Web view(2) Yukarıda tanımlanmayan kavramlar hakkında, ... bunlar dışında kalan diğer bütün belgeler ise ilgili bölüm başkanına sevk edilir. (2)

SAYIŞTAY BAŞKANLIĞI

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı, elektronik ve fiziksel ortamda, Kurum tarafından üretilen belgeler ile Kuruma gönderilen belgelerin üretilmesi, alınması, kaydedilmesi, gönderilmesi, çoğaltılması, teslim edilmesi, saklanması, imhası, bunlara ilişkin iş ve işlemlerin etkin ve düzenli yürütülmesi, sorumlulukların belirlenmesi ile Sayıştay Başkanlığı Evrak Yönetimi Usul ve Esaslarının uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Sayıştay Başkanlığının kurum, kuruluş, gerçek ve tüzel kişilerle elektronik ve fiziksel ortamda yaptığı iç ve dış yazışmalar ile elektronik ve fiziksel ortamda oluşturulan bilgi, belge, dilekçe veya dokümanları kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge;

1. 6085 sayılı Sayıştay Kanununun 80 inci maddesi,

2. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

3. Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,

4. Elektronik Tebligat Yönetmeliği,

5. Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,

6. Sayıştay Başkanlığı Evrak Yönetimi Usul ve Esasları,

Hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu Yönergede geçen;

1. Başkan: Sayıştay Başkanını,2. Başkanlık: Sayıştay Başkanı, başkan yardımcıları ve bölüm başkanlarını,3. Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin

yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı

T.C. Sayıştay Başkanlığı Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yönergesi

1

ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmış her türlü kayıtlı bilgi veya dokümanı,

4. Birim EBYS sorumlusu: Bağlı olduğu birimde sistem tanımlamalarını, kullanıcı işlemlerini, birime ait şablonların yönetimini, destek hizmetini ve ilgili birimlere ait belgeleri görüntüleme yetkisine sahip olan personeli,

5. Birim: Sayıştay’da bulunan yargı, denetim ve yönetime ilişkin tüm birimleri,6. Çok gizli: Bilmesi gerekenlerin dışında diğer kişilerin bilmelerinin istenmediği ve

izinsiz açıklandığı takdirde devletin güvenliğine, ulusal varlık ve bütünlüğe, iç ve dış menfaatimize hayati bakımdan son derece büyük zarar verecek, yabancı bir devlete faydalar sağlayacak ve güvenlik bakımından olağan üstü önemi haiz belgeyi,

7. Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Başbakanlık tarafından hazırlanan ve Türkiye Cumhuriyeti devlet yapısının tüm kurum ve kuruluşları ve alt birimleriyle elektronik ortamda tanımlanarak, tekil ve değişmez nitelikte numaralar ile kodlandığı elektronik veri tabanını,

8. Dış yazışma: Başkanlığın veya Başkanlık tarafından doğrudan yazışma yetkisi verilen birimlerin kurum, kuruluş ve kişilerle yaptığı her türlü yazışmayı,

9. Dilekçe: Kurum personeli tarafından resmi iş ve işlemler dışında, kendisini ilgilendiren kişisel konular ile ilgili olarak “Başkanlık Makamına” hitaben yazılmış yazıları,

10. Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla Kurum tarafından hazırlanmış ya da Kuruma gönderilmiş her türlü bilgiyi,

11. EBYS: Sayıştay’ın faaliyetlerini yerine getirirken oluşturduğu her türlü belgenin içerik, format, üstveri ve ilişkisel özelliklerini koruyarak, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretimi, arşivlenmesi, erişimi ve imhasına kadar olan sürecin elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistemi,

12. EBYS sistem yöneticisi: EBYS içinde her türlü teknik yetkiye sahip, EBYS’nin sağlıklı bir şekilde işlerliğini sağlamakla sorumlu olan ve Başkanlıkça belirlenen görevliyi,

13. EBYS yardım masası: Sistemde Başkanlığa bağlı tüm birimlerde sistem tanımlamaları, kullanıcı işlemleri, klasör işlemleri ve gerçek kişi, tüzel kişi ve kurum kaydetme, destek hizmeti sağlama gibi işlemlerde çözüm üreten ve Evrak Müdürlüğü bünyesinde oluşturulmuş personel grubunu,

14. Elektronik belge: Herhangi bir bireysel işlemin veya kurumsal fonksiyonun veya işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini


2

muhafaza eden ve elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen veya saklanan her türlü kayıtlı bilgiyi,

15. Elektronik onay: Zorunlu nedenlerle güvenli elektronik imza kullanılamayan durumlarda, kimlik doğrulama amacıyla kullanılan ve EBYS üzerinde imza veya paraf yerine kullanılabilen elektronik yasal kimlik doğrulama sistemini,

16. Elektronik ortam: EBYS ya da kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde bilgi, belge veya dokümanların hazırlandığı ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını,

17. Elektronik yazışma paketi: Elektronik ortamda hazırlanan resmi yazışmaların ekleri ile birlikte bir bütünlük oluşturduğunu gösteren paketi,

18. Evrak Müdürlüğü: Sayıştaya gelen belgelerin teslim alınmasını, ilgili birimlere dağıtılmasını, kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulmasını, belge akışının süratli ve emniyetli olmasını ve Sayıştaydan çıkan belgelerin gönderilmesini sağlamakla görevli olan hizmet birimini,

