Ydelsescenter Århus - Virksomhedsplan 2008

Ydelsescenter Århus 2008 - 2009 | 1

Virksomhedsplan 2008-2009Ydelsescenter Århus

Århus Kommune | Beskæftigelsesforvaltningen

2 | Beskæftigelsesforvaltningen 2008 - 2009

Virksomhedsplan 2008-2009Ydelsescenter Århus

IndholdForord .................................................................................................................................................... 3 Grundlag og ydre vilkår ......................................................................................................................... 4 Strategi for Ydelsescenter Århus ........................................................................................................... 5 Værdigrundlag ..................................................................................................................................... 5 Strategi ................................................................................................................................................ 6Mål og handlinger .................................................................................................................................. 7 Særlige indsatsområder ...................................................................................................................... 8Ydelsescentret i virksomhedsmodellen ............................................................................................... 13 Ressourcer ........................................................................................................................................ 13 Organisering ...................................................................................................................................... 14 Ydelser .............................................................................................................................................. 17 Effekt ................................................................................................................................................. 19Ydelsescentret i tal .............................................................................................................................. 21Ledere i Ydelsescentret ....................................................................................................................... 23

KOLOFONTekst: Anna Marie Mikkelsen og Kim Heikki PetersenGrafisk layout: Bjarne Gren

Udgiver:Århus Kommune, Beskæftigelsesforvaltningen,Jægergården, Værkmestergade 15, 8100 Århus Coktober 2008


ForordYdelsescenter Århus blev i sin nuværende struktur etableret pr. 1. januar 2007, og har som sin primære opgave at levere kontante ydelser til borgere og virksomheder.

Det første år er blevet brugt til at få levendegjort organisationen og få afklaret snitflader med samar-bejdspartnere i Beskæftigelsesforvaltningen.

I 2008 er udfordringen for Ydelsescenter Århus at få organisationen trimmet og fortsat få snitflader overfor samarbejdspartnere på plads.

Som et element i organiseringen og styringen af det samlede Ydelsescenter skal der opbygges et kend-skab til data for Ydelsescentrets ”produktion”, og der skal udarbejdes en ressourcemodel for ”produktio-nen”.

Omkring rekruttering og fastholdelse har vi mærket udfordringer - dels i form af lavt antal ansøgere til ledige stillinger og dels i at fastholde dygtige medar-bejdere. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som har til opgave at fremkomme med initiativer på området.

Implementering af IT-systemet Workbase, som erstatning for SABA samt E-dagpenge, KMD Social Pension, KMD-sag og E-indkomst, er en af de store udfordringer i 2008 for Ydelsescenter Århus. Ar-bejdsgange skal gennemgås, og der skal uddannes superbrugere og slutbrugere.

Dagpengeområdet er godt i gang med at indføre Lean-principperne, og implementeringen fortsætter. Det vil blive vurderet, om det også skal indføres på flere områder.

Medarbejdere og ledere i Ydelsescenter Århus er godt i gang med arbejdet omkring Strategi- og Udviklingsplan for 2008-2009. ”Ideer for fremtiden” er overskriften for de aktuelle workshops. Der er gennemført 4 workshops og et ledelsesseminar, og forløbet er tilrettelagt så alle medarbejdere og ledere, der beskæftiger sig med samme fagområde, deltager på samme tidspunkt. Anna Marie MikkelsenYdelseschef


Grundlag og ydre vilkårVirksomhedsplanen er gældende for Ydelsescenter Århus både centralt og decentralt og indeholder en overordnet beskrivelse af Ydelsescentrets rammebe-tingelser herunder ressourcer, organisering, ydelser og effekt.

Ydelsescenter Århus´ kerneopgave er at levere ydel-ser til tiden - ”penge til tiden” - til kommunens borgere samt virksomheder, der jf. lovgivningen har ret hertil.

Virksomhedsplanen følger Århus Kommunes virk-somhedsmodel, som i sin struktur er vist herunder i grafisk form.

Pr. 1. januar 2008 er der 298.538 borgere bosidden-de i Århus Kommune, heraf er ca. 200.000 borgere i alderen 18–64 år.

I denne befolkningsgruppe er der borgere, der i kor-tere eller længere tid modtager en forsørgerydelse fra Ydelsescenter Århus.

I 2007 er der i kortere eller længere tid udbetalt en ydelse til 56.000 borgere inden for følgende områder:

• førtidspension, ca. 14.600 borgere• kontanthjælp, ca. 8.600 borgere• sygedagpenge, ca. 24.600 borgere• barselsdagpenge, ca. 8.200 borgere

De væsentligste lovregler for Ydelsescenter Århus for kontant-ydelserne - kontanthjælp, dagpenge, før-tidspension mv. er:

• Lov om retssikkerhed og admi-nistration på det sociale område

• Lov om aktiv socialpolitik• Lov om en aktiv beskæftigelses-

indsats• Lov om sygedagpenge• Lov om ret til orlov og dagpenge

ved barsel• Lov om højeste, mellemste, for-

højet almindelig og almindelig førtidspension m.v.

