MANUAL MUTU JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PUBLIK
FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode Dokumen :
Revisi :
Tanggal :
Diajukan oleh
:
Ketua UJM Administrasi Publik Ttd Prof.Dr.Abdul Hakim, M.Si
Disetujui oleh
:
Ketua Jurusan Administrasi Publik Ttd Dr.Mujibur Rahman Khairul Muluk,S.Sos,M.Si
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN
1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu 1.2. Tujuan Manual Mutu
II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU III. ISTILAH DAN DEFINISI IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Sekilas Tentang Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.2. Organisasi Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.3. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi Publik 4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Ilmu Administrasi
Publik
4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu 4.6. Sistem Dokumen dan Audit
V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen 5.2. Kepuasan Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan Sistem Mutu 5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 5.6. Tinjauan Manajemen
VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia 6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN 7.1. Perencanaan Program Layanan Pendidikan 7.2. Proses Terkait Mahasiswa 7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum 7.4. Pembelian 7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan
7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran VIII. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN
MUTU 8.1. Panduan Umum 8.2. Pemantauan dan Pengukuran 8.3. Analisis Data 8.4. Perbaikan
I. PENDAHULUAN
1.1. Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual mutu ini merupakan panduan implementasi
manajemen mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas
Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya yang sekaligus juga
menjadi salah satu persyaratan yang dituntut keberadaannya
dalam sistem manajemen mutu. Oleh karena itu setiap unit
kerja di lingkungan Universitas Brawijaya yang terlibat dalam
sistem manajemen mutu harus memenuhi persyaratan
tersebut.
Manual Mutu Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas
Brawijaya disusun untuk mengendalikan pengelolaan
pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dengan
mengacu pada persyaratan standar dan klausul Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dengan pedoman
implementasinya dalam layanan pendidikan IWA2:2007,
peraturan-peraturan pemerintah RI dan persyaratan akreditasi
BANPT. Manual Mutu ini menjelaskan penjabaran keterkaitan
antara struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu
penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu
secara internal Jurusan Administrasi Publik Universitas
Brawijaya. Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas
Brawijaya melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai
pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk
mengembangkan mutu pendidikan Jurusan secara
berkelanjutan. Dengan demikian, mutu penyelenggaraan
pendidikan di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas
Brawijaya diakui tidak saja secara internal, namun juga secara
eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
(BANPT) atau badan akreditasi internasional. Dalam
penerapan SPMI, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas
Brawijaya memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan
dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI
ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui
pelaksanaan misinya, mampu memenuhi kebutuhan/
memuaskan stakeholders yaitu kebutuhan masyarakat, dunia
kerja dan profesional. Untuk itu, Jurusan Ilmu Administrasi
Publik Universitas Brawijaya menyusun dokumen SPMI
sebagai berikut:
a. Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan
sistem yaitu Visi dan Misi Jurusan Ilmu Administrasi Publik
Universitas Brawijaya, Rencana Strategis Jurusan Ilmu
Administrasi Publik Universitas Brawijaya, Program Kerja,
dan Pedoman Pendidikan.
b. Dokumen mutu yaitu Manual Mutu Jurusan Ilmu
Administrasi Publik Universitas, Standar Mutu, Manual
Prosedur, Instruksi Kerja, Dokumen Pendukung, Borang-
borang.
c. Dokumen Audit yang meliputi Manual Prosedur
Pelaksanaan Audit Internal (AI) Jurusan Ilmu Administrasi
Publik Universitas Brawijaya, MP Penilaian Kinerja
Unv./Fak./Prog, MP Penilaian Kinerja Jur./PS, IK
Pelaksanaan Audit untuk Auditor (0040010201), Borang
Kinerja Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas
Brawijaya.
1.2. Tujuan Manual Mutu
Manual mutu ini merupakan panduan implementasi
manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik Universitas
Brawijaya dan merupakan persyaratan sistem manajemen
mutu yang harus dipenuhi oleh unit-unit kerja di lingkungan
Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya. Untuk itu
Manual Mutu ini bertujuan untuk:
a. Menggariskan proses utama yang terkait langsung ataupun
tidak langsung dengan layanan pendidikan, penelitian,
pengabdian masyarakat dan kerjsama di Jurusan Ilmu
Administrasi Publik Universitas Brawijaya baik dalam
perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan
perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan
dalam memenuhi kepuasan pelanggan.
b. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang
terkait dalam proses di atas.
c. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu (SPM)
dengan persyaratan ISO 9001:2008.
d. Mencerminkan komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik
Universitas Brawijaya dalam peningkatan mutu secara
berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga dapat
dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses
pendidikan, penelitian, pengabdian masyarakat dan
kerjsama.
1.3. Lingkup Proses Utama dan Pelanggan
1. Bisnis proses
Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik
Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama:
1. Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi
untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik;
2. Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya,
3. Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan
usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan
masyarakat di bidang Administrasi Publik
4. Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika,
alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
5. Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
Dengan tiga proses pendukung:
1. Kelancaran urusan tata usaha;
2. Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM)
3. Pengadaan barang dan jasa.
Adapun hubungan antara proses dan output dan penetapan
customer di Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya
dapat disajikan sebagai berikut:
Proses Output (Produk) Customer
Pengembangan dan pelaksanaan pendidikan
tinggi
Sarjana (S1) Karya ilmiah yang tidak
dipublikasikan (skripsi, thesis, disertasi)
Mahasiswa, pengguna lulusan,
orang tua mahasiswa atau
lembaga yang mengirim peserta pelatihan, atasan
langsung pimpinan unit kerja
Proses Penelitian
Karya ilmiah yang tidak
dipublikasikan (Laporan hasil penelitian)
Karya ilmiah yang
dipublikasikan (artikel ilmiah, jurnal, buku, paten)
Layanan Ilmiah (Scientific
Service)
Mahasiswa,
Instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, atasan langsung pimpinan
unit kerja
Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan usaha yang
berorientasi pada
peningkatan pelayanan masyarakat di bidang Administrasi Publik
1. Jasa pelatihan
konsultasi magang, studi
banding
2. Kemitraan
Mahasiswa, Instansi pemerintah,
swasta, peneliti
lain, atasan langsung pimpinan unit kerja
Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika, alumni, dan
hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
Jasa penelitian, penerbitan jurnal Penyelenggaraan even
ilmiah : Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres Peran serta dalam even ilmiah: Seminar, Lokakarya,
Simposium, konggres
Masyarakat, industri, PT lain, peneliti lain
Instansi Pemerintah, Alumni, atasan langsung pimpinan
unit kerja
Proses manajerial,
pemantauan dan
Laporan Evaluasi Diri
Tahunan terhadap
Atasan langsung
pimpinan unit
evaluasi kinerja
pencapaian Renstra
Laporan Kinerja Dosen (LKD)
Daftar Penilian
Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil oleh atasan
Laporan Kinerja oleh
IRJEN dan BPPK Laporan Keuangan oleh
Akuntan Public
kerja
2. Pelanggan
Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya
terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti
lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain,
Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja.
Kriteria pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu
untuk mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah
mahasiswa yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi
dan tercatat sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan
registrasi administratif dan akademik pada tahun akademik
berlangsung. Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB
tercantum dalam web http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua
katagori utama yaitu Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur
Nasonal dibagi empat yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2)
PSB Non Akademik 2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis
dan (4) Beasiswa Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat
sistem yaitu: (1) SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih
Program. Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif
secara detail tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan
Akademik dan Non–Akademik, serta Manual Prosedur yang
terkait. Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa
pascasarjana (S2 dan S3) ditetapkan dalam buku panduan
Pascasarjana. Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah
tercapainya kompetensi utama dan pendukung yang sudah
dirancang dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga
setelah lulus dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi
profil lulusan (tercantum dalam Buku pedoman pendidikan
tahun akademik 2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan
masyarakat umum, pengguna lulusan, orang tua mahasiswa,
instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat,
Perguruan Tingi lain dan alumni yang menggunakan layanan
jasa Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya
didasarkan tingkat kepentingan bersama antara parapihak
dengan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya,
dengan alternatif:
1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas
Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau
2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke
Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax
0341 558227 atau melalui e-mail ke [email protected], atau
3) Memorandum of Understanding (MoU) atau,
4) Kontrak Kerja
II. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
2.1. Kebijakan Mutu
Sebagai salah satu universitas terkemuka di Indonesia,
Universitas Brawijaya telah menetapkan kebijakan untuk
menjadi entrepreneurial university bertaraf internasional
dengan motto World Class University. Dalam upaya
menyeleraskan visi UB dalam visi Jurusan Administrasi Publik
Universitas Brawijaya dan unit kerja di bawahnya, Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya telah mengambil
keputusan untuk mengembangkan dan melaksanakan Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang sebagian besar
mengadopsi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008.
Sistem yang dipakai diselaraskan dengan sistem yang telah
ditetapkan oleh Universitas. Penerapkan SPMI diarahkan guna
memberikan layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian
masyarakat untuk memuaskan pelanggan utama (mahasiswa,
masyarakat dan instansi lain sebagai pengguna) serta
memelihara kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui
pengembangan bertahap serta peningkatan mutu secara
berkelanjutan. Secara umum sasaran mutu Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya adalah:
a. Mempertahankan dan meningkatkan semua aspek mutu
pada setiap proses dan kegiatan, serta
b. Menghasilkan produk dan layanan dengan mutu yang baik.
Selaras dengan sasaran di atas, Jurusan Ilmu Administrasi
Publik Universitas Brawijaya UB bertekad:
a. Mengembangkan SPMI yang terintegrasi dengan SMM ISO
9001:2008 di bidang akademik dengan dukungan dari
seluruh personil organisasi.
b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem
penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi
dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk
dan layanan melalui SMM.
c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif Jurusan
Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya sepakat
untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi masing-masing.
d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program
pelatihan bagi manajemen, semua anggota, staf
administratif dan personil pendukung keseluruhan proses.
e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi
sehingga Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas
Brawijaya dapat mendukung peningkatan pencapaian
sasaran mutu UB.
2.2. Landasan Kebijakan Manajemen Mutu
Rujukan yang digunakan sebagai landasan kebijakan
Manajemen Mutu di Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya adalah:
a. Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Tinggi Nasional
b. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
c. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
d. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
e. Akreditasi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional,
2008.
f. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
g. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
h. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009.
i. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
j. Dokumen Rencana Strategis Universitas Brawijaya.
k. Dokumen Rencana Strategis Fakultas Ilmu Administrasi
l. Dokumen Rencana Strategis Jurusan Administrasi Publik
Universitas Brawijaya.
m. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Jurusan Administrasi
Publik Universitas Brawijaya.
