Introduktion för chefer

Att börja som ny chef i en organisation ska kännas välkomnande och enkelt

Omgivningen ska vara förberedd på att en ny chef börjar.

Information ska ges på ett tydligt, metodiskt och systematiskt sätt.

Den nya chefen ska snabbt och enkelt kunna inhämta information utan att behöva fråga runt.

Den nya chefen ska bli presenterad i verksamheten, allt från arbetsplatsen till Göteborgs Stad.

2

Till dig som är rekryterande chef:

Att tänka på inför introduktion 3

Planering av introduktion – checklista 4

VerksamhetsövergripandeProgram – Välkommen 5

När den nya chefen börjar – checklista 6

Bra att veta – vem vänder jag mig till 7

FörvaltningsövergripandeAllmänt 8

Besök hos förvaltningsövergripande stödfunktioner 9–10

KommunövergripandeGöteborgs Stads webbplats – mötesplats ledare 11

Bilaga: Så kan introduktionsdagar för Göteborgs Stad se ut Heldag Göteborgs Stad Basutbildning

Material 12

Innehållsförteckning

3

Till dig som är rekryterande chef

Vad du som chef ska tänka på inför introduktion av din nya chef

1. Planera introduktionen i god tid.

2. Avsätt tid inför introduktionen.

3. Göra ett individuellt program, se checklista verksamhetsövergripande.

4. Boka in berörda personer – fadder etc.

5. Följ checklistan och bocka av.

6. Boka utbildningar, se checklista planering av introduktion.

7. Boka besök till respektive avdelning inom förvaltningen.

8. Boka Göteborgs Stad introduktion.

9. Uppföljning en gång per vecka under första månaden.

10. Uppföljning en gång per månad under första året.

4

Till dig som är rekryterande chef

Planering av introduktion – checklista

Vad Vem – Ansvar Datum Klart/Sign

1. Informera i verksamheten om att ny chef börjar

Chef

2. Arbetsplatsen Kontor/materialMöbler Telefon Namnskylt Nycklar Visitkort Dator Parkeringsplats3. Utse och boka tider med fadder

4. IT-frågorBehörigheter AD-konto

Beställning av verksamhetsprogram: Webbsotis/Treserva Horisonten Kunskapsnätet Lotus Notes5. VälkommenSkicka välkomstbrev med datum, tid etc. Välkomstblomma6. Utkast till Individuellt introduktions-program7. Anmälan till utbildningar internt:Personec IT- genomgång Rekrytering Rehabilitering8. Anmälan till utbildningar externt:Basutbildning – för ledare i Gbg Stad Heldag introduktion i Göteborgs Stad, se sid 11 Anmälan till mentorsprogram nätverk9. Material till den nya chefenSe sid 12

5

VerksamhetsövergripandeIntroduktion för chefer

Introduktionsprogram

Introduktion för ___________________________________________________

Ansvarig chef _____________________________________________________

Pa-system goteborg.se/personalingangen

Användar-id ______________________________________________________

Välkommen den __________________________________________________

Tid Aktivitet Ansvarig Check

09.00 -12.00 Välkommen.

Samtal med närmaste chef. Genomgång av introduktionen och programmet.

Praktiska frågor

Chef Allmänt

God förberedelse inför första dagen och introduktionen

Se checklista

nycklar identitet behörigheter telefon kontor telefon/lista kalender tystnadsplikt rutiner larm post

12.00-13.00 Lunch Chef/ kollega/ fadder

13.00-14.30 Presentationsrunda på arbets-platsen

Chef Se checklista

Förberedelse inför presentationen.

14.30 - Egen tid Genomgång av verksamheten

Träffa medarbetare

6

VerksamhetsövergripandeIntroduktion för chefer

När den nya chefen börjar – checklista

Aktiviteter under de två första månaderna

Vad Hur Ansvarig

Klart/signFörväntningar Med chef

Uppdrag/roll Med chef

Introduktionsprogrammet och fortsatt introduktion

Med chef

Verksamheten

Plan – Mål- Styrdokument, Policy- Årshjulet

Med chef

Våra verksamhetsforum – vilka de är och mötestider

Chefsmöten APT, LSG, FSG Övriga möten

Praktiska frågor

Var hittar man vad? Vem vänder man sig till? Rutiner Attesträtt Kommunikationer/Parkeringsplats

Handböcker – personal, ekonomi etc Pärmar Personalingangen Delegationshandbok

Personec Utbildning/information

IT-stöd Boka

Ekonomiavdelningen Boka

Personalavdelningen Boka

Kansliavdelningen Boka

Utvecklingsavdelningen Boka

Informatör Boka

Fackliga företrädare

För att få information om hur de ser på sin roll och funktion.

