørmarked og indkøbsmodenhed) 163.2 Fastlæggelse af den udbudte opgaves formå 183.3 Fastlæggelse af opgavens omfang (scope) 193.4 Etablering af datagrundlag og nuværende udgiftsniveau

baseline) 20 3.4.1 Etablering af baseline inden for vejbelægningsudbud 20 3.4.2 Etablering af baseline inden for vejserviceudbud 223.5 Politisk involvering 24

kapitel4:trin2–planlægningafudbud264.1 Organisering af udbudsprocessen 264.2 Tidsplan 27

kapitel5:trin3udarbejdelseafudbudsmateriale–belægning315.1 Udarbejdelse af kravspecifikation 315.2 Udformning af funktionskrav 335.3 Belægningspolitik 355.4 Samarbejdsmodel 355.5 Prisbilag 365.6 Bods- og bonusbestemmelser (betalingsmekanisme) 395.7 Tildelingskriterier 40

kapitel6:trin3–udarbejdelseafudbudsmateriale–VejserVice426.1 Kravspecifikation 426.2 Udformning af tilstandskrav 45


6.3 Virksomhedsoverdragelse 466.4 Samarbejdsmodel 476.5 Prisbilag 476.6 Bods- og bonusbestemmelser 496.7 Tildelingskriterier 51

kapitel7:trin4–udbudsproces527.1 Svar på skriftlige spørgsmål 537.2 Vurdering af tilbud 53

kapitel8:trin5–opfølgningpåkontrakt578.1 Kontrol 578.2 Dialog med leverandør 588.3 Håndtering af eventuelle mangler 598.4 Projektafslutning 59

kapitel9:tjekliste60

kapitel10:Yderligereinformation61

11.bilag1:eksemplerpåfunktionskraV–Vejbelægning64

12.bilag2::eksemplerpåfunktionskraV–VejserVice67

figurerFigur 1: Funktionsbaserede udbud kontra traditionelle

aktivitetsbaserede udbud 10Figur 2: Fordele ved at anvende funktionskrav 12Figur 3: Oversigt over værktøjets struktur 15Figur 4 Dimensioner i risikoanalysen 17Figur 5 Eksempel på tidsplan: Belægning 29Figur 6 Eksempel på tidsplan: Vejservice 30Figur 7 Eksempel på udarbejdelse af funktionskrav 34

tabellerTabel 1 Eksempel på erfaringer med funktionsudbud, Slagelse

Kommune 8Tabel 2 Formulering af funktionskrav (tilstandskrav): Græsslåning

(vejservice) 11


Tabel 3 Formulering af funktionskrav: Varmblandet asfalt (vejbelægning) 11

Tabel 4 Fordele ved at anvende funktionskrav 12Tabel 5 Eksempler på data til etablering af baseline ved udbud af

belægningsopgaver 22Tabel 6 Eksempler på opgørelse af kvalitet til etablering af baseline

ved udbud af vejserviceopgaver 23Tabel 7 Eksempler på direkte krav (belægning) 32Tabel 8 Eksempel på krav til tilbudsdisposition (belægning) 33Tabel 9 Eksempel på prismodel, Videbæk Kommune 37Tabel 10 Eksempel på ændringsmekanisme, Mariagerfjord

Kommune 38Tabel 11 Eksempel på bodsbestemmelser, Videbæk Kommune 39Tabel 12 Eksempel på tildelingskriterier og vurdering af tilbud,

Mariagerfjord Kommune 41Tabel 13 Eksempel på tildelingskriterier og vurdering af tilbud,

Videbæk Kommune 41Tabel 14 Eksempler på direkte krav (vejservice) 43Tabel 15 Eksempel på minimumsindhold i tilbud, Odense

Kommune 44Tabel 16 Eksempel på prismodel, Sønderborg Kommune 48Tabel 17 Eksempel på prismodel, Odense Kommune 48Tabel 18 Eksempel på ændringsmekanisme, Ikast-Brande

Kommune 49Tabel 19 Eksempel på bodsbestemmelser, Aabenraa

Kommune 50Tabel 20 Eksempel på bodsbestemmelser, Aabenraa

Kommune 50Tabel 21 Eksempel på tildelingskriteriet ”Det økonomisk mest

fordelagtige tilbud”, Tønder Kommune 51Tabel 22 Eksempel på tildelingskriteriet ”Laveste pris”, Odense

Kommune 51Tabel 23 Udbudsprocessen – Funktionsudbud 52Tabel 24 Aktiviteter i vurderingsprocessen 53Tabel 25 Eksempel på tildelingskriteriet det økonomisk mest

fordelagtige bud (Videbæk Kommune) 55Tabel 26 Eksempel på krav til leverandørens egenkontrol,

Mariagerfjord Kommune 57Tabel 27 Eksempel på krav til leverandørens egenkontrol,

Mariagerfjord Kommune 58Tabel 28 Tjekliste til gennemførelse af funktionsudbud inden for

vejområdet 60


kapitel1indledning

Denne publikation er et værktøj til brug for offentlige bestillere, der arbej-der med at forberede, gennemføre eller følge op på funktionsudbud på vej-området.

Værktøjet er udarbejdet for at fremme anvendelsen af funktionsudbud, da en række analyser af fordelene og potentialet ved funktionsudbud indikerer, at der ved korrekt anvendelse af funktionsudbud og funktionskontrakter er væsentlige fordele, som samlet set udgør et potentiale for at effektivisere de offentlige tjenesteydelser, som udbydes.1 Ligeledes viser en helt ny analyse af konkurrenceudsættelse på vejområdet, at funktionsudbud rummer et perspektivrigt potentiale, fx i forhold til at sikre en hensigtsmæssig vedlige-holdelse af vejnettet – desuden opleves et markant kvalitetsløft på næsten samtlige af de veje, som udbydes efter funktionskrav. Analysen viser tillige, at anvendelse af funktionsudbud leder til øget samarbejde og videndeling mellem den ordregivende myndighed og leverandør, og der ses også flere konkrete eksempler på innovation.2

Formålet med denne publikation er derfor at præsentere et konkret værktøj til brug ved anvendelse af funktionsbaserede udbud inden for vejområdet. Værktøjet skal understøtte, styrke og videreudvikle arbejdet med funktions-udbud hos ordregivende myndigheder, således at effektiviseringspotentia-let ved funktionsudbud kan udnyttes.

1.1. Hvorfor et værktøj?Anvendelsen af funktionsudbud indebærer ofte et paradigmeskift i måden at indrette et udbud på. Funktionsudbud stiller nye krav til ordregivers kompetencer ved udformning af udbudsmaterialet og indebærer også et rolleskift for den offentlige ordregiver, hvor kontraktstyring og -opfølgning i højere grad præger arbejdet for den offentlige medarbejder.

For at tilgodese eventuelle udfordringer i forbindelse med overgangen fra et traditionelt udbud til anvendelse af funktionsudbud har Udbudsrådet fået udarbejdet dette værktøj, der har til formål at inspirere og vejlede de ordre-givende myndigheder ved udformningen af funktionsudbud. Konkret skal værktøjet være:

– En praktisk guide til udbudsprocessen – Et værktøj med konkrete eksempler – Et opslagsværk til praktikeren – En nøgle til mere information og relevante kontaktpunkter – En oversigtsguide, som anskueliggør processen fra idé til virkelighed

1 Udbudsrådet. 2010. Analyse af funktionsudbud. Udarbejdet af Ernst & Young på vegne af Udbudsrådet.

2 Se Udbudsrådet. 2012. Analyse af effekterne af konkurrence på drift og vedlige-holdelse af kommunale veje. Analysen er udarbejdet af Ernst & Young på vegne af Udbudsrådet.


1.2. Hvem henvender værktøjet sig til?Udbudsrådet ønsker med dette værktøj at bidrage til at frembringe et sik-kert videngrundlag, der kan danne basis for funktionsudbud af vejservice- og belægningsopgaver. Værktøjet er primært målrettet:

– Ledere og fagspecialister i den offentlige forvaltning, der i dag varetager opgaver inden for drift og vedligeholdelse af vejnet

– Udbudskonsulenter i de offentlige indkøbsfunktioner, som påtænker el-ler arbejder på at gennemføre udbud af belægning og/eller drift af vej-nettet

Værktøjet er ikke tænkt som en generel vejledning i gennemførelse af udbud, men som et værktøj, der har til hensigt at sætte fokus på de særlige forhold, der er forbundet med funktionsudbud inden for vejservice- og belægning. Der er ikke tale om en udtømmende liste, men om en oversigt over særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med anvendelse af funktionsudbud. Det forudsættes derfor, at læseren er bekendt med de gældende udbudsreg-ler eller anvender værktøjet i samråd med fagspecialister, der har de rette forudsætninger for at gennemføre et udbud i praksis. Værktøjet erstatter ikke økonomisk, juridisk eller teknisk fagviden, som er en forudsætning for et vellykket udbud.

1.3. Baggrund for værktøjetVærktøjet er udarbejdet i forlængelse af en analyse af konkurrenceudsæt-telse på vejområdet, som Ernst & Young har udarbejdet for Udbudsrådet.3 Værktøjet er dermed baseret på følgende fundament:

– Interview med over 40 praktikere (ordregivende myndigheder såvel som leverandører)

– Casebaserede erfaringer med funktionsbaserede udbud på vejområdet – Eksisterende analyser og vejledningsmateriale, fx vejregelgruppens pa-

radigme og vejledning i funktionsudbud på vejområdet4

– Ernst & Youngs erfaringer med funktionsudbud

Udover analysens datagrundlag samt Ernst & Youngs generelle viden om og erfaringer med området bygger værktøjet også på input fra en værktøjs-workshop, som blev afholdt med det formål at få praktikernes bud på, hvad der er væsentligt at have med i et værktøj af denne karakter. Workshoppen blev afholdt med deltagelse fra både ordregivende myndigheder og leveran-dører.

Der anvendes løbende eksempler fra de udbud, som indgik i analysen, og de gode råd og opmærksomhedspunkter, som værktøjet indeholder, byg-ger delvis på erfaringerne fra disse udbud samt fra input fra den afholdte værktøjsworkshop.

3 Se Udbudsrådet. 2012. Analyse af effekterne af konkurrence på drift og vedli-geholdelse af kommunale veje. Analysen er tilgængelig på Udbudsrådets hjem-meside: www.udbudsraadet.dk.

4 Materialet er tilgængeligt her: www.vejregler.lovportaler.dk


Værktøjet anvender betegnelserne funktionsudbud, funktionskrav samt aktivitetskrav, der ligeledes er den gængse betegnelse anvendt inden for udbud af belægningsopgaver og andre fagområder. På vejserviceområdet er den gængse betegnelse for funktionskrav derimod ”tilstandskrav”, og aktivitetskrav betegnes ”udførelseskrav”. For ikke at skabe unødig forvir-ring anvendes alene betegnelserne funktionskrav og aktivitetskrav i denne publikation.

For et eksempel på erfaringer med funktionsudbud – se tabel 1.

Tabel 1 – eksempel på erfaringer med funkTionsudbud, slagelse kommune

De ældste funktionskontrakter er i dag ca. 10 år gamle. En af dem, der har størst erfaring med funktionskontrak-ter, er Slagelse Kommune.

De gamle kommuner Hashøj, Korsør, Slagelse og Skælskør dannede tilsammen Ny Slagelse Kommune ved kom-munesammenlægningen. Alle kommuner havde ved sammenlægningen funktionskontrakter, som var indgået på forskellige tidspunkter; Hashøj i januar 2004, Korsør i maj 2006, Slagelse i januar 2004 og Skælskør i januar 2009. Alle kontrakter udløber 31. december 2018.

Administrationen vil i dag anbefale et nyt funktionsudbud for hele kommunen. Så hvis politikerne ønsker det, vil der i 2019 blive lavet et nyt samlet funktionsudbud i Slagelse Kommune.

Slagelse Kommunes erfaringer:Asfaltentreprenøren indhentede kommunens store efterslæb i de første år af kontrakten. Det har medført, at kom-munens vejkapital bevares fremadrettet.

Et godt samarbejde er vigtigt – man skal kunne se hinanden i øjnene de næste 15 år. Her kan det anbefales at holde et opstartsmøde under rammer, hvor begge parter kan lære hinanden at kende. Det er ikke alt, der kan tages højde for i et udbud – det skal det gode samarbejde bl.a. løse.

Det er kommunens oplevelse, at der efter indgåelsen af funktionskontrakterne kommer færre henvendelser fra borgerne vedrørende dårlige veje.

Kommunens viden om asfalt mindskes, da kommunen ikke længere er med til at beslutte, hvilke strækninger, der skal asfalteres, og hvilken type asfalt, der skal anvendes. Der vil dog stadig være behov for en person med vejtek-nisk viden i kommunen til at kontrollere og samarbejde med entreprenøren.

Hvert år tilstandsvurderes 1/3 af vejnettet. Det sidste år, inden kontrakten udløber, tilstandsvurderes alle veje, så der vil sandsynligvis komme flere udfaldsstrækninger i forhold til øvrige år.

Kilde: http://www.vejsektoren.dk, Intro til udbud – Funktionsudbud (2009).


kapitel2introduktiontilfunktionsudbud

2.1. Hvad er et funktionsudbud?Funktionsudbud er en anderledes måde at udbyde opgaver på og finder i stigende grad anvendelse blandt offentlige ordregivere, fordi denne måde at arbejde med udbud på kan sikre effektivitet, kvalitet og ikke mindst fleksibi-litet i den offentlige opgaveløsning. Funktionsudbud er ikke en ny udbuds-form, men en måde at håndtere udbud på, hvor bl.a. tilgangen til kravspeci-fikationen er anderledes sammenlignet med traditionelle aktivitetsbaserede udbud. I stedet for at stille krav til de aktiviteter (aktivitetskrav), der skal føre til leveringen af ydelsen, stilles der krav til funktionen af den leverede ydelse. Dermed får leverandøren frihed til selv at tilrettelægge opgaveløs-ningen med udgangspunkt i den ekspertviden, som findes i markedet, og dermed skabes frihed til innovation.

Det, der kendetegner funktionsudbud sammenlignet med traditionelle ud-bud, er, at den offentlige opdragsgiver ved funktionsudbud ikke detaljeret beskriver, hvordan opgaven skal løses (aktivitetskrav), men i stedet opstiller en række mål (funktionskrav) for kvaliteten af den efterspurgte ydelse.

Aktivitetskrav specificerer, hvilke aktiviteter der skal udføres og hvordan; fx ”græsset skal slås med maskine en gang ugentligt”. Ved funktionskrav defineres udfaldet specifikt, men ikke, hvordan det skal nås; dvs. ”græsset må maksimalt være mellem 4 og 8 cm”.

Anvendelsen af funktionsudbud ændrer endvidere fokus hos såvel den ud-bydende som den tilbudsgivende part, da det ensidige fokus på at modtage og levere den givne løsning til den laveste pris nu bliver til en konkurrence om, hvem af de tilbydende parter, der på baggrund af en selvvalgt metode og arbejdstilrettelæggelse kan levere den bedste service og kvalitet.

Det grundlæggende princip i funktionsudbud er, at den offentlige opdragsgiver ikke på forhånd detaljeret beskri-ver, hvordan opgaven skal løses, men i stedet opstiller en række mål (funktionskrav) for kvaliteten af den efter-spurgte ydelse.

En anden grundlæggende forskel mellem traditionelle udbud, der anvender aktivitetskrav, og funktionsudbud er, at ordregiver i traditionelle udbud i højere grad bærer risikoen og ansvaret for den leverede kvalitet. Dette kan illustreres med et eksempel, hvor den ordregivende myndighed ønsker ud-lagt en ny vej og ved anvendelse af aktivitetskrav specificerer sammensæt-ningen af vejens opbygning i udbudsmaterialet, hvorfor ordregiver vil bære risikoen og have ansvaret for vejens kvalitet. Ved anvendelse af funktions-udbud defineres krav til den funktion, som vejen skal varetage, frem for at definere kvaliteten direkte; fx vejbelægningen skal være sikker at færdes på i forhold til trafikkens art, hastighed og mængde (fremkommelighed).


I overgangen fra aktivitetsbaserede udbud til funktionsbaserede udbud pla-ceres risikoen og ansvaret for vejbelægningens kvalitet dermed hos leveran-døren.

Denne ansvarsoverdragelse er illustreret i nedenstående figur, der viser, hvordan specifikationsgraden i kravspecifikationerne vil variere. I funk-tionsudbud er det alene funktionen, der defineres, hvorimod ordregiver i traditionelle udbud definerer de aktiviteter og delaktiviteter, leverandøren skal udføre for at dække ordregiverens behov.

figur 1 – funkTionsbaserede udbud konTra TradiTionelle akTiviTeTsbaserede udbud

• Ordregivers behov: vejkapitalens kvalitet er kritisk. Der er akut brug for genopretning af vejbelægningen.

Behov

• Funktionen defineres, fx vejbelægningen skal være sikker, at færdes på i fht. trafikkens art hastighed og mængde.

Funktioner

• Leverandørens aktivitet bestemmes af kommunen, fx: vejbelægningen skal bestå af et slidlag og to bærelag.

Aktiviteter

• Eksempel på delaktivitet: vejbelægningens slidlag skal bestå af almindelig asfaltbeton.

Delaktiviteter

Leverandøren bærer ansvar og risici for vejbelægningens stand (kvalitet)

Ordregiver bærer ansvar og risici for vejbelægningen stand (kvalitet)

Specifikation

sgraden

øges

Fokus på effekter

Fokus på resultater

Fokus på leverancer

Fokus på metoder,

arbejdsgange mv.

Ved at øge specifikationsniveauet og definere de ønskede aktiviteter bærer ordregiver ansvaret og risici forbundet med den efterspurgte ydelse, som illustreret i figuren.

Fokus på resultater og effektFunktionsudbud er karakteriseret ved at have fokus på resultater og effekt, hvor opgavetilgang og udformningen af opgaveløsningen er overladt til le-verandøren. Dette fokus betyder, at ordregivere, der anvender funktions-udbud, skal være opmærksomme på, at funktionsudbud stiller nye krav til myndighedernes kontraktopfølgninger og kontrol med opgaveløsningen.

Denne udfordring er i praksis løst igennem en incitamentsstruktur, hvor den løbende betaling, som leverandøren modtager for udført arbejde, er afhængig af, at den af ordregiver efterspurgte kvalitet efterleves (betegnes ”betalingsmekanisme”). At ordregivers betaling er knyttet til resultater og kvalitetsmål er med til at sikre, at de opstillede kvalitetsmål bliver opfyldt af leverandøren.

Overførsel af risici fra ordregiver til leverandørFunktionskontrakter bør, som nævnt, bygge på en såkaldt betalingsmeka-nisme, der er en resultatbaseret afregningsmodel i form af bonus- og/eller


bodsmekanismer. Hermed vil ordregiver sikre, at betalingen til leverandø-ren afspejler den leverede kvalitet. Hvis leverandøren ikke er i stand til at levere de kontraktbestemte resultater eller den aftalte kvalitet, er den of-fentlige opdragsgiver derfor ikke forpligtet til at betale fuld pris for det ud-førte arbejde. Dermed overføres risici og ansvar for opgaveløsningen reelt fra ordregiver til leverandør.

Eksempler på funktionskravI nedenstående tabel er der givet to eksempler på formulering af funktions-krav (tilstandskrav) inden for vejservice og vejbelægning:

Tabel 2 – formulering af funkTionskrav (TilsTandskrav): græsslåning (vejservice)

Græsslåning omfatter slåning af al vegetation, der ikke er betegnet som beplantning i henhold til vejens beplant-ningsplan. Græsslåning skal udføres, så arealerne fremtræder pænt og ensartet klippet.

Afslået græs må ikke ligge på befærdede arealer og heller ikke være til gene for vandafledningen. Afslået græs bør findeles, knuses eller fjernes. OPP-selskabet (”leverandøren”) udfører kontrol af slåningens udførelse og græsarea-lernes tilstand ved gennemførelse af rutinemæssige og periodemæssige eftersyn iht. afsnit 14. Vejtilsyn.

Konstaterede fejl og mangler sammenfattes i en månedsrapport, der med angivelse af registreringstidspunkt, fejl og afhjælpningstidspunkt fremlægges ved driftsmødet som grundlag for beregning af trækpoint. OPP-selskabet (”leverandøren”) opbevarer kontrol- og eftersynsrapporter som anført i kvalitetsstyringsplanen. Kontrol og efter-synsrapporter udleveres til Vejdirektoratet på anfordring.

Kilde: Vejdirektoratets krav og rammebetingelser (OPP-projekt Kliplev – Sønderborg)

Tabel 3 – formulering af funkTionskrav: varmblandeT asfalT (vejbelægning)

På motorvejen stilles ikke krav til materialer, opbygning og udførelse af belægningen, men alene at kravene til rele-vante funktionskrav fra ”Udbudsforskrift for varmblandet asfalt” skal være opfyldt og dokumenteret.

