KUMPULAN KERJA CEMERLANGTeam-based
PENUBUHAN KUMPULAN - Aktiviti
1. Nama Kumpulan2. Bahagian / Jabatan / Kementerian
3. Logo Kumpulan & Pengertiannya4. Senarai Ahli – Ketua, Penolong, Setiausaha, Ahli & Fasilitator
5. Motto Kumpulan6. Etika Kumpulan
7. Tarikh Penubuhan
OBJEKTIF BENGKEL
� Memahami kaedah dan pelaksanaan KKC untuk mengemukakan
cadangan penyelesaian dengan cara bersistematik
menggunakan PDCA
� Menggunakan alat/teknik membuat keputusan dengan tepat dan
berkesan
� Memahami peranan diri dalam meningkatkan produktiviti dan
kualiti perkhidmatan organisasi
Apa dia kkc? : KONSEP
� Sekumpulan kecil pekerja daripada unit kerja yang sama, antarabahagian, antara jabatan atau Kementerian (gabungan dua ataulebih yang dikenali sebagai hybrid) – bermesyuarat secara tetapuntuk mengenalpasti, memilih, menganalisa masalah-masalahyang berkaitan dengan kerja seharian
� Tertumpu kepada Pembaikan berterusan (continuous improvement) di dalam meningkatkan produktiviti dan kualitiperkhidmatan sesebuah unit, bahagian, Jabatan
APA DIA KKC? : Konsep #
� kumpulan mengemukakan cadangan-cadangan penyelesaian kepadapihak pengurusan untuk pertimbangan. Kumpulan melaksanakancadangan setelah dipersetujui oleh pihak pengurusan
� Walau bagaimanapun terdapat juga kumpulan KKC melaksanakanprojek-projek mereka tanpa mendapatkan persetujuan daripada pihakpengurusan terlebih dahulu. Perkara ini terjadi disebabkan pihakpengurusan telah memberi kepercayaan kepada kumpulan berkenaan
APA DIA KUALITI
APA DIA KUALITI
�Kualiti perkara subjektif
�Produk atau perkhidmatan yang memenuhi keperluan
yang ditetapkan (conformance/non-conformance)
�Produk atau perkhidmatan yang tidak mempunyai
kekurangan/kesalahan (non-faulty system)
APA DIA PRODUKTIVITI
APA DIA PRODUKTIVITI
�Perbezaan definisi mengikut skop
�Produktiviti = pengeluaran/tempoh
�Produktiviti = total output/ labour input
�Contoh produktiviti
Menyiapkan laporan lebih banyak daripada biasa
dalam tempoh yang sama
PUTARAN R-L-S-T (P-D-C-A)
•Melaksanakan aktivitipenyelesaian
•Membuat uji-coba
• Semak hasil uji-coba
• Buat paretoperbandingan
•1. Menyenaraikan masalah/isu
•2. Memilih dan menghuraikan masalah
•3. Membuat perancangan projek
•4. Memahami situasi masa kini
•5. Menganalisis data dan fakta
•6. Menetapkan sasaran
•7. Mengenalpasti sebab akibat
•8. Menetapkan penyebab utama
•9. Menyenaraikan cadangan
penyelesaian
•10. Memilih penyelesaian terbaik
•11. Menganalisis menggunakan medan
daya
•12. Membuat perancangan aktiviti
penyelesaian
• Buat tindakan mengikut hasiluji-coba
• Jika penyelesaian berkesan, teruskan dengan pempiawandan pemantauan
Tindak Rancang
LaksanaSemak
RANCANG 1
MENYENARAIKAN MASALAH
PENGERTIAN MASALAH
�Suatu keadaan apabila matlamat kerja tidak tercapai disebabkan olehhalangan seperti:�kelewatan�Kelambatan�Penyelewenganatau penyalahgunaan�Pembaziran,�Kesusahan�Kesilapan dan lain-‐‑lain
�Halangan yang dihadapi mengakibatkan tahap prestasi dan produktivitimenurun
MASALAH BUKAN MASALAH
�Suatu keadaan yang sudahmencapai tahap yang dikehendaki tetapi dianalisis untukdipertingkatkan/diperbaiki lagi
MASALAH TIDAK BOLEH DIBINCANGKAN
1. Dasar Jabatan atau Kementerian2. Tindakan tatatertib3. Masalah peribadi4. Gaji dan syarat-‐‑syarat perkhidmatan5. Belanjawan6. Pembahagian tugas yang menyentuh peribadi7. Dasar kenaikanpangkat8. Penempatan dan perpindahan
KAEDAH: PERCAMBAHAN FIKIRAN
�Semua ahli kumpulan mestilah menyumbangkan idea secarabergilir-gilir.