III. ISTILAH DAN DEFINISI
1. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah gabungan struktur,
proses, prosedur, standar, aturan, dokumen, SDM dan
lainnya yang secara khusus dirancang, dikembangkan dan
dilaksanakan untuk menjamin bahwa keluaran suatu
aktivitas atau program tertentu memenuhi kriteria yang
telah ditetapkan.
2. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang
menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi
permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer
(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam
kontrak ), maupun tersirat. Dalam pelaksanaannya upaya
pencapaian mutu harus mengacu pada Rencana Strategis
Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya.
3. Manual Mutu (MM) adalah adalah dokumen yang menjadi
panduan implementasi manajemen mutu yang isinya
berdasarkan Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta pedoman dalam
layanan pendidikan IWA2:2007. Manual Mutu ini berlaku
untuk unit pelaksana akademik di lingkungan Jurusan Ilmu
Administrasi Publik Universitas Brawijaya.
4. Pelanggan. Dalam konteks pendidikan, pelanggan adalah
orang perorangan atau badan yang ikut menerima atau
membeli layanan pendidikan, penelitian, pengabdian
masyarakat dan kerjsama. Pelanggan dibidang pendidikan
di Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu mahasiswa
(learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama;
orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta
pelatihan; dan pengguna lulusan. Untuk penelitian,
pengabdian masyarakat dan kerjasama adalah masyarakat
umum, instansi pemerintah, swasta, peneliti lain, industri,
Masyarakat, Peruguan Tingi lain dan alumni.
5. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT)
adalah sebuah badan yang dibentuk oleh Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan pada tahun 1994 melalui
Kepmen. Dikbud No. 187/U/1994, tanggal 7 Agustus 1994.
6. Akreditasi adalah proses evaluasi dan penilaian mutu
institusi atau program studi yang dilakukan oleh suatu tim
pakar sejawat (tim asesor) berdasarkan standar mutu yang
telah ditetapkan, atas pengarahan suatu badan atau
lembaga akreditasi mandiri di luar institusi atau program
studi yang bersangkutan.
7. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah fakultas dan
jurusan atau lembaga selain fakultas dan jurusan yang
menyelenggarakan layanan pendidikan atau pelatihan.
8. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan
jurusan/PS yang mendukung terselenggaranya layanan
pendidikan atau pelatihan.
9. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan
pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan
nilai (creating value).
10. Universitas adalah Universitas Brawijaya yang
menyelenggarakan pendidikan akademik dan/atau
pendidikan vokasi dalam sejumlah ilmu pengetahuan,
teknologi, dan/atau seni dan jika memenuhi syarat dapat
menyelenggarakan pendidikan profesi.
11. Rektor adalah Rektor Universitas Brawijaya.
12. Dewan Pengawas adalah Dewan Pengawas di Universitas
Brawijaya.
13. Senat Universitas adalah Senat Universitas Brawijaya.
14. Statuta adalah Statuta Universitas Brawijaya.
15. Jurusan Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
adalah himpunan sumber daya pendukung, yang dapat
dikelompokkan menurut program studi, yang
menyelenggarakan dan mengelola pendidikan akademik,
vokasi, atau profesi dalam satu rumpun disiplin ilmu
pengetahuan yang focus terhadap administrasi publik
16. Dekan adalah dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya.
17. Senat Fakultas Ilmu Administrasi adalah Senat Fakultas
Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya.
18. Jurusan adalah himpunan sumber daya pendukung
program studi dalam satu rumpun disiplin ilmu
pengetahuan yang focus kepada administrasi publik.
19. Organisasi dan Tata Kerja adalah Organisasi dan Tata Kerja
Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya yang
merupakan jabaran Statuta Universitas ke dalam rincian
hubungan tentang fungsi dan tugas organisasi di semua
struktur organisasi Universitas yang ditetapkan oleh Senat
Fakultas.
20. Dosen adalah pendidik profesional dan ilmuwan Universitas
Brawijaya dengan tugas utama mentransformasikan,
mengembangkan, dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan,
teknologi, dan seni melalui pendidikan, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
21. Baku Mutu adalah seperangkat tolok ukur kinerja sistem
pendidikan yang mencakup masukan, proses, hasil,
keluaran serta manfaat pendidikan.
22. Program Studi adalah unsur pelaksana akademik yang
menyelenggarakan dan mengelola jenis pendidikan
akademik, vokasi, atau profesi dalam sebagian atau satu
bidang ilmu pengetahuan dan administrasi publik.
23. Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal
tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum
Negara Kesatuan Republik Indonesia.
24. Standar pelayanan minimal adalah kriteria minimal berupa
nilai kumulatif pemenuhan Standar Nasional Pendidikan
yang harus dipenuhi oleh setiap satuan pendidikan.
25. Kurikulum adalah seperangkat rencana dan pengaturan
mengenai tujuan, isi, dan bahan pelajaran, serta cara yang
digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan
pembelajaran untuk mencapai tujuan pendidikan.
26. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar
pada perguruan tinggi.
27. Sivitas akademika adalah komunitas dosen dan mahasiswa
pada perguruan tinggi.
28. Pembelajaran adalah proses interaksi peserta didik dengan
pendidik dan/atau sumber belajar pada suatu lingkungan
belajar.
29. Dokumen adalah informasi dengan media pendukungnya
yang umumnya berupa kertas atau file komputer
30. Borang adalah dokumen isian yang khusus dirancang untuk
menampung informasi tertentu, dalam hal ini informasi
yang relevan dengan mutu pendidikan tinggi yang
diselenggarakan di lingkungan Universitas Brawijaya.
31. Rekaman adalah media elektronik yang berfungsi
menyimpan informasi suara atau multimedia lainnya.
32. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan.
IV. SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Sekilas Tentang Jurusan Administrasi Publik
Sejarah berdirinya Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya diawali dengan dibukanya Fakultas Administrasi
Niaga (FAN) yang didirikan oleh Universitas Kotapraja Malang
pada tanggal 15 September 1960. Universitas Kotapraja
Malang adalah lembaga pendidikan tinggi, dan merupakan
cikal bakal dari Universitas Brawijaya saat ini, yang didirikan
oleh Yayasan Perguruan Tinggi Malang dibawah
kepemimpinan Seoradji Djojopranoto dan Soetomo H.R.
Pimpinan FAN pada masa itu adalah Drs. Soejekti
Djajadiatma,MSPA selaku Dekan dan Drs. Suparni Pamuji
selaku Sekretaris. Keduanya merupakan dosen Akademi
Pemerintahan Dalam Negeri (APDN) Malang. Pada tanggal 30
September 1962, Fakultas Administrasi Niaga diubah namanya
menjadi Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK).
Perubahan nama ini membawa implikasi pada bertambahnya
jurusan, yang semula hanya terdiri dari satu jurusan yakni
jurusan administrasi niaga, kini menjadi dua jurusan yakni
Administrasi Negara dan Administrasi Niaga. Tanggal ini pula
yang dipakai sebagai dasar untuk menetapkan hari lahirnya
FKK sekaligus hari lahirnya Jurusan Administrasi Negara.
Perubahan nama ini dilakukan sebagai upaya untuk
menyesuaikan diri dengan Undang-Undang Perguruan Tinggi
Nomor 22 Tahun 1961. Pada tanggal 5 Januari 1963,
Universitas Brawijaya dengan seluruh Fakultasnya dinegerikan
dengan keputusan Menteri PTIP No 1 Tahun 1963, yang
kemudian dikukuhkan dengan keputusan Presiden Republik
Indonesia, No 196 Tahun 1963. Menindaklanjuti Surat
Keputusan Menteri PTIP RI Nomor 97 tahun 1963 Fakultas
Ketatanegaraan dan Ketataniagaan di Kediri, terhitung sejak
tanggal 15 Agustus 1963 dikukuhkan sebagai cabang Fakultas
Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas Brawijaya.
Karena satu dan lain hal, dalam perkembangan selanjutnya,
FKK Cabang Kediri akhirnya dilebur dan dipindahkan ke
Malang. Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK)
memiliki dua jurusan, yaitu Jurusan Administrasi Negara
(public administration) dan Jurusan Administrasi Niaga
(business administration). Dalam perkembangannya, sesuai
dengan Peraturan Pemerintah RI Nomor 27 tahun 1982
tentang Penataan Fakultas pada Universitas/Institut Negeri
dan Keputusan Presiden RI Nomor 59 tahun 1982 tentang
susunan Organisasi Universitas Brawijaya, Fakultas
Ketatanegaraan dan Ketataniagaan (FKK) kemudian diubah
menjadi Fakultas Ilmu Administrasi (FIA). Perubahan nama
Fakultas tersebut merupakan tindak lanjut salah satu saran
dari hasil Simposium Ilmu Administrasi yang diselenggarakan
oleh Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan Universitas
Brawijaya pada tahun 1974 dan saran hasil rapat Konsorsium
Ilmu-ilmu Sosial pada bulan Pebruari 1982 di Jakarta, dalam
rangka untuk lebih menggambarkan disiplin ilmu yang
diemban dan untuk lebih memantapkan perkembangannya.
Selaras dengan perkembangan Fakultas Ilmu Administrasi,
Jurusan Ilmu Administrasi Publik/ Negara telah mengalami
beberapa kali periodisasi kepemimpinan.
Periode I (1983-1986)
Di bawah naungan Fakultas Ketatanegaraan dan Ketata-
niagaan (FKK), pada Tahun 1975 Jurusan Administrasi Negara
membuka spesialisasi Administrasi Pemerintahan Daerah,
melengkapi spesialisasi Pemerintahan Umum yang sudah
dikembangkan sejak berdirinya FKK. Walaupun sejak awal
beridirinya FKK jurusan administrasi Negara sudah diakui
sebagai jurusan yang memiliki identitas, namun belum
memiliki ketua dan sekretaris jurusan. Tugas jurusan di kala
itu dilaksanakan oleh Pembantu Dekan I dengan dibantu oleh
Kepala Bagian pendidikan dan Pengajaran karena alasan
keterbatasan tenaga . Baru pada tahun 1983, Jurusan
Administrasi Negara memiliki stuktur organisasi dan tata kerja
jurusan yang jelas. Pada saat itu posisi ketua jurusan
dipercayakan kepada Dra. Sjamsiar Sjamsuddin yang pada
awalnya belum memiliki sekretaris jurusan. Baru pada tahun
1984, sekembalinya Drs Soesilo Zauhar,MS dari studi S2,
jurusan administrasi Negara memiliki sekretaris jurusan. Masa
kepemimpinan Dra. Sjamsiar Sjamsuddin berlangsung selama
3 tahun yaitu mulai tahun 1983 sampai dengan tahun 1986.