• Lov om social pension• Lov om integration og udlæn-

dinge i Danmark


Strategi for Ydelsescenter ÅrhusVærdigrundlagTroværdighed – Respekt – Engagement – er vær-dierne i Ydelsescenter Århus, som er tilfælles med Beskæftigelsesforvaltningen og resten af Århus Kom-mune. Det fælles værdigrundlag er en styrke for Ydel-sescenter Århus. Værdierne danner baggrund for og afspejler arbejdet i hverdagen i betjeningen af borgere, virksomheder og øvrige eksterne og interne samarbejdsparter.

De tre værdier udgør også rammen i samværet og dialogen mellem kollegaer og i dialogen mellem ledelse og medarbejdere.

Troværdighed – man skal kunne have tillid til os

Vi står ved, det vi gør, og man kan regne med det, vi siger. Vi lægger stor vægt på kvalitet og ansvarlighed og tænker i helheder og sammenhænge. Vi møder borgerne og hinanden med åbenhed.

Respekt - alle skal have en god og ordentlig behandling

Vi sætter borgeren i centrum med fokus på både rettigheder og pligter. Vi har et særligt ansvar for at sikre rummelighed og give plads til forskellighed. Vi respekterer andre menneskers ret til egne livsværdier, meninger og erfaringer.

Engagement - den enkeltes indsats gør en forskel, og vi skal gøre det endnu bedre

Vi engagerer os fagligt og personligt, og vi stræber efter at gøre en forskel. Vi arbejder målrettet og resul-tatorienteret og forsøger hele tiden at gøre det endnu bedre. Vi er fleksible og forandringsvillige og sætter pris på nye ideer og initiativer.


Strategi Beskæftigelsesforvaltningen har sat fokus på en overordnet strategi- og udviklingsplan for 2008 – 2009. Det er en forvaltningsstrategi til bedre styring af alle administrative opgaver indenfor beskæftigel-sesområdet.

Der er 6 indsatsområder, som udgør grundstenen for udviklingsstrategien. Indsatsområderne er afspejlet i ”strategidiamanten”: Vi sætter borgeren i centrum, støtter op med effektive arbejdsgange og sikker drift, skaber attraktive arbejdspladser, styrker vores kom-munikation og udvikler ledelsen.

Arbejdet med strategi og udvikling er symboliseret ved ”strategidiamanten” og sker i tæt dialog mellem ledere og medarbejdere. Der er løbende evaluering af indsatsen.

Medarbejdere og ledere i Ydelsescenter Århus startede arbejdet med konkretisering af indholdet i strategien på workshops. ”Ideer for fremtiden” var overskriften på de gennemførte workshops.

Der er gennemført 4 workshops i januar 2008, og for-løbet var tilrettelagt så alle medarbejdere og ledere, der beskæftiger sig med samme fagområde, deltog på samme tidspunkt.

På hver workshop blev der arbejdet med temaerne i ”Strategidiamanten”. Ideen er at få alle bidrag og synsvinkler – fra såvel medarbejdere som ledelse – samlet i det fremadrettede arbejde. På den måde samles et fælles fokus omkring videreudviklingen af Ydelsescenter Århus.

Resultatet er fremlagt i en 15-punkts plan, og den bliver en del af ”værktøjskassen” omkring arbejdet med udviklingen i 2008 – 2009. Status for arbejdet indenfor strategidiamanten sker på samarbejds-udvalgsmøder og på halvårlige stormøder for alle Ydelsescentrets medarbejdere.


Mål og handlingerLovgrundlag, værdigrundlag og strategi skal indfries gennem levering af Ydelsescentrets kerneydelser.

Lidt populært er overskriften, at for Ydelsescenter Århus handler det om ”penge til tiden” til borgere og virksom-heder, som er berettiget hertil. Vi skal derfor kendes for at være sikre i løsningen af de driftsmæssige opgaver omkring sagsbehandling og udbetaling, samtidig med at der konstant arbejdes med forbedring og effektivisering af sagsbehandlingen og administrative systemer.

Samtidigt skal Ydelsescentret være kendt for at møde borgerne respektfuldt og i en åben dialog. Som myndig-hed på ydelsesområdet har vi et særligt ansvar og en forpligtelse til at sikre borgere/virksomheder deres ret-tigheder og gøre dem opmærksom på deres pligter.

Ydelsescentret vil hvert år fastlægge temaer / udfordrin-ger for at sætte fokus på udvikling og en bedre styring af de administrative opgaver.

Omkring rekruttering og kompetenceudvikling har vi mærket udfordringer. Dels i form af et lavt antal ansø-gere til ledige stillinger og dels behovet for at udvikle og fastholde dygtige medarbejdere. En tværgående arbejdsgruppe i Ydelsescentret dagsordenssætter initia-tiver på området.

Et element i organiseringen og styringen af det samlede Ydelsescenter er opbygning og kendskab til data for Ydelsescentret ”produktion”, – og der skal udarbejdes en ressourcemodel for ”produktionen”.

De digitale værktøjer er sagsbehandlernes arbejdsred-skaber, og det er et område i konstant udvikling. Det er en udfordring til stadighed at sikre effektivitet i de administrative systemer og have fokus på digitalisering af borgerbetjening.

I Beskæftigelsesforvaltningen er kompetencerne delt. Jobcentret har indsatsen i forhold til at få borgeren i beskæftigelse, og Ydelsescentret varetager opgaverne omkring forsørgerydelser til de borgere, der ikke er i beskæftigelse. Udviklingen af endnu bedre samarbejds-relationer mellem jobcenter/ydelsescenter giver bedre borgerbetjening og sikrer korrekthed i sagsbehandlin-gen.

