Word 2007. Самое Необходимое

Никита Культин

Санкт-Петербург

«БХВ-Петербург»

2007

УДК 681.3.06 ББК 32.973.26-018.2 К90

Культин Н. Б.

К90 Word 2007. Самое необходимое. — СПб.: БХВ-Петербург, 2007. —

176 с.: ил. + Видеокурс (на CD-ROM)

ISBN 978-5-94157-993-8

Книга представляет собой практическое руководство для начинающих по ре-

шению типовых задач в Microsoft Office Word 2007: набору и форматированию

текста, работе с таблицами, иллюстрациями, деловой графикой. Уделено внимание

работе с шаблонами и формами, коллективной работе с документом. Книга отли-

чается доступностью изложения, ориентацией на практику, большим количеством

наглядных примеров. Прилагаемый компакт-диск содержит видеокурс по основам

работы в Microsoft Office Word 2007.

Для начинающих пользователей Word

УДК 681.3.06 ББК 32.973.26-018.2

Группа подготовки издания:

Главный редактор Екатерина Кондукова

Зам. главного редактора Евгений Рыбаков

Зав. редакцией Григорий Добин

Редактор Римма Смоляк

Компьютерная верстка Натальи Караваевой

Корректор Наталия Першакова

Дизайн серии Инны Тачиной

Оформление обложки Елены Беляевой

Зав. производством Николай Тверских

Лицензия ИД № 02429 от 24.07.00. Подписано в печать 23.03.07.

Формат 70 1001/16.

Печать офсетная. Усл. печ. л. 14,19.

Тираж 3000 экз. Заказ №

"БХВ-Петербург", 194354, Санкт-Петербург, ул. Есенина, 5Б.

Отпечатано с готовых диапозитивов

в ГУП "Типография "Наука"

199034, Санкт-Петербург, 9 линия, 12

ISBN 978-5-94157-993-8 © Культин Н. Б., 2007

© Оформление, издательство "БХВ-Петербург", 2007

Îãëàâëåíèå

Предисловие ........................................................................................................... 1

Глава 1. Новый документ .................................................................................... 3

Запуск Word ............................................................................................................. 3

Новый документ ...................................................................................................... 4

Справочная информация ........................................................................................ 9

Набор текста .......................................................................................................... 10

Буквы .................................................................................................................. 10

Прописные и строчные буквы .......................................................................... 11

Удаление ошибочно введенного символа ....................................................... 11

Пробел ................................................................................................................ 11

Цифры и специальные символы ....................................................................... 12

Точка и запятая .................................................................................................. 12

Тире и дефис ...................................................................................................... 12

Переход к новой строке .................................................................................... 14

Символы ............................................................................................................. 14

Проверка правописания .................................................................................... 16

Исправление ошибок ......................................................................................... 16

Режим ввода текста ........................................................................................... 17

Прокрутка текста ............................................................................................... 17

Правила набора текста ...................................................................................... 18

Сохранение документа ......................................................................................... 18

Завершение работы ............................................................................................... 20

Глава 2. Редактирование документа ............................................................... 23

Начало работы ....................................................................................................... 23

Правка..................................................................................................................... 26

Вставка буквы, слова ......................................................................................... 26

Добавление абзаца ............................................................................................. 27

Удаление ............................................................................................................. 27

Замена ................................................................................................................. 29

Îãëàâëåíèå IV

Операции над фрагментами ................................................................................. 29

Выделение фрагмента ....................................................................................... 30

Перемещение фрагмента................................................................................... 31

Копирование ....................................................................................................... 35

Сохранение измененного документа ................................................................... 35

Глава 3. Форматирование документа ............................................................. 37

Шрифт .................................................................................................................... 37

Абзац ...................................................................................................................... 43

Характеристики абзаца ..................................................................................... 45

Форматирование ................................................................................................ 46

Список .................................................................................................................... 50

Нумерованный список....................................................................................... 51

Маркированный список .................................................................................... 52

Стиль ...................................................................................................................... 54

Наборы стилей ................................................................................................... 55

Стиль абзаца (форматирование абзацев) ......................................................... 56

Стиль текста ....................................................................................................... 57

Отмена форматирования ................................................................................... 57

Стиль пользователя ........................................................................................... 57

Изменение стиля ................................................................................................ 59

Разбивка документа на страницы ........................................................................ 60

Нумерация страниц ............................................................................................... 61

Оглавление ............................................................................................................. 61

Глава 4. Печать.................................................................................................... 65

Параметры страницы ............................................................................................ 65

Размер страницы ................................................................................................ 65

Ориентация страницы ....................................................................................... 66

Поля .................................................................................................................... 66

Предварительный просмотр ................................................................................. 68

Печать документа .................................................................................................. 69

Глава 5. Таблицы ................................................................................................ 71

Вставка таблицы .................................................................................................... 71

Ввод текста в ячейки ............................................................................................. 72

Ширина столбца ................................................................................................ 72

Форматирование таблицы .................................................................................... 73

Изменение шрифта ............................................................................................ 76

Выравнивание по горизонтали ......................................................................... 76

Выравнивание по вертикали ............................................................................. 78

Îãëàâëåíèå V

Направление текста ........................................................................................... 79

Границы .............................................................................................................. 79

Закраска .............................................................................................................. 81

Шаблон оформления ......................................................................................... 82

Изменение структуры таблицы ............................................................................ 82

Добавление строк и столбцов ........................................................................... 82

Удаление строк и столбцов............................................................................... 83

Объединение ячеек ............................................................................................ 84

Сортировка ............................................................................................................. 84

Удаление таблицы ................................................................................................. 87

Диаграммы ............................................................................................................. 87

Построение диаграммы ..................................................................................... 89

Настройка диаграммы ....................................................................................... 93

Изменение данных ............................................................................................. 94

Изменение типа диаграммы .............................................................................. 94

Глава 6. Графика ................................................................................................. 95

Рисунки .................................................................................................................. 95

Вставка рисунка из коллекции Microsoft ........................................................ 95

Вставка рисунка из файла ................................................................................. 97

Настройка изображения .................................................................................... 99

Создание рисунка ............................................................................................ 107

Начало ............................................................................................................... 108

Рисование фигуры ........................................................................................... 109

Изменение размера фигуры ............................................................................ 111

Перемещение фигуры ..................................................................................... 112

Удаление элемента .......................................................................................... 113

Изменение элемента ........................................................................................ 113

Контур ............................................................................................................... 113

Заливка .............................................................................................................. 114

Текст ................................................................................................................. 118

Наложение элементов ..................................................................................... 124

Группирование ................................................................................................. 125

Сетка ................................................................................................................. 127

WordArt ................................................................................................................ 129

SmartArt ................................................................................................................ 131

Глава 7. Шаблоны и формы ............................................................................ 135

Шаблоны пользователя ....................................................................................... 135

Создание шаблона ........................................................................................... 135

Создание документа на основе шаблона ....................................................... 138

Îãëàâëåíèå VI

Форма ................................................................................................................ 139

Шаблоны Word .................................................................................................... 144

Глава 8. Рецензирование ................................................................................. 145

Режим фиксации изменения ............................................................................... 146

Рецензирование ................................................................................................... 146

Фиксация изменений ........................................................................................... 147

Отображение изменений .................................................................................... 149

Глава 9. Предметный указатель .................................................................... 151

Сноски .................................................................................................................. 154

Заключение ......................................................................................................... 157

Предметный указатель .................................................................................... 159

Предисловие

Бурное развитие информационно-коммуникационных технологий привело

к тому, что все большее количество людей использует компьютеры не только

для выполнения своих служебных обязанностей на работе, но и дома, в по-

вседневной жизни. Компьютеры используют все: школьники, студенты, уче-

ные, сотрудники и руководители фирм и предприятий.

Наиболее широко компьютеры используют для решения офисных задач: на-

бора и печати текстов (от простых писем и рефератов до серьезных научных

работ, состоящих из сотен страниц, содержащих таблицы, графики, иллюст-

рации), расчетов, работы с базами данных.

Исторически сложилось так, что большинство пользователей работает в опе-

рационной системе Microsoft Windows и для решения офисных задач исполь-

зует пакет Microsoft Office. И это не удивительно, ведь программы, входящие

в состав пакета, позволяют решать практически любую задачу.

Microsoft постоянно работает над совершенствованием своих программных

продуктов, расширяет их возможности, делает более удобными, дружествен-

ными.

Microsoft Office 2007 — это последняя версия пакета Microsoft Office. Основу

пакета составляют:

� Microsoft Office Word 2007 — редактор текста;

� Microsoft Office Excel 2007 — табличный процессор;

� Microsoft Office Access 2007 — система управления базами данных;

� Microsoft Office PowerPoint 2007 — программа подготовки и проведения

презентаций;

� Microsoft Office Outlook 2007 — программа работы с электронной почтой.

Введение 2

Microsoft Office Word 2007 — это текстовый процессор (который часто назы-

вают просто редактором текста), иначе говоря — компьютерная программа,

предназначенная для работы с документами (так принято называть тексты, с

которыми работает пользователь). Используя Microsoft Office Word 2007

можно быстро набрать и распечатать нужный документ (например, письмо,

статью или отчет). Документ Microsoft Word может содержать иллюстрации,

таблицы и диаграммы.

Microsoft Office Word 2007 ориентирован на работу в операционной системе

Microsoft Windows Vista, но может работать и в Microsoft Windows XP.

Книга, которую вы держите в руках — это не описание Microsoft Word 2002

и не справочник. Это руководство по решению типовых задач, возникающих

в процессе работы с Microsoft Word. Цель этой книги — научить эффективно

использовать Microsoft Office Word 2007 для решения типовых задач.

Книга адресована начинающим пользователям Microsoft Word (именно Word,

а не персонального компьютера). Это предполагает, что читатель уже имеет

начальные навыки работы на компьютере, знает, например, как открыть пап-

ку и запустить программу.

Для того чтобы научиться работать с Microsoft Word, максимально использо-

вать его возможности, нужно решать конкретные задачи. Работайте с книгой

активно. Применяйте полученные знания на практике. Вводите в компьютер

примеры. Не бойтесь экспериментировать, вносите в примеры изменения.

Чем больше вы сделаете самостоятельно, тем большему научитесь.

Глава 1

Новый документ

Чтобы получить отпечатанный на принтере документ (например, письмо,

статью или реферат), нужно запустить Microsoft Office Word 2007, создать

документ (в простейшем случае набрать текст), сохранить документ на диске

и затем распечатать его.

Запуск Word

Для того чтобы запустить Microsoft Word 2007, надо щелкнуть на кнопке

Пуск (появится список программ, с которыми пользователь работал в по-

следнее время) и в появившемся меню выбрать команду Microsoft Office

Word 2007 (рис. 1.1).

Если команды Microsoft Office Word 2007 в списке программ нет, то надо

сделать щелчок в строке Все программы, раскрыть группу Microsoft Office

(сделать щелчок в этой строке) и выбрать команду запуска там (рис. 1.2).

Следует обратить внимание, что Windows анализирует действия пользовате-

ля и добавляет в список, который появляется в результате щелчка на кнопке

Пуск, имена программ, с которыми пользователь часто работает. Поэтому

следующий раз Word можно будет запустить, выбрав соответствующую

команду в меню Пуск.

� СОВЕТ

Значок Microsoft Office Word можно поместить в верхнюю часть меню Пуск и на панель быстрого запуска. Чтобы значок Microsoft Office Word появился в верх-ней части меню Пуск, надо сделать щелчок на кнопке Пуск, раскрыть список

Microsoft Office, установить указатель мыши в строку Microsoft Office Word

2007, сделать щелчок правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать

Глава 1 4

команду Закрепить в меню Пуск. Аналогичным образом, выбрав команду

Добавление на панель быстрого запуска, значок Microsoft Word 2007 можно поместить на панель быстрого запуска.

Рис. 1.1. Запуск Microsoft Office Word 2007

из меню Пуск

Рис. 1.2. Запуск Word

из меню Пуск�Все программы

Новый документ

В момент запуска Word автоматически создает новый документ. Этот доку-

мент отображается в окне документа (рис. 1.3).

В заголовке окна отображается название документа. Если пользователь рабо-

тает с новым документом, который еще ни разу не был сохранен на диске, то

в заголовке отображается текст: Документ — стандартное название доку-

ментов Microsoft Word.

Новый документ 5

Рис. 1.3. Окно документа

Рис. 1.4. Кнопка Office, панель быстрого доступа и лента

В верхней части окна (рис. 1.4) находятся кнопка Office, панель быстрого

доступа, строка меню и лента — область отображения вкладок.

Глава 1 6

Щелчок на кнопке Office раскрывает окно (рис. 1.5), в котором находятся

команды загрузки (Открыть), сохранения документа (Сохранить, Сохра-

нить как), печати документа и др. Также в этом окне находится список до-

кументов, с которыми пользователь работал в последнее время. Здесь же на-

ходится кнопка Параметры Word, щелчок на которой открывает окно

настройки Word.

Рис. 1.5. Окно, которое появляется в результате щелчка на кнопке Office

На панели быстрого доступа находятся кнопки активизации действий, кото-

рые наиболее часто приходится выполнять пользователю во время работы

в Word. Следует обратить внимание, что пользователь может настроить па-

нель быстрого доступа "под себя" — добавить кнопки активизации нужных

ему действий. Например, чтобы добавить в панель быстрого доступа кнопку

Создать (новый документ), надо сделать щелчок на кнопке Настройка

панели быстрого доступа и в появившемся списке сделать щелчок в строке

Создать (рис. 1.6). В результате на панели быстрого доступа появится кнопка

Создать (рис. 1.7). Теперь, для того чтобы начать работу над новым до-

кументом, достаточно щелкнуть на этой кнопке.


Рис. 1.6. Пример настройки панели быстрого доступа

Рис. 1.7. Панель быстрого доступа после ее настройки

(добавлена кнопка Создать)

В строке меню находятся ярлыки вкладок, а сами вкладки отображаются на

ленте. Для удобства работы вкладки сгруппированы по функциональному

признаку. Так, например, вкладки Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили

и Редактирование объединены в группу Главная. Доступ к нужной вклад-

ке осуществляется путем выбора группы (щелчком на соответствующем яр-

лычке). Чтобы выбрать (открыть) другую вкладку, надо сделать щелчок на

ярлычке той группы, в которой она находится.

На вкладках находятся командные кнопки и списки (рис. 1.8).

Кнопки используются для активизации команд, списки — для выбора значе-

ний параметров. Рядом с некоторыми кнопками можно заметить значок рас-

крытия списка — маленький треугольник (такие кнопки называются комби-

нированными). Щелчок на такой кнопке активизирует выполнение команды,

а на значке списка — раскрывает список параметров команды. Например,

Глава 1 8

в результате щелчка на кнопке Ч (Подчеркнутый), которая находится на

вкладке Шрифт, слово, на котором находится курсор, будет подчеркнуто ли-

нией (по умолчанию тонкой), а в результате щелчка на значке списка появит-

ся список, в котором можно будет выбрать вид линии.

В центре окна отображается текущая страница документа. Вид страницы оп-ределяется установленным в данный момент режимом просмотра документа и масштабом его отображения. По умолчанию документы отображаются в режиме "разметка страницы" в масштабе 1:1 или 100% (пользователь видит страницу документа так, как она будет выглядеть на бумаге). Для удобства работы с текстом пользователь может изменить масштаб отображения доку-мента. Сделать это можно несколькими способами, наиболее просто — изме-нить положение движка регулятора масштаба отображения документа, кото-рый находится в правой части строки состояния (рис. 1.9). Изменить масштаб

отображения можно также сделав щелчок на кнопке По ширине страницы

(рис. 1.10), которая находится на вкладке Вид�Масштаб.

Рис. 1.8. Командные кнопки

Рис. 1.9. Изменить масштаб можно, переместив движок

Рис. 1.10. Изменить масштаб можно,

сделав щелчок на кнопке По ширине страницы


В нижней части окна находится строка состояния. В ней отображается ин-формация о документе (номер текущей страницы, количество страниц доку-мента). Также в строке состояния находятся командные кнопки, с помощью которых можно изменить режим отображения документа, и регулятор мас-штаба отображения документа.

Справочная информация

Во время работы пользователю может потребоваться помощь (например, ин-формация о том, как выполнить то или иное действие). Помочь решить про-блему, с которой пользователь столкнулся в процессе работы, может встро-енная справочная система.

Чтобы получить доступ к справочной информации, надо сделать щелчок на

находящейся в правом верхнем углу ленты кнопке ? (Справка) или нажать клавишу <F1>, затем в появившемся окне ввести ключевое слово и нажать <Enter>. Если в справочной системе есть информация, связанная с введенным ключевым словом, то появится список ссылок на разделы, в которых имеется запрашиваемая информация (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Чтобы найти нужную информацию, надо указать ключевое слово, затем выбрать ссылку на раздел справочной информации

Глава 1 10

Набор текста

В рабочей области окна документа мигает черточка — курсор. Курсор пока-

зывает, где появится символ (буква, цифра или знак препинания), соответст-

вующий нажатой на клавиатуре клавише.

Буквы

По умолчанию после установки Windows пользователю доступны русская

и английская клавиатуры, т. е. при наборе текста можно использовать буквы

русского и английского алфавитов.

Какая буква появится в окне редактора текста в результате нажатия алфавит-

ной клавиши (русская или английская) зависит от того, в каком режиме (ино-

гда говорят "регистре") находится клавиатура. Если клавиатура находится

в режиме печати букв русского алфавита (режим работы клавиатуры отобра-

жается в системной части панели задач Windows (рис. 1.12)), то появится бу-

ква русского алфавита, если английского — английская.

Рис. 1.12. Язык ввода отображается на панели задач, в области уведомлений

Переключение клавиатуры с русского регистра на английский или с англий-

ского на русский осуществляется путем нажатия комбинации служебных

клавиш. По умолчанию для переключения языка клавиатуры используется

комбинация клавиш <Alt слева>+<Shift>. Надо нажать левую клавишу <Alt>

и, удерживая ее нажатой, нажать и отпустить клавишу <Shift>, после чего

следует отпустить клавишу <Alt>.

ЗАМЕЧАНИЕ

Часто для переключения языка клавиатуры используется комбинация <Ctrl>+<Shift>. Какая комбинация клавиш используется для переключения язы-ка на конкретном компьютере, зависит от настройки Windows. Пользователь может изменить комбинацию клавиш, обеспечивающих переключение клавиа-туры. Для этого надо сделать щелчок правой кнопкой мыши на значке индика-тора клавиатуры, в появившемся меню выбрать команду Параметры. Затем

в окне Языки и службы текстового ввода следует выбрать вкладку Пере-

ключение клавиатуры, сделать щелчок на кнопке Сменить сочетания кла-

виш и в появившемся окне выбрать нужное сочетание клавиш.


Прописные и строчные буквы

Чтобы напечатать прописную (большую) букву, надо нажать клавишу <Shift>

(любую: левую или правую) и, удерживая ее, нажать клавишу с нужной буквой.

Если нужно печатать текст большими буквами (например, заголовок), то

вместо того чтобы держать клавишу <Shift>, можно перевести клавиатуру

в режим печати прописных букв. Для этого надо нажать и отпустить клавишу

<Caps Lock>. После этого при нажатии на клавишу с буквой на экране будут

появляться прописные буквы. Режим печати букв отображается при помощи

находящегося в правой верхней части клавиатуры светодиода Caps Lock.

Если светодиод горит, то включен режим прописных букв. Следует обратить

внимание: если включен режим прописных букв, то при нажатии клавиши

<Shift> вместо большой буквы печатается маленькая. Чтобы вернуть кла-

виатуру в режим печати маленьких букв, следует снова нажать клавишу

<Caps Lock>.

Удаление ошибочно введенного символа

Если в процессе набора текста будет введен ошибочный символ, то его мож-

но удалить, нажав клавишу <Backspace> (рис. 1.13). Следует обратить вни-

мание: клавиша <Backspace> удаляет символ, который находится перед кур-

сором (слева от курсора). Если клавишу <Backspace> нажать несколько раз,

то будут удалены несколько символов.

Рис. 1.13. Клавиша <Backspace> удаляет символ, который находится перед курсором (слева от курсора)

Пробел

Промежутки между словами называют пробелами. Во время набора текста

чтобы отделить одно слово от другого, надо один раз нажать клавишу пробе-

ла. Следует обратить внимание, что перед знаками препинания (двоеточием,

запятой, точкой, восклицательным и вопросительным знаками) пробел ста-

Глава 1 12

вить не надо. После знаков препинания (за исключением открывающих ско-

бок и кавычек) пробел ставить обязательно.

Еще раз обращаю внимание: пробелы следует использовать только для раз-

деления элементов текста (слов, предложений). Для других целей (например,

чтобы переместить курсор на несколько позиций вправо или начать печатать

заголовок или абзац с красной строки) клавишу пробела использовать не ре-

комендуется.

Цифры и специальные символы

Чтобы напечатать цифру, надо нажать соответствующую клавишу верхнего

ряда клавиатуры или клавишу дополнительной цифровой клавиатуры (при

условии, что она находится в режиме ввода цифр (горит светодиод Num

Lock)).

Чтобы напечатать специальный символ (например, скобку или знак процен-

та), надо нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее, нажать клавишу, на кото-

рой нужный символ нарисован. Символы, нанесенные на цифровые клавиши

черным цветом, появляются, если клавиатура находится в режиме печати ла-

тинских букв. Если клавиатура находится в режиме печати русских букв, то

при нажатии на цифровую клавишу при нажатой клавише <Shift> появляется

символ, нарисованный на клавише красным цветом.

