- 1. K nng kim sot qu trnh-MBP Part 1 Dnh cho nh qun l
2. Li gii thiu 3. Mc ch
- Khi nghin cu ti liu ny, s gip bn:
- Thit lp c phng php kim sot theo qu trnh.
- Phng php setup cc loi ti liu qun l nh s tay, th tc, quy nh, hng
dn, biu mu
- XY DNG CNG NGH SETUP QU TRNH
- Ti liu gm 2 phn: Phn 1 v nh ngha.., cch thc thit lp v kim sot
qu trnh. Phn 2 dnh cho cc ti liu khc (h thng ti liu ca DN, kim sot
ti liu b phn, kim sot h s)./.
4. 1/ KHI QUT CHUNG V MBP
- + nh ngha 1: Theo tiu chun ISO 9000:2000 (3.4.1), qu trnh l tp
hp cc hot ng c quan h ln nhau v tng tc bin u vo thnh u ra.
- + nh ngha 2: Ngn gn hn, mi hot ng hay tp hp hot ng s dng cc
ngun lc bin u vo thnh u ra c th xem nh mt qu trnh.
5. 1.1.2 Phng php qun l MBP
- Phng php qun l theo qu trnh (management by process) l phng php
qun l da trn vic phn loi cc hot ng theo cc qu trnh.
6. 1.1.3 Yu cu qun l qu trnh trong t chc:
- Mi qu trnh phi to ra GTGT.
- Cch tip cn theo h thng cc qu trnh
7. 1.2 Phn bit MBP v MBO
- Hin nay cc nh qun l ang tip cn qun l theo hai hng chnh l:
- + Qun l theo mc tiu (management by object MBO).
- + Qun l theo qu trnh MBP.
- Vn cha c quan im thng nht v s dng phng php qun l no hiu qu hn,
nhng chng ta c th tip cn hai phng php ny qua bng so snh sau y.
8. Bng so snh MBO MBP. Thun li cho cng vic kh xc nh mc tiu. Thun
li cho cng vic kh kim sot hoc o lng. u im Thng l qun l cp trung v
cp thp Thng l qun l cp cao v cp trung Ngi s dng + Kim sot c cng vic
chi tit, nhng cha chc m bo mc tiu. + Hiu nng + Lm vic ng. + m bo
theo mc tiu ra. + Hiu qu + Lm ng vic. Kt qu cng vic MBP MBO Tiu ch
so snh 9. 1.3 ngha ca p dng MBP:
- 1.3.1 Xy dng cc ti liu phc v cho DN mt cch h thng, thng
nht.
- 1.3.2Kim sot c chi tit vic thc hin cng vic thng qua vic xy dng
lu quy trnh, xc nh cc im kim sot
- 1.3.3 Qun l tt cc cng vic kh xc nh mc tiu.
- 1.3.4 Xc nh chi tit nhu cu ca khch hng, phn tch quy trnh hnh
vi.
- 1.3.5 Xy dng, chun ho dng lu thng sn phm hay thng tin trong
DN.
10. 1.3 ngha ca MBP (tt)
- 1.3.6 Mt trong nhng nhim v quan trng nht ca MBP l lm sng t nhng
giao l thng tin gia cc b phn hay nhn vin vi nhau.
- 1.3.7 p dng MBP l mt trong 8 nguyn tc qun l cht lng theo m hnh
ISO 9001:2000:
- Hng vo khch hng Customer Focus.
11. 1.3 ngha ca MBP (tt)
- C s tham gia ca mi ngi Involvement of people.
- Cch tip cn theo qu trnh Proces approach.
- Cch tip cn theo h thng - System approach to management.
- Ci tin lin tc Continual improment.
- Quyt nh da trn s kin Fatual approach to decision making.
- Quan h hp tc c li vi nh cung ng Mutually beneficial supplier
relationship.
12. 1.4 Yu cu ca h thng ti liu
- To thnh h thng ti liu cho DN c chun ho.
- Kim sot c h thng ti liu hin hnh thng t qu trnh son tho, phn
phi, lu tr, chnh sa..
