Nguyễn Tuấn Dương
Email: [email protected]
KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM –
ĐỒNG ĐỘI
“Cách duy nhất để hành động
là hành động”
1 Tổng hợp bởi Mr. Dương
NỘI DUNG
2. Phân tích vai trò trong nhóm
4. Các bước làm việc nhóm
3. Các bước phát triển nhóm
5. Văn hóa nhóm
6. Quản lý xung đột nhóm
1. Giới thiệu làm việc nhóm
2 Tổng hợp bởi Mr. Dương
1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.1. Nhóm là gì?
1.1.2. Khái niệm
Nhóm là tập hợp một số ít người với các kỹ
năng, đặc tính có thể bổ trợ cho nhau cùng
chung một mục đích, mục tiêu, phương pháp
hoạt động và chịu trách nhiệm với nhau.
3 Tổng hợp bởi Mr. Dương
1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.1. Nhóm là gì?
1.1.2. Đặc điểm
Một số ít người: 5 – 10 người.
Tính bổ sung.
Sự cam kết cùng chung mục đích, mục tiêu
và phương pháp hoạt động.
Chịu trách nhiệm với nhau.
4 Tổng hợp bởi Mr. Dương
1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.2. Làm việc nhóm là gì?
Khuyến khích các hoạt động giao tiếp: lắng
nghe và phản hồi ý kiến của các thành viên khác.
Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên khác khi cần
thiết.
Tôn trọng những lợi ích và thành tích của các
thành viên khác.
Khuyến khích hoạt động cá nhân lẫn hoạt động
nhóm.
5 Tổng hợp bởi Mr. Dương
1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.4. Phân loại nhóm làm việc
1.4.1. Nhóm theo nhiệm vụ
5 – 10 nhân viên cùng 1 bộ phận gặp nhau
trong vài giờ mỗi tuần để thảo luận về các vấn
đề kinh doanh như: cái thiện chất lượng, thích
nghi với thay đổi…
1.4.2. Nhóm tự quản
Khoảng 10 thành viên đảm nhiệm cả nhiệm
vụ của người giám sát.
Lập kế hoạch, giao việc cho các thành viên
trong nhóm và ra quyết định theo nhóm.
6 Tổng hợp bởi Mr. Dương
1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.4. Phân loại nhóm làm việc
1.4.3. Nhóm đa chức năng
Các nhân viên cùng cấp bậc ở các bộ phận
khác nhau lập nên 1 nhóm để thực hiện 1 nhiệm
vụ được giao trước.
7 Tổng hợp bởi Mr. Dương
1. Giới thiệu về làm việc nhóm
1.4. Phân loại nhóm làm việc
1.4.4. Nhóm ảo
Nhóm sử dụng công nghệ thông tin để kết nối
với nhau, không liên lạc trực tiếp nhằm thực hiện
1 mục tiêu chung.
8 Tổng hợp bởi Mr. Dương
9
Quy Trình Làm Việc Nhóm
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1 B1: Gia nhập nhóm
B2: Trách nhiệm của thành viên
B3: X/đ cách thức làm việc nhóm
B4: X/đ mục tiêu của nhóm
B5: X/đ cách thức thực hiện
B6: Thu thập thông tin
B7: Chuẩn bị khung sản phẩm của dự án
B8: Chuẩn bị tài liệu – Hoàn thành dự án
B9: Kiểm tra quá trình thực hiện dự án
B10: Đánh giá kết quả và tổng kết
Tổng hợp bởi Mr. Dương
10
Gia Nhập Nhóm
Gia nhập nhóm mới
Tất cả các thành viên đều chưa biết nhau
Gia nhập nhóm đã quen biết
Các thành viên đã biết nhau từ trước hoặc đã làm việc cùng
nhau
Tự giới thiệu
Thu thập thông tin về các thành viên khác
Xác định vai trò của cá nhân và vai trò của các thành viên
trong một nhóm
Tổng hợp bởi Mr. Dương
2. Phân tích vai trò trong nhóm
1. Khái quát chung về phân
công vai trò trong nhóm
Vai trò là một tập hợp các
hành vi được kỳ vọng gắn với một
người nắm giữ một vị trí nhất định
trong một đơn vị xã hội.
Trong một nhóm, các cá nhân
được kỳ vọng sẽ thực hiện một vai
trò nhất định trong tổ chức.
