Omsorgsförvaltningen
Adress Box 848, 391 28 Kalmar │ Besök Torsgatan 1 B Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax │[email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning
Evelina Juel 2019-01-09 ON 2019/0004 Nämndsekreterare
Omsorgsnämnden
Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden 2019
Förslag till beslut
Omsorgsnämnden beslutar att fastställa förvaltningens förslag till doku-menthanteringsplan enligt bilaga.
Bakgrund
Omsorgsnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för om-sorgsnämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk-samhetsspecifika för omsorgsnämndens verksamhet. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i omsorgsnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av an-svarig tjänsteperson på kommunarkivet. Evelina Juel Mattias Ask Nämndsekreterare Förvaltningschef Bilagor Omsorgsförvaltningens dokumenthanteringsplan
OMSORGSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum
Omsorgsnämnden Förvaltningschef Mattias Ask 2019-01-09 1 (28)
Dokument- och ärendehantering
Dokumenthanteringsplan för omsorgsförvaltningen -För övriga handlingar se kommungemensam dokumenthanteringsplan i verksamhetshandboken
2 (28)
Innehåll Dokumenthanteringsplan för omsorgsförvaltningen .......................................................................................................................................................................................... 1
Verksamhetsbeskrivning .......................................................................................................................................................................................................................................... 6
Beskrivning och läsanvisning .................................................................................................................................................................................................................................. 6
Allmänna handlingar och sekretessbestämmelser ................................................................................................................................................................................................ 6
Sökvägar ..................................................................................................................................................................................................................................................................... 6
GDPR ......................................................................................................................................................................................................................................................................... 6
Ordlista ....................................................................................................................................................................................................................................................................... 7
Förkortningar ............................................................................................................................................................................................................................................................ 7
Förteckning över IT – system (verksamhetssystem) ........................................................................................................................................................................................... 8
1. Styrande processer ........................................................................................................................................................................................................................................... 9
1.1 Nämndadministration ................................................................................................................................................................................................................................... 9
1.2 Protokoll ......................................................................................................................................................................................................................................................... 9
1.3 Diarieföring, arkivering mm ....................................................................................................................................................................................................................... 10
1.4 Generellt verksamhetsanknutna handlingar ............................................................................................................................................................................................. 10
1.5 Nödläge, brand, kris .................................................................................................................................................................................................................................... 10
1.6 Miljö ............................................................................................................................................................................................................................................................... 11
1.7 Mätning, analys, resultat .............................................................................................................................................................................................................................. 11
1.8 GDPR ............................................................................................................................................................................................................................................................ 11
1.9 Lex Sarah/Lex Maria ................................................................................................................................................................................................................................... 12
1.10 Handlingar av ringa betydelse .................................................................................................................................................................................................................. 12
1.11 Budget och avtal ........................................................................................................................................................................................................................................ 12
LOV = Lagen om valfrihet............................................................................................................................................................................................................................... 12
LOV = Lagen om valfrihet............................................................................................................................................................................................................................... 12
2.Stödjande processer ............................................................................................................................................................................................................................................. 13
2.1 Ekonomiadministration .............................................................................................................................................................................................................................. 13
3 (28)
2.2 Rekrytering .................................................................................................................................................................................................................................................... 14
2.3 Allmänt personal .......................................................................................................................................................................................................................................... 14
2.4 Löneadministration...................................................................................................................................................................................................................................... 14
2.5 Uppsägning ................................................................................................................................................................................................................................................... 15
2.6 Personalsociala ärenden .............................................................................................................................................................................................................................. 15