- Ph duyt ti liu trc khi ban hnh.
- Xem xt, cp nht li khi cn thit.
- m bo s nhn bit cc thay i ca ti liu.
- m bo ti liu c sn ni s dng.
- m bo ti liu lun r rng, d nhn bit.
- Ti liu c ngun gc bn ngoi c nhn bit.
- Ngn nga s dng v tnh cc ti liu li thi.
13. 1.5 Kh khn trong vic p dng MBP:
- H thng ti liu khng kim sot (SL). Ch yu l do t chc cha c kinh
nghip trong vic set up quy trnh.
- Ni dung ca h thng ti liu qu s si. Cc ti liu khng phn nh cc hot
ng thc tin ang din ra.
- Qu t biu mu. Biu mu s l h s phn nh cc hot ng ca nhn vin. Qu t
biu mu s dn n kh o lng v nh gi hiu qu cng vic, kh gii quyt tranh
chp hay vi phm.
14. 1.5 Kh khn trong vic p dng (tt):
- Thc t hot ng khng p dng nh ti liu quy nh.
- H thng ti liu qu nhiu. Cng ty khng th kim sot c ti liu mi, li
thi.
- Khng tin hnh ci tin, xem xt li h thng ti liu sau mt thi
gian.
15. 2/ QU TRNH SET UP TI LIU
- 2.1 Khi nim v phn bit ti liu h s:
- + Ti liu l nhng vn bn c ban hnh m mi thnh vin trong t chc phi
tun theo.
- + H s l bng chng v vic thc hin theo ti liu.
16. 2.1 Khi nim ti liu h s (tt):
- Trong phn I, ch xem xt n quy trnh setup cc ti liu l cc th
tc.
17. 2.2 Cc bc thit lp TH TC
- Xc nh ti liu phi tun theo v h s.
- Xc nh phng php kim sot cc bc cng vic.
- Xc nh cc im cn kim tra th nghim.
- M t/din gii cc bc cng vic.
- Hon thin phn nh ngha, ti liu tham kho, biu mu km theo.
18. 2.2.1 Xc nh nhu cu
19. 2.2.2 Xc nh mc ch:
- Xc nh bn cht ca quy trnh l g? Thng thng l GTGT ca quy
trnh.
- Quy trnh cn tun th cc mc tiu/chnh sch ca t chc ntn?
- ngha:ton b cc bc cng vic, phng php kim sot, tn sut, thi hn s da
trn mc ch setup quy trnh.
- VD: Xc nh mc ch ca quy trnh book xe?
20. 2.2.3 Phm vi ca th tc:
- Phm vi th tc c hiu tng t nh phm vi iu chnh ca mt vn bn php
lut.
- Phm vi iu chnh c th l ton b t chc, theo b phn, theo c nhn, theo
thi gian, khng gian, lnh vc
21. 2.2.3 Phm vi ca th tc: tt
- Th tc ny p dng cho vic gii quyt khiu ni ca khch hng i vi ton b
h thng nh hng ca cng ty.
22. 2.2.4 Xc nh s bc cng vic trong quy trnh:
- Hin nay khng c quy chun cho vic xc nh bao nhiu bc cng vic l hp
l.
- Thc t, mt quy trnh c th t 5 20 bc, tuy nhin nn t 8-15 bc l ph
hp.
- Quy trnh c qu nhiu bc s dn n rc ri trong vic kim sot, ngc li th
s dn n khng kim sot.
23. 2.2.4 Xc nh s bc cng vic trong quy trnh:(tt)
- phn tch cc bc trong mt quy trnh, cn da vo cc yu t sau:
- Input: u vo ca quy trnh gm nhng yu t no?
- Output: u ra ca quy trnh gm cu thnh ca cc yu t no? GTGT l
g?
- Tip theo dng phng php 5W1H v 5M lm r vn .
24. 2.2.4 Xc nh s bc cng vic trong quy trnh:(tt)
- Phng php 5M (xc nh cc ngun lc):
25. 2.2.4 Xc nh s bc cng vic trong quy trnh:(tt) case study
- V d xc nh s bc cng vic ca quy trnh book xe.