Точка и запятая

Если клавиатура находится в режиме печати латинских букв, то точка и запя-

тая находятся на разных клавишах (на тех, где они нарисованы черным цве-

том).

Если клавиатура находится в режиме печати русских букв, то точка и запятая

находятся на одной клавише. Точка появляется в результате нажатия той

клавиши, на которой она нарисована красным цветом, запятая — в результа-

те нажатия той же клавиши, но при нажатой клавише <Shift>.

Тире и дефис

Хотя на первый взгляд тире и дефис выглядят одинаково, их надо различать.

Тире — это знак препинания (кстати, в этом предложении использован сим-

вол "тире"). Дефис используется для разделения частей слов, которые по

правилам орфографии пишутся через черточку. И тире, и дефис представля-

ют собой черточку, но дефис чуть короче тире.


Для того чтобы вставить в слово дефис (например, в слово кое-что), надо

нажать клавишу, на которой дефис нарисован (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Клавиша, в результате нажатия которой в слово будет вставлен дефис

Для того чтобы вставить в текст тире, надо нажать клавишу <Ctrl> и, удержи-

вая ее нажатой, нажать клавишу <минус> на цифровой клавиатуре (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Чтобы вставить в текст тире, надо нажать <Ctrl>

и минус на цифровой клавиатуре

Если строка заканчивается словом, которое пишется через дефис, то возмож-

на ситуация, когда вторая часть слова "перебежит" в начало следующей

строки. Чтобы этого не произошло, между частями слова вместо дефиса надо

поместить символ, который называется "неразрывный дефис" (нажать ком-

бинацию клавиш <Ctrl>+<Shift> и клавишу дефиса). Символ "неразрывный

дефис" внешне ничем не отличается от обычного дефиса. Однако если слово,

разделенное на части неразрывным дефисом, не помещается в текущей стро-

ке, то оно будет перенесено на следующую строку целиком.

Глава 1 14

Переход к новой строке

В процессе набора текста курсор движется от начала строки к ее концу. Если

набираемое слово не помещается в текущей строке, оно автоматически будет

перемещено на следующую строку. Таким образом, в процессе набора текста

можно не следить за положением курсора.

Если набираемая строка является короткой (например, представляет собой

заголовок, элемент списка или является последней строкой абзаца (парагра-

фа)), то для того чтобы продолжить набор текста с новой строки, надо нажать

клавишу <Enter> (рис. 1.16).

Следует обратить внимание, что клавишу <Enter> для вставки в текст пустых

строк, например, с целью увеличения промежутка между абзацами, исполь-

зовать не надо.

Рис. 1.16. Клавишу <Enter> нужно нажимать только в конце абзаца: параграфа, заголовка или элемента списка

Символы

Помимо букв, цифр и знаков препинания, изображения которых есть на кла-

виатуре, в документ можно вставить символ (например, изображение руки

с поднятым пальцем, письма или книжки) (рис. 1.17).

� � � © ®

Рис. 1.17. Примеры символов

Для того чтобы вставить в документ символ, надо на кладке Вставка�

Символы сделать щелчок на кнопке Символ и в появившемся списке (рис.

1.18) выбрать нужный (в списке отображаются символы, которые пользова-

тель вставлял в документ). Если нужного символа в списке нет, то надо сде-

лать щелчок в строке Другие символы, в открывшемся окне в списке


Шрифт выбрать набор символов (Webdings или Wingdings), найти нужный

символ (рис. 1.19) и сделать щелчок на кнопке Вставить. Выбранный символ

будет вставлен в документ в то место, где находится курсор. После этого

щелчком на кнопке Закрыть можно закрыть окно Символ и продолжить

ввод текста с клавиатуры.

Рис. 1.18. Вставка символа

Рис. 1.19. Выберите нужный символ и сделайте щелчок на кнопке Вставить

Глава 1 16

Проверка правописания

По умолчанию во время набора текста Word автоматически проверяет вво-

димый текст на отсутствие орфографических и синтаксических ошибок. Сло-

ва, в которых есть орфографические ошибки, подчеркиваются красной вол-

нистой линией. Фрагменты текста, содержащие синтаксические ошибки

(в большинстве случаев это пропущенные знаки препинания, а также лишние

пробелы, например, перед знаками препинания), подчеркиваются зеленой

волнистой линией.

Word хорошо проверяет орфографию. Но иногда подчеркивает (помечает как

содержащие ошибки) слова, в которых ошибок нет. Это объясняется тем, что

проверка текста осуществляется на основе встроенного словаря, в котором

некоторые слова (например, специальные термины) могут отсутствовать.

Исправление ошибок

Наиболее частыми ошибками при вводе текста являются: пропуск буквы или

знака препинания; ввод лишней буквы; ошибочный ввод буквы. Исправляют-

ся эти ошибки следующим образом.

Для того чтобы вставить пропущенный символ (букву или знак препинания),

надо, используя клавиши перемещения курсора (рис. 1.20), установить кур-

сор за тем символом, после которого нужно вставить пропущенный, и нажать

клавишу, соответствующую пропущенному символу.

Рис. 1.20. Клавиши перемещения курсора

Для того чтобы удалить лишний символ, надо, используя клавиши переме-

щения курсора, установить курсор после символа, который надо удалить,

и нажать клавишу <Backspace>. Удалить символ можно и при помощи кла-

виши <Delete>, но при ее использовании курсор нужно установить перед

символом, который надо стереть.

Для того чтобы заменить ошибочно введенный символ (например, букву

в слове), надо, используя клавиши перемещения курсора, установить курсор

после неверного символа, нажать клавишу <Backspace> (символ будет уда-

лен) и затем нажать клавишу, соответствующую верному символу.


Режим ввода текста

Существуют два режима ввода текста: вставка и замещение. В режиме встав-

ки символы, которые пользователь набирает на клавиатуре, появляясь на эк-

ране, как бы отодвигают текст, который находится после курсора. Это позво-

ляет легко вставлять в текст пропущенные буквы и слова. В режиме замены

вводимый текст перекрывает уже набранный. Поэтому в режиме замены ис-

правляют, как правило, неверно введенные символы.

Режим ввода текста отображается в строке состояния (рис. 1.21). Чтобы из-менить режим ввода, надо нажать клавишу <Insert>.

Рис. 1.21. Режим ввода текста отображается в строке состояния

ЗАМЕЧАНИЕ

Для того чтобы для переключения режима ввода клавиатуры использовалась клавиша <Insert>, откройте окно Параметры Word, выберите вкладку Допол-нительно и в группе Параметры правки установите во включенное состояние переключатель Использовать клавишу Insert для переключения режимов вставки и замены.

Прокрутка текста

Если документ состоит из нескольких страниц, то для того чтобы увидеть нужный фрагмент, надо переместить курсор в этот фрагмент (или, как гово-рят, пролистать (прокрутить) текст). Сделать это можно при помощи клавиш перемещения курсора вверх или вниз, а также клавиш листания текста стра-ницами: <Page Up> и <Page Down> (рис. 1.22). Нажатие клавиши <Page Up> перемещает курсор к предыдущей странице, <Page Down> — к следующей.

Рис. 1.22. Клавиши перемещения курсора и листания текста страницами используются для прокрутки текста в окне документа

Глава 1 18

Прокрутить текст в окне можно и при помощи мыши. Сначала надо устано-

вить указатель мыши на бегунок вертикальной полосы прокрутки, нажать

левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить бегунок

вверх или вниз. В процессе прокрутки текста в рамке (рядом с указателем

мыши) отображается номер страницы, которую в данный момент видит поль-

зователь. Когда нужная страница будет найдена, надо отпустить кнопку мы-

ши, установить указатель мыши в поле текста и щелкнуть левой кнопкой

мыши. Если у мыши есть колесико, то прокрутить текст в окне можно, вра-

щая его.

Чтобы переместить курсор в начало документа, надо нажать комбинацию

клавиш <Ctrl>+<Home>, для перемещения в конец — <Ctrl>+<End>.

Правила набора текста

Во время набора текста следует придерживаться следующих правил:

� между словами должен быть только один пробел;

� перед знаками препинания пробел ставить не надо, а после — обязательно;

� клавишу <Enter> нужно нажимать один раз только в конце заголовка, па-

раграфа или элемента списка;

� сдвигать текст (например, заголовок) к середине строки, вставляя перед

первым символом пробелы, нельзя.

Сохранение документа

Для того чтобы иметь возможность работы с текстом в дальнейшем, его надо

сохранить, т. е. записать на диск.

Чтобы сохранить набранный текст, надо сделать щелчок на кнопке Сохра-

нить, которая находится на панели быстрого доступа (рис. 1.23), или выбрать

команду Сохранить в списке, который появляется в результате щелчка на

кнопке Office.

Рис. 1.23. Кнопка Сохранить


Рис. 1.24. В поле Имя файла надо ввести название документа

Если документ еще ни разу не был сохранен, то в результате выбора команды

Сохранить на экране появляется окно Сохранение документа (рис. 1.24).

В поле Имя файла этого окна надо ввести название документа. Следует об-

ратить внимание: название документа должно отражать его содержимое. На-

пример, если сохраняемый документ представляет собой отчет, то его можно

назвать, например, Отчет или Отчет о проделанной работе. В названии до-

кумента можно использовать практически любые символы: буквы русского

и латинского алфавитов, цифры, пробелы. Нельзя использовать двоеточие,

наклонную черту и некоторые другие символы. Точку и запятую использо-

вать можно, но не рекомендуется.

Следует обратить внимание, что в верхней части окна Сохранение докумен-

та отображается имя папки, в которой будет сохранен документ. По умолча-

Глава 1 20

нию Word предлагает сохранить документ в папке Документы. Если доку-

мент нужно сохранить в другой папке, то перед тем как сделать щелчок на

кнопке Сохранить, надо раскрыть эту папку.

После того как документ будет сохранен в файле (записан на диск), его имя

появится в заголовке окна документа.

ЗАМЕЧАНИЕ

Имя файла состоит из двух частей: имени и расширения. Расширение добав-ляется к имени автоматически в момент сохранения файла. Файлы документов, созданных в Microsoft Office Word 2007, имеют расширение docx. Например, если в момент сохранения файла пользователь укажет имя Отчет, то на диске

компьютера будет создан файл Отчет.docx (docx — расширение). Следует об-ратить внимание, что у файлов, созданных в предыдущих версиях Word, рас-ширение — doc.

ЗАМЕЧАНИЕ

По умолчанию документ, созданный в Microsoft Word 2007, будет сохранен в формате, который не поддерживается предыдущими версиями Word. Для то-го чтобы документ, созданный в Microsoft Word 2007, можно было загрузить в Word предыдущих версий (Microsoft Word XP, Microsoft Word 2003), нужно, перед тем как сделать щелчок на кнопке Сохранить, указать формат (в списке

Тип файла выбрать Документ Word 97-2003).

Если документ уже был сохранен на диске, то в результате выбора команды

Сохранить окно Сохранение документа на экране не появляется, изменен-

ный документ сразу записывается в папку, в которой он был сохранен ранее.

Завершение работы

Для завершения работы с документом надо закрыть окно (рис. 1.25), в кото-

ром отображается документ, или сделать щелчок сначала на кнопке Office,

затем — в появившемся окне на кнопке Выход из Word.

Рис. 1.25. Чтобы завершить работу с документом, надо закрыть окно, в котором он отображается

Если документ, который находится в окне редактора, еще ни разу не был

сохранен или после того как документ был сохранен, в него были внесены


изменения, то на экране появится окно с вопросом о необходимости сохране-

ния изменений (рис. 1.26).

Рис. 1.26. Word контролирует действия пользователя с целью предотвращения потери информации

Щелчок на кнопке Да активизирует процесс сохранения. При этом, если

документу еще не присвоено имя, то на экране появится окно Cохранение

документа, в котором надо будет ввести название документа. Щелчок на

кнопке Нет отменяет сохранение измененного документа (изменения, вне-

сенные в документ, будут потеряны). Щелчок на кнопке Отмена отменяет

команду завершения работы с документом.

Глава 1 22

Глава 2

Редактирование документа

Редактирование — это процесс изменения содержания документа, а именно:

добавление, удаление и перемещение фрагментов текста (слов, предложений

и абзацев). Изменение вида документа (например, шрифта, который исполь-

зуется для его отображения, характеристик абзацев и других элементов до-

кумента) называется форматированием. Задачи форматирования документа

рассматриваются в главе 3.

Начало работы

Чтобы внести изменения в существующий документ, его надо открыть.

Сделать это можно несколькими способами.

Если Microsoft Office Word 2007 не запущен, то нужно раскрыть папку, в ко-

торой находится нужный документ, и сделать двойной щелчок левой кноп-

кой мыши на значке, изображающем этот документ (рис. 2.1).

Если Microsoft Office Word 2007 запущен, то для того чтобы открыть доку-

мент, нужно:

1. Сделать щелчок на кнопке Office.

2. В появившемся меню выбрать команду Открыть.

3. В окне Открытие документа (рис. 2.2) открыть папку, в которой нахо-

дится нужный документ (сделать щелчок на имени папки).

4. Выбрать документ (сделать щелчок левой кнопкой мыши на значке доку-

мента) и щелкнуть на кнопке Открыть.

Глава 2 24

Рис. 2.1. Чтобы начать работу с документом, нужно сделать двойной щелчок на значке документа Word

Рис. 2.2. Открытие документа Word

Редактирование документа 25

ЗАМЕЧАНИЕ

По умолчанию предполагается, что документы пользователя находятся в папке Документы. Поэтому именно ее содержимое отображается в окне Открытие документа. Если документ находится в другой папке, на другом диске или на "флэке" (USB Flash-накопителе), то сначала надо сделать щелчок на ссылке Компьютер, затем выбрать нужную папку.

� СОВЕТ

Добавьте на панель быстрого запуска кнопку Открыть: сделайте щелчок на кнопке Настройка панели быстрого доступа, затем сделайте щелчок левой кнопкой мыши в строке Открыть.

Есть еще один способ открыть нужный документ. Word помнит имена доку-ментов, с которыми работал пользователь. Их имена отображаются в окне

Office в списке Последние документы (рис. 2.3). Таким образом, если надо открыть документ, с которым пользователь работал недавно, следует сделать

щелчок на кнопке Office и выбрать документ в списке Последние документы.

Рис. 2.3. Чтобы открыть документ, с которым недавно работали,

сделайте щелчок на кнопке Office и выберите его имя в списке Последние документы

Глава 2 26

� СОВЕТ

Если хотите, чтобы имя документа, с которым вы предполагаете активно рабо-

тать в течение некоторого времени, отображалось в списке Последние до-

кументы постоянно, сделайте щелчок на изображении булавки рядом с именем

файла.

Правка

Очевидно, что в процессе ввода текста возможны ошибки. Наиболее частыми

ошибками являются: ввод неверной буквы; пропуск буквы или знака препи-

нания; ввод лишней буквы. При наборе рукописного текста часто пропуска-

ют слова и даже целые предложения.

Исправление ошибок, допущенных в процессе ввода текста, называется

правкой.

Вставка буквы, слова

Для того чтобы вставить в текст пропущенную букву, знак препинания, слово

или предложение, нужно установить курсор за символом, после которого

нужно выполнить вставку и набрать пропущенный фрагмент.

Следует обратить внимание, что существуют два режима ввода текста:

вставка и замена. Стандартным режимом является режим вставки. В этом

режиме текст, который вводит пользователь, отодвигает уже набранный.

В режиме замены набираемый текст замещает существующий. Режим ввода

текста отображается в строке состояния (рис. 2.4). Переключение режима

осуществляется щелчком левой кнопки мыши в строке состояния на слове

Вставка или Замена, а также нажатием клавиши <Insert> (если в настройках

Word указано, что клавиша <Insert> используется для переключения режима

ввода клавиатуры).

ЗАМЕЧАНИЕ

Если режим ввода в строке состояния не отображается, сделайте щелчок пра-

вой кнопкой мыши в строке состояния, затем в появившемся окне Настройка

строки состояния сделайте щелчок в строке Замена.


Рис. 2.4. Режим ввода текста отображается в строке состояния

Добавление абзаца

Для того чтобы добавить в текст абзац, нужно установить курсор после по-следнего символа абзаца, за которым надо вставить новый абзац, и нажать <Enter>. В результате этих действий в документ будет добавлен абзац (стро-ка) и курсор переместится в его начало.

СОВЕТ

Чтобы переместить курсор в конец абзаца, установите курсор в последнюю строку абзаца и нажмите клавишу <End>.

Удаление

Небольшой фрагмент текста (например, лишнюю букву в слове, знак препи-

нания или целое слово) наиболее просто удалить при помощи клавиши

<Backspace>, которая удаляет символ, находящийся перед курсором.

Глава 2 28

Для того чтобы удалить символ, надо установить курсор после символа, ко-

торый требуется удалить, и нажать <Backspace>.

Для того чтобы удалить слово, надо установить курсор после слова, которое

требуется удалить, и несколько раз нажать клавишу <Backspace>.

Фрагмент текста (например, предложение или абзац) можно удалить анало-

гичным образом. Однако лучше это делать по-другому: выделить фрагмент

(рис. 2.5) и нажать <Backspace> или <Delete>.

Рис. 2.5. Чтобы быстро удалить фрагмент текста, надо выделить этот фрагмент и нажать клавишу <Delete> или <Backspace>

Фрагмент текста можно выделить при помощи клавиатуры или мыши.

Чтобы выделить фрагмент текста при помощи клавиатуры, надо:

1. Используя клавиши перемещения курсора, установить курсор перед пер-

вым символом фрагмента, который надо выделить.

2. Нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, при помощи клавиш

перемещения курсора установить курсор на последний символ фрагмента.

3. Отпустить клавишу <Shift>

Чтобы выделить фрагмент текста при помощи мыши, надо:

1. Установить указатель мыши перед первым символом фрагмента, который

надо выделить.

2. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить указа-

тель мыши на последний символ фрагмента, который надо выделить.

3. Отпустить кнопку мыши.

Ошибочно удаленный фрагмент документа можно восстановить. Для этого

надо сразу после выполнения операции удаления сделать щелчок на находя-


щейся на панели быстрого доступа кнопке Отменить ввод (рис. 2.6) или

воспользоваться комбинацией клавиш <Alt>+<Backspace>.

Рис. 2.6. Чтобы восстановить ошибочно удаленный фрагмент документа,

сделайте щелчок на кнопке Отменить ввод

Замена

Наиболее часто операция замены используется для исправления орфографи-

ческих и стилистических ошибок.

Для того чтобы заменить букву в слове, надо, используя клавиши перемеще-

ния курсора, установить курсор после буквы, которую нужно заменить, на-

жать клавишу <Backspace>, а затем — клавишу, соответствующую правиль-

ной букве.

Для того чтобы заменить слово, надо, используя клавиши перемещения кур-

сора, установить курсор после слова, которое нужно заменить, несколько раз

нажать клавишу <Backspace> (тем самым удалить заменяемое слово), а затем

ввести правильное слово.

Довольно часто возникает ситуация, когда в тексте надо заменить одно слово

другим, причем слово, которое требуется заменить, встречается в тексте мно-

го раз. Такую операцию замены можно выполнять вручную, т. е. просматри-

вая текст, заменять старое слово новым. Недостаток такого подхода очеви-

ден. Word позволяет автоматизировать процесс замены.

Операции над фрагментами

Рассмотренные выше операции удаления, вставки и замены являются про-

стыми, они используются на начальном этапе редактирования текста для ис-

правления орфографических и грубых синтаксических ошибок.

Часто в процессе редактирования текста возникает необходимость изменения

порядка следования фрагментов документа (например, параграфов или пред-

ложений). Word позволяет легко решить эту задачу.

Другой операцией, которая позволяет существенно сократить объем работы,

является операция дублирования. Она весьма полезна, если набираемый

Глава 2 30

текст содержит одинаковые или похожие фрагменты, которые могут быть

легко получены путем редактирования уже набранного текста. Например,

если нужно набрать текст песни, то для того чтобы не набирать каждый раз

припев заново, можно набрать его один раз, а затем вставить в нужные места

документа столько раз, сколько требуется.

Выделение фрагмента

Для того чтобы выполнить операцию над фрагментом текста (например, пе-

реместить несколько слов, строк или целый абзац из одной части документа

в другую), этот фрагмент надо сначала выделить (на экране фрагмент текста,

который пользователь пометил для дальнейшего выполнения операции, вы-

делен цветом).

Фрагмент текста можно выделить при помощи клавиатуры или мыши.

Чтобы выделить фрагмент текста при помощи клавиатуры, надо:

1. Используя клавиши перемещения курсора, установить курсор перед пер-

вым символом фрагмента, который нужно выделить.

2. Нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, переместить курсор

(при помощи клавиш перемещения курсора) на последний символ фраг-

мента.

3. Отпустить клавишу <Shift>.

Чтобы выделить фрагмент текста при помощи мыши, надо:

1. Установить указатель мыши перед первым символом фрагмента, который

нужно выделить.


тель мыши на последний символ фрагмента, который следует выделить.


Используя мышь, можно быстро выделить слово, строку или несколько

строк.

Чтобы выделить слово, надо установить указатель мыши на любую букву

слова и сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши.

Чтобы выделить строку, надо установить указатель мыши слева от нужной

строки (указатель должен принять вид наклоненной вправо стрелки) и щелк-

нуть левой кнопкой мыши (рис. 2.7).