(Theo Mintzberg)
11 Tổng hợp bởi Mr. Dương
KHÁM PHÁ NĂNG LỰC LÀM VIỆC NHÓM
CỦA BẢN THÂN
Tổng hợp bởi Mr. Dương12
Kiểm tra khám phá năng lực làm việc của bản thân và phân
tích vai trò của nhóm theo lý thuyết của Belbin (1993)
14
Các Vai Trò Chủ Yếu trong Một Nhóm
1. Trưởng nhóm
2. Người phản biện
3. Người thực hiện
4. Người ngoại giao
5. Điều phối viên
6. Người phát kiến
7. Người giám sát
Tổng hợp bởi Mr. Dương
15
Thiết Lập Mục Tiêu của Nhóm
Nguyên tắc SMART
Specific: Rõ ràng, cụ thể
Measurable: Đo lường được
Agreeable: Nhận được sự đồng thuận trong nhóm
Realistic: Thực tế, phù hợp với mong muốn của
nhóm
Time – bound: Thời gian được xác định rõ
Tổng hợp bởi Mr. Dương
Cửa sổ JohariMÌNH
BIẾT
NGƯỜI KHÁC
BIẾT
MÌNH
KHÔNG BIẾT
NGƯỜI KHÁC
KHÔNG BIẾT
HỌC HỎI
CHIA SẺ
Công khai Mù mịt
Bí mật Tiềm ẩn
Tìm
kiế
m H
ồi
đáp
Chủ động Cởi mở
Tự
kh
ám
ph
á
Quan sát
từ ngoài
Chia sẻ
Khai phá
16 Tổng hợp bởi Mr. Dương
3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.1. Hình thành (Forming)
Các cá nhân rời rạc tham gia vào và hình thành
nhóm làm việc.
Tham gia do giới thiệu.
Ai cũng rất hăng hái.
Có rất nhiều mong đợi khi tham gia vào nhóm.
Tâm lý thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ,
lo âu...
18 Tổng hợp bởi Mr. Dương
3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.2. Hỗn loạn (Storming)
Công việc bắt đầu được triển khai
một cách chậm chạp, đầy trắc trở.
Các cá nhân bộc lộ tính cách, thói
quen, sở thích và bắt đầu va chạm mạnh
với nhau.
Mâu thuẫn nảy sinh và thậm chí dẫn
tới xung đột đe dọa sự đổ vỡ của nhóm.
Mức độ không hài lòng tăng dần,
cảm giác bất mãn tăng lên.
19 Tổng hợp bởi Mr. Dương
3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.3. Chuẩn hóa (Norming)
Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp
và giải quyết.
Các quan hệ đi vào ổn định. Các tiêu chuẩn được
hình thành và hoàn thiện.
Các cá nhân chấp nhận thực tại của nhau. Quan hệ
bạn bè, đồng đội thực sự hình thành.
20 Tổng hợp bởi Mr. Dương
3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.4. Thể hiện (Performing)
Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ.
Sự háo hức thể hiện rõ.
Mức độ cam kết về công việc cao.
Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành
viên của nhóm.
21 Tổng hợp bởi Mr. Dương
3. Các giai đoạn phát triển nhóm
3.5. Kết thúc
Đối với những nhóm thành lập tạm thời sau
khi hoàn thành nhiệm vụ thì nhóm tự giải tán.
22 Tổng hợp bởi Mr. Dương
4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả
Giai đoạn I: Tổ chức
Bước 1: Tập trung vào nhóm.
Bước 2: Phân chia vai trò.
Bước 3: Thiết lập quy tắc.
Giai đoạn II: Hoạt động
Bước 4: Lập kế hoạch.
Bước 5: Triển khai thực hiện.
Bước 6: Đánh giá sơ bộ.
Bước 7: Hoàn thiện công việc.
23 Tổng hợp bởi Mr. Dương
4. Các bước làm việc nhóm hiệu quả
Giai đoạn III: Tổng kết
Bước 8: Công bố kết quả.
Bước 9: Khen thưởng.
Bước 10: Tiếp tục nhiệm vụ khác.
24 Tổng hợp bởi Mr. Dương
25
Xác Định các Quá Trình Thực Hiện
Xác định các kết quả dự kiến mong muốn và mức độ chất
lượng kỳ vọng
Xác định các đặc tính kỹ thuật của các kết quả đầu ra
cuối cùng
Xác định các quá trình chủ chốt để thực hiện công việc
Xác định quy trình thực hiện của những quá trình chủ
chốt tạo ra các kết quả chính của công việc
Xác định những điểm quan trọng trong quá trình thực hiện
để thiết lập các hoạt động kiểm soát.