26. 2.2.5 Xc nh im kim sot:
- Vic xc nh cc im kim sot chnh l thc hin chc nng kim tra ca nh
qun tr.
- V nguyn tc c bao nhiu bc cng vic, s c by nhiu im kim sot, nhng
do cc ngun lc khng , do vy t chc ch thit lp cc im kim sot trng
yu.
- Cc im kim sot trng yu tun theo quy tc Pareto 80/20.
27. 2.2.6 Xc nh ngi thc hin.
- Mi bc cng vic, cn phi xc nh bc do b phn/c nhn no thc hin.
- C nhiu quy trnh, cn xc nh cht ch hn qua: ngi thc hin chnh, ngi
thc hin ph, ngi h tr.
28. 2.2.7 Xc nh bng kim sot qu trnh.
- Bng kim sot qu trnh l mt ti liu ring, phc v cho vic din gii qu
trnh.
- Nhiu t chc a bng kim sot qu trnh l mt ti liu ca h thng, nhng
nhiu t chc ch coi n l cng c h tr cho vic setup qu trnh.
29. 2.2.7 Xc nh bng kim sot qu trnh. (tt) Cng ngh o lng Mc qui
nh c tnh/ thng s H s Ngi thc hin Ti liu hng dn Tn sut Thit b s dng
im kim sot Cng on Stt 30. 2.2.8 Xc nh phng php th nghim
- Mc ch ca th nghim l xc nh xem cc cng vic c thc hin ng theo tiu
chun ra hay khng?
- Pre test. y l giai on lm th, sn xut th, mt trong cc im quan
trong nht ca phng php th nghim.
- Test trong qu trnh thc hin.
31. 2.2.8 Xc nh phng php th nghim (tt). Thit b s dng Mc qui nh c
tnh/ thng s H s Ngi kim tra Ti liu hng dn Tn sut im kim sot Cng on
Stt 32. 2.2.9 M t quy trnh:
- L m t c th cc bc trong quy trnh.
- Cch thc thc hin cc bc cng vic ntn?
- Trng hp vic din gii cch thc (how) thc hin qu phc tp, dith cn mt
ti liu ring hng dn thc hin.
33. 2.2.10 Hon thin nh ngha, biu mu km theo.
- nh ngha (phn III): gii thch ngha cc thut ng trong quy trnh, din
gii cc t vit tt.
- Biu mu km theo (phn VI): xc nh quy trnh gm nhng biu mu no km
theo, m s???
34. 2.3 Cu trc ca th tc:
- 2.3.3 Trang theo di kim sot thay i ti liu.
- 2.3.4 Phn ni dung chnh ca ti liu gm:
35. 2.3.1 Header Footer:
M s: Ngy ban hnh: Ln sot xt: S trang: Tn ti liu Logo cty 36.
2.3.2 Trang ba Son tho Xem xt Ph duyt Tn ti liu 37. 2.3.3 Phn theo
di chnh sa ti liu: Ni dung mi Ni dung c Mc chnh sa/Trang chnh sa
Stt 38. 2.3.4 Phn ni dung chnh:
- Ghi phn mc ch, phm vi, nh ngha vo ti liu.
- Xy dng ni dung cho ti liu (ch yu l v v din gii lu ) nh
sau:
- ( ghi ch: cc k hiu din gii lu thc hin theo th tc v hng dn bin
son ti liu ca cng ty)
39. 2.3.4 Phn ni dung chnh (tt): Biu din lu qu trnh
- Hnh thc 1: gm c 03 ct: trch nhim, lu , ti liu/h s. Sau trang lu
s n phn din gii cc bc trong quy trnh.
- Hnh thc 2: Thm phn m t quy trnh nhm din gii cc bc trong quy
trnh.
- Hnh thc 3: Kt hp cc kiu trn, c th tch ti liu/h s thnh hai ct
ring.