�Mengkritik adalah sama sekali DITEGAH semasa menjana idea.�Mengutarakan idea secara bebas dibolehkan.�Lebih banyak idea lebih baik.�Segala idea yang diberikan mestilah dicatat bersama nama
penyumbangnya.�Terbahagi kepada 2 peringkat: 1/ menjana idea, 2/ menilai idea
AKTIVITI : MENYENARAIKAN MASALAH
�Senaraikan, kumpul dan jana sebanyak idea yang mungkin mengenai masalah di persekitaran kerja dalamunit/bahagian/Jabatan
TIPIdea yang lebih banyak lebih baik (the more the merrier)
AKTIVITI : MENYENARAIKAN MASALAH
�Meneliti idea-idea jika ada sebarang persamaan
TIP Idea yang lebih banyak lebih baik (the more the merrier)
AKTIVITI : MENYENARAIKAN MASALAH
�Membahagikan masalah kepada beberapa kategoriseperti:�Besar (Strategik, Keutamaan)�Kecil (Masalah yang dapat di atasi dengan skim
cadangan, perbincangan, mudah diselesaikan, ‘straight-forward’)
TIP Idea yang lebih banyak lebih baik (the more the merrier)
AKTIVITI: MENILAI IDEA
Menghantar anak ke sekolah. (idea/fakta awal)S: Apa yang terjadi/berlaku arah biskita?J: Lambat datang ke pejabat.S: Kalau lambat, apa yang biskita hadapi?J: Banyak kerja tertangguh.S: Apa kerja yang tertangguh?J: Lambat tia memproses permohonan orang awam.S: Apa jenis permohanan yang biskita proses?J: Lesen perniagaan.
CONTOH: Penyataan Berasaskan Punca Masalah
Penggunaan Dewan Bedah Tidak Mempunyai Jadual Yang Sistematik
Ketiadaan jadual yang sistematik merupakan salah satu daripada sebab
atau punca masalah. Penyataan masalah yang sebenarnya perlu
dinyatakan seperti berikut:
Kes Kelewatan Pembedahan Tinggi
Salah satu daripada sebab utama mengapa kes kelewatan pembedahan
tinggi ialah penggunaan dewan bedah yang tidak mempunyai jadual yang
sistematik
CONTOH: Penyataan Masalah Yang Menunjukkan Matlamat Projek
Mewujudkan Parking BertingkatPenyataan ini adalah merupakan cadangan penyelesaian kepada
masalah kemalangan melibatkan motosikal/kereta di kalangan pelajar universiti meningkat.
Ke Arah Mewujudkan Buku Vot BerkomputerPenyataan ini adalah merupakan objektif kepada projek, iaitu KelewatanMengemaskini Buku Vot
CONTOH: Penyataan ProjekPenambahbaikan (Task Achieving)
� Pengawalan Pengurusan Minyak KenderaanAdalah Sederhana
�Sistem Bayaran Bekalan Dan Perkhidmatan Kepada Pelanggan Adalah
Baik
CONTOH: Penyataan Yang BerasaskanKepada Tuduhan, Celaan Dan MenyalahkanPihak Lain
Banjir kilat di Bandaraya X disebabkan oleh pemendapan lumpur di Sungai Y
☞ Penyataan ini menyalahkan pemendapan lumpur di Sungai Y yang merupakan tuduhankepada jabatan lain yang bertanggungjawab menguruskan mendapan di Sungai Y
☞ Sewajarnya penyataan projek ini adalah seperti berikut:
� Banjir kilat di Bandaraya X kerap berlaku
� Kos penyelenggaraan infrastruktur di Bandaraya X meningkat
CONTOH-CONTOH TAJUK PROJEK
�Kelambatan penghantaran buku ke perpustakaancawangan.