Чтобы выделить несколько строк, надо установить указатель мыши слева от

первой строки фрагмента (указатель должен принять вид наклоненной вправо


стрелки), нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой,

переместить указатель мыши вниз к последней строке фрагмента, затем от-

пустить кнопку мыши (рис. 2.8).

Рис. 2.7. Чтобы выделить строку, установите указатель мыши слева от нужной строки и щелкните левой кнопкой мыши

Рис. 2.8. Быстрое выделение нескольких строк

Перемещение фрагмента

Чтобы переместить фрагмент текста, его надо сначала вырезать, а затем вста-

вить в нужное место документа. Для выполнения этих операций можно ис-

пользовать кнопки Вырезать и Вставить вкладки Буфер обмена (рис. 2.9).

Глава 2 32

Рис. 2.9. Кнопки Вырезать и Вставить используются для выполнения операции перемещения фрагмента документа

Для того чтобы переместить фрагмент текста, надо:

1. Выделить фрагмент текста (рис. 2.10).

2. Сделать щелчок на кнопке Вырезать (выделенный фрагмент будет выре-

зан из документа (рис. 2.11) и помещен в буфер обмена). Следует обратить

внимание, что кнопка Вырезать доступна только в том случае, если в до-

кументе есть выделенный фрагмент.

3. Установить курсор (используя клавиши перемещения курсора или мышь)

в ту точку документа, в которую надо вставить вырезанный фрагмент.

4. Сделать щелчок на кнопке Вставить. Текст, который был вырезан из до-

кумента и который находится в буфере обмена, будет вставлен в документ

(рис. 2.12).

Рис. 2.10. Чтобы переместить фрагмент документа, этот фрагмент надо выделить


Рис. 2.11. Щелчок на кнопке Вырезать вырезает выделенный фрагмент и помещает его в буфер обмена

Рис. 2.12. Щелчок на кнопке Вставить помещает содержимое буфера обмена в ту точку документа, в которой находится курсор

(перед выполнением команды Вставить курсор был в начале второго абзаца, перед предлогом В)

Глава 2 34

� СОВЕТ

Команду Вырезать можно выбрать во всплывающем меню, которое появляет-

ся в результате щелчка правой кнопкой на выделенном фрагменте. Команду

Вставить также можно выбрать во всплывающем меню, предварительно уста-

новив курсор в ту точку документа, в которую надо вставить фрагмент, находя-

щийся в буфере обмена.

Если фрагмент нужно переместить в пределах экрана, то можно просто пере-

тащить его в нужную точку документа. Для этого надо:

1. Выделить фрагмент текста (это удобно делать при помощи мыши).

2. Установить указатель мыши на выделенный фрагмент (при позициониро-

вании указателя мыши на любом символе выделенного фрагмента указа-

тель принимает форму стрелки).

3. Нажать левую кнопку мыши (рядом со стрелкой появится маленький пря-

моугольник) и, не отпуская клавишу, установить указатель в ту точку тек-

ста, в которую нужно переместить выделенный фрагмент (рис. 2.13).

4. Отпустить кнопку мыши. Выделенный фрагмент будет перемещен.

Рис. 2.13. Перемещение фрагмента текста путем перетаскивания (курсор показывает, куда будет вставлен выделенный фрагмент после того,

как кнопка мыши будет отпущена)


Копирование

Операция копирования используется, если надо вставить в документ копию уже набранного текста. Например, чтобы не набирать несколько раз припев песни, его можно набрать один раз, а затем вставить в текст столько раз, сколько нужно.

Для того чтобы вставить в документ копию уже набранного текста, надо:

1. Выделить фрагмент текста.

2. Сделать щелчок на находящейся на вкладке Буфер обмена кнопке Копи-

ровать или выбрать во всплывающем меню (появляется в результате

щелчка правой кнопки мыши) команду Копировать. Копия выделенного фрагмента будет помещена в буфер обмена. Следует обратить внимание,

что командная кнопка Копировать и соответствующая команда всплы-вающего меню доступны только в том случае, если в документе есть вы-деленный фрагмент.

3. Установить курсор (используя клавиши перемещения курсора или щелч-ком левой кнопки мыши) в ту точку документа, после которой нужно вставить копию выделенного фрагмента.

4. Сделать щелчок на находящейся на вкладке Буфер обмена кнопке Вста-

вить или выбрать команду Вставить во всплывающем меню (появляется в результате щелчка правой кнопки мыши).

� СОВЕТ

При выполнении операций перемещения и дублирования вместо команд глав-ного меню и командных кнопок удобно использовать соответствующие команды контекстного меню, которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте.

Сохранение измененного документа

Для того чтобы сохранить измененный документ, надо сделать щелчок на

находящейся на панели быстрого запуска кнопке Сохранить (рис. 2.14) или выбрать соответствующую команду в окне, появляющемся после нажатия

кнопки Office. Отредактированный документ будет записан на диск.

Рис. 2.14. Чтобы сохранить изменения, внесенные в документ,

надо сделать щелчок на кнопке Сохранить

Глава 2 36

Глава 3

Форматирование документа

После того как текст набран и отредактирован, можно выполнить его фор-

матирование, т. е. придать документу требуемый вид.

Документ — это совокупность слов, предложений, абзацев, заголовков, таб-

лиц и иллюстраций. Вид документа в целом определяется тем, как выглядят

его отдельные элементы, а вид элементов — их характеристиками. Напри-

мер, основной характеристикой слова (как элемента документа) является

шрифт, которым оно набрано, а характеристикой абзаца — выравнивание (по

левому краю, по центру, по ширине), отступы (от предыдущего абзаца, до

следующего абзаца) и междустрочное расстояние. Таким образом, чтобы из-

менить вид документа, надо изменить характеристики элементов документа.

Процесс изменения характеристик элементов документа называется форма-

тированием.

� СОВЕТ

Перед тем как приступить к форматированию документа, установите требуе-

мые параметры страницы: размер и ориентацию страницы, ширину полей

(вкладка Разметка страницы �Параметры страницы).

Шрифт

Вид документа в первую очередь определяет шрифт, которым он набран.

Один и тот же текст, набранный разным шрифтом, выглядит по-разному. На-

пример, на рис. 3.1 приведен текст, который набран шрифтом Times New

Roman. На рис. 3.2 приведен этот же текст, но набранный шрифтом Calibri.

Глава 3 38

Рис. 3.1. Текст набран шрифтом Times New Roman

Рис. 3.2. Текст набран шрифтом Calibri

Основными характеристиками шрифта являются:

� название (гарнитура);

� размер;

� способ начертания.

Название (или гарнитура) определяет общий вид шрифта. На компьютере

обычно имеется много разных шрифтов (они появляются как во время уста-

Форматирование документа 39

новки операционной системы, так и в процессе установки прикладных про-

грамм) и все их можно применять в документах Word. Однако для оформле-

ния деловых документов принято использовать ограниченный набор стан-

дартных шрифтов, которые есть на любом компьютере. Это гарантирует то,

что документ, подготовленный на одном компьютере, можно будет открыть

и распечатать на другом компьютере в том виде, в котором он был подго-

товлен. К стандартным шрифтам относят шрифты Arial, Tahoma и Times New

Roman.

� СОВЕТ

Для оформления деловых документов используйте шрифт Times New Roman.

Размер (или кегель) определяет величину символов и задается в пунктах.

Пункт — это единица измерения символов, используемая в полиграфии.

Один пункт равен 1/72 дюйма. Хотя представить одну семьдесят вторую

дюйма довольно тяжело (разделите 24,5 на 72), надо запомнить, что стан-

дартным считается шрифт размером 10 пунктов. Следует обратить внимание:

разные шрифты одного размера воспринимаются по-разному. Например,

текст, набранный шрифтом Arial, выглядит более крупным, чем шрифтом

Times New Roman.

ЗАМЕЧАНИЕ

При описании характеристик шрифта (например, в требованиях к оформлению

документа) единицу измерения шрифта, как правило, не указывают. Напри-

мер, Times New Roman 14 означает: шрифт Times New Roman, размер симво-лов 14 пунктов.

� СОВЕТ

При оформлении рефератов, дипломных работ и других документов, предна-значенных для активной работы (чтения с целью редактирования, рецензиро-вания), используйте шрифт Times New Roman 14.

Для привлечения внимания читающего некоторые фрагменты текста можно

выделить путем изменения способа начертания символов. Существуют три

основных способа начертания символов: обычный, курсив и увеличенная

толщина линий (полужирный).

Следует обратить внимание: на панели Шрифт отображаются характеристи-

ки шрифта того символа, после которого в данный момент находится курсор

(рис. 3.3).

Глава 3 40

Рис. 3.3. На панели Главная �Шрифт отображаются характеристики шрифта того символа, после которого в данный момент находится курсор

Рис. 3.4. Шрифт (гарнитуру) можно выбрать в списке

Рис. 3.5. Размер шрифта можно задать путем выбора из списка


Чтобы изменить вид фрагмента текста, надо выделить этот фрагмент и задать

требуемые характеристики шрифта. Гарнитуру и размер можно задать путем

выбора значения в соответствующем списке (рис. 3.4 и 3.5).

Способ оформления выделенного фрагмента можно задать щелчком на кноп-

ках: Ж (Жирный), К (Курсив) и Ч (Подчеркнутый) (рис. 3.6). Щелчок на

кнопке устанавливает соответствующий способ оформления, повторный

щелчок на той же кнопке — отменяет.

Рис. 3.6. Способ начертания символов можно задать щелчком

на соответствующей кнопке

По умолчанию в результате щелчка на кнопке Ч (Подчеркнутый) выделен-

ный фрагмент текста будет подчеркнут одинарной линией. Однако пользова-

тель может изменить вид линии — выбрать в списке, который появляется

в результате щелчка на значке списка, находящегося справа от кнопки Ч

(Подчеркнутый).

Рис. 3.7. Кнопки быстрого изменения характеристик шрифта

Для изменения характеристик шрифта удобно использовать кнопки панели

Шрифт (рис. 3.7). Кнопки Увеличить и Уменьшить позволяют изменить

размер шрифта: щелчок на кнопке Увеличить увеличивает на единицу раз-

мер шрифта выделенного фрагмента, на кнопке Уменьшить — уменьшает.

Глава 3 42

Щелчок на кнопках Подстрочный индекс или Надстрочный индекс сме-

щает текст несколько вверх (надстрочный) или вниз (подстрочный).

Кнопка Регистр используется для изменения регистра шрифта выделенного

фрагмента. В результате щелчка на кнопке появляется список, в котором

можно выбрать способ преобразования регистра. Например, если заголовок

набран как обычное предложение, а должен быть набран прописными буквами,

то совсем не обязательно набирать текст заново, достаточно выделить заго-

ловок, сделать щелчок на кнопке Регистр и выбрать ВСЕ ПРОПИСНЫЕ.

Аналогичным образом можно сделать обратное преобразование.

Следует обратить внимание на кнопку Очистить формат. В результате

щелчка на ней все изменения формата, сделанные пользователем в выделен-

ном фрагменте, будут отменены, текст будет выглядеть так, как будто он

только что набран.

Вместо панели Главная�Шрифт для изменения шрифта можно использо-

вать всплывающую панель (рис. 3.8), которая появляется в результате щелчка

правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте.

Рис. 3.8. Всплывающая панель форматирования


� СОВЕТ

Быстро изменить способ оформления шрифта выделенного фрагмента текста можно, нажав <Ctrl>+<B> или <Ctrl>+<I> (вне зависимости от того, в каком — русском или латинском регистре находится клавиатура). Комбинация <Ctrl>+<B> устанавливает (отменяет) полужирный шрифт (Bold, жирный), ком-бинация <Ctrl>+<I> устанавливает (отменяет) курсив (Italic, курсив).

Характеристики шрифта можно задать также в окне Шрифт (рис. 3.9), которое

становится доступным в результате щелчка на кнопке Шрифт (см. рис. 3.7).

Рис. 3.9. Параметры шрифта можно задать в окне Шрифт

Абзац

Документ Word представляет собой совокупность абзацев. Абзац — это фрагмент документа, заканчивающийся символом конец абзаца, который до-бавляется в документ в результате нажатия клавиши <Enter>. Заголовок, па-раграф, элемент списка — все это примеры абзацев.

Глава 3 44

По умолчанию символы конца абзаца на экране не отображаются. Однако их

можно увидеть, для чего надо щелкнуть на находящейся на вкладке Глав-

ная� Абзац кнопке Отобразить все знаки (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Кнопка Отобразить все знаки управляет отображением специальных символов

В результате щелчка на кнопке Отобразить все знаки на экране отобража-

ются все символы, которые набрал пользователь, в т. ч. символы конца абза-

ца и пробелы (рис. 3.11).

Рис. 3.11. В режиме отображения непечатаемых символов можно увидеть символы конца абзаца


Характеристики абзаца

Основными характеристиками абзаца являются выравнивание, интервалы и отступы.

Абзац может быть выровнен по левому краю, по центру, по правому краю или по ширине (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Абзацы документа могут быть выровнены по левому краю, по ширине, по центру или по правому краю

Способ выравнивания и отступы определяют вид абзаца (рис. 3.13). В абзаце, выровненном по левому краю, строки прижаты к левой границе области печати (так выглядит обычный текст), правый же край абзаца при этом получается не-ровным, так как слова, не помещающиеся в текущей строке, автоматически переносятся на следующую строку. В абзаце, выровненном по ширине, ровные оба края (Word увеличивает расстояние между словами так, чтобы прижать последнюю букву последнего поместившегося в строке слова к правой границе области печати). В абзаце, выровненном по центру, строки расположены так, что расстояние от левой границы области печати до первого символа строки равно расстоянию от последнего символа строки до правой границы области печати (так обычно располагают заголовки). В абзаце, выровненном по право-му краю, строки прижаты к правой границе области печати.

Глава 3 46

Отступы определяют расстояние (в сантиметрах) левой и правой границ аб-

заца соответственно от левой и правой границ области печати, а также отступ

(выступ) первой строки абзаца.

Интервалы задают расстояние (в пунктах) от предыдущего до следующего

абзаца, а также расстояние между строками.

Рис. 3.13. Способ выравнивания и отступы определяют вид абзаца

Форматирование

Процесс изменения характеристик абзаца называется форматированием абзаца.

Чтобы изменить характеристики абзаца, сначала надо этот абзац выбрать

(т. е. установить курсор на любой символ этого абзаца).


Âûðàâíèâàíèå

Изменить способ выравнивания абзаца можно при помощи находящихся на

панели Главная�Абзац командных кнопок: По левому краю, По центру,

По правому краю и По ширине (рис. 3.14). Обратите внимание: одна из этих кнопок всегда нажата, она показывает способ выравнивания текущего абзаца (т. е. того абзаца, в котором находится курсор).

Рис. 3.14. Командные кнопки, используя которые можно изменить способ выравнивания абзаца

Выравнивание по ширине осуществляется путем добавления между словами дополнительных пробелов. При этом возможна ситуация, когда расстояние между словами становится слишком большим. Чтобы уменьшить расстояние между словами, надо установить (активизировать) режим автоматической

расстановки переносов (в меню Разметка страницы, на вкладке Параметры

страницы сделать щелчок на кнопке Расстановка переносов и в появив-

шемся списке выбрать Авто (рис. 3.15)).

Рис. 3.15. Чтобы активизировать режим автоматической расстановки переносов, выберите Авто

Îòñòóïû è èíòåðâàëû

Отступы и интервалы определяют расстояние от текущего абзаца до преды-дущего и следующего, отступ первой строки, а также расстояние между строками. Чтобы задать величины отступов и интервалов для абзаца, надо

Глава 3 48

установить курсор в тот абзац, характеристики которого надо изменить, рас-

крыть вкладку Главная�Абзац (рис. 3.16), сделать щелчок на кнопке Абзац

и в появившемся окне Абзац на вкладке Отступы и интервалы (рис. 3.17) ввести требуемые значения в соответствующие поля. Следует обратить вни-

мание: в окне Абзац отображаются характеристики текущего абзаца (в кото-ром в данный момент находится курсор).

Рис. 3.16. Вкладка Абзац

Рис. 3.17. Вкладка Отступы и интервалы


Если форматируемый абзац должен начинаться красной строкой, в списке

первая строка нужно выбрать Отступ и, если величина требуемого отступа

меньше или больше принятой по умолчанию величины 1,25 см, ввести значе-

ние отступа.

Расстояние от предыдущего абзаца до текущего, а также от текущего до сле-

дующего определяют, соответственно, значения полей Перед и После (зада-

ются в пунктах).

По умолчанию величины интервалов для абзаца равны нулю, поэтому рас-

стояние между абзацами равно расстоянию между строками абзаца. Задав

значение интервала после абзаца, можно установить требуемое расстояние

между абзацами. В общем случае рекомендуется устанавливать интервал по-

сле абзаца равным половине размера шрифта основного текста.

Интервал между строками абзаца по умолчанию определяется размером шриф-

та текста абзаца и может быть: одинарным (расстояние между строками равно

размеру шрифта), полуторным (расстояние между строками в 1,5 раза больше

размера шрифта) или двойным (расстояние между строками в 2 раза больше

размера шрифта). Выбор величины интервала осуществляется в соответствую-

щем раскрывающемся списке. Значение междустрочного интервала можно за-

дать в пунктах. Для этого в списке междустрочный надо выбрать Точно

и в поле значение ввести требуемое значение междустрочного интервала.

Рис. 3.18. Положение бегунков отображают характеристики абзаца

Величину отступа слева и междустрочное расстояние можно задать при помощи

командных кнопок вкладки Абзац (см. рис. 3.16). Щелчок на кнопке Увеличить

отступ увеличивает отступ слева, на кнопке Уменьшить отступ — уменьшает,

Глава 3 50

а на кнопке Междустрочный интервал — раскрывает список, в котором можно

выбрать величину междустрочного интервала.

Следует обратить внимание: на линейке окна документа находятся ползунки,

положения которых отражают величину отступов текущего абзаца (рис. 3.18).

Их также можно использовать и для изменения характеристик абзаца. Напри-

мер, для того чтобы изменить величину отступа первой строки абзаца, надо

захватить соответствующий бегунок (установить указатель мыши на изобра-

жение бегунка и нажать левую кнопку мыши) и переместить его в нужном на-

правлении. После того как кнопка мыши будет отпущена, величина отступа

первой строки будет равна значению, соответствующему положению бегунка.

Список

Список — это перечисление предметов, событий и других объектов. В доку-

менте каждый элемент списка обычно размещают в отдельной строке.

По способу оформления различают обычный, нумерованный и маркирован-

ный списки. В обычном списке каждый элемент списка занимает отдельную

строку, но никаким образом не помечен (рис. 3.19). Элементы нумерованного

списка пронумерованы (рис. 3.20), а маркированного — помечены специаль-

ными значками (маркерами) (рис. 3.21).

Microsoft Office 2007 образуют:

Word 2007 – редактор текстов;

Excel 2007 – табличный процессор;

PowerPoint 2007 – программа подготовки и проведения презентаций;

Access 2007 – система управления базами данных;

Outlook 2007 – программа работы с электронной почтой.

Рис. 3.19. Обычный список


1. Word 2007 – редактор текстов.

2. Excel 2007 – табличный процессор.

3. PowerPoint 2007 – программа подготовки и проведения презентаций.

4. Access 2007 – система управления базами данных.

5. Outlook 2007 – программа работы с электронной почтой.

Рис. 3.20. Нумерованный список



• Word 2007 – редактор текстов;

• Excel 2007 – табличный процессор;

• PowerPoint 2007 – программа подготовки и проведения презентаций;

• Access 2007 – система управления базами данных;

• Outlook 2007 – программа работы с электронной почтой.

Рис. 3.21. Маркированный список

Нумерованный список

Для того чтобы ввести в документ нумерованный список, надо:

1. Установить курсор в начало строки и щелкнуть на кнопке Нумерация

(рис. 3.22), которая находится на вкладке Главная�Абзац (в строке поя-

вится цифра 1 и точка — номер первого элемента списка).

Рис. 3.22. Кнопка Нумерация

2. Ввести первый элемент списка и нажать <Enter> (курсор перейдет в сле-

дующую строку, и в ее начале появятся символы "2." — номер второго

элемента списка).

3. Ввести остальные элементы списка.

4. После ввода последнего элемента списка нажать <Enter> и щелкнуть на

кнопке Нумерация (номер, который будет добавлен в результате нажатия

клавиши <Enter>, исчезнет).

Если элементы списка уже набраны, то для того чтобы преобразовать после-

довательность абзацев в нумерованный список, надо выделить эти абзацы

(рис. 3.23) и сделать щелчок на кнопке Нумерация (Word пронумерует эле-

менты списка).

По умолчанию элементы списка нумеруются арабскими цифрами. Способ

нумерации элементов списка можно изменить (например, римскими цифрами).

Глава 3 52

Чтобы это сделать, надо выделить элементы списка, раскрыть список кнопки

Нумерация и в появившемся окне (рис. 3.24) выбрать способ нумерации

элементов списка.

Рис. 3.23. Чтобы пронумеровать элементы списка, надо их выделить и щелкнуть на кнопке Нумерация

Рис. 3.24. В списке можно выбрать способ нумерации элементов списка

Маркированный список

Процесс ввода маркированного списка аналогичен вводу нумерованного спи-

ска, но перед тем как ввести первый элемент списка, надо сделать щелчок на

кнопке Маркеры (рис. 3.25).