Det er store beløb, der hvert år anvendes på forsør-gelse. For samfundet som helhed og for Århus Kom-mune er det af væsentlig betydning, at forsørgerydel-serne alene gives til de personer, der er berettiget hertil. Ydelsescenter Århus gennemfører løbende kontrol på berettigelsen til ydelsen, og der skal til stadighed være fokus på en hurtig og konsekvent indsats for at hindre socialt bedrageri.

Med en årlig betjening af knap 60.000 borgere/virksom-heder er en god tilgængelighed af betydning for borge-rens oplevelse af Ydelsescentrets betjening. I 2008/2009 sættes fokus på tilgængelighed for at udforske nye måder at betjene borgerne på.

Særlige udfordringer i Ydelsescentret

1. Rekruttering og kompetenceudvikling2. Ressourcefordelingsmodel3. Optimal udnyttelse af digitale værktøjer4. Optimale samarbejdsrelationer Ydelsescenter -

Jobcenter5. Socialt bedrageri6. Tilgængelighed


Særlige indsatsområder

1. Rekruttering og kompetenceudvikling

I ydelsescentret er der samlet set ca. 190 medar-bejdere. Det er meget naturligt med en årlig per-sonaleomsætning på 10 % - 20 %. Det betyder, at ydelsescentret kan forvente, at skulle ansætte og oplære mellem 20 og 40 nye medarbejdere hvert år. Det er en særlig udfordring i en tid med lav arbejds-løshed. Ydelsescentrets MED-udvalg har nedsat en arbejdsgruppe med medarbejderrepræsentanter og ledelsesrepræsentanter til at dagsordenssætte udvikling og tiltag indenfor rekruttering og kompeten-ceudvikling.

Arbejdsgruppen har udarbejdet to oplæg. Det ene oplæg er en ny fælles proces for rekruttering og oplæring af nye medarbejdere. Det andet oplæg er et katalog for sikring af løbende kompetenceudvikling i Ydelsescenter Århus såvel fagligt som personligt og samarbejdsmæssigt. F.eks. er der ansat et hold på 5 medarbejdere, som alle er givet en 14-dages intro-duktionsuddannelse kombineret med sidemandsop-læring i kontanthjælpsafdelingerne.

2. Ressourcemodellen

Ydelsescenter Århus skal opbygge kendskab til data fra Ydelsescentrets ”produktion”, således at der i Ydelsescentret er klarhed over forventninger til sags-behandlerne, og vi kan dokumentere den opgave, der bliver løst.

For at det bliver muligt, er det vigtigt med en drøftelse af, hvorledes Ydelsescentrets ”produktion” define-res. Efterfølgende drøftes hvilke data-kilder, der kan anvendes for at finde ”produktionstal”, og hvilke opgørelsesmetoder der anvendes. Endelig kan der defineres en ressourcemodel for ”produktionen”.

Ressourcemodellen sammensættes via dialog og drøftelser i Ydelsescentret, og forventes implemente-ret i løbet af efteråret 2008.


eGov+

Ydelsescentret indgår som case i forskningsprojekt om fremtidens informations- og kommunikations-teknologi. I projektet arbejder tre jyske kommuner og tre IT-virksomheder sammen med IT-forskere fra Århus og Aalborg. Målet er at skabe bedre kommunal service gennem ny anvendelse af IT. Projektet, der er 3-årigt, er støttet med 8 mio. kr. fra Forsknings- og Innovationsstyrelsen.

Projektet betyder, at der i efteråret 2008 kommer Ph.d. studerende på besøg i nogle af dagpengeafde-lingerne for at få viden og praktisk erfaring omkring dagpengeafdelingernes vejledning og behandling i forbindelse med barselssager. For interesserede kan projektet følges på hjemmesiden www.egovplus.dk.

3. Optimal udnyttelse af digitale værktøjer

I juni 2006 har parterne bag Projekt Digital Forvalt-ning (regeringen, KL og Danske Regioner) offent-liggjort en strategi for digitalisering i den offentlige sektor frem til 2010.

Udover de rigtige personalemæssige ressourcer i en afdeling er de digitale værktøjer et væsentligt ele-ment til understøttelse af en effektiv og optimal drift.

Med den stigende digitalisering generelt er der kon-stant fokus på, om de digitale værktøjer kan give en højere effektivitet i ydelsescentret og dermed frigive ressourcerne til en bedre borgerbetjening.

I 2008 er fokus på implementering af IT-systemet Workbase, E-indkomst, KMD-Sag, KMD E-dagpenge og et nyt pensionsudbetalingssystem. Specielt E-dagpengesystemet får betydning i forhold til at sikre mere automatik og dermed en effektiv og bedre be-tjening i forhold til virksomhederne og deres elektro-niske indberetningen af sygedagpenge via virk.dk.

Pejlemærkerne i Projekt Digital forvaltning er

• At digitalisering gør den offentlige service lettere tilgængelig for borgerne

• At digitalisering flytter ressourcer fra administration til borgernær service og omsorg

• Et stærkere samarbejde på tværs af kommuner, regioner og staten, der kan skabe sammenhæng i den digitale udvikling.