�Kekeliruan orang ramai mengenai dengan sistem e-Registry.
� Perlaksaaan khidmat seliaan yang kurang bersistematik.
�Sokongan ke atas penghapusan dari kira-kiramengambil masa.
RANCANG 2
MEMILIH MASALAH UNTUK DIJADIKAN PROJEK
KETERANGAN AKTIVITI MEMILIH MASALAH
�Dari beberapa masalah yang telah disenaraikandalam kategori BESAR, kumpulan hendaklah memilihSATU sahaja masalah sebagai projek KKC denganmenggunakan teknik pemilihan yang bersesuaian.
�Masalah yang dipilih hendaklah dihuraikan denganjelas supaya semua ahli kumpulan mempunyaikefahaman yang sama.
TEKNIK MEMBUAT PEMILIHAN
1. Kedudukan (Ranking)2. Undian (Voting)3. Sebulat Suara (Consensus)4. Matrik Keputusan (Decision Matrix)
KEDUDUKAN (RANKING)
UNDIAN (VOTING)
BIL
MASALAH YANG DICADANGKAN PENCADANG JUMLAH UNDIAN
1 MASALAH A X 7
2 MASALAH B Y 5
3 MASALAH C Z 2
4 MASALAH D W 4
SEBULAT SUARA (CONSENSUS)
MATRIK KEPUTUSAN (DECISION MATRIX)
Alat ini menggunakan kriteria-kriteria tertentu sebagai panduan untukmemilih projek. Kriteria yang perlu ada seperti berikut:
� Data mudah diperolehi.
� Didalam keupayaan ahli.� Dapat dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.
� Masalah memerlukan tindakan segera.� Kesan kepada pelanggan.
� Didalam tugas dan tanggungjawab ahli.
MATRIK INDIVIDU
MATRIK KUMPULAN
MEMBUAT DEFINISI MASALAH
�Menghuraikan masalah projek mengikut kaedah (What, Where, When, Whoand How)
Masalah yang diterangkan :-‐�Hendaklah jelas dan sebarang istilah atau terminologi hendaklahdiperjelaskan
�Dikaitkan bagaimana masalah yang dipilih dapat menjejaskan Unit/Jabatan/ Organisasi
�Skop projek�Perlu tepat / spesifik / objektif�Boleh diukur pencapaiannya
KAEDAH 5W 1H
BIL PERKARA CATATKAN KETERANGAN1. What ? Apa ? Sebutkan secara objektif / spesifik apakah dia
masalahnya?2. Where ? Di Mana? Nyatakan di Jabatan / Unit mana? Proses di mana
? Lokasi di mana?3. When ? Bila ? Jangkamasa terjadi, di peringkat mana?4. Who ? Siapa ? Pihak-pihak yang terlibat5 How ? Bagaimana
?Nyatakan secara ringkas bagaimana ia bolehberlaku
6 Why ? Mengapa ? Nyatakan mengapa ianya merupakanmasala/kesan/impak
KEPENTINGAN DEFINISI
�Dapat gambaran mengenai skopprojek dengan jelas dan tepat.
� Tidak ada kekeliruan dalampengumpulan fakta dan data
�Dapat membantu dalampenganalisaan masalah sebenar.
“A Problem well stated is a problem
half solved”
- Charles F. Kettering
CONTOHTajuk projek: “Kelambatan Memproses Pembayaran Elaun”
Definisi:
� Apa yang dimaksudkan dengan lambat? Laju berapa?� Apa aktiviti yang terlibat dalam proses pembayaran elaun
� Berapa jenis elaun? Elaun mana yang banyak masalah?� Siapa yang memproses elaun? Siapa yang memohon?
� Bila memproses? Bila memohon?� Dimana ia berlaku?
� Bagaimana terjadi lambat?� Kenapa ia menjadi isu/masalah?