2.7 Arbetsmiljö ................................................................................................................................................................................................................................................... 15
2.9 Utredningar, projekt, EU-projekt och andra externt finansierade projekt .......................................................................................................................................... 16
3. Personakt SoL ..................................................................................................................................................................................................................................................... 17
3.1 Handlingar tillhörande handläggningsprocessen ..................................................................................................................................................................................... 17
Ansökan .......................................................................................................................................................................................................................................................... 17
Utredning/Beslut ........................................................................................................................................................................................................................................... 17
Beställningar ................................................................................................................................................................................................................................................... 17
Beslutsmeddelanden ...................................................................................................................................................................................................................................... 18
Journalanteckningar ....................................................................................................................................................................................................................................... 18
Överklaganden, med bilagor ........................................................................................................................................................................................................................ 18
Beslut/domar – förvaltningsdomstol ......................................................................................................................................................................................................... 18
Utlåtanden ...................................................................................................................................................................................................................................................... 18
Korrespondens av betydelse för ärendet ................................................................................................................................................................................................... 19
Mejlkorrespondens ........................................................................................................................................................................................................................................ 19
Läkarintyg ....................................................................................................................................................................................................................................................... 19
Beslut om legal företrädare .......................................................................................................................................................................................................................... 19
Inkommen korrespondens från sjukhuset via Cosmic Link ................................................................................................................................................................... 19
3.2 Handlingar under genomförande av insatser (i ordinärt boende, vård- och omsorgsboende, korttidsboende och dagverksamhet) ........................................ 20
Genomförandeplaner .................................................................................................................................................................................................................................... 20
Kontaktblad .................................................................................................................................................................................................................................................... 20
Personbilden ................................................................................................................................................................................................................................................... 21
4 (28)
Signaturförtydligande .................................................................................................................................................................................................................................... 21
Levnadsberättelse .......................................................................................................................................................................................................................................... 21
Intervjuguide .................................................................................................................................................................................................................................................. 22
Journalanteckningar ....................................................................................................................................................................................................................................... 22
Överenskommelse om att hantera omsorgstagares privata medel ......................................................................................................................................................... 22
Kassaböcker för privata medel .................................................................................................................................................................................................................... 22
4. Patientjournal HSL ............................................................................................................................................................................................................................................. 23
4. Handlingar under genomförande av hälso- och sjukvård (hälso- och sjukvårdsjournal) HSL .......................................................................................................... 23
Ifyllt och signerat försättsblad vid arkivering ............................................................................................................................................................................................ 23
Journalanteckning från annan vårdgivare................................................................................................................................................................................................... 23
Vårdplan (ex Samordnad Individuell Plan SIP) ........................................................................................................................................................................................ 23
Epikris annan vårdgivare .............................................................................................................................................................................................................................. 23
Sårvårdsjournal ............................................................................................................................................................................................................................................... 23
Ordinationshandling ..................................................................................................................................................................................................................................... 23
Signeringslistor läkemedel/utförda insatser ............................................................................................................................................................................................... 23