Klare og velfungerende samarbejdssnitflader mellem Jobcenter og Ydelsescenter har betydning for betjening af borgere og de resultater, som Beskæftigelsesforvaltningen samlet set leverer. Begge organisatoriske enheder har eksisteret i 1½ år. Der er etableret beskrivelser for rigtigt mange af arbejdssnitfladerne mellem Jobcenter og Ydelsescenter. Det vil samtidig være et område i stadig fokus, da de to organisationer varetager to forskellige opgaver for de samme borgere.

Jobcentret varetager indsatsen i forhold til at få borgerne i beskæftigelse. Ydelsescentret varetager opgaverne omkring forsørgerydelse til de borgere, der ikke er i beskæftigelse, og som ikke er berettiget til arbejdsløshedsdagpenge.

Eksemplerne på samarbejdsrelationer er mange. En borger møder allerede ved sine første besøg både Jobcentret og Ydelsescentret. Jobcenter Århus er indgangen for alle ledige i Århus Kommune. Her gøres en indsats for at sikre det primære mål om beskæftigelse og selvforsørgelse til den ledige. Herfra vurderes borgerens situation, og der hvor behovet er, visiteres borgeren til Ydelsescentret til ansøgning om kontanthjælp. Mens behandlingen af ansøgningen om kontanthjælp er i gang i Ydelsescentret, er Jobcentret klar til at visitere borgeren videre til et forløb / en aktivitet, der skal sikre en hurtig tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Borgerens oplevelse af en tydelig sammenhæng i

systemet er således nært forbundet med oplevelsen af de gode og tætte samarbejdsrelationer mellem Jobcenter og Ydelsescenter.

Et andet eksempel på optimale samarbejdsrelationer mellem Jobcenter og Ydelsescenter er ”projekt korrekt kontering”. Det er Jobcentret, der træffer beslutning om, hvor og hvornår kontanthjælpsmodtagere skal sendes i aktivering. Det er Ydelsescentret, der konterer, om Århus Kommune skal have høj / lav statsrefusion for aktive / passive kontanthjælpsmodtagere på baggrund af bevillinger givet i Jobcentret. En præcis og korrekt kommunikation mellem Jobcenter og Ydelsescenter betyder, at der hjemtages korrekt statsrefusion.

Når det handler om ægtepar på kontanthjælp og 300-timers reglen, der trådte i kraft april 2007, er der igen et tæt samarbejde mellem Jobcenter og

FAKTA - ledige og kontanthjælp

Krav & pligter: En borger skal stå til rådighed for arbejdsmarkedet, udnytte sine arbejdsmuligheder og være aktivt jobsø-gende.

Ansvar & konsekvenser:En borger mister sin kontanthjælp, hvis han/hun ikke er aktivt jobsøgende, hvis han/hun afviser et tilbud om arbejde, hvis han/hun ikke udviser vilje til at komme i selvforsørgelse.

4. Optimale samarbejdsrelationer Jobcenter / Ydelsescenter


FAKTA - 300 timers reglen

Denne regel gælder for ægtepar, som har modtaget kontanthjælp i mindst sammenlagt 2 år, og hvor begge modtager kontanthjælp.

Reglen betyder, at kontanthjælpen til en ægtefælle falder bort, hvis den pågældende ægtefælle ikke har haft 300 timers almindeligt arbejde indenfor de sidste 24 måneder.

Ydelsescenter. Jobcentret har kontakten til borgeren omkring vejledning og formidling af jobmuligheder og om betydningen af at opnå ordinære arbejdstimer i relation til bortfaldsreglen - herunder opgørelse af eventuelle perioder hvor borgeren er syg/på barsel. Ydelsescentret tager stilling til berettigelsen til kontanthjælp, herunder varsler borgeren om bortfald af kontanthjælp og opgør antal registrerede ustøttet og ordinære arbejdstimer, jf. 300-timers reglen.

Samarbejdsrelationer mellem Jobcenter / Ydelsescenter er mange. De udvikles og understøttes gennem snitfladebeskrivelser og diverse samarbejdsfora. På dagpengeområdet arbejdes der konkret med Lean-principper for sagsgange. For området tilkendelse af førtidspension er der udarbejdet snitfladebeskrivelser, og det skal vurderes, om der skal igangsættes flere initiativer omkring Lean for at strømline arbejdsgange og samarbejdsflader.


5. Socialt bedrageri

Fra Ydelsescentret udbetales hvert år et samlet brut-tobeløb på godt 4 mia. kr. Beløbene går til kontant-hjælp, integrationsydelse, hjælp i særlige tilfælde, sygedagpengerefusioner, sygedagpenge, revalide-ring, førtidspension etc. Det er store beløb, der hvert år anvendes på forsørgelse. Der er i Ydelsescentret løbende kontrol på berettigelsen til ydelsen og fokus på en tidlig og konsekvent indsats for at hindre so-cialt bedrageri.

For samfundet som helhed og for Århus Kommune er det af væsentlig betydning, at forsørgerydelserne alene anvendes på de personer, der er berettiget hertil. Den tætte opfølgning i Ydelsescenter Århus, kombineret med et samarbejde med Beskæftigelses-forvaltningens specialist i socialt bedrageri, Århus Kommunes kontrolgruppe og Politiet, sætter fokus på socialt bedrageri i 2008/2009.