19. Fiziksel çıktı: Belgenin kâğıda fiziksel dökümünün alınmış halini,20. Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,21. Gelen belge: Kuruma fiziksel veya elektronik ortamda gelen her türlü belgeyi,22. Giden belge: Başkanlıktan veya Başkanlıkça doğrudan yazışma yetkisi verilen

birimlerden kurum, kuruluş ve kişilere gönderilen her türlü belgeyi,23. Gizli: Bilmesi gerekenlerin dışında diğer kişilerin bilmelerinin istenmediği ve izinsiz

açıklandığı takdirde devletin güvenliğine, ulusal varlık ve bütünlüğe, iç ve dış menfaatimize ciddi şekilde zarar verecek, yabancı bir devlete faydalar sağlayacak nitelikte olan belge ile ticari sır, kişi hakları ve benzeri nedenlerle kanunların açıklanmasını yasakladığı bilgileri içeren belgeyi,

24. Gizlilik dereceli belge: Üzerinde çok gizli, gizli ve özel ibaresi taşıyan belgeyi,25. Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin

tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, ilgili mevzuatına uygun bir şekilde nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

26. Hesap sahibi: Adına KEP hesabı tahsis edilen gerçek kişiyi veya kamu veya özel hukuk tüzel kişisini,

27. Hizmete özel: İçerdiği bilgi itibariyle çok gizli, gizli ve özel gizlilik dereceleri ile korunması gerekmeyen ancak bilmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesi istenmeyen belgeyi,

28. Islak imza: El ürünü olan imzayı,29. İç yazışma: Kurum içerisinde yapılan her türlü yazışmayı,30. İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini

kullanan yazılım veya donanım aracını,


3

31. İmza sahibi: Fiziksel ortamda üretilen belgeyi imzalayan veya elektronik imza oluşturmak üzere bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi,

32. İşlem yetkilisi: Hesap sahibinin tüzel kişi olduğu durumlarda ilgili KEP hesabına ilişkin işlemleri tüzel kişi nam ve hesabına yapan gerçek kişi veya kişileri,

33. Karekod: Kurumda EBYS üzerinde düzenlenen belgelere, sistem tarafından otomatik olarak eklenen ve söz konusu belgenin doğrulamasının yapılmasına imkân sağlayan, siyah ve beyaz hücrelerden oluşan iki boyutlu barkod türünü,

34. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): Elektronik iletilerin, gönderimi ve teslimatı da dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin olarak hukukî delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şeklini,

35. KEP hesabı: Orijinal ileti gönderme ve alma ile KEP iletisi alma yeteneğine sahip KEP sisteminde oluşturulan elektronik posta hesabını,

36. Kişiye özel: Gizlilik dereceli olmayıp ancak, belirli şahısların veya yetki verdikleri personelin açabileceği belge ile üzerinde ayrı bir işaret taşımasa dahi makam sahibinin adına gelen belgeyi,

37. Kurum: T.C. Sayıştay Başkanlığını,38. Mobil imza: Cep telefonu veya mobil cihazlarda GSM SIM kart kullanmak suretiyle,

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ve ilgili yasal mevzuata uygun olarak uygulanan güvenli elektronik imza işlemini,

39. Muhatap: Elektronik tebligatı alan gerçek veya tüzel kişiyi,40. Olur yazısı: Birimler tarafından oluşturularak Başkanlık onayına sunulan yazıları41. Orijinal ileti: Gönderici tarafından üretilen ve göndericinin güvenli elektronik imzasını

taşıyan iletiyi,42. Özel: İzinsiz açıklandığı takdirde, devletin menfaat ve prestijini haleldar edecek veya

yabancı bir devlete faydalar sağlayacak nitelikte olan belgeyi, 43. Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, idarelerin birbirleriyle veya idareler ile

gerçek veya tüzel kişiler arasında iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya elektronik ortamda yürüttükleri süreci,

44. Sistem: EBYS’yi,45. Standart Dosya Planı (SDP): Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan

veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,

46. Süreli belge: Belirli bir zamanda veya evrakta belirtilen süre içinde bitirilerek muhatabı olan makama cevap verilmesi gereken belgeyi,

47. Tasnif dışı: Üzerinde çok gizli, gizli, özel, hizmete özel, kişiye özel ibarelerini taşıyanlar dışındaki her türlü belgeyi,

48. Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri bilgileri,49. Yönerge: Bu Yönergeyi,


4

ifade eder. (2) Yukarıda tanımlanmayan kavramlar hakkında, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak

Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelikte yapılan tanımlar geçerlidir.

İKİNCİ BÖLÜM

Gizlilik Usul ve Esasları

Gizlilik derecesini belirlemeye yetkili olanlar MADDE 5- (1) Sayıştay tarafından üretilen belgenin gizlilik derecelerinin

belirlenmesinde aşağıdaki usul uygulanır:

a) Daire ve kurullar ile Başsavcılık tarafından üretilen belgelerin gizlilik derecesi, ilgili daire, kurul ve Başsavcılık tarafından belirlenir. Daire ve kurullara gönderilen rapor ve benzeri belgelerin üzerine gönderen birim tarafından basılan gizlilik kaşesi teklif yerine geçer.

b) Denetim ve denetim destek grupları ile yönetim birimleri tarafından üretilen belgelerin gizlilik derecesi, ilgili grup başkanı veya birim başkanı veya birim amirinin teklifi üzerine Başkanlık tarafından belirlenir. Grup başkanı veya birim başkanı veya birim amiri tarafından belgenin üzerine basılan gizlilik kaşesi teklif yerine geçer.

(2) Gizlilik derecesi Yönergenin 4 üncü maddesinde yapılan tanımlara uyularak belirlenir.

(3) Görevliler, gizlilik dereceli bir belge hakkında gizlilik gerekçelerini açıklamaya zorlanamaz.

Belgelerin kayıt ve açılması

MADDE 6- (1) Gelen belgelerden üzerinde çok gizli, gizli ve özel ibaresi bulunanların zarf ve paketleri Evrak Müdürlüğünde açılmadan EBYS’de üstverisi girilerek, üstveri girilemiyorsa, tarih ve kaşe basılarak Başkan, başkan yardımcısı veya yetkilendireceği bölüm başkanları tarafından açılır.