Pada periode ini terdapat dua spesialisasi, yaitu spesialisasi
administrasi pemerintahan umum dan administrasi
pemerintahan daerah. Khusus untuk spesialisasi administrasi
pemerintahan daerah, mahasiswa yang diambil adalah
mahasiswa yang berasal dari lulusan APDN/pemerintah daerah
seluruh Indonesia melalui departemen dalam negeri sebagai
mahasiswa tugas belajar.
Periode II (1986-1990)
Walaupun keberadaan Jurusan Administrasi Negara sudah ada
sejak berdirinya Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan
pada 30 September 1962, namun pengakuan pemerintah
terhadap ketua dan sekretaris jurusan sebagai pejabat
struktural di lingkungan Universitas Brawijaya baru muncul
pada tahun 1986. Pada tahun 1986 Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia mengeluarkan SK Nomor
10239/A2.I.2/C/1986 tertanggal 29 Januari 1986 yang
mengangkat 26 Ketua Jurusan dan 26 Sekretaris Jurusan di
lingkungan Universitas Brawijaya sebagai pejabat struktural
yang mendapat tunjangan struktural Rp 50.000,00 bagi ketua
jurusan dan Rp 25.000,00 bagi sekretaris jurusan. Untuk
Fakultas Ketatanegaraan dan Ketataniagaan ditetapkanlah
Drs. Timotius Hartono, MPA sebagai ketua Jurusan
Administrasi Negara dan Drs.Soesilo Zauhar, MS sebagai
sekretaris jurusan administrasi Negara untuk masa bakti 1986
– 1990. Walaupun secara deyure Drs Soesilo Zauhar, MS baru
mengakhiri masa jabatannya pada tanggal 27 Februari 1990
bersamaan dengan keluarnya SK dari Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 3700/A2.I.2/C/1990
tentang pemberhentiannya sebagai sekretaris jurusan
administrasi negara, namun secara de facto Drs Soesilo
Zauhar, MS sudah mengakhiri masa jabatannya pada
pertengahan Tahun 1989 dengan diangkatnya dia sebagai
Ketua Pusat Pengembangan Ilmu-Ilmu Sosial Umiversitas
Brawijaya. Selama periode ini, hampir semua kegiatan jurusan
merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan
sebelumnya (Dra. Sjamsiar Sjamsuddin). Pada periode ini
tidak ada perubahan kebijakan dalam hal pengembangan
spesialisasi.
Periode III(1991-1995)
Periode kepemimpinan Drs. Mardiyono, MPA dan Drs.
Suwondo, MS berlangsung selama satu periode dengan
dibantu Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS yang
saat itu menjabat sebagai staf jurusan. Kebijakan yang
dikeluarkan pada masa kepemimpinan Drs. Mardiyono MPA
merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode kepemimpinan
sebelumnya (Drs. Timotius Hartono, MPA).
Periode IV (1995-1999)
Periode kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, dibantu staf
jurusan yang terdiri dari Drs.Trilaksono Nugroho,MS dan
Drs.Sukanto,MS. Sebagai upaya penyesuaian dengan
perkembangan kondisi yang ada, pada periode ini terjadi
perubahan dari spesialisasi menjadi konsentrasi. Jurusan
Administrasi Negara dibawah kepemimpinan Drs. Suwondo,
MS dan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS, membuat
kebijakan pengembangan jurusan dengan membuka tiga
konsentrasi, yaitu,
1. Konsentrasi Administrasi Pembangunan,
2. Konsentrasi Adminstrasi Pemerintahan Daerah
3. Konsentrasi Kebijakan Publik
Untuk konsentrasi Administrasi Pemerintahan Daerah,
diberlakukan kebijakan baru bahwa mahasiswa yang diambil
bukan hanya mahasiswa yang berasal dari lulusan
APDN/pemerintah daerah seluruh Indonesia. Sehingga seluruh
mahasiswa dapat memilih konsentrasi sesuai dengan minat.
Pada periode ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0223/U/1995 tentang
Kurikulum yang Berlaku Secara Nasional, Program Sarjana
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, maka kurikulum Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya yang berlaku tahun
Akademik 1995/1996 adalah kurikulum yang telah
diselaraskan dengan kurikulum nasional tersebut. Dalam
kepemimpinan Drs. Suwondo, MS, pada tahun akademik
1996/1997 dikeluarkan pula sebuah kebijakan mengenai
pembukaan Program Sarjana S-1 Ekstensi guna memberi
kesempatan bagi mereka yang telah bekerja untuk
menyelesaikan studi sarjana dengan kurikulum dan silabi yang
sama dengan Program S-1 Reguler. Selaku Ketua Program
Studi adalah Drs. Bambang Supriyono, M.Si yang selanjutnya
digantikan oleh Drs. Edy Yulianto, M.P., dan berdasarkan Kep.
Mendiknas RI No. 28/DIKTI/Kep/2002 maka tahun 2003 tidak
ada lagi status mahasiswa Ekstensi.
Bersamaan dengan masa kepemimpinan Drs. Suwondo, MS,
pada tahun 1995 dibuka Program Magister S-2 Ilmu
Administrasi, baik bidang Administrasi Negara dan
Administrasi Niaga dalam naungan Program Pendidikan
Pascasarjana Universitas Brawijaya dengan Ketua Program
Studi Prof.Dr.Moch.Ichsan. Pada saat yang bersamaan
Fakultas Ilmu Administrasi membuka Magister Ilmu
Administrasi (MIA) dibawah naungan Fakultas. Pada tahun
1996, beberapa bulan setelah Program Ilmu Administrasi
Niaga dibawah naungan Fakultas resmi dibuka, keluarlah SK
Dirjen Dikti Depdikbud tentang ijin penyelenggaraan Program
Magister Ilmu Administrasi Negara. Sebagai Ketua Program
diangkat Drs.Solichin Abdul Wahab,MA,Ph.D untuk periode
1997-2000. Kemudian berturut-turut dijabat oleh
Prof.Drs.Ismani HP, MA dari tahun 2000-2005,
Prof.Dr.R.Riyadi Soeprapto,MS, dari tahun 2005-2006 dan
Drs.Andy Fefta Wijaya,MDA,Ph.D dari tahun 2006 sampai
sekarang.
Periode V (1999-2003)
Periode kepemimpinan Drs. Bambang Santoso Haryono, MS
dan Drs. Choirul Saleh, M. Si berlangsung selama satu periode
dan merupakan tindak lanjut atas kebijakan periode
kepemimpinan sebelumnya (Drs. Suwondo, MS). Pada periode
ini terdapat pergantian staf jurusan dari Drs.Trilaksono
Nugroho,MS dan Drs.Sukanto,MS menjadi M.R Khairul Muluk
S.Sos,M.Si dan Imam Hanafi,S.Sos,M.Si yang dalam
perkembangannya posisi Imam hanafi,S.Sos, M.Si digantikan
oleh Endah Setyowati S.Sos, M.Si. Dibawah kepemimpinan Drs.
Bambang Santoso Haryono, MS Jurusan Ilmu Administrasi
Negara berhasil mendapatkan akreditasi A untuk pertama
kalinya. Selama periode kepemimpinan ini tidak ada
perubahan kebijakan dalam hal pengembangan Konsentrasi.
Namun demikian terdapat sebuah kebijakan yang
memberlakukan magang sebagai alternatif pilihan Kuliah Kerja
Nyata (KKN). Sebagai upaya meningkatkan kualitas serta
menyebarluaskan kajian Administrasi Publik sekaligus sebagai
wahana komunikasi diantara cendikiawan, praktisi, mahasiswa,
dan pemerhati masalah dan praktika Administrasi Publik, pada
tahun 2000 diterbitkan Jurnal Adminiatrasi Negara. Sejalan
dengan perkembangan Jurusan Ilmu Administrasi Publik, pada
tahun 2001 dibuka Program S-3 Ilmu Administrasi dengan
bidang minat Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis.
Periode VI (2003-2007)
Di masa kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA dan Drs.
Soekanto, MS terjadi peralihan staf jurusan dari M.R Khairul
Muluk S.Sos,M.Si kepada Dra. Lely Indah Mindarti, M.Si.
Sehingga staf jurusan pada masa ini diduduki oleh Dra. Lely
Indah Mindarti, M.Si dan Endah Setyowati S.Sos M.Si.
Kepemimpinan Drs. Irwan Noor, MA mempelopori perubahan
nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi
Publik, serta perumusan visi misi Jurusan Administrasi Publik.
Sejalan dengan upaya pengembangan jurusan, pada masa
kepemimpinan ini Jurusan Ilmu Administrasi Publik
mendapatkan akreditasi A untuk kali kedua.Sehubungan
dengan pemberlakuan kurikulum baru 2004/2005, maka untuk
menjamin kelancaran proses belajar dan mengajar dibuat
aturan pemadanan/konversi antara kurikulum lama dengan
kurikulum baru secara terpisah. Pada tahun 2003, Jurnal
Administrasi Negara mengalami perubahan nama menjadi
Jurnal Ilmiah Administrasi Publik seiring dengan perubahan
nama jurusan dari Administrasi Negara menjadi Administrasi
Publik. Pada tahun yang sama, Jurnal Ilmiah Administrasi
publik terakreditasi melalui SK No: 49/DIKTI/KEP/2003. Di
tahun 2005, diluncurkan website Jurnal Ilmiah Ilmu
Administrasi Publik yang merupakan website Jurnal Publik
pertama di Indonesia.
Dalam kurun waktu yang sama, program Magister yang telah
ada juga mengalami perkembangan yang cukup signifikan.
Program Magister Ilmu Administrasi Negara/Publik
mengembangkan Tailor Made, Double Degree dan
Pemberdayaan Masyarakat yang bekerjasama dengan
BAPPENAS, DEPKEU, DEPDAGRI dan DIKNAS. Khusus untuk
program Double Degree, Program Magister Ilmu Administrasi
Negara/Publik telah bekerjasama dengan Perguruan Tinggi di
Jepang, yaitu Takushoku University (Tokyo), Tohoku
University (Tokyo), Keio University (Tokyo), Ritsumeikan
University (Kyoto), Ritsumeikan Asia Pasific University-APU
(Kyoto) dan GRIPS University (Tokyo), sehingga mahasiswa
yang melakukan study Double Degree akan memperoleh dua
gelar sekaligus dari Fakultas Ilmu Administrasi dan Perguruan
Tinggi di Jepang tersebut. Program Magister Ilmu Administrasi
Negara/Publik diketuai oleh Drs. Andy Fefta Wijaya, MDA,
Ph.D. sampai sekarang.