40. 2.3.4 Phn ni dung chnh (tt): Hnh thc #1: Din gii lu Ti liu/h
s Lu Trch nhim thc hin 41. 2.3.4 Phn ni dung chnh (tt): Hnh thc #2:
M t quy trnh Ti liu/h s Lu Trch nhim thc hin 42. 2.3.4 Phn ni dung
chnh (tt):Ti liu tham kho
- Ghi r tn ti liu m ti liu m n tham chiu ti/phi tun th theo trong
phn ti liu tham kho.
- Cc ti liu tham kho thng l cc ti liu cp cao hn, hiu lc cao hn
hoc l vn bn php lut ca nh nc.
43. 2.3.4 Phn ni dung chnh (tt):Ti liu tham kho (tt)
- Php lnh hp ng kinh t, 1989.
- Ngh nh 17/HDBT ca hi ng b trng 1989 hng dn chi tit thi hnh php
lnh kinh t.
- S tay kinh doanh m s: HB/ST-02.
44. 2.3.4 Phn ni dung chnh (tt): Biu mu km theo
- Biu mu l mt trong nhng ti liu quan trng nht ca h thng qun
l.
- Khi biu mu cha c s dng, n l ti liu, nhng khi c s dng, n l h
s.
- Theo ISO 9000:2000 (2.7.2) th h s l nhng ti liu cung cp bng
chng khch quan v cc hot ng c thc hin hay kt qu t c.
45. 2.3.4 Phn ni dung chnh (tt): Biu mu km theo (tt) V d
- Phiu ghi nhn khiu ni khch hng m s: HB/TT-02/BM01.
- Phiu tng hp kin khch hng, m s: HB/TT-02/BM02.
46. 2.4 Th tc kim sot ti liu
- Th tc kim sot ti liu l mt trong 6 th tc bt buc theo tiu chun
ISO 9001:2000.
- Ngoi ra, mc ch ca vic xy dng th tc kim sot ti liu l vic chun ho
phng php MBP.
47. 2.4.1 Cc yu cu ca kim sot ti liu:
- Lnh o cao nht phi ph duyt ti liu trc khi ban hnh.
- Xem xt, cp nht ti liu khi cn thit.
- m bo nhn bit c s thay i v tnh trng sa i hin hnh ca ti liu.
- m bo ti liu thch hp c sn ti cc ni s dng.
48. 2.4.1 Cc yu cu ca kim sot ti liu: (tt)
- m bo ti liu lun r rng, d nhn bit.
- m bo ti liu c ngun gc bn ngoi c nhn bit v vic phn phi ca chng c
kim sot.
- Ngn nga vic s dng v tnh cc ti liu li thi v p dng du hiu nhn bit
thch hp nu chng c gi li v mc ch no .
49. 2.4.2 Cc biu mu kim sot ti liu:
- Phiu xut son tho ti liu mi.
- Danh sch phn phi ti liu .
- Bng theo di thay i ti liu.
- Phiu xut p dng ti liu bn ngoi.
50. 2.4.3 hng dn son tho ti liu.
- L ti liu km theo th tc kim sot ti liu.
- Hng dn chi tit qu trnh son tho ti liu.
- Ni dung quy nh: c ch, fonts, l, cc biu tng trong lu , m s, hnh
thc ti liu, quy nh v ng du ti liu
51. MANAGEMENT BY PROCESS Bui 2: II -Cc ti liu thuc h thng ti
liu ca cng ty. III - Kim sot ti liu ca b phn. IV - Kim sot h s. 52.
PHN II: H THNG TI LIU CA DN
S tay Th tc Hng dn cng vic, Quy nh, tiu chun Biu mu/h s 53. Bng
so snh h thng ti liu DN v h thng php lut Bn cht xy dng h thng ti
liu l xy dng h thng php lut cho DN. Hin php/lut Ngh nh Thng t/Ch
th/Hng dn Mu vn bn S tay Th tc Hng dn cng vic, Quy nh, tiu chun Biu
mu/h s 54. Din gii
- Ti liu cp cao s c hiu lc cao hn ti liu cp thp.
- Din gii s tay l cc quy trnh, quy nh, hng dn.
- Biu mu lun phi i km vi mt ti liu nh: th tc, quy nh, hng dn
- Ngoi l so vi h thng php lut.