Belgelerin muhafaza, çoğaltma ve imhası

MADDE 7- (1) Gizlilik dereceli gelen belge, ilgili birimlerce gizlilik esaslarına riayet edilerek muhafaza edilir. Çok gizli belge, Başkanlıkça belirlenen kilitli ve yeterli güvenlik önlemi alınmış ortamlarda saklanır.

(2) Gizlilik dereceli belgenin muhafazası ile görevli kişiler, gizlilik esaslarına riayet etmek ve bilmesi gerekenler dışında kalan kişilerce ulaşılmaması ve görülmemesi için gerekli özeni göstermekle yükümlüdürler.

(3) Birimlerde işlemleri tamamlanan gizlilik dereceli belge, muhafaza edilmek üzere Başkanlığa gönderilir.


5

(4) Gizlilik dereceli belge, Sayıştay hizmetlerinin ifası için gerekli olduğu miktarda, belgenin zimmetli olduğu kişilerin gözetiminde gizlilik esaslarına uyularak çoğaltılabilir. Çoğaltılan belgenin miktarı ve kimlere verildiği kayıt altına alınır.

(5) Yasal saklama süresi biten gizlilik dereceli belgeler, ilgili mevzuat hükümlerine göre imha edilir.

Belgelerin kayıt ve gönderilmesi

MADDE 8- (1) Üstverisi EBYS’de üretilerek hazırlanmış olan çok gizli, gizli ve özel ibareli belge, hazırlayan birim tarafından üzerine gizlilik derecesi yazılan zarf veya pakete konularak Evrak Müdürlüğüne gönderilir.

(2) Çok gizli belgeler, çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, belgenin çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. İç zarf dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan belge gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Çok gizli belgeler, iadeli taahhütlü postayla veya dağıtıcı ile gönderilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Genel Esaslar ve Uygulama

EBYS’nin kullanımı

MADDE 9- (1) EBYS;

1. İç yazışmaların sistemde oluşturularak ilgili birimlere iletilmesi,

2. Gelen belgelerin kaydedilmesi, taranarak sisteme aktarılması, ilgili birimlere ulaştırılması,

3. Giden belgelerin oluşturulması ve işlem yetkilisi tarafından KEP hesabı kullanılarak muhatabına ulaştırılması,

4. Dış yazışmaların Evrak Müdürlüğüne gelişi, ilgili birime veya personele ulaştırılması ve buna ilişkin belgenin üretilerek muhatabına gönderilmek üzere fiziksel çıktısının alınması,

5. Bunlara ilişkin iş süreçleri ile erişim, arşivleme ve imha edilmesi işlemlerini

kapsar.

(2) Belgelerin ve yazışmaların tüm ilgi, ilişik ve ekleri ile birlikte EBYS üzerinde hazırlanarak, elektronik imza ile imzalanması, elektronik ortamda kaydedilmesi, gönderilmesi tebliğ edilmesi ve saklanması esastır. Elektronik yolla tebligatın zorunlu bir nedenle yapılamaması halinde, Tebligat Kanununda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır. EBYS’de üretilmiş belgeler, zorunlu olmadıkça ayrıca fiziksel çıktısı alınarak, ıslak imza ile


6

imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. Ancak fiziki imkânsızlık ve belgelerin çok gizli, gizli ve özel gizlilik derecesine haiz olması halleri ile Başkanlık tarafından uygun görülecek diğer hallerde genel usul ve esaslar çerçevesinde belge üretimi, imzalanması, dağıtımı ve saklanması fiziksel ortamda da yapılabilir.

(3) Personel tarafından Başkanlığa sunulacak dilekçeler EBYS üzerinden oluşturulacaktır.

Kullanıcı işlemleri

MADDE 10- (1) Başkanlık tarafından uygun görülen personel EBYS’ye kullanıcı olarak tanımlanacaktır. Sisteme tanımlanan kullanıcıların sisteme girişinde şifre kontrolleri Etki Alanı Denetleyicisi üzerinden yapılacağından, tüm kullanıcıların kurumsal e-posta adreslerini kullanmaları zorunludur.

(2) Personelin emeklilik veya diğer nedenlerle kurum ile ilişiğinin kesilmesi, görevden el çektirilmesi veya yeni görevlendirme ve atamalarda; ilgili kullanıcının durumu, İnsan Kaynakları Biriminde görevli yetkilendirilmiş personel tarafından EBYS üzerindeki tüm yetkileri kaldırılır. Kurumdan ayrılacak personelin yetkileri kaldırılmadan ilişik kesme işlemi yapılmaz.

(3) Yeni kurulan, kapatılan, bağlı olduğu üst birimi değiştirilen birimler ile birim, görev veya unvan değişikliği yapılan personelin, İnsan Kaynakları Birim Başkanlığınca değişikliğe ilişkin onay yazısının birim başkanlığına ulaşmasının ardından DETSİS’e girişi yapılır. Birime ilişkin DETSİS kayıtları sisteme girilir.

Elektronik belgelerin oluşturulması

MADDE 11- (1) Elektronik belge, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e ve Sayıştay Başkanlığı İmza ve Yetki Devri Yönergesi’ne uygun olarak ve EBYS’de belirlenmiş elektronik şablonlar doğrultusunda oluşturulacaktır.

(2) Fiziksel ortamda hazırlanarak çok gizli, gizli ve özel gizlilik dereceleri ile teklif edilip onaylanmış olan belgeler; EBYS’de üstverileri girilerek, belge düzenlenme tarihi ve sayısının sistemden alınması sağlanacaktır.

(3) Elektronik belgelerin üzerindeki sayı ve tarih alanları EBYS üzerinden verilecek olup, bunun dışında sistem harici bir numara kullanılmayacaktır.

