Introduktion för chefer
Att börja som ny chef i en organisation ska kännas välkomnande och enkelt
Omgivningen ska vara förberedd på att en ny chef börjar.
Information ska ges på ett tydligt, metodiskt och systematiskt sätt.
Den nya chefen ska snabbt och enkelt kunna inhämta information utan att behöva fråga runt.
Den nya chefen ska bli presenterad i verksamheten, allt från arbetsplatsen till Göteborgs Stad.
2
Till dig som är rekryterande chef:
Att tänka på inför introduktion 3
Planering av introduktion – checklista 4
VerksamhetsövergripandeProgram – Välkommen 5
När den nya chefen börjar – checklista 6
Bra att veta – vem vänder jag mig till 7
FörvaltningsövergripandeAllmänt 8
Besök hos förvaltningsövergripande stödfunktioner 9–10
KommunövergripandeGöteborgs Stads webbplats – mötesplats ledare 11
Bilaga: Så kan introduktionsdagar för Göteborgs Stad se ut Heldag Göteborgs Stad Basutbildning
Material 12
Innehållsförteckning
3
Till dig som är rekryterande chef
Vad du som chef ska tänka på inför introduktion av din nya chef
1. Planera introduktionen i god tid.
2. Avsätt tid inför introduktionen.
3. Göra ett individuellt program, se checklista verksamhetsövergripande.
4. Boka in berörda personer – fadder etc.
5. Följ checklistan och bocka av.
6. Boka utbildningar, se checklista planering av introduktion.
7. Boka besök till respektive avdelning inom förvaltningen.
8. Boka Göteborgs Stad introduktion.
9. Uppföljning en gång per vecka under första månaden.
10. Uppföljning en gång per månad under första året.
4
Till dig som är rekryterande chef
Planering av introduktion – checklista
Vad Vem – Ansvar Datum Klart/Sign
1. Informera i verksamheten om att ny chef börjar
Chef
2. Arbetsplatsen Kontor/materialMöbler Telefon Namnskylt Nycklar Visitkort Dator Parkeringsplats3. Utse och boka tider med fadder
4. IT-frågorBehörigheter AD-konto
Beställning av verksamhetsprogram: Webbsotis/Treserva Horisonten Kunskapsnätet Lotus Notes5. VälkommenSkicka välkomstbrev med datum, tid etc. Välkomstblomma6. Utkast till Individuellt introduktions-program7. Anmälan till utbildningar internt:Personec IT- genomgång Rekrytering Rehabilitering8. Anmälan till utbildningar externt:Basutbildning – för ledare i Gbg Stad Heldag introduktion i Göteborgs Stad, se sid 11 Anmälan till mentorsprogram nätverk9. Material till den nya chefenSe sid 12
5
VerksamhetsövergripandeIntroduktion för chefer
Introduktionsprogram
Introduktion för ___________________________________________________
Ansvarig chef _____________________________________________________
Pa-system goteborg.se/personalingangen
Användar-id ______________________________________________________
Välkommen den __________________________________________________
Tid Aktivitet Ansvarig Check
09.00 -12.00 Välkommen.
Samtal med närmaste chef. Genomgång av introduktionen och programmet.
Praktiska frågor
Chef Allmänt
God förberedelse inför första dagen och introduktionen
Se checklista
nycklar identitet behörigheter telefon kontor telefon/lista kalender tystnadsplikt rutiner larm post
12.00-13.00 Lunch Chef/ kollega/ fadder
13.00-14.30 Presentationsrunda på arbets-platsen
Chef Se checklista
Förberedelse inför presentationen.
14.30 - Egen tid Genomgång av verksamheten
Träffa medarbetare
6
VerksamhetsövergripandeIntroduktion för chefer
När den nya chefen börjar – checklista
Aktiviteter under de två första månaderna
Vad Hur Ansvarig
Klart/signFörväntningar Med chef
Uppdrag/roll Med chef
Introduktionsprogrammet och fortsatt introduktion
Med chef
Verksamheten
Plan – Mål- Styrdokument, Policy- Årshjulet
Med chef
Våra verksamhetsforum – vilka de är och mötestider
Chefsmöten APT, LSG, FSG Övriga möten
Praktiska frågor
Var hittar man vad? Vem vänder man sig till? Rutiner Attesträtt Kommunikationer/Parkeringsplats
Handböcker – personal, ekonomi etc Pärmar Personalingangen Delegationshandbok
Personec Utbildning/information
IT-stöd Boka
Ekonomiavdelningen Boka
Personalavdelningen Boka
Kansliavdelningen Boka
Utvecklingsavdelningen Boka
Informatör Boka
Fackliga företrädare
För att få information om hur de ser på sin roll och funktion.