Det er Ydelsescentrets mål, at en tidlig indsats i sa-ger med socialt bedrageri til stadighed skal sikre, at det gennemsnitlige tilbagebetalingskrav pr. sag bliver faldende over de kommende år.

6. Tilgængelighed

For den borger der har brug for hjælp, og for den virksomhed der er berettiget til sygedagpengerefu-sion, er det af stor betydning, at der opleves en god tilgængelighed til Ydelsescentret. En god tilgænge-lighed kan opleves forskelligt fra borger til borger og fra virksomhed til virksomhed. I Ydelsescentret skal vi have kendskab til brugerens oplevelse af tilgænge-ligheden.

Tilgængelighed kan måles på mange faktorer, og det handler om at disponere de samlede ressourcer i Ydelsescentret bedst muligt, således borgerne og virksomhederne får den bedst mulige oplevelse af en god betjening. I 2008/2009 igangsættes en sammen-hængende vurdering af tilgængelighed målt på de digitale løsninger, telefonbetjening, åbningstider og åbningssteder.

FAKTA – socialt bedrageri

En borger har pligt til at fortælle om ændringer, der har betydning for kontanthjælpen. Sker det ikke, kan det føre til en sag om socialt bedrageri.

Ydelsescentret modtager og behandler både navngiv-ne og anonyme anmeldelser om socialt bedrageri.


I virksomhedsplanen er målsætningerne for Ydelses-center Århus kategoriseret efter Århus Kommunes virksomhedsmodel. De fire kategorier, ressourcer, organisering, ydelser samt forventet effekt, beskrives særskilt i de følgende afsnit.

RessourcerFundamentet for de ydelser, som Ydelsescenter Århus leverer til borgerne og virksomhederne, er organisatio-nens ressourcer.

Pr. 1. januar 2008 har Ydelsescenter Århus ca. 190 medarbejdere, som er fordelt på faggrupperne - HK, socialrådgivere, socialformidlere, ledere og chefer. De danner den medarbejderstab, som driver Ydelsescenter Århus.

Ydelsescenter Århus udbetaler hver måned ydelser til ca. 32.000 personer/virksomheder. De samlede årlige bruttoudbetalinger er ca. 4 mia. kr., og Ydelsescentrets bruttobudget er ca. 67 mio. kr.

Kvaliteten af den borgerbetjening, som Ydelsescentret leverer, er tæt forbunden med medarbejderressour-cerne og kompetencerne hos medarbejderne. Det er bevæggrunden for, at Ydelsescentret har sat særlig fokus på rekruttering og kompetenceudvikling. Målet

Ydelsescenter Århus beskrevet i virksomhedsmodellener, som et særligt indsatsområde, at udvikle, afprøve og gennemføre nye fælles modeller for rekruttering og oplæring af nye medarbejdere samt kompetenceudvik-lingsplaner.

I Ydelsescenter Århus ser vi mangfoldighed som en ressource, og vi søger derfor mod, at alle uanset køn, alder, race, religion eller etnisk baggrund vil finde det attraktivt at være medarbejder i Ydelsescentret. Til at understøtte en løbende udvikling af medarbejderres-sourcerne sættes hvert år fokus på personalepolitikker. I 2008 er fokus på sygefravær, trusler om vold mod personalet, alkoholpolitik og medarbejdersamtaler.

Et grundlag for helhed og sammenhæng i leveringen af en god service og kvalitet overfor borgere er også, at ressourcerne anvendes effektivt. Medarbejderne skal kende forventningerne til ressourceanvendelsen og til Ydelsescentrets ”produktion”. Målet er, som et særligt indsatsområde, at udvikle og gennemføre en ressour-cefordelingsmodel i Ydelsescentret.

ROYE-modellen:

R = Ressourcer – Budget, medarbejderressourcer, kompetencer, trivselO = Organisation – Organisation, kultur, ledelse, arbejdsprocesser etc. Y = Ydelser – Opgaver, kvalitet, serviceniveau etc.E = Effekt – Faglig effekt, brugertilfredshed etc.

Ressourcemål

Rekruttering• Udvikle, afprøve og gennemføre nye fælles modeller for

rekruttering.

Kompetenceudvikling• Udvikle og implementere en fælles kompetenceudvik-

lingsplan.

Personalepolitik• Fokus i 2008 på sygefravær, trusler om vold mod perso-

nalet, alkoholpolitik og medarbejdersamtaler.

Ressourcemodel• Udvikle og gennemføre en ressourcefordelingsmodel.


Ydelsescenter Århus er en samlet enhed med to cen-trale afdelinger, der behandler sager for alle borgere / virksomheder og 4 decentrale enheder, der hver behandler sager omkring løbende forsørgerydelser for borgere i et afgrænset geografisk område i Århus Kommune. De 4 decentrale enheder er opbygget efter ensartede organisatoriske principper. Den organisatoriske struktur er baseret på en filosofi om, at borgeren primært kan blive betjent decentralt.

Organisatorisk mål

Det organisatoriske mål er til stadighed at udvikle or-ganisationen i takt med udviklingen i omverdenen og til bedst mulig varetagelse af Ydelsescentrets opgaver.