RANCANG3
MEMBUAT PERANCANGAN PELAKSANAAN KESELURUHAN PROJEK
KEPENTINGAN MEMBUAT PERANCANGAN
�Kumpulan dikehendaki merancang dan menetapkan tempohuntuk menyiapkan projek tersebut, contoh: 5 bulan, 7 bulan, 1 tahun (tertakluk kepada situasi masalah).
�Preancangan adalah untuk memastikan projek dapat berjalandengan lancar dan teratur.
� Ini bertujuan agar kumpulan dapat membuat pemantauan dan melaksanakan projek dalam tempoh yang dirancang.
�memudahkan kumpulan melihat bila tempoh tersasar dan perubahan rancangan perlu dibuat.
AKTIVITI: MEMBUAT CARTA GANTT
�Pecahkan perancangan kepada aktiviti dan tugas yang akan dilaksanankan (work break down)
�Buat jangkaan berapa lama setiap tugas dan tetapkantarikh selesaikan secara realistik
�Tandakan ‘yang sebenar’ setelah melaksanakan aktiviti yang dirancang
CONTOH CARTA GANTT
NAMA KUMPULAN: _______________________________________________________________
TAJUK PROJEK: _____________________________________________________
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16RSRSRSRSRSRSRSRSRSRSRSRSRS14
7
8
9
10
3
4
5
6
PERTIMBANGAN DAN KEPUTUSAN
PERLAKSANAAN (UJI CUBA CADANGAN PENYELESAIAN)
PENILAIAN (MEMUNGUT DAN MENGANALISA)
11
12
13
TINDAKAN PENYERAGAMAN (PEMPIAWAIAN DAN PEMANTAUAN)
MENGENALPASTI PUNCA MASALAH YANG UTAMA
MEMBENTUK DAN MEMILIH SERTA MEMPERBAIKI CADANGAN PENYELESAIAN PILIHAN
MENYEDIAKAN CARTA PERANCANGAN PENYELESAIAN
PERSEMBAHAN PENGURUSAN
MEMAHAMI SITUASI MASAKINI
PENGUMPULAN DAN MENGANALISA DATA
MENETAPKAN SASARAN
MENGENALPASTI PUNCA-PUNCA MASALAH
BIL AKTIVITI
CARTA GANTT
Apr
1 MENGENALPASTIAN PROJEK/MASALAH / MERANCANG PROJEK
Jan Feb Mar
AKTIVITITAHUN 2006
MEI JUN JUL OGO SEP OKT1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Merancang Projek (R1,2 & 3)
2 Memahami situasi masakini (R4)
3 Memungut & menganalisa data (R5)
4 Menetapkan Sasaran (R6)
5 Menentukan sebab-Akibat (R7 & 8)
6 Membuat cadangan Penyelesaian (R9,10,11&12)
7 Membuat Persembahan pengurusan
8 Uji cuba cadangan penyelesaian (laksana)
9 Memungut & menganalisa data (Semak)
10 Tindak -pempiawaian
11 Pemantauan
RANCANG4
MEMAHAMI SITUASI MASAKINI
SEMAK CARTA ALIRAN KERJA
�Semak carta aliran proses yang terlibat�Tumpukan perhatian kepada aktiviti yang menyumbang
kepada masalah melalui carta aliran�Kumpul data dalam bentuk lembaran semak untuk
melihat perbandingan dan pembuktian masalah
CONTOH CARTA ALIRAN KERJA
KUMPUL DATA
�Buat lembaran semak untuk menggumpul data:�Data prima (primary data)- membuat kajiselidik, pemerhatian
(observation)�Data sekunder (secondary data) - rekod-rekod atau catitan,
surat, memo mana-mana yang berkaitan dengan masalahyang dipilih
�Lembaran semak digunakan untuk membuktikankewujudan masalah
LEMBARAN SEMAK
DATA DAN FAKTA
� Kesalahan yang dilakukan menyumbang kepada masalah� Cabaran untuk mencapai tahap prestasi
� Jumlah kekerapan terjadi
RANCANG5
ANALISA FAKTA DAN DATA
PRINSIP PARETO
�PARETO PRINCIPLE: The idea that a few root problems are responsible for the large majority of consequences.