Periode VII (2007-2009)
Masa kepemimpinan Prof. Drs. Solichin Abdul Wahab, MA. PhD
dibantu oleh Dr.Imam Hanafi, M.Si sebagai skretaris jurusan
dan staf jurusan yang diisi oleh Firda Hidayati.,S.Sos., MPA
dan Wima Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP menggantikan staf
jurusan sebelumnya. Pada masa kepemimpinan Prof. Drs.
Solichin Abdul Wahab, MA. PhD diterapkan kurikulum baru
yang berfokus pada Ilmu Administrasi Publik. Selaras dengan
perubahan kurikulum tersebut, Jurusan Ilmu Administrasi
Publik mengeluarkan kebijakan untuk menghilangkan seluruh
konsentrasi dan menjadikan Jurusan Ilmu Administrasi Publik
non konsentrasi. Kebijakan ini dibuat atas dasar pemikiran
bahwa mahasiswa harus mendapatkan keilmuan secara umum
sehingga alumni Jurusan Ilmu Administrasi Publik mampu
menembus pasar kerja. Dalam rangka upaya peningkatan
jaminan mutu melalui pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI) dan menghadapi sertifikasi ISO 9001:2008 di
Universitas Brawijaya, maka Jurusan Ilmu Administrasi publik
membentuk Tim UJM yang diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin, MS.
Periode VIII (2009-2013)
Selama kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si
hingga saat ini, Jurusan Ilmu Administrasi Publik telah
memiliki empat program studi dengan dibukanya tiga Program
Studi Baru pada tahun 2010 yaitu Perencanaan Pembangunan,
dan Administrasi Pemerintahan serta Administrasi
Perpustakaan pada tahun 2011. Penambahan Program Studi
baru pada Jurusan Administrasi Publik diharapkan dapat
mengakomodir kebutuhan masyarakat akan Ilmu Administrasi
dan semakin memperkaya disiplin dan kajian ilmu tentang
Ilmu Administrasi khususnya Jurusan Administrasi Publik.
Khusus untuk Program Studi Ilmu Administrasi Publik, Ketua
dan Sekretaris Prodi dijabat oleh Dr. MR. Khairul Muluk, S.
Sos. M. Si dan Mohammad Nuh, S. IP, M. Si, sehingga pada
periode ini Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan merangkap
sebagai Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi. Di tengah perjalanan,
tepatnya pada tahun 2011, Mohammad Nuh, S. IP, M.Si
selaku Sekretaris Jurusan melanjutkan studi S3 di Thailand,
untuk itu posisi Sekretaris Jurusan kemudian diganti oleh
Drs.Minto Hadi,M.Si Untuk Program Studi Administrasi
Pemerintahan, ketua program studi ditempati oleh Dr Luqman
Hakim, M.Sc dengan dibantu Alfi Hariswanto, MAP,MMG
sebagai sekretaris prodi. Pada Program Studi Perencanaan
Pembangunan diketuai oleh Dr Hermawan, M.Si dengan Wima
Yudo Prasetyo, S.Sos., MAP sebagai sekretaris prodi.
Sedangkan kedudukan ketua Program Studi Administrasi
Perpustakaan ditempati oleh Dr.Irwan Noor, MA dengan
sekretaris pada program studi Administrasi Perpustakaan
Farida Nuraini,S.Sos, M.Si.
Disamping upaya pengembangan jurusan melalui pembukaan
program studi baru, Jurusan Ilmu Administrasi Publik dibawah
kepemimpinan Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si
mengembangkan tiga laboratorium yang pengelolaannya
berada dibawah program studi meliputi Laboratorium
Kebijakan dan Perencanaan Pembangunan, Laboratorium
Politik dan Tata Pemerintahan, dan Laboratorium
Pengembangan Organisasi dan Manajemen Publik.
Berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya No. 01/J10.1.14/SK/2010, maka struktur
kepengurusan Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan
Pembangunan diketuai oleh Drs.Heru Ribawanto,MS
menggantikan Dr.Hermawan,M.Si yang kini menjabat sebagai
Ketua Program Studi Perencanaan Pembangunan.
Kepengurusan Drs.Heru Ribawanto, MS dibantu oleh Fadillah
Putra,S.Sos,M.Si,M.P.Aff yang berkedudukan sebagai
sekretaris laboratorium. Untuk Laboratorium Politik dan Tata
Pemerintahan diketuai oleh Dr.Tjahjanulin Domai, MS
menggantikan Dr.Luqman Hakim,M.Sc yang pada saat ini
menjabat sebagai Ketua Program Studi Administrasi
Pemerintahan dengan dibantu Farida Nuraini, S.Sos,M.Si
sebagai sekretaris laboratorium. Sedangkan untuk
Laboratorium Pengembangan Organisasi dan Manajemen
Publik diketuai oleh Dr.Imam Hardjanto, MPA dan Drs.Dwi
Sulistyo,MPA yang bertindak sebagai sekretaris laboratorium.
Sehubungan dengan upaya peningkatan jaminan mutu,
pengelolaan UJM yang semula diketuai oleh Drs.Moh. Rozikin,
MS kemudian diganti kepada Prof.Dr. Abdul Hakim, M.Si
melalui Surat Keputusan Dekan Fakultas Ilmu Administrasi
Universitas Brawijaya No.74A/J.10.1.14/SK/2009. Sedangkan
dalam upaya pemantapan posisi Jurusan Ilmu Administrasi
Publik, untuk kali ketiga Jurusan Ilmu Administrasi Publik
mendapat Akreditasi A dari Badan Akreditasi Nasional
Perguruan Tinggi (BAN-PT). Pada tahun 2010, kepemimpinan
Dr. MR. Khairul Muluk, S. Sos. M. Si ikut mempelopori
pembentukan Indonesian Association of Public Administration
(IAPA) serta Indonesian Qualification Framework (IQF) dalam
bidang Administrasi Publik. Pembentukan IAPA diharapkan
mampu menjadi wadah bagi ilmuwan Administrasi Publik
dalam pengembangan ilmu dan melakukan upaya transformasi
administrasi publik di Indonesia. Sedangkan keberadaan
Indonesian Qualification Framework (IQF) dianggap perlu
terkait kebutuhan atas kesepakatan nasional mengenai
kompetensi lulusan jurusan Administrasi Negara/Publik untuk
menghindari singgungan dengan keilmuan yang lain. Dalam
kepengurusan Association of Public Administration (IAPA)
periode 2010-2013 terdapat beberapa nama dosen Jurusan
Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas
Brawijaya. Diantaranya adalah Dr. MR. Khairul Muluk sebagai
Dewan Pakar serta Prof.Dr.Soemoartono, Prof. Bambang
Supriyono dan Mohammad Nuh, M.Si sebagai pengurus pusat.
Masuknya beberapa dosen FIA-UB dalam kepengurusan IAPA
diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi pengembangan
Ilmu Administrasi di Indonesia pada waktu-waktu mendatang.
4.2. Organisasi Jurusan Administrasi Publik
Organisasi Jurusan Administrasi Publik sesuai dengan
Organisasi Tata kerja Fakultas Ilmu Administrasi (OTK), serta
Tupoksi Jurusan Administrasi Publik meliputi Unsur Pelaksana
Akademik (Jurusan dan Prodi), Unsur Pelaksana Administrasi,
Unsur Penunjang, Unsur Pemantau dan Evaluasi serta Unsur
Kemahasiswaan. Secara lebih terperinci adalah sebagai berikut:
a. Unsur Pelaksana Akademik
1. Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Publik
2. Program Studi
a) Program Studi Administrasi Publik
b) Program Studi Perencanaan Pembangunan Daerah
c) Program Studi Administrasi Pemerintahan
d) Program Studi Ilmu Perpustakaan
b. Unsur Pelaksana Administrasi
c. Unsur Penunjang (Laboratorium)
d. Unsur Pemantauan dan Evaluasi
1. Unit Jaminan Mutu
e. Unsur Kemahasiswaan
1. Jurusan Ilmu Admininistrasi Publik
Jurusan dipimpin oleh seorang Ketua Jurusan dan dalam
melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris
jurusan. Ketua dan sekretaris jurusan dipilih oleh seluruh
dosen tetap jurusan, dari antara dosen yang memenuhi syarat
untuk diusulkan ke Rektor melalui dekan. Ketua Jurusan
berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada
dekan. Jurusan mempunyai tugas melaksanakan pendidikan
akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat. Untuk
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Jurusan
mempunyai fungsi:
1. perencanaan kebutuhan, penyeleksian, pembinaan &
pengembangan dosen;
2. pengevaluasian kinerja dan pengusulan kenaikan
pangkat/jabatan dosen;
3. perencanaan daya tampung dan kualifikasi calon
mahasiswa;
4. perencanaan kebutuhan fasilitas pendukung proses
pembelajaran;
5. perencanaan kebutuhan anggaran pelaksanaan akademis;
6. perencanaan kebutuhan koleksi referensi/pustaka;
7. perumusan dan evaluasi kualifikasi dan kompetensi
lulusan;
8. perumusan baku mutu pendidikan program sarjana dan
evaluasi dan pengembangan kurikulum;
9. perencanaan, penyelenggaraan, serta pemantauan dan
evaluasi proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian
kepada masyarakat;
10. pengembangan program studi;
11. pengembangan kerjasama dan jaringan; dan
12. penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan tahunan
jurusan kepada dekan.
2. Program Studi
Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengembangkan program
studi menjadi 4, yaitu Program Studi Administrasi Publik,
program Studi Perencanaan Pembangunan, Progam Studi
Administrasi Pemerintahan dan Program Studi Ilmu
Perpustakaan. Program Studi terdiri atas satu atau beberapa
laboratorium. Program Studi dipimpin oleh seorang ketua dan
dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang sekretaris.
Ketua Program Studi berada di bawah dan bertanggung jawab
langsung kepada dekan.Ketua dan Sekretaris Program Studi
dirangkap oleh ketua dan sekretaris Jurusan. Program studi
mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan,
mengembangkan dan mengevaluasi kegiatan Tri Dharma
Perguruan Tinggi sesuai dengan program studinya. Untuk
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, program studi
mempunyai fungsi:
1. pengkoordinasian kegiatan pendidikan pada program
studinya;
2. perumusan baku mutu pendidikan pada program
studinya;
3. evaluasi pelaksanaan kegiatan di program studinya;
4. pengkajian dan pengklasifikasian skripsi dan karya
ilmiah mahasisawa yang layak sebagai sumber
referensi ilmiah; dan
5. penyusunan dan penyampaian laporan kegiatan
tahunan program studi kepada dekan.