Hvis Vejdirektoratet, efter at slidlaget er udlagt, registrerer langbølgethed ved kørsel på motorvejen, skal OPP-sel-skabet (”leverandøren”) – ud over øvrige krav – dokumentere, at den højdemæssige afvigelse mellem det udførte og den af OPP-selskabet projekterede længdeprofil (eller en dermed parallel længdeprofil) ikke ændrer sig med mere end 20 mm på en strækning på 20 m. Derudover skal OPP-selskabet (”leverandøren”) udarbejde en metode-beskrivelse for udførelse af belægningsarbejderne for at imødegå langbølgethed.

Kilde: Vejdirektoratets krav og rammebetingelser (OPP-projekt Kliplev – Sønderborg)

I tabel 2 ses det, at græsslåningen skal udføres, således at arealerne frem-træder pænt og ensartet klippet. I nedenstående afsnit: 5.1 Udarbejdelse af kravspecifikation, anbefales det, at man i fastlæggelsen af kravspecifikatio-nen blandt andet foretager en kontrol af, at kravene til opgaven af entydigt og præcist defineret. På den baggrund anbefales det, at undlade at benytte uklare ord som pænt, præsentabelt mv. Yderligere anbefalinger til kontrol-punkter fremgår af afsnit 5.1.


2.2. Hvorfor overveje funktionsudbud?En række fordele kan fremhæves ved funktionsudbud. En fordel er, at mar-kedets kompetencer bliver bragt i spil, og at der skabes rum for nytænkning og innovation. Funktionsudbud skaber en større grad af fleksibilitet i for-hold til tilrettelæggelsen af opgavevaretagelsen, da den anvendte behovs-styrede tilgang, der er kendetegnende for funktionsudbud, sikrer en større metodefrihed for leverandøren. Som følge heraf udvides konkurrencen fra primært at fokusere på, hvem der kan levere den af ordregiver specificerede løsning til den bedste pris, til også at handle om, hvem der kan tilbyde den bedste opgaveløsning.

Fordelen ved funktionsudbud er bl.a., at konkurrencen udvides fra at fokusere primært på pris til at fokusere på både kvalitet, pris og service af den tilbudte opgaveløsning.

figur 2 – fordele ved aT anvende funkTionskrav

Fokus på bestillers behov og resultater

Nye tilgange og adgange til førende metoder

Overførsel af ansvar og risiko for leverancen

Slankere bestillerorganisation

Leverandør tager mere ejerskab

Optimering af leverancen

Fordele ved funktionsudbud

Fordelene ved at anvende funktionsudbud er kort beskrevet i nedenstående tabel ud fra de seks elementer i figuren ovenfor.

Tabel 4 – fordele ved aT anvende funkTionskrav

Fordele ved funktionsudbud Beskrivelse af fordel

Fokus på bestillers behov og resultater

Ved at anvende funktionskontrakter tilpasses leverancen til ordregivers reelle behov, og ordregiver får dermed en ydelse, som lever op til de ønskede krav og resultater, frem for en løsning, som blot lever op til de aktivitetsbaserede krav (processen). Ordregiver undgår dermed at ende i en situation, hvor man betaler for en udført ydelse, der viser sig at være unødvendig. En sådan situation kan fx opstå i tilfælde, hvor det står specificeret i kontrakten, at leverandøren skal slå græsset et fast antal gange om måneden på et givent rabatareal. Pga. vejrforhold kan behovet for græsslåning variere. I den varmeste sommerperiode kan behovet for græsslåning fx være kraftigt reduceret. Man kan således helt lade være med at slå græs, samtidig med man alligevel lever op til et funktionskrav om, at græsset maksimalt må være x cm højt.



Nye tilgange og adgang til førende metoder

Ved at give leverandøren frihed til metodevalg mv. har vedkommende mulighed for – og incitamenter til – at finde på nye måder at løse opgaverne på. I et aktivitetsba-seret udbud vil der ofte være specificeret detaljerede aktiviteter og frekvenser. Dette betyder reelt, at konkurrencen ”begrænses” til at vedrøre en ”akkord” udgjort af løn og hastighed, mens et eventuelt værdiskabende bidrag fra leverandørens metode-valg gennem bedste og nyeste praksis ikke direkte inddrages og konkurrenceudsæt-tes.

Ved funktionskrav kan leverandøren gennem investeringer i nye tilgange effektivi-sere sine leverancer og dermed skabe en rentabel forretning. Dette er også til fordel for ordregiver, der har gavn af innovationen internt.

Overdragelse af ansvar og risiko til leverandøren

Ved funktionsudbud overføres ansvar og risiko ved valg af udførelsesmetode og arbejdsplanlægning fra ordregiver til leverandør. Myndighedsansvaret forbliver hos ordregiveren. Dette sikrer, at ordregiver ikke har ansvaret for valg af udførelsesme-toder og planlægning af arbejdsomfang mv., som ordregiver reelt ikke har samme mulighed for at kontrollere og optimere, som leverandøren har.

Slankere bestillerorganisation

Ved at fokusere på behov og ønskede resultater frem for aktiviteter og frekvenser forventes det, at bestillerrollen kan udføres af en mere slank og mindre ressource-krævende organisation. Dette hænger sammen med, at der ikke i samme grad er behov for omfattende kompetencer fra driftssiden til at specificere på funktioner, ligesom der ikke i samme omfang skal følges op på frekvensskemaer og aktiviteter mv. Udbudsrådets effektanalyse af vejområdet har vist, at dette er tilfældet i flere af de analyserede cases inden for opgaver relateret til både vejservice og vejbelægning.

Leverandør tager mere ejerskab

Ved overdragelse af ansvar og frihed til opgavetilrettelæggelse får leverandøren et større incitament til at engagere sig, investere og opnå ejerskab til opgaven. Ved funktionsudbud af vejbelægningsopgaver opereres der ofte med 15-årige kontrakt-perioder, hvilket medfører, at leverandøren overtager ansvaret for, at de valgte løs-ninger holder på langt sigt, hvilket ligeledes er til gavn for trafikanterne. Den lange planlægningshorisont medfører også fordele for leverandøren i dennes indkøb. Entreprenøren kan således opnå gode asfaltpriser takket være den grad af frihed og fleksibilitet, som funktionsudbud giver i sin planlægning.

Bestiller og leverandør kan i fællesskab optimere opgaveløsningen gennem løbende dialog i kontraktperioden til fordel for begge parter.

Optimering af leverancen inden for budgetrammen

Hvis funktionskrav kobles sammen med en fast budgetramme, får den offentlige ordregiver optimeret serviceleverancen inden for den afsatte budgetramme. Funk-tionsudbud kan være en metode til at sikre, at ressourceudnyttelsen optimeres inden for de til rådighed værende offentlige budgetter. Herudover er budgettet til vejvedligeholdelse sikret i en lang periode fremover, hvilket sikrer, at den vedlige-holdelsesstandard, man er blevet enige om, også opretholdes.



Værn mod vedligeholdelses- efterslæb

På belægningsområdet kan anvendelse af funktionskontrakter være med til at sikre, at vedligeholdelsesefterslæb på vejnettet undgås; dels fastlægges vedligeholdelses-standarden for en lang periode ad gangen, dels kan der efterfølgende ikke ompriori-teres, således at ressourcerne fx bliver kanaliseret til andre sektorområder i stedet. Vejkapitalen og tilstanden bevares derved. Det er der god økonomi i for ordregive-ren, og trafikanter og borgere oplever gode veje.

Den udførte analyse af konkurrenceudsættelse på vejområdet viser, at der sker et betydeligt kvalitetsløft i næsten samtlige funktionsudbud på belægningsområdet, og at vedligeholdelsesefterslæbet dermed reduceres.

2.3. Hvilke opgaver egner sig til funktionsudbud?På vejområdet egner ikke alle opgavetyper sig til funktionskrav. Dette emne er belyst i den nye analyse af konkurrenceudsættelse på vejområdet.5 Dette værktøj er derfor målrettet de konkrete opgavetyper, hvor funktionsudbud meningsfuldt kan finde anvendelse inden for vejbelægning og -service.

Opgavetyper egnet til funktionsudbud inden for belægning:På belægningsområdet egner funktionsudbud sig primært til landområder og i mindre grad til byområder. Funktionskontrakter er egnede til ukompli-cerede vejnet. Dette skyldes, at vedligeholdelsen af veje i landområder ofte er forbundet med en rimelig grad af forudsigelighed, hvilket giver den pri-vate entreprenør større frihed og fleksibilitet til at planlægge arbejdet uden kommunal projektstyring, og hvor der er et relativt begrænset behov for at foretage ændringer i forhold til det, som skal leveres.

Byområder (bygader) er ikke nær så egnede til funktionsudbud, da der på disse strækninger ofte er mange interessenter involveret. Der er her ofte individuelle og divergerende ønsker til den konkrete omlægning af veje/tra-fik, tidsrum for udførelsen af arbejdet (opgravninger) samt krav til æstetik, hvilket medfører, at anvendelsen af funktionsudbud kompliceres betydeligt. Opgavetyper egnet til funktionsudbud inden for vejservice:På vejserviceområdet er visse opgavetyper ikke egnede til funktionsudbud. Det gælder primært arbejdsopgaver, som er behæftet med en høj grad af uforudsigelighed og dermed risici, da det gør det svært for en leverandør at planlægge arbejdet samt at estimere den nødvendige arbejdsmængde til at varetage opgaven.

Disse arbejdsopgaver omfatter blandt andet afspærring, idet en leveran-dør har meget vanskeligt ved at planlægge behovet for og hyppigheden af afspærring flere år frem. Ligeledes er vintertjeneste ikke velegnet til funk-

5 Jf. Udbudsrådet. 2012. Analyse af effekterne af konkurrence på drift og vedlige-holdelse af kommunale veje. Analysen er udarbejdet af Ernst & Young på vegne af Udbudsrådet og er tilgængelig på Udbudsrådets hjemmeside: www.udbuds-raadet.dk.


tionsudbud, da det er umuligt for en leverandør at planlægge behovet for fx snerydning flere år frem i tiden. Arbejdsopgaver kendetegnet ved en høj grad af uforudsigelighed er mere velegnede til udbud på udførelseskrav eller som bestillingsarbejde. Eksempler på vejservicerelaterede arbejdsopgaver, som er forbundet med en større grad af forudsigelighed er:

– Renhold og rengøring – Mindre belægningsopgaver – Græsslåning – Beplantning og beplantningspleje (når træerne er plantet) – Ukrudtsbekæmpelse

2.4. Overblik over værktøjetArbejdet med funktionsudbud inden for vejservice og – belægningsområdet stiller, som beskrevet ovenfor, den kommunale bestillerorganisation over for en række nye udfordringer sammenlignet med, når der gennemføres traditionelle aktivitetsbaserede udbud.

I figuren nedenfor præsenteres en oversigt over det forløb og de opgaver, som en gennemførelse af et funktionsudbud omfatter. Værktøjet er organiseret kronologisk i overensstemmelse med den proces, som man skal igennem.

figur 3 – oversigT over værkTøjeTs sTrukTur

Trin 3:Udarbejdelse af udbudsmateriale

Trin 4:Udbudsproces

Trin 2:Planlægning af

udbud

Trin 5:Opfølgning på

kontrakt

Trin 1:Strategi for

udbud

Værktøj tilfunktionsudbud


kapitel3trin1–strategiforudbud

Gennemførelse af et funktionsudbud inden for vejområdet forudsætter, at man som kommunal ordregiver er bevidst om de forskelle, der er imellem funktions- og aktivitetsudbud, og hvordan det påvirker udbudsforretnin-gen. Det anbefales derfor, at der foretages en udbudsstrategisk afklaring gennem følgende arbejdsopgaver:

–– Risikoanalyse (leverandørmarked og indkøbsmodenhed) (afsnit 3.1)–– Fastlæggelse af den udbudte opgaves formål (afsnit 3.2)–– Fastlæggelse af opgavens omfang (scope) (afsnit 3.3)–– Etablering af datagrundlag og fastlæggelse af nuværende udgiftsniveau (baseline) (afsnit 3.4)–– Politisk involvering (afsnit 3.5)

Dette arbejde har til formål at sikre, at ordregivers vurderings- og beslut-ningsgrundlag er velfunderet og retvisende.

3.1. Risikoanalyse (leverandørmarked og indkøbs-modenhed)Inden det besluttes at gennemføre et funktionsudbud, anbefales det, at der gennemføres en risikoanalyse med henblik på at vurdere, hvorvidt såvel den ordregivende myndighed som leverandørerne er modne til funktionsud-bud. Risikoanalysen er med til at afdække potentielle udfordringer, ligesom den kan besvare spørgsmål om, hvilke fordele og ulemper ordregiver bør indregne fx med hensyn til fleksibilitet og pris.

Ved funktionsudbud er der indbygget en udvidet grad af frihed, hvad an-går leverandørens evne til selv at tilrettelægge arbejdet og den foretrukne metode til opgaveløsningen. Der stilles dermed store krav til leverandørens evne til bl.a. at planlægge opgaven hensigtsmæssigt samt at identificere ar-bejdsgange og metoder, der lever op til kontraktuelt definerede behov og forventninger til resultat, kvalitet og serviceniveau.

Risikoanalysen bør som minimum fokusere på, hvordan følgende udfor-dringer tackles i udbudsprocessen:

–– Tilgang til opgavetilrettelæggelse (ordregivers behov skal dækkes, uden at leverandørens aktiviteter de-fineres i udbudsmaterialet) –– Tillidsskabelse til leverandøren (intern afklaring i bestillerorganisationen af leverandørens nye rolle

som ”bygherre”, hvor ordregiver ikke længere definerer og dikterer leverandørens arbejdsopgaver) –– Håndtering af kontraktopfølgning (stillingtagen til bestillerorganisationens ændrede rolle ift. kontrakt-

styring og -opfølgning)


Det anbefales, at risikoanalysen i praksis består af en række spørgsmål, som ordregiver bør stille sig selv. Følgende eksempler på spørgsmål kan opstilles til at afdække potentielle risici ved anvendelsen af funktionsudbud inden for vejområdet:

figur 4 – dimensioner i risikoanalysen6

• Er kompetencerne til stede til at opstille funktionskrav?

• Er man parat til at tilpasse sin bestillerorganisation?

• Er der vilje til at se opgaven løst på anden måde end den vante?

• Er den rette kapacitet og kompetence til stede til at følge systematisk op på funktionskrav?

• Er kommunen klar til at styre via incitamentsstrukturer og bodsbestemmelser?

• Kan leverandørerne levere i forhold til funktionskrav?

• Har leverandørerne et ønske om at levere i forhold til funktionskrav?

• Har leverandørerne et ønske om at tilføre løsningsværdier?

• Er leverandørerne teknisk i stand til at afgive tilbud?

• Er leverandørerne i stand til at præsentere egne forslag til opgaveløsning ?

• Er der tilstrækkeligt med konkurrence på markedet?

MY

ND

IGHE

DUDBUD KONTRAKT

LEVE

RA

ND

ØR

Der kan med fordel gennemføres en grundig dialogfase for at afklare de rej-ste tvivlsspørgsmål og forstå den risikoeksponering, som ordregiver påtager sig ved at foretage funktionsudbud. Man kan med fordel involvere og enga-gere en række forskellige aktører i dialog omkring tvivlspørgsmålene:

Intern dialog: Den interne dialog skal forstås som den dialog, der foregår mellem de forskellige (kommunale) interessenter i forvaltningen. Grundet de forskellige risici forbundet med gennemførslen af funktionsudbud bør der før igangsættelse af et funktionsudbud holdes interne drøftelser med de relevante dele af forvaltningen. Det kan være mellem fx vej- og park-forvaltningen, gartner- og vejservice, den kommunale indkøbsfunktion mv. Som grundregel bør alle parter, der skal spille en aktiv rolle i udbudsforret-ningen, høres for herved at sikre, at alle relevante forhold og indvendinger bliver drøftet, således at bestillerorganisationens interne strukturering er på plads til den kommende udbudsproces. Hertil kommer, at ordregiveren stadig selv bør have den nødvendige viden til at føre en dialog med rådgiver/entreprenør for på længere sigt at kunne føre tilsyn med arbejdet og til at styre kontrakter mv.

6 Tilpasset fra ”Værktøj til funktionsudbud af drift af hjælpemiddeldepot ”, Ud-budsrådet (december 2011)


Dialog med andre ordregivere (kommuner): At indgå i en dialog med andre ordregivere (kommuner) kan ligeledes være en god kilde ved risikoafdækning. Ved at tage andre ordregivere med på råd kan man lære af tidligere erfaringer fra ordregivere, der har praktisk erfaring med funk-tionsudbud inden for vejområdet. Det kan fx være relateret til andres erfa-ringer med opstilling af krav til funktionskontrakten eller indsigt i, hvilke krav der stilles til den interne organisation ved den systematiske kontrol af leverandørens leverancer.

Markedsdialog: Endelig kan man overveje at indgå i en dialog med po-tentielle leverandører af ydelsen forud for udbudsprocessen, hvis dette skønnes nødvendigt. På fx belægningsområdet eksisterer der et modent marked, hvor leverandørerne er fortrolige med funktionsudbud. Ordregi-ver kan ved at engagere potentielle leverandører få mulighed for at vurdere, hvordan særlige forhold i et udbud baseret på funktionskrav modtages, lige-som de kan indgå i en faglig sparring i forbindelse med selve udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Markedsdialogen er særlig fordelagtig og effektiv til at etablere en fælles referenceramme, som hindrer uklarheder og tvivls-spørgsmål omkring de af ordregiver opstillede kvalitets- og funktionskrav i udbudskontrakten.

Markedsdialog er i henhold til udbudsdirektivet ikke konkurrenceforvri-dende, så længe bestemte leverandører ikke opnår nogen form for fordel herved eller på anden vis forfordeles i den efterfølgende udbudsproces.7

”Reglerne om teknisk dialog tillader således myndigheden at søge eller modtage rådgivning fra private virk-somheder til brug for udarbejdelse af udbudsmateriale. Der er i den sammenhæng ingen grænser for, hvad myndigheden må have dialog med virksomhederne om, så længe det ikke stiller en virksomhed bedre end andre”

(Udbudsrådet, 2010)

Hvis det på baggrund af den indledende risikoanalyse vurderes, at det vil være muligt og fordelagtigt for ordregiver at anvende funktionsudbud, bør man på dette tidspunkt gøre sig klart, hvilken strategi og proces udbudsfor-retningen skal følge. De identificerede opmærksomhedspunkter i risikoana-lysen bør indgå i udbudsprocessen, således at man understøtter sin (den kommunale ordregivers) evne til rettidigt at adressere og planlægge gode og hensigtsmæssige løsninger.

3.2. Fastlæggelse af den udbudte opgaves formålNår det er besluttet at gennemføre et funktionsudbud, skal formålet med den udbudte opgave klart defineres. Herved skabes der en behovs- og for-ventningsafstemning blandt de relevante interessenter i den kommunale forvaltning. Det er vigtigt, at der allerede i forbindelse med den udbuds-strategiske afklaring opnås enighed om formålet med den eller de udbudte

7 Muligheden for dialog i forbindelse med udbudsforretningen er underlagt strenge juridiske begrænsninger. For nærmere detaljer og vejledning hvad an-går grænserne for dialog før, under og efter udbud, se Udbudsrådets publika-tion: Dialog ved udbud – hvad er muligt? (2010)


opgave(r), da formålet vil danne grundlag for den senere udarbejdelse af funktionskrav.

De væsentligste aktører i forvaltningen, der skal indgå i den videre udbuds-proces, bør involveres såvel i udarbejdelsen som godkendelsen af udbuds-materialets formål for at sikre, at der er den rette forståelse og ejerskab til stede på tværs af organisationen.

3.3. Fastlæggelse af opgavens omfang (scope)Når den udbudte opgaves formål er fastlagt, er det nødvendigt at bestemme omfanget af opgaven, fx hvor stor en andel af den kommunale ordregivers vejnet skal udbydes, samt bestemme, hvilke vejserviceopgaver, der skal ud-liciteres, hvor lang en periode (tid) kontrakten skal omfatte, mv.

Ved funktionsudbud kan der være tale om udbud af opgaver, der er af større omfang end de, der har været udliciteret i traditionelle udbud. Kompleksi-teten må forventes at stige med omfanget af udbuddet, men til gengæld op-nås der som følge heraf også muligheder for synergier og ’stordriftsfordele’ mv. med kommunale besparelser og kvalitetsforbedringer til følge. I Tøn-der, Aabenraa og Sønderborg kommuner er man fx gået sammen i et fælles udbud på vejserviceområdet, hvilket har afstedkommet væsentlige organi-satoriske fordele og økonomiske besparelser for de tre kommuner. Ordre-giver bør derfor gøre sig overvejelser om omfanget og kombinationen af tjenesteydelser samt om hvilke dele af vejorganisationen, der kan udbydes. Fastlæggelse af opgavens omfang omfatter også overvejelser ift. hvad der er den mest hensigtsmæssige snitflade, herunder en evaluering af, hvilke opgaver der kan og bør være med i udbuddet, og hvilke der med fordel kan undlades. Det kan fx være hensigtsmæssigt at lade rabatter og afvandings-elementer (som er vejserviceopgaver) indgå i funktionsudbud på belæg-ningsområdet, idet disse opgaver kan have betydning for vejens stand og levetid. I det hele taget drejer denne øvelse sig om at sørge for grundige overvejelser i forhold til grænsefladeproblematikker.