Если элементы списка уже набраны, то для того чтобы преобразовать этот

список в маркированный, надо выделить элементы списка и щелкнуть на

кнопке Маркеры. Элементы списка будут помечены маркерами.

Пользователь может изменить вид маркеров списка. Чтобы это сделать, надо

выделить элементы списка, маркеры которых нужно изменить, сделать щел-

чок на находящейся рядом с кнопкой Маркеры стрелке и в появившемся ок-

не (рис. 3.26) выбрать вид маркера.

Рис. 3.25. Кнопка Маркеры

Рис. 3.26. В списке можно выбрать вид маркера

Если нужного маркера в списке доступных нет, то надо сделать щелчок

в строке Определить новый маркер, затем в появившемся окне щелкнуть

на кнопке Символ и выбрать нужный символ в окне Символ (рис. 3.27).

Глава 3 54

Рис. 3.27. Символ маркированного списка можно выбрать в окне Символ

Стиль

Очевидно, что однотипные элементы документа должны выглядеть одинаково. Например, все заголовки одного уровня (названия разделов, глав, параграфов) должны быть набраны одним и тем же шрифтом и одинаково выровнены. Оди-наково (в одном стиле) должны быть оформлены подписи к рисункам, назва-ния таблиц и сами таблицы, списки и другие элементы документа.

Совокупность характеристик абзаца (шрифт, выравнивание, отступы и ин-тервалы) или текста (гарнитура, размер, способ начертания) называется стилем.

У каждого стиля есть название, которое, как правило, отражает его назначе-

ние. Например, стили Обычный и Основной текст используются для оформле-

ния текста документа, стиль Заголовок 1 — для оформления заголовков пер-

вого уровня (название глав), стиль Заголовок 2 — для оформления заголов-

ков второго уровня (названия параграфов), стиль Выделение — для выделе-ния отдельных слов в тексте. Первоначально все абзацы документа

оформляются стилем Обычный.

Следует обратить внимание на важное преимущество использования стилей для форматирования (оформления) документов. Использование стилей по-зволяет изменять вид документа путем изменения стиля, а не элементов до-

кумента. Например, если заголовки документа оформлены стилем Заголовок 1,


то для того чтобы изменить вид всех заголовков (например, увеличить размер

шрифта или способ выравнивания) достаточно изменить стиль Заголовок 1 и тогда все заголовки такого стиля будут изменены автоматически.

Наборы стилей

Совокупность стилей называется набором или коллекцией стилей. Microsoft Office Word 2007 предоставляет пользователю несколько наборов стилей, используя которые, можно быстро отформатировать документ.

Перед тем как приступить к форматированию документа при помощи стилей, надо выбрать набор стилей, который предполагается использовать для фор-матирования документа (по умолчанию используется набор, который называ-

ется Word 2007). Чтобы это сделать, надо щелкнуть на кнопке Изменить

стили, которая находится на панели Главная�Стили, в появившемся спи-

ске выбрать Набор стилей, затем — нужное значение (рис. 3.28).

� СОВЕТ

Если документ предполагается печатать на цветном принтере, используйте

Word 2007, Изысканные, Отличные, Современные, Строгие и Традицион-

ные наборы стилей. Простые, По умолчанию (черно-белые) или Word 2003 наборы стилей используйте, если документ предполагается печатать на черно-белом принтере.

Рис. 3.28. Выбор набора стилей

Глава 3 56

Стиль абзаца (форматирование абзацев)

Первоначально для всех абзацев документа установлен стиль Обычный. Для того чтобы изменить стиль абзаца, надо установить курсор на любой символ

абзаца и на панели Стили (рис. 3.29) выбрать нужный стиль. Стиль можно выбрать в списке (на панели отображается только часть списка, чтобы уви-деть весь список, возможно, придется прокрутить).

Стиль можно также выбрать в окне Стили (рис. 3.30), которое становится до-

ступным в результате щелчка на кнопке Открыть окно стили (см. рис. 3.29).

Рис. 3.29. Панель Стили

Рис. 3.30. Окно Стили


� СОВЕТ

Поместите список стилей на панель быстрого доступа. Раскройте меню на-

стройки панели быстрого доступа, выберите Другие команды, затем в списке

команд выберите Стиль и сделайте щелчок на кнопке Добавить. Теперь стиль

абзаца можно будет задать, выбрав его в списке Стиль.

Стиль текста

Текст абзаца форматируется в соответствии с установленным для абзаца сти-

лем. Но иногда надо, чтобы какой-либо фрагмент абзаца (например, цитата,

название книги), указанный как ссылка или термин, был выделен. Наиболее

просто выделить слово в тексте можно, изменив начертание символов (курсив,

полужирный) или цвет. Но лучше использовать один из стилей Выделение.

Чтобы выделить слово (применить стиль к фрагменту абзаца), надо устано-

вить курсор на любую его букву и на панели Стили выбрать один из стилей

Выделение. Если нужно применить стиль к фрагменту абзаца, то сначала

надо выделить этот фрагмент, затем выбрать стиль.

Отмена форматирования

Иногда возникает необходимость отмены форматирования (обычно в до-

кументе, который был отформатирован путем изменения характеристик

шрифта, а не при помощи стилей). Чтобы отменить форматирование абзаца

(а также форматирование внутри абзаца), надо выделить абзац, затем в окне

Стили выбрать Очистить все, в результате чего для абзаца будет установлен

стиль Обычный.

ЗАМЕЧАНИЕ

Если абзац не выделить, то будет отменено только форматирование абзаца, формат слов останется без изменений.

Стиль пользователя

Пользователь может создать свой собственный стиль и использовать его

в дальнейшем точно так же, как и стандартные стили.

Наиболее просто создать новый стиль по образцу, т. е. сначала выполнить

форматирование абзаца (задать шрифт, отступы и интервалы), а затем ис-

пользовать отформатированный абзац в качестве образца для создания стиля.

Форматирование абзаца выполняется обычным образом. Следует обратить

внимание: если создаваемый стиль использует ту же гарнитуру, что и основ-

Глава 3 58

ной текст, то шрифт (гарнитуру) явным образом указывать не надо (при сме-

не набора стиля в этом случае изменится и шрифт). После того как абзац, ко-

торый предполагается использовать в качестве образца для создания стиля,

будет отформатирован, надо на панели Стили сделать щелчок на кнопке

Дополнительные параметры (рис. 3.31), в появившемся окне (рис. 3.32)

выбрать команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-

стиль и в следующем окне Создание стиля задать имя стиля (рис. 3.33).

Рис. 3.31. Чтобы создать стиль по образцу, сначала надо сделать щелчок на кнопке Дополнительные параметры

Рис. 3.32. Окно Дополнительные параметры

Рис. 3.33. В поле Имя надо ввести название стиля


В результате описанных выше действий в список стилей будет добавлен

стиль с указанным именем. Следует обратить внимание: созданный таким

образом стиль будет доступен только во время работы с тем документом,

в котором он создан.

Изменение стиля

Стиль (в т. ч. и созданный пользователем) можно изменить. Чтобы это сде-

лать, надо открыть окно Стили выбрать стиль, сделать щелчок на значке

раскрывающегося списка (появляется в результате позиционирования ука-

зателя мыши на названии стиля) и выбрать команду Изменить (рис. 3.34).

Затем в открывшемся окне Изменение стиля (рис. 3.35) следует задать

требуемое значение параметров стиля: шрифт, способ выравнивания, от-

ступы, интервалы.

Рис. 3.34. Начало процесса изменения стиля

Глава 3 60

Рис. 3.35. Окно Изменение стиля

Разбивка документа на страницы

Перед тем как вставить в документ оглавление, рекомендуется внимательно

посмотреть, как документ разбит на страницы. Сделать это можно, уменьшив

масштаб отображения документа так, чтобы страница полностью помеща-

лась на экране, или активизировав режим просмотра одной страницы (на

вкладке Вид� Масштаб сделать щелчок на кнопке Одна страница).

Word разбивает документ на страницы автоматически. Однако автоматиче-

ская разбивка может не удовлетворять требованиям, предъявляемым к доку-

менту. Например, часто требуется, чтобы каждый раздел документа (глава,

параграф) начинался с новой страницы.

Если разбивка документа на страницы, выполненная в автоматическом ре-

жиме, не удовлетворяет пользователя, то он может выполнить разбивку

вручную, вставив в документ символ разрыва страницы перед тем его эле-

ментом, который должен быть напечатан на следующей странице.


Для того чтобы вставить в документ символ разрыва страницы, надо устано-

вить курсор в нужную точку документа (обычно в начало абзаца), раскрыть

вкладку Вставка�Страницы и сделать щелчок на кнопке Разрыв страни-

цы (рис. 3.36). В результате этих действий в документ будет вставлен символ

разрыва страницы.

Рис. 3.36. Сделайте щелчок на кнопке Разрыв страницы

Нумерация страниц

Обычно страницы документа пронумерованы. Пользователю нет необходи-

мости нумеровать страницы вручную, Word может решить эту задачу.

Для того чтобы Word пронумеровал страницы документа, надо выбрать

вкладку Вставка�Колонтитулы, сделать щелчок на кнопке Номер стра-

ницы и в появившемся списке сначала выбрать размещение номера страни-

цы (вверху или внизу), затем — стиль нумерации. В результате будет откры-

то окно Работа с колонтитулами, и в поле колонтитула (верхнего или

нижнего) каждой страницы будет появляться ее номер (колонтитулы — это

поля в верхней и нижней части страницы, предназначенные для отображения

дополнительной информации).

По умолчанию номер отображается на каждой странице документа, в т. ч.

и на первой (но если первая страница является титульной, это неправильно).

Для того чтобы номер на первой странице не отображался, надо открыть ок-

но колонтитулов (сделать щелчок правой кнопкой мыши на номере страницы

и выбрать Изменить колонтитул), установить в выбранное состояние нахо-

дящийся на вкладке Параметры переключатель Особый колонтитул для

первой страницы.

Оглавление

Для того чтобы с документом было удобно работать, в нем должно быть ог-

лавление (список разделов, глав и параграфов с указанием страниц, на кото-

рых они находятся).

Глава 3 62

Word может сформировать оглавление, но для того чтобы он мог это сделать,

заголовки документа должны быть оформлены одним из стилей Заголовок

(вспомните, в наборе стилей определены стили Заголовок1, Заголовок 2 и т. д.).

Для того чтобы вставить в документ оглавление, надо установить курсор в ту

точку документа, в которую оно должно быть вставлено, раскрыть вкладку

Ссылки� Оглавление, сделать щелчок на кнопке Оглавление и в рас-

крывшемся списке выбрать Автособираемое оглавление (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Выбор оглавления

В результате в документ будет вставлено слово Оглавление, а за ним и само

оглавление. Следует обратить внимание: по умолчанию в оглавление вклю-


чаются заголовки первого, второго и третьего уровней (абзацы, оформленные

стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3).

Пользователь может выполнить настройку оглавления. Для этого в списке

Оглавление вместо команды Автособираемое оглавление надо выбрать

команду Оглавление и в появившемся окне на вкладке Оглавление (рис.

3.38) настроить вид оглавления. Назначение флажков Показать номера

страниц и Номера страниц по правому краю очевидно. В списке Форматы

можно выбрать формат оглавления. В поле Уровни нужно ввести число

уровней заголовков, которые должны быть включены в оглавление. По умол-

чанию в оглавление включаются заголовки первых тех уровней, т. е. оформ-

ленные стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3. Если в оглавление

надо включить, например, заголовки только первого и второго уровней (на-

звание разделов и подразделов документа), то в поле Уровни надо ввести

число 2.

Рис. 3.38. На вкладке Оглавление можно настроить вид оглавления, которое будет вставлено в документ

Глава 3 64

Следует обратить внимание на то, что автособираемое оглавление — это

не текст и редактировать его вручную не надо. Все изменения, внесенные

в документ, будут отражены в оглавлении автоматически перед выводом до-

кумента на печать или во время загрузки документа из файла (при условии,

что задан режим автоматического обновления полей перед печатью: в окне

Параметры Word на вкладке Экран должен быть установлен во включен-

ное состояние переключатель Обновлять поля перед печатью). Вместе

с тем пользователь может в любое время инициализировать процесс обнов-

ления оглавления. Для этого надо установить курсор в оглавление (оглавле-

ние будет выделено цветом), нажать клавишу <F9>, в появившемся окне Об-

новление оглавления (рис. 3.39) выбрать обновить целиком и сделать

щелчок на кнопке OK.

Рис. 3.39. Пользователь может обновить оглавление

Глава 4

Печать

Перед тем как активизировать процесс печати, рекомендуется в режиме предварительного просмотра убедиться, что документ на бумаге будет вы-глядеть именно так, как надо.

Параметры страницы

Word автоматически разбивает документ на страницы и печатает каждую страницу на отдельном листе бумаги. Разбивка документа на страницы вы-полняется на основе информации о параметрах страницы.

Параметрами страницы являются:

� размер бумаги;

� ориентация страницы;

� величины полей.

Требуемые параметры страницы можно задать на вкладке Разметка страни-

цы�Параметры страницы.

Размер страницы

Одной из основных характеристик принтера является формат (размер) бума-

ги, на которой принтер может печатать. На практике наиболее широко ис-

пользуются принтеры, которые печатают на бумаге формата A4 (размер

210×297 мм). Поэтому по умолчанию Word автоматически настраивается на

печать на бумаге именно этого размера. Если документ надо напечатать на

бумаге другого размера, то следует на вкладке Разметка страницы�

Параметры страницы раскрыть список Размер и выбрать нужный формат.

Глава 4 66

Ориентация страницы

Принтер может печатать вдоль короткой или длинной стороны листа. Ориен-

тация листа, при которой строки печатаются вдоль короткой стороны листа

(как в книгах), называется книжной. Если строки печатаются вдоль длинной

стороны листа, ориентация называется альбомной. Стандартной считается

книжная ориентация.

Выбрать нужную ориентацию страницы можно на вкладке Разметка стра-

ницы� Параметры страницы, сделав щелчок на кнопке Ориентация (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Выбор ориентации страницы

Поля

Для печати используется не весь лист, а только его часть, которая называется

область печати. Размер области печати и ее положение на листе зависят как

от размера листа, так и величины полей (верхнего, нижнего, левого и правого

(рис. 4.2).

Рис. 4.2. Размер полей определяет размер и положение области печати

Печать 67

Рис. 4.3. Список Поля

Рис. 4.4. Величины полей можно задать на вкладке Поля

Глава 4 68

Величины полей можно задать путем выбора в списке Поля, который появля-

ется в результате щелчка на находящейся на вкладке Разметка страни-

цы�Параметры страницы кнопке Поля (рис. 4.3). Можно задать требуемые

значения в окне Параметры страницы (рис. 4.4), которое становится доступ-

ным в результате выбора в этом же списке команды Настраиваемые поля.

Следует обратить внимание на то, что в результате изменения размера полей, как правило, меняется разбивка документа на страницы. Поэтому если к по-лям документа предъявляются особые требования, рекомендуется установить параметры страницы до начала процесса форматирования, а еще лучше — перед тем как приступить к набору текста.

Предварительный просмотр

Прежде чем активизировать процесс печати, рекомендуется в режиме предвари-тельного просмотра еще раз убедиться, что документ выглядит так, как надо.

Чтобы активизировать режим предварительного просмотра документа, надо

сделать щелчок на кнопке Office и выбрать Печать�Предварительный

просмотр.

Рис. 4.5. В окне предварительного просмотра можно увидеть, как документ будет выглядеть на бумаге

Печать 69

В окне предварительного просмотра (рис. 4.5) по умолчанию отображается

одна страница. Чтобы увидеть несколько страниц одновременно, надо умень-

шить масштаб отображения. Наиболее просто это можно сделать щелчком на

находящейся на вкладке Масштаб кнопке Две страницы.

Пролистать страницы в окне предварительного просмотра можно обычным

образом — при помощи клавиш <Page Down> и <Page Up>.

Если документ выглядит так, как надо, то щелчком на кнопке Печать

(рис. 4.6) можно активизировать процесс печати.

Рис. 4.6. Чтобы активизировать процесс печати, надо сделать щелчок на кнопке Печать

Для возврата в режим редактирования документа нужно сделать щелчок на

кнопке Закрыть окно предварительного просмотра.

Печать документа

Процесс печати документа можно активизировать из окна предварительного

просмотра (щелчком на кнопке Печать) или из окна документа, выбрав в ме-

ню Office команду Печать (рис. 4.7).

Печать документа начинается не сразу. Сначала на экране появляется окно

Печать (рис. 4.8), где можно задать количество копий и указать страницы,

которые надо напечатать. Номера страниц можно перечислить через запятую

(1, 2, 3, 4, 5) или указать диапазон (1–5).

Следует обратить внимание на кнопку Свойства. В результате щелчка на ней

раскрывается окно Свойства, в котором можно выполнить настройку печати.

Так, например, на вкладке Бумага/Качество можно установить требуемое

качество печати (Быстрое черновое, Обычное, Наилучшее). По умолчанию

документ будет напечатан с обычным качеством.

� СОВЕТ

Выбирая качество печати, учитывайте: чем выше качество, тем больше чернил (тонера) расходуется. Текстовые документы печатайте с обычным качеством, документы с иллюстрациями — в наилучшем. Обычные документы можно пе-чатать в режиме быстрой черновой печати.

Глава 4 70

Рис 4.7. Чтобы активизировать печать документа, надо в меню Office выбрать команду Печать

Рис. 4.8. В окне Печать можно указать страницы, которые надо напечатать, и число копий

Глава 5

Таблицы

Таблицы широко используются для наглядного представления информации. Кроме того, таблицу можно использовать как вспомогательное средство форматирования документа.

Вставка таблицы

Для того чтобы вставить в документ таблицу, надо установить курсор в то

место документа, где должна быть таблица. Затем на вкладке Встав-

ка�Таблицы сделать щелчок на кнопке Таблица, в появившемся меню вы-

брать команду Вставить таблицу и в окне Вставка таблицы (рис. 5.1) за-дать количество столбцов и строк.

Рис. 5.1. В окне Вставка таблицы нужно задать количество столбцов и строк таблицы

Глава 5 72

Числа в поля Число столбцов и Число строк можно ввести обычным обра-зом или при помощи кнопок изменения содержимого поля. Щелчок на кноп-ке со стрелкой вверх увеличивает значение поля на единицу, на кнопке со

стрелкой вниз — уменьшает. В результате щелчка на кнопке OK в документ

будет вставлена таблица и станет доступной вкладка Работа с таблицами.

Ввод текста в ячейки

Текст в ячейки таблицы вводят обычным образом. Для перевода курсора в нужную ячейку можно использовать клавиши перемещения курсора или клавишу <Tab>. Нажатие <Tab> перемещает курсор в следующую ячейку строки или (если ячейка последняя) в первую ячейку следующей строки. Следует обратить внимание: если курсор находится в последней ячейке по-следней строки, то в результате нажатия клавиши <Tab> в таблицу будет до-бавлена строка.

� СОВЕТ

Чтобы добавить строку в конец таблицы, установите курсор в последнюю ячей-ку последней строки и нажмите <Tab>.

Ширина столбца

По умолчанию у таблицы, только что вставленной в документ, все столбцы одинаковой ширины. Пользователь может изменить ширину столбца таблицы. Для этого надо установить курсор в какую-либо ячейку столбца, ширину ко-

торого надо изменить, раскрыть вкладку Работа с таблицами � Макет �

Размер ячейки и ввести требуемое значение в поле, предназначенное для фиксирования ширины столбца (рис. 5.2).

Рис. 5.2. В поле (где находится курсор) надо ввести требуемое значение

� СОВЕТ

Если надо установить одинаковой ширину нескольких столбцов, то вместо того чтобы изменять ширину каждого столбца, выделите столбцы, ширину которых надо изменить, откройте вкладку Работа с таблицами�Макет�Размер ячей-ки и введите значение в поле, предназначенное для фиксирования ширины столбца.

Таблицы 73

Изменить ширину столбца можно также при помощи мыши путем переме-

щения вертикальной границы столбца. Чтобы увеличить или уменьшить ши-

рину столбца, следует установить указатель мыши на границу столбца,

ширину которого надо изменить (указатель мыши примет форму двунаправ-

ленной стрелки), нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, пе-

реместить границу в нужном направлении (рис. 5.3).

Рис. 5.3. Изменение ширины столбца таблицы (уменьшение ширины первого столбца)

Форматирование таблицы

Процесс изменения вида таблицы называется форматированием. Форматиро-

вание таблицы можно выполнить путем изменения вида как отдельных ячеек,

так и столбцов, строк или всей таблицы в целом. По умолчанию действия по

форматированию направлены на текущую ячейку (т. е. ячейку, в которой на-

ходится курсор). Командные кнопки, обеспечивающие выполнение операций

форматирования, находятся на вкладке Работа с таблицами�Макет, кото-

рая становится доступной, если курсор находится в таблице.

Под форматированием таблицы понимается процесс изменения внешнего

вида таблицы.

Форматирование осуществляется путем:

� изменения шрифта;

� изменения выравнивания содержимого ячеек;

� прорисовки границ ячеек;

� изменения цвета закраски ячеек.

Форматирование таблицы может быть выполнено как форматированием от-

дельных ячеек, так и форматированием диапазона (группы ячеек). В качестве

Глава 5 74

диапазона могут выступать: строка или столбец, несколько строк или столб-

цов таблицы, область (группа ячеек внутри таблицы) или вся таблица.