(4) Elektronik belge oluşturulurken dağıtım yerleri hiyerarşik kurallara uygun olarak seçilecektir.

(5) EBYS üzerinde hazırlanan belge taslakları, onaylanma/imzalanma safhasına gelinceye kadar hazırlayan kişiden başlamak üzere onay veya imza merciine kadar sıralı âmirlerce paraflanır. Onay/imza merciince, elektronik olarak imzalanmadan önce taslak belge


7

üzerinde değişiklik yapılabilir veya hata ve eksikliklerin giderilmesi için, belgeyi hazırlayan birime/personele iade edilebilir.

(6) Yetkili makamlarca güvenli elektronik imza ile imzalandıktan sonra, belge üzerinde ve içeriğinde değişiklik yapılamaz. Bu tip değişikliklerin yapılması halinde genel hükümler kapsamında gerekli cezai ve idari işlem yapılır.

(7) Elektronik ortamda hazırlanan belgenin süreli olması halinde, sistemden “İVEDİ”, “ÇOK İVEDİ” veya “GÜNLÜDÜR” ibarelerinden uygun olanı seçilerek, belge üstverisinde ve belge üzerinde yazı alanının sağ üst köşesinde gösterilmesi sağlanır.

Belgenin tarihi

MADDE 12- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile hazırlanan belgelerde tarih bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Belge üzerinde yer alan güvenli elektronik imzalarda zaman damgası bulunması zorunludur. Belgenin en son yetkili tarafından güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanı gösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi belge tarihi olarak esas alınır.

Belgenin sayısı ve standart dosya planı kodu

MADDE 13- (1) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde sayı bulunması zorunludur. Elektronik ortamdan sayı almamış hiçbir belge işleme konulamaz. Belgenin sayı kısmı, sırasıyla aşağıda belirtilen ve kısa çizgi işareti (-) ile birbirinden ayrılan üç gruptan oluşur:

a) Yazıyı hazırlayan birimin, Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) belirtilen idari birim kimlik kodu,

b) Yazılan yazının konusu veya içeriği ile uyumlu olacak şekilde standart dosya planı (SDP) kodu,

c) EBYS üzerinden düzenlenen belgelerde, sistem tarafından otomatik olarak; fiziksel ortamda düzenlenecek belgelerde ise Evrak Müdürlüğü tarafından verilecek belge kayıt numarası.

(2) İdari birim kimlik kodu ile belge kayıt numarası, EBYS tarafından otomatik olarak verilir. Standart dosya planı kodu ise, Başkanlıkça belirlenecek ve EBYS’de gösterilecek standart dosya planında belirlenmiş olan kodlar arasından, yazının konusu ve içeriğine uygun olarak, yazıyı hazırlayan personel tarafından seçilerek, evrakın sayı alması sağlanır. Personel tarafından seçilen kod, üst amirler tarafından paraf ve imza sürecinde kontrol edilir, varsa hatalı seçim düzelttirilir. Hatalı kod verilmesi nedeniyle evrakın sistem içinde yanlış klasörde arşivlenmesi ve bulunamamasından kaynaklanabilecek sorunlardan, evrakı hazırlayan personel ile evrakta parafı bulunanlar ve ilgili birim amiri sorumludur.


8

(3) Evrak Müdürlüğü tarafından kurum dışından gelen belgeler ile kurum personelince düzenlenen dilekçelerin standart dosya planı yeri belirlenir ve belge kayıt numarası verilir.

Süreli belgeler

MADDE 14- (1) EBYS üzerinde hazırlanan süreli belgelere sistem üzerinden cevap verilmesi veya belge gereğince işlem yapılması gereken en son tarih eklenir. Bu tarihe kadar cevap gelmemiş veya işlem yapılmamış ise sistem otomatik olarak ilgili personeli uyarır.

(2) Başkanlığa kurum dışından gelen süreli belgeler EBYS’ye kayıt edilirken, cevap verilmesi gereken en son tarih, Evrak Müdürlüğünce sistem üzerinden eklenir.

Elektronik belgelerin ekleri

MADDE 15- (1) Sistemde oluşturulan elektronik belgelere sistem dışından ek, ilgi, ilişik eklenmesi gerektiği durumda, bunlar sistem üzerinden belgeye eklenecektir.

(2) EBYS’ye aktarılamayacak ekler ile özellik arz eden ve/veya içeriğinin görülmemesi gereken ekler, sistemde hazırlanan elektronik belgenin fiziksel çıktısı alındıktan sonra bu fiziksel çıktıya eklenerek ilgililerine fiziksel olarak gönderilir.

Paraf, imza ve onay işlemleri

MADDE 16- (1) İmza sürecinin hiyerarşik kurallara ve Sayıştay Başkanlığı İmza ve Yetki Devri Yönergesine uygun olarak yürütülmesi zorunludur.

(2) Güvenli elektronik imzası bulunan kullanıcıların EBYS üzerindeki belgeleri onaylama, imzalama, paraflama ya da koordinasyon işlemlerinde, bu imzanın kullanması zorunludur. Güvenli elektronik imza, ıslak imza ile aynı sonuçları doğurur.

(3) İmza oluşturma aracının kaybedilmesi, arızalanması gibi zorunlu olarak güvenli elektronik imzanın kullanılamadığı durumlarda paraf işlemi EBYS üzerinden elektronik onay yoluyla yapılır. Elektronik belgenin fiziksel çıktısı alındıktan sonra ıslak imza ile son imza veya olur aşaması tamamlanır. Bu işlemler EBYS’nin log (günlük) raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve ilgili mevzuatta belirtilen saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.

(4) Hangi durumlarda ve hangi personel tarafından güvenli elektronik imza veya elektronik onayın kullanılacağı Başkanlık tarafından belirlenir.