Endelig bør længden af kontraktens løbetid vurderes, hvor fx ordregivers ønske om fleksibilitet, ordregivers budgetramme og opgavevaretagelsens formål bør vejes op imod længden af kontrakten. Typiske funktionskon-trakter på belægningsområdet har en varighed på 10-15 år, hvorimod kon-trakter, der indeholder funktionskrav på vejserviceområdet, ofte har en va-righed på 4 år. Dette skyldes, at belægningskontrakters varighed følger den sædvanlige levetid for en vejbelægning, hvorimod vejserviceopgaver har karakter af tjenesteydelser, der udbydes under rammeaftaler på op til 4 år.I fastlæggelsen af udbuddets strategi bør man sideløbende etablere en så-kaldt ”baseline”, hvor der dannes et billede af driften, som den ser ud i dag – forstået som sammenhængen mellem fx struktureringen af den nuvæ-rende opgavevaretagelse (systematik i udført drifts- og vedligeholdelsesar-bejde, hyppighed, omfang mv.) og kvaliteten for vejbelægningen på vejnet-tet omfattet af det planlagte udbud. Ved at udarbejde en såkaldt baseline, vil ordregiver skabe et godt beslutningsgrundlag til at bestemme omfanget af udbuddet, da der fx opnås indsigt i, hvilke opgaver der er potentielt kan varetages mere effektivt gennem udlicitering.


3.4. Etablering af datagrundlag og nuværende udgiftsniveau (baseline)Ved forberedelse af funktionsudbud på vejområdet er det særlig vigtigt, at der etableres en baseline, hvor der skabes et datagrundlag, der, fx inden for udbud af belægningsopgaver, beskriver vejenes nuværende tilstand, som situationen er i dag. Der bør i den forbindelse også ske en kortlægning af den nuværende økonomi, gennem en opgørelse af de afholdte udgifter for opgavevaretagelsen.

Det kan være en administrativ stor byrde at etablere et solidt datagrundlag, der dokumenterer den nuværende kvalitet og de afholdte udgifter for den af udbuddet omfattede opgaveløsning. Derfor kan ordregiver med fordel tilde-le en bestemt medarbejder (evt. arbejdsgruppe) det organisatoriske ansvar for etablering af en baseline.

En veldokumenteret og solid baseline kan finde anvendelse i mange aspek-ter af ordregivers arbejde i forbindelse med funktionsudbuddet – de vigtig-ste er beskrevet herunder:

Udarbejdelse af funktionskrav: I forbindelse med funktionsudbud er en baseline specielt vigtig, idet den giver den enkelte ordregiver et kvalifi-ceret grundlag til at opstille realistiske, men også ambitiøse, funktionskrav. En forståelse af den kvalitet, der er leveret hidtil, giver dermed et bedre ud-gangspunkt til at definere ordregivers fremtidige krav i opgavevaretagelsen. Bestemmelse af udbuddets omfang: Som tidligere nævnt, vil en so-lid baseline skabe et godt beslutningsgrundlag til at bestemme omfanget af udbuddet, da ordregiver har et oplyst grundlag for sin beslutning om hvilke opgaver der skal omfattes af udbuddet. Desuden kan ordregiver opnå en unik indsigt i, hvilke opgaver, der potentielt kan varetages mere effektivt gennem udlicitering, da en baseline skaber et grundlag for sammenligning.Kontraktopfølgning (i driftsfase): Datagrundlaget kan også anvendes efter udbuddet, da det kan fungere som en referenceramme for de kontrol-ler, som ordregiveren skal gennemføre, og som har til formål at sikre, at de ønskede resultater og effekter bliver leveret af leverandøren.

Vejbelægning og vejservice udbydes typisk uafhængigt af hinanden og med forskellige funktionsbeskrivelser.8 Udbud på de to områder stiller på hver deres måde krav til bestillerorganisationen i forbindelse med etablering af baseline. Dog kan specielt vejserviceområdet være en udfordring for bestil-lerorganisationen i forhold til en kortlægning af baseline, herunder fastlæg-gelse af nuværende kvalitet i opgaveløsningen (ydelsens stand) – de to om-råder behandles derfor særskilt nedenfor.

3.4.1. Etablering af baseline inden for vejbelægningsudbud

Udgangspunktet for etableringen af baseline inden for belægningsområdet bør være at dokumentere opgaveløsningen, som den varetages i dag, herun-der opgaveløsningens kvalitet og pris.

8 Eneste undtagelse til dette er vejserviceopgaver, som rabatter og afvandingsele-menter, der ofte udbydes sammen med belægningsopgaver i funktionsudbud.


Dokumentation af vejnettets kvalitet kan indhentes gennem vejforvalt-ningssystemet Vejman.dk eller RoSy (www.rosy.dk). Disse to systemer giver et overblik over funktionsniveauet og tilstanden af de offentlige veje gennem løbende registrering og dokumentation af tilstanden på vejene, hvilket fx kan anvendes ved fastsættelse af udbuddets omfang, således at veje med det største vedligeholdelsesefterslæb indgår som en del af den ud-budte opgaveløsning.

I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet kan der på samme måde være behov for en kvalitativ dokumentation af vejnettets tilstand i dag (dvs. vejnettets tilstand ved udbud). Et praktisk redskab til at dokumentere og formidle baseline og evt. funktionsforventningerne kan være billedmate-riale. Her bør der være tale om enkle og let forståelige illustrationer, som giver tilbudsgiver en bedre forståelse af vejnettets nuværende kvalitet – dermed kan tilbudsgiver anvende billedmaterialet i tilbudsfasen til at bestemme sine aktiviteter, der vil være forbundet med at levere den efterspurgte kvalitet.

Datamaterialet bør ikke være mere end tre år gammelt, da der hurtigt kan ske forældelse. Forældelse af datamaterialet (baseline) forældes kan fx ske som følge af vintervejr, der kan indebære betydelige arbejder og hermed rykke kvalitetsniveauet.

Derudover kan det være centralt, at bestillerorganisationen ved etablering af baseline sikrer sig, at der forefindes et detaljeret kort over de enkelte veje, der påtænkes omfattet af udbuddet. Dette kort kan anvendes som en del af udbudsmaterialet og bør i sådanne tilfælde tydeliggøre, hvilke veje og area-ler der indgår i udbuddet, samt angive, hvilken serviceklasse der gælder for de enkelte strækninger/arealer. Inddelingen i serviceklasser skal tillade, at funktionskravene på vejnettet kan differentieres, hvilket fx kan bruges til prioritering af ressourcer. Etablering af baseline kan derved fungere som et udgangspunkt for en stillingstagen til, hvorvidt vejnettet skal holdes på denne baseline, forbedres eller tillades forringet.

Endelig bør de afholdte udgifter bestemmes for drift og vedligeholdelse af det vejnet, som påtænkes at være omfattet i udbuddet. Denne dokumenta-tion bør indhentes for en årrække op til selve udbuddet, fx de seneste fem år. Ordregiver vil dermed få et godt indblik i de afholdte udgifter forbundet med at opretholde det nuværende kvalitetsniveau. I tilfælde, hvor vejnet-tet er karakteriseret ved et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb, vil en solid baseline fx kunne dokumentere, at efterslæbet skyldes, at der ikke er afholdt de fornødne udgifter til at opretholde vejkapitalen. Hermed kan bestilleror-ganisationen allerede før selve udbuddet få et godt indblik i, hvorvidt ud-buddet af opgaveløsningen vil betyde en merudgift for ordregiveren – dette vil samtidig give et langt mere oplyst og nuanceret beslutningsgrundlag for den videre proces.


Nedenstående tabel viser en oversigt over en række af de oplysninger, som det vil være fordelagtigt at afdække ved etableringen af baseline.

Tabel 5 – eksempler på daTa Til eTablering af baseline ved udbud af belægningsopgaver

Emne Mængdeopgørelse Opgørelse af tilstand

Asfalterede arealer

– Længde, bredde, areal, trafikmængde, alder og type af slidlag, udløb af mangelsansvarsperiode på slidlag.

– Øvrige oplysninger, hvis de kendes: Opbygning, bæreevne og friktion.

– Resultat (samt dato) af seneste skadesregistrering/tilstands-registrering.

– Hvis der er særskilt krav til jævn-hed, sporkøring og/eller friktion, skal nuværende tilstand også angives.

Dæksler og risteAntal af dæksler og riste – opgjort på faste hhv.flydende karme, og fordelt på strækninger.

Ikke relevant.

Kantsten Hvilke veje har kantsten samt længde af kanstensareal. Kantstenshøjde.

GravetilladelserForventet antal og areal de kommende år.Opgørelse over hvilke ledningsgrave der stadig er 2-års garantiperiode på.

Ikke relevant.

BumpOversigt over hvilke strækninger der har bump, samt antal. Angivelse af om bumpet er udført i asfalt eller andet materiale.

Ikke relevant.

Kørebane- afmærkning

Oversigt over afmærkning på den enkelte strækning, enten opgjort som type og længder, eller henvisning til fotomateriale.

Ikke relevant.

Særlige strækningerFremhæv særlige problemstrækninger: Altid under vand, særlig blød bund, særlig tung trafik, mv.

Ikke relevant.

Tilpasset fra ” Vejledning. Funktionskontrakt for vedligehold af kommunalt vejnet”, Vejdirektoratet (2011)

3.4.2. Etablering af baseline inden for vejserviceudbud

Overordnet set er etableringen af baseline på vejserviceområdet ofte mere krævende, hvilket fx skyldes, at kvaliteten af ”ydelsen” på belægningsområ-det er mere veldokumenteret i praksis (i bl.a. Vejman.dk & RoSy). Dermed vil metoden til baseline-måling være mere veldefineret, end tilfældet er på vejserviceområdet.

Udfordringen på vejserviceområdet er ofte betydelig, hvilket skyldes, at fastlæggelsen af baseline eksempelvis kræver en optælling af antallet af vej-pæle, lygtepæle, skilte mv. – desuden skal der ofte ske en kortlægning af de arbejdsopgaver, der varetages på området. Ved førstegangsudbud ople-ver nogle ordregivere det som en særlig udfordring at få afklaret omfanget, arten, frekvensen og ikke mindst, hvornår og hvor der udføres vejservice, hvilket medfører, at der ikke etableres en baseline for kvaliteten af vejser-viceopgaverne.


Selvom en afdækning af baseline inden for vejservice kan være omfattende og bekostelig, kan det vise sig at være en fordel for ordregiver på såvel kort som længere sigt. På kort sigt vil det sikre, at den tilbudspris, som ordre-giver accepterer på baggrund af udbuddet, er retvisende, hvilket ellers ville have været svært at vurdere, hvis kortlægningen ikke var gennemført (fordi de reelle økonomiske omkostninger ville være ukendte). Etablering af base-line er også med til at sikre, at leverandøren ikke laver en fejlbedømmelse af omfanget af det arbejde, som skal udføres, og dermed risikerer at prissætte opgaveløsningen forkert. Internt i bestillerorganisationen kan kortlægnin-gen af baseline også bruges til at skabe et overblik over de omkostninger, der anvendes på vejservice. Dette understøtter en effektiv styring og bud-gettering på langt sigt, ligesom det tillader ordregiver at evaluere, hvorvidt det eksisterende serviceniveau er passende.

Etablering af baseline er forbundet med et vist tidsforbrug, som kræver god planlægning, og der skal afsættes tid til den opgave. Man skal som ordre-giver derfor tage stilling til, hvor mange ressourcer der skal lægges i dette arbejde for at opnå et tilstrækkeligt dokumentationsgrundlag til anvendelse i den videre proces.

Tabel 6 – eksempler på opgørelse af kvaliTeT Til eTablering af baseline ved udbud af vejserviceopgaver

Opgave Mængdeopgørelse (opgørelse af aktivitet) Kvalitetskrav

Afvanding

Vejens arealer mellem vejskel.Brønde på broer og ved broender, uanset om disse afvander til motorvejens afvandingssystem eller ej.Recipientledninger med tinglyst ret og pligt for brug og vedligehold.

Der er udført reparationer som an-ført i vejregler (herunder vejreglers udbudsforskrifter).

RabatterHvilke veje har rabatter, bestemmelse af rabatlængde og evt. bredde.

Maks. højde mellem belægnings-kant og rabat.

Renhold

Renhold af vejen, dens arealer og udstyr omfatter alle arbejder der er med til at sikre, at vejen fremtræder æstetisk og hygiejnisk, og at affald, tabte genstande og vejsnavs ikke er til fare for sikkerheden.

Renholdsniveau: Kvalitetskravet er defineret i fire niveauer: intet, begrænset, spredt og udbredt.

Beplantning

Aktiviteten omfatter al beplantning – der ikke betrag-tes som græs – på skråninger og på sideanlæg og i øvrigt inden for vejskel.

Træer og buske langs trafikarealer skal beskæres i nødvendigt omfang, således at følgende overholdes:

– fritrumsprofil for trafikken – oversigtsforhold ved kryds – oversigtsforhold for skilte – adgang ved bygværker, fau-

napassager, støjskærme samt teknikskabe, målerbrønde o.l.

GræsAktiviteten omfatter alle motorvejens græsarealer mel-lem vejskel samt vandløbsbredder og i faunapassager.

Græsslåning skal udføres, så area-lerne fremtræder pænt og ensartet klippet.


Opgave Mængdeopgørelse (opgørelse af aktivitet) Kvalitetskrav

Kantpæle og skilte

Aktiviteten omfatter alle skilte og kantpæle mv. på motorvejen med tilhørende ramper og sideanlæg, samt orienteringstavler, tabelvejvisningstavler og forvars-lende færdselstavler placeret på tilsluttende kommune-veje, hvor tavlerne relaterer til motorvejen.

Afmærkning med kantpæle og skilte skal drives, renholdes og vedligeholdes således,

– at der opretholdes en sikker vejledning af trafikanterne

– at vejens serviceniveau fasthol-des.

Tilpasset fra ” Vejledning. Funktionskontrakt for vedligehold af kommunalt vejnet”, Vejdirektoratet (2011)

3.5. Politisk involveringI forbindelse med udarbejdelsen af det udbudsstrategiske grundlag er det afgørende at sikre sig et politisk mandat. Dette skyldes en række forskellige forhold, herunder at:

– Der er en større overdragelse af ansvar ved funktionsudbud end ved an-vendelse af traditionelle udbud, da opgavens tilrettelæggelse og udfø-relse lægges ud til leverandøren.

– En funktionskontrakt er typisk en længerevarende samarbejdsform, hvor en række forhold vedrørende service- og kvalitetsniveau bliver fast-lagt over en længere periode. Det lægger i et vist omfang begrænsninger på det politiske handlerum på området.

– Udbud på funktionskontrakt kan få konsekvenser for den øvrige del af vejnettet – og arealerne, da eventuelle senere besparelser vil ramme dis-se områder forholdsvis hårdere, da ”niveauet” for arealerne/vejnettet på funktionsudbud ikke på samme måde løbende kan justeres.

– Et totaludbud på vejserviceområdet kan indebære et frasalg af materiel-gården og virksomhedsoverdragelse af involverede medarbejdere, hvil-ket også kan kræve et særligt politisk mandat.9

Derfor bør det politiske niveau inddrages i relevant omfang, både i strategi-ske overvejelser og de mere konkrete beslutninger om udbud og kontrakt-indgåelse, for herved at undgå, at der opstår modstand senere i udbudspro-cessen, som kan forsinke forløbet.

Politisk involvering kan fx ske i forbindelse med en stillingtagen til følgende punkter:

– Tungtvejende strategiske overvejelser og beslutninger (fx hvor-vidt man i bestillerorganisationen er villig til at tilpasse sin organisation, så kompetencerne til gennemførelse af et succesfuldt udbud er til stede).

– Godkendelse af udbudsplan (tidsplan) (beskrives nærmere i afsnit 4.2)

9 Der ses dog også eksempler på, at offentlige bestillermyndigheder vælger at bevare ejerskabet til materielgården, og hvor det reguleres i aftalegrundlaget, at leverandøren skal leje sig ind på nærmere fastsatte vilkår.


– Orientering og håndtering af eksterne interessenter (fx afkla-ring af kommunale holdninger, idet udbuddet kan give opmærksomhed fra offentligheden, borgere og faglige organisationer)

– Overholdelse af udbudsregler (fx intern afklaring af udbudsregler-ne og det konkrete udbuds rammer – dette kan være særlig værdifuldt i tilfælde inden for vejserviceområdet, hvor ordregiver evt. afgiver kon-trolbud – hermed sikres der overholdelse af udbudsregler om dialog og ligebehandling af potentielle leverandører).10

10 For mere om politisk mandat og kontrolbud, se eksempelvis Udbudsportalens vejledning i ”Udbud – trin for trin” (2011).


kapitel4trin2–planlægningafudbud

Udbudsprocessen er ofte et længere forløb, som fx inden for belægningsom-rådet kan vare 10 måneder – en proces, der går fra den indledende afklaring af udbudsstrategi (etablering af baseline) til påbegyndelse af selve arbejdet. Det er derfor nyttigt at afklare, hvordan udbudsprocessen skal organiseres og tilrettelægges, således at der sikres en strømlinet og effektiv udbudspro-ces.11

4.1. Organisering af udbudsprocessenVed igangsættelse af et vejbelægnings- eller vejserviceudbud, der er base-ret på funktionskrav, er det vigtigt at gøre sig klart, hvordan anvendelse af funktionskrav påvirker organiseringen af udbudsprocessen – formålet her-med er at skabe klarhed og overblik over ansvars- og rollefordelingen i be-stillerorganisationen.

Anvendelsen af funktionsudbud inden for vejområdet adskiller sig særligt på tre punkter, der bør iagttages ved organisering og planlægning af ud-budsprocessen.

For det første er udarbejdelsen af kravspecifikationen (udbudsmaterialets beskrivelse af ordregivers ønskede opgaveløsning) en af de væsentligste og mest åbenlyse forskelle mellem et aktivitetsudbud og et funktionsudbud. I forhold til et udbud baseret på aktivitetskrav er den administrative byrde ved at udarbejde kravspecifikationer ofte mindre, da arbejdet forbundet med udarbejdelsen af funktionskrav (ift. aktivitetskrav) typisk er mindre omfattende. Dette skyldes, at ordregiver i mindre omfang skal bruge res-sourcer på at udarbejde detaljerede aktivitetsgennemgange samt arbejds-gangs- og metodebeskrivelser. Ved et funktionsudbud kan bestillerorgani-sationen i stedet fokusere på at definere de mål, de har til leverancen, samt hvad de tilsigtede effekter og resultater skal være på langt sigt.12

For det andet stiller anvendelsen af funktionskrav større krav til tværfag-lig koordination internt i bestillerorganisationen. Dette skyldes primært, at funktionskontrakterne adskiller sig fra traditionelle udbud ved længere kontraktperioder og ofte væsentligt større kontraktsummer – dermed konfronteres bestillerorganisationen med andre udfordringer og risici. Til at håndtere de ændringer som funktionsudbud medfører, kan ordregi-ver nedsætte en styregruppe, som har det tværgående styringsansvar for udarbejdelsen af udbudsmaterialet. I styregruppen bør der ske inddragelse af både ordregivers fageksperter inden for vejområdet (vejservice- eller belægningsområdet) samt inddragelse af den interne økonomiske og ju-

11 Der er mange overvejelser, som bør indgå i planlægningen og organiseringen af udbudsprocessen – se mere i Udbudsportalens publikation ”Udbud – Trin for Trin” (2011)

12 Se hertil Figur 1 i kapitel 1 for en illustration af den øgede specifikationsgrad i aktivitetsudbud.


ridiske funktion – styregruppen bidrager dermed til, at udbuddet på langt sigt bliver forankret på tværs af bestillerorganisationen hos de forskellige interessenter.

Det er særlig vigtigt, at styregruppen afklarer de væsentligste ændringer og risici som funktionsudbud medfører, således at der sikres det mest hensigts-mæssige grundlag for udarbejdelsen af kravspecifikationen.13 Styregruppen kan endvidere fungere som en central projektgruppe, der støtter bestiller-organisationen i fx politiske behandlinger, hvor der skal ske afklaring af re-levante spørgsmål, herunder alt fra tekniske ændringer i opgaveløsningen, specifikke juridiske problemstillinger til betydningen for de offentlige bud-getter.

Fordelen ved at have en central styregruppe er, at koordineringsrollen og ansvaret for udbudsprocessen er pla-ceret ét sted. Dette sikrer et fælles ståsted for behandling af alle drøftelser omkring udbuddet, fx når der på det politiske plan skal sikres forståelse af og accept for betydningen af udbuddets ændrede rammer på den interne organisation.

