Workflow katalizatorem zmian w organizacjicase study PKP S.A.

Ścibor ŁąpieśPolskie Koleje Państwowe S.A.

Workflow&Document Management Trends, 24.09.2014

PKP S.A. – kim jesteśmy

• PKP S.A. powstała 1 stycznia 2001 roku w wyniku komercjalizacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje

Państwowe

• PKP S.A. pełni w Grupie PKP szczególną rolę. Nadzoruje i koordynuje bowiem działania innych spółek. Wyznacza

im cele i dba o ich realizację.

• PKP S.A. to nie pociągi - PKP S.A. jest właścicielem większości dworców kolejowych w Polsce, a do Spółki należy

także blisko 30 tys. mieszkań i 100 tys. działek nieruchomościowych, z czego ok. 10 tys. ma potencjał komercyjny i

jest przeznaczona na sprzedaż.

Systemy obiegu dokumentów – codzienne narzędzie pracy

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów?

• Eliminacja obiegów papierowych? Przecież one działają!

• Działają, ale czy zapewniają:

– Informacja

– Zadaniowość

– Rozliczalność

• A co, jeśli przed nami „Zmiana!”?

Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów?A nawet dwa?

W PKP S.A. działają dwa, uzupełniające się, obiegi dokumentów.

• Jeden to za mało?

• Dwa? Znaczy mają dużo pieniędzy!

• Jak już ma być, to przecież wystarczy jeden uniwersalny.

Ale od początku – czyli digitalizacja

• Wszędzie papier…

• Wszędzie drukarki…

• Skanujmy!

– Skan to nie informacja – to tylko zdjęcie.

– Więc i tak drukujemy…

Obiegi „generyczne” – czyli eSODPo co i dlaczego?

• Obiegi generyczne? Dlaczego?

– Wyzwanie – dostęp do informacji w zmieniającej się firmie PKP S.A.

– Konieczność – szybki osiągnięcie celów

• Co dostajemy?

– Dużo funkcjonalności out-of-the-box

– Wizja oszczędności

– Instrukcja kancelaryjna*

*dla tych, którzy muszą…

Obiegi „generyczne” – czyli eSOD

Obiegi „generyczne” – czyli eSODRealizacja i zyski

• Szybkie wdrożenie

• Bez analiz

• (relatywnie) Niski koszt

• Oszczędności

• Zmiana! oraz informacja i jej rozliczalność

• Proste wdrożenie - od małej jednostki do całej firmy…

(tylko nie zapominajmy o technologii)

Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODPo co i dlaczego?

• Czy obieg dokumentów to odpowiedź na wszystko?

• Obieg „generyczny” ma swoje wady

• Obieg ad-hoc to nie do końca BPM!

• Wyzwanie – przebudowa struktury działania PKP S.A. – służby finansowe i

kadrowe

Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODRealizacja - analiza

PKP S.A. – Wniosek o urlop

Bez

pośr

edni

prz

ełoż

ony

Oso

ba

reje

stru

jąca

KDK

Syst

emD

yrek

tor

OD

KM

P

Odrzucone wnioskiRejestracja urlopu Akceptacja przełożonego Weryfikacja kadrowa Zaakceptowane wnioski Anulowane wnioskiAkceptacja Dyrektora

Start

1. Rejestracja wniosku o urlop

2. Akceptacja wniosku przez przełożonego

Prześlij do akceptacji

Odeślij do poprawy(Wymagany Komentarz)

E-mail do osoby rejestrującej

E-mail do bezpośredniego

przełożonego

Koniec

Odrzuć wniosek

Zapisz(pobierz dane z SAP)

SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni

SAP1: PobierzDostepneLimity SAP2: PobierzIloscDni

4. Wywołanie wpisu nieobecności do

SAP przez pracownika KDK

Zatwierdzam

Brak zgody(Wymagany Komentarz)

E-mail do osoby rejestrującej

SAP3: WpiszNieobecnosc

Wpisz do SAP

Koniec

Koniec

SAP5: UsunNieobecnosc

Usuń z SAP

Modyfikuj zakres dat w SAP

SAP4: ModyfikujNieobecnosc

E-mail do osoby rejestrującej

Krok realizowany przez użytkowników

w WorkFlow.

LEGENDA

Początek i koniec procesu.

Powiadomienie (np.. E-mail)

Blok decyzyjny

Wymiana danych z SAP

Papierowy wniosek o urlop złożony

przez pracownika bez dostępu do

systemu

Czy zaakceptowano

wniosek?

Odeślij do poprawy(Wymagany Komentarz)

3. Akceptacja Dyrektora w

Oddziale Kolejowej Medycyny Pracy

Zatwierdzam

Odeślij do poprawy(Wymagany Komentarz)

Czy zatwierdzono

wniosek?

Czy zatwierdzono

wniosek?

Czy obszar kadrowy ODKMP?

Nie

E-mail do Dyrektora ODKMP

Tak

Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODRealizacja

• Zakres:

– Faktury

– Delegacje krajowe i zagraniczne

– Zaliczki i rozliczenia

– Środki trwałe

– Urlopy i negatywny czas pracy

– Helpdesk HR

– Faktury sprzedażowe (w trakcie)

• Integracja

– Workflow jest prostszy, bardziej intuicyjny (UI) i łatwiej zarządzalny

Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODRealizacja (2)

Obiegi „dedykowane” – czyli FiKODZyski!

• Centralizacja struktur

– Ułatwione zarządzanie

– Ład w procesach objętych systemem workflow

– SLA służb biznesowych

– Redukcja kosztów

• Uporządkowanie struktury organizacyjnej (SAP HR MS AD workflow)

• IT: Rozbudowa sieci korporacyjnej i wymiana sprzętu

Rozwój i dalsze plany

• Dalsza rozbudowa systemu – objęcie innych procesów biznesowych i

technicznych wdrożonym silnikiem BPM

• Integracja z pozostałymi systemami

• Podpis elektroniczny (PKI) – integralność i niezaprzeczalność

• Budowa kompetencji wewnątrz PKP S.A.

Lessons learned

• Określenie potrzeb

• Analiza wymagań biznesowych… i technicznych

• Integracje z pozostałymi systemami

• Zasięg geograficzny, plan wdrożenia… i analiza!

• Partner

• Technologia

Powodzenia w projektach!