semmelweis.husemmelweis.hu/informatika/files/2016/09/SE_SD_1704.docx · Web viewOktatási segédlet Budapest, 2017. április Tartalomjegyzék 1Szolgáltatások számlázása3 1.1Vevői

SAP SD – Értékesítés oktatóanyag

SAP SD modulÉrtékesítés

Oktatási segédlet

Budapest, 2017. április

1


Tartalomjegyzék

1 SZOLGÁLTATÁSOK SZÁMLÁZÁSA...........................................................3

1.1 Vevői rendelés létrehozása.....................................................................................3

1.2 Vevői rendelés létrehozása hivatkozással...........................................................14

1.3 Vevői rendelés módosítása...................................................................................16

1.4 Vevői rendelés megjelenítése................................................................................18

1.5 Számla létrehozása................................................................................................18

1.6 Számla nyomtatása...............................................................................................22

1.7 Lekönyvelt bizonylatok megjelenítése................................................................24

1.8 Bizonylatáramlás ellenőrzése...............................................................................27

2 SZÁMLAHELYESBÍTÉS, JÓVÁÍRÁS.........................................................29

2.1 Számlahelyesbítési és jóváírási igény létrehozása..............................................29

2.2 Helyesbítő, jóváíró számla készítése....................................................................34

2.3 Bizonylatáramlás ellenőrzése...............................................................................37

3 A STORNÓZÁS FOLYAMATA....................................................................39

3.1 Stornó számla létrehozása....................................................................................39

3.2 Stornó számla megjelenítése................................................................................42

4 GYAKORI LEKÉRDEZÉSEK, HIBAELHÁRÍTÁS.......................................43

4.1 Vevői rendelések listája........................................................................................43

4.2 Számlák listája......................................................................................................444.2.1 Tranzakció: VF05........................................................................................444.2.2 Tranzakció: ZSD4 – SD számlák.................................................................47

4.3 Vevők törzsadatainak megjelenítése...................................................................48Tranzakció: FD03 (XD03).........................................................................................48

4.4 Hibaelhárítás - „Nem nyomtatódott ki a számla”..............................................50- A KVM könyvelési dátum nincs aktualizálva....................................................52

2


1 Szolgáltatások számlázása

1.1 Vevői rendelés létrehozása

Az értékesítési, más néven vevői rendelés tekintendő a számla előzményének, itt határozzuk meg az elkészítendő számla tartalmát.

Tranzakció: VA01SAP Menü: Logisztika Értékesítés Eladás Rendelés Létrehozás

Mező Érték pl. MegjegyzésRendelésfajta HR A folyamattól függően választandó:

HR- nettó rendelés : a berögzített összeg a nettóZBHR – bruttó rendelés: a berögzített összeg a bruttó, ÁFÁs összeg RK – számlahelyesbítés kéréseZBRK – bruttó számlahelyesbítés stb.(Példánkban HR)

Vevői szerv. 1000 Semmelweis Egyetem Egyetlen beviteli lehetőség

Érték. csatorna 01 Szervezeti egység függő (match- kódos keresés)(Példánkban 01- I.sz.Belgyógy.Klin)

Termékcsoport 10 A folyamattól függően választandó:10 – Oktatás20 – Gyógyítás30 – Kutatás

3


Mező Érték pl. Megjegyzés40 - Egyéb(Példánkban: 10 –Oktatás)

Az adatok kitöltése után ENTER leütésével haladunk tovább.A kezdő képernyőn először a következő alapvető adatokat adjuk meg:

Mező neve Érték a példában

Megjegyzés

Megrendelő 10001 Válasszuk ki annak a vevőnek a számát, akinek számlázni szeretnénk a szolgáltatást, ill. „Egyszeri” vevőt(match-kódos keresés)

Anyag 5000237 A számlázni kívánt anyag/szolgáltatás száma (match-kódos keresés , az „Vevői anyag megnevezés szerint” fülön a Termékcsoport beírásával szűkíteni)

Rendelt mennyiség 1 A rendelt mennyiség megadása. A mennyiségi egységet a rendszer automatikusan átveszi az anyagtörzsből.

Összeg megadása 5000 Az adott szolgáltatás nettó ill. bruttó egységára, a Rendelésfajtától függően.

Pnem HUF A bizonylat pénzneme, lehet egyéb deviza is pl. EUR ill. USD.