Boka

Rådslag Boka

Uppföljning Regelbundet

7

VerksamhetsövergripandeIntroduktion för chefer

Vad Vem vänder jag mig till Telefon/e-post

Kontakt på IT

Data hårdvara

Data mjukvara

Möbler

Belysning

Nycklar

Säkerhet

Vaktmästare

Telefon

Beställning av t ex kontors-material

Arbetstider

Matställen

Kontakt på Ekonomi

Kontakt på Personal

Kontakt på Kansli

Kontakt på utvecklings- avdelningen

Kontakt informatör

Bra att veta – vem vänder jag mig till

8

Introduktion för chefer

Förvaltningsövergripande

Allmänt

MENTOR

Varje ny chef bör ha en mentor.

Matchning sker mellan mentor och adept inom det första halvåret.

HANDLEDNING

Planeras efter behov.

Utbildning för chefer, t ex Klart Ledarskap.

NÄTVERK

I Örgryte erbjuds chefer tillgång till nätverk inom Örgryte SDF och i Göteborgs Stad.

LEDARLINJEN

Nyheter till dig som chef, utkommer 10 gånger per år.

LILLA BLADET

Personaltidning i Örgryte stadsdelsförvaltning

LEDARFORUM

Samtliga chefer träffas fyra gånger per år.

INTRODUKTION FÖR NYANSTÄLLDA I ÖRGRYTE

En halvdag två gånger per år inklusive bussrundtur i stadsdelen.

BESÖK HOS STÖDFUNKTIONERNA

Se individuellt program, sidan 9–10.

9

Introduktion för chefer

Förvaltningsövergripande

Örgryte stadsdelsförvaltning – stödfunktioner

Vid besök hos förvaltningsövergripande verksamheter går vi igenom följande områden

Kansliavdelningen Vem – ansvarig NärVår roll Funktion Kompetens Lagar/avtal Allmänna handlingar Dokumenthantering Delegation

Personalavdelningen Vem – ansvarig NärVår roll Funktion Kompetens Lagar/avtalRiktlinjer/regler

HandböckerPersonec chef/medarbetare

Anställning/lön Rekrytering Rehabilitering

Arbetsvärderingssystem – BAS

Delegation

Utbildning

Förmåner/hälsa

Samverkan

Informatör Vem – ansvarig När

Informatörens roll

Kanaler – webben, personaltidning, media

10

Introduktion för chefer

Förvaltningsövergripande

Ekonomiavdelningen Vem – ansvarig När

Vår roll

Funktion

Kompetens

Lagar/avtal

Handböcker

Horisonten på Webben

Prognossystem – uppföljning

Gasell, Giraffen

Leasingavtal

Attester

Kundrestkontra på Webben

Utbildning

Utvecklingsavdelningen Vem – ansvarig När

Kvalitet och kvalitetsuppföljning

Balansen

Verksamhetsstyrning

Miljöarbete

IT-stöd/IT-introduktion Vem – ansvarig När

IT-organisation

IT-utveckling

Genomgång av Örgrytes IT-miljö

IT-kompetens – vilka behov finns?

Utbildning

11

Introduktion för chefer

Kommunövergripande

Introduktion i Göteborgs Stad

Se Mötesplats ledare www.goteborg.se

Vad När Vem Innehåll SyfteIntroduktions-dag för nya chefer i Göte-borgs Stad

Två tillfällen per år, se anmälan Mötesplats ledare

Stadsdirektör m.fl.

Policydokument Budskap, visioner och för-hållningssätt

Basutbildning

Fördjupad introduktion för chefer

Vid åtta olika tillfällen

Se program

Stadskansliet Juridik Kommunikation Systematiskt ar-betsmiljöarbete Lönepolitik Balanserad styr-ning Mångfald och jämställdhet Ekonomi

Ökad kunskap i styrformer och arbetsgivarkun-skaper

Rådslag

ca 80 i Göteborgs Stad

Se individuellt Stöd och utveck-ling i ledarska-pet

Öka kommuni-kationen

Att få en gemensam bild av Göteborgs Stad

Erfarenhets- utbyte

12

VerksamhetsövergripandeVerksamhetsplan

FörvaltningsövergripandeÖrgryte fakta, Guide + Kalender

Budget, stadsdelsnämnden

Årsrapport

Policyer

Ledarlinjen

Så mycket enklare

Handböcker – beskrivning

Fickfolder – försäkringar

Fritidsföreningen, program

Förmåner och friskvård

Lilla Bladet

KommunövergripandeGöteborgs Stad Budget

Policyer

Mötesplats Ledare

Introduktion för nya ledare i staden

Introduktion/basutbildning i arbetsgivarfrågor

Material till dig som är ny chef