For det tredje skal bestillerorganisationen tilpasses til anvendelsen af funk-tionskontrakttypen, der er særligt karakteriseret ved kontraktopfølgning og samarbejde med leverandøren. I den udførte effektanalyse af vej-området var der flere kommuner, der havde god erfaring med, at udvalgte medarbej-dere fra styringsgruppen fortsatte deres engagement efter selve udførelsen af udbuddet, fx som projektleder og dermed samarbejdspartner med den private leverandør. Sådanne nøglemedarbejdere kan udgøre et vigtigt bin-deled mellem tilbuds- og driftsfasen, hvilket primært skyldes, at de perso-ner, der udarbejder udbudsmaterialet udgør det primære bindeled til leve-randørerne både i tilbuds- og driftsfasen.

Bestillerorganisationen bør udpege den eller de nøglemedarbejder(e), der har de rette kompetencer til at sikre den fornødne procesfremdrift i tilbudsfasen samt et smidigt samarbejde med den private leverandør i driftsfa-sen. Dette kan være en forudsætning for et vellykket samarbejde og udbudsproces.

4.2. TidsplanUdbudsprocessen kan inden for udbud af vejservice- eller belægningsopga-ver strække sig over en periode på op til et år. Det er derfor nyttigt at opstille en tidsplan for udbudsprocessen, der kan hjælpe bestillerorganisationen med at fastholde overblikket over udbudsprocessen.

Hvordan tidsplanen skal se ud, og hvor lang tid processen kræver, afhænger overordnet set af udbuddets størrelse samt ordregivers erfaring med an-vendelse af funktionskrav. På vejområdet vil der ved funktionsudbud typisk være tale om et forløb, der vil strække sig over 8-12 måneder ved første-

13 Styregruppen kan bl.a. administrere, hvem der skal bidrage til udarbejdelsen af kravspecifikationen, i hvilken form de skal bidrage, til hvilken deadline, mv.


gangsudbud, mens udbudsforløbet må forventes at være væsentligt kortere ved genudbud, hvor bestillerorganisationen er fortrolig med anvendelsen af funktionskrav.

I det følgende er kort beskrevet en række elementer, som ordregiver bør iagttage ved udarbejdelse af en tidsplan for udbudsprocessen:

Opgavens kompleksitet: Generelt er det tilfældet, at jo mere kompleks en opgave er, og jo længere en periode kontrakten strækker sig over, desto længere bør tidsplanen strække sig over. Kompleksiteten af den udbudte opgave bør derfor iagttages for at opnå en så realistisk tidsplan som muligt.

Fleksibilitet: Det anbefales, at tidsplanen indrettes således, at der er god tid til hvert skridt i udbudsprocessen, og at der er indbygget en vis grad af fleksibilitet, hvis der skulle opstå uforudsete udfordringer eller hændelser.

Politisk behandling: Tidsplanen bør være rummelig nok til at tillade (eventuelle) politiske behandlinger undervejs.

Etablering af baseline: Et vigtigt element, der skal tages højde for i tids-planlægningen, er etableringen af baseline (bestemmelse af kvalitet og ud-giftsniveau før udbud).

På vejserviceområdet kan etableringen af baseline, som tidligere nævnt, udgøre en væsentlig opgave, og tidsforbruget vil variere betydeligt alt efter kvaliteten af det eksisterende datagrundlag. I tilfælde, hvor bestillerorgani-sationen ikke har indblik i den leverede kvalitet og den dertil hørende pris før udbud, bør en betydelig tidsperiode indregnes for at sikre den fornødne indsigt i den tidligere opgavevaretagelse.

På belægningsområdet er denne udfordring ikke så udtalt, da vejenes til-stand ofte vil være veldokumenteret i Vejman.dk eller RoSy planlægnings-systemerne. Der skal dog sættes tid af til opgørelse af de kommunale udgif-ter før udbud, da det kan være en udfordring fx at opgøre udgiftsniveauet for et specifikt vejnet, der er tiltænkt at være omfattet af udbuddet.

Fokus på tildelings- og vurderingskriterier: Skiftet fra aktivitetskrav til funktionskrav medfører, at en betydelig del af ressourceforbruget i selve udbudsprocessen flyttes fra udarbejdelse af kravspecifikation til udarbej-delse af tildelings- og vurderingskriterier (se hertil Trin 3 og 4) – dette skyldes, at leverandøren i funktionsudbud selv definerer, hvordan opgaven skal løses. Som en konsekvens heraf, bør ordregiver afsætte tid til, at leve-randøren kan kommentere og stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så le-verandøren kan indrette sin tilbudte opgaveløsning til ordregivers ønskede krav. Tilsvarende kan der i vurderingsfasen være behov for en uddybning af enkelte elementer i de afgivne tilbud, hvis der er usikkerhed om leverandø-rens tilgang til opgaveløsningen.

Regulering af udbud: En række af udbuddets faseelementer er fastlagt i henhold til gældende lovning, hvilket bør iagttages ved udarbejdelse af tids-planen. Hvis udbuddet fx er omfattet af EU’s udbudsregler, så skal udbuds-


materialet udsendes senest 52 dage inden licitationstidspunktet, hvis det er et offentligt udbud, og 40 dage, hvis der har været prækvalifikation.

Figurerne nedenfor viser et eksempel på en tidsplan for funktionsudbud af henholdsvis belægnings- og vejserviceopgaver.

figur 5 – eksempel på Tidsplan: belægning

AktiviteterEksempel på tidsplan – Offentlig Funktionsudbud (Belægning)

FASE 1

Fastlæggelse af strategi for udbud 8 uger

Udarbejdelse afudbudsmateriale 6 uger

Udbudsbekendtgørelse

1Udbudsannonce

Udbudsmaterialeudsendes 1

Tilbudsperiode – offentligt udbud 10 uger

FASE 2

Licitation 1

Valg af entreprenør 1

Godkendelse ikommunen 8 uger

Annoncering afkontraktindgåelse

1Kontraktindgåelse 1

Arbejdet kan begynde/Mobiliseringsperiode Udførelse


figur 6 – eksempel på Tidsplan: vejservice

AktiviteterEksempel på tidsplan – Offentlig Funktionsudbud (Vejservice)

FASE 1

8-10 uger

6-8 uger

1

1

10 uger

FASE 2

1

1

8 uger

11

Udførelse

Fastlæggelse af strategi for udbud

Udarbejdelse afudbudsmateriale

Udbudsbekendtgørelse

Udbudsannonce

Udbudsmaterialeudsendes

Tilbudsperiode – offentligt udbud

Licitation

Valg af entreprenør

Godkendelse ikommunen

Annoncering afkontraktindgåelse

Kontraktindgåelse

Arbejdet kan begynde/Mobiliseringsperiode

(*) Det forventede tidsforbrug på etablering af baseline (serviceniveau) er i høj grad afhængig af den enkelte ordregivers eksisterende datagrundlag, overblik, ambitionsniveau, samt villighed til at investere ressourcer i etableringen af baseline – et tidsforbrug på 10 uger kan derfor være lavt sat.


kapitel5trin3udarbejdelseafudbudsmateriale–belægning

Udarbejdelsen af udbudsmaterialet ved funktionsudbud stiller nogle sær-lige krav til bl.a.:

– Udarbejdelse af kravspecifikation – Udformning af funktionskrav – Belægningspolitik – Samarbejdsmodel – Prisbilag (betalingsmekanisme) – Bods- og bonusbestemmelser – Tildelingskriterier

Da belægning og vejservice er væsentlig forskellige opgavetyper, behandles de i særskilte kapitler, som begge indeholder en beskrivelse af de syv oven-stående elementer, hvorunder detailudfordringer og særlige krav for hvert område fremhæves. Kapitel 5 om belægning og kapitel 6 om vejservice kan derfor læses uafhængigt af hinanden.

5.1. Udarbejdelse af kravspecifikation Når kravspecifikationen udarbejdes, bør man have fokus på, at den skal op-fylde flere formål, herunder:

– Give leverandøren et solidt grundlag til afgivelse af tilbud på opgaven. Kravspecifikationen skal give tilbudsgiverne et klart billede af, hvilken opgave ordregiver ønsker løst, og hvilket serviceniveau der efterspørges.

– Fungere som vurderingsgrundlag for bestillerorganisationen for de af-givne tilbud fra leverandørerne.

– Fungere som ordregiverens styringsinstrument og fundament for den løbende kontraktopfølgning efter tildeling af udbudskontrakten til den vindende leverandør.

Funktionsudbud medtager som anført tidligere langt færre krav til opga-veløsningen, da leverandøren har mulighed for selv at definere opgaveløs-ningen. På den anden side indebærer funktionsudbuddet flere krav til le-verandørens udformning af tilbuddet, idet leverandøren i højere grad skal redegøre for selve opgaveløsningen og hvordan den skal udføres.

Det er væsentligt at være omhyggelig med beskrivelsen af den efterspurgte ydelse, da det jo er den ydelse, som en leverandør efterfølgende skal levere til ordregiver. En grundig og gennemarbejdet kravspecifikation vil give be-stillerorganisationen den nødvendige indsigt i leverandørens tilbudte opga-veløsning, der senere vil danne grundlag for den kontrakt, der indgås med leverandøren.


En kravspecifikation kan struktureres med udgangspunkt i følgende ele-menter:

I) Beskrivelse af ordregiver samt fakta om opgavens nuværende vareta-gelse/indhold (baseline)

II) Beskrivelse af udbuddets omfangIII) Direkte krav til tilbudsgiver, fx krav til arbejdssikkerhed, samarbejde

og videndeling, kvalitetskontrol mv. (se hertil Tabel 7)IV) Funktionskrav og funktionsbeskrivelser (beskrivelse af ydelsens ind-

hold og kvalitet)

Eksempler på funktionskrav og funktionsbeskrivelser fra tidligere udførte funktionsudbud inden for belægningsområdet er indeholdt i Bilag 1.

Som beskrevet i ovenstående struktur, kan man med fordel fastsætte en række direkte krav til leverandøren, som ikke vedrører ydelsens indhold og kvalitet, dvs. krav ud over de opstillede funktionskrav.

Eksempler på direkte krav, som ordregiver kan stille til leverandøren, er oplistet i nedenstående tabel:

Tabel 7 – eksempler på direkTe krav (belægning)

I) Krav til leverandørens udførende personales faglige uddannelseII) Krav til overholdelse af særlige personalepolitiske retningslinjer, fx sygepolitik, arbejdssikkerhed og endda

tavshedspligt, hvis det er relevant for udførelsen af den udbudte opgaveIII) Krav til samarbejde og videndeling (samarbejdsmodel, jf. afsnit 5.4)IV) Krav til udvikling og innovationV) Krav til kvalitetskontrolVI) Lovhjemlede krav til opgavevaretagelse (fx vejregler)VII) Forventninger til, at tilbudsgiver påtager sig visse sociale forpligtelser – fx gennem brugen af sociale klau-

suler, herunder krav om ansættelse af medarbejdere på særlige vilkårVIII) Krav om, at tilbudsgiver tegner visse forsikringer, stiller finansielle garantier mv. IX) Særlige krav til personalets legitimation, arbejdskodeks, uniformering eller arbejdsbeklædning

Man bør sikre sig, at de krav, der stilles til leverandøren, er relevante og ikke virker som tekniske hindringer, der fx kan favorisere enkelte tilbudsgivere og/eller nationale tilbudsgivere frem for udenlandske tilbudsgivere.14

Inden fastlæggelse af det endelige udbudsmateriale anbefales en afslut-tende kontrol af, om kravspecifikationen som minimum opfylder følgende:

14 Bestiller må af hensyn til diskriminationsprincippet ikke stille krav om, at le-verandørerne skal bruge særlige nationale ordninger på eksempelvis energi-, miljø- eller arbejdsmarkedsområdet eller stille krav om danske overenskom-ster.


– Er kravene til opgaven entydige og præcise? – uklare ord som pænt, præsentabelt mv. er undladt.

– Er kravene til ydelse og leverandør relevante for opgaven? – bidrager de til de opstillede mål?

– Er kravene objektive og angivet på en sådan måde, at de leder til en konkurrenceudsættelse, som ikke favoriserer en bestemt tilbudsgiver?

– Har man undladt at henvise til varemærker eller en bestemt fabrikation?

– Er lovbestemte regler, som leverandøren skal efterleve, angivet? – Er kravene angivet, så leverandøren får et overblik over, hvad

vedkommende skal levere?

Kilde: Udbudsportalen.dk, Udbud – Trin for trin (marts 2011).

Den endelige kravspecifikation skal tilbudsgiverne (leverandørerne) be-svare ved tilbudsafgivelse. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan og hvorledes leverandøren vil løse opgaven ud fra de opstillede funktionskrav.

Tabel 8 – eksempel på krav Til TilbudsdisposiTion (belægning)

1) Vejledende handlingsplan med årlige omkostninger2) Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige3) Beskrivelse af den service man i givet fald tilbyder kommunens borgere og forvaltning4) Beskrivelse af leverandørvirksomhedens organisation tilknyttet denne entreprise5) Dokumentation for erfaringsgrundlag i forbindelse med en sådan funktionskontrakt

5.2. Udformning af funktionskravFunktionskrav defineres ved som minimum at beskrive følgende tre forhold i forhold til den belægningsopgave, der udbydes:

– Overordnet beskrivelse af funktionens formål: En overordnet beskrivelse af formålet med en given funktion kan fx udformes som dette for slaghuller: ”Af hensyn til trafiksikkerheden må der ikke forekomme slaghuller eller afskalninger.” (Dette står i modsætning til et aktivitets-udbud, der fx beskriver, hvordan og hvor ofte slaghuller skal repareres).

– Beskrivelse af kvalitetskrav: Udbudsmaterialet skal indeholde en beskrivelse af kvalitetskrav og serviceniveau. Kvalitetskravet vil ofte ske gennem anvendelse af ordregivers vejforvaltningssystem (fx gennem vejman.dk’s skadespoint eller tilstandsparametre i RoSy).

– Beskrivelse af måleindikatorer: Endelig skal der ved udformning af funktionskrav indeholdes en beskrivelse af, hvilke måltal (kvalitets-mål) der måles efter, og hvilke måltal der ønskes opfyldt, samt hvilken kvalitetsstand (baseline) vejbelægning udbydes til.

Omstillingen fra at anvende traditionelle udbud (aktivitetskrav) til at an-vende funktionsudbud vil rejse mange tvivlsspørgsmål, særligt når kvalite-


ten skal defineres igennem funktionskrav. I Bilag 1 til dette værktøj er der tilføjet praktiske eksempler på anvendte funktionskrav på belægningsom-rådet, som kan anvendes til inspiration ved udarbejdelse af funktionskrav.

Vejdirektoratet har i vejregelregi udarbejdet et paradigme for udarbejdelse af funktionskontrakter for vedligehold af kommunalt vejnet (belægning), der kan anvendes som inspiration i udformnin-gen af udbudsmaterialet. Paradigmet er udarbejdet til udbud, hvor tildelingskriteriet er laveste pris. Vejdirektoratet er ved at udarbejde et paradigme, hvor tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordel-agtige tilbud – dette forventes at blive udgivet i sommeren 2012.(Se hertil: www.vejregler.lovportaler.dk)

Til at eksemplificere hvordan man kan gribe processen an ved udarbejdelse af de funktionskrav, som skal beskrive ordregivers ønskede kvalitet, er der i nedenstående figur illustreret, hvordan udvalgte funktionskrav omfavner alle elementer af vejbelægningens kvalitet.

figur 7 – eksempel på udarbejdelse af funkTionskrav

HoldbarhedBæreevneJævnhedFriktion

Vejbelægningens kvalitet

Fx middel skadespointmå maksimalt antage 3,0 i

kontraktens levetid.

Fx Skadespointfor en enkelt vejstrækningmå maksimalt antage 5,0 i

kontraktens levetid.

Beskrivelse af kvalitet ved skadespoint

Fx: Der må maksimalt forekomme X antal

ujævnheder og spokøring på maskinudlagte

massebelægninger i kontraktperioden.

Fx: Friktionskoefficienten på X skal være overholdt for alle

belægninger udlagt ikontraktperioden

Fx: Valg af materialer og ansvaret herfor påhviler alene

leverandøren.

Funktionskrav

Kilde: Ernst & Young

Illustrationen ovenfor er blot et eksempel på, hvordan funktionskravene kan identificeres og udarbejdes. Tankegangen kan anvendes til at sikre,


at alle elementer i vejbelægningens kvalitet iagttages ved udarbejdelsen af udbudsmaterialet. I praksis vil de illustrerede formålsbeskrivelser af den tiltænkte funktion skulle specificeres gennem beskrivelse af kvalitetsmål og måleindikatorer – dette vil naturligt medføre, at detaljegraden øges. Der henvises til Bilag 1 for detaljerede eksempler på udformningen af udvalgte funktionskrav.

Udbudsrådets effektanalyse af udbud på vejområdet (udarbejdet af Ernst & Young på vegne af Udbudsrådet) viser, at kvaliteten af det kommunale vejnet før udbud ofte er kendetegnet ved et betydeligt vedligeholdelsesefterslæb. Dette betyder, at kvalitetskravet i kravspe-cifikationen ofte er indrettet således, at leverandøren har en dispen-sationsperiode på 2-3 år til at genoprette vejnettet. I tilfælde hvor ordregiver ønsker en mere langsigtet vedligeholdelsesplanlægning, er der indrettet en længerevarende dispensationsperiode (fx 3-5 år).

Flere praktikere peger på, at anvendelse af billedmateriale i forhold til at definere den ønskede kvalitet har fungeret særligt effektivt i tidligere ud-førte funktionsudbud. Dette gælder både til kvalificering af det nuværende kvalitetsniveau (baseline) samt ved specifikation af den ønskede kvalitet.

5.3. BelægningspolitikOrdregiver bør definere en belægningspolitik, som leverandøren skal følge. Belægningspolitikken kan for eksempel indeholde en beskrivelse af, hvor overfladebehandling må og ikke må anvendes. Den definerede belægnings-politik vil forpligte leverandøren til at anvende metoder og materialer, der lever op til den ordregivende myndigheds belægningspolitik.

Udformningen af belægningspolitikken vil være individuel fra ordregiver til ordregiver, men god indsigt i den nuværende tilstand (baseline) af vejnettet vil medføre, at en mere nuanceret og optimal belægningspolitik kan udar-bejdes.

5.4. SamarbejdsmodelUd over kravspecifikationen er det også vigtigt at beskrive, hvilken sam-arbejdsmodel, man som ordregiver ønsker under kontraktperioden. Afta-legrundlaget bør også rumme en egentlig proces for konflikthåndtering, hvorunder der bør beskrives retningslinjer og ansvarsfordeling i forhold til gensidige pligter, som skal effektueres, inden kontraktens bods- og hævebe-stemmelser tages i anvendelse.

Det kan berøres, hvordan man forventer, at samarbejde og opfølgning skal finde sted, herunder de ønskede rammer for:


– Forventninger til ressource- og arbejdstilrettelæggelse gennem dialog (dette er nødvendigt, da funktionsudbud lægger op til partnerskab ved opgaveløsningen).

– Strukturen og frekvensen for den løbende dialog – herunder samar-bejdsudvalg, møder, daglig repræsentation/kontaktpersoner mv.(Det bør fx vurderes, hvorvidt det er hensigtsmæssigt at foretage eftersyn og planlægningsmøder i foråret i stedet for i efteråret, således vinterens slid fx kan aftales udbedret på planlægningsmødet i foråret).

– Generel struktur for kommunikation af større og mindre emner og pro-blemstillinger.

– Model for håndtering af innovation, effektiviseringsforslag og forbedrin-ger.

– Model for håndtering af trafikale udfordringer ved vejarbejde mv. – Håndtering af mindre og større konflikter og eskaleringsprocedurer.

5.5. PrisbilagEt prisbilag indrettes i vejbelægningsudbud ofte med en fast årlig eller kvar-talsvis betaling for den leverede drifts- og vedligeholdelsesydelse. Prisen er ofte ikke aktivitetsbaseret, men afspejler i stedet, at leverandøren skal leve-re en løbende ydelse, der medfører, at vejbelægningens kvalitet opretholdes over kontraktens levetid (10-15 år).

Der opereres også med andre prismodeller inden for belægningsområdet, hvor leverandørens betaling afhænger af det arbejde, der er udført i ”be-talingsperioden”. Ofte opstilles en vejledende handlingsplan, der indehol-der en arbejdsplan over det planlagte arbejde, der skal udføres i hvert af kontraktens år. Et eksempel på en sådan prismodel er beskrevet i tabellen nedenfor.


Tabel 9 – eksempel på prismodel, videbæk kommune

Betaling:

ad §22, stk. 1: Betalingen sker ved indsættelse på en af entreprenøren opgiven konto i pengeinstitut.

Betalingsfristen er 20 arbejdsdage.