3. Laboratorium
Secara keseluruhan, Jurusan Ilmu Administrasi Publik memiliki
3 laboratorium yang meliputi Laboratorium Organisasi dan
Manajemen, Laboratorium Perencanaan dan Kebijakan, dan
Laobratorium Politik dan Tata Pemerintahan. Laboratorium
terdiri atas satu atau lebih kelompok dosen. Laboratorium
dipimpin oleh seorang kepala laboratorium dan dalam
melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung
jawab langsung kepada Ketua Program Studi. Laboratorium
mempunyai tugas melakukan kegiatan pengembangan ilmu
sebagai penunjang pelaksanaan tugas Jurusan/Program Studi.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,
Laboratorium mempunyai fungsi:
1. pengkajian dan pengembangan ilmu melalui penelitian dan
praktek belajar;
2. perencanaan kegiatan kerja sama dengan pihak lain sesuai
dengan bidang keahliannya.
4. Dosen
Kelompok Dosen mempunyai tugas melakukan kegiatan Tri
Dharma Perguruan Tinggi sebagai penunjang pelaksanaan
tugas jurusan/program studi. Untuk melaksanakan tugas
sebagaimana,Kelompok Dosen mempunyai fungsi:
a. pengkajian dan pengembangan RKPS dalam ruang lingkup
laboratorium yang bersangkutan;
b. penelitian dan pengembangan bidang ilmu yang menjadi
tanggung jawabnya.
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Jurusan Ilmu
Administrasi Publik, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas
Brawijaya, maka dibentuk struktur fungsional organisasi
penjaminan mutu. Struktur tersebut mencakup keterkaitan
tingkat universitas, fakultas, fakultas dan jurusan/program
studi (Gambar 2).
Gambar 2. Struktur Fungsional Organisasi Penjaminan Mutu Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya.
Struktur Organisasi UJM di Jurusan Ilmu Administrasi Publik
Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya adalah
sebagai berikut:
Gambar 3. Struktur Organisasi UJM Jurusan Administrasi Publik
Tugas Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah membantu Ketua
Jurusan dalam upaya peningkatan mutu melalui :
1. Penyusunan dokumen (Spesifikasi Program Studi (SP),
Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), yang sesuai
dengan Standar Akademik, Manual Mutu Akademik dan
Manual Prosedur di tingkat fakultas);
2. Penyusunan Laporan Evaluasi Diri Jurusan;
3. Penyiapan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA);
4. Peningkatan mutu jurusan berkelanjutan berdasarkan
rumusan koreksi.
Berdasarkan struktur organisasi Unit Jaminan Mutu yang telah
ada berdasarkan SK Dekan Fakultas Ilmu Administrasi No.
74A/J10.1.14/SK/2009, maka tugas pokok dan fungsinya
adalah sebagai berikut (Gambar 3):
1. Pengarah
a. Memberikan pengarahan dalam menyusun kebijakan
dan sasaran mutu jurusan dan program studi
b. Memberikan pertimbangan atas permintaan Ketua UJM
terhadap proses penyusunan dan implementasi mutu
akademik jurusan dan program studi
2. Ketua UJM
a. Merumuskan dan melaksanakan aktivitas untuk
perbaikan mutu akademik manajemen dan sistem
informasi
b. Menyusun kebijakan dan sasaran mutu jurusan dan
Prodi
c. Melakukan review kinerja Jurusan/Prodi dalam
penjaminan mutu
d. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua Jurusan/Prodi
secara rutin
3. Sekretaris UJM
a. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan
mutu
b. Mengkoordinir pelaksanaan penjaminan mutu unit-unit
c. Menyusun rencana anggaran pelaksanaan penjaminan
mutu
4. Anggota
a. Menyusun manual atau pedoman prosedur penjaminan
mutu
b. Melaporkan hasil kerja kepada Ketua UJM secara rutin
Gambar 4. Tugas dan Fungsi Unit Jaminan Mutu Jurusan Administrasi Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
4.3. Proses Bisnis Jurusan Administrasi Publik
Dalam proses bisnis di Jurusan Ilmu Administrasi Publik,
ditinjau dari fungsi pengembangan ilmu, Jurusan Ilmu
Administrasi Publik mengembangkan program studi menjadi 4,
yaitu Program Studi Administrasi Publik, program Studi
Perencanaan Pembangunan, Progam Studi Administrasi
Pemerintahan dan Program Studi Ilmu Perpustakaan.
Gambar 5. Proses Bisnis Jurusan Ilmu Administrasi
Publik Fakultas Ilmu Administrasi Publik Universitas Brawijaya
1. Deskripsi urutan proses bisnis
Pelanggan Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya
terdiri dari Mahasiswa, Instansi pemerintah, swasta, peneliti
lain, Masyarakat, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain,
Alumni, dan atasan langsung pimpinan unit kerja. Kriteria
pelanggan untuk mahasiswa dibagai menjadi dua yaitu untuk
mahasasiswa S1. Pelanggan mahasiswa adalah mahasiswa
yang telah lolos seleksi masuk perguruan tinggi dan tercatat
sebagai mahasiswa aktif dengan melakukan registrasi
administratif dan akademik pada tahun akademik berlangsung.
Persyaratan Seleksi Masuk (SELMA) UB tercantum dalam web
http://selma.ub.ac.id/ dimana ada dua katagori utama yaitu
Jalur Nasional dan Jalur Mandiri. Jalur Nasonal dibagi empat
yaitu: (1) SNMPTN Jalur Undangan, (2) PSB Non Akademik
2011, (3) SNMPTN 2011 Jalur Ujian Tulis dan (4) Beasiswa
Bidik Misi. Untuk Jalur Mandiri dibagi empat sistem yaitu: (1)
SPKIns, (2) SPKD, (3) SPMK, (4) Seleksi Alih Program.
Kewajiban dan aturan sebagai mahasiswa aktif secara detail
tercantum dalam Buku Pedoman Pendidikan Akademik dan
Non–Akademik, serta Manual Prosedur yang terkait.
Sedangkan persyaratan masuk mahasiswa pascasarjana (S2
dan S3) ditetapkan dalam buku panduan Pascasarjana.
Persyaratan pelanggan mahasiswa adalah tercapainya
kompetensi utama dan pendukung yang sudah dirancang
dalam kurikulum berbasis kompetensi, sehingga setelah lulus
dapat menjalankan fungsinya sesuai spesifikasi profil lulusan
(tercantum dalam Buku pedoman pendidikan tahun akademik
2008/2009 s/d 2010/2011). Pelanggan masyarakat umum,
pengguna lulusan, orang tua mahasiswa, instansi pemerintah,
swasta, peneliti lain, industri, Masyarakat, Perguruan Tingi lain
dan alumni yang menggunakan layanan jasa Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya didasarkan tingkat
kepentingan bersama antara parapihak dengan Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya, dengan alternatif:
1) Datang langsung ke Jurusan Administrasi Publik Universitas
Brawijaya dan mengisi buku tamu, atau
2) Mengirim surat baik hard copy langsung dikirimkan ke
Jurusan Administrasi Publik Universitas Brawijaya atau Fax
0341 558227 atau melalui e-mail ke [email protected], atau
3) Memorandum of Understanding (MoU) atau,
4) Kontrak Kerja
2. Kriteria Input dan Output setiap proses
Bisnis proses yang utama di Jurusan Administrasi Publik
Universitas Brawijaya terdiri dari lima proses utama:
1) Proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan tinggi
untuk program Sarjana (S1) di bidang Administrasi Publik;
2) Proses Penelitian untuk pengembangan ilmu Jurusan
Administrasi Publik Universitas Brawijaya,
3) Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan
usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan
masyarakat di bidang Administrasi Publik
4) Proses pembinaan dan kerjasama sivitas akademika,
alumni, dan hubungan dengan lingkungan (stakeholder);
5) Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
Dengan tiga proses pendukung yaitu kelancaran urusan tata
usaha, pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) dan
pengadaan barang dan jasa. Adapun hubungan antara proses
dan output dan penetapan customer di Jurusan Administrasi
Publik Universitas Brawijaya dapat disajikan sebagai berikut:
1) Dalam proses pengembangan dan pelaksanaan pendidikan
tinggi kriteria output yang dihasilkan adalah Sarjana (S1)
dan Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (skripsi, tesis
dan disertasi)
2) Dalam proses penelitian kriteria output yang dihasilkan
adalah Karya ilmiah yang tidak dipublikasikan (Laporan
hasil penelitian), Karya ilmiah yang dipublikasikan (artikel
ilmiah, jurnal, buku, paten), Layanan Ilmiah (Scientific
Service).
3) Dalam Proses pengabdian kepada masyarakat dan kegiatan
usaha yang berorientasi pada peningkatan pelayanan
masyarakat di bidang Administrasi Publik kriteria output
yang dihasilkan adalah Jasa (pelatihan, konsultasi, magang
dan studi banding) serta kemitraan.
4) Dalam Proses Proses pembinaan dan kerjasama sivitas
akademika, alumni, dan hubungan dengan lingkungan
(stakeholder) kriteria output yang dihasilkan adalah Jasa
penelitian, penerbitan jurnal, penyelenggaraan even ilmiah
(Seminar, Lokakarya, Simposium, konggres), peran serta
dalam even ilmiah (Seminar, Lokakarya, Simposium,
konggres)
5) Dalam Proses manajerial, pemantauan dan evaluasi kinerja
kriteria output yang dihasilkan adalah Laporan Evaluasi Diri
Tahunan terhadap pencapaian Renstra, Laporan Kinerja
Dosen (LKD), Daftar Penilian Pelaksanaan Pekerjaan
Pegawai Negeri Sipil oleh atasan, Laporan Kinerja oleh
IRJEN dan BPPK dan Laporan Keuangan oleh Akuntan
Publik.
4.4. Visi, Misi dan Tujuan Jurusan Administrasi Publik
Sistem manajemen mutu Jurusan Administrasi Publik
dimaksudkan untuk mencapai Visi, Misi dan Tujuan Jurusan
Administrasi Publik. Dokumen Visi, Misi dan Tujuan Jurusan
Administrasi Publik (0030101000) merupakan kebijakan mutu
yang telah ditetapkan oleh Ketua Senat Fakultas Ilmu
Administrasi. Visi, Misi dan tujuan Jurusan Administrasi Publik
adalah sebagai berikut:
1. Visi
”Menghasilkan sarjana ilmu Administrasi Publik (Negara),
yang bermutu dan mampu bersaing dalam persaingan
global”.