A bizonylat fej szintjébe a rendszer bemásolja a vevőtörzsben rögzített adatokat:

4


a megrendelő, nevét, címét, a fizetési feltételét és a pénznemét. A fizetési feltétel és a pénznem a vevői rendelésben módosítható. Ha a vevőtörzsben a „Kommunikáció/Nyelv”-nél „Angol” van megadva, kétnyelvű számla készíthető a külföldi vevő számára.

Abban az esetben, ha „Egyszeri vevő” számára hozunk létre rendelést, mielőtt az egyéb adatok beemelődnének a bizonylatba, ki kell tölteni a vevő adatait.

ENTER vagy kis zöld pipa hatására átveszi a bizonylat az adatokat.

A „Létrehozás xxxx rendelés:áttekintés” képernyő középső részén látható „Eladás” fülön a számlázáshoz további fontos információkat kell megadni. Alapesetben az „Eladás” fül tetején, a „Fejrész általános adatai” láthatóak a képernyőn. A jobb oldali görgető sáv segítségével tudunk lejjebb menni, hogy előtűnjön a fizetési feltétel („Fizet.felt.”), aminek természetesen csak átutalásos számlák esetén van jelentősége. A mező match-kódjába kattintva kiválaszthajuk a megfelelőt.

5


Tovább haladva lefelé a következő fontos adatok a „Számlázás” részen lesznek láthatóak:

Fix dátum fiz.e : Ha kitöltjük, akkor a fizetési határidőt az ide írt dátum + a Fizet. felt. mező napszáma határozza meg. Ha üresen hagyjuk, akkor a Számladátum + a Fizet. felt napszáma határozza meg a fizetési határidőt.

Számladátum : A számvitelbe történő könyvelés dátuma, alapértelmezésben a rögzítés napja. Ez a dátum lesz a fizetési határidő bázis dátuma, ha a fenti Fix dátum fiz.e mező üres. (csak az éppen aktuális könyvelési periódusba, azaz hónapba eshet, különben hibás lesz a számla és nem nyomtatódik ki.)

Szolg.létreh. dátuma : A számlára írandó Teljesítés időpontja. Ha üresen hagyjuk, akkor a Számladátum értéke kerül bele mentéskor.

Ezek az adatok a menün keresztül is elérhetőek, az Ugrás->Fej->Számla útvonalon.

6


A bizonylat tétel szintjébe a szolgáltatás törzsben rögzített adatok másolódnak be :pl. a szolgáltatás megnevezése, mennyiségi egysége stb.

A szolgáltatás törzsbe néhány cikk mellé többféle mennyiségi egység van rögzítve, a ME oszlop match-kódjára kattintva választhatunk ezekből, ha az alapértelemezett nem felel meg.

A tétel szinten adjuk meg a mennyiséget és az egységárat („Összeg” ) ill. a menün keresztül, az Ugrás -> Tétel -> Kondíciók útvonalon elérhető ablakban.

7


Meg kell adnunk a PR00 v. PR01 kondíciófajtát az új sorban – kiindulási nettó ill. bruttó, ÁFÁt is tartalmazó ár – és a hozzá tartozó értéket az összeg oszlopban. Enter hatására a kondíció az árséma szerinti helyére kerül. (Jelen esetben a táblázat elejére.)

Ha a kezdőlapon, a tételsor(ok)ban adtuk meg az egységárat, akkor is tudjuk itt ellenőrizni, mennyi lesz - a tétel Végösszege: Ugrás -> Tétel -> Kondíciók menüpont- az egész számla Végösszege: Ugrás -> Fej -> Kondíciók menüpont

Ha megjegyzést szeretnénk írni a számlára, azt az Ugrás->Fej->Szövegek menüpontban tehetjük meg. A „deviza a kétnyelvű számlán” részbe kerülhet a külföldi vevő által fizetett deviza összege (pl. „1000 Euro”), ha nem abban a pénznemben, napi árfolyamon készítjük a számlát, hanem „HUF” pénznemben.

8


A további kitöltendő mezőket legegyszerűbben az Adathiánynapló funkció segítségével találjuk meg. (ill. a bizonylat adatainak hiánytalan kitöltéséről is így győzödhetünk meg)Elérése a menüből: Feldolgozás Adathiánynapló.