Перед тем как выполнить то или иное действие по форматированию таблицы,

надо выделить диапазон (ячейку, диапазон ячеек, строку или столбец), фор-

матирование которого надо выполнить.

Чтобы выделить ячейку таблицы, надо установить указатель мыши на левую

границу ячейки (указатель мыши примет форму направленной вправо черной

стрелки (рис. 5.4)) и щелкнуть левой кнопкой мыши. Ячейка будет выделена

цветом.

Рис. 5.4. Чтобы выделить ячейку, установите указатель мыши справа

от ее левой границы (указатель мыши примет форму направленной вправо черной стрелки)

и щелкните левой кнопкой

Чтобы выделить строку, надо установить указатель мыши слева от левой гра-

ницы первой ячейки строки, которую надо выделить (курсор примет форму

направленной вправо стрелки), и щелкнуть левой кнопкой мыши (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Чтобы выделить строку таблицы, установите указатель мыши слева

от первой ячейки строки и щелкните левой кнопкой мыши

Чтобы выделить несколько строк, надо установить указатель мыши слева от

левой границы таблицы, на уровень первой строки того диапазона, который

надо выделить (курсор примет форму направленной вправо стрелки), нажать

левую кнопку мыши (будет выделена первая строка) и, удерживая кнопку

мыши нажатой, переместить указатель мыши к последней строке диапазона.

Отпустить кнопку мыши.

Таблицы 75

Чтобы выделить столбец, надо установить указатель мыши на верхнюю гра-

ницу того столбца, который надо выделить (курсор примет форму направ-

ленной вниз стрелки (рис. 5.6)), и щелкнуть левой кнопкой мыши.

Рис. 5.6. Чтобы выделить столбец таблицы, установите указатель мыши

на верхнюю границу столбца и щелкните левой кнопкой мыши

Чтобы выделить несколько столбцов, надо установить указатель мыши на

верхнюю границу левого столбца того диапазона, который надо выделить

(курсор примет форму направленной вниз стрелки), нажать левую кнопку

мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить указатель мыши к послед-

нему столбцу диапазона. Отпустить кнопку мыши.

Чтобы выделить область таблицы, надо установить указатель мыши на левую

границу левой верхней ячейки области (указатель примет форму направлен-

ной вправо стрелки), нажать левую кнопку мыши (будет выделена старто-

вая ячейка диапазона) и, удерживая кнопку нажатой, переместить указатель

к правой нижней ячейке области. Отпустить кнопку мыши.

Также выделить ячейку, столбец, строку или всю таблицу можно, раскрыв

находящийся на панели Работа с таблицами�Макет�Таблица список

Выделить и выбрав соответствующую команду (рис. 5.7). В результате вы-

полнения команды Выделить столбец или Выделить строку будет выделен

соответственно столбец или строка, в которой находится курсор.

Рис. 5.7. Выделить ячейку, столбец, строку или таблицу можно, выбрав соответствующую команду в списке Выделить

Глава 5 76

Изменение шрифта

Вид таблицы во многом определяется шрифтом, который использован для

отображения содержимого ее ячеек. Вначале для всех ячеек таблицы уста-

новлен шрифт, соответствующий стилю абзаца, в котором находился курсор

до выполнения команды вставки таблицы.

Для выделения отдельных элементов таблицы (например, заголовков столб-

цов, других важных элементов) можно использовать шрифт, отличный от

основного. Отличие может быть достигнуто за счет увеличенного размера

букв, выделения текста полужирным, курсивом или цветом.

Изменение шрифта, используемого для отображения содержимого ячейки,

выполняется обычным образом — выбором характеристик на панели Глав-

ная�Шрифт или во всплывающем окне, которое появляется в результате

щелчка правой кнопкой мыши (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Характеристики шрифта можно выбрать во всплывающем окне

Выравнивание по горизонтали

Содержимое ячейки таблицы (текст, числа и другая информация) может быть

выровнено по левому краю, по центру или по ширине (рис. 5.9).

Таблицы 77

Рис. 5.9. Пример выравнивания содержимого ячеек по горизонтали

По умолчанию содержимое ячеек выровнено по левому краю. Чтобы изме-

нить выравнивание, надо выбрать вкладку Работа с таблицами�Макет�

Выравнивание и щелкнуть на одной из кнопок: По левому краю, По цен-

тру или По правому краю (рис. 5.10).

Расстояние от левой границы ячейки до первого символа определяет величи-

на левого поля (по умолчанию 0,19 см). Чтобы изменить величину поля, вы-

берите вкладку Работа с таблицами�Макет�Выравнивание, сделайте

щелчок на кнопке Поля ячейки и в окне Параметры таблицы (рис. 5.11)

введите требуемое значение.

Рис. 5.10. Кнопки изменения способа выравнивания содержимого ячеек по горизонтали

Рис. 5.11. Окно Параметры таблицы

Глава 5 78

� СОВЕТ

Выравнивание содержимого ячейки можно задать, выбрав во всплывающем меню (появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши) сначала коман-

ду Выравнивание ячеек, затем — способ выравнивания.

Выравнивание по вертикали

По умолчанию текст в ячейке прижат к верхней ее границе, выровнен по вер-

тикали сверху (рис. 5.12). Изменив выравнивание содержимого ячейки по

вертикали, можно изменить расположение теста в ячейке (рис. 5.13).

Рис. 5.12. По умолчанию содержимое ячеек по вертикали выровнено сверху

Рис. 5.13. Содержимое ячеек заголовка по вертикали выровнено по центру

Чтобы изменить способ выравнивания содержимого ячейки по горизонтали,

нужно выбрать вкладку Работа с таблицами�Макет�Выравнивание

и сделать щелчок на соответствующей кнопке (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Кнопки изменения выравнивания содержимого ячеек таблицы

Таблицы 79

Направление текста

Иногда нужно, чтобы текст в ячейке был написан сверху вниз или снизу

вверх (рис. 5.15). Чтобы изменить направление текста в ячейке, надо выде-

лить ячейку и сделать щелчок на находящейся на панели Работа с таблица-

ми�Макет�Выравнивание кнопке Направление текста (рис. 5.16).

Рис. 5.15. Пример вертикальной ориентации текста в ячейках таблицы

Рис. 5.16. Щелчок на кнопке Направление текста изменит направление текста в ячейке таблицы

Границы

По умолчанию строки и столбцы таблицы разделены линиями (видны все

границы всех ячеек). Иногда надо, чтобы строки таблицы не были разделены

линиями (рис. 5.17). Добиться этого можно, скрыв внутренние горизонталь-

ные границы ячеек, образующих строки таблицы. Аналогичным образом,

скрыв вертикальные границы ячеек, образующих столбцы, можно убрать

вертикальные линии, разделяющие столбцы.

Рис. 5.17. Пример таблицы, в которой строки не разделены линиями

Глава 5 80

Чтобы изменить вид границ ячеек таблицы, надо выделить эти ячейки, вы-

брать вкладку Работа с таблицами�Конструктор�Стили таблиц, рас-

крыть список Границы и щелчком на соответствующей кнопке скрыть или

сделать видимой границу выбранной области таблицы. Например, чтобы

таблица выглядела так, как показано на pис. 5.17, сначала надо выделить всю

таблицу целиком (на вкладке Работа с таблицами�Макет�Таблица рас-

крыть список Выделить и выбрать команду Выделить таблицу), затем

в списке Границы (рис. 5.18) отжать (сделать щелчок на изображении нажа-

той кнопки) кнопки Левая граница и Правая граница. После этого надо

выделить строки данных (строки, в которых находится информация) и от-

жать кнопку Внутренняя горизонтальная граница.

Рис. 5.18. В списке Границы можно указать границы, которые должны быть видны

На вкладке Работа с таблицами�Конструктор�Нарисовать границы

можно задать вид линий границы. Чтобы граница была изображена линией,

отличной от стандартной (сплошная черная, толщиной 0,5 пт), сначала надо

выбором в списках Стиль пера, Толщина пера и Цвет пера (рис. 5.19)

Таблицы 81

установить вид линии границы, затем — указать границы (щелкнуть левой

кнопкой мыши на границе), вид которых надо изменить.

Рис. 5.19. Чтобы изменить вид границы ячейки, сначала надо задать вид пера

Закраска

Закраска ячеек является одним из часто используемых способов оформления

таблиц. Например, в различных платежных документах цветом выделяют

области, к которым надо привлечь внимание. Череcстрочную закраску также

часто используют вместо горизонтальных линий, разделяющих строки таб-

лицы (рис. 5.20).

Рис. 5.20. Пример закраски ячеек

Рис. 5.21. На вкладке Заливка можно выбрать цвет и способ закраски выделенных ячеек таблицы

Глава 5 82

Для того чтобы изменить цвет закраски ячеек, надо выделить ячейки, цвет

которых необходимо изменить, выбрать вкладку Работа с таблицами�

Конструктор�Стили таблиц, раскрыть список Заливка и выбрать цвет,

которым надо закрасить выделенные ячейки (рис. 5.21).

Шаблон оформления

Для оформления таблицы можно использовать шаблон оформления. Для того

чтобы оформить таблицу при помощи шаблона, надо установить курсор в ка-

кую-либо ячейку таблицы и на вкладке Работа с таблицами�Конструктор�

Стили таблиц выбрать стиль оформления таблицы.

Изменение структуры таблицы

Под изменением структуры таблицы понимается увеличение или уменьшение

количества строк (столбцов), а также объединение ячеек.

Добавление строк и столбцов

Часто возникает необходимость добавить в таблицу строку.

Если строку надо добавить в конец таблицы, то следует установить курсор

в последнюю ячейку последней строки и нажать клавишу <Tab>. Строка бу-

дет добавлена, курсор перейдет в первую ячейку добавленной строки.

Если строку надо добавить в середину таблицы, следует установить курсор

в ту строку, перед которой нужно вставить новую строку, выбрать вкладку

Работа с таблицами�Макет�Строки и столбцы и сделать щелчок на

кнопке Вставить сверху (рис. 5.22). Чтобы вставить строку после строки,

в которой находится курсор, надо сделать щелчок на кнопке Вставить снизу.

Рис. 5.22. Чтобы вставить строку, надо нажать кнопку Вставить сверху или Вставить снизу

Команду вставки строки можно выбрать также во всплывающем меню

(рис. 5.23), которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши

в ячейке таблицы.

Таблицы 83

Рис. 5.23. Добавление в таблицу строки при помощи команды контекстного меню

Столбцы добавляются в таблицу аналогичным образом. Щелчок на кнопке

Вставить слева, которая находится на вкладке Работа с таблицами�

Макет�Строки и столбцы, добавляет столбец перед тем столбцом, в кото-

ром находится курсор, щелчок на кнопке Вставить справа — добавляет

столбец после текущего. Как и в случае добавления строки, для вставки

столбца можно воспользоваться командами всплывающего меню.

Удаление строк и столбцов

Для того чтобы удалить из таблицы одну или несколько строк, надо выделить

эти стоки, выбрать вкладку Работа с таблицами�Макет�Строки и столбцы,

сделать щелчок на кнопке Удалить и выбрать Удалить строки.

Для того чтобы удалить из таблицы один или несколько столбцов, надо вы-

делить эти столбцы, выбрать вкладку Работа с таблицами�Макет�

Строки и столбцы, сделать щелчок на кнопке Удалить и выбрать Удалить

столбцы.

Удалить одну или несколько строк можно, выбрав во всплывающем меню,

которое становится доступным в результате щелчка правой кнопкой мыши

Глава 5 84

в ячейке выделенной строки, команду Удалить строки. Аналогичным обра-

зом, выбрав команду Удалить столбцы, можно удалить выделенные столбцы.

Объединение ячеек

Таблица, в каждой строке которой количество ячеек одинаковое, называется

простой. Вместе с тем, на практике часто приходится иметь дело с таблица-

ми, имеющими довольно сложную структуру (рис. 5.24).

Рис. 5.24. Пример таблицы со сложной структурой

Таблицу со сложной структурой можно получить путем объединения ячеек

простой таблицы. Например, приведенная на рисунке таблица получается из

простой путем объединения первых двух ячеек в первом и во втором столб-

цах, а также объединением третьей, четвертой, пятой и шестой ячеек в пер-

вой строке. Для того чтобы объединить ячейки таблицы, надо выделить те

ячейки, которые должны быть объединены (рис. 5.25), затем выбрать вкладку

Работа с таблицами�Макет�Объединить, где и сделать щелчок на кноп-

ке Объединить. Команду Объединить ячейки можно выбрать также и во

всплывающем меню, которое появляется в результате щелчка правой кноп-

кой мыши в любой из выделенных областей.

Рис. 5.25. Чтобы объединить ячейки, их сначала надо выделить

Сортировка

Для удобства работы информация в таблицах обычно отсортирована — упо-

рядочена в соответствии с некоторым критерием. Например, список сотруд-

ников обычно упорядочен по алфавиту.

Таблицы 85

Информацию в таблицу обычно вводят таким образом, чтобы таблица сразу

была упорядочена. Однако в процессе работы с таблицей часто возникает

необходимость внести дополнительную информацию, причем так, чтобы об-

щий порядок не был нарушен. Чтобы это сделать, надо добавить (вставить)

в нужное место таблицы пустую строку, затем ввести в эту строку информа-

цию. При поиске места, куда надо вставить строку, возможны ошибки, осо-

бенно если добавляемой информации много.

Word умеет упорядочивать информацию в таблице, выполнять ее сортиров-

ку. Поэтому пользователь может ввести информацию в таблицу в произволь-

ном порядке, а затем активизировать процесс сортировки.

В процессе сортировки содержимое ячеек одного из столбцов таблицы ис-

пользуется в качестве критерия сортировки, строки таблицы упорядочивают-

ся в соответствии с содержимым ячеек именно этого, ключевого столбца

(рис. 5.26).

Рис. 5.26. Строки таблицы отсортированы по содержимому столбца Производитель

Различают сортировку по возрастанию и по убыванию. Строки таблицы яв-

ляются отсортированными по возрастанию, если содержимое ячейки ключе-

вого столбца следующей строки больше или равно содержимому ячейки

ключевого столбца предыдущей строки. Строки таблицы являются отсорти-

рованными по убыванию, если содержимое ячейки ключевого столбца сле-

дующей строки меньше или равно содержимому ячейки ключевого столбца

предыдущей строки.

Наиболее просто выполнить сортировку строк таблицы, если в качестве клю-

чевого столбца используется первый (крайний левый) ее столбец. Для этого

достаточно установить курсор в какую-либо ячейку таблицы, выбрать вклад-

ку Работа с таблицами�Макет�Данные, сделать щелчок на кнопке Сор-

тировка (рис. 5.27) и щелчком на кнопке OK в появившемся окне Сорти-

ровка активизировать процесс сортировки.

Если надо выполнить сортировку по содержимому другого (не первого)

столбца, то в окне Сортировка (рис. 5.28) надо указать необходимый стол-

бец и, возможно, изменить способ сортировки. Например, чтобы упорядочить

Глава 5 86

приведенную на pис. 5.26 таблицу по содержимому столбца Доля рынка так,

чтобы первым в таблице был производитель, который доминирует на рынке,

нужно в списке Сначала по выбрать Доля рынка и установить в выбранное

состояние переключатель по убыванию.

Рис. 5.27. Кнопка Сортировка

Рис. 5.28. Выбор приоритетного столбца для сортировки

Следует обратить внимание на переключатели Список. По умолчанию пред-полагается, что у сортируемой таблицы есть заголовок (первая строка содер-жит названия столбцов) и что надо выполнить сортировку данных (строк, которые следуют за строкой заголовка) по возрастанию.

Результат сортировки таблицы приведен на рис. 5.29.

Вид окна Сортировка подсказывает, что в качестве критерия сортировки можно использовать содержимое любых трех столбцов. Критерий сортиров-ки, имена столбцов, по содержимому которых надо выполнить сортировку, следует указывать в том порядке, в котором они должны использоваться.

Таблицы 87

Рис. 5.29. Строки таблицы отсортированы по содержимому столбца Доля рынка

Если нужно выполнить сортировку только некоторых столбцов, а содержи-

мое других можно оставить без изменения (например, упорядочить по алфа-

виту все столбцы за исключением первого, в котором находятся номера

строк), то сначала надо выделить столбцы, сортировку которых следует вы-

полнить. Затем в окне Сортировка надо щелкнуть на кнопке Параметры

и в появившемся окне Параметры сортировки установить флажок только

столбцы.

Удаление таблицы

Если надо удалить таблицу из документа, то следует раскрыть вкладку Рабо-

та с таблицами�Макет�Строки и столбцы, сделать щелчок на кнопке

Удалить и в появившемся списке выбрать команду Удалить таблицу.

Диаграммы

Для наглядного представления данных используют диаграммы. Различают

гистограммы и графики. На гистограмме данные изображаются столбиками

(рис. 5.30), на графике — точками, которые соединяют линиями (рис. 5.31).

Графики используют для отображения процессов, развивающихся во време-

ни. Гистограммы удобны для представления соотношения величин.

Линия на графике или столбики одного цвета на гистограмме изображают

ряд данных (содержимое нескольких соседних ячеек таблицы). На одной

диаграмме можно представить несколько рядов данных.

Помимо гистограмм и графиков широко используются круговые диаграммы,

которые удобны для представления соотношения величин, образующих це-

лое. Например, круговая диаграмма, изображенная на рис. 5.32, дает нагляд-

ное представление о структуре расходов семьи.

Глава 5 88

Рис. 5.30. Пример гистограммы

Рис. 5.31. Пример графика

Рис. 5.32. Пример круговой диаграммы

Таблицы 89

Построение диаграммы

Для того чтобы вставить в документ диаграмму, надо выбрать вкладку

Вставка�Иллюстрации, сделать щелчок на кнопке Диаграмма и в поя-

вившемся окне Вставка диаграммы (рис. 5.33) выбрать тип диаграммы.

Рис. 5.33. Сначала надо выбрать тип диаграммы

Тип диаграммы определяет способ изображения данных (обычная гисто-

грамма, цилиндрическая гистограмма, объемная коническая, график, круго-

вая диаграмма и т. д.), а также метод их обработки (без обработки, с накоп-

лением, нормирование). В качестве примера на рис. 5.34 приведены кнопки,

обеспечивающие вставку в документ нужной гистограммы.

Рис. 5.34. Тип диаграммы определяет вид диаграммы и способ обработки данных

Глава 5 90

В качестве примера на рис. 5.35 приведены данные об объемах продаж в виде

таблицы, а на рис. 5.36—5.38 — диаграммы, на которых эти данные отобра-

жаются.

На обычной диаграмме (рис. 5.36) данные отображаются без какой-либо об-

работки.

На диаграмме с накоплением (рис. 5.37) значение каждого следующего ряда

откладывается от значения предыдущего ряда. Таким образом, высота стол-

биков (на гистограмме) соответствует сумме рядов данных, а окрашенные

в разный цвет части столбиков, соответствующие рядам данных, отражают

вклад каждой категории в общую сумму.

На нормированной диаграмме (рис. 5.38) отражается вклад каждой категории

в общую сумму. Для этого выполняется предварительная обработка данных:

в каждой точке вычисляется доля (процент) каждой категории в общей сумме.

Рис. 5.35. Таблица данных об объеме продаж

Рис. 5.36. На обычной диаграмме отображены значения рядов данных

Таблицы 91

Рис. 5.37. На диаграмме с накоплением отражена сумма рядов данных и вклад каждого ряда в сумму

Рис. 5.38. На нормированной диаграмме отражена доля каждого ряда в сумме

После выбора типа диаграммы в окне Вставка диаграммы и в результате щелч-

ка на кнопке OK открывается окно Microsoft Office Excel (рис. 5.39). В этом окне

надо ввести данные, которые должны быть представлены на диаграмме.

ЗАМЕЧАНИЕ

Если данные находятся в буфере обмена, то в окне Microsoft Office Excel выбери-

те вкладку Главная�Буфер обмена и сделайте щелчок на кнопке Вставить.

Глава 5 92

Рис. 5.39. Данные для построения диаграммы надо ввести в окне Microsoft Office Excel

Рис. 5.40. Диаграмма в документе

После того как данные будут введены, надо закрыть окно Excel (сделать

щелчок на кнопке Закрыть). В результате в документ будет вставлена диа-

грамма (рис. 5.40). Следует обратить внимание: данные, используемые для

построения диаграммы, сохраняются в документе Word.

Таблицы 93

Настройка диаграммы

Пользователь может изменить вид диаграммы, т. е. выполнить ее настройку.

В процессе настройки можно задать заголовок диаграммы, подписи осей, из-

менить цвет и стиль элементов диаграммы (столбиков диаграммы, линий

графика), цвет фона, вид линий сетки и т. д.

Чтобы приступить к настройке диаграммы, ее нужно выделить: сделать щел-

чок в поле диаграммы (в результате диаграмма будет выделена широкой

рамкой и станет доступной вкладка Работа с диаграммами).

Для того чтобы настроить диаграмму (т. е. определить, какие элементы и в ка-

ком виде должны отображаться), надо сделать щелчок в поле диаграммы,

выбрать вкладку Работа с диаграммами�Макет (рис. 5.41) и выбрать

элемент, вид которого надо изменить. Следует обратить внимание, что не все

элементы диаграммы (например, название) отображаются на диаграмме по

умолчанию. Поэтому если нужный элемент диаграммы не отображается,

надо сделать щелчок на соответствующей кнопке и в появившемся списке

выбрать способ его отображения.