Organisering

t


Kontanthjælp - opstartAfdelingen for Kontanthjælp - opstart har som opgave at yde råd og vejledning til de borgere, der henvender sig for at søge om forsørgelseshjælp samt at behandle en konkret ansøgning om kontant- eller starthjælp efter Aktivlovens bestemmelser. Organise-ringen af afdelingen er en placering centralt i Århus tæt på Jobcenter Århus og tæt på offentlig transport. Dermed har nye borgere én indgang, når der søges forsørgelseshjælp.

YdelsesMed

Formand Anna Marie Mikkelsen, YdelseschefNæstform. Helle Rix, HK fælles TRSIR Marian Strunge Thorsen

Dagpenge Dorthe Rædkjær, kontorchef Alice Rath Bostrup, HK TRSyd Lene Buus, kontorchef Bente Drejer, HK TRVest Poul Erik Søvsø, kontorchef Michael Lund, HK TRNord Troels Munthe, kontorchef Knud Nyboe, HK TRCentrum Henrik Almvig, kontorchefKontanthjælp – opstart Bodil Rasmussen, SR medarb. rep.

Decentrale YdelsescentreDe fire decentrale ydelsescentre varetager de borgerrettede opgaver omkring forsørgelsesydelser, hjælp i særlige tilfælde samt personlige tillæg for fire geografisk adskilte områder indenfor Århus Kommu-ne. Organiseringen af de decentrale ydelsescentre bygger på, at der er tilstrækkelig med faglig viden og robusthed indenfor de forskellige fagområder, samti-dig med at der sikres fleksibilitet i opgaveløsningen.

Organisering af de fire decentrale ydelsescentre er efter samme struktur og efter et formål om at sikre driftssikkerhed og udvikling. Denne organisatoriske opbygning af de decentrale organisationer understøt-ter, at der kan opstilles ensartede mål, og gennem-føres fælles projekter både af organisatorisk karakter og benchmarking.

Der er lagt vægt på, at der sikres fælles sprog og fæl-les betegnelser. En fælles forståelse gør det enklere, hvis der er behov for, at afdelinger hjælper / støtter afdelinger i de andre decentrale ydelsescentre.


DagpengeDagpengeafdelingens primære opgave er at udbe-tale sygedagpengerefusion til arbejdsgivere, der har udbetalt dagpenge eller løn under en medarbejders fravær på grund af sygdom eller barsel/adoption. Dagpengeafdelingen behandler, bevilger og udbe-taler sygedagpengerefusion, så længe betingel-serne er opfyldte, og arbejdsgiveren udbetaler løn under sygdom. Organiseringen af afdelingen med en central placering sikrer, at der er én indgang for virksomheder, der henvender sig for at søge dagpen-gerefusioner.

RegresHvis en borgere modtager eller har modtaget syge-dagpenge, og hvor der er en ansvarlig skadevolder, kan Århus Kommune kræve de udbetalte sygedag-penge helt eller delvist tilbagebetalt fra den ansvar-lige skadevolder. I regresafdelingen varetages denne opgave, og der inddrives op til 17 mio. kr. om året fra ansvarlige skadevoldere.

Fagligt sekretariatDet faglige sekretariat i Ydelsescenter Århus bistår ydelseschefen og driftsafdelingerne med sikring af drift, helhed og udvikling i Ydelsescentret. Herfra kan Ydelsescentrets driftsafdelinger få socialfaglig og ju-ridisk konsulentbistand. Der udarbejdes instruktioner og vejledninger, som er suppleret med dialogmøder med de faglige ledere, rådgivning og planlægning i forbindelse med rekruttering og undervisning. Der udarbejdes statistikker indenfor Ydelsescentrets arbejdsområde til understøtning af driften og til at skabe overblik over Ydelsescentrets opgaver og produktion.


YdelserYdelsescenter Århus leverer en række serviceydel-ser til borgerne indenfor bevilling af ydelser til bor-gere / virksomheder, der er berettiget hertil. Det er baggrunden for, at Ydelsescentret lidt populært har fået overskriften, at det handler om ”penge til tiden”. Målgruppen for bevilling af ydelser er forskellig for de forskellige ydelsestyper. Ydelsescentrets organisa-toriske struktur og afdelingsopbygning understøtter borgerens behov.

Målgruppe for kontanthjælp – opstart: Borgere, der har behov for råd og vejledning samt afklaring om manglende forsørgelse.

Målgruppen for dagpengeafdelingen: Arbejdsgivere, der udbetaler løn til en ansat, der er fraværende på grund af sygdom eller barsel, som søger om refusion.

Målgruppen for decentrale afdelinger for kontant-hjælp/økonomi:

Borgere, der er berettiget til løbende forsørgelse og/eller ansøger om hjælp i særlige tilfælde.

Målgruppen for decentrale afdelinger for dagpenge-økonomi:

Ledige med ret til arbejdsløshedsdagpenge eller som opfylder be-skæftigelseskravet og selvstændige, som på grund af sygdom eller barsel søger om/tildeles sygedagpenge.

Målgruppen for decentrale afdelinger for førtidspen-sion - ansøgning:

Borgere i det decentrale Ydelsescenters distrikt, som skal afklares i forhold til, om betingelser for at tilkende førtidspension er til stede. Førtidspensionister, der ansøger om forhøjelse af førtidspension tilkendt før 1. januar 2003 samt ansøger om invaliditetsydelse m.m.