Az adathiánynapló megmutatja a bizonylat még kitöltendő adatait:

9


Azok a hiányzó adatok, amelyeknél nem szerepel tételszám, fejszintűek, míg azok, amelyeknél igen, tételszintű adatok. (A Fej adatoknál a Fizetési mód, a 10-es tételnél a kontírozás megadására van szükség.)

A hiányzó tételek kijelölésével, majd az Adatok kiegészítése nyomógomb alkalmazásával megadhatók az adatok.

„Egyszeri” vevő használatakor meg kell adni a Vevőkörzetet is, ami magyar vevő esetén „HU”, különben a mező match-kódjában kiválasztható, 2 jegyű országkód.

10


A „Következő adatok feldolgozása (F5)” gomb megnyomásával a következő kitöltendő mező(k) höz jutunk.

A Kontírozás fülön kötelezően kitöltendő mezők: „Költséghely” (VAGY a „Rendelés”, ami a CO rendelésszámot jelenti), majd a KVM kontírozás nyomógombra kattinva ellenőrizzük ill. töltsük ki a megjelenő kis ablakban található „Alap”-ot. ( A „Költségvetésprogram” mezővel nincs dolgunk.)

11


Ha van, a vevői szerződés számát és fajtáját tételenként a Kiegészítések / Dokumentumok menüben adhatjuk meg:

12


Az összes hiányzó adat megadása után zöld nyíllal visszaléphetünk a kiindulási képernyőre. A rendszer a következő üzenetet küldi:

Ekkor elmenthető a rendelés, készíthető a számla.

( A kontírozási adatokat menün keresztül is elérhetjük: Ugrás -> Tétel -> Kontírozás )

Ha teljes a bizonylatunk, két lehetőségünk van:

- Ha „csak” elmentjük a rendelést a mentés ikonra kattintva, akkor a vevői rendelés létrehozásából kilépve a számlát a VF01 – Számla létrehozása tranzakcióban tudjuk elkészíteni.

- Ha az Eladási bizonylat -> Számlázás menüpontra kattintunk, az automatikusan elmenti a rendelést, majd „áttesz” a VF01 tranzakcióba. (-> lásd. 1.4 Számla létrehozása fejezet)

Mentés után a következő üzenet jelenik meg a képernyő alján:

13


1.2 Vevői rendelés létrehozása hivatkozással

Előfordulhat, hogy egy korábbi értékesítési rendeléshez hasonlót szeretnénk létrehozni. Ekkor erre a referencia rendelésre hivatkozva is lehetőség van az új rendelés rögzítésére a következő módon:


A „Létrehozás hivatkozással” nyomógombot kell választani, mielőtt Enter-rel továbblépnénk.

14


A feljövő kis képernyőn a „Rendelés” fülre kattintva kell megadni annak a rendelésnek a számát, melyet mintaként szeretnénk használni, majd az „Átvétel” nyomógombot választani, amennyiben a rendelés minden tételét szeretnénk átvenni az új bizonylatba.

Ha csak bizonyos tételekre van szükség, az már itt kiválasztható, de akkor a „Tételkiválasztás” nyomógombot kell használni.

Ha az „Átvétel” nyomógombra kattintunk, a következő képernyőre jutva láthatjuk, hogy a referencia bizonylatból átvettük az adatokat a létrehozandó rendelésbe. A továbbiakban ugyanúgy járunk el, mint a hivatkozás nélkül történő rendelés létrehozásnál, de a dátumok megadására ügyeljünk. (A kontírozást újra ki kell tölteni.)

15


1.3 Vevői rendelés módosítása

Tranzakció: VA02SAP Menü: Logisztika Értékesítés Eladás Rendelés Módosítás

PL. ha a nyitott rendelésünket le kell mondani.

A Módosítás Bruttó rendelés képernyőn a Lemondás oka fülön minden tételhez, amit le akarunk mondani, ki kell választani a Lemondás okát.(ill. ha téves lemondás történt, ugyanígy járunk el, csak a Lemondás oka mezőt üresre állítjuk, így mentjük el a rendelésünket.)