55. 1. S tay
- + Theo ISO 9000:2000, s tay cht lng l ti liu cung cp nhng thng
tin nht qun, cho c ni b v bn ngoi, v h thng qun l cht lng ca t
chc.
- + Theo cch hiu thng thng s tay l cm nang hot ng cho mt lnh vc
no .
56. 1.2 Mc ch ca s tay:
- Cung cp thng tin gii thiu cho cc bn lin quan: khch hng, c ng
chin lc, Ban Gim c
- Gii thiu trit l kinh doanh, s mng, mc tiu, vn ho DN
- Cung cp cc thng tin c bn v h thng qun l ca DN.
- Cc mc ch khc cn tu thuc vo tng loi s tay.
57. 1.3 Phn loi:
- y l loi s tay ca h thng qun l ISO 9000 (phin bn mi nht l ISO
9001:2000).
- V ni dung, hu nh ton b ni dung ca s tay cht lng gn nh tng ng vi
ni dung ca tiu chun ISO 9001:2000.
58. 1.3.1 S tay cht lng: (tt)
- Chng IV: H thng qun l cht lng.
- +Gii thiu cc loi ti liu ca h thng.
59. 1.3.1 S tay cht lng: (tt)
- 5.5 Trch nhim quyn hn v trao i thng tin.
60. 1.3.1 S tay cht lng: (tt)
61. 1.3.1 S tay cht lng: (tt)
- Chng VII: Thc hin sn phm v dch v.
- 7.1 Hoch nh vic to sn phm.
- 7.2 Cc qu trnh lin quan n khch hng.
- 7.5 Sn xut v cung cp dch v.
- 7.6 Kim sot thit b theo di v o lng.
62. 1.3.1 S tay cht lng: (tt)
- Chng VIII: o lng, phn tch, ci tin
- 8.3 Kim sot sn phm khng ph hp.
63. 1.3.2 Cc loi s tay khc:
- S tay HACCP, SA 8000, ISO 14000.
- S tay hot ng (h thng nhng quyn). Operation manual.
64. 1.4 Hin trng xy dng s tay ca cc DN hin nay.
- Mi dng li vic pht trin s tay theo yu cu ca cc tiu chun m DN ang
p dng. Cha bao qut c ton b hot ng ca DN.
- Ni dung ca cc s tay qu kh cng, p dng cng nhc theo nguyn vn ca
tiu chun tng ng.
- Theo quan im mi, cn xy dng s tay p ng c mc ch xy dng s tay, c
bit phi d hiu v m bo yu cu ca cc bn quan tm.
65. 1.5 Xy dng s tay cng ty.
- 1.5.1 Cc thay i so vi yu cu kim sot ti liu:
- Trang ba, phn Header v Footer, trang chnh sa ti liu tun theo ng
Th tc kim sot v hng dn bin son ti liu.
- Phn biu mu (ti liu din gii khng ghi vo phn VI m ghi trc tip
trong tng phn lin quan).
- C th pht trin thm phn mc ch, phm vi, ti liu tham kho.
66. 1.5.2 C cu ni dung s tay
- 1.5.2.1 Phn m u (chng I).
- Gii thiu lch s hnh thnh cng ty.
67. 1.5.2.2 Chng II: H thng ti liu:
68. 1.5.2.3 Chng III: Qun tr
69. 1.5.2.4 Qun tr nhn s:
70. 1.5.2.4 Qun tr nhn s: (tt)
- Vic k lut ca cng ty tun theo cc quy nh php lut lao ng hin
hnh.
- Vic thc hin, xem xt, x l, khiu ni v k lut tun theo th tc hng dn
xem xt k lut v khiu ni m s: KV/PR-12
71. 1.5.2.5 Cc chng khc
72. 2. Th tc
- ( c xy dng trong phn Part I)
73. 3. Quy nh
- Ton b phn ni dung v hnh thc ca ti liu tun theo th tc kim sot ti
liu.
- Phn bit khi nim quy nh thng thng v khi nim quy nh trong h thng
ti liu.