Målgruppe for decentrale afdelinger for førtidspen-sion – økonomi:

Borgere i det decentrale Ydelsescenters distrikt, som er tilkendt førtidspension, invaliditetsydelse, bistandstillæg, plejetillæg.

De borgerrelaterede opgaver er dels at vejlede og rådgive borgere omkring ydelser og dels at modtage ansøgninger om forsørgelsesydelser samt tildele, udmåle og forsende ydelser løbende, hvor den nød-vendige dokumentation for berettigelse til ydelse er til stede.


En god borgerbetjening hænger sammen med mainstreaming, og at Ydelsescentret behandler sagerne service-orienteret, professionelt og korrekt. For borgerne er det vigtigt, at Ydelsescentret behandler sagerne til tiden. Der er opstillet servicemålsætninger for tidsfrister for betjening af borgerne.

Servicemålsætninger for afdelingerne:Kontanthjælp – opstart: Ansøgninger behandles indenfor 14 dage, når det nødvendige

dokumentationsmateriale foreligger.Dagpengeafdelingen: Arbejdsgivere, der søger refusion i Århus kommune, kan forvente

at høre fra dagpengeafdelingen inden 6 uger, – enten med ud-betaling af refusion eller med besked om hvornår udbetaling kan forventes.

Servicemålsætninger for de decentrale afdelinger:Kontanthjælp / økonomi: Løbende økonomisk hjælp udbetales på det tidspunkt, hvor borge-

ren er berettiget hertil. Ansøgninger om enkeltydelser behandles indenfor 14 dage, når det nødvendige dokumentationsmateriale foreligger.

Dagpengeøkonomi: Almindelig sagsbehandling inden for 14 dage. Tidsfrist i Århus Kommune - gældende fra 1. fraværsdag er, at senest 5. uge ud-sendes oplysningsskema til den sygemeldte.

Førtidspension- ansøgning Almindelig korrespondance svares indenfor maksimalt 14 dage. Ved pensionstilkendelser er fristen for afgørelsestidspunktet 3 måneder efter sagen er rejst - medmindre særlige forhold gør sig gældende.

Førtidspension – økonomi: Besvarelse / afgørelse afklares indenfor de af Byrådet fastlagte rammer på 14 dage

Målsætning for Mainstreaming: Afdelingerne foretager helhedsvurdering i borgerbetjeningen, således at betjeningen af minoritetsgrupper tænkes ind i opga-veløsningen for reelt at skabe lige muligheder for alle borgere (handicappolitik, ligestilling, integration etc.)

De mere administrative opgaver i Ydelsescentret er løbende at kontrollere, at berettigelsen til forsørgerydelsen er til stede, samt at afklare og rejse bedragerisager hvor der har været en uretmæssig økonomisk ydelse. Ydel-sescentret udarbejder også besvarelser i ankesager, som måtte være rejst af borgerne.


EffektÅrhus Kommune har ca. 300.000 indbyggere. Der omsættes i Ydelsescenter Århus for ca. 4 mia. kr. Der kommer ca. 88.000 henvendelser om hjælp til forsør-gelse fordelt på ca. 56.000 personer. Ydelsescenter Århus udbetaler pr. måned ydelser til ca. 32.000 personer.

Det er af betydning for borgerne i Århus Kommune, at Ydelsescentret behandler henvendelser fra borgerne korrekt og til tiden, samt at udviklingen sikrer effektivi-tet i den daglige administration.

Effekten af Ydelsescentrets indsats er derfor, at borgerne/virksomhederne har en oplevelse af at blive betjent professionelt og kompetent, at borgere/virk-somheder har en oplevelse af, at blive mødt respekt-fuldt og får en troværdig sagsbehandling med fokus på rettigheder og pligter. Samtidig skal Ydelsescentret være tilgængeligt, når borgerne har behov herfor. Med en kompetent, respektfuld og troværdig betjening me-nes også, at borgeren skal opleve en god og ordentlig behandling i de situationer, hvor der gives afslag på grund af manglende berettigelse til en forsørgery-delse.

Ydelsescentrets opgaver er myndighedsopgaver og er detaljeret styret af lovgivningen. En stor del af kon-trollen med opgaveløsningen sker gennem praksis-undersøgelser samt årlig revision med stikprøver af enkeltsager. En sikkerhed for borgerne omkring sags-behandlingen er klagemulighederne til Det Sociale Nævn og Beskæftigelsesankenævnet, der behandler klager over kommunens afgørelser om rettigheder og pligter efter den sociale lovgivning og arbejdsmar-kedslovgivningen.

Pejlemærker for arbejde med effektivitet • At korrektheden i administrationen vurderes gennem

antallet af ankesager og afgørelsen i disse.

• At vurderingen af administration til tiden sker gennem stikprøveundersøgelse.

• At tilgængeligheden til Ydelsescentret udvikles via digitale løsninger, nye former for telefonisk betjening og et stær-kere samarbejde med Jobcentret.

• At effektiviteten fortsat sikres gennem årlige udviklings-mæssige tiltag.

• At der udvikles metoder for måling af brugeroplevelse.

