HOW TO PREPARE APPLICATION FOR
SUBMISSION
2nd Call of Proposals
Applicant seminar
Joint Technical Secretariat
KUIDAS ETTEVALMISTADATAOTLUST ESITAMISEKS
Teine taotlusvoor
Seminar toetuse taotlejatele
Ühine Tehniline Sekretariaat
WHEN?
Wednesday, 12 September, 2012
17:00
local time
3
MILLAL?
Kolmapäev, 12. september 2012
17:00
kohaliku aja järgi
4
How to apply
Documents to be completed – second phase – Application Form
5
DOWNLOAD FROM www.estlatrus.eu
How to apply kuidas taotleda
Documents to be completed – second phase – Application FormDokumendid täitmiseks – teine etapp – taotlusvorm
6
ALLA LAADIDA www.estlatrus.eu
HOW TO SUBMIT?
SINGLE APPLICATION
AND
7
IN PAPER VERSION:Hand-delivery
@
ELECTRONICALLY:By email as an attachment
KUIDAS ESITADA?
IGA TAOTLUS ERALDI
JA
8
PABERKANDJAL:Käsipostiga
@
ELEKTROONILISELT:E-postiga (manusena)
WHAT TO SUBMIT?
9
APPLICATION (2.2.5)
WAY OF SUBMISSION LANGUAGEIn paper Electronically
1. APPLICATION FORM ( includes 17 WORKSHEETS) ENG
2. Legal entity sheet ENG
3. Partnership Statement (s) ENG
4. Letters of Endorsement by the Associates ENG
SUPPORTING DOCUMENTS (LISTED IN THE DECISION LETTER )
1. Technical documentation * * IF ALLOWED BY NATIONAL
LEGISLATION
NATIONAL** * *MAY BE SUBMITTED IN
ESTONIAN, LATVIAN OR RUSSIAN
2. Pre-Feasibility study ENG
3. Statutes or Articles of Association * NATIONAL**
4. Registration Certificate, Value Added Tax payer’s certificate
* NATIONAL**
5. Financial and Operational reports * NATIONAL**
6. External audit report ** IF ALLOWED BY NATIONAL
LEGISLATION
NATIONAL**
7. Statement from the national tax authority * NATIONAL**
8. Original (signed) CVs ENG
MIS TULEB ESITADA?
10
TAOTLUS (2.2.5)
KUIDAS ESITADA KEELPaberkandjal Elektrooniliselt
1. TAOTLUSVORM ( koosneb 17-st TÖÖLEHEST) INGL.K.
2. Juriidilise isiku andmeleht INGL.K.
3. Partnerluskinnitus(ed) INGL.K.
4. Kaasatud osapoolte kinnituskirjad INGL.K.
LISADOKUMENDID (LOETLETUD OTSUSE TEATAVAKSTEGEMISE KIRJAS)
1. Tehniline dokumentatsioon * * KUI ONLUBATUD
SISERIIKLIKU SEADUSANDLUSEGA
RIIGIKEELES** * *VÕIB ESITADA EESTI, LÄTI VÕI
VENE KEELES
2. Eelteostatavusanalüüs INGL.K.
3. Põhimäärus või põhikiri * RIIGIKEELES**
4. Registreerimistunnistus, Käibemaksukohuslase reg. tunnistus
* RIIGIKEELES**
5. Finants- ja tegevusaruanded * RIIGIKEELES**
6. Välisaudiitori järeldusotsus ** KUI ONLUBATUD
SISERIIKLIKU SEADUSANDLUSEGA
RIIGIKEELES**
7. Riikliku maksuameti kinnitus * RIIGIKEELES**
8. CV-de originaalid (allkirjastatud) INGL.K.
HOW TO PREPARE THE APPLICATION IN PAPER VERSION?
ORIGINAL APPLICATION MUST BE:
Completed - all 17 WORKSHEETS as in Application Form, all documents
(or ANNEXES) as listed in Guidelines, originals as required (XVII
WORKSHEET is a checklist!);
Printed out - Application Form on A4 size paper (suggested both sided);
Signed - by authorised person or head of the organization– WORKSHEET XV;
Stamped - with official stamp (if available) - WORKSHEET XV;
Dated - date of signature - WORKSHEET XV;
Stitched together – each Application Form + Annexes either bound or stitched in such
a way that the pages cannot be replaced (the same apply for
the technical documentation stitched and numbered!);
Photocopies - copies of the original documents in the Application must be
photocopies certified as true by authorised person or head of the
organization or project partner organisation, they must show
legible stamps or signatures and dates;
11
KUIDAS ETTEVALMISTADA TAOTLUST PABERKANDJAL?