Welfredo Pareto (1848 – 1923)
PRINSIP PARETO
� Rajah Pareto adalah satu alat untuk membuat keputusan/pilihan. � Apabila kita berdepan dengan himpunan masalah, kita terpaksa
membuat pilihan masalah mana yang perlu diatasi terlebih dahulu.
� Dapat memfokuskan usaha kepada masalah itu supaya kita akan mendapat pulangan yang tinggi dari hasil usaha kita. Rajah Pareto ini adalah berdasarkan kepada prinsip 80 – 20.
FAKTA DAN DATA
RAJAH PARETO (PARETO DIAGRAM)
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0
10
20
30
40
50
60
70
80
Kadar bayaran Timbangan Pendaftaran Lain-lain
Kekerapan Contoh Graf Pareto
RANCANG6
MENETAPKAN SASARAN
MENETAPKAN SASARAN
Kesalahan yang akandiselesaikan termasuk didalam 75% ialahKesalahan 4, kesalahan 5dan Kesalahan 1
KAEDAH MENETAPKAN SASARAN
� Menggunakan kaedah ‘benchmarking’ iaitu membandingkandengan Bahagian/Agensi lain
� Mendapatkan ketetapan daripada pihak pengurusan
� Membincangkan bersama ahli kumpulan secara sebulat suara� Daripada ekpektasi pelanggan
� Key Performance Indicator (KPI)� Membuat tanda garis sasaran ke atas rajah pareto (gambar
pareto begaris)
RANCANG7
MENETAPKAN SEBAB AKIBAT MENGGUNAKAN FISH BONE ANALYSIS
KAORU ISHIKAWA
• Fish bone analysis• Cause and effect analysis• Ishikawa diagram
PENERANGAN
Fishbone diagram digunakan untuk mencari semua penyebab dari suatu permasalahan berdasarkan komponen-komponen yang terkait pada sistem kerja tersebut.
Why Why Why
OBJEK DALAM RAJAH ISHIKAWA
4 M 1 EMan (Worker, operator)Machine (facilities, equipment, machines,Material (raw materials and parts – consumed or used in the process)Method (work process)Environment (weather, workplace, lighting)
Quality ( appearance, defect ratio, claims)Performance (process, movement ratio, product volume)Cost ( yeild, loss, material expense, personal expense)Safety (disaster or accident ratio, number of accidents, accident-free time)Human factors (work attendance ratio, number of suggestion, participation ratio)
RAJAH SEBAB AKIBAT
Pembuangansampah bukan
ditempatdikhaskan
KAEDAHMESIN
MANUSIA BAHAN PERSEKITARAN
Papan notislarangantidak jelas
tersembunyi
Tiada garis panduanMeletak papan notis
Tulisan pudarTidak diperbaharui
Bahan cat tidak berkualiti
CONTOH
MASALAH PERLAKSANAAN TPOR BAGI PERKHIDMATAN MAKMAL YANG KURANG BERKESAN
Prosedur kerja kurang jelas dan belum dikemaskini
Tidak tau kepentingan
Kurang bertanggungjawab
Kurang ambil perhatian
Tidak tahu kepentingan Malas
Kurang faham prosedur
Staf baruKurang bertanya
Tidak diterangkanProsedur yang ada belum
dikemaskini
Tidak disebarluaskan
Kurang jelas Tidak dibukukan
Tidak tau kepentinganPuas hati dgn yang ada
Tidak diselaraskanTidak jelas
Prosedur tidak dipublisitikan
Ayat komplikated
Sukar difahami
Font kecil
terlalu banyak
KAEDAH
Kuantiti terhadTidak ada
bajetPower trap
Hanging
Membuat laporan
selalu jammedInk selalu habis
Banyak penggunaan
Selalu Hanging
Stail lamaTiada peruntukan untuk mengganti baru
MESIN
Sikap staf yang kurang peka dan komited
Kurang teliti