• At der er fokus på tidlig opfølgning for at begrænse om-fang af socialt bedrageri.

Ydelsescentrets arbejde med mål for effektivitet:

Korrekthed i sagsbehandlingenBorgerne skal tro på, at Ydelsescentret behandler sagerne professionelt og korrekt. Et mål for korrekt-heden i sagsbehandlingen afspejles i antal ankesager og hvor mange af disse, der bliver stadfæstet. Det er målsætningen, at der skal opbygges en database over antal og typer af ankesager samt afgørelsen i disse. Der skal efterfølgende arbejdes med fastlæggelse af målsætning om korrekthed i sagsbehandlingen.

Der vil i Ydelsescentret i 2008 og 2009 løbende blive arbejdet med udvikling og konkretisering af virksom-hedsmål for effektivitet og de særlige indsatsområder.


Administration til tidenFor borgerne er det vigtigt, at Ydelsescentret be-handler sagerne til tiden, og der skal være synlighed herom. Et mål for administration til tiden er, at der til stadighed skal være en løbende opfølgning på, at sagsbehandling sker indenfor den fastlagte tidsram-me. Der skal gennemføres stikprøveundersøgelse i et antal sager for at vurdere opfyldelse af de beslut-tede servicemålsætninger om tidsfrister for sagsbe-handlingen. TilgængelighedBorgerne skal opleve Ydelsescentret som en tilgæn-gelig offentlig serviceorganisation. Tilgængelighed til Ydelsescentret skal her opfattes som en bred vifte af muligheder for at møde Ydelsescenter Århus. Det kan være via internet, telefon eller personlig fremmø-de og kan måles både i åbningstider og geografiske betjeningssteder. Der vil i 2008/2009 blive arbejdet med vurdering af hvilken tilgængelighed, der er bedst for borgerne/virksomhederne, og som er administra-tiv mulig for Ydelsescentret. Der søges mod udvikling af en lettere og bedre tilgængelighed indenfor tre områder - gennem digitale løsninger, gennem nye former for telefonisk betjening og gennem udvik-ling af betjeningen af nye borgere, der visiteres fra Jobcenter Århus.

Sikring af effektivitetFor borgerne i Århus Kommune har det betydning, at sagsbehandling og administration gennemføres effektivt, og at der løbende sikres bedst mulig udnyt-telse af den teknologiske udvikling. Et mål for sikring af udvikling og effektivitet er, at Ydelsescentret årligt igangsætter og/eller afslutter udviklingsmæssige

tiltag. Aktuelle udviklingsmæssige tiltag er arbejdet med strategi- og udviklingsplanen, arbejdet med lean samt deltagelse i forskningsprojektet eGov+.

BrugeroplevelseDen måde, hvorpå borgere og virksomheder bliver mødt i - og betjent af Ydelsescenter Århus, har stor betydning for brugeroplevelsen af serviceniveauet, uanset om der gives en bevilling, eller der gives et afslag. Med et årligt arbejde med forsørgerydelser til op mod 60.000 forskellige borgere/virksomheder er det af betydning for Ydelsescentret, at vi kender vort omdømme, og hvorledes oplevelsen er hos de mange, der bliver betjent. Der vil i løbet af 2008/2009 sættes fokus på, hvorledes der kan udvikles redska-ber til måling af brugernes oplevelse af ydelsescen-trets betjening af dem.

Socialt bedrageriDet er af betydning, at Ydelsescentret som en del af den offentlige betjening af borgere/virksomheder, er med til at sikre den rigtige anvendelse af de sam-lede ressourcer jf. gældende lovgivning. Der er i den almindelig daglige sagsbehandling altid fokus på, at borgere, der modtager en forsørgerydelse eller hjælp i særlige tilfælde, skal være berettiget hertil, og der er en tæt økonomiopfølgning på sagerne.

En tidlig indsats i sager med socialt bedrageri er med til at begrænse såvel omfang som udviklingen heraf. Der vil i 2008/2009 blive sat ekstra fokus på samarbejde omkring socialt bedrageri og begræns-ning af socialt bedrageri. Der vil blive arbejdet med nye initiativer og målemetoder, der til stadighed skal sikre, at det gennemsnitlige tilbagebetalingskrav pr. bedragerisag bliver faldende over de kommende år.


Ydelsescentret i tal


Kontanthjælp opstartJægergårdenVærkmestergade 158000 Århus Ctlf. 8940 2000

Ydelsescenter - Århus Dagpengeafd.Værkmestergade 158000 Århus Ctlf. 8940 2000

Ydelsescenter - Nord Vejlby Centervej 528240 Risskovtlf. 8940 2000mail: [email protected]

Ydelsescenter - VestSilkeborgvej 6228220 Brabrandtlf. 8940 2000mail: [email protected]

Ydelsescenter - Syd Grøndalsvej 28260 Viby Jtlf. 8940 2000mail: [email protected]

Ydelsescenter - Centrum Værkmestergade 158000 Århus Ctlf. 8940 2000mail: [email protected]

Den geografiske placering af organisationen


Ydelsescenter Århus


Ydelsescenter ÅrhusJægergårdenVærkmestergade 158000 Århus Ctlf: 8940 2000

Documents

Ydelsescenter Århus - Virksomhedsplan 2008