Рис. 5.41. Чтобы изменить вид элемента диаграммы, надо раскрыть соответствующий список и выбрать способ его отображения

Например, чтобы над диаграммой появилось ее название, надо сделать щел-

чок на кнопке Название диаграммы и в появившемся списке выбрать Над

диаграммой.

Процесс изменения элемента диаграммы можно также активизировать, вы-

брав во всплывающем меню, которое появляется в результате щелчка правой

кнопкой мыши на элементе диаграммы, команду Формат. Шрифт элемента

диаграммы (например, заголовка или подписей на легенде) можно задать на

вкладке Главная�Шрифт, или на всплывающей панели Формат (предва-

рительно выбрав нужный элемент диаграммы).

Êîíñòðóêòîð äèàãðàìì

Выполнить быстрое форматирование (настройку) диаграммы можно при по-

мощи Конструктора диаграмм.

Глава 5 94

На вкладке Работа с диаграммами�Конструктор�Макеты диаграмм

(рис. 5.42) можно выбрать макет диаграммы. Макет определяет, какие эле-

менты будут отображаться на диаграмме и как они будут на ней размещены.

Стиль можно выбрать на вкладке Работа с диаграммами�Конструктор�

Стиль. Стиль определяет цветовую схему диаграммы (оттенки серого, цвет-

ная или монохромная).

Рис. 5.42. На вкладке Макеты диаграмм можно выбрать вид (макет) диаграммы

Изменение данных

Если необходимо изменить данные, которые отображаются на диаграмме,

надо выбрать вкладку Работа с диаграммами�Конструктор�Данные

и сделать щелчок на кнопке Данные. В результате откроется окно Excel,

в котором можно внести изменения в таблицу данных.

Чтобы изменить содержимое ячейки таблицы, надо, используя клавиши пе-

ремещения курсора или мышь, выбрать нужную ячейку, нажать клавишу

<F2> (в результате в ячейке появится курсор) и обычным образом отредакти-

ровать ее содержимое.

После того как все необходимые изменения будут внесены в таблицу, надо

закрыть окно Excel. Изменения, внесенные в таблицу данных, автоматически

будут отображены на диаграмме.

Изменение типа диаграммы

Иногда нужно изменить тип диаграммы. Чтобы это сделать, надо раскрыть

вкладку Работа с диаграммами�Конструктор�Тип, сделать щелчок на

кнопке Изменить тип диаграммы и в появившемся окне выбрать тип диа-

граммы.

Глава 6

Графика

Документ Word может содержать различные графические объекты: рисунки,

фотографии, схемы, графики, диаграммы, организационные диаграммы, а также

художественно оформленный текст — WordArt.

Правила выполнения операций над графическим объектом не зависят от его

типа. Например, последовательность действий, которую надо выполнить,

чтобы изменить размер картинки, вставленной в документ из коллекции кар-

тинок Microsoft, точно такая же, что и для изменения размера фотографии,

вставленной в документ из файла.

Рисунки

В документ можно вставить фотографию, рисунок из коллекции картинок

Microsoft или из файла. Картинку можно также нарисовать непосредственно

в Word (о том, как это сделать, рассказывается в соответствующем разделе

этой главы).

Вставка рисунка из коллекции Microsoft

Коллекция — это совокупность изображений (рисунков, фотографий), объе-

диненных по какому-либо признаку (теме, назначению). Рисунки коллекции

проиндексированы при помощи ключевых слов, что позволяет найти нужный

рисунок по теме (ключевому слову), а не по имени файла (вставив в документ

рисунок из коллекции, пользователь не знает, как называется файл рисунка

и где он находится). Следует обратить внимание, что файлы рисунков, обра-

зующих одну коллекцию, могут находиться в разных каталогах.

Глава 6 96

Коллекция рисунков Microsoft содержит как обычные рисунки (изображения людей, животных, зданий, логотипы и т. д.), так и элементы оформления тек-ста (маркеры, разделительные линии, фоновые рисунки).

Для того чтобы вставить в документ картинку из коллекции Microsoft, нужно:

1. Установить курсор в ту точку документа, в которую надо вставить кар-тинку (обычно это начало абзаца).

2. Выбрать панель Вставка�Иллюстрации и сделать щелчок на кнопке

Клип.

3. В появившемся окне Клип в поле Искать ввести ключевое слово, связан-ное с темой картинки, которую надо вставить в документ (например, биз-

нес), и щелкнуть на кнопке Начать (поле Искать можно оставить неза-полненным, в этом случае в область эскизов будут выведены эскизы всех картинок коллекции).

4. Используя кнопки прокрутки, найти подходящую картинку и щелкнуть на ней левой кнопкой мыши (рис. 6.1). Картинка будет вставлена в документ.

5. Закрыть окно Клип.

Рис. 6.1. В поле эскизов можно выбрать картинку из коллекции Microsoft

Графика 97

Вставка рисунка из файла

Чтобы вставить в документ рисунок или фотографию, надо:

1. Установить курсор в ту точку документа, в которую надо вставить ри-

сунок.

2. Выбрать панель Вставка�Иллюстрации и сделать щелчок на кнопке

Рисунок.

3. В появившемся окне Вставка рисунка (рис. 6.2) открыть папку, в которой

находится рисунок, а затем щелкнуть на нужном эскизе.

Рис. 6.2. Рисунок, который будет вставлен, выделен рамкой

ЗАМЕЧАНИЕ

Вид окна Вставка рисунка определяется режимом представления содержимо-го папки. Если установлен режим отображения значков (обычных, крупных или огромных) или режим "Плитка", то в окне отображаются эскизы рисунков, что облегчает процесс поиска нужного рисунка. В других режимах в окне Вставка

рисунка отображаются имена файлов. Режим отображения содержимого папки

можно изменить, раскрыв список Виды и выбрав, например, Крупные значки (рис. 6.3).

Глава 6 98

4. Щелкнуть на кнопке Вставить.

ЗАМЕЧАНИЕ

Если ширина рисунка меньше ширины области печати, то рисунок будет встав-лен в документ таким, какой он есть (в масштабе 1:1), если рисунок больше, то Word автоматически уменьшит его размер так, чтобы его ширина не превыша-ла ширину области печати.

Рис. 6.3. Выбор режима отображения содержимого папки

Следует обратить внимание: в документ можно вставить рисунок или только

ссылку на него. В первом случае копия рисунка из файла будет вставлена

в документ. Во втором — в документ будет вставлена информация о месте

размещения рисунка. Выбирая способ вставки рисунка, необходимо учиты-

вать, что при непосредственной вставке рисунка размер файла документа

Графика 99

может значительно увеличиться (особенно, если рисунок представляет собой

фотографию высокого качества). Вставка рисунка по связи не увеличивает

размер файла, но при перемещении документа (например, на другой компью-

тер) надо будет перенести не только файл документа, но и файлы рисунков,

на которые есть ссылки в документе. По умолчанию в документ вставляется

рисунок. Чтобы вставить в документ ссылку на рисунок, надо в окне Вставка

рисунка раскрыть список Вставить и выбрать Связать с файлом.

Настройка изображения

После того как рисунок будет вставлен в документ, можно выполнить его

настройку: изменить размер (масштаб отображения), скрыть часть рисунка

(обрезать), изменить положение рисунка в документе и положение относи-

тельно текста (например, поместить рисунок на задний план, сделав его фо-

новым), увеличить или уменьшить контрастность.

Для того чтобы выполнить настройку рисунка, его надо выбрать (сделать на

рисунке щелчок).

Ðàçìåð

Наиболее просто изменить размер рисунка можно при помощи мыши. Для

этого надо щелкнуть левой кнопкой на рисунке (рисунок будет выделен рам-

кой, углы которой будут помечены маркерами — маленькими квадратиками),

установить указатель мыши на маркер, помечающий угол рисунка, нажать

левую кнопку мыши (указатель примет форму крестика) и, удерживая кнопку

нажатой, переместить маркер (контур рисунка) в нужном направлении (рис. 6.4).

После того как кнопка мыши будет отпущена, рисунок будет перерисован

в новых границах.

Другой способ изменить размер рисунка — точно указать требуемый мас-

штаб отображения рисунка.

Чтобы задать масштаб отображения рисунка, необходимо:

1. Сделать щелчок правой кнопкой мыши на рисунке.

2. Во всплывающем меню выбрать команду Размер.

3. Ввести коэффициенты масштабирования по высоте и по ширине (рис. 6.5).

Следует обратить внимание: размер рисунка можно задать, не только указав

коэффициент масштабирования, но и задав требуемый его размер. Размер

можно задать путем ввода значения в поле Высота или Ширина. Так как по

умолчанию при масштабировании пропорции рисунка сохраняются (в окне

Размер установлен флажок Сохранить пропорции), то достаточно ввести

значение только в одно из указанных полей.

Глава 6 100

Рис. 6.4. Изменение размера рисунка (крестик — указатель мыши)

Рис. 6.5. Чтобы изменить размер рисунка, задайте коэффициент масштабирования

Графика 101

� СОВЕТ

Чтобы восстановить размер рисунка, сделайте на нем щелчок правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите Размер, затем в появившемся окне сде-

лайте щелчок на кнопке Сброс.

Îáòåêàíèå òåêñòîì

Существуют два основных способа взаимного расположения текста и рисун-

ка. Текст может располагаться сверху и снизу рисунка (рис. 6.6) или обтекать

его (например, справа (рис. 6.7)).

По умолчанию рисунок, только что вставленный в документ, разрывает

текст. Для того чтобы рисунок был внутри текста (текст обтекал рисунок),

нужно задать способ обтекания: Вокруг рамки или По контуру. Для этого

надо выбрать рисунок (щелкнуть на нем левой кнопкой мыши), раскрыть па-

нель Работа с рисунками�Формат�Упорядочить и в списке Обтекание

текстом выбрать способ обтекания (рис. 6.8).

Рис. 6.6. Рисунок разрывает текст

Глава 6 102

Рис. 6.7. Текст обтекает рисунок справа

Рис. 6.8. Чтобы текст обтекал рисунок, надо выбрать Вокруг рамки или По контуру

Графика 103

Èçìåíåíèå ïîëîæåíèÿ ðèñóíêà

Наиболее просто изменить положение рисунка можно путем его буксировки

при помощи мыши. Чтобы переместить рисунок, надо установить указатель

мыши на рисунок, нажать левую кнопку мыши (рисунок будет выделен мар-

керами, а указатель мыши примет форму стрелки) и, удерживая кнопку мы-

ши нажатой, переместить указатель мыши в ту точку документа, в которую

надо переместить рисунок (рис. 6.9). После того как кнопка мыши будет от-

пущена, рисунок появится на новом месте.

Рис. 6.9. Процесс перемещения рисунка. Указатель мыши (крестик) показывает точку, куда будет перемещен рисунок, когда кнопка мыши будет отпущена

Ôîíîâûé ðèñóíîê

Рисунок можно использовать в качестве фона (подложки) для текста

(рис. 6.10).

Чтобы текст был напечатан на фоне рисунка, надо:

1. Установить курсор в начало первого абзаца фрагмента текста, который

должен быть напечатан на фоне рисунка.

2. Вставить в документ рисунок.

Глава 6 104

3. Захватить один из маркеров, помечающих картинку, и увеличить картинку

до нужного размера.

4. На вкладке Работа с рисунками�Формат�Упорядочить раскрыть

список Обтекание текстом и выбрать За текстом (рис. 6.11).

Рис. 6.10. Обычный и фоновый рисунки

Рис. 6.11. Чтобы сделать рисунок фоновым, его надо поместить за текстом

Графика 105

В результате этих действий рисунок будет помещен за текст, станет подлож-

кой для текста.

При использовании рисунка в качестве фона для текста некоторые буквы мо-

гут быть плохо различимы. Чтобы улучшить читаемость текста, рекоменду-

ется сделать рисунок блеклым (уменьшить контрастность и увеличить яр-

кость). Для этого на вкладке Работа с рисунками�Формат�Изменить

в списке Перекрасить надо выбрать способ обработки рисунка. Изменить

контрастность и яркость можно также вручную, путем выбора значения, со-

ответственно, в списке Яркость и Контрастность.

� СОВЕТ

Для рисунка, который используется в качестве подложки, установите яркость: +30%; контрастность: –30%.

Чтобы восстановить прежний исходный вид рисунка, выберите рисунок, от-

кройте вкладку Работа с рисунками�Формат�Изменить, раскройте спи-

сок Перекрасить и выберите Без перекраски.

Îáðåçêà ðèñóíêà

Иногда надо вставить в документ не весь рисунок, а только его часть, фрагмент.

Решить эту задачу можно путем обрезки ненужных частей рисунка непосред-

ственно в документе. Рисунок надо сначала вставить в документ, затем отре-

зать ненужные части.

Для того чтобы скрыть (отрезать) часть рисунка, надо:

1. Выбрать рисунок (щелкнуть на рисунке левой кнопкой мыши).

2. Открыть панель Работа с рисунками�Формат�Размер и сделать щел-

чок на кнопке Обрезка (рис. 6.12).

3. Установить указатель мыши на один из маркеров, помечающих границу

рисунка, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, пере-

местить границу внутрь рисунка (рис. 6.13).

Рис. 6.12. Кнопка Обрезка

Глава 6 106

Рис. 6.13. Обрезка рисунка: процесс (слева) и результат (справа)

Ýôôåêòû

Изменить вид рисунка можно путем применения к рисунку различных эф-

фектов: тени, отражения, сглаживания, поворота. Чтобы изменить вид рисун-

ка, надо выбрать его (щелкнуть левой кнопкой мыши на рисунке), раскрыть

вкладку Работа с рисунками�Формат�Стили рисунков, раскрыть список

Эффекты для рисунков и выбрать эффект. В качестве примера на рис. 6.14

приведен рисунок, к которому применены эффекты: тень, отражение и рельеф.

Рис. 6.14. Пример применения эффектов

Графика 107

Изменить оформление рисунка (например, заключить его в рамку, размыть

границы, или представить его в виде 3D-открытки) можно также, задав стиль

его оформления (здесь стиль — совокупность эффектов оформления). Стиль

оформления рисунка можно выбрать на вкладке Работа с рисунка-

ми�Формат�Стили рисунков. В качестве примера на рис. 6.15 приведен

рисунок, оформленный при помощи стилей.

Рис. 6.15. Пример оформления рисунка при помощи стилей

Îòìåíà èçìåíåíèé

Иногда возникает необходимость привести рисунок в исходное состояние —

отменить все внесенные изменения. В этом случае надо выбрать рисунок

(щелкнуть на рисунке левой кнопкой мыши), раскрыть панель Работа с ри-

сунками�Формат�Изменить и щелкнуть на кнопке Сброс параметров

рисунка.

Создание рисунка

Используя встроенный графический редактор, пользователь может создать

свой рисунок. Рисунок Word представляет собой совокупность объектов или

фигур. Прямоугольник, овал, линия, контур — все это примеры простейших

объектов (фигур). Стрелки, звезды, выноски — это примеры сложных объек-

тов. В качестве иллюстрации сказанного на рис. 6.16 приведен рисунок

и объекты, из которых этот рисунок составлен.

Процесс рисования в Word напоминает создание аппликации, когда из разно-

цветной бумаги вырезают фигуры и составляют из них картину. Как и при

создании аппликации, в процессе создания рисунка можно менять положение

объектов, накладывать один объект на другой.

ЗАМЕЧАНИЕ

Различают два типа графики: растровую и векторную. Изображение растровой графики создается путем окрашивания точек графической поверхности (графиче-

Глава 6 108

ский редактор Paint), векторной — путем создания объектов. Преимуществом растровой графики является реалистичность изображений, векторной — возмож-ность масштабирования без потери качества, возможность изменения рисунка путем перемещения его элементов (на растровом рисунке, для того чтобы пере-местить какой-либо объект, его надо стереть и нарисовать заново). Встроенный графический редактор Word является редактором векторной графики.

Рис. 6.16. Рисунок и объекты, из которых он составлен

Начало

Чтобы начать рисовать, надо установить курсор в ту точку документа, в ко-

торой должен находиться рисунок, на вкладке Вставка�Иллюстрации рас-

крыть список Фигуры и выбрать Новое полотно. В результате в документ

будет вставлено полотно (рис. 6.17) и станет доступной вкладка Средства

рисования�Формат.

Полотно — это поверхность, на которой можно рисовать. Размер полотна

можно изменить. Для этого надо установить указатель мыши на один из мар-

керов, помечающих границы полотна, нажать левую кнопку мыши и, удер-

живая ее нажатой, переместить границу в нужном направлении.

На вкладке Средства рисования�Формат находятся инструменты, при по-

мощи которых на поверхности полотна можно нарисовать новый элемент

(поместить на полотно фигуру) или изменить уже нарисованный.

Графика 109

Рис. 6.17. Так выглядит документ после выполнения команды

Вставка�Иллюстрации�Фигуры�Новое полотно

Рисование фигуры

Инструменты, обеспечивающие рисование, сгруппированы в список Фигуры,

который находится на вкладке Средства рисования�Формат�Вставить

фигуры (рис. 6.18). Следует обратить внимание: на вкладке отображается

только часть списка (та, в которой находится последняя из нарисованных фи-

гур). Выбрать фигуру, которую надо нарисовать, можно в поле отображения

списка или (если нужной фигуры там нет) раскрыв список Дополнительные

параметры.

Практически все элементы (графические объекты), за исключением кривых,

рисуются одинаково. Поэтому рассмотрим, как нарисовать прямоугольник

(остальные графические объекты рисуются аналогично).

Глава 6 110

Рис. 6.18. Инструменты, обеспечивающие рисование

Чтобы нарисовать прямоугольник, надо:

1. На панели инструментов Средства рисования�Формат�Вставить фи-

гуры раскрыть список фигур и выбрать Прямоугольник.

2. Установить указатель мыши в ту точку листа, в которой должен находить-

ся левый верхний угол прямоугольника.


тель мыши в ту точку, в которой должен находиться правый нижний угол

прямоугольника.


В результате этих действий на поверхности полотна появится прямоугольник

(рис. 6.19).

Рис. 6.19. Только что нарисованный объект помечен маркерами

� СОВЕТ

Если надо нарисовать квадрат или окружность, то после того как выберите фи-гуру, нажмите и удерживайте клавишу <Shift>. После того как фигура будет на-рисована, отпустите <Shift>.

Графика 111

� СОВЕТ

Если надо нарисовать несколько одинаковых элементов (например, окружности одного диаметра), то после того как нарисуете первую из фигур, скопируйте ее в буфер обмена (на панели Главная�Буфер обмена сделайте щелчок на кнопке Копировать или нажмите <Ctrl>+<Insert>), а затем вставьте фигуру из буфера обмена на полотно (сделайте щелчок на кнопке Вставить, которая находится на панели Главная�Буфер обмена, или нажмите <Shift>+<Insert>).

Изменение размера фигуры

Граница только что нарисованной фигуры (в данном случае прямоугольника) помечена маркерами. При позиционировании указателя мыши на маркере указатель принимает форму стрелки, которая показывает направление воз-можного перемещения стороны прямоугольника или угла (двух сторон одно-временно). Чтобы изменить размер прямоугольника, надо установить указа-тель мыши на один из маркеров, нажать левую кнопку мыши (это действие называется "захватить маркер") и, удерживая кнопку мыши нажатой, пере-местить маркер в нужном направлении (рис. 6.20). После того как кнопка мыши будет отпущена, прямоугольник будет перерисован в новых границах.

Рис. 6.20. Чтобы изменить размер объекта, захватите один из маркеров и тащите границу в нужном направлении

Вынесенный немного вверх, выделенный цветом, маркер позволяет вращать объект вокруг его центральной точки (для прямоугольника — это точка пере-сечения диагоналей). Для того чтобы повернуть объект, нужно захватить вы-деленный цветом маркер и перемещать его вокруг центральной точки объек-та (рис. 6.21) до тех пор, пока пунктирная граница объекта не займет нужное положение.

Глава 6 112

Рис. 6.21. Вращение объекта

Перемещение фигуры

Если необходимо изменить положение фигуры (например, переместить не-

много в сторону), то чтобы это сделать, надо:

1. Установить указатель мыши на нужном объекте (указатель мыши при

этом примет форму четырехнаправленной стрелки).

2. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить изо-

бражение границы объекта в нужном направлении (рис. 6.22).


Фигура будет перерисована на новом месте.

Рис. 6.22. Перемещение элемента рисунка (фигуры)

Графика 113

Удаление элемента

Для того чтобы стереть элемент рисунка, надо удалить соответствующую

фигуру (сделать щелчок на ее изображении и нажать клавишу <Delete>).

Следует обратить внимание, что стереть часть объекта (например, линии)

нельзя. Чтобы стереть часть линии, ее надо сделать короче (т. е. переместить

один из концов линии по направлению к другому).

Изменение элемента

Как уже было сказано, рисунок состоит из отдельных элементов (объектов).

Каждый объект характеризуется набором свойств, значения которых опреде-

ляют вид объекта. Например, прямоугольник и овал, помимо размера, харак-

теризуются следующими свойствами: тип линии границы, толщина линии

границы, цвет линии границы, цвет заливки. Изменяя значения свойств объ-

екта можно изменить его вид.

Действия по изменению свойств направлены на объект, который на рисунке

выделен маркерами (рис. 6.23). Таким образом, для того чтобы изменить вид

объекта (например, цвет заливки, толщину линии контура, шрифт надписи

и т. д.), нужно выбрать этот объект (щелкнуть левой кнопкой мыши на объ-

екте) и задать (установить) требуемое значение соответствующего свойства.

