HCM BewerbermanagementBewerber verwalten…? Nein. Bewerbermanagement
MotivationWozu Bewerbermanagement?
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Motivation
Sie suchen die besten Köpfe?- Behalten Sie den Überblick.
Effizientes Bewerbermanagement für ein zeit- und kostensparendes Recruiting
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Motivation
Bewerber
Mit der Lösung von HCM behalten Sie den Überblick über alle eingegangen Bewerbungen – egal ob Online, per Mail oder klassisch schriftlich. Kosten und Durchlaufzeiten werden zusätzlich gesenkt.
Überblick
Dank vorher festgelegten Parametern werden
Maßnahmen direkt an die richtigen Teams und
Bearbeiter geleitet, und Doppelarbeiten und
unklare Verantwortlichkeiten
gehören der Vergangenheit an.
Struktur
Die Lösung von HCM verwaltet alle Bewerbungen und leitet diese durch
einen definierten Bearbeitungsprozess.
Bewerbermanagement von HCM
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Motivation
Anforderung an den Prozess
� Strukturierung des Bewerberprozesses von der Ausschreibung bis Einstellung
� Papierloser Bewerberprozess
� Einfache Handhabung durch Zugang über Webbrower
� Definierte Bearbeitungszeiten der Bewerbungen
Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit
� Transparentes Auswahlverfahren
� Jederzeit spontane Auskunft über den Bearbeitungszustand möglich
� Verkürzte Personalbeschaffungszeiten
� Optimale Integration der Fachbereiche durch Online-Zugriff
ProzessbeschreibungUnsere Lösung für Sie
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Kernfunktionalität ist die Verwaltung aller Bewerbungen und sämtliche Prüfungs- und Freigabeschritte bis zur Einstellung oder Ablehnung eines Bewerbers. Alle relevanten Personen sind in den Prozess automatisch richtig eingebunden, und Sie haben ständig alle Zustände und Daten der Bewerbung im Überblick
� Eingabe der Bewerbung im Portal durch externe oder interne Bewerber
� Steuerung Bewerbungsvorgänge in einem strukturierten Ablauf und Koordination aller Aktivitäten
mit allen notwenigen Beteiligten
� Prüfung und Weiterleitung der Bewerbungen an zuständige Stellen
� Fallbearbeitung
� Steuerung des gesamten Prüfungs- und Freigabeprozesses mit allen notwendigen Beteiligten
� Freie Gestaltung des Prozesses und der Inhalte mittels frei konfigurierbarem Webdesigner
� Überwachung, Erinnerung oder auf Wunsch Eskalation der Aktivitäten
� Ständige Statusübersicht über alle geplanten Aktivitäten und deren Erledigungsgrad bzw. deren
dokumentierter Inhalt
Prozessbeschreibung
Eingabe der Bewerbung
Prüfung der Bewerbung
Bearbeitung Konsolidierung
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Das Bewerbermanagement von HCM geht über das reine Bewerbermanagement hinaus. Der Personalbedarfsantrag davor und die Aktionen der einzelnen Bereiche, die bei der Einstellung eines Mitarbeiters notwendig sind, werden durch unsere Lösung ebenfalls abgedeckt.
� Antragsprozess für neuen Personalbedarf
� Prozess „Neuer Mitarbeiter“ zur Koordination aller notwendigen Aktivitäten bei der Einstellung
Prozessbeschreibung
Eingabe der Bewerbung
Prüfung der Bewerbung
Bearbeitung Konsolidierung
„Neuer Mitarbeiter“ �
Personal-bedarfsantrag �
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Prozessbeschreibung
Portalumgebung für das IdeenmanagementAlle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.
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Prozessbeschreibung
� Mit Hilfe des Portal-Moduls kann ein Bewerbermanagement-Portal bereitgestellt werden.
� In diesem Portal werden alle Systeme, Dokumente, Prozesse, Informationen und Fremdanwendungen integriert.
� Im Portal lassen sich grafische Navigations- und Steueroberflächen integrieren und rollenbezogene Arbeitsoberflächen konfigurieren.
� Frei konfigurierbares Portal
� Arbeitsbereich mit Aufgaben
� Meine Dokumente
� Standartapplikationen
� Eigene Webseiten
Portalumgebung für das IdeenmanagementAlle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche.
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Prozessbeschreibung
Freie Gestaltung des PortalsDie Portaloberfläche ist mittels des CMS-Systems VDoc EasySite frei gestaltbar, und kann an Ihr Unternehmens-CI angepasst werden.
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Prozessbeschreibung
Externe Sicht für BewerberBewerber können auf einer individuellen Portalseite alle aktuellen Stellenausschreibungen sehen, und finden dort Zugang zum Bewerberformular. Auch Initiativbewerbungen sind möglich.
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Prozessbeschreibung
Externe Sicht für BewerberBewerber können auf einer individuellen Portalseite alle aktuellen Stellenausschreibungen sehen, und finden dort Zugang zum Bewerberformular.