A Mentés után megjelenik egy információs ablak, azt Enterrel elfogadjuk:

16


Ekkor megjelenik a „KVM ablak”(„Aktualizálás dátuma rögzítve a költségvetés-menedzsment….”):

Az itt megjelenő 1900.01.01-es KVM könyvelési dátumot módosítani kell a számla dátumára, különben az alábbihoz hasonló hibaüzenetet kapunk a képernyő alján (tehát nem tudjuk menteni a rendelést ill. nyomtatni a számlát):

Ebben az esetben mentés nélkül lépjünk ki a rendelés módosítása tranzakcióból, majd ismét hívjuk be a módosítani kívánt megrendelést, de ezúttal ne feljtsük el átírni a dátumot.Módosítás előtt és után ellenőrizzük a Bizonylatáramlást (részletesebben lásd az 1.7 Bizonylatáramlás elenőrzése pontban)

17


18


1.4 Vevői rendelés megjelenítése

Tranzakció: VA03SAP Menü: Logisztika Értékesítés Eladás Rendelés Megjelenítés

1.5 Számla létrehozása

Eset 1:A vevői rendelés adathiányának feldolgozása után mentés nélkül, a menüben az Eladási bizonylat / Számlázás segítségével rögtön elindíthajuk a számla készítését.

19


A rendszer, miközben már a számla tételek képernyőjét jeleníti meg, elmenti a rendelést, melynek száma a képernyő alján olvasható.(a fenti példában: „Nettó rendelés 118892 elmentve”)

Mentés előtt ellenőrizzük a dátumokat az Ugrás / Fej / Fejrész részletesen menüpontból elérhető képernyő Fejlesztett mezők ablakában:

20


Ha nem megfelelő a Teljesítés dátuma ill. a Fizetés határidő, akkor meg kell szakítani a számla létrehozását, vissza kell menni a vevői rendelésbe a VA02 – Vevői rendelés módosítás tranzakcióval és helyesbíteni az adatokat.

Ha rendben vannak a dátumok, akkor a mentés ikonra kattintva elmentjük a számlát, amely automatikusan kinyomtatódik 2 pld.ban a Lokális nyomtatón és 1 pld.ban a Pü.i Osztályon.

A képernyő alján meg fog jelenni az elmentett számla száma:

21


Eset 2:Tranzakció: VF01SAP Menü: Logisztika Értékesítés Számlázás Számla Létrehozás

Mező neve Érték MegjegyzésBizonylat Példánkban:

157238Írjuk be a számlázni kívánt rendelés számát.

Amennyiben a rendelés bizonylatának elmentése után indítjuk a számla létrehozás tranzakcióját, a rendszer felajánlja az utolsó rendelés számát.

ENTER leütésével a számla Létrehozás: számlatételek áttekintése képernyőjére jutunk.

A számla létrehozását a mentés ikon segítségével fejezzük be.

22


A számla elmentésével a könyvelési bizonylatok a háttérben automatikusan létrejönnek.

1.6 Számla nyomtatása

Alapesetben a számla automatikusan nyomtatódik, de az alábbi módon is ki lehet nyomtatni:

Tranzakció: VF03SAP Menü: Logisztika Értékesítés Számlázás Számla Megjelenítés

Mező neve Érték MegjegyzésSzámla 9xxxxxxxxx Írjuk be azt a számlaszámot, amit ki

szeretnénk nyomtatni.

Majd még a kezdő képernyőn maradva a menüből válasszuk az alábbi utat:

23


Számla Kivitel

A képernyőn a „Nyomtatási kép” ikonra kattintsunk, amennyiben a számlát nyomtatás előtt meg szeretnénk nézni a képernyőn.

Nyomtatáshoz a „Nyomtatás” ikonra kell kattintani. A számla kinyomtatódik az alapértelmezett nyomtató(k)ra a korábban a rendszerben beállított példányszámban.

24


Amennyiben akár a példányszámon(„Üzenetek száma”), akár a nyomtatón változtatni szükséges, akkor a megjelenő képernyőn a „Nyomtatási opciók” nyomógombot kell választani, ahol megadható a változtatás.

A Végrehajtás gombra kattintva kinyomtatódik a számla.

25


Hiteles másolat nyomtatására is van lehetőség: szintén a VF03 tranzakcióban beírjuk a nyomtatni kívánt számla számát, majd Enter-rel továbblépünk. A megjelenő képernyő ikonsorán a PDF-ikonra kattintva elérhető a számla pdf formátumban tárolt képe.