Anmodning om betaling for udført arbejde skal opdeles i arbejder udført samme år henholdsvis evt. arbejder overført fra tidligere år. Begge beløb er indeksreguleret, jf. §22 stk. 6.

ad §22, stk. 4: Fakturering sker en gang årligt. Fakturaen fremsendes primo december. Dokumentationen skal omfatte en opgørelse over årets arbejder, prissat i henhold til ”Vejledende Handlingsplan”(*), samt hovedefter-synsresultatet.

* I den vejledende handlingsplan kan betalingen i et år max. udgøre 1/15 pr. år (kontraktlængden er 15 år).

ad §22, stk. 6: For denne entreprise benyttes Danmarks Statistiks reguleringsindeks for asfaltarbejder.

De i tilbuddet angivne priser multipliceres med:

idet I1 angiver indeks for basismåneden (tilbudsdagen), og I2 angiver september-indekset for det pågældende år.

Reguleringen er i øvrigt underkastet de begrænsninger, som prislovgivningen giver.

ad §22, stk. 14: For arbejder udført efter tilstandskrav, der ved kontrol konstateres ikke er udført forskrifts-mæssigt, fradrages beløb som anført under §30, stk. 1.

Ofte vil prismodellen være suppleret af en ændringsmekanisme, hvor be-stemmelser i kontrakten kan ændres som følge af ændrede forhold og for-udsætninger, fx omfanget af veje, ændringer i serviceniveau, mv. Et eksem-pel på en ændringsmekanisme fremgår af nedenstående tabel.


Tabel 10 – eksempel på ændringsmekanisme, mariagerfjord kommune

Ændringer i arbejdet:

ad §14 stk. 2: Ændringer i entreprisen sker, hvis ikke andet er nævnt, efter forhandling.

Aftaler om ændringer i arbejdet skal være indgået skriftligt, inden det enkelte arbejde påbegyndes.ad §14 stk. 3: For alle poster i tilbudslisten (TBL) gælder den anførte 100 pct. regulering. For hovedposten Til-budsarbejder gælder regulering fra i alt – 25 pct. til i alt +25 pct. pr. år, entreprisen løber, med mindre andet er anført i ”Tilbuds- og afregningsgrundlag” (TAG).

Entreprenøren skal være indstillet på, at der i entrepriseperioden kan ske ændringer i omfanget af veje, der er omfattet af kontrakten. Bl.a. forventes det, at en del af vejene vil ændre status fra offentlige veje til private fæl-lesveje. Dette skal kunne forhandles.

Entreprenøren skal endvidere være indstillet på, at serviceniveauet på belægningerne efter 5 år skal kunne reguleres som følge af ændringer i bygherrens økonomiske råderum. Reguleringen skal i givet fald ske inden for begrænsningerne i de ovenfor nævnte variationsgrænser. Såfremt enhedspriser ikke kan benyttes, skal regulerin-gen ske efter forhandling.

ad §14 stk. 4: Rummer tilbudslisten ikke relevante enhedspriser, hvorefter ændringer i arbejdet kan afregnes, kan bygherren forlange mindre arbejder i tilslutning til entreprisen udført som regningsarbejde, som anført i TAG.

5.5.1. Indeksering

Indekseringen skal lede til, at leverandøren bærer ”mængderisici” forbun-det med kontraktens leverancer, mens ordregiveren bærer ”prisrisici”, der er uden for nogen af parternes kontrol, og som ikke på en hensigtsmæssig måde kan afdækkes. I forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet skal der således udarbejdes retningslinjer for indeksering af betalingerne til leverandøren. Det er i den forbindelse vigtigt, at indekseringen tilrettelæg-ges på en hensigtsmæssig måde, således at den afspejler og kompenserer for den reelle prisudvikling for leverandøren ved at levere den aftalte ydelse. Flere ordregivere oplever, at indekseringen medfører en større prisstigning end forventet, og at denne fordyrelse utilsigtet indebærer, at der sker en udhuling af de øvrige budgetter på vejområdet.

Eksempler på relevante spørgsmål, som kan rejses i forbindelse med udar-bejdelsen af indekseringsmekanismen, følger nedenfor (ikke udtømmende liste):

– Hvad er en hensigtsmæssig indeksering? – Hvilke modeller for indeksering findes i dag? – Hvilke udfordringer er særlig karakteristiske for dette udbud? – Hvilke prisfølsomme elementer er der i kontrakten, og hvornår leveres

de?


5.6. Bods- og bonusbestemmelser (betalingsmeka-nisme)I funktionsudbud er leverandørens betaling, som tidligere nævnt, kontrak-tuelt baseret på en resultatbaseret afregningsmodel i form af bods- og/eller bonusbestemmelser (”betalingsmekanisme”).

Hvis leverandøren ikke leverer en ydelse, der sikrer, at den beskrevne kvali-tet i kravspecifikationen efterleves, kan leverandøren ifalde en bod, fx i form af et nedslag i den løbende betaling. Dermed sikres leverandøren et stærkt incitament til at opfylde kontrakten i hele kontraktperioden, og ordregiver har mulighed for at opnå ”erstatning” i tilfælde af misligholdelse. Samtidig kan der tilføjes bonusmekanismer, der kan skabe et positivt incitament til kontraktopfyldelse.

Betalingsmekanismen vil være knyttet til hver af de i kontrakten indeholdte funktionskrav, således at der er knyttet en økonomisk sanktion ved ikke at opfylde kvalitetskravene. I nedenstående tabel fremgår et praktisk eksem-pel på bods- og bonusbestemmelser:

Tabel 11 – eksempel på bodsbesTemmelser, videbæk kommune

MAnGlER vED ARBEjDET:

Mangelsbegrebet

ad §30 og §31: Såfremt krav til gennemsnitligt skadespoint ikke er overholdt, udskydes betaling af hele det årlige kontraktbeløb for det pågældende år. Ydelserne vil først blive betalt det år, kravene til middel-skadespoint opfyldes.

Hvis krav til enkeltparceller overskrides, betales en bod som angivet herunder:

1a) Krav til skadespoint for enkeltparcel overskredet: 10.000,- kr. pr. parcel, når det er konstateret.

1b) Derefter får entreprenøren 5 uger til udbedring i en periode, hvor det er muligt at gennemføre disse arbej-der; efter 1. maj og inden 30. september. Konstateres manglen så sent på året, at en genoprettelse af ska-despointniveauet ikke kan opfyldes samme år, skal det ske førstkommende sæson. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstørrelsen igen 10.000,- kr. pr. parcel.

1c) Foretages denne genoprettelse af niveauet for skadespoint ikke som beskrevet i 1b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden entreprenør for entreprenørens regning.

2a) Krav til lappeprocent er ikke overholdt: 10.000,- kr. pr. målt parcel, når det konstateres.

2b) Derefter får entreprenøren 3 uger til udbedring i en periode, hvor det er muligt at gennemføre disse arbej-der; efter 1. maj og inden 30. september. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstørrelsen igen 10.000,- kr. pr. målt parcel.

2c) Foretages denne udbedring af lappeprocent ikke som beskrevet i 2b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden entreprenør for entreprenørens regning.

3a) Krav til sporkøring er ikke overholdt: 10.000,- kr. pr. målt strækning, når det konstateres.


3b) Derefter får entreprenøren 3 uger til udbedring i en periode, hvor det er muligt at gennemføre disse arbej-der; efter 1. maj og inden 30. september. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstørrelsen igen 10.000,- kr. pr. målt strækning.

3c) Foretages denne udbedring af sporkøring ikke som beskrevet i 3b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden entreprenør for entreprenørens regning.

4a) Krav til slaghuller er ikke overholdt og/eller reparation heraf overskredet: 10.000,- kr. pr. parcel, hvor slag-huller er konstateret.

4b) Derefter får entreprenøren 2 uger til udbedring. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstørrelsen igen 10.000,- kr. pr. parcel.

4c) Foretages denne udbedring af slaghuller ikke som beskrevet i 4b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden entreprenør for entreprenørens regning.

5a) Krav til friktionskoefficient er ikke overholdt: 10.000,- kr. pr. målt strækning, når det konstateres. Der op-sættes advarselsskilte, jf. gældende vejregler, for entreprenørens regning.

5b) Derefter får entreprenøren 3 uger til udbedring af friktionen. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstør-relsen igen 10.000,- kr. pr. målt strækning.

5c) Foretages denne udbedring af friktionen ikke som beskrevet i 5b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden entreprenør for entreprenørens regning.

6a) Krav til jævnhed er ikke overholdt: 10.000,- kr. pr. målt strækning, når det konstateres.

6b) Derefter får entreprenøren 3 uger til udbedring af jævnheden. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstør-relsen igen 10.000,- kr. pr. målt strækning.

6c) Foretages denne udbedring af jævnhed ikke som beskrevet i 6b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden entreprenør for entreprenørens regning.

7a) Krav til kantfyldning efter udlægning af fulddækkende massebelægninger er ikke overholdt: 10.000,- kr. pr. vejstrækning, når det konstateres.

7b) Derefter får entreprenøren 1 uge til udbedring. Er kravene fortsat ikke overholdt, er bodsstørrelsen igen 10.000,- kr. pr. vejstrækning.

7c) Foretages denne udbedring ikke som beskrevet i 7b), kan bygherren lade arbejdet udføre ved en anden en-treprenør for entreprenørens regning.

Mangler påvist ved afleveringen

Ad §31, stk. 1: Entreprenøren skal afholde alle omkostninger ved afhjælpning af mangelfuldt vedligehold, dvs. krav til skadespoint og/eller når øvrige tilstandskrav ikke er opfyldt.

5.7. TildelingskriterierEt vellykket funktionsudbud kræver, at tildelingskriterierne er udarbejdet sådan, at ordregiver kan vælge den mest attraktive samarbejdspartner. Til-deling kan ske ud fra to tildelingskriterier:

– Laveste pris – Det økonomisk mest fordelagtige tilbud


Der bør udarbejdes hensigtsmæssige tildelingskriterier, som afspejler ord-regivers ønsker med udbuddet, dvs. klart afspejler de formål, der er opstil-let for den udbudte opgave. Tildelingskriterierne kan suppleres af en evalu-eringsmodel, som både sikrer ligebehandling og gennemsigtighed, og som afspejler ordregivers prioriteringer og dermed modvirker uhensigtsmæs-sige konklusioner om valg af leverandør.

En uhensigtsmæssig og måske ligefrem usikker definition af tildelingskrite-rier (og evt. evalueringsmodel) kan i værste fald medføre, at ordregiver ud-budsretligt er tvunget til at vælge en samarbejdspartner, som ikke tilbyder den løsning, som for ordregiver fremstår mest attraktiv.

I det følgende er præsenteret to eksempler på de ovennævnte tildelingskri-terier inden for vejbelægningsområdet.

Tabel 12 – eksempel på TildelingskriTerier og vurdering af Tilbud, mariagerfjord kommune

vurdering af tilbud:

Indledningsvis vil der ske en bedømmelse af, om tilbudsgiverne opfylder udbudsbekendtgørelsens betingelser for deltagelse. Tilbudsgivere, der ikke opfylder bestemmelserne, afvises.

Herefter bedømmes tilbuddene efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud, ud fra en samlet vægtet vurdering, på baggrund af følgende liste:

1) Tilbudspris på Tilbudsarbejder, vægt 70 pct.2) Tilbudspris på Regningsarbejder, vægt 5 pct.3) Tilbudspris på Tillægsydelse 1, servicekategori 2 høj, vægt 10 pct.4) Tilbudspris på Tillægsydelse 2, servicekategori 3 høj, vægt 5 pct.5) Tilbudspris på Tillægsydelse 3, servicekategori 4 høj, vægt 5 pct.6) Tilbudspris på Tillægsydelse 4, vægt 5 pct.

For hver tilbudsgiver beregnes en vurderingssum efter følgende formel:

SUM = T x 70 pct. + R x 5 pct. + T1 x 10 pct. + T2 x 5 pct. + T3 x 5 pct. + T4 x 5 pct..

Tabel 13 – eksempel på TildelingskriTerier og vurdering af Tilbud, videbæk kommune


Bygherrens valg mellem de afgivne tilbud vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud under hensyntagen til følgende kriterier i prioriteret rækkefølge:

1) Pris (70 pct.)2) Service over for kommunens borgere og kommunen i forbindelse med denne entreprise (15 pct.)3) Entreprenørvirksomhedens organisation tilknyttet denne entreprise (10 pct.)4) Entreprenørens erfaringsgrundlag i forhold til en sådan kontrakt (5 pct.) (Red: tilbuddene bedømmes ud fra en samlet vægtet vurdering)


kapitel6trin3–udarbejdelseafudbudsmateriale–VejserVice

På vejserviceområdet stiller udarbejdelsen af udbudsmaterialet ved funkti-onsudbud nogle særlige krav, herunder:

– Udarbejdelse af kravspecifikation – Udformning af tilstandskrav – Virksomhedsoverdragelse (vejservice) – Samarbejdsmodel – Prisbilag (betalingsmekanisme) – Bods- og bonusbestemmelser – Tildelingskriterier

Da belægning og vejservice er væsentlig forskellige opgavetyper, behandles de i særskilte afsnit, som begge indeholder en beskrivelse af de syv oven-stående elementer, hvorunder detailudfordringer og særlige krav for hvert område fremhæves. Kapitel 5 om belægning og kapitel 6 om vejservice kan derfor læses uafhængigt af hinanden.

6.1. Kravspecifikation Når kravspecifikationen udarbejdes, bør man have fokus på, at den skal op-fylde flere formål, herunder:

– Give leverandøren et solidt grundlag for at afgive tilbud på opgaven. Kravspecifikationen skal give tilbudsgiverne et klart billede af, hvilken opgave ordregiver ønsker løst, og hvilket serviceniveau der efterspør-ges.

– Fungere som vurderingsgrundlag for ordregiver for de modtagne tilbud. – Fungere som ordregivers styringsinstrument og fundament for den lø-

bende kontraktopfølgning efter tildeling af kontrakten.

Udbud på tilstandskrav (funktionskrav) vil medføre færre krav til opgave-løsningen, da leverandøren har mulighed for selv at definere opgaveløsnin-gen, som tidligere beskrevet ovenfor. Derimod bør der i udbudsmaterialet medtages flere krav til leverandørens udformning af tilbuddet, således at leverandøren gør rede for, hvordan man vil løse opgaven.

Det er væsentligt at pointere, at tilstandskrav på vejserviceområdet ofte bør kombineres med udførelseskrav (aktivitetskrav), da visse vejserviceopgaver er bedst egnet til udførelseskrav, som fx vintertjeneste, skiltning mv.15

15 Se hertil afsnit 2.3 for overblik over hvilke opgaver, der egner sig til tilstands-krav (funktionskrav).


I udarbejdelsen af kravspecifikationen er det vigtigt at være omhyggelig med beskrivelsen af den efterspurgte ydelse, da det jo er den ydelse, som en leverandør efterfølgende skal levere til ordregiver. En grundig og gennem-arbejdet kravspecifikation vil give bestillerorganisationen den nødvendige indsigt i leverandørens tilbudte opgaveløsning, der senere vil danne grund-lag for den udbudskontrakt, der indgås med leverandøren.

En kravspecifikation kan struktureres med udgangspunkt i følgende dimen-sioner:

I) Beskrivelse af ordregiver samt fakta om opgavens nuværende vareta-gelse/indhold (baseline)

II) Beskrivelse af udbuddets omfangIII) Direkte krav indeholdt i udbudsmaterialet, fx krav til arbejdssikker-

hed, samarbejde og videndeling, kvalitetskontrol mv. (se hertil Tabel 14)

IV) Tilstandskrav og tilstandsbeskrivelser (beskrivelse af ydelsens ind-hold og kvalitet)

Eksempler på tilstandskrav og tilstandsbeskrivelser fra tidligere udførte udbud inden for vejserviceområdet er indeholdt i bilag 2.

Som illustreret i ovenstående struktur kan man med en veldisponeret krav-specifikation fastsætte en række direkte krav til leverandøren, som ikke ved-rører ydelsens indhold og kvalitet i forbindelse med udbuddet, dvs. krav ud over de opstillede tilstandskrav.

Eksempler på direkte krav, som ordregiver kan stille til leverandøren, er oplistet i nedenstående tabel:

Tabel 14 – eksempler på direkTe krav (vejservice)

I) Krav til leverandørens udførende personales faglige uddannelseII) Krav til overholdelse af særlige personalepolitiske retningslinjer, fx sygepolitik, arbejdssikkerhed og endda

tavshedspligt, hvis det er relevant for udførelsen af den udbudte opgaveIII) Krav til samarbejde og videndeling (samarbejdsmodel)IV) Krav til udvikling og innovationV) Krav til kvalitetskontrolVI) Lovhjemlede krav til opgavevaretagelse (vejregler)VII) Forventninger til at tilbudsgiver påtager sig visse sociale forpligtelser – fx gennem brugen af sociale klausu-

ler, herunder krav til brug af medarbejdere på særlige vilkår.VIII) Krav om at tilbudsgiver tegner visse forsikringer, stiller finansielle garantier mv. IX) Særlige krav til personalets legitimation, arbejdskodeks, uniformering eller arbejdsbeklædning


Man bør sikre sig, at de krav, der stilles til leverandøren, ikke virker som tekniske hindringer, der kan favorisere enkelte tilbudsgivere og/eller natio-nale tilbudsgivere frem for udenlandske tilbudsgivere.16

Inden bestillerorganisationen fastlægger udbudsmaterialet, anbefales det, at der foretages en endelig kontrol af den udarbejdede kravspecifikation, hvorunder det kontrolleres, om minimum følgende forhold er opfyldt:

–– Er kravene til opgaven entydige og præcise? – uklare ord som pænt, præsentabelt mv. er undladt. –– Er kravene til ydelse og leverandør relevante for opgaven? – bidra-

ger de til de opstillede mål? –– Er kravene objektive og angivet, så de ikke favoriserer nogen be-

stemt tilbudsgiver? –– Er det undladt at henvise til varemærker eller en bestemt fabrika-

tion? –– Er lovbestemte regler, som leverandøren skal efterleve, angivet? –– Er kravene angivet, så leverandøren får et overblik over, hvad ved-

kommende skal levere?

Kilde: Udbudsportalen.dk, Udbud – Trin for trin (marts 2011).

Den endelige kravspecifikation skal tilbudsgiverne (leverandørerne) be-svare ved tilbudsafgivelse. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan og hvorledes leverandøren vil løse opgaven ud fra de opstillede tilstands- og udførelses-krav. Dette er illustreret nedenfor igennem et praktisk eksempel:

Tabel 15 – eksempel på minimumsindhold i Tilbud, odense kommune

Tilbuddet skal som minimum indeholde:

10) Udfyldt tilbudsliste11) Erklæring om omfanget af ubetalt forfalden gæld til det offentlige12) CVR-nummer13) Erklæring om arbejdsmiljø14) Regnskabsoplysninger for det seneste regnskabsår, omfattende: 15) samlet omsætning 16) omsætning inden for relevante arbejdsområder 17) resultatopgørelse og balance18) Liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år19) Oplysning om virksomhedens faglige leder, ved CV eller lignende20) Oplysning om virksomhedens systemer for kvalitetsstyring, miljøledelse og arbejdsmiljøledelse

16 Bestiller må af hensyn til diskriminationsprincippet ikke stille krav om, at le-verandørerne skal bruge særlige nationale ordninger på eksempelvis energi-, miljø- eller arbejdsmarkedsområdet eller stille krav om danske overenskom-ster.


6.2. Udformning af tilstandskravTilstandskrav (funktionskrav) defineres ved som minimum at beskrive føl-gende tre forhold i forhold til den vejserviceopgave, der udbydes:

– Overordnet beskrivelse af tilstandens formål: En overordnet beskrivelse af formålet med en given tilstand kan fx udformes som føl-gende eksempel fra græspleje: ”Formålet med græspleje er at bevare de nuværende anlæg, arealernes funktioner sikres, tavler og vejinven-tar kan ses af trafikanterne, vegetationen ikke hindrer fri passage, der er fri oversigt gennem kurver og til tilsluttede vej mv.”). (Dette står i modsætning til et aktivitetsudbud, der fx beskriver, hvornår og hvor ofte græsset skal plejes).

– Beskrivelse af kvalitetskrav: Udbudsmaterialet skal indeholde en beskrivelse af kvalitetskrav og serviceniveau. I effektanalysen var det erfaringen i flere kommuner, at kvalitetskravet kunne udformes meget mere præcist i de tilfælde, hvor ordregiver havde udarbejdet en grundig baseline.

– Beskrivelse af måleindikatorer: Endelig skal der ved udformning af tilstandskrav indeholdes en beskrivelse af, hvilke måltal (kvalitets-mål) der måles efter, og hvilke måltal der ønskes opfyldt, samt hvilken kvalitetsstand (baseline) vejbelægningen udbydes til.

Omstillingen fra udførelseskrav til tilstandskrav vil rejse mange tvivls-spørgsmål, særligt når kvaliteten skal defineres gennem tilstandskrav. I bilag 2 er der tilføjet praktiske eksempler på anvendte tilstandskrav på vej-serviceområdet, som kan anvendes til inspiration ved udarbejdelse af ud-budsmaterialet.

