Vsebina Uvod v teorijo organizacije Sodobne · PDF file4 prof. dr. Cene Bavec, 2004/2005 19 Uporabnost klasične teorije Veliko organizacijskih načel, ki so se razvila v obdobju klasičnih

1

Podiplomski spec. študij “Management v izobraževanju”

Uvod v teorijo organizacije2004-2005

Prof. dr. Cene [email protected]/¨¨bavec

Fakulteta za management Koper

prof. dr. Cene Bavec, 2004/20052

Vsebina

• Uvod v teorijo organizacije• Sodobne organizacijske paradigme• Organizacije v izobraževanju


Organizacija

Organizacija je sredstvo, ki omogoča posamezniku oziroma skupini, da opravljajo svoje naloge in dosegajo cilje, ki jih kot posamezniki ali neorganizirana skupina ne bi mogli doseči.


Razni pomeni besede "organizacija"

1. Organizacija = Institucija ali ustanova (združba ljudi - podjetje)

2. Organizacija = Struktura in spremljajoči predpisi (organiziranost)

3. Organizacija = Postopek organiziranja (organiziranje)


Sinonim: združba ljudi/podjetje

Organizacija lahko pomeni podjetje ali katerokoli združbo ljudi in je v bistvu sinonim za institucijo ali ustanovo (podjetje).

Primeri: gospodarska organizacija, upravna organizacija, izobraževalna organizacija ...


Sinonim: organiziranost

Organizacija pomeni vzpostavljeno strukturo in spremljajoče predpise, ki omogočajo usklajeno delovanje združbe ljudi za dosego skupnih ciljev. V tem primeru govorimo o organiziranosti.

Primeri: dobra organizacija, dobro organizirano podjetje ...

2


Sinonim: organiziranje

Organizacija lahko pomeni tudi postopek organiziranja, ko v neko združbo ljudi vpeljemo mehanizme, ki jih povezujejo na skupnih nalogah in ciljih.

Primer: Manager se je lotil organizacije ...


Osnovni tipi človeških združb

• Združba posameznikov, kjer vsak posameznik zastopa samo svoj interes

• Koalicija, kjer ima vsak član svoj interes, vendar se zavedajo skupnega cilja, zato se podrejajo obema ciljema hkrati

• Ustanova (podjetje), kjer je cilj pripisan celotni organizaciji neodvisno do ciljev posameznikov

• Monolitne združbe, kjer je cilj posameznikov popolnoma podrejen nekemu zunanjemu cilju in ne prihaja do konfliktov interesov


Nekaj vprašanj za razmislek

• Zakaj je v vseh jezikih toliko sopomenk (sinonimov) za besedo “organizacija”?

• Kako bi opisali managerja, ki je dober organizator?

• Kje vidite koalicije v izobraževalnem sektorju?

?


Klasični teorija organizacije

• Znanstveni management (Taylor)• Upravna (administrativna) šola (Fayol)• Birokratski model (Weber)


Znanstveni management (Taylor, 1856-1915)

V ospredju Taylorjevega pristopa je učinkovitost podjetja (predvsem proizvodnje). Na delavce gleda kot na “zamenljive elemente”, za katere mora management skrbeti, kot strojnik skrbi za dele velikega stroja. “Taylorizem” je bil prevladujoč organizacijski koncept prve polovice industrijske dobe.


Kritika Taylorizma

3


Upravna šola (Fayol, 1841-1925)

Fayol je oče managementa in sodobne organizacijske misli. Prvi je gledal na organizacijo kot celoto (opredelile je funkcije podjetja: upravna, tehnična, komercialna, finančna, računovodska in varnostna).


Nekatera od Fayolovih 14 načel

1. Delavec lahko sprejema ukaze samo od eneganadrejenega

2. Podobne aktivnosti je treba združiti pod enimmanagerjem

3. Manager ima pravico ukazovati in mora imetimoč, da svojo voljo tudi uveljavi

4. Managerji in delavci morajo čim dalj časaostajati na istem delovnem mestu in se takospecializirati, da lahko svoje delo optimalnoopravljajo

5. Delavci morajo svoje interese podrejati skupniminteresom organizacije


Birokratski model (Weber, 1864-1921)

V organizaciji mora biti vse znano v naprej. Management mora imeti nepristranski odnos do zaposlenih.