- +Theo cch hiu thng thng, quy nh l tt c nhng g m mt thnh vin
trong t chc phi thc hin. Nh vy, bn thn cc ti liu khc nh s tay, th
tc, hng dn u l cc quy nh.
- +Theo nh ngha ca ISO 9000: 2000, th quy nh l ti liu cng b cc yu
cu (documents stating requirements).
74. 3.2 Cc loi quy nh trong DN:
- Thc hin ch k ton ti chnh theo quy nh ca php lut.
- Thc hin cc chnh sch ca DN v kinh doanh, nhn s nh:
- +Quy nh v cc hnh vi, phng php x s, giao tip ca cc thnh vin
trong t chc
75. 3.3 Chc nng nhim v, m t cng vic
- +Chc nng, nhim v v m t cng vic l mt loi quy nh c th ca t
chc.
- +Cn phn bit hai khi nim chc nng v nhim v:
- _Chc nng l g? Chc nng l nhim v trng tm ca b phn.
- _Nhim v l g? Ci m bn phi thc hin.
76. 3.3.2 M hnh CN-NV-MTCV Chc nng 1 Quy trnh 1 Quy trnh 2 Nhim
v 1.1 Nhim v 1.3 Nhim v 1.2 NV ca TP NV ca Staff1 NV ca Staff2 77.
3.3.2 M hnh CN-NV-MTCV (tt)
- Bc 1: Xc nh cc chc nng chnh.
- Bc 2: Xy dng cc quy trnh cho mi chc nng.
- Bc 3: Lp list cc nhim v. Trong cc phn ny cn lu n 4 chc nng ca
nh qun tr: lp k hoch, t chc, lnh o, kim tra.
- Bc 4: Chuyn cc NV cho cc Staff hay qun l thch hp.
78. 3.3.3 Ni dung chnh bn MTCV:
- +Hu ht cc t chc ch lit k cc NV ca nhn vin m khng th hin trong
rng NV thc hin nh th no.
- +Chng ta c th thit k phn nhim v lm nhiu ct nh nhim v, ti liu,
yu cu..
- Nhiu t chc tch hp thm phn tiu chun cng vic.
79. 4. Tiu chun:
- Hin nay trong DN tn ti hai loi tiu chun chnh l:
- Ni dung v hnh thc xy dng tiu chun tun theo quy trnh kim sot ti
liu.
80. 5. Hng dn cng vic:
- HDCV thng chi tit cc ni dung trong s tay, th tc hoc quy nh. i
vi mi yu cu trong cc loi ti liu ny, s pht sinh quy tc: 5W1H. HDCV
chnh l chi tit ch How trong quy tc ny.
- HDCV phn lm hai loi chnh: theo loi cng vic v theo ngi s
dng.
- Thng thng HDCV c dng cho mt loi cng vic tng ng vi mt ngi s dng
th s thun li hn trong vic tip cn.
- Ni dung v hnh thc ca HDCV tun theo th tc kim sot ti liu, v thng
c phn thnh nhiu bc khc nhau, c din gii chi tit cho tng bc cng
vic.
81. 6. Hng dn vn hnh:
82. 6.2 C cu ni dung ca ti liu:
- + Quy nh thi gian kim tra.
83. 6.2 C cu ni dung ca ti liu:
- + Thu dn, sp xp li ni lm vic.
- 6.2.5 Cc s c thng gp v cch x l.
- Mc ch l to ra s hng dn cho ngi vn hnh cc s c thng gp h c th x l
trc tip m khng cn s h tr t bn ngoi.
84. 7. Biu mu
- Hu nh ton b hot ng ca cng ty th hin qua cc biu mu.
- Biu mu khi c ghi chp s l bng chng khch quan v vic thc hin cng
vic ca NV.
- V tm quan trng ca BM, mt s cng ty thng lp mt danh sch qun l tt
c cc loi biu mu.
85. 7. Biu mu
- Danh sch biu mu thng do phng HC qun l. L do, n s lin quan n vic
cp pht, s dng cho cc phng ban chc nng..