TAOTLUSE ORIGINAAL PEAB OLEMA:
Lõpule viidud - kõik 17 TÖÖLEHTE taotlusvormis, kõik dokumendid (või LISAD), mis on
loetletud juhendis, tuleb esitada originaalina (XVII TÖÖLEHT on kontroll-leht);
Väljaprinditud - taotlusvorm A4 formaadis paberil (soovitavalt mõlemale lehepoolele);
Allkirjastatud - organisatsiooni juhi või selleks volitatud isiku poolt – TÖÖLEHT XV;
Tembeldatud - ametliku templiga (kui kohaldatav) - TÖÖLEHT XV;
Varustatud kuupäevaga – allkirjastamise kuupäev - TÖÖLEHT XV;
Köidetuna – taotlusvorm + lisad kokkuköidetud või -õmmeldud nii, et taotluse lehti ei
saa välja vahetada (sama nõue kehtib ka tehnilise dokumentatsiooni kohta – köidetud
ja nummerdatud);
Valguskoopiad - originaaldokumentide koopiad peavad olema valguskoopiad, mille
õigsust on kinnitanud taotleja organisatsiooni volitatud isik või juht või
projektipartneri organisatsiooni juht ning millel on loetavad templid,
allkirjad ja kuupäevad;
12
HOW TO PREPARE THE ENVELOPE?
ONE ORIGINAL AND ONE COPY
OF THE PAPER VERSION IN ONE
ENVELOPE OR PARCEL
must bear the following sentences:
and
full name of the applicantand
address of the applicant
13
Application for Estonia-Latvia-Russia CBC Programme within ENPI 2007-2013. The Second Call for Proposals. Not to be opened before the opening
session
KUIDAS ETTEVALMISTADA ÜMBRIKUT?
ÜKS ORIGINAAL JA ÜKS KOOPIA
PABERVERSIOONIST ÜHES
ÜMBRIKUS VÕI POSTIPAKIS
millele tuleb teha järgmine märge:
ning
toetuse taotleja täisnimi ning
toetuse taotleja aadress
14
Application for Estonia-Latvia-Russia CBC Programme within ENPI 2007-2013. The Second Call for Proposals. Not to be opened before the opening
session
TAOTLUSE PABERVERSIOONI ESITAMISE ASUKOHAD
15
WHERE TO SUBMIT THE APPLICATION IN PAPER VERSION
TO ONE OF THE FOLLOWING ADDRESSES:
16
Joint Technical Secretariat
Joint Technical Secretariat Branch Office in Tartu, Estonia
Joint Technical Secretariat Branch Office in Jõhvi, Estonia
Joint Technical Secretariat Branch Office in St.Petersburg, Russia
Joint Technical Secretariat Branch Office in Pskov, Russia
Ausekļa Street 14-3 (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia
Sõbra 56 (5th floor), 51013 Tartu, Estonia
Pargi 27 (1st floor), 41537 Jõhvi, Estonia
14 Izmailovsky prospect, office 314 A, 316, St.Petersburg, 190005, Russia
Nekrasova Street 23, Pskov, 180001, Russia
KUHU ESITADA TAOTLUS PABERKANDJAL
ÜHELE ALLJÄRGNEVATEST AADRESSIDEST:
17
Ühine tehniline sekretariaat
Ühise tehnilise sekretariaadi Tartu haru-kontor, Eesti
Ühise tehnilise sekretariaadi Jõhvi haru-kontor, Eesti
Ühise tehnilise sekretariaadi Peterburi haru-kontor, Venemaa
Ühise tehnilise sekretariaadi Pihkva haru-kontor, Venemaa
Ausekļa Street 14-3 (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia
Sõbra 56 (5th floor), 51013 Tartu, Estonia
Pargi 27 (1st floor), 41537 Jõhvi, Estonia
14 Izmailovsky prospect, office 314 A, 316, St.Petersburg, 190005, Russia
Nekrasova Street 23, Pskov, 180001, Russia
HOW TO PREPARE THE APPLICATION ELECTRONICALLY?
