ZAMAN YÖNETİMİ ve ETKİLİ KULLANMA

YÖNTEMLERİ

1

Zaman Yönetimi ZamanZaman; Yerine konması, geri döndürülmesi,

yenilenmesi, depolanması, satın alınması

mümkün olmayan bir kaynaktır.

2

Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.

Zaman pahalıdır.

3

ZAMANIN ÖNEMİ !!!BİR SENE’ninBİR SENE’nin değerini anlayabilmek için

sınıfta kalan bir öğrenciye sorun.BİR AY’ınBİR AY’ın değerini anlayabilmek için,

prematüre bir bebek dünyaya getiren bir anneye sorun.

BİR HAFTA’nınBİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir derginin editörüne sorun.

BİR SANİYE’ninBİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı kılpayı atlatan bir adama sorun.

BİR MİLİSANİYE’ninBİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda gümüş madalya alan sporculara sorun.

4

İstemek, Başarmak İçin İstemek, Başarmak İçin

Gereklidir; Ama Bitirmek Gereklidir; Ama Bitirmek İçin İçin

Başlamak Gereklidir.Başlamak Gereklidir.

5

Zaman TuzaklarıPlânsızlıkÖncelikleri belirleyememek ve

sıralayamamakErtelemekKendini gereğinden fazla işe adamakAcelecilikKırtasiyecilik ve verimsiz okuma

6

Rutin ve gereksiz işlerAçık kapı politikası (hayır diyememek)Gereksiz telefonlarGündemsiz ve verimsiz toplantılarKararsızlıkYetki verememekDağınık masa ve büro düzeni

7

Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında

bitmemekte ve bunun sonucunda işleri

planlamaya zaman kalmamaktadır.

8

Planlamada Beş Yaygın Bahane1. Plan yapmaya vaktim yok.2. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum.

Neden plan yapmaya zaman harcayayım.3. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm

çok fazla bölünüyor.4. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi

kısıtlanmış hissediyorum.5. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum.

9

Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.

Yönetim planlama ile başlar.

Ve en önemli aşamadır...

10

MİMAR SİNAN84 cami52 mescit57 medrese7 okul ve darülkurra22 türbe17 imaret3 darüşşifa7 su yolu kemeri8 köprü20 kervansaray35 köşk ve saray6 ambar ve mahzen48 hamam olmak üzere toplam

350’ye yakın yapıyı gerçekleştirmiştir.

’’ ’’ 99 yaşında, 1588 yılında 99 yaşında, 1588 yılında vefat etmiştir.’’vefat etmiştir.’’ 11

Öncelikler Öncelikler Belirleyememek ve Belirleyememek ve Sıraya KoyamamakSıraya Koyamamak

12

Öncelikleri bilmek ve sıralamak...HoşlandığımızıÇabuk bitecek olanı

Kolay olanıBildiğimiziAcele yapılanıBaşkalarının isteğini

HoşlanmadığımızdanUzun sürecek

olandanZor olandanBilmediğimizdenÖnemli olandanKendi seçtiğimizden

13

YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

Adamın biri ormanda doIaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesiImiş

olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguIdür.

Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testere ile işini yapmaya çalıştığını

görür ve dayanamaz: “Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü

kesmeye, parçalamaya çaIışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve

“Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın .”

diye söylenir.

TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

14

ERTELEMEKGerçekten önemli ve yaşamsal işlerle

uğraşmaktan alıkoyan erteleme;

Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu

bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her

alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren

bir alışkanlıktır.

15

Erteleme alışkanlığı,en önemli

zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.

16

Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamakİşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz

için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışma ile olur.

Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

17

Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar.

En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler.

Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.zamanlarını iyi yönetmezler.

18

ACELECİLİKBazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar.

Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.

Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar.Aceleci tavır zaman

yönetimine ters düşer.

19

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma

Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

20

Rutin ve Gereksiz İşlerUzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkinbir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafındanyapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

21

Gündemsiz ve Verimsiz ToplantılarYapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.Sorun,

Gündemi belirlenmeden yapılan, Normal süresini aşan ve Amacına ulaşmayan toplantılardır.

22

Kararsızlık

Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

23

24

Hayır Diyememek...Hayır Diyememek...

Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını

üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektirüstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir

25

Dağınık masaDağınık masa

Dağınık masaDağınık masa; ;

YorgunlukYorgunluk

Verimsizlik, Verimsizlik,

Baş edememe hissi,Baş edememe hissi,

Stres ve hakimiyetStres ve hakimiyet

yoksunluğu oluşturur,yoksunluğu oluşturur,

Ayrıca yaşamınızı Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.kısıtlar.