Förbrukningsjournal narkotika .................................................................................................................................................................................................................... 24
Signaturförteckning ....................................................................................................................................................................................................................................... 24
Beslut t.ex bostadsanpassning ...................................................................................................................................................................................................................... 24
ADL (allmän daglig livsföring)-bedömning dokumentation ................................................................................................................................................................... 24
ADL-träning dokumentation ....................................................................................................................................................................................................................... 24
Översiktsblad.................................................................................................................................................................................................................................................. 24
Diabeteslista ................................................................................................................................................................................................................................................... 24
Korrespondens............................................................................................................................................................................................................................................... 24
Dosrecept/läkemedelslista från apotek/läkare ......................................................................................................................................................................................... 24
Kopia av medicinsk journal med slutanteckning från annan vårdgivare ............................................................................................................................................... 24
Kopia av omvårdnadsjournal, omvårdnadsepikris från annan vårdgivare ............................................................................................................................................ 24
5 (28)
Remiss ............................................................................................................................................................................................................................................................. 25
Remissvar ........................................................................................................................................................................................................................................................ 25
Svar på blodprover samt övriga laboratorieprovsvar från Landstinget ................................................................................................................................................. 25
Anamnes ......................................................................................................................................................................................................................................................... 25
Åtgärdsplan från apoteksgranskning .......................................................................................................................................................................................................... 25
Delegering för HSL ....................................................................................................................................................................................................................................... 25
Registrering av hjälpmedel ........................................................................................................................................................................................................................... 25
Patientens egen motivering (motivering till behov av elrullstol) ............................................................................................................................................................ 25
Läkarutlåtande i samband med patientens egen motivering ................................................................................................................................................................... 25
Arbetsanteckningar, anteckningar från telefonsamtal .............................................................................................................................................................................. 25
Att göra lista (lista över planerade arbetsinsatser)..................................................................................................................................................................................... 25
Fallavvikelser .................................................................................................................................................................................................................................................. 26
Läkemedelsavvikelser .................................................................................................................................................................................................................................... 26
Specifik omvårdnad ....................................................................................................................................................................................................................................... 26
3.4 Logglistor ...................................................................................................................................................................................................................................................... 27
3.5 Anordna särskilt boende ............................................................................................................................................................................................................................. 27
3.6 Begäran om sekretesskyddade handlingar SoL/HSL ............................................................................................................................................................................. 28
6 (28)
Verksamhetsbeskrivning Omsorgsförvaltningen ansvarar för de uppgifter som kommunen har inom socialtjänsten, för hemtjänst, särskilt boende och andra stödinsatser till äldre perso-ner. Förvaltningen ansvarar också för insatser inom socialtjänstlagen till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar samt för hem-sjukvård och den kommunala hälso- och sjukvården.
Beskrivning och läsanvisning Alla myndigheter ska beskriva sina handlingar i en dokumenthanteringsplan. Den är till för att skapa en översikt över vilka handlingar som finns, vart de förva-ras och när de ska gallras. Dokumenthanteringsplanen är inte enbart ett internt dokument utan är även till för allmänheten och finns att läsa på www.kalmar.se. Omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan är till för de verksamhetsspecifika handlingar som hanteras inom vår verksamhet. De handlingstyper som åter-finns i flera förvaltningar hittas i den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan revideras årligen för att hållas uppdaterad
Allmänna handlingar och sekretessbestämmelser En handling klassas som en handling om den är tillgänglig, förvaras hos myndigheten och är inkommen eller upprättad. Omsorgsförvaltningen har som ut-gångspunkt att förvaltningens handlingar är offentliga, det kan dock förekomma sekretesskyddade uppgifter i handlingar varpå det måste göras en menpröv-ning inför utlämnande. I dokumenthanteringsplanen står det i anmärkningsfältet om det rör sig om sekretesskyddade handlingar.
Sökvägar Omsorgsförvaltningen rekommenderar Kalmar kommuns webdiarium (www.kalmar.se) som sökväg för registrerade allmänna handlingar. I övrigt kan man använda sig av dokumenthanteringsplanen som sökväg för samtliga handlingstyper som finns i verksamheten med tillhörande regler för gallring och bevarande samt vart handlingarna förvaras. Omsorgsnämndens protokoll med tillhörande handlingar finns tillgängliga på Kalmar kommuns hemsida i fulltext med hän-visning till registrerade ärenden.
GDPR Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Vill du veta mer om hur vi behandlar sina personuppgifter, läs på www.kalmar.se/integritetspolicy.