REQUIREMENTS AND INFORMATION:
Completed - Electronic version of the Application Form as Excel (.xls) file must
be completed as required in Guidelines;
Saved as .pdf - only supporting documents has to be scanned and files saved as .pdf
Not exceed 30MB - size of the email message can not exceed 30MB. Application may be
divided in several e-mails;
Suggested ‘subject’ of the email - acronym of the Project;
E-mails are not opened - automatic reply, the e-mails are opened ONLY after the
deadline has passed;
= @ - electronic versions of the Application Form and Pre-Feasibility Study
sent by email must be exactly the same as those submitted in
paper version
18
KUIDAS ETTEVALMISTADA TAOTLUST ELEKTROONILISELT?
NÕUDED JA INFO:
Täidetud - Taotlusvormi elektrooniline versioon Excel (.xls) peab olema
täidetud vastavalt juhendis toodud nõuetele;
Salvestatud .pdf-s -.pdf-i tuleb skaneerida ja salvestada üksnes lisadokumendid;
Mitte suurem kui 30MB – mahupiirang e-posti teel saadetud kirjadele on 30MB. Taotluse
võib jagada mitme e-kirja vahel;
E-kirja soovituslik ‘teema’ – projekti akronüüm;
E-kirju ei avata - automaatvastus, e-kirjad avatakse ÜKSNES peale laekumistähtaja
möödumist;
= @ - elektrooniliselt esitatud taotlusvormi ja eelteostatavusanalüüsi versioonid
peavad olema täpselt vastavuses paberkandjal esitatud versiooniga
19
WHERE TO SUBMIT THE APPLICATION ELECTRONICALLY
AS ATTACHMENT to the address:
The Example of Automatic reply :
20
Your email has been received on dd.Month2012 on hh:mm:ssThe message will not be opened before 13 September 2012.If you have questions about the Call for Proposals, pleasesend them to the email address [email protected]
KUHU ESITADA TAOTLUS ELEKTROONILISELT
Kirja MANUSENA e-posti aadressile:
Automaatvastuse näidis :
21
Your email has been received on dd.Month2012 on hh:mm:ssThe message will not be opened before 13 September 2012.If you have questions about the Call for Proposals, pleasesend them to the email address [email protected]
SPECIFICATION OF THE DEADLINE
22
ELECTRONICALLY HAND DELIVERY
The Application must arrive! on 12 September, 2012 not later than midnight 23:59:59 - local time of the location of the server (Latvian time)
The deadline for receipt is as evidenced by the signed and dated Certificate of receipt, not later then 12 September, 2012, 17:00 local time of respective JTS /BO.
ATTENTION!
• Any Application arriving after the deadline will not be the subject for evaluation. • We kindly ask not to leave the sending of the Application close to the midnight - server might be overloaded and receiving may be delayed for unexpected reasons!
• Certificate of receipt receives deliverer/representative of courier service personally from the JTS/BO staff, who registrates the Application Envelope.
TÄIENDAVALT TÄHTAJAST
23
ELEKTROONILISELT KÄSIPOSTIGA
Taotlus peab jõudma! 12. septembril 2012 hiljemalt kl. 23:59:59 - kohaliku aja järgi vastavalt serveri asukohale (Läti aeg)
Laekumise tähtaega kinnitab allkirjastatud ja kuupäevaga varustatud kättesaamistõend - hiljemalt 12. septembriks 2012 kl 17:00 ÜTS või vastava harukontori kohaliku aja järgi.
TÄHELEPANU!
• Kõik pärast tähtaega esitatud taotlused lükatakse automaatselt tagasi. • Palume mitte esitada taotlusi viimasel hetkel vahetult enne keskööd - server võib olla ülekoormatud ning vastuvõtmine võib hilineda ettenägematutel põhjustel!
• Kättesaamistõendi saab esitaja/kullerteenuse osutaja isiklikult taotluse ümbriku registreerinud ÜTS/harukontori töötaja käest, kes ümbriku registreerib
CONTACTS
JTS contacts
Adress:
Ausekļa Street 14 -3 (3rd floor), LV-1010, Riga, Latvia
Phone: +371 6750 9520
E- mail: [email protected]
www.estlatrus.eu
24
KONTAKTID
Ühise tehnilise sekretariaadi (ÜTS)
kontaktid
Aadress: Ausekļa tänav 14 -3 (3. korrus), LV-1010, Riia, Läti
Tel.: +371 6750 9520
E- post: [email protected]
www.estlatrus.eu
25