26

Başkalarından önce kendimizi Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.yönetmeliyiz.

Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır.püf noktasıdır.

Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.kazanmak ve bunları uygulamaktır.

27

Hepimizin Hepimizin haftada 168 saati var, haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? değerlendiriyorsunuz?

Zamanın yetmediğini, işimizin çok Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz.olduğunu söyler yakınıp dururuz.

Eğer her gün fazladan iki saat verilse, Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?ne yaparız?

28

Zamanı iyi kullanmanın üç Zamanı iyi kullanmanın üç yoluyolu

1.1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri

bırakmak.bırakmak.

2.2. Yaptığınız işte daha etkin olmak.Yaptığınız işte daha etkin olmak.

3.3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan Bazı işleri devredeceğiniz bir insan

daha bulmak.daha bulmak.

29

Zamanı İyi Değerlendirmenin Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize KazandıracaklarıBize Kazandıracakları

Kariyer planlamasıKariyer planlamasıOkumakOkumak İletişimİletişimDinlenmeDinlenmeDüşünmeDüşünme

30

Öncelikle olağan bir Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.günümüzü not etmeliyiz.

En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. kaydedin. Detaylı olsun.

Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.

Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?

Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.yorumunuzu da ekleyin.

31

En İyi ZamanEn İyi Zaman

Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz. Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.

Günün en iyi ve en verimli zamanını Günün en iyi ve en verimli zamanını

tespit etmeliyiz.tespit etmeliyiz.

32

%100

08:00 Öğle 17:00

En iyi zaman

33

Öncelik Sırasına KoymakÖncelik Sırasına Koymak

Kesinlikle yapılmalıKesinlikle yapılmalı

YapılmalıYapılmalı

Yapılması iyi olurYapılması iyi olur

34

Öncelikleri belirlemedeki Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:kriterlerimiz:

KararKarar

GörecelikGörecelik

ZamanlamaZamanlama

35

1. Sorumlulukları, öncelikleri ve

amaçları belirleyin.

2. Gereksiz yere uygun olmayan

faaliyetleri eleyin.

Mümkün olduğunca

dağıtımyapın.

3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı

planlayın ve programlayın.

Engellerin çoğunumümkün olduğuncaeleyin veya azaltın.

Beklenmedikolaylar için

boşluk bırakın.

Zirve enerji zamanınızı

optimum kullanın.

36

Kendimizi DeğerlendirelimKendimizi Değerlendirelim

Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum.Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum. Günlük çalışmamı buna göre ayarladım.Günlük çalışmamı buna göre ayarladım. Telefon görüşmeleriTelefon görüşmeleri Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım. Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım. Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım.Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım. Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.

37

Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.ortadan kaldırdım.

Etkinliği artırmak için yollar aradım.Etkinliği artırmak için yollar aradım.Her hafta neler başarmak istediğimi Her hafta neler başarmak istediğimi

planladım.planladım.Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.Ani işler için zaman bıraktım.Ani işler için zaman bıraktım.Her işi yapamayacağımı ve en iyi Her işi yapamayacağımı ve en iyi

alternatifleri seçmem gerektiğini alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.farkettim.

38

PlânlamaPlânlama

U zu n V a d e li H ed e fle r K ısa V a d e li H ed e fle r

Zam an Çerçevem

39

Zaman KaybettiricilerZaman Kaybettiriciler DüzensizlikDüzensizlik Hayır diyememekHayır diyememek GeciktirmeGeciktirme BeklemelerBeklemeler AksaklıklarAksaklıklar

ZiyaretçilerZiyaretçiler PostaPosta DedikoduDedikodu Gereksiz titizlikGereksiz titizlik Kahve sohbetleriKahve sohbetleri

40

Gecikmelerle MücadeleGecikmelerle MücadeleBitirme tarihini belirleyin.Bitirme tarihini belirleyin. İlk önce sıkıcı olan işi yapın.İlk önce sıkıcı olan işi yapın.Şimdi yapın!Şimdi yapın!Ödüllendirme sistemi kurun.Ödüllendirme sistemi kurun. İşleri küçük bölümlere ayırın.İşleri küçük bölümlere ayırın.Sizi uyaracak biriyle anlaşın.Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

41

Etkili Zaman Yönetimi İçin Etkili Zaman Yönetimi İçin TavsiyeTavsiye

1.1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.ve öncelik sırasına dizin.

2.2. ““Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.göre hazırlayın.

3.3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.yaklaşın.

4.4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.5.5. ““Zamanınızı en iyi şekilde nasıl Zamanınızı en iyi şekilde nasıl

değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.uygulayın.

42

Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın

Anahtarıdır.