7 (28)
Ordlista Diariekod – Anger ordning/struktur för hur handlingen hålls ordnad
Handlingsslag – Beteckning över handlingar, exempelvis protokoll, anger att här listas protokoll från olika processer i verksamheten
Media/beskrivning – Anger huruvida handlingen finns på papper/digitalt eller både och
Förvaringsplats – Anger vart handlingen återges, i vilket diarium, arkiv eller hos vem
Sortering – Hur handlingen ska sorteras exempelvis datumordning. Detta gäller även när handlingarna ska till kommunarkivet
Bevara eller gallra – Anger huruvida en handling ska bevaras, alltså skickas till kommunarkivet 5 år (efter att ärendet avslutats) eller gallras (och i så fall anges
efter hur lång tid) Om det står B=5 betyder detta att handlingen ska till kommunarkivet 5 år efter att ärendet avslutats, står det endast B ska den förvaras hos
förvaltningen
Handling – dokument som är inkomna eller upprättat hos myndigheten. Handlingen kan var både på papper, digitalt, telefonsamtal, bild, ljud, e-post eller
annan data som innehåller information
Bevaras – handlingen ska sparas för all framtid
Gallras – Handlingen förstörs och ska inte kunna återskapas. Om en handling ska gallras efter tio år förstörs handlingen när det elfte påbörjas
Vid inaktualitet – När planen anger att en handling kan gallras vid inaktualitet innebär detta att den förstörs så fort den inte behövs längre
Anmärkning – kommentar till handlingen, kompletterande uppgifter såsom om handlingen skyddas av sekretess
Förkortningar
SoL - socialtjänstlagen
HSL – Hälso- och sjukvårdslagen
G – anger efter hur lång tid en handling kan gallras
B – betyder bevaras (sparas för all framtid)
B=5 – bevaras och skickas till kommunarkivet efter 5 år
GIA – Gallras vid inaktualitet
GDPR – General data protection regulation (dataskyddsförordningen)
8 (28)
Förteckning över IT – system (verksamhetssystem) För kontakt med systemansvarig kontakta Kalmar kommuns växel 0480-450000.
Adato – rehabilitering av personal BPSD Cosmic Link – sammanhållen hälso- och sjukvård, informationsöverföringssystem kommun/landsting Doro Care Draft IT HSA: hälso – och sjukvårdens adressregister Hypergene – ekonomisk redovisning Laps Care – planering av hemtjänstinsatser Lifecare – mobilt stöd i hemtjänsten – verktyg för utförd tid Multi Access Styra Offentliga jobb – rekryteringsverktyg OneMed – förskrivning av inkontinenshjälpmedel och beställning av sjukvårdsmateriel Outlook Palliativregistret Pascal – beställning och förskrivning, apoteket Personec, självservice – lönesystem Personec Affärslösningar – fakturahantering Phoniro PhoniroCare – digital nyckelhantering Procapita SoL/Lifecare – verksamhetssystem Procapita HSL - verksamhetssystem Public 360 – dokumenthantering Senior alert – kvalitetsregister Sesam 2 – hjälpmedelshantering Streamflow – avvikelsehantering Svevac – registrering av vaccinationer Time Care Planering – schemaläggning Time Care Pool – bemanning, vikariehantering Verktyg för hemhandling av dagligvaror till omsorgstagare Via Competence WinLas
9 (28)
Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden
1. Styrande processer
1.1 Nämndadministration
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Delegationslistor Digitalt Procapita Krono-
logisk B Sekretess
Övriga handlingar om nämndadministration se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.2 Protokoll
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Central rekryteringsprotokoll Digital Public 360 Datum-
ordning B
För övriga protokoll se kommungemensam dokumenthanteringsplan
10 (28)
1.3 Diarieföring, arkivering mm
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.4 Generellt verksamhetsanknutna handlingar (rutinmässiga avtal, enkäter, e-post, informat-ionsmaterial, statistik, motioner, remisser osv)
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.5 Nödläge, brand, kris
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
11 (28)
1.6 Miljö
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.7 Mätning, analys, resultat (ex. klagomål/synpunkter, revisionsrap-port osv.)