Boka
Rådslag Boka
Uppföljning Regelbundet
7
VerksamhetsövergripandeIntroduktion för chefer
Vad Vem vänder jag mig till Telefon/e-post
Kontakt på IT
Data hårdvara
Data mjukvara
Möbler
Belysning
Nycklar
Säkerhet
Vaktmästare
Telefon
Beställning av t ex kontors-material
Arbetstider
Matställen
Kontakt på Ekonomi
Kontakt på Personal
Kontakt på Kansli
Kontakt på utvecklings- avdelningen
Kontakt informatör
Bra att veta – vem vänder jag mig till
8
Introduktion för chefer
Förvaltningsövergripande
Allmänt
MENTOR
Varje ny chef bör ha en mentor.
Matchning sker mellan mentor och adept inom det första halvåret.
HANDLEDNING
Planeras efter behov.
Utbildning för chefer, t ex Klart Ledarskap.
NÄTVERK
I Örgryte erbjuds chefer tillgång till nätverk inom Örgryte SDF och i Göteborgs Stad.
LEDARLINJEN
Nyheter till dig som chef, utkommer 10 gånger per år.
LILLA BLADET
Personaltidning i Örgryte stadsdelsförvaltning
LEDARFORUM
Samtliga chefer träffas fyra gånger per år.
INTRODUKTION FÖR NYANSTÄLLDA I ÖRGRYTE
En halvdag två gånger per år inklusive bussrundtur i stadsdelen.
BESÖK HOS STÖDFUNKTIONERNA
Se individuellt program, sidan 9–10.
9
Introduktion för chefer
Förvaltningsövergripande
Örgryte stadsdelsförvaltning – stödfunktioner
Vid besök hos förvaltningsövergripande verksamheter går vi igenom följande områden
Kansliavdelningen Vem – ansvarig NärVår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Allmänna handlingar Dokumenthantering Delegation
Personalavdelningen Vem – ansvarig NärVår roll Funktion Kompetens Lagar/avtalRiktlinjer/regler
HandböckerPersonec chef/medarbetare
Anställning/lön Rekrytering Rehabilitering
Arbetsvärderingssystem – BAS
Delegation
Utbildning
Förmåner/hälsa
Samverkan
Informatör Vem – ansvarig När
Informatörens roll
Kanaler – webben, personaltidning, media
10
Introduktion för chefer
Förvaltningsövergripande
Ekonomiavdelningen Vem – ansvarig När
Vår roll
Funktion
Kompetens
Lagar/avtal
Handböcker
Horisonten på Webben
Prognossystem – uppföljning
Gasell, Giraffen
Leasingavtal
Attester
Kundrestkontra på Webben
Utbildning
Utvecklingsavdelningen Vem – ansvarig När
Kvalitet och kvalitetsuppföljning
Balansen
Verksamhetsstyrning
Miljöarbete
IT-stöd/IT-introduktion Vem – ansvarig När
IT-organisation
IT-utveckling
Genomgång av Örgrytes IT-miljö
IT-kompetens – vilka behov finns?
Utbildning
11
Introduktion för chefer
Kommunövergripande
Introduktion i Göteborgs Stad
Se Mötesplats ledare www.goteborg.se
Vad När Vem Innehåll SyfteIntroduktions-dag för nya chefer i Göte-borgs Stad
Två tillfällen per år, se anmälan Mötesplats ledare
Stadsdirektör m.fl.
Policydokument Budskap, visioner och för-hållningssätt
Basutbildning
Fördjupad introduktion för chefer
Vid åtta olika tillfällen
Se program
Stadskansliet Juridik Kommunikation Systematiskt ar-betsmiljöarbete Lönepolitik Balanserad styr-ning Mångfald och jämställdhet Ekonomi
Ökad kunskap i styrformer och arbetsgivarkun-skaper
Rådslag
ca 80 i Göteborgs Stad
Se individuellt Stöd och utveck-ling i ledarska-pet
Öka kommuni-kationen
Att få en gemensam bild av Göteborgs Stad
Erfarenhets- utbyte
12
VerksamhetsövergripandeVerksamhetsplan
FörvaltningsövergripandeÖrgryte fakta, Guide + Kalender
Budget, stadsdelsnämnden
Årsrapport
Policyer
Ledarlinjen
Så mycket enklare
Handböcker – beskrivning
Fickfolder – försäkringar
Fritidsföreningen, program
Förmåner och friskvård
Lilla Bladet
KommunövergripandeGöteborgs Stad Budget
Policyer
Mötesplats Ledare
Introduktion för nya ledare i staden
Introduktion/basutbildning i arbetsgivarfrågor
Material till dig som är ny chef