2. Misi Jurusan
a. menjadikan pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi,
baik pendidikan dan pengajaran, penelitian maupun
pengabdian kepada masyarakat, makin berkualitas guna
merespon kebutuhan pasar nasional dan internasional
b. menjadikan ilmu administrasi publik (negara) memiliki
kualitas terbaik di dalam maupun di luar negeri
3. Tujuan Jurusan
a. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara)
yang profesional dan berdedikasi tinggi serta peka
terhadap masalah-masalah administrasi publik (negara)
b. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara)
yang menguasai ilmu dan teknologi administrasi, baik
dalam bidang administrasi pembangunan, pemerintahan
daerah maupun kebijakan publik
c. menghasilkan sarjana ilmu administrasi publik (negara)
yang cakap serta mampu membina dan
mengembangkan administrasi publik (negara)
4.5. Program Kerja dan Sasaran Mutu
Pogram kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi
Publik, Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya
dituangkan dalam Renstra Jurusan Ilmu Administrasi Publik
2009-2013 yang didalamnya terdiskripsi indikator kinerja
sebagai sasaran mutu serta Program Kerja Ketua Jurusan Ilmu
Administrasi Publik 2009-2013. Terdapat 3 pilar utama
program kerja dan sasaran mutu Jurusan Ilmu Administrasi
Publik, yaitu:
1. Pilar I Pemerataan dan Perluasan Akses, mencakup,
a. pengembangan program studi
b. peningkatan promosi pendidikan
c. pengembangan seleksi masuk
d. penataan daya tampung
e. pengembangan kelas internasional
f. peningkatan pertukaran dosen dan mahasiswa asing
2. Pilar II Peningkatan Mutu, Relevansi dan Daya saing,
mencakup,
a. pengembangan kurikulum dan teknologi pembelajaran
b. peningkatan mutu akresitasi
c. pengembangan mutu dosen
d. pengembangan mutu PBM
e. pengembangan mutu kegiatan non akademik
mahasiswa
f. peningkatan mutu lulusan
g. peningkatan mutu penelitian
h. pengembangan laboratorium
i. peningkatan mutu publikasi ilmiah
j. peningkatan mutu layanan masyarakat
k. peningkatan peran alumni
3. Pilar III Penguatan tata Kelola, Akuntabilitas dan
Pencitraan Publik, mencakup,
a. Penyehatan Organisasi dan persiapan otonomi
b. pengembangan mutu tenaga administrasi
c. peningkatan mutu perpustakaan
d. jaminan mutu akademik
e. pengembangan struktur pendanaan
f. peningkatan sarana dan prasarana
g. peningkatan disiplin, kesejahteraan, keamanan dan
kenyamanan kerja
4.6. Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumentasi dalam Penjaminan Mutu mengacu pada
dokumen-dokumen yang telah disusun pada implementasi
Sistem Penjaminan Mutu Akademik dan rujukan dokumen
pada Landasan Kebijakan Manajemen Mutu. Sistem yang
dianut adalah hirarki kerucut terbalik: Dokumen Induk (Visi,
Misi dan Tujuan UB; Statuta; OTK-BLU; SPM BLU-UB; Renstra
UB; Program Kerja; Pedoman Pendidikan), dokumen Mutu
(Manual Mutu; Standar Mutu; Manual Prosedur; Instruksi
Kerja; Borang dan Dokumen Pendukung).
Prosedur pengendalian dokumen dan rekaman dilakukan
melalui pengendalian surat masuk dan surat keluar yang
dijabarkan dalam:
1) Manual Prosedur Perancangan dan Pengembangan
Kurikulum (MP.UJM-JIAP-FIA-UB-001)
2) Manual Prosedur Tracer Study (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-002)
3) Pengembangan Staf Pengajar(MP-UJM-JIAP-FIA-UB-003)
4) Evaluasi Dosen (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-004)
5) Pemantapan Mutu Input Mahasiswa (MP-UJM-JIAP-FIA-
UB-005)
6) Administrasi Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-006)
7) Pelaksanaan Perkuliahan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-007)
8) Ujian Tengah Semester/Ujian Akhir Semester (MP-UJM-
JIAP-FIA-UB-009)
9) Evaluasi Proses Belajar Mengajar (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-
010)
10) Pelaksanaan KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-011)
11) Ujian KKN/Magang (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-012)
12) Pendaftaran Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-013)
13) Penetapan Dosen Pembimbing Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-
UB-014)
14) Seminar Proposal (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-015)
15) Ujian Skripsi (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-016)
16) Yudisium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-017)
17) Penggunaan Laboratorium (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-018)
18) Peminjaman Fasilitas Jurusan (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-019)
19) Perbaikan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAP-FIA-UB-
020)
20) Usulan Pengadaan Sarana dan Prasarana (MP-UJM-JIAP-
FIA-UB-021)
V. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Komitmen Manajemen
Komitmen Jurusan Ilmu Administrasi Publik Fakultas Ilmu
Administrasi Universitas Brawijaya harus dihubungkan dengan
komitmen dan tanggung jawab manajemen terhadap
kepuasan dan harapan pelanggan. Jurusan Ilmu Administrasi
Publik Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya telah
mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada
perbaikan berkelanjutan terhadap layanan pendidikan dan
sistem manajemen mutu. Strategi yang seharusnya ada,
meliputi:
1. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan
tujuan dan sasaran masa depan Jurusan;
2. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best
practices;
3. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh
anggota Jurusan Ilmu Administrasi Publik mengetahui visi,
misi dan tugasnya.
4. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan materi,
yang diperlukan untuk mencapai sasaran; dan
5. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan
kebijakan dan sasaran yang ditetapkan.
5.2. Kepuasan Pelanggan
Jurusan Ilmu Administrasi Publik sebagai penyelenggara
pendidikan harus mengidentifikasi dan mendokumentasi
kebutuhan dan harapan pelanggan yang ditentukan sebagai
persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan
indikator kinerja. Persyaratan pelanggan dinyatakan secara
jelas.
5.3. Kebijakan Mutu
1. Jurusan menggunakan kebijakan mutu untuk memandu
dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk
peningkatan berkesinambungan dalam proses layanan.
Proses pendidikan di unit-unit kerja dan mengacu
kebijakan mutu fakultas dan universitas.
2. Dokumen kebijakan mutu Jurusan menjadi dokumen
pendukung, didistribusikan ke unit-unit kerja untuk
dikomunikasikan dan dipahami oleh semua personel yang
terlibat langsung ataupun tidak langsung dalam proses
layanan pendidikan.
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
Perencanaan sistem mutu dinyatakan/tersirat dalam sasaran
mutu. Sasaran mutu unit unit kerja harus relevan dan sejalan
dengan kebijakan mutu Fakultas dan universitas. Keefektifan
perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian
sasaran mutu Jurusan dan menjadi tanggung jawab Ketua
Jurusan.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
1. Wakil Manajemen
Jurusan menetapkan Wakil Manajemen atau MR (Management
Representative) ditingkat Jurusan sebagai perwakilan
manajemen untuk keperluan audit internal maupun ekternal.
MR adalah Sekretaris Jurusan. MR mempunyai wewenang
untuk memantau, mengevaluasi dan memelihara pelaksanaan
sistem manajemen mutu di tingkat Jurusan. MR bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa semua persyaratan SMM
yang diterapkan dan standar akademik yang telah ditentukan
terpenuhi. MR tingkat Jurusan masing-masing harus melapor
kepada Ketua Jurusan serta mengkomunikasikan kepada
mahasiswa dan pelanggan lain, terkait dengan Sistem
Manajemen Mutu (SMM), Standar Mutu UB dan Audit baik
internal maupun ekternal. MR harus mengembangkan keahlian
dalam berkomunikasi dan hubungan antar personel, serta
mengerti tentang SMM ISO9001:2008 dan standar akreditasi
BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan
pelanggan. Selain itu juga harus bersedia memberi
saran/konsultasi mengenai implementasi standar.
2. Komunikasi Internal
Ketua Jurusan harus menetapkan dan melaksanakan proses
yang efektif untuk mengkomunikasikan seluruh isu terkait
kinerja sistem manajemen mutu, seperti kebijakan mutu,
persyaratan, sasaran dan pencapaian mutu. Penyediaan
informasi tersebut harus membantu dalam peningkatan
kinerja sistem manajemen mutu, yang secara langsung
melibatkan anggota organisasi dalam pencapaiannya.
Pimpinan harus mendorong secara aktif komunikasi umpan-
balik sebagai bentuk keterlibatan anggota organisasi.
5.6. Tinjauan Manajemen
Unit kerja harus melaksanakan tinjauan sistem manajemen
mutu secara periodik, berdasarkan kebutuhan organisasi,
untuk menilai keefektifan sistem manajemen mutu dalam
pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan
pelanggan. Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna
dalam perencanaan strategis untuk mendukung peningkatan
kinerja sistem manajemen mutu. Sebagai hasil tinjauan sistem
manajemen mutu, ketua jurusan harus melaksanakan tindak
lanjut untuk meningkatkan kinerja SMM dan prosesnya.
Keluaran tinjauan SMM harus direkam dan dikomunikasikan
kepada seluruh anggota jurusan ilmu Administrasi Publik.
VI. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
Jurusan harus mengidentifikasi kebutuhan sumber daya untuk
penyediaan layanan. Disamping itu jurusan juga perlu untuk
mengidentifikasikan perencanaan anggaran untuk
merealisasikan pelayanan. Jurusan melalui UJM juga
memastikan ketersediaan sumber daya untuk fungsionalisasi
SMM yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk
meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pemenuhan
persyaratan pelanggan. Beberapa Hal yang dilakukan antara
lain :
1. Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan
sumber daya;
2. Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka
pendek, menengah dan panjang;
3. Melakukan perencanaan anggaran untuk laboratorium
guna menunjang aktivitas laboratorium. Adapun
laboratorium yang ada di jurusan Administrasi Publik
antara lain Laboratorium Kebijakan dan Perencanaan
Pembangunan, Laboratorium Politik dan Tata Pemerintahan,
dan Laboratorium Pengembangan Organisasi dan
Manajemen Publik.
4. Menyusun perencanaan anggaran untuk fasilitas-fasilitas
lain guna meningkatkan kepuasan pelanggan.
5. Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan
6. Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara
efektif dengan dosen, tenaga kependidikan dan mahasiswa,
untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan SMM dan
untuk memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi.
6.2. Sumber Daya Manusia
1. Umum
Jurusan harus mengidentifikasi seluruh jenis sumber daya
yang dibutuhkan sesuai dengan kompetensi yang dimiliki
masing-masing individu (pendidikan,keterampilan,maupun
keahlian) untuk ketentuan layanan dan memastikan
ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu
yang efektif.