Tiada inisiatif
Kurang pengetahuan
Tidak ambil perhatian
MalasBerat tulang
Malas
StressNgalih
Tidak minat
Bosan
Kurang membaca
Banyak kerjaKurang latihan Staf baru
MANUSIA
Kurang kemahiran
SikapMalas membaca
Berat mulut
Tiada inisiatif
Tidak bertanya
Kurang panduan
Tidak didedahkan
Tidak diterangkan
Kurang pemberitahuan
Kurang latIhan
Kurang faham
Tidak bertanya
Kurang pengetahuan
Kurang penerangan
Tiada pembacaanTiada inisiatif
Tidak dititikberatkan
malas
Sikap
Tiada masaKekurangan staf sibuk
Tidak menghargai
Kurang membaca
Kurang ilmuTidak dititikberatkan
Banyak kerja
Sambil lewa
Maklumat yang kurang disebarluaskan
Tidak dibacaTiada penyelarasan
Tidak tau kepentingan
Disimpan ditempat terlindung
Kepentingan tidak diterangkan
tiada publisitiTidak dipeduli
BAHAN
Tidak dibaca
tidak diterangkanTidak tau
boring
Kurang kualitiKomplikated
Tidakdisebarluaskan
Kurang pemedulianTidak tau kepentingan
MalasInda
ingau
Tidak diterangkan / ditaklimatkan
Tidak jelas
Tidak ditempelKurang
pembacaanTidak tau
kepentingan
Tidak diterangkan Tidak
disebarluaskan
Tempat tidak sesuai
Tiada ruang
Banyak info lain
PERSEKITARAN
RANCANG8
MENETAPKAN PENYEBAB UTAMA
MEMILIH PENYEBAB UTAMA
� Di pilih secara sebulat suara(concensus)
� Atau melalui pemerhatian dan pengelaman ahli kumpulan
� Memilih tulang ikan level 3 atau 4
1
23
4
RANCANG9
MENYENARAIKAN CADANGAN PENYELESAIAN
MENYENARAIKAN CADANGAN PENYELESAIAN
� Setiap penyebabutama hendaklahdibuatkanpenyelesaian.
� Percambahan fikiranboleh membantukumpulan dalammenjana idea berkaitan denganpenyelesaian.
� Lebihbanyakcadanganlebih baik
� Kreatif� Innovatif
� Outside the box� Blue ocean
strategy
RAJAH POKOK (TREE DIAGRAM)
Penyebab utama1
Cadangan 1.1
Cadangan 1.2
Cadangan 1.3
Cadangan 1.4
Penyebab Utama2
Cadangan 2.1
Cadangan 2.2
Penyebab Utama3
Cadangan 3.1
Cadangan 3.2
Langkah 8 Langkah 9
RANCANG10
MEMILIH PENYELESAIAN
MEMILIH CADANGAN PRAKTIKAL
Penyebab utama1
Cadangan 1.1
Cadangan 1.2
Cadangan 1.3
Cadangan 1.4
Penyebab Utama2
Cadangan 2.1
Cadangan 2.2
Penyebab Utama3
Cadangan 3.1
Cadangan 3.2
Penyelesaian dipilih
Penyelesaian dipilih
Penyelesaian dipilih
Langkah 8 Langkah 9 Langkah 10
RANCANG11
MEMPERBAIKI PENYELESAIAN DENGAN ANALYSIS MEDAN DAYA (FORCE-FIELD)
ANALISIS MEDAN DAYA (FORCE FIELD ANALYSIS)
Analisa Medan Daya membantu kumpulan memikirkan secaramendalam kesan-kesan positif dan negatif dan mengenalpasti kesan-kesan mana yang mempunyai impak yang paling tinggi. Danseterusnya membuat pembaikan terhadap cadangan yangmempunyai kesan negatif yang tinggi.
CARA PENGGUNAAN ANALYSIS MEDAN DAYA
1. Sediakan jadual analisa medan daya dan tuliskan keterangan seperti contoh di berikut
2. Gunakan percambahan fikiran (brainstorm) bagi mengenalpasti kesan positif dan negatif.
3. Anggarkan nilai bagi kesan-kesan tersebut secara realistik berpandukan kepada skala 1(paling rendah) hingga 10 (paling tinggi)
4. Masukkan kesan-kesan positif dan negatif tersebut dan anggarannya ke dalam rajah medan daya kumpulan seperti contoh berikut.