(5) Elektronik belgelerin son imza veya olurları elektronik imza ile imzalandıktan ve ekleri eklendikten sonra oluşan elektronik yazışma paketi, hiç bir şekilde değiştirilemez ve geri alınamaz. Bu nedenle EBYS’de oluşturulan dokümanlarda gerekli dikkatin gösterilmesi gerekmektedir.


9

(6) Başkanlıkça gerekli altyapı sağlandıktan sonra EBYS’de mobil imza da kullanılabilir.

Elektronik belgelerin hükmü

MADDE 17- (1) Bu Yönergede belirlenmiş esaslara uygun olarak EBYS üzerinde oluşturulmuş veya başka bir sistemde ya da fiziksel ortamda oluşturulduğu halde sonradan EBYS bünyesine taşınmış her türlü elektronik belge, fiziksel ortamda hazırlanmış resmi belge hükmündedir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Belgenin Çoğaltılması, Dağıtımı, Arşivlenmesi ve Tebligat

Belgeden fiziksel çıktı alınması

MADDE 18- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanarak hazırlanmış bir belgeden fiziksel çıktı alınması gerektiği durumlarda bu işlem sadece Başkanlık tarafından yetkilendirilmiş görevli personel tarafından gerçekleştirilir. Fiziksel çıktının uygun bir yerine sistem tarafından otomatik olarak “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” ibaresi konulur ve belgenin elektronik olarak imzalandığının teyit edilebilmesini sağlayan elektronik doğrulama koduna ve karekoduna fiziksel çıktı üzerinde yer verilir. Belgeye ait tarih bilgisi ve diğer üstveri bilgileri EBYS aracılığı ile fiziksel çıktı üzerine yazdırılır. Fiziksel çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanır.

(2) Belgenin fiziksel çıktısını alıp “BELGENİN ASLI ELEKTRONİK İMZALIDIR” şerhini onaylayacak yetkilendirilmiş personel; belgenin şeklini, yazı biçimini, yazımlarda bir kayma olup olmadığını kontrol etmek zorundadır. Belgede hata tespit edilmesi durumunda, belge sistem üzerinden ilgilisine iade edilir. İlgili kişinin takdirine göre işlem sonuçlandırılır.

Başkanlık Makamına hitaben düzenlenen belgelerin dağıtımı

MADDE 19- (1) Kurumda EBYS üzerinden “BAŞKANLIK MAKAMI”na hitaben hazırlanmış olan belgeler tüm imzalar tamamlandıktan sonra, dağıtım amacıyla sistem tarafından ilgili bölüm başkanına sevk edilir.

(2) Sevk edilmiş olan belge, üst makama arz veya ilgili birim ya da personele havale edilir. Havale işlemi sırasında gerekirse sistem üzerinden not veya talimat eklenebilir. Belgenin gönderildiği birim veya personel, yöneticiler tarafından elektronik belgeye eklenmiş not veya talimatlara da dikkat eder.


10

(3) EBYS üzerinden “BAŞKANLIK MAKAMI”na hitaben hazırlanmış dilekçeler, sistem tarafından Evrak Müdürlüğüne yönlendirilir. Dilekçe Evrak Müdürlüğü tarafından içeriği dikkate alınarak, ilgili bölüm başkanına sistem üzerinden sevk edilir.

(4) Başkanlık tarafından uygun görülen belgeler, doğrudan ilgili birim veya personele gönderilir. Bunlara ilişkin bilgi notu ilgili bölüm başkanına sistem tarafından iletilir.

Kurum dışına gönderilecek belgeler

MADDE 20- (1) Kurumda EBYS üzerinden hazırlanıp İmza ve Yetki Devri Yönergesi’ne uygun olarak imzalanmak üzere Başkanlığa sistem üzerinden gönderilen belge, güvenli elektronik imza ile imzalanır. İlgili kişi, şirket, kurum veya kuruluşa gönderilmek üzere Evrak Müdürlüğüne sistem tarafından iletilir. Belgelerin iletilmiş olduğunun kontrolü belgeyi üreten birimin sorumluluğundadır.

(2) Güvenli elektronik imzalı belgelerin Evrak Müdürlüğü tarafından kurum dışına gönderilmesinde KEP hizmetinin kullanılması esastır. Ancak, idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizması ile de yapılabilir.

(3) Elektronik ortamda iletilemeyen belgeler, “zorunlu hallerde belgeden fiziksel çıktı alınması” başlıklı 18 inci maddede düzenlenen usule göre Evrak Müdürlüğünce fiziksel çıktısı alınarak, niteliğine göre posta, dağıtıcı veya faks yoluyla gönderilir. Faks yoluyla gönderilen belgenin aslı daha sonra diğer yollarla gönderilir.

(4) Gizlilik derecesi çok gizli olan belgelerin, gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak bu belgeler, gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.

(5) Yurtdışına gönderilecek ya da yabancı dilde düzenlenecek belgeler EBYS’de düzenlenir, ıslak imza ile tamamlanır. İlgilisine gönderilmek üzere Evrak Müdürlüğüne iletilir.

Kuruma gelen belgelerin elektronik ortama alınması

MADDE 21- (1) Kurum dışından elektronik veya fiziksel ortamda gelen her türlü belgenin kayıt ve takibi, EBYS kullanılarak Evrak Müdürlüğü tarafından yapılır.

(2) Kurum dışından fiziksel ortamda gelen belgeler ve taranmasına engel bulunmayan ekleri, Evrak Müdürlüğü tarafından taranarak EBYS’ye aktarılır.