Nekaj utrinkov iz zgodovine industrijske družbe

1783 Moderni parni stroj (J.Watt)1835 Prvi parni stroj v Sloveniji (današnja Cukrarna)1844 Telegraf (G. Bell)1866 Transatlanski podvodni kabel1898 Elektrarna v Ljubljani (ena prvih v Evropi)1913 Tekoči trak (H. Ford)1923 Decentralizacija (General Motors)1927 Hawthornove študije1950 TQM (Total Quality Management)


Kritika klasične teorije organizacije (1)

Posebej pa kaže opozoriti na eno od slabosti klasične teorije organizacije, ki izvira iz predpostavke, da so si vse organizacije zelo podobne. Enaka pravila naj bi se uporabljala v tako različnih okoliščinah, kot so državna uprava, proizvodne organizacije, izobraževalne in raziskovalne organizacije.


Kritika klasične teorije organizacije (2)

Zaposleni delajo v organizacijah zasnovanih na klasičnih konceptih v naslednjih okoliščinah:

• imajo minimalen nadzor nad svojim delovanjem v združbi,

• se od njih pričakuje, da so podložni, pasivni in odvisni od predpostavljenih,

• vidijo le svoje delo in jih organizacija kot celota sploh ne zanima,

• se ceni visoka specializacija ob majhnih osebnih sposobnostih in kreativnosti,

• se delavci obravnavajo bolj kot otroci, kot pa odrasle in kreativne osebe.

4


Uporabnost klasične teorije

Veliko organizacijskih načel, ki so se razvila v obdobju klasičnih organizacij, je še vedno veljavnih. Ker so danes organizacije izjemno raznolike, so med njimi tudi take, ki so zelo uspešne, čeprav so popolnoma tradicionalne. Vendar vedno več organizacij odstopa od teh načel in se razvija v povsem novo smer.


Vedenjski pristop (1)

• Čeprav to ni predmet našega predmeta, kaže posebej poudariti, da se s prehodom na organske organizacijske oblike daje poudarek lastnostim in vedenju posameznih pripadnikov organizacije.

• Organizacija je tudi socialna skupina, ki temelji na skupnih vrednotah, morali in željah posameznikov.

• Brez človeške dimenzije ni učinkovitih organizacij.


Vedenjski pristop (2)

Sociološki vidiki organizacije so podprti z velikim številom raziskav, ki kažejo naizjemno prepletene odnose v organizaciji in tudi pojasnjujejo, zakaj je organizacijapravzaprav živ in zato le delno predvidljivmehanizem.


Mehanistične in organske organizacije

• Organizacija kot mehanizem (klasična teorija)

• Organizacija kot organizem (sodobna teorija)


Mehanistične organizacije (1)

Razvoj industrijske družbe je spremljal izjemen tehnološki in znanstveni napredek. Svet se je zdel kot velikanski in dobro naoljen stroj, ki ga je možno obvladovati z razumom in znanjem. To se je odražalo tudi v odnosu do organizacije. Vloga managerja je bila podobna vlogi mehanika, ki mora vzdrževati posamezne strojne dele in skrbeti, da stroj kot celota dobro deluje.


Mehanistične organizacije (2)

V jedru klasične teorije organizacije je prepričanje, da se lahko organizacijske strukture in procese predpiše v obliki pravil, ki urejajo vsa razmerja med zaposlenimi in vse managerske pristojnosti in obveznosti.

5


Rojstvo organskih (kontingenčnih) organizacij

Skupni imenovalec vseh novih organizacijskih oblik je odklanjanje hierarhičnega nadzora, ozko definiranih delovnih področij, segmentacije informacij in znanja ter visoke stopnje formalizma.V nekoliko poenostavljenem smislu lahko organske organizacije vidimo kot nasprotje hierarhičnim in birokratskim organizacijam in manj kot neko konkretno organizacijsko obliko.


Organske organizacije

1. Za organsko organiziranosti podjetja je značilno, da procesi pogosto niso natančno določeni, niti ni natančno določeno, kdo odloča o njihovem nadaljevanju.