Рис. 6.23. Чтобы изменить вид фигуры, ее надо выбрать (выбранная фигура помечена маркерами)

Контур

Изменить вид контура фигуры можно путем изменения цвета, толщины и ви-

да линии контура.

Глава 6 114

Чтобы изменить вид контура фигуры (цвет, толщину или вид линии), надо

выбрать фигуру (сделать щелчок левой кнопкой мыши на ее изображении)

и на панели Средства рисования�Формат�Стили фигур раскрыть спи-

сок Контур фигуры (рис. 6.24). Затем, если надо изменить цвет контура, на-

до выбрать цвет. Если надо изменить толщину линии контура, то следует

раскрыть список Толщина и выбрать толщину линии. Аналогичным обра-

зом, раскрыв список Штрихи, можно выбрать вид линии.

Рис. 6.24. Cписок Контур фигуры

Следует обратить внимание: в списке Контур фигуры есть строка (команда)

Нет контура. Эта команда позволяет сделать контур объекта невидимым

(например, убрать рамку вокруг поля отображения текста).

Заливка

По умолчанию область внутри фигур закрашена белым цветом. Для того что-

бы изменить цвет закраски внутренней области фигуры (например, прямо-

угольника), надо:

1. Выбрать фигуру, цвет закраски которой надо изменить (сделать щелчок

левой кнопкой мыши на фигуре).

2. На панели Средства рисования�Формат�Стили фигур раскрыть спи-

сок Заливка фигуры и выбрать цвет (рис. 6.25).

Графика 115

Рис. 6.25. Выбор цвета заливки объекта

Ãðàäèåíò

Внутренняя область фигуры может быть закрашена одним цветом равномер-

но (такой способ закраски называют "сплошная заливка") или насыщенность

цвета закраски может меняться (рис. 6.26).

Рис. 6.26. Пример градиентной закраски фигуры

Способ закраски, при котором насыщенность цвета изменяется, называется

градиентным (градиент — направление изменения).

Чтобы задать градиентный способ закраски, надо:

1. Выбрать объект, для которого нужно задать градиентный способ заливки

(сделать щелчок левой кнопкой мыши на объекте).

2. На панели Средства рисования�Формат�Стили фигур раскрыть сна-

чала список Заливка фигуры, затем — Градиент и выбрать градиент

(рис. 6.27).

Глава 6 116

Рис. 6.27. Выбор градиентного способа закраски

Óçîð

Узор является одним из способов закраски внутренней области фигуры (про-

стейший вид узора — штриховка).

Чтобы задать узор (способ штриховки) закраски, надо:

1. Выбрать объект, для которого нужно задать узор закраски (сделать щел-

чок левой кнопкой мыши на объекте).


сок Заливка фигуры и выбрать Узор.

3. В появившемся окне (рис. 6.28) выбрать узор.

Графика 117

Рис. 6.28. Выбор узора

Òåêñòóðà

Текстура — это способ закраски внутренней области фигуры путем разме-

щения внутри области объекта изображения поверхности какого-либо мате-

риала (бумаги, ткани, камня, кожи и т. д.).

Чтобы задать текстуру закраски, надо:

1. Выбрать объект (сделать щелчок левой кнопкой мыши на объекте).


сок Заливка фигуры�Текстура и в появившемся окне выбрать текстуру

(рис. 6.29).

Глава 6 118

Рис. 6.29. Выбор текстуры

Текст

Если на рисунок надо поместить текст, то следует:

1. На панели инструментов Средства рисования�Формат�Вставить фи-

гуры раскрыть список фигур и в группе Основные фигуры выбрать

Надпись (рис. 6.30).

2. Установить указатель мыши в ту точку листа, в которой должен находить-

ся левый верхний угол прямоугольника.

Графика 119

3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить

указатель мыши в ту точку, в которой должен находиться правый нижний

угол области отображения текста, отпустить кнопку мыши.

В результате этих действий на поверхности полотна появится поле надписи,

в которое можно вводить текст.

Рис. 6.30. Чтобы добавить к рисунку текст,

нужно щелкнуть на кнопке Надпись

� СОВЕТ

Перед тем как начать ввод текста в поле надписи, установите требуемые ха-рактеристики шрифта (гарнитуру, размер).

Текст в поле надписи вводят обычным образом. Поле может содержать не-

сколько абзацев. Текст, который находится в поле надписи, ничем не отлича-

ется от текста документа. Характеристики абзацев (выравнивание, отступы,

интервалы) можно задать на вкладке Главная�Абзац, шрифта — на вклад-

ке Главная�Шрифт. Также это можно сделать путем выбора соответст-

вующей команды во всплывающем меню, которое появляется в результате

щелчка правой кнопкой мыши в поле надписи.

По умолчанию поле надписи закрашено в белый цвет и обрамлено тонкой

линией черного цвета. Если рамка вокруг текста не нужна, то следует на

вкладке Работа с надписями�Формат�Стили надписей раскрыть список

Контур фигуры и выбрать Нет контура. Цвет закраски поля можно выбрать

на этой же вкладке в списке Заливка фигуры. Если область поля надписи

должна быть прозрачной, то в списке Заливка фигуры следует выбрать Нет

заливки.

В процессе ввода текста возможно потребуется изменить размер области тек-

ста. Чтобы это сделать, нужно установить указатель на один из маркеров,

помечающих границу, захватить его и переместить границу (или угол)

в нужном направлении.

Êðèâûå ëèíèè

По способу рисования различают следующие типы кривых линий: рисован-

ная, плавная и полилиния.

Глава 6 120

Ðèñîâàííàÿ êðèâàÿ

Рисованная кривая точно отражает траекторию движения указателя мыши.

Поэтому чтобы нарисовать такую линию, нужно:

1. На вкладке Средства рисования�Формат�Вставить фигуры рас-

крыть список фигур и в группе Линии выбрать Рисованная кривая

(рис. 6.31).

2. Установить указатель мыши в ту точку, где должна начинаться линия.

3. Нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, рисовать линию.

4. Для завершения процесса рисования отпустить кнопку мыши.

Рис. 6.31. Кнопка Рисованная кривая

Цвет, ширину и вид нарисованной линии можно изменить, выбрав соответст-

вующее значение в списке Контур фигуры (панель Средства рисова-

ния�Формат�Стили фигур).

Ïëàâíàÿ êðèâàÿ

Плавная кривая представляет собой линию, полученную в результате "плав-

ного" соединения точек (рис. 6.32). Сегменты кривой вычерчивает графиче-

ский редактор путем соединения соседних точек, проставленных пользовате-

лем (узловых точек).

Графика 121

Рис. 6.32. Пример плавных кривых: замкнутая и незамкнутая (квадраты показывают положение узловых точек)

Рис. 6.33. Кнопка Кривая

Для того чтобы нарисовать плавную (ровную) кривую линию, нужно:


крыть список фигур и в группе Линии выбрать Кривая (рис. 6.33).

2. Щелкнуть левой кнопкой мыши в той точке рисунка, в которой должна

начинаться кривая (первая узловая точка).

3. Установить указатель мыши в ту точку рисунка, в которой должна нахо-

диться вторая узловая точка (точки будут соединены прямой) и сделать

щелчок левой кнопкой мыши.

4. Установить указатель мыши в ту точку рисунка, в которой должна нахо-

диться третья узловая точка, и щелкнуть левой кнопкой мыши (в процессе

выбора места для третьей узловой точки будет видна кривая, соединяю-

щая первые три узловые точки).

5. Аналогичным образом задать положение остальных узловых точек кривой.

6. Для завершения процесса рисования сделать двойной щелчок в последней

узловой точке.

Цвет, ширину и вид нарисованной кривой линии можно изменить, выбрав

соответствующее значение в списке Контур фигуры (панель Средства

рисования�Формат�Стили фигур).

Глава 6 122

Следует обратить внимание: если в конце рисования кривой установить ука-

затель мыши на первую узловую точку (начало кривой) и сделать двойной

щелчок левой кнопкой мыши, то будет нарисована замкнутая линия (контур).

Полилиния

Полилиния представляет собой ломаную линию, звеньями которой могут

быть как прямые, так и рисованные кривые линии (рис. 6.34).

Рис. 6.34. Пример замкнутой полилинии

Рис. 6.35. Кнопка Полилиния

Для того чтобы нарисовать полилинию, нужно:


крыть список фигур и в группе Линии выбрать Полилиния (рис. 6.35).

2. Щелкнуть левой кнопкой мыши в точке начала полилинии.

3. Если звено, которое надо нарисовать, — это прямая, то установить курсор

в ту точку холста, в которой звено должно заканчиваться, и щелкнуть ле-

вой кнопкой мыши.

4. Если звено, которое надо нарисовать, — кривая, то следует нажать левую

кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, рисовать линию.

Графика 123

5. Повторять предыдущие пункты до тех пор, пока не будет нарисована вся линия.

6. Для завершения процесса рисования сделать двойной щелчок левой кноп-кой мыши в последней узловой точке (если сделать двойной щелчок в начальной точке, будет нарисован контур).

Цвет, ширину и вид нарисованной линии можно изменить, выбрав соответст-

вующее значение в списке Контур фигуры (панель Средства рисова-

ния�Формат�Стили фигур).

Следует обратить внимание: если в конце рисования кривой установить ука-затель мыши на первую узловую точку (начало кривой) и сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши, то будет нарисована замкнутая линия.

Изменение формы кривой

Форму кривой линии (в т. ч. и замкнутой, т. е. контура) можно изменить.

Вид кривой определяют координаты узловых точек. Изменив положение уз-ловых точек, можно изменить вид кривой (форму контура).

Для того чтобы изменить форму линии, нужно:

1. Выбрать линию (контур), форму которой надо изменить (сделать щелчок на изображении линии).


крыть список Изменить фигуру и выбрать команду Начать изменение

узлов (рис. 6.36). Команду Начать изменение узлов можно также вы-брать во всплывающем меню, которое появляется в результате щелчка правой кнопкой мыши на изображении кривой, форму которой надо изме-нить. В результате на кривой будут видны узловые точки.

3. Захватить узел (установить указатель мыши на узел и нажать левую кноп-ку мыши), положение которого надо изменить, и переместить его в нуж-ном направлении (рис. 6.37).

4. Для завершения процесса изменения формы кривой достаточно начать какое-либо другое действие.

Рис. 6.36. Чтобы изменить форму кривой, надо выбрать кривую

и сделать щелчок на кнопке Изменить фигуру

Глава 6 124

Рис. 6.37. Процесс изменения положения узловой точки кривой

Наложение элементов

Рисунок формируется из объектов, которые рисуются по мере необходимо-

сти и накладываются один на другой. Обычно сначала рисуют объекты зад-

него плана, затем переднего. При наложении одного объекта на другой тот

объект, который был нарисован позже, перекрывает объект, нарисованный

раньше. Однако иногда возникает необходимость переместить на задний

план только что нарисованный объект, сделать так, чтобы он был частично

перекрыт другим объектом.

Если объект, который должен быть на заднем плане, нарисован позже объек-

та переднего плана, то для того чтобы этот объект поместить на задний план

нужно:

1. Выбрать объект, который надо переместить на задний план.

2. На вкладке Средства рисования�Формат�Упорядочить сделать щел-

чок на кнопке На задний план (рис. 6.38).

Рис. 6.38. Кнопки перемещения объекта

Графика 125

В качестве примера на рис. 6.39 и 6.40 приведен рисунок до и после выпол-

нения команды На задний план, примененной к кругу (колесу автомобиля).

Рис. 6.39. Рисунок до выполнения команды На задний план

Рис. 6.40. Рисунок после выполнения команды На задний план

Аналогичным образом можно переместить объект заднего плана на передний

план (команда На передний план).

Группирование

Несколько объектов можно объединить в группу, а затем оперировать этой

группой объектов как единым целым (новым объектом). Например, нари-

совав дерево и сгруппировав его элементы в единый объект, можно легко

Глава 6 126

переместить дерево в нужную точку рисунка, изменить его размер и даже

нарисовать целый лес (сначала скопировать в буфер обмена, затем вставить

из буфера столько раз, сколько нужно деревьев).

Для того чтобы объединить несколько объектов в группу, их сначала надо выделить (установить указатель мыши в левый верхний угол воображаемого прямоугольника, охватывающего объекты, которые надо объединить в груп-пу), затем нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, переместить указатель мыши в нижний правый угол прямоугольника, охватывающего объекты (рис. 6.41). Есть еще один способ выделения нескольких объектов: нажать клавишу <Ctrl> и, удерживая ее нажатой, последовательно щелкать левой кнопкой мыши на объектах, которые должны быть объединены в группу.

Рис. 6.41. Выделение объектов при помощи мыши (процесс и результат)

После того как объекты, которые надо сгруппировать, будут выделены, надо

раскрыть вкладку Средства рисования�Формат�Упорядочить, раскрыть

список Группировать и выбрать команду Группировать (рис. 6.42). Коман-

ду Группировать можно также выбрать во всплывающем меню, которое по-

является в результате щелчка правой кнопкой мыши на каком-либо из выде-

ленных объектов.

В результате выполнения команды Группировать все выделенные объекты

группируются в один, о чем свидетельствуют маркеры, помечающие весь объект

целиком, а не отдельные его элементы (рис. 6.43). Теперь операции, направлен-

ные на изменение объекта, действуют на все его элементы одновременно.

Если нужно изменить размер или положение элемента объекта, который

сгруппирован из других объектов, то объект сначала нужно разгруппиро-

вать: выделить объект, раскрыть вкладку Средства рисования�Формат�

Графика 127

Упорядочить, раскрыть список Группировать и выбрать команду Разгруп-

пировать. Вместе с тем, следует обратить внимание на то, что можно изме-

нить цвет элемента объекта без предварительной разгруппировки объекта.

Чтобы это сделать, надо выбрать сначала объект, а затем элемент объекта,

после чего изменить цвет выбранного элемента.

Рис. 6.42. Группирование объектов

Рис. 6.43. Пример объекта, созданного пользователем

Сетка

Иногда (например, при рисовании схем) надо, чтобы графические элементы

были выровнены по горизонтали или вертикали. Добиться этого можно пу-

тем привязки графических объектов к сетке. Привязка объектов к сетке

означает, что в процессе рисования узловые точки фигур помещаются в узлы

сетки (рис. 6.44).

По умолчанию сетка на поверхности полотна не отображается и фигуры

к сетке не привязаны. Для того чтобы активизировать режим привязки к сет-

ке, надо на вкладке Средства рисования�Формат�Упорядочить рас-

крыть список Выровнять и выбрать команду Отображать сетку (рис. 6.45).

Глава 6 128

Рис. 6.44. В режиме привязки к сетке узловые точки фигур находятся в узлах сетки

Рис. 6.45. Активизация режима привязки к сетке

Следует обратить внимание: если активизирован режим отображения сетки,

то сетка будет видна не только в поле рисунка (на поверхности полотна), но

и на странице документа, что не всегда удобно. Чтобы скрыть сетку, надо

выбрать вкладку Вид�Показать или скрыть и сбросить флажок Сетка.

Графика 129

Существует возможность скрыть сетку, но оставить активным режим привяз-

ки к сетке. Чтобы это сделать, надо на вкладке Средства рисования�

Формат�Упорядочить раскрыть список Выровнять, выбрать команду

Параметры сетки и в появившемся окне (рис. 6.46) установить флажок

Привязать объекты к неотображаемой сетке.

Рис. 6.46. Чтобы объекты были привязаны к сетке, но сетка на поверхности полотна не отображалась,

надо установить флажок Привязать объекты к неотображаемой сетке

WordArt

Красиво оформить, сделать привлекательной поздравительную открытку,

объявление, приглашение на праздник или вечеринку можно при помощи

WodrArt — художественно оформленного текста (рис. 6.47).

Для того чтобы вставить в документ WordArt-текст, надо:

1. На вкладке Вставка�Текст раскрыть список WordArt и выбрать стиль

оформления текста (рис. 6.48).

2. В появившемся окне Изменение текста WordArt (рис. 6.49) ввести текст

и, если надо, задать шрифт (гарнитуру, размер, способ оформления).

Глава 6 130

Рис. 6.47. Пример WordArt-текста

Рис. 6.48. Выбор стиля надписи WordArt

Рис. 6.49. В окне Изменение текста WordArt надо ввести текст и выбрать шрифт

Графика 131

Следует обратить внимание: текст WordArt — это графический объект, такой

же как, например, картинка, вставленная в документ из файла или коллекции

Microsoft. Это значит, что текст WordArt можно масштабировать, вращать,

можно задать способ обтекания текстом.

В любой момент можно изменить вид текста WordArt, выполнить его на-

стройку. Делается это путем изменения параметров на вкладке Работа с объ-

ектами WordArt�Формат (вкладка доступна, если выбран объект WordAtr).

Так, например, на вкладке Стили WordArt в списке Изменить фигуру

(рис. 6.50) можно выбрать форму текста WordArt. Вид пиктограмм списка

подсказывает, какую форму примет текст в результате щелчка на соответст-

вующей кнопке списка.

Рис. 6.50. Форму текста WordArt можно изменить

SmartArt

Для представления информации часто используют различные диаграммы.

Например, организационная диаграмма (рис. 6.51) дает наглядное представ-

ление о структуре некоторого предприятия.

В принципе диаграмму можно нарисовать вручную. Однако лучше восполь-

зоваться SmartArt (smart — умный, интеллектуальный) — инструментом соз-

дания диаграмм.

Глава 6 132

Рис. 6.51. Пример SmartArt-диаграммы

Для того чтобы вставить в документ диаграмму, надо:

1. Установить курсор в ту точку документа, в которую надо вставить диа-

грамму.

2. На вкладке Вставка� Иллюстрации сделать щелчок на кнопке SmartArt.

3. В окне Выбор рисунка SmatrArt (рис. 6.52) выбрать тип и вид диа-

граммы.

Рис. 6.52. Выбор типа и вида диаграммы

Графика 133

После того как диаграмма будет вставлена в документ, ее надо настроить.

Сначала надо ввести текст, который отображается на элементах диаграммы

(например, в прямоугольниках иерархической диаграммы). Для этого надо

просто сделать щелчок на нужном элементе и набрать на клавиатуре текст.

Следует обратить внимание, что в процессе ввода текста в зависимости от

количества введенных символов размер шрифта будет меняться, причем во

всех элементах диаграммы.

Структуру диаграммы можно изменить (под изменением структуры понима-

ется добавление новых и удаление ненужных элементов). Чтобы добавить

элемент (фигуру) на диаграмму, надо:

1. Выбрать элемент диаграммы, перед или после которого необходимо вста-

вить фигуру.

2. На вкладке Работа с рисунками SmartArt�Конструктор�Создать ри-

сунок раскрыть список Добавить фигуру и выбрать место, куда относи-

тельно выбранного элемента нужно вставить новый.

Например, чтобы добавить подчиненный элемент узлу Директор по рекла-

ме, надо выбрать этот узел на вкладке Работа с рисунками SmartArt�

Конструктор�Создать рисунок, раскрыть список Добавить фигуру и вы-

брать Добавить фигуру ниже.

Глава 6 134

Глава 7

Шаблоны и формы

В процессе работы пользователь часто сталкивается с задачей подготовки

однотипных документов. Это могут быть деловые письма, служебные запис-

ки, сводки, ведомости, отчеты, приглашения на совещания и т. д.

Обычно начинающий пользователь создает одинаковые по форме документы

таким образом: открывает последнюю версию документа (например, сводку

за предыдущий месяц), вносит в документ необходимые изменения, печатает

и сохраняет измененный документ под новым именем. Однако метод созда-

ния новых документов путем редактирования существующих имеет ряд

недостатков. Во-первых, достаточно велика вероятность того, что новый до-

кумент будет содержать старую информацию. Во-вторых, возможна потеря

предыдущего документа из-за того, что пользователь после внесения измене-

ний вместо команды Сохранить как выберет команду Сохранить.

Word предоставляет пользователю мощный инструмент подготовки одно-

типных документов — шаблоны. В простейшем случае шаблон — это заго-

товка документа, незаполненный информацией бланк.

Шаблоны пользователя

Для того чтобы иметь возможность создавать документы на основе шаблона,

сначала надо создать шаблон документа.

Создание шаблона

Процесс подготовки шаблона практически ничем не отличается от процесса

создания обычного документа. Сначала надо набрать бланк документа. Текст

бланка набирается и форматируется обычным образом. Для информации,

Глава 7 136

которая будет введена в бланк во время создания документа, надо оставить

достаточное количество свободного места. В качестве примера на рис. 7.1

приведен фрагмент бланка договора.

Рис. 7.1. Пример бланка (фрагмент)

Следует обратить внимание на дату, указанную в верхней части бланка. Это

не строка, набранная на клавиатуре, а поле, команда "вставить текущую да-

ту". Содержимое поля автоматически формируется в момент добавления по-

ля в документ, а при создании документа на основе шаблона, в котором на-

ходится поле, в момент создания документа. Чтобы вставить в документ поле

Date, надо установить курсор в ту точку документа, в которую надо вставить

поле, раскрыть вкладку Вставка�Текст, раскрыть список Экспресс-блоки

и выбрать Поле. Затем в открывшемся окне надо в списке Категории вы-

брать Дата и время, в списке Поле — Date и после этого — формат отобра-

жения даты (рис. 7.2). В результате щелчка на кнопке OK в документ будет

вставлено поле Date.