1.7 Lekönyvelt bizonylatok megjelenítése

A létrehozott számlabizonylatot és a hozzá tartozó könyvelési bizonylatokat az alábbi módon jeleníthetjük meg:


Adjuk meg a megjelenítendő számla bizonylat számát.

26


A könyvelési bizonylatokat a Számvitel gombbal tudjuk megjeleníteni.

A kis ablakban kapunk egy listát a keletkezett bizonylatokról, melyek a következők: Könyvelés bizonylat - pénzügyi, FI Ktgszám. bizonylat - költségszámítási, CO KVM – bizonylat - költségvetés menedzsment, KVM. Kötelezettségvállalás könyvelése

A bizonylatot kijelölve majd vagy az egér bal gombjával duplán kattintva; vagy a bizonylat kijelölése és a részletek (nagyító) ikon megnyomásával megjeleníthetők a könyvelések.

27


Pénzügyi bizonylat:

Ha a „Kiegy.biz” mezőben 231xxxxxxx-es bizonylatszámot látunk, a számlánkat a vevő kiegyenlítette.

A zöld nyillal visszajuthatunk a Bizonylatok a számvitelben képernyőre.

A Költségszámítási (Kontrolling) bizonylatot is hasonlóan tudjuk megnézni.

KVM bizonylat:

28


1.8 Bizonylatáramlás ellenőrzése

Mivel az SAP-ban a bizonylatokat egymásra hivatkozva hozzuk létre, így az egyik bizonylat ismeretében az összes kapcsolódó bizonylat visszakereshető.

Bármelyik módosítás vagy megjelenítés tranzakcióban ellenőrizhető a bizonylatáramlás a

„Bizonylatáramlás” ikon segítségével:

A VA03 – Vevői rendelés megjelenítése tranzakcióban:

A VF02 ill. VF03 – Számla módosítás/megjelenítés tranzakciókban:

29


A megjelenő képernyőn láthatók mindazok a bizonylatok, melyek az adott számla előzményei vagy követő bizonylatai:

Itt bármelyik sort kijelölve és a „Bizonylat megjelenítése” nyomógombra klikkelve az adott bizonylat megnézhető.

30


2 Számlahelyesbítés, jóváírás

2.1 Számlahelyesbítési és jóváírási igény létrehozása

Számlahelyesbítés esetében a vevőnek elküldött hibás számlát korrigáljuk, jóváírás esetén pedig visszautalandó összeghez készítünk számlát.(a Vevő / Megrendelő adatai nem módosíthatóak, ha erre lenne szükség, akkor a rossz számlát le kell stornózni, a hibás vevői rendelést le kell mondani, majd a helyes adatokkal létre kell hozni egy újat, ami alapján a jó számla elkészülhet.)


Mező neve Értéke MegjegyzésRendelésfajta RK Számlahelyesbítés kérése pl.Értékesítési szervezet 1000 Semmelweis EgyetemÉrtékesítési csatorna 01 I.sz.Belgyógy.KlinTermékcsoport 10 Oktatás

31


A termékcsoportnak meg kell egyeznie az eredeti rendelésével, különben hibaüzenetet kapunk:

A rendelésfajtának is meg kell felelnie az eredeti számlához tartozó rendelésnek.Helyesbítés esetén:Nettó rendelés –> Szlahelyesb.kéréseBruttó rendelés –> Szlahelyesb. Bruttó

Jóváírás esetén:Nettó rendelés –> Jóváírás igényléseBruttó rendelés –> Jóváír. igény bruttó

különben hasonló hibaüzenetet kapunk:

A rendelésfajta és a szervezeti adatok megadása után a számlahelyesbítési igény mindig a helyesbítendő számla bizonylatszámára (9…..) való hivatkozással készül:

Az ENTER billentyű leütésével felugrik egy képernyő, ahol a korrigálandó számla számát kel megadni.

32


Az Átvétel nyomógomb használatával a számla fej és tétel szintű adatai átmásolódnak a korrigálandó számlából.

A helyesbítési igénybe a rendszer bemásolja a számlából az adatokat: a megrendelő számát, az anyag számát és mennyiségét, illetve a számlázott összeget. A tételeket tekintve, a helyesbítendő számla tételei megduplázódnak. Amennyiben a számla egy tételes volt, akkor most két tétel jelenik meg: az első a számla adatait tartalmazza – a mező szürke színű – melyek nem változtathatók meg, a második tétel pedig a

33


módosítható adatokat tartalmazza, amelyben lehetőség van a helyes ár, illetve az elvégzett szolgáltatás teljesítési egységére vonatkozó mennyiség korrigálására.