2. Pomembno pa je, da se tudi v organskih organizacijah natančno ve, kdo je odgovoren za celoten proces.


Kontingenčna teorija

• Ne obstaja samo en najboljši način organiziranosti

• Različne organiziranosti niso enako učinkovite

• Organizacija mora najti ustrezno ravnotežje med organizacijskimi strukturami, svojo velikostjo, tehnologijo in zahtevami okolja, v katerem deluje.


Nekaj vprašanj za razmislek

• Katera načela klasične teorije organizacije se vam intuitivno zdijo še vedno uporabna v praksi in katera ne?

• Kaj menite o Taylorizmu?• Kaj menite o birokratskih organizacijah?• Zakaj se sodobne organizacije odmikajo

od tradicionalnih konceptov?• V kakšni organizaciji bi radi delali?

?


Prirojen občutek za organiziranje

• Ljudje imamo prirojen občutek za organiziranost in urejanje človeških združb, zato veliko managerjev intuitivno organizira podjetje.

• Vendar intuitivni način urejanja organizacije ne zadošča več za učinkovito obvladovanje sodobnih podjetij.

• Management mora poznati usmeritve in metodologije, ki zagotavljajo optimalno urejenost organizacij.


Kompleksnost organizacije

• Večina sodobnih organizacij je zelo kompleksnih, zato jih lahko obvladujemo samo pod pogojem, da jih “razdrobimo” v manjše enote, ki so lažje obvladljive.

• Veliko praktično uporabnih managerskih metodologij za strukturiranje organizacij sloni na sistemskem pogledu.

• Pri strukturiranju organizacij se naslanjamo tudi na druge metodologije (npr. različne oblike organigramov).

6


Sistemski pogled na organizacijo

• Sistemska teorija omogoča modularen pogled na organizacijo in s tem zmanjšuje kompleksnost organizacije kot celote.

• Sistemski pogled na organizacijo omogoča managementu, da se v vsakem trenutku odloči, kako podroben pogled na organizacijo si želi.

• Sistemska teorija nudi učinkovite metodologije za strukturiranje delovnih nalog in procesov.


Organizacija kot sistem

KadriMat. sredstvaInformacijeFin. Sredstva

Proizvodistoritve


Podsistemi

sistem

pod-sistem

pod-sistem

pod-sistem


Povratna zveza


Organizacijska struktura (členjenost)

Organizacijska struktura določa:• Kako je delo razdeljeno med zaposlene• Kakšne pristojnosti imajo posamezniki


Delitev dela

vodoravna členitev

7


Delitev pristojnosti - oblasti

navpična členitev


Primer: Organigram hierarhične organizacije

delit

ev p

risto

jnos

ti


Elementi organigrama

• Elementi organigrama so lahko posamezniki (predvsem managerji) ali organizacijske enote.

• Organizacijske enote na najnižji hierarhični ravni določajo najpodrobnejšo delitev dela.

• Organizacijske enota na višjih hierarhičnih ravneh so sestavljene iz “podrejenih” enot in določajo bolj grobo delitev dela in pristojnosti.


Druge organizacijske oblike

V nadaljevanju predavanj bomo spoznali tudi druge organizacijske oblike, ki so lahko veliko bolj zapletene od hierarhičnih. Omenimo samo matrične, mrežne in virtualne organizacije.


Mintzbergov pogled na organizacijo

• Mintzbergov pogled na organizacijo se ne spušča v podrobnosti, ki jih prikazuje tradicionalni organigram

• Mintzberg ugotavlja, da so vse organizacije sestavljene iz petih komponent:– Vodilnega (vršnega) managementa– Srednjega managementa– Operativnega jedra– Administrativne podpore– Tehnične podpore


Mintzberg – struktura organiziranosti

vodilni management

operativno jedro

tehničnapodpora

administrativnapodporasrednji

management

8


Vodilni in srednji management (1)

Mintzberg ugotavlja, da imamo v vsaki organizaciji dve skupini managerjev, ki imata različni vlogi:

• Vodilni management nima neposrednega stika z operativnim jedrom. Njegova naloga je vodenje podjetja kot celote.

• Srednji ali operativni management neposredno vodi operativno jedro in je podrejen vodilnemu managementu.