- BM khng bao gi ng c lp m lun i km cc ti liu quy nh v din gii
cho n, nh th tc, quy nh, hng dn
- M s biu mu thng i km m s ti liu i km vi n, v d: 04/KV/TT-11/BM
hoc KV/TT-11/BM04
86. PHN III: KIM SOT TI LIU CA B PHN 87. 1. Pht sinh ti liu
mi.
- Lp giy ngh son tho ti liu mi (theo mu th tc kim sot ti
liu).
- Son tho ti liu theo hng dn son tho ti liu.
- Chuyn ti liu cho cc b phn c kin (nu ti liu lin quan n phng ban
khc).
- Lin h b phn HC xin m s ti liu.
- B phn HC photo v phn phi ti liu.
88. 2. Thay i ti liu:
- Lp giy ngh thay i ti liu.
- Chuyn phng ban khc cho kin, tp hp.
- Trnh GD xem xt v ph duyt.
- Phng HC chnh sa ti liu h thng v phn phi.
89. 3. Phn phi v hun luyn:
- B phn lin quan s nhn c mt bn copy ti liu t phng HC. Bn copy phi
c ng du kim sot.
- Khi nhn c ti liu, trng BP c trch nhim gii thch, hun luyn cho
nhn vin v quy trnh mi.
- Trng b phn lp bin bn hun luyn, c ch k ca NV tham gia, bin bn
hun luyn chnh phi chuyn v phng NS lu.
90. 4. Danh mc ti liu ni b.
- Danh mc ti liu ni b bao gm tt c cc ti liu pht sinh trong ni b
cng ty.
- Mi b phn phi lp mt danh mc ti liu ni b ca b phn mnh v cp nht
danh mc ti liu thng xuyn.
91. 4. Danh mc ti liu ni b. (tt) Ghi ch Ln ban hnh B phn ban hnh
Thi gian ban hnh Tn ti liu Ch Phn loi M s 92. 5. Ti liu bn
ngoi:
- 5.1 Khi nim: Ti liu bn ngoi l ti liu c ngun gc t bn ngoi.
- Ti liu k thut ca khch hng.
93. 5.2 Phn loi: (tt)
- Ti liu bn ngoi cn c phn lm loi c tnh cht bt buc v ti liu tham
kho.
- Ti liu c tnh cht bt buc v d nh vn bn php lut, ti liu k thut ca
khch hng hng dn cho tng n hng c th. Nhng ti liu ny phi c kim sot
tng t nh ti liu ni b ca cng ty.
- Ti liu bt buc c ng du kim sot v ti liu tham kho c ng du tham
kho.
94. 5.3 Kim sot ti liu bn ngoi.
- B phn phi duy tr mt danh mc ti liu bn ngoi vi mu tng t danh mc
ti liu ni b.
- Khi pht sinh ti liu bn ngoi, b phn lp phiu ngh p dng ti liu bn
ngoi, trnh GD ph duyt (hoc c th u quyn ph duyt cho TP).
95.
96. 1. Yu cu:
- Xc nh bng chng v qu trnh thc hin h thng ti liu.
- m bo tnh r rng, d nhn bit, d s dng.
- Xc nh phng php bo qun, bo v.
- Xc nh thi gian lu tr v hu b h s.
97. 2. ngha:
- Gim ri ro khi nhn vin ngh vic, ngh t xut.
- Thun li cho qu trnh bn giao cng vic.
98. 3. Phn loi h s:
- H s trong my/ cng/server.
99. 4. Danh mc h s. CD Trong cng Vn bn Phng php hu b Thi gian lu
Ngy ct h s Ngy pht sinh h s Cch phn loi sp xp Dng h s V tr h s Ngi
c c h s Ngi qun l Tn h s Stt 100. 5. Qun l h s ca b phn.
- Cng ty phi c danh mc h s chung. Danh mc ny ch yu nu ra nguyn tc
qun l cc loi h s.
- Danh mc h s ca b phn no th b phn t qun l.
- Trong cc loi h s, hin nay vic qun l h s trong my vi tnh ca cc
cng ty cn nhiu vng mc.
101. CM N S THAM GIA CA QU V