CONTOHANALISA MEDAN JAYA
Pilihan : Untuk mencetak buku kadar harga
KEBAIKAN KEBURUKAN
Mudah untuk mendapatkan kadar bayaran yang diperlukan
5
Harga cetakan yang mahal
9
Boleh mencari kadar harga tanpabanyak cerewet
3
Buku yang banyak menyebabkan sukar untuk menyimpan
2
Kesempatan untuk menganti buku yang telah rosak
5
Memerlukan masa untuk mencetak
2
Boleh mengemaskinikan kadar bayaran 6
CADANGAN PEMBAIKAN – IMPAK MINIMA
Harga cetakan yang mahal
� Pembaikan alternatif� Cetak dengan warna hitam putih
� Cetak secara berperingkat
RANCANG12
MEMBUAT PERANCANGAN PELAKSANAAN PENYELESAIAN
PENERANGAN
� Kumpulan akan membuat perancangan aktiviti penyelesaianselepas mendapat persetujuan daripada pihak atasan/Pengurusan
� Tempoh melaksanakan penyelesaian hendaklah selaras dengantempoh dalam perancancan induk (langkah 3) bahagian Laksana
CARTA GANTT PERLAKSANAAN PENYELESAIAN
Aktiviti JUL OGO TINDAKAN1 2 3 4 1 2 3 4
Menyemak dam mengemaskini kadarharga dalam buku lama
Membuat draf buku
Berunding dengan percetakan
Proof reading
Taklimat penggunaan buku baru
Mencoba Buku Baru (draf)
LAKSANA
MELAKSANAKAN PENYELESAIAN
� Memberi taklimat jika perlu atau makluman kepada yang terlibatmengenai penyelesaian yang akan dibuat� Sebelum melaksanakan uji cuba cadangan penyelesaian, kumpulan hendaklah
mengadakan taklimat atau latihan kepada pegawai dan kakitangan yang terlibatdalam cadangan baru tersebut terutama sekali mereka yang bukan terdiri daripadakumpulan KKC. Ini bertujuan supaya perlaksanaan cadangan pembaikan tersebutdapat difahami dan mengetahui akan perubahan-perubahan prosedur kerja yang baru.
� Melaksanakan aktiviti penyelesaian mengikut perancangan� Membuat apa jua aktiviti yang telah dirancang hasil daripada cadangan
penyelesaian yang telah dipilih.
MELAKSANAKAN UJI CUBA
� Membuat catitan ke atas hasil uji-cuba penyelesaian yang dilaksanakan� Semasa uji cuba perlaksanaan, kumpulan sekali lagi akan memungut data bagi
menilai sejauh mana perlaksanaan cadangan penyelesaian menepati sasaran. Teknik lembaran semak akan digunakan sekali lagi.
� Pemungutan data hendaklah sebanding dengan pemungutan data semasamenggumpul data sebelum ini, iaitu :� tempoh masanya
�kekerapan atau jumlah
Ini adalah bagi memastikan yang perbandingan tidak “ bias” disebabkanperbandingan yang kurang tepat.
SEMAK
ANALISA DATA
� Teknik bagi menganalisa data adalah sama dengan teknik yang digunakan dalam langkah 5 semasa Rancang.
� Data-data yang dikumpul semasa membuat uji-cuba dibuatkanlembaran semak dan rajah pareto untuk memudahkanperbandingan.
Jumlah kesalahan sebelum dilaksanakan penyelesaian = 111Jumlah kesalahan selepas ujicoba = 8
8Peratus penurunan = 111-8 = 93%
111
TINDAK
BUAT PEMPIAWAIAN
TINDAK
Ada penurunan kekerapankesalahan? Masalah
berkurangan?
YaTidak
Kembali ke Rancanglangkah 8 atau 9
Sasarantercapai?
Ya Tidak
Buat SOPKembali ke Rancang
langkah 6
PEMPIAWAIAN
� Buat Standard Operation Prosedure (SOP): Manual Prosedur Kerja, Garispanduan, Buku, Poster
� Buat Minit, Memo
PEMANTAUAN