2. Kompetensi
Jurusan Administrasi Publik melakukan pemetaan SDM
sesuai dengan kompetensinya masing-masing. Adapun
pemetaan yang selanjutnya disebut dengan Homebase
tersebut sebagai berikut :
HOMEBASE DOSEN PROGRAM STUDI DI JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK
S1 Administrasi Publik*
NIP NAMA NIDN
195401271981031003 Drs.Minto Hadi 0027015402 195902191986011001 Drs.M.Shobaruddin,M.A 0019025903 195912271986011001 Drs.Sukanto,MS 0027125906
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh
S1 Ilmu Administrasi Pemerintahan*
NIP NAMA NIDN
195608011987011001 DR.Luqman Hakim,M.Sc
0001085604
195302011980101001 Drs.Suwondo,MS 0001025303 195803201987011001 Drs.ABB.Fuad,M.Si 0020035803
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh
S1 Perencanaan Pembangunan*
NIP NAMA NIDN
197204052003121001 DR.Hermawan,S.IP,M.Si 0005047203 1957091119850310003 Drs.Abdullah Said,M.Si 0011095712 195209111979031002 Drs.Heru Ribawanto,MS 0011095201
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh
S1 Ilmu Perpustakaan*
NIP NAMA NIDN
196110241986011002 DR.Irwan Noor,MA 0024106108 196004301986011001 Drs.Riyanto,M.Hum 0030046006 196007171986011002 Drs.Siswidiyanto,MS 0017076007
Ket:* hanya diambil beberapa sebagai contoh
Beberapa Pemetaan atau homebase tersebut diatas
didasarkan atas sertifikasi dosen (serdos),selain itu pemetaan
tersebut sesuai dengan mata kuliah yang diajarkan. Rencana
pengembangan SDM dosen yang ada di Jurusan Administrasi
Publik antara lain melalui studi lanjut baik di dalam maupun di
luar negeri. Dimana dosen difasilitasi untuk mengikuti program
bahasa yang akan melakukan studi lanjut di luar negeri
( diberi bantuan dana untuk kursus bahasa asing sesuai tujuan
negaranya) disamping itu rencana pengembangan SDM
dilakukan pula melalui evaluasi kinerja, yang dilaksanakan
setiap 6 (enam) bulan tiap periodenya melalui rapat jurusan
Administrasi Publik. Adapun bentuk evaluasi yang dilakukan
didasarkan pada mahasiswa serta didasarkan pada penilaian
resmi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Disamping
itu juga dilakukan melalui evaluasi EKD ( evaluasi kinerja
dosen). Selain itu juga dilakukan pelatihan dan pendidikan
bagi dosen guna meningkatkan kemampuan dan kompetensi
sesuai dengan bidangnya.adapun training plan yang dimaksud
tersebut salah satu bentuknya melauli diskusi bulanan .
Adapun maksud dan tujuan dari diskusi bulanan tersebut
adalah dalam rangka memperbarui dan mengembangkan teori
serta akademik terbaru. Di samping itu Jurusan harus
menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten,
memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung
jawab dan wewenangnya. Fakultas dan Jurusan serta
Pascasarjana harus melaksanakan tindakan yang sistematik
untuk membandingkan kebutuhan kompetensi dosen dan
tenaga kependidikan sesuai tuntutan/kebutuhan kurikulum
dan persyaratan yang ditetapkan.
Sumber daya lainnya yang dibutuhkan jurusan administrasi
publik antara lain mengenai infrastruktur seperti laboratorium
bahasa, ruang kuliah yang memadai, lab-SIM, dan prasarana
lainnya seperti Aula ruang rapat, Musholla, serta peralatan
lainnya untuk mendukung perkuliahan.
6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
Jurusan harus mengidentifikasi sarana prasarana, lingkungan
dan peralatan yang diperlukan untuk mendukung proses
belajar mengajar, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat. Jurusan harus menetapkan tanggung jawab dan
wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian,
penerimaan, penyimpanan, perlindungan, instalasi,
penggunaan dan pemeliharaan. Jurusan harus menentukan
program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana
prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,
keselamatan dan kebersihan. Sarana prasarana mencakup
antara lain gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium,
bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa
terkait, seperti misalnya fasilitas kesehatan, keamanan fisik,
transportasi, toko buku, dan kafetaria, dan lain-lain. Sarana,
prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak
dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.
6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan
memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar
dan penelitian yang memenuhi persyaratan pelanggan.
Jurusan serta Pascasarjana harus menyediakan bukti bahwa
lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara
periodik, serta bukti dari tindakan yang diambil terkait hal ini.
Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam tinjauan
manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan
berkesinambungan.
VII. REALISASI LAYANAN PENDIDIKAN
7.1. Perencanaan Realisasi Produk
Jurusan Administrasi Publik harus merencanakan program
layanan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat (Tri Dharma Perguruan Tinggi (PT)),termasuk
rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan
meliputi S1, Skripsi, KKN/magang, pelatihan, konsultasi dan
studi banding. Perencanaan pendidikan yang dimaksud
termasuk desain, pengembangan metode pembelajaran,
pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan
program layanan FIA-UB Jurusan Administrasi Publik secara
rinci disampaikan dalam Program Kerja Ketua Jurusan yang
mengacu pada Rencana Strategis FIA-UB (10300 02000).
1. Pendidikan/Pengajaran
Jurusan/Program Studi harus merencanakan pengembangan,
tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum,
penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan
pendukung, alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan
prosedur peningkatan mutu untuk mencapai yang diinginkan.
Jurusan/Program Studi harus mengintegrasikan kurikulum
Program Studi S1 sehingga mencapai kompetensi lulusan dan
learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan. Adapun
prasyarat evaluasi keberhasilan studi pada akhir studi antara
harus memenuhi prasyarat seperti : IPK sekurang-kurangnya
2.00; nilai D tidak melebihi 10% dari beban kredit total, tidak
ada nilai E, dan lulus ujian sarjana. Jurusan/Program Studi
harus merencanakan sumberdaya yang diperlukan untuk
seluruh proses (Lihat 6.1).
Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi
pada diri mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi
kompetensi lulusan yang dijanjikan pada aktivitas
pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus
terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain,
pengembangan dan pengkomunikasian prosedur dan
instruksi; dan pengukuran outcomes. Proses-proses utama
belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian
harus merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk
menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur dan instruksi,
metode pengendalian konsisten dengan praktek mutu yang
diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses
utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau
instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.
Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa metode
pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.
Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses
pembelajaran di evaluasi pada setiap akhir semester.
Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan
peningkatan mutu secara berkesinambungan.
2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Jurusan Administrasi Publik mendorong secara konsisten
penelitian dan pengembangan untuk dapat bersaing di
tingkat nasional, regional, dan internasional.
Jurusan/Program Studi harus merencanakan program
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk
diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI dan
komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga
merencanakan pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran
payung, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan
tindak lanjut kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat, layanan pendukung, alokasi sumber daya,
kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk
mencapai sasaran yang diinginkan. Fakultas dan
Jurusan/Program Studi harus merencanakan sumber
daya yang diperlukan untuk seluruh proses (Lihat 6.1).
Evaluasi kepuasan partner atau pelanggan terhadap
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait. Realisasi penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat,termasuk penerapan
inovasi iptek, layanan atau studi banding praktek baik
(good practices) dan konsultasi, harus meningkatkan
kompetensi civitas akademika dan menghasilkan output
berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket inovasi
iptek yang digunakan masyarakat. Proses penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat harus dikendalikan
meliputi penilaian kebutuhan; rancangan, pengembangan
dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi
dan pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus
merupakan bagian tinjauan manajemen (5.6) untuk
menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi,
metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang
ditetapkan. Perubahan metode pengendalian prosesproses
utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau
instruksi harus dievaluasi sebelum perubahan dilakukan.
Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa
metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus
dipelihara.
7.2. Proses Terkait Pelanggan (Mahasiswa dan
Stakeholder Lainnya)
Fakultas melalui masing-masing Jurusan/Program Studi secara
umum memberikan layanan yang intangible, not storable dan
comsumed kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa,
maupun stakeholder lainnya. Universitas harus memberi
kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar
mempraktekkan penerapannya untuk mencapai learning
outcomes dan kompetensi yang telah ditetapkan. PBM sebagai
bagian dari Tri Dharma PT yang dilakukan di dalam/luar
kelas/laboratorium,didalam/luar kampus UB, diharapkan
minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a. Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada
petugas yang bertanggung jawab memeliharanya.
b. Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen,
tenaga kependidikan dan universitas yang responsive.
c. Personel jurusan memperlakukan semua orang dengan
penuh hormat; dan
d. Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen
atau tenaga kependidikan yang sesuai dengan
kualifikasinya.
Mahasiswa, menurut Peraturan Pemerintah Republik
Indonesia Nomor 60 Tahun 1999 adalah peserta didik yang
terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi tertentu, beserta
dosen sebagai bagian dari masyarakat ilmiah sudah
selayaknya menggunakan metode discourse atau dialogis
dalam proses belajar-mengajar. Agar proses tersebut berjalan
lancar, khususnya bagi mahasiswa, perlu memperhatikan
tradisi yang berkaitan dengan nilai, norma serta etika yang
mengatur sikap dan perilakunya. Dilain pihak, mahasiswa
memiliki hak dan kewajiban, ada larangan dan sanksi dan
dibentuknya lembaga kemahasiswaan sebagaimana yang telah
diatur dan disebutkan dalam Pedoman Pendidikan FIA-UB
(00300 03001).
1. Penentuan Persyaratan Terkait Layanan Tri Dharma
Perguruan Tinggi (PT)
Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui
dari kebutuhan FIA-UB terutama Jurusan Administrasi
Publik/Program Studi untuk pemenuhan harapan
masyarakat akademik, profesional dan umum. Persyaratan
kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman
Pendidikan FIA-UB (00300 03001) sesuai rencana studi,
kurikulum dan layanan pendidikan yang diberikan oleh
universitas. Persyaratan terkait layanan juga mencakup
persyaratan yang ditetapkan oleh fakultas dalam
memberikan layanan administrasi pendidikan kepada
mahasiswa. Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya,
dokumen pribadi, yang diberikan pada mahasiswa, aturan
administrasi fakultas/jurusan, NIM dan lain-lain. Layanan
Tri Dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum,
peraturan yang berlaku dan akreditasi sesuai strata
pendidikan.
Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat ditentukan berdasarkan
track record, roadmap dan payung penelitian, kepakaran,
kebutuhan pengembangan IPTEK sesuai Program Studi
(PS), permasalahan di masyarakat, Rencana Strategis
Nasional/Internasional pemberi dana (Dikti, Ristek, PT
luar negeri dan standar mutu WCU. Persyaratan terkait
layanan tersebut juga mencakup persyaratan yang
ditetapkan oleh fakultas atau pemberi dana dalam
administrasi dan pengelolaan penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat.