Vejdirektoratet har udarbejdet et paradigme for udarbejdelse af tilstandskrav for vedligehold af kommunalt vejnet (vejservice), der kan anvendes som inspiration i udformningen af udbudsmaterialet. Paradigmet er udarbejdet til udbud inden for græsslåning, renhold og drift af beplantning. (Se hertil: www.vejregler.lovportaler.dk)

Til at eksemplificere hvilken tilstand (kvalitet), der efterspørges af ordregi-ver viser erfaringerne at brug af billedmateriale har fungeret særlig effektivt i tidligere udførte udbud inden for vejserviceområdet. Dette gælder både til kvalificering af det nuværende kvalitetsniveau (baseline) samt ved specifi-kation af den ønskede kvalitet.

En enkel illustration af den acceptable kvalitet, der er realistisk og letforstå-elig, kan anvendes til at definere den ønskede kvalitet. Det kan fx være gen-nem en illustration af den acceptable mængde skrald i et givent rabatareal i forbindelse med udformningen af tilstandskrav i renholdsopgaver.


6.3. virksomhedsoverdragelseI forbindelse med udbud af vejserviceopgaver, der forud for udbud har væ-ret varetaget internt i kommunen, vil udbyder ofte overdrage relevant ma-teriel (samt eventuelle depoter) og medarbejdere til den nye leverandør.17

Overdragelsen af medarbejdere involverer både faglige og menneskelige aspekter, og tidligere erfaring viser, at måden at håndtere medarbejder-forhold kan være forskellen på succes eller fiasko i en udbudsproces. Ud-budsportalens vejledning om Virksomhedsoverdragelse og medarbejder-forhold indeholder et grundigt materiale om ordregiveres håndtering af medarbejderforhold ved konkurrenceudsættelse.18 Formålet med vejled-ningsmaterialet er at øge ordregiveres viden om reglerne for processen om-kring håndtering af medarbejdere, herunder besvare spørgsmål som hvor-når og hvordan man skal inddrage personalet, og spørgsmål om hvornår virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse.

I forbindelse med overdragelse af ordregivers materiel vil der ofte ske over-dragelse til leverandøren, hvilket primært skyldes, at ordregiver ikke læn-gere selv har brug for det materiel, der hidtil har været brugt til opgaven. Erfaringerne fra effektanalysen har vist, at flere af de adspurgte leverandø-rer i stor udtrækning ville foretrække at anvende deres eget materiel i opga-veløsningen. Hvis materiel (og eventuelle depoter) ikke vælges overdraget ved udbuddet, kan ordregiver vælge at sælge materiellet eller bruge bygnin-gerne til noget andet. Ordregiver bør derfor overveje følgende i forbindelse med beslutningen om, hvorvidt relevant materiel skal overdrages:

– Vil overdragelse af materiel sikre større konkurrence om udbuddet (dvs. forventes leverandørerne at have den fornødne materielle kapacitet til at opfylde den efterspurgte opgave)?

– Kan der opnås en højere salgspris ved at sælge materiellet til tredjemand frem for at overdrage det i forbindelse med udbuddet?

– Forhindrer inddragelse af relevant materiel i udbuddet, at leverandøren fx kan udnytte sine maskiner og tekniske redskaber på tværs af kommu-ner for at opnå stordriftsfordele, hvilket kan medføre, at ordregiver ikke opnår den laveste pris?

– Vil ordregiver opnå en mere gennemsigtig tilbudsvurdering ved at und-lade at inddrage materiellet i udbuddet?

–Hvis materiellet vælges overdraget, kan ordregiver vælge mellem følgende metoder:

I) stille materiellet vederlagsfrit til rådighed for leverandørenII) leje det ud til leverandørenIII) sælge det til leverandørenIV) sælge det til helt anden side

17 Materiellet til drift af fx vejarealer er oftest maskiner, der er specielt beregnet til formålet. Det vil derfor være praktisk, at leverandøren overtager eller lejer materiellet. På den måde sikrer udbyder, at arbejdsopgaverne fortsat bliver løst med det rette specialudstyr.

18 Se hertil www.udbudsportalen.dk under ”vejledninger”.


I Udbudsportalens vejledning ”Udbud – Trin for trin” er der en detaljeret oplistning af fordele og ulemper ved de forskellige former for overdragelse af de fysiske aktiver. Se endvidere Udbudsportalens vejledning om ”Virksomhedsoverdragelse og medarbejderforhold”.

6.4. SamarbejdsmodelUd over kravspecifikationen er det også vigtigt at beskrive, hvilken samar-bejdsmodel man som ordregiver ønsker under kontraktperioden. Dette skyldes hensynet til at planlægge arbejdet inden for vejserviceopgaverne, hvilket bl.a. indebærer, at der tilføjes faste processer for kontraktopfølgning. Kontrakten skal desuden rumme en egentlig proces for konflikthåndtering, hvorunder der bør beskrives retningslinjer og ansvarsfordeling i forhold til gensidige pligter, som skal effektueres, inden kontraktens bods- og hævebe-stemmelser tages i anvendelse.

Det er således vigtigt, at man i udbudsmaterialet klart beskriver de ønskede rammer for:

– Strukturen og frekvensen for den løbende dialog – herunder samar-bejdsudvalg, møder, daglig repræsentation/kontaktpersoner mv.

– Generel struktur for kommunikation af større og mindre emner og pro-blemstillinger.

– Model for håndtering af innovation, effektiviseringsforslag og forbedrin-ger.

– Model for håndtering af trafikale udfordringer ved særligt omfattende arbejde mv.

– Forventninger til ressource- og arbejdstilrettelæggelse gennem dialog. – Håndtering af mindre og større konflikter og eskaleringsprocedurer.

6.5. PrisbilagEt prisbilag indrettes i vejserviceudbud ofte med en fast månedlig eller kvar-talsvis betaling for den leverede serviceydelse. Prisbilaget for vejserviceop-gaver kan struktureres således, at det kan håndtere at indgå i et udbud, der kombinerer tilstands- og udførelseskrav (dvs. funktions- og aktivitetskrav). Dermed afspejler prisen både den ydelse, man får på tilstandskravene, samt de aktiviteter, man har specificeret i udførelseskravene.

For arbejdsopgaver på tilstandskrav kan den årlige betaling fordeles ud på de måneder, hvor arbejdet foregår. Dvs. at arbejder for hele året afregnes med en 1/12 af det årlige aftalte beløb pr. måned. For arbejdsopgaver på udførelseskrav kan betalingen struktureres således, at betalingen gennem-føres, når den efterspurgte arbejdsopgave er gennemført.

I nedenstående tabel ses et eksempel på, hvordan Sønderborg Kommune har udarbejdet en prismodel, der kombinerer både tilstandskrav og udfø-relseskrav.


Tabel 16 – eksempel på prismodel, sønderborg kommune

For arbejder udført på tilstandskrav:

Arbejder gældende for hele året, dvs. 12 måneder, afregnes med 1/12 af beløbet pr. måned.

Arbejder med en varighed af fx 8 måneder afregnes med 1/8 af beløbet pr. måned.

For arbejder udført på udførelseskrav:

Græsslåning iflg. opgørelse pr. 15. juli og 1. december.

For øvrige arbejder afregnes pr. måned bagud.

Betalinger opgøres på baggrund af afgivne enhedspriser.

Ligeledes illustrerer nedenstående eksempel på en prismodel, hvordan be-talingerne for ukrudtsbekæmpelse på tilstandskrav er struktureret. Der er også indbygget en mulighed for at kunne bestille en række ekstraopgaver til på forhånd aftalte enhedspriser.

Tabel 17 – eksempel på prismodel, odense kommune

REGlER FOR BETAlInG

De anførte priser gælder for 1 års ukrudtsbekæmpelse og afregnes med 1/8 pr. måned i perioden april – novem-ber.

For ekstra arbejder afregnes der månedsvis efter udført godkendt arbejde. Betalingerne beregnes på baggrund af afgivne timepriser.

I prismodellen vil prisen derfor oftest være angivet på baggrund af de mængder, som indgår i udbudsmaterialet, hvilket yderligere understreger betydningen af, at man opgør sine mængder korrekt.

Da der er en vis usikkerhed forbundet med at opgøre mængderne omfattet i en given kontrakt, og da mængderne kan ændre sig over tid, er det vigtigt at indbygge en ændringsmekanisme i prismodellen. Ved at koble ændrings-mekanismen sammen med ændringer i mængdeopgørelsen er det muligt at justere betalingerne. I tabel 18 fremgår et eksempel på en ændringsmeka-nisme fra Ikast-Brande Kommune.


Tabel 18 – eksempel på ændringsmekanisme, ikasT-brande kommune

ad §14 stk.1:Bygherren kan i løbet af entrepriseperioden ændre de i SAB anførte frekvenser for enkelte opgaver.

ad §14 stk. 2:Aftale om ændringer i arbejdet skal være indgået, inden arbejdet påbegyndes.

Ændringer i arbejdet og ekstraarbejder i øvrigt afregnes enten med faste enhedspriser, idet tilbudslistens rele-vante enhedspriser skal benyttes, eller som tilbudsarbejde med fast pris eller som regningsarbejde.

Ved udbedringsarbejder af pludseligt opståede skader eller ved større enkeltarbejder kan bygherren indhente tilbud fra flere entreprenører og lade arbejdet gennemføre ved anden entreprenør.

ad §14 stk. 3:Den anførte 100 pct. regulering gælder for tilbudslistens hovedposter og poster. For tilbudssummen gælder 15 pct. regulering.

Ingen mer- eller mindreydelse må påbegyndes, før byggeherrens skriftlige accept (rekvisition) foreligger. I mod-sat fald kan bygherren afvise at betale sådanne arbejder. Uanset størrelsen af afvigelsen afregnes efter udførte mængder.

I kontrakterne er der mulighed for at indbygge tillægsydelser, som ordre-giver selv kan bestille og aktivere. Derfor kan der være behov for at bede leverandører om at udfylde specifikation af deres tilbud for tillægsydelserne i forbindelse med tilbudsgivning.

6.6. Bods- og bonusbestemmelserVed anvendelse af tilstandskrav er leverandørens betaling, som tidligere nævnt, kontraktuelt baseret på en resultatbaseret afregningsmodel i form af bods – og/eller bonusbestemmelser (”betalingsmekanisme”).

Hvis leverandøren ikke leverer en ydelse, der sikrer, at den beskrevne kvali-tet i kravspecifikationen efterleves, kan leverandøren ifalde en bod, fx i form af et nedslag i den løbende betaling. Dermed sikres leverandøren et stærkt incitament til at opfylde kontrakten i hele kontraktperioden, og ordregiver har mulighed for at opnå ”erstatning” i tilfælde af misligholdelse. Samtidig kan der tilføjes bonusmekanismer, der kan skabe et positivt incitament til kontraktopfyldelse.

Betalingsmekanismen vil være knyttet til hver af de i kontrakten indeholdte tilstandskrav, således at der er knyttet en økonomisk sanktion ved ikke at opfylde kvalitetskravene. I nedenstående tabel fremgår et praktisk eksem-pel på bods- og bonusbestemmelser:


Tabel 19 – eksempel på bodsbesTemmelser, aabenraa kommune

Entreprenørens hæftelse ved forsinkelse:

ad §25, stk. 2 Bodsstørrelserne pr. påbegyndt uge er som følger:1) For igangsætningsfristen: 1 ‰ af kontraktsummen, dog min. 25.000 kr. (driftsentreprise som helhed).2) For de enkelte arbejder.

ved tilstandskrav:

Ingen direkte bod, men hvis kontroller som angivet under de enkelte arbejder viser, at tilstandskravet ikke er opfyldt, reduceres betalingen for det pågældende arbejde som anført under de enkelte arbejder, jf. §22, stk. 4.

Bod ved påtale på tilstandskrav.

Ved manglende udførelse af arbejder, der 1 gang skriftligt er blevet påtalt og ikke udført inden 5 arbejdsdage, betales en bod på 12.500 kr. pr. påtale.

Tabel 20 – eksempel på bodsbesTemmelser, aabenraa kommune

Aabenraa har defineret en række tilstandskrav. Overholdes disse ikke, vil entreprenøren mod-tage en bod:

Foreligger der kassation som følge af ikke opfyldte tilstandskrav, fastsættes følgende reduktion i afregningsbelø-bet for den pågældende betalingsperiode:

Græsslåning:Såfremt det ved en fælleskontrol konstateres, at 2 af 3 gennemførte kontroller ikke overholder acceptkravene, reduceres 1/6 af entreprisen for græsslåning på tilstandskrav med 40 pct.

Afvanding:Kantfyldning på tilstandskrav.Såfremt det ved en fælleskontrol konstateres, at 6 målesteder på 2 vejstrækninger (12 målesteder) ikke opfylder kravet, reduceres 1/12 af entreprisen for kantfyldning med 75 pct. Såfremt det i 10 af målestederne konstateres, at kravet ikke er opfyldt, reduceres 1/12 af entreprisen for kantfyldning med 100 pct.

Renhold:Renhold på tilstandskrav for renholdelsesarbejder, kantsten, hellekantsten, spærreflader, vejtilslutninger, cykel-stier (jf. omfang i SAB), foretages en reduktion på 3.000 kr. pr. vejstrækning pr. påbegyndt 10 km strækning ved ikke forskriftsmæssigt udført arbejde.

6.7. TildelingskriterierDet er en forudsætning for et vellykket udbud, at man har udarbejdet sine tildelingskriterier således, at det muliggør valget af den for ordregiver mest attraktive samarbejdspartner. Tildeling kan ske ud fra to tildelingskriterier:

– Laveste pris – Det økonomisk mest fordelagtige tilbud


Der bør udarbejdes hensigtsmæssige tildelingskriterier, som afspejler ord-regivers ønsker med projektet, dvs. klart afspejler de formål, der er opstillet for den udbudte opgave. Tildelingskriterierne kan suppleres af en evalu-eringsmodel, som både sikrer ligebehandling og gennemsigtighed, og som afspejler ordregivers prioriteringer, hvilket dermed modvirker uønskede konklusioner for så vidt angår valg af leverandør.

En uhensigtsmæssig og måske ligefrem usikker definition af tildelingskrite-rier (og evt. evalueringsmodel) kan i værste fald medføre, at ordregiver ud-budsretligt er tvunget til at vælge en samarbejdspartner, som ikke tilbyder den løsning, som for ordregiver fremstår mest attraktiv.

I det følgende er præsenteret to eksempler på de ovennævnte tildelingskri-terier inden for vejserviceopgaver.

Tabel 21 – eksempel på TildelingskriTerieT ”deT økonomisk mesT fordelagTige Tilbud”, Tønder kommune

Tildelingskriterier

Tilbuddene bedømmes efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud, ud fra en samlet vægtet vurdering, på baggrund af følgende liste:

1) Tilbudspris, vægt 85 pct.2) Rummelighed, vægt 5 pct.3) Drifts- og leveringssikkerhed, vægt 10 pct.

Tabel 22 – eksempel på TildelingskriTerieT ”lavesTe pris”, odense kommune

1) Tildelingskriterier2) Tilbuddene bedømmes efter tildelingskriteriet laveste pris:3) Tilbudspris, vægt 100 pct.


kapitel7trin4–udbudsproces

Udbudsprocessen starter med offentliggørelsen af udbudsmaterialet. Helt konkret skal kontrakter inden for vejområdet med en værdi over tærskel-værdien for EU-udbud udbydes efter reglerne i Udbudsdirektivet. Det stil-ler en række krav til udbuddet, som handler både om udbudsmaterialets indhold og om, hvor udbyder skal offentliggøre udbuddet. Bestillerorgani-sationen (den offentlige opdragsgiver) skal følge gældende regler for både offentliggørelse og valg af leverandør, hvilket skal være med til at sikre, at alle potentielle tilbudsgivere får ens vilkår. Når fristen for modtagelse af tilbud er overskredet, og alle relevante spørgsmål besvaret, skal udbyder i gang med at vælge leverandør. Når resultatet af valget foreligger, skal alle tilbudsgiverne informeres.

En typisk udbudsproces vil følge det forløb, der er illustreret nedenfor.19

Tabel 23 – udbudsprocessen – funkTionsudbud

1) Offentliggørelse af udbuddet: Der stilles ganske præcise krav til, hvad en udbudsbekendtgørelse skal inde-holde, og hvor den som minimum skal offentliggøres.

2) Besvarelse af spørgsmål: Både spørgsmål og svar bør altid afgives skriftligt, og de skal gøres tilgængelige for alle, der har rekvireret udbudsmaterialet.

3) Modtagelse og åbning af tilbud: Udbyder bør overholde visse procedurer, når de indkomne tilbud mod-tages og åbnes.

4) vurdering af tilbud: Der gælder bestemte regler og procedurer, som udbyder skal være opmærksom på ved vurderingen af de indkomne tilbud.

5) Standstill-periode: Ved EU-udbud skal der minimum gå 10 dage, fra udbyder giver tilbudsgiverne besked om valg af leverandør, til kontrakten må underskrives. Det kaldes standstill-perioden.

6) Kontraktindgåelse: Når standstill-perioden er overstået, og eventuelle tvivlspørgsmål afklaret med den valgte tilbudsgiver, kan kontrakten indgås.

7) Offentliggørelse af resultatet: Ved EU-udbud er der præcise regler for, hvordan udbyder skal orientere om resultatet.

I udbudsprocessen er der to områder, der er specielt vigtige, og som har stor betydning for den langsigtede succes af udbuddet – det gælder tilbudsgi-vers mulighed for at få afklaring af spørgsmål og bestillerorganisationens vurdering af indkomne tilbud. Besvarelsen af spørgsmål skal sikre, at til-budsgivers funktionstilbud og løsningsforslag afspejler den rette forståelse af udbudsmaterialet, herunder de efterspurgte effekter og resultater. I for-længelse heraf er vurderingen af udbuddet det, der skal sikre konsistens mellem de efterspurgte effekter og valget af den leverandør, der bedst til-

19 Se mere i Udbudsportalens publikation ”Udbud – Trin for Trin” (2011)


vejebringer disse. De andre punkter i udbudsprocessen kan der læses mere om i Udbudsportalens publikation Udbud – Trin for Trin (se afsnit 10).

7.1. Svar på spørgsmålTilbudsgiverne kan have behov for at stille opklarende spørgsmål til ud-budsmaterialet eller foretage besigtigelse af de strækninger eller aktiviteter, der er udbudt. I denne fase bør ordregiver derfor afklare eventuelle usikker-heder i udbudsmaterialet, herunder særligt spørgsmål til den etablerede ba-seline (fx kvaliteten af det udbudte vejnet), der kan have stor betydning for de indkomne tilbud. Ordregiver har stor interesse i, at tilbudsgivers tilbudte opgaveløsning afspejler den rette forståelse af udbudsmaterialet, og derfor bør ordregiver så vidt muligt besvare alle forespørgsler grundigt.

I den sammenhæng bør ordregiver iagttage ligebehandlingsprincippet, som fastslår, at alle potentielle tilbudsgivere skal have de samme svar på spørgs-målene og dermed de samme forudsætninger for at afgive tilbud. Udbyder bør desuden kræve, at alle spørgsmål, der vedrører udbudsmaterialet, bliver stillet skriftligt, ligesom udbyder heller ikke selv må besvare spørgsmålene mundtligt. Ordregiver bør ligeledes fastsætte en tidsfrist for, hvor længe der kan stilles spørgsmål til udbudsmaterialet.

Endvidere kan der med fordel gives mulighed for gennemførelse af inspek-tion af udbuddets omfattede aktiver (fx vejnet, materialegård mv.). Det kan være en god idé allerede i udbudsmaterialet at fastlægge et eller flere tids-rum, hvor alle de tilbudsgivere, der ønsker det, kan foretage den nævnte inspektion. Ordregiverren skal dog, som det var tilfældet med de skriftlige spørgsmål, være særligt opmærksom på, at de spørgsmål og svar, der opstår under rundvisningen, skal gives videre til de tilbudsgivere, der ikke var til stede.

Ordregiveren skal desuden være opmærksom på muligheden for forekom-sten af karteller. Hvis der alene afholdes ét inspektionsmøde, er det let for potentielle tilbudsgivere at se, hvem deres konkurrenter er, og dermed hvem de kan foretage en eventuel tilbudskoordinering med. Det anbefales derfor, at der afholdes flere inspektionsmøder, så hele den potentielle til-budsgiverkreds ikke mødes samtidig.

7.2. vurdering af tilbudEn anden væsentlig aktivitet i udbudsprocessen er selve vurderingen og ud-vælgelsen af det vindende tilbud. Vurderingsprocessen kan inddeles i føl-gende delaktiviteter:

Tabel 24 – akTiviTeTer i vurderingsprocessen

I) En eventuel udelukkelse af tilbudsgivere (vurdering af om tilbuddene er konditionsmæssige)II) Udvælgelse af egnede tilbudsgivere III) Tildeling af opgaven (laveste pris / det økonomisk mest fordelagtige tilbud)


Først skal tilbuddene ved et offentligt udbud vurderes på baggrund af en gennemgang af formkrav, udvælgelseskriterier samt en vurdering i forhold til tildelingskriterierne. Her taler man først og fremmest om, hvorvidt til-buddene er antagelige og konditionsmæssige (om de overholder alle de for-malia og krav, som udbyder har stillet). Tilbud, som ikke er antagelige eller konditionsmæssige, skal afvises og udgå af den videre vurderingsproces.