Vodilni in srednji management (2)

Iz Mintzbergovega strukturiranja organizacije posredno sledi, da se za vodilni management zahteva splošno poznavanje managementa (predvsem strateškega), medtem ko se mora srednji management zelo dobro spoznati na procese, ki potekajo v operativnem jedru.


Različni tipi organizacij


Notranje in medorganizacijske strukure

Podjetje 1

Podjetje 2 Podjetje 3

Podjetje 4


Notranje in medorganizacijske strukure

Podjetje 1

Podjetje 2 Podjetje 3


Notranje organizacijske strukture

• Organizacijske strukture določajo delovne obveznosti posameznikov in skupin (organizacijskih enot) in njihove medsebojne odnose.

9


Tipične organizacijske strukture

• Funkcijska struktura• Produktna struktura• Geografska struktura• Matrična struktura• Mešana (hibridna) struktura


Funkcijska struktura

Direktor

Razvoj Proizvodnja Prodaja Finance Skupne službe


Kdaj je primerna funkcijska struktura?

• Stabilno okolje• Rutinske tehnologije• Srednja in majhna podjetja• Cilj: interna učinkovitost

prof. dr. Cene Bavec, 2004/200552www.publikum.si


Produktna struktura

Direktor

Produkt 1 Produkt 2 Produkt 3

Razvoj

Proizvodnja

Prodaja

Itd.

Razvoj

Proizvodnja

Prodaja

Itd.

Razvoj

Proizvodnja

Prodaja

Itd.


Kdaj je primerna produktna struktura

• Ko imamo nekaj proizvodov ali storitev, ki se med seboj zelo razlikujejo

10


Holding Slovenske elektrarne d.o.o.www.hse.si


Primer s področja izobraževanja!


Geografske (korporacijske) strukture

Direktor

ZDA EMEA/CEMA Pacifiška regija


Geografske strukture

Direktor

ZDA EMEA/CEMA Pacifiška regija

Na ta način so organizirane predvsem multinacionalke, vendar ni neobičajna tudi na manjših geografskih področjih!

Slovenija je majhna, zato so take strukture pri nas zelo redke.


Prednosti geografske strukture

• Prilagojena lokalnim (regionalnim) posebnostim in zahtevam

• Prenaša odgovornost za delovanje (in profit) firm na regionalne enote

• Olajša sodelovanje z lokalnimi poslovnimi partnerji


•Skupščina predstavlja lastniško strukturo Podjetniškega inkubatorja in ima splošneodgovornosti za njeno poslovanje. •Svetovalni odbor svetuje skupščini in direktorju pri vprašanjih posebnega pomena. Člani Svetovalnega odbora so iz različnih sektorjev gospodarstva, •Osebje Podjetniškega Inkubatorja je odgovorno za izvajanje aktivnosti PodjetniškegaInkubatorja in vodi vse tri zgradbe. Osebje sestavljajo: Direktor, Pomočnik direktorja, Poslovni sekretar

Mrežni pomurski podjetniški inkubatorwww.mp-pi.si

11




Matrična organizacija

• Matrična organizacija je posebna kombinacija funkcijske in produktne organizacije (ni vsaka taka kombinacija tudi matrična organizacija)


Matrična struktura

Prodaja Proizvodnja Razvoj

Projekt A

Nabava

Projekt B

Projekt C

Vodstvo podjetja

Vods

tvo

podj

etja

Projekt D


Matrična struktura


Projekt A

Nabava

Projekt B

Projekt C

Vodstvo podjetja

Vods

tvo

podj

etja

Projekt D


Matrična struktura


Projekt A

Nabava

Projekt B

Projekt C

Vodstvo podjetja

Vods

tvo

podj

etja

Projekt D

Organ

izacij

ske e

note


Kdaj je primerna matrična organizacija?

• Ko podjetje deluje v težko predvidljivih okoliščinah

• Pri uporabi ali proizvodnji nerutinskihtehnologij ali storitev

• Število proizvodov (storitev) ni preveliko• Ko od delavcev zahtevamo inovativnost in

hkrati specializacijo (zahtevna dela)

12


Primer s področja izobraževanja


Mešana (hibridna) struktura - primer

Direktor

Proizvod 1 Proizvod 2 Proizvod 3

Skupne službe

Finance

Marketing

Itd.