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.8 GDPR
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
12 (28)
1.9 Lex Sarah/Lex Maria
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.10 Handlingar av ringa betydelse (ex. kopior, handlingar för kännedom, obegripliga handlingar, loggar för e-post osv)
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
1.11 Budget och avtal
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Avtal LOV
Papper/Digital Public 360 B LOV = Lagen om valfrihet
Ansökningar LOV
Papper/Digital Public 360 B LOV = Lagen om valfrihet
För övriga handlingar kring budget och avtal se kommungemensam dokumenthan-teringsplan
13 (28)
2.Stödjande processer
2.1 Ekonomiadministration
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Ekonomiadministratör (avgiftsdel)
Externfakturering kund (debiterings-lista och avstäm-ning)
Digitalt Procapita
Datum-ordning
G=10 år Sekretess
Ekonomiadministratör (avgiftsdel)
Inkomstuppgift- original
Papper Ekonomi-administra-tör
Alfabe-tisk ord-ning/ enhets-vis
GIA (när person är avliden)
Ansökan om extra resurs Papper/Digitalt Diariet
Public 360 G=vid årets
slut Sekretess
För övriga handlingar gällande ekonomiad-ministration se kommungemensam doku-menthanteringsplan
14 (28)
2.2 Rekrytering
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
2.3 Allmänt personal (ex. introduktion, kompetensutvecklings-plan, ansvarförbindelse osv.)
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
2.4 Löneadministration
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
15 (28)
2.5 Uppsägning
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
2.6 Personalsociala ärenden
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
Sekretess
2.7 Arbetsmiljö
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
16 (28)
2.9 Utredningar, projekt, EU-projekt och andra externt finansierade pro-jekt (samt tillhörande personal, ekonomi, upphandling och marknadsföringshand-lingar för projektet)
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Se kommungemensam dokumenthante-ringsplan
17 (28)
3. Personakt SoL Observera att personakten vid pågående ärende finns på flera ställen däribland hos biståndshandläggarna, nattpatrull, vård-och om-sorgsboende, ordinärt boende, dagverksamhet, trygg hemgång och korttid.
3.1 Handlingar tillhörande hand-läggningsprocessen
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Ansökan Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Utredning/Beslut Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Beställningar Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
18 (28)
Beslutsmeddelanden Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Journalanteckningar Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Överklaganden, med bilagor Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Beslut/domar – förvaltningsdomstol Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Utlåtanden Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
19 (28)
Korrespondens av betydelse för ärendet Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Mejlkorrespondens Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Läkarintyg Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Beslut om legal företrädare Papper/Digital Procapita
eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
B/G=5 år Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
Inkommen korrespondens från sjukhuset via Cosmic Link
Papper/Digital Procapita eller per-sonakt SoL
Krono-logisk
GIA (efter anteckning i social jour-nal)
Sekretess, akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser för personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för fram-tida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckning
20 (28)
3.2 Handlingar under genomfö-rande av insatser (i ordinärt boende, vård- och omsorgsboende, korttidsboende och dagverksamhet)
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Me-dia/beskrivning
Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Genomförandeplaner Papper och/eller digitalt
Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
Kronolo-gisk
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
Kontaktblad Papper och/eller digitalt
Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
21 (28)
Personbilden Papper och/eller digitalt
Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
Signaturförtydligande Personakt enligt SoL
Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet. Tas bort ur planen när allt är digitalt.