(3) Taranan belgelerin ekinde, yüz sayfadan fazla fiziksel ek, harita, proje, klasör, dosya, gazete, dergi, kitap, broşür ve benzeri basılı materyaller ile toplam veri boyutu 100 MB’ı aşan dosyalar içeren CD, DVD, taşınabilir bellek vb. bulunduğu takdirde, EBYS


11

ortamına aktarılan belgenin üstveri bilgisine, taranamayan eklerin bulunduğu açıklaması yazılarak belge sevk edilir. Daha sonra belgenin bir nüsha çıktısı alınarak eklerin üzerine iliştirilir. Ekler fiziksel ortamda ilgili birime havale edilir.

(4) Kapalı zarf ile Kuruma gelen gizli belgelerin yalnızca dış zarfları veya var ise gizli olmayan üst yazısı taranıp EBYS ortamına aktarılır ve belgeler usulüne uygun olarak ilgilisine teslim edilir.

(5) Zarf içinde veya açık olarak gelen ve ilgili mevzuata göre gizlilik özelliği taşıyan belgenin taranması gerektiği durumlarda; tarama işlemi sadece gizli belgeleri görme yetkisine sahip personel tarafından veya onun nezaretinde yapılacak ve Sayıştay Başkanlığı Evrak Yönetimi Usul ve Esasları çerçevesinde, uygun derecede gizli belge olarak sisteme kaydedildikten sonra belgeler, usulüne uygun olarak ilgilisine teslim edilir.

(6) Fiziksel belgelerin mükerrer olarak sisteme alınmasını engelleme ve arşive erişim amacı ile belgenin üzerine EBYS’ye aktarıldığına dair belge kayıt numarası konulur.

(7) EBYS’ye aktarılan belgelerin üstverilerinin ve ilgisinin sisteme doğru girilmesinden ve standart dosya planından uygun numara verilerek arşivlenmek üzere ilgili klasöre kaydından Evrak Müdürlüğü sorumludur.

Gelen belgelerin dağıtım işlemleri

MADDE 22- (1) Kurum dışından elektronik veya fiziksel ortamda gelen ve EBYS’ye aktarılarak kayıt işlemleri tamamlanan belgeler, Evrak Müdürlüğü tarafından ilgili bölüm başkanı veya başkan yardımcısına sevk edilir. Başkanlıkça aksi bildirilmedikçe; Başkan adına gelen belgeler doğrudan Başkana, gizli ve çok gizli belgeler ile başkan yardımcıları adına gelen belgeler doğrudan ilgili başkan yardımcısına, bunlar dışında kalan diğer bütün belgeler ise ilgili bölüm başkanına sevk edilir.

(2) Evrak Müdürlüğünce, yukarıda açıklandığı şekilde, elektronik ortamda Başkanlığa sevk edilen belge, Başkanlık veya ilgili birim amiri tarafından, yine EBYS üzerinden başka birime veya personele sevk veya tebliğ edilir. Belgelerin ve eklerinin fiziksel nüshaları da Başkanlık veya birim amiri tarafından sevk edilen birime veya personele Evrak Müdürlüğünce gönderilir. Belge ve eklerinin fiziksel nüshaları havale yapılan birimin arşivinde muhafaza edilir.

(3) Başkanlık tarafından belgelerin elektronik ortamda sevki sırasında, ilgili birimlere uyarı mahiyetinde talimat veya notlar da eklenebilir.

(4) Başkanlık, başka bir idareden resmî yazışma kapsamında Kuruma iletilen ancak ilgili mevzuat veya rehberlerde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir elektronik belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Elektronik belgenin reddedilmesi gerektiği


12

durumda Başkanlık, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştığı tarihi takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar bildirir.

Belgelerin otomatik dağıtımı

MADDE 23- (1) Kurum dışından gelen veya kurum içinde hazırlanan belgelerin ilgili yerlere dağıtımı, Başkanlıkça önceden belirlenmiş dağıtım planına ve sürecine uygun olarak, EBYS üzerinden yapılır. Bu şekilde dağıtım planı hazırlanan belgelere ilişkin otomatik süreçler görevlendirilmiş birimler tarafından sisteme eklenir.

Belgelerin dağıtımında hata

MADDE 24- (1) Dağıtımı yanlış yapılan elektronik belgeler yeniden dağıtımı yapan birime veya makama ivedi şekilde iade edilir. İade edilmeyen elektronik belgelerle ilgili olarak yaşanabilecek sorunlardan belgenin son havale edildiği birim veya personel sorumludur.

(2) Kuruma muhatabı olmadığı hâlde güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, belgeyi gönderen kişi veya kuruma Evrak Müdürlüğünce elektronik ortamda iletilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.

Belge tebliğ işlemleri

MADDE 25- (1) EBYS üzerindeki bir elektronik belgenin ilgili personele tebliğ edilmesi gerektiği durumlarda tebligat işlemi, ilgili makam veya birimlerce güvenli elektronik imza kullanarak EBYS üzerinden yapılacaktır. Personele EBYS üzerinden bir tebligat işlemi yapıldığı, sistem tarafından personelin kurumsal elektronik posta adresine veya varsa kayıtlı elektronik posta adresine veya EBYS ile entegre çalışan uyarı programına otomatik olarak bildirilir. Personel, gerek elektronik posta kutusunu, gerek kayıtlı elektronik postasını gerekse uyarı programını her gün gerek Kurum içinden gerekse Kurum dışından kontrol etmekle yükümlüdür.

(2) EBYS üzerinden gönderilen elektronik belge, ilgili personel tarafından güvenli elektronik imza kullanılarak açılacak ve tebliğ edilmiş sayılacaktır.

(3) Bu işlemler EBYS’nin log (günlük) raporlarında kayıt altına alınır.