Az első tétel üti ki a hivatkozásnál alapul vett számla könyvelését, a második pedig elvégzi a helyes új könyvelést.

A minta példában a mennyiség változott 1 darabról 2-re.

Jóváírás esetén csak egy tételsorunk lesz, ott lehet módosítani a mennyiséget, ill. a tételsoron kettőt kattintva, a Kondíciók fülre lépve beírni a visszautalandó összeget:(a példában az oktatás árából utalunk vissza 200 Ft+ÁFÁ-t)

34


A Vissza nyíllal ezután visszajutunk a kezdő képernyőre:

Ha nem üres, a „Számlazárolás” mező tartalmát töröljük ki. (a mező végében lévő ikonra kattintva, a megjelenő lehetőségek közül válasszuk a legalsó, üres sort)

Ezután tétel szinten megadjuk a kontírozási objektumokat, ha több tétel van, mindegyiknél. ( Adathiánynaplós módszer )

Ha a bizonylat teljes, elmenthető az igény. (ill. itt is használható az Eladási bizonylat - > Számlázás menüpont a közvetlen számlakészítésre)

A vevői rendelés kezdő képernyőjének az alján megjelenik a Szlahelyesb. ill Jóváírás igény száma (60000xxxx).

35


2.2 Helyesbítő, jóváíró számla készítése

A számla az igény számára való hivatkozással készül.(A minta példa egy gyakori hiba elhárítási folyamatát mutatja. A számlázási zárlat az igényben nincs feloldva.)

Tranzakció: VF01SAP Menü: Logisztika Értékesítés Számlázás Számla Létrehozás

ENTER leütése.

Ha a számlázási zárlatot nem töröljük ki a vevői rendelésben, nem jön létre számla:

üzenet olvasható a képernyő alján.

A hibaüzeneteket menün keresztül a Feldolgozás / Napló segítségével jeleníthetjük meg.

36


A hiba oka a következő:

Ha a jóváírási / helyesbítési igény zárolva van, azt fel kell oldani ahhoz, hogy a helyesbítő számlát el tudjuk készíteni. Ezt úgy tehetjük meg, hogy a számlahelyesbítési igényben a Számlazárolás mezőből a zárat kivesszük.

A hiba elhárítása a következő:

Tranzakció: VA02SAP Menü: Logisztika Értékesítés Eladás Rendelés Módosítás

ENTER

37


A számlahelyesbítési igény áttekintés képernyőjén látható Számlazárolás mező tartalmát üresre kell állítani, majd elmenteni a bizonylatot.

Ismét megpróbálhatjuk létrehozni a számlát.(VF01 – Mentés)

Mentés után a Feldolgozási státusz „Feldolgozva”.

38


2.3 Bizonylatáramlás ellenőrzése

Mint azt az 1.7-es pontban is láthattuk, a SAP-ban keletkező bizonylatok egymáshoz való kapcsolódása nyomon követhető. A példánknál maradva az eredeti vevői rendelésből, vagy akár a helyesbítendő számlából is ellenőrizhető a bizonylatok kapcsolódása.

Tranzakció: VA03SAP Menü: Logisztika Értékesítés Eladás Rendelés MegjelenítésA számlahelyesbítési igényhez tartozó bizonylat számból a Bizonylatáramlás segítségével megkereshető az eredeti rendelés száma a nyomógomb segítségével, vagy menüből a Környezet / Bizonylatáramlás megjelenítése útvonal használatával.

A bizonylatáramlás megjeleníthető a számlából is.

39


A Bizonylat megjelenítése nyomógombot használva egy adott soron állva megjeleníthető a bizonylat áttekintő képe.

Pl. az eredeti vevői rendelés, esetünkben a 11861-es Nettó rendelés

Zöld nyíllal lépünk vissza a bizonylatáramlásba,

majd ismét zöld nyíllal a számlák megjelenítése kezdő képernyőre.