Dernæst igangsættes udvælgelsesprocessen, hvor ordregiver bør indstille sig på, at vurderingen af tilbud i funktionsudbud ofte er mere krævende end vurdering af tilbud i aktivitetsbaserede udbud, hvis det anvendte tilde-lingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det skyldes helt grundlæggende, at tilbudsgiver ved funktionsudbud selv beskriver og giver sit bud på opgaveløsningen (rammerne for løsningen). Det betyder, at ud-byderen skal bruge væsentligt flere ressourcer på at vurdere løsningsforsla-get, end hvis det havde været defineret af den ordregivende myndighed selv i et aktivitetsudbud. Det gælder især i forhold til anvendelse af tildelingskri-teriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Ordregiver kan med fordel inkorporere krav i udbudsmaterialet om, at til-budsgiverne skal inkludere illustrative eksempler/cases i tilbuddet, som ty-deliggør den tilgang eller metode, der vil blive anvendt i opgaveløsningen. Dette vil være gavnligt for vurderingen ved begge tildelingskriterier (laveste pris / det økonomisk mest fordelagtige tilbud). Ordregiver kan i vurde-ringsfasen også bede leverandøren om en præsentation af tilbuddet, hvor man kan stille opklarende spørgsmål til, hvordan leverandøren har tænkt sig at løse en række konkrete opgaver eller handle i en række konkrete si-tuationer.

Endelig skal der ske tildeling af opgaven, hvor ordregiver, som tidligere nævnt, kan vælge mellem to overordnede kriterier for valg af leverandør, herunder ”laveste pris” og kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige til-bud”. Ved anvendelse af ”laveste pris” tildeles opgaven til den tilbudsgiver, som har afgivet den laveste pris. Ved anvendelse af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, vurderes de indkomne tilbud på bag-grund af en række, ofte kvalitative, kriterier ud over kriteriet pris. Når de indkomne tilbud vurderes bør ordregiver altid iagttage udbudsbekendtgø-relsen. 20

Der er en stigende tendens til, at ordregiver vælger det økonomisk mest fordelagtige tilbud frem for kriteriet laveste pris, når det gælder udbud af driftsopgaver og andre mere komplekse ydelser. Hvis man anvender tilde-lingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, skal tilbuddene vur-deres i forhold til de underkriterier, som er fastsat i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet.

20 For en uddybende beskrivelse af reglerne for udvælgelses- og tildelingskrite-rier, se for eksempel Konkurrencestyrelsens vejledning i udbudsdirektiverne; Udbudsportalens ”Udbud – Trin for Trin” samt ”Tilbudsvurdering og pointtil-deling – hvad må man?” (se mere herom i kapitel 8)


Tabel 25 – eksempel på TildelingskriTerieT deT økonomisk mesT fordelagTige bud (videbæk kommune)


Bygherrens valg mellem de afgivne tilbud vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud under hensyntagen til følgende kriterier i prioriteret rækkefølge:

1) Pris (70 pct.)2) Service over for kommunens borgere og kommunen i forbindelse med denne entreprise (15 pct.)3) Entreprenørvirksomhedens organisation tilknyttet denne entreprise (10 pct.)4) Entreprenørens erfaringsgrundlag i forhold til en sådan kontrakt (5 pct.) ad 2) Kommunen foretrækker, at alle henvendelser til og fra kommunen foregår gennem én person, og at der er nem adgang pr. telefon og e-mail til denne. Kommunen ønsker et minimum af klager over entreprenøren fra borgerne. Entreprenøren bedes beskrive, hvordan denne service vil blive håndteret. ad 3) Kommunen ønsker at få et kendskab til den organisation, som skal varetage vedligeholdelsen af det over-ordnede vejnet, og hvad entreprenøren kan tilbyde i denne forbindelse. Derved skal kommunen kunne vurdere, hvad entreprenøren overordnet og specifikt har at tilbyde Videbæk Kommune. Et organisationsdiagram skal vise selve organisationen og hvem, der er tilknyttet nærværende entreprise.

ad 4) Af hensyn til vurdering af de involverede ingeniørers og asfaltudlægningsholdets erfaring og ekspertise be-des vedlagt et CV over nøglepersoner, indeholdende oversigt over erfaring og uddannelse (herunder også inden for miljøledelse og arbejdsmiljø).

Tilbudsprisen vurderes således:

–– Laveste pris (L) gives karakteren 10.–– Gennemsnitsprisen (G) af de indkomne tilbud gives karakteren 7, medmindre (G-L) < 0,1·L. Gennemsnits-

prisen gives i dette tilfælde karakteren –– 10-(30·(G-L)/L)–– De øvrige priser gives karakter ved at interpolere og ekstrapolere lineært.

De øvrige kriterier (2-4) vil blive bedømt efter en karakterskala fastlagt ud fra følgende skalatrin:

Karakter 10 Det bedst mulige tilbud (som ikke behøver at forekomme) eller kravet er opfyldt (gælder for punkt 2 og 4).

Karakter 9 Det/de tilbud der er over gennemsnittet af indkomne tilbud.

Karakter 7 Det tilbud der ligger på gennemsnittet.

Karakter 4 Tilbud der er under gennemsnittet.

Karakter 0 Tilbud der ikke opfylder kravet.

Tilbuddets samlede karakter beregnes som en opsummering af karaktererne for hvert delkriterie vægtet med delkriteriets procentsats.

Der vurderes ligeledes, hvilken af de to alternative entreprisestørrelser, alternativ A og alternativ B, der er mest fordelagtig efter ovennævnte vurderingsgrundlag.

Tilbuddene vil blive vurderet af Videbæk Kommune og Vejdirektoratet, Vejteknisk Institut.


Anvender man laveste pris som tildelingskriterium, vil det være relativt simpelt at vurdere tilbuddene. Her handler vurderingen ganske enkelt om at fastslå priserne i de enkelte tilbud og prissætte eventuelle forbehold. Til-buddet med den laveste pris skal vinde.

Ved førstegangsudbud, hvor laveste pris er det primære tildelingskriterium, bør den ordregivende myndighed (som nævnt i kapitel 3), så vidt muligt, udarbejde en solid baseline så ordregiver har en god indsigt i, hvilke ud-gifter, der er forbundet med opretholdelsen af det nuværende kvalitetsni-veau. I praksis er der set eksempler på førstegangsudbud, hvor ordregiver har accepteret tilbud, selvom de reelle omkostninger for leverandøren var større end kontraktsummen. Dette kan påvirke den langsigtede stabilitet og kvalitet i opgaveløsningen samt samarbejdet med leverandøren, hvorved der kan opstå driftsforstyrrelser for brugerne eller andre uforudsete udfor-dringer. Når der anvendes funktionsudbud, bør det mest hensigtsmæssige tildelingskriterium derfor udvælges efter grundige overvejelser således, at ordregiver har et betryggende grundlag for at tildele opgaven.


kapitel8trin5–opfølgningpåkontrakt

8.1. KontrolSom bestiller er det væsentligt at forholde sig til, hvilken form for kontrol der skal finde sted i aftaleperioden. Bestillerorganisationen bør på forhånd gøre sig tanker om, hvilke ressourcer der skal være tilgængelige for gennem-førelsen af en sådan opfølgning, da det har betydning for omfanget af doku-mentationen og for, hvordan kontrollen skal håndteres i praksis. Herudover bør det bemærkes, at der kan være forskel på anvendeligheden af forskellige kontrolmekanismer, alt efter om der er tale om et udbud af belægning eller vejservice. Erfaring viser, at man ved valg af dokumentationskrav og opfølg-ning bør forsøge at undgå at ”skyde gråspurve med kanoner”. Kontrollerne bør generelt holdes på et simpelt og realistisk niveau og så vidt muligt undgå at blive en alt for omfattende administrativ byrde for såvel den enkelte be-stillerorganisation som leverandøren. Kontrollen af leverandører, der løser opgaver for ordregiver på funktionskrav, kan foretages på forskellige må-der. De kan bruges enkeltstående eller i supplement til hinanden for at sikre et større og mere omfangsrigt datagrundlag i kontrollen.

Et krav til tilbudsmaterialet kan i den sammenhæng være, at der skal indgå udbudskontrolplaner i tilbuddet – disse kan efterfølgende danne grundlag for udarbejdelsen af kontrolplaner hos den ordregivende myndighed. Den endelige udgave af udbudskontrolplanen udgør en systematisk oversigt over ordregivers (bygherrens) minimumskrav til art og omfang af kontrol-ler og tilhørende kontroldokumentation.

I udbudskontrolplanen skal leverandøren, i en entydig og overskuelig form, redegøre for sin fremtidige anvendelse af kontrolpunkter, kontrolmetode, kontrolomfang, acceptkriterier samt dokumentationsform. I den endelige version af udbudskontrolplanen udvælger og specificerer den ordregivende myndighed, hvilke af de krav til kontrol og dokumentation man som bestil-lerorganisationen ønsker gennemført og dokumenteret. Der er således tale om en målrettet kontrol og dokumentation mod de forhold, som har betyd-ning for ordregiveren.

Eksempler på fokuspunkter i kontrolplanen er:

Tabel 26 – eksempel på krav Til leverandørens egenkonTrol, mariagerfjord kommune

–– Arbejdsmiljø og sikkerhed–– Trafiksikkerhed–– Fremkommelighed–– Miljø–– Æstetik–– Arbejder der skjules i løbet af arbejdet

–– Vanskelige eller kritiske udførelsesforhold–– Særlige metoder eller materialer–– Tolerancekrav–– Kontroldata af betydning for driften–– Økonomiske konsekvenser af svigt


En måde til kontrol af leverandørernes evne til at imødekomme de kontrak-tuelle funktionskrav er at se på leverandørens egne registreringer. Økono-mioplysningerne er her ét eksempel på en datakilde til kontrol. Ved at se på den økonomiske dokumentation og ved at bruge forskellige økonomiske modeller kan man i bestillerorganisationen danne et billede af omfanget af ressourceforbruget hos leverandørerne. Det kan fx være med til at opgøre de værdier, der er investeret i specielt vejnettet. I mange tilfælde vil det dog ikke være muligt at aflæse kravopfyldelsen direkte af økonomiske nøgletal, statistikker eller andre kvantitative styringsredskaber. Her er løsningen i stedet, at leverandøren foretager egenkontrol – se eksemplet nedenfor.

Tabel 27 – eksempel på krav Til leverandørens egenkonTrol, mariagerfjord kommune

Entreprenøren skal udføre egenkontrol, og dokumentation herfor skal forevises på bygherrens forlangende. Ud-over egenkontrol skal der udføres 2 fælleskontroller pr. år.

En fælleskontrol i april og en fælleskontrol i oktober kvartal efter afholdelse af entreprenørens årlige status- og rapporteringsmøde. I år 2009 udføres kun 1 fælleskontrol i oktoberkvartalet, og i 2024 afholdes kun fælleskon-trol i april. Se afsnit 1.6.3.

Bygherren afgør, om disse kontroller udføres som egenkontrol eller som fælleskontrol.

Opfølgningen fra bestillerorganisationen vil i den forstand bestå i, at man hos ordregiver, i stedet for at føre kontrol med leverandøren, fører kontrol med leverandørens egenkontrol. Hermed menes, at man fra ordregivers side tilser, om der i henhold til udbudskontrolplanen bliver ført egenkon-trol, og om egenkontrollen er retvisende.

Herudover kan ordregiveren også gennemføre stikprøvekontroller for opgaverne generelt. Her kontrolleres det, om de anførte kvalitetskrav er overholdt, herunder om opgaven er udført fagmæssigt korrekt, samt om opgaven er udført i aftalt omfang og til aftalt tid. Resultatet af stikprøvekon-troller fremsendes/udleveres til entreprenøren, der gives mulighed for at kommentere resultatet. Stikprøvekontroller kan udføres af kommunen selv såvel som tredjepart fx i form af rådgivere. Ofte ses, at kontrollen udføres af rådgivere, fx Grontmij eller Vejdirektoratet, Vejteknisk Område (tidligere Vejteknisk Institut).

8.2. Dialog med leverandørDet er vigtigt, at leverandøren kommunikerer relevant viden om arbejdets udvikling og eventuelle udfordringer til ordregiver. Leverandøren og ordre-giveren er således forpligtet til gensidig videndeling om alle forhold, der kan have indflydelse på den indgåede kontrakt, ligesom leverandøren løbende skal orientere ordregiveren om forestående arbejder. En stor del af denne kommunikation kan foregå gennem drifts- og årsmøder. Driftsmøderne er ofte månedlige, men hvor der sædvanligvis kommunikeres løbende på en


mere uformel måde. På driftsmøderne kan der gives status for udførte be-lægninger eller status for øvrige drifts- og vedligeholdelsesarbejder. I den forbindelse kan leverandøren også redegøre for specifikke planer for be-lægningsarbejder i det kommende år (strækninger, metode og materialer, tidsplan). Dialogen med leverandøren kan endvidere bidrage til innovation i fremtidig tilrettelæggelse af udbudte opgaver, da den ordregivende myn-dighed får et unikt indblik i den professionelle leverandørs løsninger og ar-bejdsmetoder.

På det politiske niveau er det også vigtigt at vide, hvilke veje der er udført, da dette kan have relevans ift. den enkelte ordregivers overordnede strategi for udvikling af bestemte strækninger eller arealer. På samme måde er det vig-tigt, at der er en struktureret dialog om skadesregistrering og planlægning af udbedrende aktiviteter.

8.3. Håndtering af eventuelle manglerSom tidligere nævnt er der ved den løbende kontrol med overholdelse af funktionskrav et bodssystem, der kan tages i brug, hvis kvalitetskravene ikke er overholdt. Kvalitetsopfyldelsen vurderes typisk over et kvartal ad gangen med løbende underretning om overskridelser. På den måde kan le-verandøren nå at gribe ind og forbedre kvaliteten, hvis det skulle vise sig nødvendigt. Bodssystemet indeholder bestemmelser om, hvornår og i hvil-ket omfang overtrædelser udløser bod. Såfremt leverandøren ikke kan levere de aftalte effekter og leverancer inden for den aftalte tidsramme, udskydes og/eller nedsættes den løbende beta-ling. Vilkårene herfor fastsættes i aftalegrundlaget.

8.4. ProjektafslutningVed projektafslutning er det vigtigt, at viden opsamles i den ordregivende organisation for at sikre, at denne ikke går tabt ved udskiftning af leveran-dør. Man bør i bestillerorganisationen sikre sig, at leverandøren bidrager aktivt med at tilrettelægge forvaltnings- samt anlægs- og driftsopgaverne på en måde, der sikrer en glidende overgang. Det skal være med til at sikre, at arbejdet kan videreføres uden mærkbare problemer for trafikanterne, efter aftalen ophører, hvor opgaven sendes i genudbud og (eventuelt) overdrages til en anden leverandør. I den forbindelse kan der overdrages den nødven-dige driftserfaring ved diverse planer, instrukser, journaler og øvrig infor-mation, der har været benyttet. Oplysninger om kvaliteten af de forskellige elementer og driftsopgaver samt hvilke arbejdsrutiner, der har været fulgt, er også vigtig viden at bevare for den fremadrettede drift og videreudvikling.Videregivelse af disse oplysninger bør ske i aftaleperiodens sidste år og kan ske efter en tidsplan aftalt mellem ordregiver og leverandør. Det vil give en eventuel ny leverandør mulighed for at sætte sig ind i opgaven og være fuldt operativ fra den første dag.


kapitel9tjekliste

I dette kapitel er indeholdt en tjekliste, der opsummerer de væsentligste skridt i funktionsudbuddet af belægning og vejdrift.

Tabel 28 – TjeklisTe Til gennemførelse af funkTionsudbud inden for vejområdeT

Værktøjsområde: Status:

Fase 1:

Strategi for u

db

ud

Leverandørmarked og risikoanalyse

Fastlæggelse af opgavens formål

Fastlæggelse af opgavens omfang (scope)

Etablering af datagrundlag og nuværende omkostningsniveau

Politisk involvering

Fase 2:

Plan

lægn

ing af

ud

bu

d

Organisering af udbudsprocessen

TidsplanF

ase 3: U

darb

ejdelse af

ud

bu

dsm

aterialeBelægning Sammensætning af udbudsmateriale)

Vejservice (Sammensætning af udbudsmateriale)

Fase 4:

Ud

bu

dsp

roces

Svar på skrif tlige spørgsmål

Vurdering af tilbud

Fase 5:

Op

følgnin

g på

kontrakt

Kontrol

Dialog med leverandør i drif tsfase

Håndtering af eventuelle mangler

Projektafslutning


kapitel10Yderligereinformation

Dette kapitel indeholder en opgørelse over de væsentligste kilder og publi-kationer, der kan have relevans for arbejdet med funktionsudbud inden for vejområdet. Skønt listen ikke er udtømmende, vil disse publikationer være et godt udgangspunkt for videre læsning om funktionsudbud samt andre generelle eller mere specifikke problemstillinger forbundet med udlicite-ring af offentlige ydelser.

Kilder til viden:

Udbudsrådet www.udbudsraadet.dkUdbudsrådet har fokus på at fremme offentlig-privat samarbejde og frem-kommer løbende med anbefalinger til nye initiativer på området, bl.a. ved at gennemføre analyser og tilvejebringe dokumentation af effekterne ved offentlig-privat samarbejde.

Udvalgte publikationer:

Effektanalyse af konkurrenceudsættelse på vejområdet (April 2012)

Udbudsrådets analyse af transaktionsomkostninger ved udbud (december 2011)

Udbudsrådets værktøj til funktionsudbud (december 2011)

Effektanalyse af hjælpemiddelområdet (december 2011)

Barrierer for privat virksomhed på det sociale område (juni 2011)

Analyse af bedste praksis for brug af rammeaftaler (juni 2011)

Kommunerne kan skabe mere konkurrence om daginstitutioner (april 2011)

Nyt inspirationsmateriale om funktionsudbud (marts 2011)

Analyse af funktionsudbud (november 2010)

Dialog ved udbud – hvad er myte og hvad er muligt? (juni 2010)

Erfaringer med konkurrence om offentlige opgaver – overblik over eksisterende dokumentation af effekterne (maj 2010)

Analyse af barrierer for konkurrenceudsættelse i den offentlige sektor (januar 2010)

Effektanalyse af konkurrenceudsættelse af pleje- og omsorgsopgaver i kommunerne (november 2009)

Analyse af tilbudslovens regler om annonceringspligt (september 2009)


Udbudsportalen www.udbudsportalen.dkUdbudsportalen tilbyder offentlige udbydere og private leverandører vej-ledning i, viden om og værktøjer til udbud af offentlige serviceopgaver.

Udvalgte publikationer:

Udbud – Trin for Trin Tilbud – Trin for Trin Tilbudsvurdering og pointtildeling – hvad må man? Vejledning på udv. områder Vejledning i kontrolbud OPP-standardmodel Vejledninger om OPS Servicepartnerskaber Virksomhedsoverdragelse og medarbejderforhold Vejledninger fra andre aktører

vejdirektoratet www.vejdirektoratet.dkVejdirektoratet har det direkte ansvar for planlægning, projektering, anlæg samt drift og vedligehold af statsvejnettet. Vejdirektoratets håndbog i funk-tionsudbud vil senere på året blive genudgivet i en ny version, hvor der bl.a. rådgives mere om, hvordan kommunerne kan anvende det økonomisk mest fordelagtige vurderingskriterium i udbud.

http://vejregler.lovportaler.dk (ny hjemmeside til vejregler og udbudsforskrifter)Håndbog i udbudFunktionskontrakt for vedligehold af kommunalt vejnetRenhold af veje (AAB)Vejdrift

vejsektoren www.vejsektoren.dkVejsektoren.dk er en fælles platform for fagfolk, der arbejder med veje og trafik. Den primære målgruppe er fagfolk i vejforvaltningerne i stat og kom-muner. På Vejsektoren.dk kan man bl.a. finde et for nyligt opdateret para-digme for bestemmelser om udbud og tilbud inden for vejområdet (BUT-P). BUT-P kan bruges ved både anlægs- og driftsarbejder.

Paradigme for bestemmelser om udbud og tilbud (BUT-P) findes på www.udbudsforskrifter.dk

På www.vejsektoren.dk er der også adgang SAMKOMs dialogmateriale vedr. kommunal vejdrift. Det er tænkt som inspiration til de kommunale politikere i deres beslutninger vedr. driftsoptimering. Materialet består af en række PP-præsentationer til de ledende vejteknikere med henblik på en dialog med deres lokale politikere omkring løsningen af de centrale drifts-opgaver. Herudover er der udarbejdet en vejledning med inspiration til denne dialog.


http://www.vejsektoren.dk/wimpdoc.asp?page=document&objno=664091 Inspiration til dialog med politisk niveauwww.vejman.dk (vejman.dk er et fælles vejforvaltningssystem til stat og kommuner).http://www.grontmij.dk (RoSy er et fælles vejforvaltningssystem til stat og kommuner).