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Prozessbeschreibung
Erfassung der BewerbungEingabemaske für die Erfassung der Bewerbung. Der Antrag kann auch durch einen anonymen User erfolgen, dieser gibt seinen Namen im Formular an.Die Maskeninhalte und alle Auswahlelemente sind frei über den Webdesigner konfigurierbar. Der Prozessablauf ist frei konfigurierbar.
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Prozessbeschreibung
Dynamische Tabellen für Lebenslauf und SkillsDer Bewerber kann zusätzlich zu den Datei-Anlagen seine Eingaben in dynamischen Tabellen erfassen. Eine spezifische Beschreibung kann als Hilfestellung zu jedem Eingabefeld hinterlegt werden.
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Prozessbeschreibung
Arbeitsumgebung für das BewerbermanagementZentrale Arbeitsumgebung (für die interne Bearbeitung der Bewerbungen) mit persönlichem Schreibtisch, Navigation zu anderen Lösungsbausteinen und Ansichten.
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Prozessbeschreibung
Arbeitsumgebung für das BewerbermanagementZentrale Arbeitsumgebung (für die interne Bearbeitung der Bewerbungen) mit persönlichem Schreibtisch, Navigation zu anderen Lösungsbausteinen und Ansichten.
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Prozessbeschreibung
Mein Arbeitsbereich – Übersicht über meine anstehenden Aufgaben
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Prozessbeschreibung
Übersicht über alle Bewerbungen
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Prozessbeschreibung
Übersicht über alle Bewerbungen
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Prozessbeschreibung
Übersicht über alle Bewerbungen
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Prozessbeschreibung
Übersichten zu einzelnen Stellenausschreibungen
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Prozessbeschreibung
Übersichten zu einzelnen StellenausschreibungenDie Bewerbungen können in einer chronologischen Reiter-Darstellung angezeigt werden. Es ist damit schnell ersichtlich, welche Bewerbung in welchem Prozessschritt steht.
In diesem Beispiel zeigt der Reiter „Neue Bewerber Vorprüfung“ mit der gewählten Kategorie QMB alle Bewerbungen auf die Stellenausschreibung QMB, die sich in der Vorprüfung bei der Personalabteilung befinden.
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Prozessbeschreibung
Ansicht – JobmatchingDie Kriterien für das Jobmatching (in diesem Beispiel: Softskills, Kenntnisse, Qualifikation, Sonstiges) können individuell angepasst werden. Als Statusanzeiger dient eine Ampelsymbolik (grünes Licht = geeigneter Kandidat, rot = ungeeignet; usw.)
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Prozessbeschreibung
Übersicht Initiativbewerbungen
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Prozessbeschreibung
ReportsZusätzlich steht für weitere Reports und Auswertungen das Reportsystem BIRT standardmäßig zur Verfügung. Es können verschiedenste Reports mit einer grafischen Anzeige (Balkendiagramm, Kuchendiagramm, usw.) hinterlegt werden.
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Prozessbeschreibung
ReportsZusätzlich steht für weitere Reports und Auswertungen das Reportsystem BIRT standardmäßig zur Verfügung. Es können verschiedenste Reports mit einer grafischen Anzeige (Balkendiagramm, Kuchendiagramm, usw.) hinterlegt werden.
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Prozessbeschreibung
Details zu einzelnen Bewerbungen
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Prozessbeschreibung
HistorieIn der Historie wird jede Aktion mitgeschrieben. Es ist hinterher ersichtlich, welche Aktion von wem und wann durchgeführt wurde. Auf Wunsch kann diese Funktion auch deaktiviert werden.
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Prozessbeschreibung
Interne BearbeitungFür jeden Bearbeitungsschritt der Prüfung, Bewertung oder Weiterleitung stehen individuelle Masken für die Eingabe zur Verfügung
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Prozessbeschreibung
Ansichten, Filter, Suche und ExportWählbare Ansichten für alle Vorgänge.Die Ansichten können frei konfiguriert werden, bieten komfortable Suchfunktionen, Filterfunktionen und den Export nach Excel.Die Darstellung erfolgt kategorisiert in Portlets, nach Rollen-Berechtigung gesteuert und auf beliebigen Portalseiten.
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Prozessbeschreibung
Prozess „Personalbedarf“
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Prozessbeschreibung
Prozess „Personalbedarf“Der Personalbedarf wird durch einen Antrags-, Prüfungs- und Freigabeprozess unterstützt. Mit dem Antrag kann festgelegt werden, ob es sich um einen normalen Bedarf oder um eine spezielle Kampagne handelt.Die Bewerbungen können dann diesem genehmigten Bedarfsantrag zugeordnet werden. Außerdem können weitere Informationen, wie Kosten der Aktion, Anzahl der Bewerbungen, etc. ausgewertet werden.