40


3 A stornózás folyamata

3.1 Stornó számla létrehozása

Mielőtt stornózna egy számlát, ellenőriznie kell a „Bizonylatáramlás”-t ! Kifizetett (kipontozott) számlát ne stornózzon ki, vegye fel a kapcsolatot a Pénzügyi Igazgatóság Bevételi csoportjával.

Több úton is eljuthatunk a stornó számla létrehozásához.

4.1.1 Tranzakció: VF02SAP Menü: Logisztika Értékesítés Számlázás Számla Módosítás

Írjuk be a stornózni kívánt számla számát, majd kattintsunk a „Stornírozás” ikonra.Ekkor átkerülünk az alább részletezett VF11 tranzakcióba.Itt elegendő a Mentés ikonra kattintani, kis idő múlva a rendszer kiírja a stornó számlánk számát.

41


4.1.2 Tranzakció: VF11SAP Menü: Logisztika Értékesítés Számlázás Számla Stornózás

Mező neve Érték MegjegyzésBizonylat 90000004 Írjuk be a stornózni kívánt számla számát.

ENTER lenyomásával a számlák áttekintése képernyőre jutunk.

A soron állva az egér bal gombjával kettőt kattintva megnézhetők a bizonylatok.

A stornózandó számláé:

42


A stornó számláé:

Látható, hogy még nincs a számlának megfelelő száma, melyet a rendszer csak mentés után fog kiosztani.

Amennyiben nincs szükségünk változtatásra, elmentjük a bizonylatot.

2011 előtti számlát - a költséghely struktúra változás miatt – nem lehetséges stornózni, ekkor az eredeti számlára hivatkozva jóváírást kell készíteni, az új költséghelyre kontírozva.

2014 előtti számlát nem lehet stornózni, hanem úgynevezett hivatkozás nélküli jóváírást kell készíteni a VA01-ben az YG2, YBCR, YG22 vagy YBC2 "Rendelésfajta" kiválasztásával, amely rendelésfajtákat csak a 2013-as számlák stornózásához, rendezéséhez használjuk. A Fej / Szövegek / Megjegyzés -be mindenképpen írjuk be az eredeti számla számát. ("999913.... számú számla stornója / rendezése" )Az első két rendelésfajta esetén a számla megnevezése "Stornó", a második kettőnél "Helyesbítő" lesz.

43


3.2 Stornó számla megjelenítése


Pl. A bizonylatáramlás megjelenítése – a már ismert nyomógomb használatával.

A bizonylatáramlásból látható, hogy a vevői rendelés a stornózás hatására nyitottá vált.Ekkor készíthetünk új számlát hozzá, ill. ha feleslegessé vált, le kell mondani !(lásd Rendelés módosítása)

44


4 Gyakori lekérdezések, hibaelhárítás

4.1 Vevői rendelések listája

Tranzakció: VA05SAP Menü: Logisztika Értékesítés Eladás Információs rendszer Rendelések Rendelések listája

Mező neve Érték MegjegyzésMegrendelő Választandó Megadhatjuk annak a vevőnek a számát, akihez

tartozó bizonylati listát látni szeretnénk.Anyag MegadhatóMegrendelés szám MegadhatóBizonylatdátum A szelektálandó rendelések

bizonylatdátumának az intervallumát kell megadni.

Szelekcióterjedelem Megadhatjuk, hogy az összes, vagy csak a nyitott rendeléseket szeretnénk-e látni és azon belül mindenki által készített, vagy csak a saját bizonylatokat

A szervezeti adatok, partnerszerepek, további szelekciós kritériumok nyomógomb segítségével felugró képernyőkön további mezők adhatók meg, amitől egyre konkrétabb listát kapunk.

45


4.2 Számlák listája

4.2.1 Tranzakció: VF05SAP Menü: Logisztika Értékesítés Számlázás Információs rendszer Számlák Számlák listája

46


Mező neve Érték MegjegyzésFizető 100069 Adjuk meg annak a fizetőnek (vevőnek)

a számát, akihez tartozó számla listát látni szeretnénk.

Anyag MegadhatóSzámla dátumok A szelektálandó számlák dátumának az

intervallumát kell megadni.Szelekcióterjedelem Választható, hogy az összes vagy csak a

nyitott számlákat szeretnénk-e látni.

ENTER leütésével elindul a szelekció, melynek az eredménye a következő:

A sor kijelölésével és a részletek ikon megnyomásával a részletes adatokat tekinthetjük át.