Tổng hợp bởi Mr. Dương
26
Một số công cụPhân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown
Structure)
Quản Lý Tiến Độ Thực Hiện Dự Án
Phân bổ công việc
Kiểm Soát & Giám Sát Công Việc
Nghiên Cứu và Thu Thập Thông Tin
Tổng hợp bởi Mr. Dương
5. Văn hóa nhóm
5.1. Khái niệm
“Văn hóa nhóm là các giá trị văn hoá được gây
dựng trong suốt quá trình tồn tại và phát triển, trở thành
các giá trị, các quan niệm và tập quán, truyền thống
ăn sâu vào hoạt động của nhóm và chi phối tình cảm,
nếp suy nghĩ và hành vi của mọi thành viên trong việc
theo đuổi và thực hiện các mục đích.”
27 Tổng hợp bởi Mr. Dương
5. Văn hóa nhóm
5.2. Cấu trúc của văn hóa nhóm
Giá trị
Chuẩn mực
Không khí và phong cách
quản lý
Yếu tố hữu hình
28 Tổng hợp bởi Mr. Dương
5. Văn hóa nhóm
5.3. Các dạng văn hóa nhóm
5.3.1. Văn hóa dựa trên quyền lực
Tập trung quyền lực.
Đề cao cá nhân.
Quy định bất thành văn/gián tiếp.
Trung thành với sếp.
5.3.2. Văn hóa chú trọng vai trò
Quan liêu và chú trọng thứ bậc.
Chú trọng các thủ tục, quy tắc, luật lệ.
29 Tổng hợp bởi Mr. Dương
5. Văn hóa nhóm
5.3. Các dạng văn hóa nhóm
5.3.3. Văn hóa chú trọng nhiệm vụ
Chú trọng sự cam kết của nhóm.
Nhân viên linh hoạt với sự tự chủ cao.
Môi trường làm việc sáng tạo.
4. Văn hóa chú trọng con người
Nuôi dưỡng sự phát triển cá nhân.
Chú trọng vào quan hệ giữa người và người.
30 Tổng hợp bởi Mr. Dương
6. Quản lý xung đột nhóm
6.1. Khái niệm
Xung đột nhóm là xung đột giữa hai hay
nhiều cá nhân trong nhóm làm ảnh hưởng
đến kết quả làm việc hoặc làm giảm hiệu quả
làm việc tối ưu của nhóm.
31 Tổng hợp bởi Mr. Dương
6. Quản lý xung đột nhóm
6.2. Các biểu hiện của xung đột nhóm
6.3. Xung độ nhóm tốt hay xấu?
6.4. Nguyên nhân xung độ nhóm
32 Tổng hợp bởi Mr. Dương
6. Quản lý xung đột nhóm
6.5. Các phương pháp giải quyết xung đột
Chinh phục – phân định rạch ròi thắng – thua, giải
quyết triệt để mâu thuẩn.
Né tránh – không giải quyết mà lở đi với mong
muốn để thời gian hàn gắn.
Thỏa thuận – làm rõ lợi ích, thiệt hại để hai bên tìm
ra được kết cục phù hợp.
Xoa dịu – tìm ra giải pháp tạm thời, không giải
quyết căn nguyên mâu thuẩn.33 Tổng hợp bởi Mr. Dương
6. Quản lý xung đột nhóm
6.6. Nguyên tắc giải quyết xung đột
Tấn công vấn đề, không tấn công con người.
Chỉ tập trung vào những gì có thể cải thiện được.
Khuyến khích các ý kiến trái chiều.
Biểu lộ cảm xúc nhưng không lạm dụng.
Xác định cụ thể trách nhiệm đối với từng phần hay
toàn bộ của vấn đề cho các cá nhân cụ thể.
Lắng nghe trước khi đưa ra phán xét.
Bày tỏ sự tôn trọng đối với ý kiến của người khác.
Giải quyết xung đột đồng thời với xây dựng quan
hệ.
34 Tổng hợp bởi Mr. Dương
Ba cách giải quyết mâu thuẫn- xung đột
Tổng hợp bởi Mr.
Dương
Chiến lược thắng – thua
Chiến lược thua – thua
Chiến lược thắng – thắng
35