Levnadsberättelse Personakt enligt SoL
Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
22 (28)
Intervjuguide Personakt enligt SoL
Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
Journalanteckningar Personakt enligt SoL
Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
Överenskommelse om att hantera omsorgs-tagares privata medel
Personakt enligt SoL Pärm för social dokumentation och/eller Procapita och Lifecare Utfö-rare Fysisk och/eller digi-tal personakt hos ansvarig utförare
B/G=5 år
Sekretess, gallras 5 år efter sista anteckningen med un-dantag för födda 5, 15 och 25 i varje månad som beva-ras och skickas till kommun-arkivet
Kassaböcker för privata medel 2 eller 10 år
Se gallringsråd 5
Sekretess Efter att ärendet har avslutats
23 (28)
4. Patientjournal HSL Observera att patientjournalen under pågående ärende finns på fler ställen, rehabilitering, hos sjuksköterska, socialförvaltningen
4. Handlingar under genomförande av hälso- och sjukvård (hälso- och sjukvårdsjournal) HSL
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Ifyllt och signerat försättsblad vid arkivering Papper/Digitalt
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Journalanteckning från annan vårdgivare Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Vårdplan (ex Samordnad Individuell Plan SIP)
Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Epikris annan vårdgivare Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Sårvårdsjournal Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Ordinationshandling Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Signeringslistor läkemedel/utförda insatser Papper/Digital
Patient-journal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
24 (28)
Förbrukningsjournal narkotika Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Signaturförteckning Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Beslut t.ex bostadsanpassning Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
ADL (allmän daglig livsföring)-bedömning dokumentation
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
ADL-träning dokumentation B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till
mellanarkiv när ärendet avslutats
Översiktsblad Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Diabeteslista Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Korrespondens Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
G/B=5 år
Förs in i journal och gallras efter an-teckning
Dosrecept/läkemedelslista från apo-tek/läkare
Papper/Digital
Patient-journal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Kopia av medicinsk journal med slutan-teckning från annan vårdgivare
Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Kopia av omvårdnadsjournal, omvårdnads-epikris från annan vårdgivare
Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
B=5 år Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
25 (28)
Remiss Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Remissvar Papper/Digital
Procapita, patientjour-nal
Krono-logisk
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Svar på blodprover samt övriga laboratorie-provsvar från Landstinget
Papper
Patient-journal
Krono-logisk
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Anamnes Papper/Digital
Procapita Krono-logisk
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Åtgärdsplan från apoteksgranskning Papper
MAS
Krono-logisk
G=10 år Sekretess
Delegering för HSL Digitalt
Procapita, delege-ringsmodu-len
G=rensas 3 år efter de upphört att gälla i sy-stemet
Registrering av hjälpmedel Digitalt WebSesam
Patientens egen motivering (motivering till behov av elrullstol)
Papper Patient-journal
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Läkarutlåtande i samband med patientens egen motivering
Papper Patient-journal
Sekretess, bevaras i journal, skickas till mellanarkiv när ärendet avslutats
Arbetsanteckningar, anteckningar från tele-fonsamtal
Papper Förs in i Procapita
GIA Sekretess, gallras först efter anteckning gjorts i journal
Att göra lista (lista över planerade arbetsin-satser)
Digitalt/Papper Procapita, patientjour-nal
GIA Sekretess, gallras efter avslutat arbets-pass
26 (28)
Fallavvikelser Digitalt Procapita
avvikelse-modul från och med 2005
B Sekretess, bevaras i ProCapita
Läkemedelsavvikelser Digitalt Procapita
avvikelse-modul från och med 2005
B Sekretess, bevaras i ProCapita
Specifik omvårdnad Digitalt Procapita
avvikelse-modul från och med 2005
B Sekretess, bevaras i ProCapita
27 (28)
3.4 Logglistor
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Logglistor NPÖ (nationell patientöversikt) Papper B Sekretess, bevaras i ProCapita
Logglistor Cosmic Link Papper B Sekretess, bevaras i ProCapita
Logglistor Procapita/Lifecare Papper B Sekretess, bevaras i ProCapita
3.5 Anordna särskilt boende
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Hyreskontrakt Papper Boende-
samordnare Datum-ordning
GIA Sekretess
28 (28)
3.6 Begäran om sekretesskyddade handlingar SoL/HSL
Diariekod/ strukturenhet
Handlingar Media/beskrivning Förvaringsplats Sortering Bevaras (B) /Gallras (G)
Anmärkning
Begäran om utlämnande av handlingar Digital Public 360 Diarie-
planskod B Sekretess
Beslut om avslag på begäran om sekre-tesskyddade handlingar
Digital Public 360 Diarie-planskod
B Sekretess
Utlämnade handlingar (maskade) Digital Public 360 Diarie-
planskod B Sekretess