47


A soron állva dupla klikkel (egér bal) az erdeti bizonylatban láthatók az adatok.

48


4.2.2 Tranzakció: ZSD4 – SD számlák

Az Értékesítési csatornát, majd a kívánt időszakot a Teljesítés dátumához megadva, megkapjuk a könyvelésre továbbított számláink listáját. A lekérdezés nagyon időigényes, ezért lehetőleg minél rövidebb időszakot kérjünk le, ill. szűkítsük tovább a keresési feltételeket, pl. a Termékcsoport megadásával.

Ha a „Könyvelt számlák” helyett az „Elintézetlen (nyitott) számlák”-at választjuk,megkapjuk azokat a számláinkat, amelyeket nem sikerült könyvelni, kinyomtatni. Ezeket a Hibaelhárítás pontban leírtak szerint kezeljük.

49


4.3 Vevők törzsadatainak megjelenítése

Tranzakció: FD03 (XD03)

A kezdő képernyőn a „Vevő” match-kódjában a szokásos módon kereshetünk a megjeleníteni kívánt vevő neve ill. név-részlete alapján.

A keresés eredménylistájából válasszuk ki azt a sort, amelyikre részletesebben kíváncsiak vagyunk, majd a „megjelenítés vevő: kezdő kép” nevű kis ablakban is üssünk Enter-t ill. bökjünk a zöld pipára.

50


A megjelenő képernyő („Általános adatok”) „Cím” fülén a vevő címét, a „Vezérlési adatok” fülön az adószámait, a „Fizetési forgalom” fülön pedig a bankkapcsolatait láthatjuk:

51


4.4 Hibaelhárítás - „Nem nyomtatódott ki a számla”

A HIBA OKÁT A VF02 TRANZAKCIÓBAN TUDJUK KIDERÍTENI

Ha egy elintézetlen, azaz nem nyomtatódott számla számát a VF02 tranzakcióba beírjuk, majd a zöld zászló ikonra kattintunk, két dolog történhet. Ha a hiba oka

- már megszűnt, akkor kinyomtatódik-lekönyvelődik a számlánk- még fennáll, a képernyő alján megjelenik egy hibaüzenet.

- A leggyakoribb hiba, ha már lezárt könyvelési időszakra akarunk könyvelni:„Hiányzó jogosultság xxx 2017 könyvelési időszak”

Ilyenkor az Ugrás -> Számlatételek áttekintés menüponttal belépünk a számlába, és ott az Ugrás -> Fej -> Fejrész részletesen menüpontban átírjuk a „Számladátum”-ot az aktuális könyvelési időszakra.Ha egy előző havi számla stornózása nem sikerült, akkor is a fentiek szerint kell eljárni.

52


- Másik gyakori hiba, hogy a vevői rendelésbe beírt kontírozás szerint nincsenek könyvelési objektumok létrehozva.

Ekkor a képernyő alján egy hasonló üzenet jelenik meg, természetesen a konkrét adatokkal:„ 1000 / alap / pénzügyi központ / pénzügyi tétel –re nincs könyvelési objektum definiálva”

Ha biztosan jó adatokat adtunk meg a kontírozásnál, akkor a kontírozástól függően, pályázati témákban a Pénzügyi Ig. Támogatás Koordinációs Csoportját, különben a Kontrolling Ig. Tervező és Elemző osztályát kell megkérni, hogy hozzák létre a hibaüzenetben szereplő könyvelési objektumot.

53


- A KVM könyvelési dátum nincs aktualizálva

Vevői rendelés módosításakor megjelenik a „KVM ablak”:

Az itt megjelenő 1900.01.01-es KVM könyvelési dátumot módosítani kell a számla dátumára, különben az alábbihoz hasonló hibaüzenetet kapunk a képernyő alján (tehát nem tudjuk menteni a rendelést ill. nyomtatni a számlát):

Ebben az esetben mentés nélkül lépjünk ki a rendelés módosítása tranzakcióból, majd ismét hívjuk be a módosítani kívánt rendelést, de ezúttal ne feljtsük el átírni a dátumot.

54

Documents

semmelweis.husemmelweis.hu/informatika/files/2016/09/SE_SD_1704.docx · Web viewOktatási segédlet Budapest, 2017. április Tartalomjegyzék 1Szolgáltatások számlázása3 1.1Vevői