Belgelerin arşivlenmesi ve imhası

MADDE 26- (1) EBYS üzerinde oluşturulan tüm belgeler standart dosya planında yer alan klasörlerde otomatik olarak arşivlenir. Bu nedenle, belgelere uygun bir standart dosya planı kodu seçilmek suretiyle numara verilmesine özen gösterilecektir. Belgelerin fiziksel nüshalarının arşivlenmesine ilişkin esaslar arşiv mevzuatında gösterildiği şekilde yürütülür.


13

(2) Elektronik belgelerin imhası, saklama planı doğrultusunda ve ilgili mevzuata uygun olarak EBYS sisteminde oluşturulan imha raporlarına göre gerçekleştirilir.

Vekâlet işlemleri

MADDE 27- (1) Görevden geçici ayrılmalarda, belge sürecinin aksamaması için birim amirleri, Sayıştay Başkanlığı İmza ve Yetki Devri Yönergesine uygun olarak, ayrılanların yerlerine imza yetkisi kullanacak görevliyi, vekâletin kapsamını ve süresini sistem üzerinden tanımlar. Vekâlet bırakılma sürecinin başlatılması için birim amirinin bilgilendirilmesinden görev başından ayrılacak personelin kendisi sorumludur.

(2) Vekâletin belirlenmemiş olması durumunda, EBYS’den sorumlu bölüm başkanı onayıyla sistem üzerinden vekâlet işlemi gerçekleştirilir.

Kurum dışında bulunan personel tarafından yapılacak işlemler

MADDE 28- (1) Çeşitli nedenlerle Kurum dışında bulunan personel tarafından bilgi ve belge istenmesine ilişkin yazılar EBYS üzerinden düzenlenecek, grup başkanının kontrolünden sonra ekip başkanı tarafından elektronik imza ile imzalanarak fiziksel çıktısı alınmak suretiyle mahallinde işlem yapılabilecektir.

(2) Uygulama sunucuları yerel ağ dışında internete açılmayacaktır. Kurum dışında bulunan personel tarafından EBYS’ye girilmesi gerektiği durumlarda bağlantı (SSL VPN) güvenlik yazılımı üzerinden sağlanacaktır.

Teknik destek ve yardım

MADDE 29- (1) EBYS uygulamasına ilişkin kullanım kılavuzları, eğitim dokümanları ile videolarına Kurumun intranet (http://saybis/) sayfasındaki “SayNET” menüsünden erişilebilecektir.

(2) Kurumda EBYS’nin sağlıklı yürümesini sağlamak amacıyla Evrak Müdürlüğünde EBYS Yardım Masası kurulacak, her birimde EBYS’den sorumlu Birim EBYS Sorumlusu, görevlendirilecektir. Kullanıcılar EBYS ile ilgili karşılaştıkları sorunları öncelikle birimlerindeki Birim EBYS Sorumlularına bildirecektir.

(3) Birim EBYS sorumluları, çözemedikleri sorunları EBYS Yardım Masasına sistem üzerinden “Talep - Arıza” menüsü ile bildirirler. EBYS Yardım Masası tarafından çözülemeyen sorunlar Masa görevlileri tarafından elektronik ortamda sistem yöneticisine iletilir.

(4) Kullanıcıların EBYS’nin geliştirilmesine yönelik talep ve önerileri sistem üzerinden iletilecektir.

(5) Birim amirleri, EBYS’nin etkin ve düzenli kullanımı amacıyla eğitim ihtiyacı dahil gereken tedbirleri alır.


14

Teknik arıza

MADDE 30- (1) EBYS’nin teknik nedenlerle çalışmadığı durumlarda, günlü yazılara verilecek cevaplar, hukuki ya da mali yönden acil olan belgeler ile Başkanlık tarafından uygun görülecek belgeler fiziksel ortamda düzenlenir. Sistemin devreye alınmasından sonra, fiziksel ortamda hazırlanmış olan belgeler taranarak EBYS’de arşivlenir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Yükümlülükler, Çeşitli Hükümler, Yürürlük ve Yürütme

Yükümlülükler ve sorumluluklar

MADDE 31- (1) Bu Yönergenin uygulanmasından, öncelikle birim amirleri olmak üzere, tüm Sayıştay personeli sorumludur.

(2) Sistemden gelen belgeler ve tebligat için gönderilen belgeler ile imza, paraf, kontrol ya da koordinasyon imzası için gelen belgeler kullanıcılar tarafından günlük olarak sistem üzerinden kontrol edilir.

(3) Gelen ve giden belgelerin belli bir tarihe kadar cevaplanması gerektiği takdirde, cevabın süresinden önce hazır hale getirilmesinden ve muhataplardan cevabın süresi içerisinde gelip gelmediğinin takibinden, ilgili birim personeli ve amiri sorumludur.

(4) Elektronik ortamda yapılan paraf, imza, olur aşamalarının tümünde, işlemi yapan personel ilgili mevzuat hükümleri uyarınca sorumludur. Mevzuata aykırı eylem veya işlemde bulunan personel hakkında gerekli idari ve cezai işlemler yapılır.

(5) EBYS üzerinde her kullanıcının kullanıcı adı ve şifresi mevcut olup, şifrenin başka kişiler ile paylaşımı durumunda oluşacak tüm sonuçlardan kullanıcının kendisi sorumludur.

(6) Güvenli elektronik imza sahiplerinin e-imza sertifikalarının pin kodunu ve güvenli elektronik imza oluşturma aracını başka kişilerle paylaşmaları durumunda doğacak tüm sonuçlardan kendileri sorumlu olacaktır.

(7) Güvenli elektronik imza sahiplerinin, güvenli elektronik imza oluşturma aracını kaybetmeleri, istifa etmeleri, kurum değiştirmeleri, emekliye ayrılmaları gibi durumlarda güvenli elektronik imzanın kullanımından doğacak sorumluluk kendilerine aittir.