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Prozessbeschreibung
Prozessschritt „Definition Anforderungsprofil“
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Prozessbeschreibung
Prozessschritt „Prüfung“
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Prozessbeschreibung
Prozessschritt „Stellenausschreibung“
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Prozessbeschreibung
Prozess „Neuer Mitarbeiter“Nach Auswahl eines neuen Mitarbeiters setzt der Prozess „Neuer Mitarbeiter“ ein
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Prozessbeschreibung
Prozess „Neuer Mitarbeiter“Nach Auswahl eines neuen Mitarbeiters setzt der Prozess „Neuer Mitarbeiter“ ein
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Prozessbeschreibung
Prozess „Neuer Mitarbeiter“Nach Auswahl eines neuen Mitarbeiters setzt der Prozess „Neuer Mitarbeiter“ ein
FunktionalitätFunktionen und Merkmale von HCM Bewerbermanagement
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Funktionalität
Funktionen & Merkmale HCM Bewerbermanagement Vorhanden
Erfassung der Stammdaten des Bewerbers (Bewerberdatenbank) ����
Erfassung kann alternativ auch direkt durch den Bewerber in einem Online-Formular erfolgen
����
Angaben zur Qualifikation ����
Informationen zum Werdegang ����
Kategorisierung der Bewerbungen (Bewerbung auf Ausschreibung, Initiativbewerbung, Online-Bewerbung)
����
Korrespondenzhistorie ����
Automatisiertes Korrespondenzverfahren ����
Hinterlegung Bewerberdokumente/Strukturierte Ablage und Verwaltung aller Dokumente des Bewerbers via „Elektronische Bewerberakte“
����
Termin- und Aufgabenüberwachung ����
Spezieller Durchlaufprozess für alle Bewerbungen mit allen beteiligten Stellen
����
Durchlaufkontrolle Bewerberprozess ����
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Funktionalität
Funktionen & Merkmale HCM Bewerbermanagement Vorhanden
Zuordnung und Bewertung von Bewerbungen ����
Detaillierte Vergleiche und umfangreiche Filtermöglichkeiten ����
Rollen- und personenspezifisches Rechtekonzept ����
Antragsprozess für neuen Personalbedarf ����
Prozess „Neuer Mitarbeiter“ zur Koordination aller notwendigen Aktivitäten bei der Einstellung
����
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Funktionalität
Schnittstellen und Architektur
VDoc Module
DMSWorkflow
VDoc PortalZugriff der
einzelnen Rollen aus:
Archiv revisions-
sicher
ERPEDMSAP
Sonstige SystemeSharePoint
usw.
Archiv Kopplung
EDM/PDMERP, SAPKopplung
Webservice,JDBC, XML
Scanning Kopplung
EntwicklungErprobungSimulationProduktion
usw.
Scanning Client
Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen
Mail Kopplung
Mailintegration
KommunikationSchnittstellen
KundenLieferanten
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Funktionalität
Wirtschaftliche und technische Daten
• Das HCM Bewerbermanagement kann als anpassungsfähige Lösung als Lizenz im eigenen Hause oder aus der Cloud (Hosting durch uns) implementiert werden. Dabei wird der Prozess von HCM erstellt und fertig zur Verfügung gestellt.
• Das Designen im eigenen Haus ist eine weitere Option. In diesem Fall kann die Nutzung über eine Volllizenz der Portal- und Prozess-Komponente (VDoc Portal, Vdoc Process) für weitere Prozesse erfolgen.
• Geringe Anpassungskosten: Unser System ermöglicht schnelle Prozessänderungen durch integrierten Webdesigner. In wenigen Tagen können wir oder Sie selbst Änderungen vornehmen.
• Servicequalität steigern: Freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten.
• Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren.
• Kurze Implementierung: Für eine Grundinstallation inkl. Design rechnen wir ca. 1-2 Wochen.
• Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.B. nach SAP, PDM-Systemen, … stehen zur Verfügung.
Integration/Schnittstellen
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Integration /Schnittstellen
SharePoint-Integration: Alle Bestandteile der Lösung können mittels Webparts auch in einer SharePoint-Umgebung dargestellt werden.
Anbindung an HR SystemeUm das Bewerbermanagementsystem mit anderen vorhandenen Personalsystemen zu koppeln stehen verschiedenste Technologien für unterschiedliche Systeme zur Verfügung
MailintegrationWerden Bewerbungen konventionell über Mail eingereicht kann dies zusammen mit den Anhängen über den DMS Mailconnector direkt an einen separaten Bewerbungsvorgang übergeben werden.
Unterstützung der Kommunikation mit dem BewerberFür die Erzeugung von standardisierten Schreiben steht das Modul Xtended Relay mit Word Template Connector zur Verfügung. Damit kann an beliebiger Stelle im Prozess die Erzeugung von Standard Schreiben durchgeführt werden.
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Testzugang
Testzugang zu HCM BewerbermanagementMöchten Sie das System gerne näher kennenlernen und selbst ausprobieren?
Unter www.hcm-bewerbermanagement.com können Sie einen Testzugang anfordern.
Sie möchten mehr zu HCM Bewerbermanagement erfahren?Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe.
Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang.Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns.
Telefon: +49 711 933 425 – 82Telefax: + 49 711 933 425 – 91E-Mail: [email protected]://www.hcm-infosys.com
Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an.