Prednost mešanih struktur

• Z mešanimi strukturami rešimo večino problemov čistih funkcijskih, produktnih, geografskih ali matričnih struktur

• Omogočajo zelo veliko različnih kombinacij, zato spada v to skupino večina sodobnih organizacij.


ISKRATELwww.iskratel.si



Dekan/direktor

Izobraževanje Raziskovanje Skupne službe

Glavni tajnik


Kaj določa organizacijske strukture?

• Kako podrobno moramo razdeliti naloge med posameznike ali organizacijske enote

• Kaj so razlogi za grupiranje določenih nalog

• Komu posameznik ali org. enota poroča• Koliko ljudi lahko vodi posamezen

manager• Kdo odloča

13


Ključni dejavniki, ki jih moramo upoštevati

Informacijski sistem tehnologija

okolje faza življ. ciklaprof. dr. Cene Bavec, 2004/2005

74

Informacijski sistem

• Nobena organizacija ne more delovati brez določenega informacijskega sistema (informacije so potrebne za odločanje, ki je bistveni element organizacije)

• Sodobna tehnologija omogoča popolnoma nove možnosti obdelave in prenosa podatkov, s tem pa omogoča tudi popolnoma nove organizacijske oblike


Informacijska družba

Informacijska družba je družba v kateri se večina družbenega proizvoda (dodane vrednosti) ustvari z informacijskimi dejavnostmi v najširšem pomenu besede.


Značilnosti informacijske družbe

Temeljni proizvod informacijske družbe je informacija, ta pa je nematerialna ter lahko nastane, se obdeluje in prenaša brez fizikalnih omejitev, ki so značilne za industrijske proizvode!


Razdalja

Razdalja, ki je bistveno omejevala distribucijo industrijskih proizvodov, je pri prenosu informacij izgubila svojo omejevalno vlogo. (od tod izvira tudi globalnost informacijske družbe)


Posredniki v poslovanju

proizvajalec posrednik kupec

14


Temeljni organizacijski izzivi 21. stoletja

• Kako neprestano povečevati prilagodljivost (prožnost) organizacije

• Kako se ad hoc (po trenutni potrebi) povezovati s poslovnimi partnerji

• Kako ob uporabi informacijske in komunikacijske tehnologije uvajati nove produkte ali storitve takoj, ko se zanje pokaže tržni interes


Prilagodljivost

Prilagodljivost organizacije je odgovor na vedno hujšo in globalno konkurenco in na hitro se spreminjajoče okoliščine poslovanja.


Elementi prilagodljivih (virtualnih) organizacij

• Virtualno delovno mesto• Virtualne delovne/projektne skupine• Virtualni oddelki• Virtualne organizacije


Definicija virtualnega podjetja

Virtualno podjetje je začasna in geografsko porazdeljena mehko povezana koalicija poslovnih partnerjev, ki so se združili samo na določenem poslu.


Značilnosti virtualnih organizacij

• prestopanje organizacijskih mej• komplementarnost specialnost• geografska porazdeljenost• menjanje partnerjev• enakopravnost partnerjev• elektronske komunikacije• izmenjava znanja


020406080

100

prestopanje organizacijskihmeja

medsebojno dopolnjevanje

geografska porazdeljenost

menjanje partnerjevenakopravnost partnerjev

elektronske komunikacije

izmenjava znanja

Vir: C. Bavec, 2003)

Primer: ocena virtualnosti organizacije (1)

15


020406080

100

prestopanje organizacijskihmeja

medsebojno dopolnjevanje

geografska porazdeljenost

menjanje partnerjevenakopravnost partnerjev

elektronske komunikacije

izmenjava znanja

Vir: C. Bavec, 2003)

Primer: ocena virtualnosti organizacije (2)


Nove organizacijske oblike v izobraževanju

• Virtualni predavatelji/predmeti/razredi– Tehnologija– Organizacija– Pedagoški problemi in izzivi

• Virtualne univerze/šole– Prednosti virtualne organiziranosti– Trendi– “Korporativni” pristop

Documents

Vsebina Uvod v teorijo organizacije Sodobne · PDF file4 prof. dr. Cene Bavec, 2004/2005 19 Uporabnost klasične teorije Veliko organizacijskih načel, ki so se razvila v obdobju klasičnih