(8) Elektronik imza sahipleri, güvenli elektronik imzalarının arızalanması ya da kaybolması durumunda, durumu derhal yazılı olarak Başkanlığa bildirir.

(9) Kullanıcıların EBYS üzerinde yapmış oldukları tüm işlemlerin kaydı sistemde tutulur. Herhangi bir yasal inceleme durumunda bu kayıtlar esas alınır.


15

(10) EBYS’ye ait Başkanlık talimatları, genelgeler, duyurular, kullanıcı kılavuzları, yardım dosyaları, sıkça sorulan sorular, yardım masası prosedürleri ve ilgili dokümanlar elektronik ortamda yayımlanacak ve arşivlenecek olup, EBYS kullanıcıları bu bilgileri takip etmekle yükümlüdür.

Çeşitli Hükümler

MADDE 32- (1) EBYS uygulamasının etkin ve düzenli kullanımı amacıyla;

a) Destek-2 Grubu Başkanlığı;

1) Sistemin kurulumu, işletimi, güvenliğinin sağlanması, yedeklenmesi, gerekli güncellemelerin yapılması ve bakımı,

2) Sistemin hatasız ve kesintisiz çalışmasına yönelik teknik çalışmaların yapılması, 3) EBYS Yardım Masasına teknik destek ve yardım verilmesi, 4) Sistem ile ilgili detaylı kullanım kılavuzu hazırlanması ve güncellenmesi, 5) Yardım yönetimi, yazılım sistem yöneticisi ayarlarının yapılması ve yazılım

firmasıyla teknik açıdan iletişime geçilmesi,6) Sistemin kullanıcı log kayıtlarının tutulması ve muhafazası,7) Kullanıcı eğitimlerine teknik destek sağlanması ve diğer teknik hususlar, 8) Başkanlık tarafından verilecek talimatlar doğrultusunda kişi ve gruplarda yetki

değişikliği yapılması, 9) Sisteme ilişkin teknik destek taleplerinin takibi ve sonuçlandırılması,10) Dağıtım planı hazırlanan belgelere ilişkin otomatik süreçlerin sisteme

tanımlanması,11) Başkanlık tarafından verilmiş olan diğer görevlerin yerine getirilmesib) Destek Hizmetleri Birim Başkanlığı (Evrak Müdürlüğü);1) Belge işlemleri, arşivleme, erişim ve imha süreçlerinin tasarlanması ve

gerçekleştirilmesine yönelik faaliyetlerin yürütülmesi, 2) EBYS ile ilgili tüm çalışmaların koordine edilmesi,3) Elektronik tebligat hizmetiyle ilgili işlemlerin yerine getirilmesi,4) EBYS’nin etkin kullanımı ve geliştirilmesi konusunda Başkanlığa öneriler

sunulması,5) Başkanlık tarafından verilecek talimat doğrultusunda hatalı oluşturulmuş ve

imzalanmış belgelerin iptal edilmesi,6) Standart dosya planı kodlarına ilişkin düzenleme ve değişikliklerin takip edilmesi,

kurumsal güncellemelerin ve EBYS üzerinde gerekli değişikliklerin yapılması,7) Birimlere ilişkin DETSİS kodlarının takibi ile güncellemelerinin yapılması,8) Başkanlık tarafından verilmiş olan diğer görevlerin yerine getirilmesi.c) Strateji Geliştirme Birim Başkanlığı (İç Kontrol Müdürlüğü); 1) Standart dosya planı kodları konusunda eğitimlere destek verilmesi,


16

2) Sayıştay Başkanlığı İmza ve Yetki Devri Yönergesi’nin geliştirilmesi ve güncellenmesi konusunda öneriler sunulması,

3) Başkanlık tarafından verilmiş olan diğer görevlerin yerine getirilmesi.ç) İnsan Kaynakları Birim Başkanlığı (Personel Müdürlüğü); 1) Kurumda göreve başlayan personele ait unvan, birim, görev tanımı vb. gerekli

bilgilerin zamanında sistemde tanımlanması,2) Personelin birim, görev, unvan değişikliklerinin sistemde hızlı bir şekilde

güncellenmesi,3) Başkanlık tarafından uygun görülen güvenli elektronik imzanın temini konusunda

başvuru ve gerekli işlemlerin yapılması, 4) Başkanlık tarafından verilmiş olan diğer görevlerin yerine getirilmesi.d) Teknik ve Mali İşler Birim Başkanlığı;1) Başkanlık tarafından uygun görülen güvenli elektronik imzanın teminine ilişkin

mali işlemlerin yapılması, 2) Elektronik tebligat hizmeti ile ilgili mali işlemlerin yapılması, 3) Başkanlık tarafından verilmiş olan diğer görevlerin yerine getirilmesi.İş ve işlemlerini yürütür.

Geçiş uygulamaları

MADDE 33- (1) Bu Yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 31.12.2017 tarihine kadar, Kurum içinde EBYS üzerinden hazırlanan ve yetkili amir tarafından elektronik imza kullanılarak imzalanan elektronik belgeler, belgeyi hazırlayan birim tarafından fiziksel ortamda en az iki nüsha çıktı alınarak üzerindeki paraf, imza ve onay işlemleri ıslak imzalarla tamamlatılır ve usulüne uygun olarak fiziksel ortamda sevk, havale, arşivleme işlemleri yürütülür. Başkanlık gerekirse bu süreyi değiştirebilir.

Yürürlük

MADDE 34- (1) Bu Yönerge onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 35- (1) Bu Yönerge hükümlerini Sayıştay Başkanı yürütür.


17

Documents

Web view(2) Yukarıda tanımlanmayan kavramlar hakkında, ... bunlar dışında kalan diğer bütün belgeler ise ilgili bölüm başkanına sevk edilir. (2)