ЗАМЕЧАНИЕ

По умолчанию в документе отображаются не поля (коды полей), а их содержи-

мое. Для того чтобы увидеть поле, надо открыть окно Параметры Word, и на

вкладке Дополнительно установить в выбранное состояние флажок Показы-

вать коды полей вместо их значений.

Шаблоны и формы 137

Рис. 7.2. Выбор формата отображения даты в поле Date

После того как бланк будет подготовлен, его надо сохранить в формате шаб-

лона документа Word. Нужно сделать щелчок на значке Сохранить, затем

в окне Сохранение документа выбрать папку Шаблоны, в списке Тип фай-

ла выбрать значение Шаблон Word, задать имя файла шаблона, установить

флажок Сохранять эскизы (в этом случае пользователь при создании до-

кумента на основе шаблона сможет увидеть эскиз шаблона документа в Соз-

дать в момент выбора шаблона), после этого сделать щелчок на кнопке

Сохранить (рис. 7.3). Обратите внимание: папка Шаблоны — это специаль-

ная папка, предназначенная для шаблонов, созданных пользователем. Физи-

чески она находится на системном диске C:\Users\Пользователь\AppData\

Roaming\Microsoft\Шаблоны (где Пользователь — имя учетной записи поль-

зователя).

После того как созданный бланк будет сохранен в формате шаблона, окно

документа, в котором находится бланк, надо закрыть.

Глава 7 138

Рис. 7.3. Сохранение документа в формате Шаблон Word

Создание документа на основе шаблона

Чтобы создать документ на основе шаблона пользователя, надо:

1. Сделать щелчок на кнопке Office и в появившемся списке выбрать коман-

ду Создать.

2. В окне Создание документа выбрать Мои шаблоны, затем в окне

Создать выбрать шаблон, на основе которого нужно создать документ

(рис. 7.4).

В результате описанных действий будет создан новый документ на основе

шаблона пользователя. Созданный документ можно редактировать обычным

образом.


Рис. 7.4. Выбор шаблона, на основе которого надо создать документ

Форма

Форма — вид документа, в котором пустые места для ввода информации

представляют собой поля ввода. При позиционировании указателя мыши на

поле содержимое поля (введенный текст) или подсказка (в случае, если ин-

формация в поле не введена) автоматически выделяются цветом.

Øàáëîí ôîðìû

В приведенном в начале этой главы шаблоне Авторский договор места, куда

надо ввести имя автора, название произведения и другую информацию, вы-

делены символами подчеркивания. Указать, куда надо ввести информацию,

можно иначе: вставить в документ элемент управления (поле) Текст.

Чтобы вставить в документ элемент управления Текст (поле ввода текста),

надо выбрать вкладку Разработчик�Элементы управления и сделать

щелчок на кнопке Tекст (рис. 7.5).

ЗАМЕЧАНИЕ

Чтобы вкладка Разработчик отображалась на ленте, надо сделать щелчок на

кнопке Office, раскрыть окно Параметры Word, выбрать группу Основные

Глава 7 140

и установить во включенное состояние переключатель Показывать вкладку

Разработчик на ленте.

Рис. 7.5. Чтобы вставить в документ поле ввода, надо сделать щелчок на кнопке Текст

После того как элемент управления будет вставлен, надо сделать щелчок на

кнопке Режим конструктора и заменить текст Место для ввода текста на

подсказку (например, Введите фамилию, имя и отчество). Для текста, кото-

рый будет введен в поле, можно задать стиль оформления. Для этого надо

сделать щелчок на кнопке Свойства (кнопка доступна, если выбран элемент

управления), затем в окне Свойства элемента управления (рис. 7.6) задать

стиль форматирования содержимого поля. Там же можно задать название

поля.

Рис. 7.6. В окне Свойства элемента управления содержимым надо задать название поля и стиль оформления его содержимого


В качестве примера на рис. 7.7 приведен документ, в котором для ввода ин-

формации используются поля ввода текста (элементы управления Текст).

Рис. 7.7. Пример формы

После того как все поля будут вставлены в документ и настроены, рекомен-

дуется защитить форму от внесения в нее изменений. Для этого на панели

Разработчик�Защитить следует сделать щелчок на кнопке Защитить до-

кумент и в появившемся списке выбрать команду Ограничить форматиро-

вание и редактирование (рис. 7.8). В результате станет доступным окно

Ограничить форматирование и редактирование (рис. 7.9). В этом окне

надо установить флажок Разрешить только указанный способ редактиро-

вания документа и в ставшем доступным списке выбрать Ввод данных

в поля форм. Затем следует сделать щелчок на кнопке Включить защиту

и в появившемся окне ввести пароль, который позволит в случае необхо-

димости открыть форму в режиме редактирования, чтобы внести в нее изме-

нения.

После этого созданную форму надо сохранить как шаблон документа (фор-

мат Шаблон Word).

Глава 7 142

Рис. 7.8. Сначала надо выбрать команду Ограничить форматирование и редактирование

Рис. 7.9. Защита формы от внесения в нее изменений

Ñîçäàíèå ôîðìû

Для того чтобы создать форму на основе шаблона, надо:

1. Сделать щелчок на кнопке Office и в появившемся списке выбрать коман-

ду Создать.


2. В окне Создание документа выбрать Мои шаблоны, затем в окне Соз-

дать выбрать шаблон, на основе которого надо создать документ (форму).

В результате будет создан новый документ — форма. Первое по порядку по-

ле будет выделено (рис. 7.10). Чтобы ввести данные в поле, надо просто на-

чать набирать его значение на клавиатуре. Чтобы ввести данные в следующее

поле (перевести курсор), надо нажать клавишу <Tab>.

Рис. 7.10. Форма, созданная на основе шаблона

Çàïîëíåíèå ôîðìû

Для того чтобы ввести информацию в поле формы (документа), надо сделать

щелчок правой кнопкой мыши в поле (поле будет выделено цветом) и начать

набирать текст на клавиатуре. После того как информация будет введена

в текущее поле, то, чтобы перевести курсор в следующее поле, надо нажать кла-

вишу <Tab> (нажатие <Shift> + <Tab> переводит курсор в предыдущее поле).

Чтобы изменить текст, надо установить указатель на поле (поле будет выде-

лено цветом), сделать щелчок левой кнопкой мыши и редактировать текст

обычным образом.

Глава 7 144

Шаблоны Word

Word предоставляет пользователю набор шаблонов, которые можно исполь-

зовать для создания соответствующих документов. Процесс создания доку-

мента на основе шаблона Word ничем не отличается от процесса создания

документа на основе шаблона пользователя. Имя нужного шаблона, которое

отражает его назначение, надо выбрать в окне Создание документа, кото-

рое становится доступным в результате выбора в главном меню команды

Создать. Чтобы выбрать шаблон, надо раскрыть список Установленные

шаблоны. Следует обратить внимание, что шаблон можно загрузить с веб-

узла Microsoft. Для этого в списке шаблонов надо выбрать Microsoft Office

Online и тип шаблона.

Глава 8

Рецензирование

Часто над одним документом работают несколько человек. Сначала автор

создает документ. Затем передает документ на рецензирование (например,

начальнику или коллеге). Как правило, в процессе ознакомления с докумен-

том у рецензента возникают вопросы, замечания и предложения по внесению

изменений.

Существуют два подхода к внесению изменений в документ. Первый пред-

полагает редактирование на бумаге. При этом все изменения в документ

должен вносить автор, так как файл документа обычно находится у него.

Недостатки этого подхода очевидны: тратится бумага и время на перемеще-

ние документа (твердую копию нельзя отправить по электронной почте).

Второй подход предполагает передачу на редактирование файла документа,

а не его твердой копии (распечатки). Выигрыш очевиден: сокращается время

передачи документа от автора к редактору и обратно (файл можно передать

по электронной почте или на флэш-носителе), экономится бумага. Вместе

с тем, возникают проблемы: как фиксировать замечания и изменения, кото-

рые, по мнению рецензента, необходимо внести в документ.

Word позволяет фиксировать изменения, вносимые в документ рецензентом,

и предоставляет автору возможность видеть их (чтобы автор мог принять или

отменить изменения, внесенные в документ рецензентом).

Процесс коллективной работы над документом можно представить так. Сна-

чала автор составляет документ и передает файл документа рецензенту (этот

документ называется исходным). Рецензент редактирует документ в режиме

фиксации изменений (что позволит автору увидеть изменения) и возвращает

автору файл документа (этот документ называется измененным). Автор про-

сматривает документ, полученный от рецензента, и фиксирует (принимает)

или отменяет (отклоняет) изменения, сделанные рецензентом.

Глава 8 146

Режим фиксации изменения

Для того чтобы автор мог увидеть изменения, которые внес рецензент (автор

вправе не принять изменения рецензента), то перед тем как передать файл

документа рецензенту, он должен активизировать режим фиксации исправ-

лений.

Чтобы активизировать режим фиксации исправлений, надо раскрыть вкладку

Рецензирование�Отслеживание и нажать кнопку Исправления (рис. 8.1).

Рис. 8.1. Чтобы автор мог видеть изменения, которые внес в документ рецензент, надо активизировать режим фиксации исправлений — сделать щелчок

на кнопке Исправления

Рецензирование

Рецензированием называется процесс внесения изменений в чужой (т. е. соз-

данный другим человеком) документ. Чтобы автор документа мог увидеть

изменения, внесенные в документ рецензентом, рецензирование рекоменду-

ется выполнять в режиме фиксации изменений.

� СОВЕТ

Перед тем как приступить к рецензированию документа, проверьте, активизи-рован ли режим фиксации изменений. И если режим не активизирован, активи-зируйте его.

В режиме фиксации изменений Word выделяет цветом изменения, сделанные

рецензентом: удаленные фрагменты зачеркивает, вставленные подчеркивает.

В качестве примера на рис. 8.2 приведен вид документа, редактируемого

в режиме фиксации исправлений.

Часто в процессе редактирования бывает необходимо вставить в документ

комментарий, адресованный автору (например, с просьбой что-либо уточ-

нить). Это можно сделать, поместив в документ примечание.

Чтобы вставить в документ примечание, надо установить курсор в начало

фрагмента документа, к которому относится комментарий (например, в начало

Рецензирование 147

абзаца), раскрыть вкладку Рецензирование�Примечания, щелкнуть на кнопке

Создать примечание и ввести его текст. После того как текст примечания

будет введен, для того чтобы продолжить работу с документом, надо щелк-

нуть кнопкой мыши в поле документа. Следует обратить внимание, что в до-

кументе фиксируется имя рецензента, в качестве которого используется

имя пользователя Word. Именно его увидит автор, когда будет работать

с документом, полученным от рецензента. (Имя пользователя отражается

в окне Параметры Word, которое становится доступным в результате выбо-

ра в главном меню команды Параметры Word).

Рис. 8.2. В режиме фиксации исправлений фрагменты, которые рецензент удалил, зачеркиваются, а которые вставил — подчеркиваются

Фиксация изменений

Получив от рецензента документ, автор должен просмотреть изменения

и принять или отклонить их.

Для работы с изменениями, которые рецензент предлагает внести в до-

кумент, используются вкладка Рецензирование�Изменения (рис. 8.3).

Чтобы просмотреть изменения, которые рецензент внес в документ, надо ус-

тановить курсор в начало документа, раскрыть панель Рецензирование�

Глава 8 148

Изменения и сделать щелчок на кнопке Далее. В результате будет выделен

фрагмент, который изменил рецензент. Автор может согласиться с тем, что

сделал рецензент, или отвергнуть изменение. В первом случае следует на-

жать кнопку Принять, во втором — Отклонить. В результате изменения,

сделанные рецензентом, будут приняты или отклонены, а курсор будет пере-

мещен к следующему изменению.

Рис. 8.3. Вкладка Изменения

Если автор не согласен ни с одним изменением рецензента, то может отме-

нить их все сразу, выбрав в списке Отклонить команду Отклонить все из-

менения в документе (рис. 8.4). Аналогичным образом, выбрав в списке

Принять команду Применить все изменения в документе, можно принять

все изменения, сделанные рецензентом (рис. 8.5).

Рис. 8.4. Чтобы отклонить все изменения, сделанные рецензентом, выберите команду Отклонить все изменения в документе

Рис. 8.5. Чтобы принять все изменения, сделанные рецензентом, выберите команду Применить все изменения в документе

Рецензирование 149

Следует обратить внимание: после того как пользователь примет или откло-

нит все изменения, сделанные рецензентом, документ уже не будет содер-

жать изменений.

Отображение изменений

По умолчанию изменения, внесенные рецензентом, отображаются в окне

документа, что (при их большом количестве) затрудняет восприятие сути до-

кумента. Пользователь может отключить режим отображения изменений

(в этом случае в окне редактора будет отображаться уже измененный до-

кумент). Чтобы это сделать, надо раскрыть список режимов отображения

документа и выбрать Измененный документ (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Чтобы увидеть измененный документ, а не исходный с исправлениями, выберите режим Измененный документ

Следует обратить внимание: при печати документа, который находится в ре-

жиме рецензирования (активизирован режим фиксации исправлений), ис-

правления и примечания (если установлен режим Отображение исправле-

ний в измененном документе) выводятся на печать. Чтобы исправления на

бумаге не печатались, надо установить режим отображения Измененный

документ.

Глава 8 150

Глава 9

Предметный указатель

Предметный указатель — это упорядоченный по алфавиту список терминов

и ключевых слов (рис. 9.1), который обычно помещают в конце книги (чтобы

читатель мог быстро найти толкование термина или нужную информацию).

Word может сформировать предметный указатель, но для этого пользователь

должен указать термины, которые надо включить в предметный указатель.

Делается это следующим образом. Сначала надо установить курсор в ту точ-

ку документа, в которой находится толкование термина. Затем раскрыть па-

нель Ссылки�Предметный указатель и сделать щелчок на кнопке Поме-

тить элемент (рис. 9.2).

Рис. 9.1. Фрагмент предметного указателя. Рядом с термином указан номер страницы, на которой дается его толкование

Глава 9 152

Рис. 9.2. Чтобы добавить элемент в предметный указатель,

надо сделать щелчок на кнопке Пометить элемент

После этого в поле Элемент указателя основной окна Определение эле-

мента указателя надо ввести термин (рис. 9.3) и сделать щелчок на кнопке

Пометить. В результате в документ (в ту его точку, в которой находится

курсор) будет вставлено поле (Элемент предметного указателя — строка ви-

да {XE "термин" }), где термин — это строка, введенная в поле Элемент

указателя: основной.

Рис. 9.3. Определение основного элемента предметного указателя

Часто термин, который надо включить в предметный указатель, является

уточнением объемлющего термина (например, термин Инновационный про-

ект является уточнением термина Проект). В этом случае основной термин

следует ввести в поле Элемент указателя: основной, уточняющий — в поле

Элемент указателя: уточняющий (рис. 9.4).

Предметный указатель 153

Рис. 9.4. Определение уточняющего элемента предметного указателя

Рис. 9.5. В списке Форматы надо выбрать формат (стиль) указателя

Глава 9 154

После того как будут определены термины, которые необходимо включить

в предметный указатель, надо установить курсор в ту точку документа, в ко-

торую следует поместить указатель (обычно это конец документа), раскрыть

панель Ссылки�Предметный указатель и сделать щелчок на кнопке

Предметный указатель. Затем в появившемся окне (рис. 9.5) в списке

Форматы надо выбрать формат предметного указателя (например, Класси-

ческий) и сделать щелчок на кнопке OK.

Иногда бывает необходимо удалить термин из предметного указателя или

внести изменения (например, изменить элемент указателя). Для этого надо:

активизировать режим отображения всех знаков (сделать щелчок на кнопке

Отобразить все знаки, которая находится на панели Главная�Абзац); пе-

рейти на страницу документа, где определен термин; выделить поле Элемент

предметного указателя (установить указатель мыши на открывающую фи-

гурную скобку, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку мыши на-

жатой, установить указатель на закрывающую фигурную скобку); нажать

клавишу <Delete>. Чтобы увидеть сделанные изменения, указатель можно

обновить: раскрыть панель Ссылки�Предметный указатель и сделать

щелчок на кнопке Обновить. Следует обратить внимание: если в документе

есть предметный указатель, то непосредственно перед выводом документа на

принтер он, подобно оглавлению, будет автоматически обновлен.

Сноски

Сноски используют в тексте для комментариев (например, комментарий пе-

реводчика или редактора), а также в качестве ссылок на источник информа-

ции. Сноску (точнее значок сноски) помещают в текст, а текст сноски —

в конец страницы, на которой находится сноска. В качестве значка сноски

наиболее часто используют цифры (рис. 9.6).

Для того чтобы вставить в документ сноску, надо установить курсор в ту

точку документа, в которую необходимо вставить значок сноски (обычно по-

сле слова или фразы, которую надо прокомментировать), раскрыть панель

Ссылки�Сноски и сделать щелчок на кнопке Вставить сноску (рис. 9.7).

В результате в документ будет вставлен значок сноски (цифра), а курсор пе-

реместится в нижнюю часть текущей страницы (область отображения сно-

сок), в которой и надо набрать комментарий. После того как текст сноски

будет набран, для того чтобы продолжить работу с документом, нужно сде-

лать щелчок в поле документа. Следует обратить внимание: текст сноски —

это обычный текст, который можно форматировать обычным образом. Также

надо обратить внимание на то, что Word нумерует ссылки автоматически

(сноски каждой страницы нумеруются с единицы).

Предметный указатель 155

Рис. 9.6. Пример сноски

Рис. 9.7. Кнопка Вставить концевую сноску

Иногда бывает необходимо удалить сноску. Чтобы это сделать, надо просто

выделить значок сноски и нажать клавишу <Delete>.

Помимо обычных сносок существуют так называемые концевые сноски. От-

личаются они от обычных сносок тем, что текст сносок Word помещает не

в конец страницы, на которой находится значок сноски, а в конец документа.

Концевые сноски также нумеруются с единицы, но нумерация в этом случае

сквозная.

Для того чтобы вставить в документ концевую сноску, надо установить кур-

сор в ту точку документа, в которую необходимо вставить значок сноски

(обычно после слова или фразы, которую нужно прокомментировать), рас-

крыть панель Ссылки�Сноски и сделать щелчок на кнопке Вставить кон-

цевую сноску. В результате в документ будет вставлен значок сноски, кур-

сор переместится в конец документа, где и надо набрать текст сноски. После

того как текст сноски будет набран, для того чтобы продолжить работу с до-

кументом (т. е. вернуться к той точке, в которой находится значок сноски),

надо сделать щелчок правой кнопкой мыши на тексте сноски и в появившем-

ся списке выбрать команду Перейти к концевой сноске.

Процесс удаления концевой сноски аналогичен процессу удаления обычной

сноски. Чтобы ее удалить, надо выделить значок сноски и нажать <Delete>.

Глава 9 156

Заключение

Вы познакомились с основными возможностями Microsoft Word. Теперь мо-

жете набрать, отформатировать и напечатать документ. Знаете, как вставить

в документ оглавление, таблицу, картинку.

Освоить Microsoft Word в полном объеме можно только на практике, решая

конкретные задачи. Чем больше будете работать с Word, тем большему на-

учитесь, тем лучше будете знать и уметь использовать поистине уникальные

возможности Word.

Глава 158

Ïðåäìåòíûé óêàçàòåëü

А

Абзац 27, 43

Б

Бланк документа 135

Буфер обмена 34

В

Вертикальная полоса прокрутки 18

Всплывающая панель 42

Всплывающее меню 34

Выделенный фрагмент 32

Выравнивание 37

Г

Гарнитура 38

Гистограммы 87

Градиентный способ закраски 115

Графики 87

Графические объекты 95

Д

Дефис 12

Диаграммы 87, 131

Дополнительная цифровая

клавиатура 12

З

Закраска ячеек 81

Значок раскрытия списка 7

И

Измененный документ 35

Интервал 46

К

Качество печати 69

Кегль 39

Ключевое слово 9

Колонтитулы 61

Контур фигуры 114

Концевая сноска 155

Курсор 10

Л

Линейка окна документа 50

М

Макет диаграммы 94

Масштаб отображения

документа 8

Междустрочное расстояние 37

Междустрочный интервал 49

Ïðåäìåòíûé óêàçàòåëü 160

О

Область отображения вкладок 5

Область печати 66

Окно документа 4

Окно предварительного просмотра 69

Ориентация печатного листа 66

Ориентация страницы 37

Отступы 37

П

Панель быстрого доступа 5, 18, 57

Панель быстрого запуска 4, 25

Переключатель 61

Переключение режима ввода 26

Пробел 11

Пункт 39

Р

Растровая и векторная графика 107

Расширение файла 20

Регистр:

клавиатуры 10

шрифта 42

Регулятор масштаба отображения

документа 9

Редактирование 23

Режим:

вставки 26

замены 26

отображения документа 149

представления содержимого папки 97

Рисунок:

группирование объектов 125

изменение размера 99

изменение формы кривой 120

настройка 99

полилиния 122

полотно 108

стиль оформления 107

цвет закраски 114

С

Светодиод 11

Совокупность стилей 55

Специальный символ 12

Способ выравнивания 45

Справочная система 9

Стиль 54

Строка меню 5

Строка состояния 9, 17

Т

Текстура закраски 117

Текущая страница документа 8

Текущая ячейка 73

Тире 12

У

Указатель мыши 34

Ф

Форматирование 23

Ш

Шрифт 37

Я

Ярлыки вкладок 7

Ячейка таблицы 74

Documents

Word 2007. Самое Необходимое