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (hjemmeside om udbud) www.kfst.dk/udbudsomraadetKonkurrence- og Forbrugerstyrelsen håndhæver konkurrenceloven og ar-bejder på at fremme konkurrencen i både den private og den offentlige sek-tor.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til udbudsdirektiverneFakta om tærskelværdier og kontraktberegninger OPP-standardmodel


11.bilag1:eksemplerpåfunktionskraV–Vejbelægning

skadespoinT og frikTionskoefficienT –holbæk kommune (Tornved kommune)

Skadespoint:

Skemaet angiver krav til skadespoint som middelværdi for hvert vedligeholdelsesniveau samt et krav til maksi-malt skadespoint, som en enkelt parcel må antage.

Vedligeholdelsesni-veau

MiddelMax.

EnkeltparcelMax.

1 2 3

2 2,5 5

3 4 8

Beplantede arealer er ikke medtaget i arealopgørelsen.

Friktionskoefficient:

Krav til friktionskoefficienten skal være overholdt for alle fulddækkende belægninger udført i kontraktperioden. Lukkede boligveje er dog undtaget kravet til friktionskoefficient.

Friktionskoefficient angives som middelfriktionskoefficient på en vilkårlig 100 m strækning. Målingen udføres på en rengjort kørebanebelægning med den vandfilmtykkelse, der er specificeret for det anvendte udstyr.

Vejteknisk Instituts friktionsmåleudstyr ROAR er godkendt til friktionsmålinger. Målingen foretages ved 60 km/t og evt. 80 km/t og 20 pct. slip.

Middelfriktionskoefficientens værdi ”f” skal for hvert målehjul overholde kravet f ³ 0,40 ved en konstant hastig-hed på 60 km/t.

Nyudlagte fulddækkende belægninger (dvs. i år 0 af levetiden) skal måles både ved 60 og 80 km/t. Her gælder følgende krav for måling ved 60 km/t.

Slidlag på veje med tilladt hastighed < 80 km/t: f < 0,40.

Slidlag på veje med tilladt hastighed > 80 km/t: f < 0,50.

Andre asfaltlag som trafikeres (P-pladser): f < 0,40.

Målingen ved 80 km/t må ikke være mere end 0,10 lavere end ved 60 km/t. De to målinger udføres umiddelbart efter hinanden.

Hvis kravet til ”f” ikke er opfyldt, kan en umiddelbar gentagelsesmåling for accept uden afhjælpning kun foreta-ges én gang. Bygherren bestiller gentagelsesmålingen. Ved gentagelsesmåling skal begge måleresultater doku-menteres.


slaghuller – odder kommune

Slaghuller:

Af hensyn til trafiksikkerheden må der ikke forekomme slaghuller eller afskalninger. Kravet gælder også afskal-ninger i kørebanebelægningens kant.

Der gælder følgende tidsfrister for udbedring af skader, anført i arbejdsdage. Tidsfristen regnes fra den dag, slag-hullet kommer til entreprenørens kendskab.

Vedligeholdelses- niveau

Mindre slaghuller

Større slaghuller

Større afskalninger

1 og 2 7 dage 3 dage 14 dage

3 30 dage 7 dage 14 dage

Mindre slaghuller defineres som huller med en diameter på 10 – 30 cm.Større slaghuller defineres som huller med en diameter større end 30 cm og en dybde større end 2 cm.Større afskalninger defineres som havende en diameter større end 50 cm og en dybde større end 2 cm.


jævnhed i belægningen – mariagerfjord kommune

Jævnhed i længderetningen:

Almindelig Arbejdsbetingelse (AAB) for Varmblandet asfalt, november 2006, Vejdirektoratet, er gældende. Hvor der er uoverensstemmelse mellem AAB og nærværende afsnit 2.5.3, er de relevante afsnit i AAB gældende.

Jævnhedskravene gælder kun for klasse 1 og klasse 2 veje.

Der stilles kun krav til jævnhed for belægningsarbejder udført i entrepriseperioden.

For alle fulddækkende belægninger udført i kontraktperioden gælder, at længdeprofiler skal overholde jævnheds-kravene svarende til dimensioneringshastigheden mindre end eller lig med 80 km/t.

Jævnheden skal være overholdt i 1 år efter udlægningen.

Kommunen vælger en uvildig instans til kontrol af kravenes opretholdelse, såfremt det formodes, at kravene ikke opfyldes. Denne udgift afholdes af kommunen, som kan gøre kravet gældende over for entreprenøren i de tilfælde, hvor kravet til jævnhed i længderetningen ikke er opfyldt.

For nyudlagte belægninger gælder følgende:

Antallet af ujævnheder på maskinudlagte bærelag og bindelag, der midlertidigt trafikeres, og på maskinudlagte slidlag (inkl. MOB) må på en vilkårlig 100 m strækning ikke være større end anført i nedenstående tabel. Even-tuel dokumentation af vejoverfladens længdeprofil sker på grundlag af måling med Profilograf eller tilsvarende udstyr.

Tabellens viagraftal bestemmes ud fra målinger med profilografen eller tilsvarende udstyr efter samme princip som anvendt ved Vejteknisk Instituts Viagraf (5 m lang retskede, jf. i øvrigt Statens Vejlaboratoriums Laborato-rierapport nr. 32, 1977).

Ujævnheder som følge af brønddæksler, fuger ol. medregnes ikke.

Materiale ønsketØnsket hastighed

(km/t)

Ujævnhedernes størrelse og antal pr. 100 m strækning

= >10 mm = >7,5 mm = >6 mm = >5 mm = >3 mm

Slidlag>80 0 0 2 3 9

=<80 0 2 3 5 15

Binde- og bærelag>80 0 2 3 5 15

=<80 5 10 - - -


12.bilag2:eksemplerpåfunktionskraV–VejserVice

græsslåning

Formålet med græspleje er at:

–– Bevare de nuværende anlæg–– Arealernes funktioner sikres–– Tavler og vejinventar kan ses af trafikanterne–– Vegetationen ikke hindrer fri passage–– Der er fri oversigt gennem kurver og til tilsluttede veje–– Vand kan afledes så effektivt, at det ikke frembyder nogen fare for trafikanterne, ikke forvolder direkte eller

indirekte skade på anlægget og ikke er til gene eller skade for naboerne til vejen, pladsen og stien–– Rabatter kan fungere som refugier og korridorer for den vilde flora og fauna–– Vegetationen ikke beskadiger vej- og afvandingskonstruktionen–– Det nødvendige hensyn til naboarealerne tages, og–– Arealernes plejeniveau er i overensstemmelse med byens øvrige standard.

Følgende arbejder udføres på tilstandskrav:

Periode 1. april til 1. november:

–– Græsslåning af oversigtsarealer–– Græsslåning omkring skilte med underkant mindre end 1,5 m over terræn–– Græsslåning på hellearealer, rundkørsler, bystrækninger og gang- og opholdsarealer på rastepladser

Generelt:

Entreprenøren skal gennemføre arbejdet trafiksikkerhedsmæssigt forsvarligt og på en sådan måde, at gener for vejens, stiens og pladsens brugere og naboer minimeres.Græsslåning udføres således, at arealer efter slåning fremtræder pæne og ensartede.Græsset skal slås med maskine, der findeler græsset. Ved græsslåning omkring autoværn og ved skilte, bygvær-ker mm. må dog anvendes klippende/skærende værktøj.

Materiellet skal være afskærmet således, at:

–– Sten og andre løse genstande ikke kastes imod trafik eller personer–– Afslået græs ikke kastes ud over færdsels- og/eller naboarealer eller på bygværker

Der skal slås helt ind til faste genstande som er anbragt på det slåede areal.Der skal slås fri om faste genstande anbragt på slåningsarealet senest 2 arbejdsdage efter slåningen.


Afslået græs må ikke henligge på befæstede arealer (kørebane, cykelsti, fortov) efter normal arbejdstid eller hin-dre vandafledningen.Træer og øvrigt blivende beplantning må ikke beskadiges i forbindelse med græsslåningen.Bygherren kan til enhver tid kræve supplerende slåning udført som tillægsarbejde.Efter licitationen udleverer bygherren liste over strækninger/arealer, som ønskes slået.Såfremt kantplæne optages i forbindelse med slåningen, skal disse anbringes korrekt i soklerne, inden arbejds-tids ophør, og soklerne skal rengøres, inden kantpælen igen sættes.Eventuel udskiftning af kantpæle i forbindelse med græsslåning henhører under entreprisen vedrørende vedlige-holdelse af kantpæle.

Udførelse på tilstandskrav, periode 1. april – 1. november:

For arbejder til tilstandskrav skal entreprenøren selv planlægge og tilrettelægge omfanget af og tidspunkt for de enkelte arbejder, der skal udføres for opretholdelse af de specificerede kvalitetsniveauer.Arealerne med oversigtskrav skal slås i hele græsslåningsperioden, jf. bilag 4.Kvalitetsniveauet skal opretholdes i hele vækstperioden.Udgiften til kontrol af, om oversigtsforholdene er overholdt, skal være indeholdt i entreprisen.

Følgende arealer skal slås:

–– Oversigtsarealer (trafiksikkerhedsslåning)–– Græsslåning af oversigter ved vejslutninger med B11 tavle og hajtænder samt omkring vejvisere–– Inderside kurver (trafiksikkerhedsslåning)–– Græsslåning omkring skilte med underkant mindre end 1,5 m over terræn–– Græsslåning på hellearealer, rundkørsler, bystrækninger og gang- og opholdsarealer på rastepladser

Oversigter ved kryds, kurver og tavler (Trafiksikkerhedsslåning)

Arealerne med oversigtskrav skal slås i hele græsslåningsperioden, jf. bilag 4.Oversigtsarealer må ikke overstige henholdsvis 12 cm, 30 cm, 50 cm eller 80 cm ifølge liste.Ved skilte i oversigtsarealer er det den laveste galge, der bestemmer maksimum græshøjde.Der udleveres lister til oversigtsarealer til trafiksikkerhedsslåning, inderside af kurver og tavler.

Inderside kurver:

Arealerne med oversigtskrav skal slås i hele græsslåningsperioden, jf. bilag 4.På delstrækning kan det af hensyn til oversigten være nødvendigt at udføre slåning af hele rabatten og skrånings-arealet.Der udleveres lister over oversigtsarealer til trafiksikkerhedsslåning, inderside af kurver og tavler.

Græsslåning omkring skilte med underkant under 1,5 m:

Arealerne med oversigtskrav skal slås i hele græsslåningsperioden, jf. bilag 4.Græsslåning på dette areal må ingen steder være højere end 10 cm under underkant nederste skilt. Tavler/skilte skal altid kunne læses af trafikanterne.

Der udleveres lister over oversigtsarealer til trafiksikkerhedsslåning, inderside af kurver og tavler.


Græsflader (plænegræs)

Heller, rundkørsler:

Arealernes slås som græsflader.Græsslåningen skal udføres på hele græsarealet.Græsarealet på rabatten ved rundkørsler slås fra hellespidsen i tilkørselsvejene og rabatarealet rundt i rundkørs-len.Ved græssamlinger skal dette spredes eller fjernes.Græshøjden på helleanlæg og rundkørsler må ikke overstige 12 cm målt vinkelret på terrænoverfladen. Græshøj-den må umiddelbart efter slåningen ikke være højere end 6 cm målt vinkelret på terrænoverfladen.Beplantede arealer er ikke medtaget i arealopgørelsen.

Græsarealer i byområder:

Alle græsarealerne inden for byzonetavler skal slås som græsflader.Græsslåningen skal udføres på alle græsarealer, der forekommer på bystrækninger.Ved græssamlinger skal dette spredes eller fjernes.Græshøjden på bystrækninger må ikke overstige 12 cm målt vinkelret. Græshøjden må umiddelbart efter slånin-gen ikke være højere end 6 cm målt vinkelret på terrænoverfladen.Græsslåning skal udføres uden at beskadige beplantningen.

Gang- og opholdsarealer på p-pladser og rastepladser:

Græsslåningen skal udføres på gang- og opholdsarealer på p- og rastepladser, der henhører under den enkelte plads.Arealerne skal slås som græsflader.Ved græssamlinger skal dette spredes eller fjernes.Græshøjden på gang- og opholdsarealer må ikke overstige 12 cm målt vinkelret. Græshøjden må umiddelbart efter slåningen ikke være højere end 6 cm målt vinkelret på terrænoverfladen.Beplantede arealer er ikke medtaget i arealopgørelsen.


rabaTprofilering

Generelt:

I nødvendigt omfang kan der til arbejdsareal efter aftale med bygherren disponeres over rabatarealer eller andre arealer.Indretning af arbejdsplads (skure, oplag ol.) med varighed ud over en enkelt dag kan kun ske efter forudgående aftale med bygherren.Kantpæle, der nedtages i forbindelse med arbejdet, skal retableres samme dag ved arbejdstids ophør. Kantpæle-fundamenter, der er blevet trykket eller fyldt, skal oprettes og renses.Befæstede arealer skal løbende renholdes for spild mv.

Udførelse på tilstandskrav

Kantfyldning langs belægningskanter udføres på tilstandskrav.Arbejdet skal udføres som følger:Tilbagelægning af grusmateriale skal anvendes, når der på rabatten ligger så meget grusmateriale, at det hindrer vandets frie løb mod afvandingssystemet. (Faldet fra kørekanten er < 25 ‰).

Såfremt der er for meget materiale til tilbagelægning, skal dette fordeles på rabatten, hvis det er muligt (fald fra kørebanekanten skal være> 25 ‰).

Såfremt der ikke er materiale nok, kan det udføres ved (prioriteret rækkefølge):1. Tilbagelægning af overskudsmateriale på rabatten og komprimering af dette. Ved mangel af materiale tilføres evt. muld eller tilsvarende materiale. 2. Kantfyldningen kan udføres ved tilførsel af nyt stabilt grus. Nyt stabilt grus udføres i en bredde på ca. 0,50 m fra asfaltkanten.

Materialet skal komprimeres med vibrationstromle ved overkørsel 3 gange eller andet vibrationsmateriale, som giver en tilsvarende komprimering.Evt. alternativ komprimering skal godkendes af bygherren.Overfladen skal komprimeres og være beliggende i højde med den tilstødende belægningskant og med fald her-fra.

Kontrol ved tilstandskrav

Niveauforskellen mellem belægningskanten og overflade kantfyldningsmateriale må max. være 5 cm, målt i en afstand 10 til 15 cm fra kørebanekanten. Ved kraftig nedbør må der aldrig være vandsamlinger mere end 30 cm ind på kørebanen på grund af manglende afledning til grøften.


renhold af befæsTede arealer

Omfang:

Mængderne for de enkelte vejstrækninger udleveres til entreprenøren, når entreprisen er overdraget og inden entreprisens påbegyndelse.

Renhold af stier omfatter:–– cykelog gangstier på veje og i parker og grønne områder–– stier i tunneller–– kombineret cykel-/gangsti adskilt med stribe defineret som sti–– cykelstriber i byområder–– cykelstier i åbent land

Renhold af fortove omfatter:–– fortove (hvor kommunen har vedligeholdelsespligten)–– busperron–– gangarealer i tunneller, herunder tilhørende trapper, riste ol.–– flisebelagte gangarealer på rasteanlæg–– holdepladser, p-pladser mv.

Øvrige arealer:–– skråningsbeklædninger–– belagte arealer under borde/bænke–– belagte arealer under/bag autoværn–– parker og grønne områder

Renhold af kantsten omfatter:–– mod cykelsti–– mod sideveje–– mod fortove–– mod helleanlæg–– ved svingsten–– ved indløb og riste i befæstede og ubefæstede arealer

Udførelse på tilstandskrav, perioden 1. maj til 31. december:

Arbejdet skal udføres, således at det foreskrevne kvalitetskrav er overholdt. For renhold accepteres forurenings-graden “spredt forurening”.Entreprenøren planlægger og tilrettelægger selv hyppigheden/omfanget af de enkelte aktiviteter samt udførelsen af tilstandskravet.

Opgaven omfatter følgende:På kørebaner, langs kantsten inkl. riste og langs kantbjælker på mindre bygværker fejes i en bredde af min. 1,0 m målt fra kantstenen/kantbjælker. Hvor det ikke er muligt at udføre maskinfejning, skal der fejes med kost, fx arealet mellem autoværn og kantbjælke. Øvrigt areal på broerne renholdes i forbindelse med renhold af færdsels-arealer.

Befæstede helleanlæg, spærreflader, vigepladser, busholdepladser, sidevejstilslutninger, overkørsler, stier, for-tove, fodgængerovergange imellem heller, rasteog p-pladser fejes i fuldt omfang.


Trafikdræbte dyr fjernes hele året.For perioden 1. januar – 30. april vil der dog ikke skulle gennemføres kvalitetskontrol. Entreprenøren skal i denne periode sikre, at der på færdselsarealer ikke forefindes fremmedlegemer og genstande, som ertrafikfarlige (knust glas, grussamlinger, især på cykelstier). Entreprenøren skal sikre, at kvalitetskravet er til stede pr. 1. maj.

Kontrol (eksempel for kantsten):

Generelt

Bygherren udvælger de strækninger, hvorpå der skal foretages kontrolmålinger. Skema med strækningerne ud-leveres af bygherren ca. den 1. arbejdsdag i måneden. Entreprenøren skal inden 3 arbejdsdage efter modtagelsen igangsætte kontrollen.Kontrollen udføres som følger:

Kontrol af renholdelse af kørebanen opdeles i fem underpunkter:–– kantsten–– hellekantsten–– spærreflader–– vejtilslutninger–– cykelstier

Kantsten:

Kantsten undersøges i følgende måneder: juli, september og november. Der undersøges 2 strækninger pr. må-ned.Målearealet er en tommestokslængde, dvs. 2 m, og en kosts bredde. Der benyttes ved fejning en kost med en bredde på 35 cm. Kontrolarealet lægges langs med og helt ind til kantstenen. Hele arealet fejes grundigt, og den sammenfejede mængde opsamles.

En strækning på 1 km kontrolleres således:Prøve 1 efter 0,0 kmPrøve 2 efter 0,15 kmPrøve 3 efter 0,45 km

Der måles kun på kantsten beliggende til kontrollantens højre side. Såfremt der ikke findes 0,45 km uafbrudt strækning, køres frem til næste kantstensstrækning, hvor der påbegyndes 15 meter inde og fortsættes, så der opnås 3 prøver. Såfremt kontrolstrækningen afslutter, fortsættes i modsatte kørselsretning, hvor der ligeledes påbegyndes 15 meter inde, og de resterende målinger gennemføres, så der opnås i alt 3 prøver.

Der opsamles 3 prøver, der vejes. Der udregnes gennemsnit af de 3 prøver, og der omregnes til g/m².

Forureningsgrad Gram pr. m2

Ingen forurening 0 – 50Begrænset forurening 51 – 300Spredt forurening 301 – 600Udbredt forurening 601 – 1500Kraftig forurening >1500


ukrudTsbekæmpelse TilsTandskrav

Generelt:

Tilstandskravet for ukrudtsbekæmpelse beskrives som en kombination af ukrudtsplanternes størrelse og ukrud-tets tilladelige udbredelse. Mos og firling i belægningsfuger betragtes ikke som ukrudt, hvis det ikke er højere end belægningens overflade.

Ukrudtsstørrelse (højde og bredde):

Ukrudtet inddeles i 3 størrelser, idet det forudsættes, at der ikke må forekomme ukrudt, som er større end 20 cm:–– Småt ukrudt 0-2 cm–– Middelstort ukrudt 2-5 cm–– Stort ukrudt 5-20 cm

Ukrudtets udbredelse:

Udtrykkes dels ved en visuel bedømmelse sammenlignet med vejledende fotografier, dels ved måling og tælling af ukrudtsplanterne. Begge kriterier (procent og stk.) i nedenstående oversigt skal være overholdt. Der må være maksimal forekomst af alle 3 ukrudtsstørrelser samtidigt.

Maks. tilladeligt omfang Maks. tilladeligt omfang pr. arealenhed langs kantbegrænsningerSmåt ukrudt (0-2 cm) 1 procent / 100 styk pr. m2 10 procent / 10 stk. pr. lb.m.Mellemstort ukrudt (2-5 cm) 1 promille / 1 styk pr. m2 1 procent / 3 stk. pr. 10 lb.m.Stort ukrudt (5-20 cm) Intet 1 promille / 1 styk pr. 100 lb.m.

Documents

Værktøj til funktionsudbud på Vejområdet 2012 · Et godt samarbejde er vigtigt – man skal kunne se hinanden i øjnene de næste 15 år. Her kan det anbefales at holde et opstartsmøde