2. Tinjauan Persyaratan Terkait Produk
Fakultas harus meninjau persyaratan terkait layanan Tri
Dharma PT untuk memastikan bahwa:
a. Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah
ditetapkan
b. Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah
diselesaikan
c. Fakultas hingga Program Studi memiliki kemampuan
untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan
d. Apabila persyaratan pendidikan diubah, fakultas harus
memastikan bahwa dokumen yang relevan telah
diamandemen dan semua pihak yang terkait telah
mengetahui perubahan persyaratan.
e. Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus
dipelihara.
3. Komunikasi dengan Pelanggan
Fakultas terutama Jurusan administrasi Publik/Program
Studi harus menentukan dan menerapkan sistem
pengaturan yang efektif dalam berkomunikasi dengan
mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait dengan :
informasi program pendidikan, rencana pengajaran
termasuk kurikulum, serta umpan balik PBM, Edom dan
termasuk keluhan mahasiswa. Komunikasi yang baik juga
harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna
(stakeholders) kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat. Untuk meningkatkan dukungan layanan tri
dharma PT, UB menggunakan komunikasi interaktif
telepon, fax, email dan website www.ub.ac.id,
www.fia.ub.ac.id/publik.
7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum
1. Desain dan Pengembangan
Dalam perencanaan program studi dan kurikulumnya,
pimpinan fakultas, jurusan dan program studi yakni
Dekan dan Ketua Jurusan/PS harus mempertimbangkan
pengembangan PS dan kurikulum untuk kepentingan
pelayanan pada mahasiswa. Pengendalian rancangan
harus sesuai dengan lama studi pendidikan. Prosedur yang
berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai
dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus
mencakup keefektifan sistem pendidikan dan kinerja
organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan dan learning
outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk
menentukan agar PBM dapat membantu mahasiswa
menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu metode PBM
yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai
dengan target kurikulum.
Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat
digunakan dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan
analisis kebutuhan harus menyediakan masukan untuk
proses rancangan kurikulum, menggambarkan hasil
analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk
rancangan kurikulum. Proses pengembangan kurikulum
PS harus didokumentasikan dan digunakan oleh unit
penyelenggara kegiatan akademik dengan menggunakan
media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan
urutan tahap proses pengembangan, personel yang terlibat,
mekanisme evaluasi dan kriteria digunakan.
2. Masukan Desain dan Pengembangan
Unit kerja penyelenggara pendidikan harus mengidentifikasi
dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan
kurikulum PS, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
3. Luaran Desain dan Pengembangan
Output rancangan dan pengembangan harus mencakup
keahlian dan pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna
lulusan pada suatu kurikulum, strategi PBM dan evaluasi
kinerja organisasi.
4. Tinjauan Desain dan Pengembangan
Tim evaluator pada setiap tahap evaluasi harus
mengidentifikasi hasil rancangan dan pengembangan
kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar
yang diacu (misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu
profesi, sertifikasi kompetensi lulusan). Selain itu, evaluasi
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
harus meninjau rancangan dan pengembangan telah
mengarah pada pencapaian target Rencana Strategis FIA-
UB (10300 02000)
5. Verifikasi Desain dan Pengembangan
Verifikasi rancangan harus dilakukan dalam satu atau
beberapa tahap sesuai dengan rencana rancangan dan
pengembangan. Kegiatan ini sebaiknya dilakukan secara
internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi dalam
tinjauan rancangan secara independen. Tahap keluaran
rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan
spesifikasi masukan rancangan dan pengembangan.
Rekaman keluaran verifikasi dan setiap tindakan yang
diperlukan harus dipelihara.
6. Validasi desain dan Pengembangan
Validasi ini dilaksanakan dengan pengesahan oleh
pimpinan unit kerja agar karakteristik layanan
pendidikan yang direncanakan dalam rancangan
kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat dapat dipastikan penerapannya. Secara
umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu
perencanaan. Sebagai contoh validasi yang ada di jurusan
administrasi publik meliputi validasi soal ujian yang
dilakukan oleh tim pengajar . Akreditasi dan sertifikasi oleh
berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja termasuk
metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran
validasi harus dipelihara.
7. Pengendalian Perubahan Desain dan
Pengembangan
Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan
iptek dan kebutuhan masyarakat menjadi arahan
tinjauan rancangan dan pengembangan tri dharma PT
secara periodik dan menghasilkan perubahan.
Perubahan tersebut diidentifikasi, didokumentasikan,
disahkan dan dikomunikasikan kepada pihak-pihak terkait.
Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan
terkait dan rekaman harus dipelihara.
7.4. Pembelian/Pengadaan Sumberdaya
Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang
atau jasa ditetapkan oleh Tim Pengadaan Barang FIA-UB
sesuai Manual Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang
mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan
pendidikan yang harus disediakan sehingga proses tersebut
betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan lembaga
atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang
dijalankan juga harus memenuhi persyaratan peraturan FIA-
UB dan perundang-undangan yang berlaku.
1. Proses Pembelian/Pengadaan
Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi
spesifikasi kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat,
termasuk persyaratan kualifikasi SDM untuk
meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan
pelatihan dan atau studi lanjut sesuai spesifikasi bidang
studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan barang/jasa
maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus
mempertimbangkan kebutuhan
dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau layanan
pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa
harus memenuhi ketentuan yang berlaku, dipilih dan
dievaluasi sesuai prosedur pengadaan barang/jasa di FIA-
UB. Proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan
penunjukan langsung, pemilihan lansung atau lelang
sesuai
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Kepres No. 80 tahun 2003 dan atau aturan
pemanfaatan dana hibah yang diterima UB misalnya dana
IMHERE dari World Bank atau TPSDP dari Asian
Development Bank. Hal ini menyangkut alokasi anggaran
dan klasifikasi barang/jasa yang dibutuhkan. Proses
pengadaan barang dikembangkan dalam sistem e-
procurement FIA-UB. Dokumen pengadaan barang/jasa
didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.
2. Informasi pembelian
Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan
barang/jasa dan layanan pelatihan/studi lanjut sesuai
keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut
memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan
prosedur, kontrak, sistem e-procurement dan kualifikasi
SDM. Untuk membangun komunikasi dengan pemasok
dengan efektif, maka UB menerapkan e-procurement
seperti dijelaskan di website FIA-UB.
3. Verifikasi Produk yang Dibeli
Tim penerima barang/jasa FIA-UB melakukan pemeriksaan
terhadap barang/jasa yang datang dan mencocokkan
dengan spesifikasi barang/jasa yang dipesan. Selain itu,
proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi
oleh Satuan Pengawasan Internal (SPI) atas permintaan
Dekan. Hasil verifikasi disampaikan kepada Dekan dalam
bentuk laporan yang didokumentasikan SPI. Jika terdapat
ketidaksesuaian maka Dekan meminta perbaikan atau
tindakan koreksi atau pencegahan.
7.5. Ketentuan Layanan Pendidikan
1. Pengendalian Penyediaan Layanan
Fakultas dan setiap unit kerja penyelenggara pendidikan
dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi
layanan tri dharma PT, metode prosedur/instruksi yang
diperlukan, fasilitas yang diberikan, kegiatan pemantauan
dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda
atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu,
fakultas juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau
daya saing lulusan (melalui tracer study) atau layanan
lainnya melalui evaluasi pasca kegiatan penelitian (melalui
evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada masyarakat
(melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas
memastikan keseluruhan proses terkendali melalui Monev
Renstra FIA-UB sesuai prosedur yang berlaku.
2. Validasi Proses Penyediaan Layanan
Fakultaas melakukan validasi atau pengesahan penyediaan
layanan tri dharma PT setelah ada klarifikasi penyediaan
layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan
layanan pendidikan dijelaskan dalam dokumen Pedoman
Pendidikan FIA-UB (00300 02000), dan jurusan.
Pengaturan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat diatur oleh BPP fakultas. Dengan pedoman
tersebut, universitas melakukan penyerahan ijasah kepada
lulusan dalam acara wisuda, kegiatan penelitian
dan pengabdian kepada masyarakat sesuai yang
direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia
dalam Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda.
3. Identifikasi dan Mampu Telusur
Fakultas dan unit kerja terkait harus mengendalikan,
merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan
tri dharma PT (sesuai ketentuan 4.2.4). Hal ini antara lain
dilakukan melalui monev internal atas permintaan Fakultas
melalui Audit Internal Mutu (AIM) FIA-UB berdasarkan
Evaluasi Kinerja setiap unit kerja, yang dilaporkan rutin
kepada atasan langsung. Hal ini untuk menjamin
kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian
dan ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke Dekan.
4. Properti Pelanggan
Barang dan informasi milik pelanggan (mahasiswa atau
stakeholder lainnya) yang diberikan FIA-UB pada saat
pendaftaran masuk, pendaftaran ulang dan selama
pemberian layanan pendidikan atau kegiatan lain harus
tersimpan, terekam, dan atau mudah diakses. Jika
terpaksa hilang, harus dilaporkan kepada pelanggan
dan rekaman dipelihara.
5. Preservasi Produk
Fakultas atau unit kerja penyelenggara pendidikan harus
menyimpan dokumen akademik dan produk layanan
misalnya sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang
dicetak atau elektronik (misalnya soal ujian seleksi, laporan,
SK, MoU, database, program komputer). Produk layanan
teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan,
terpelihara baik hingga memenuhi persyaratan saat
penyerahan. Barang tersebut termasuk untuk proses
pendidikan dan layanan pendidikan dengan umur
simpan terbatas, untuk pengajaran atau penelitian
dan pekerjaan pengembangan.
7.6. Pengendalian Alat Pemantauan dan Pengukuran
Fakultas atau unit kerja harus menetapkan instrumen
penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur
keberhasilan pencapaian target kinerja. Pemantauan dan
pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin
kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana
Strategis dan target yang dicapai. Pemantauan dan
pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai
dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana
akademik adalah profil kinerja mahasiswa, ujian tertulis,
latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.
Fakultas atau unit kerja menetapkan instrumen dan menjamin
proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja
atau soal ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman
tanpa kebocoran dan hasilnya valid. Apabila instrumen atau
perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid,
fakultas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam
tindakan perbaikan ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan
pengukuran kinerja direkam dan dipelihara, baik dalam bentuk
cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1 Panduan Umum
Outcome dari pemantauan dan pengukuran dapat digunakan
untuk mengidentifikasi area peningkatan sistem manajemen
mutu dan proses pendidikan.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
1. Kepuasan Pelanggan
Jurusan menetapkan persepsi mahasisiswa tentang tingkat
dimana layanan yang diberikan memenuhi harapannya.
Data tren kepuasan pelanggan sebaiknya didukung oleh
bukti obyektif. Jurusan mendiskusikan dengan pelanggan
tentang persepsi kepuasannya. Mekanisme dan analisis
kepuasan pelanggan dicantumkan dalam Manual Prosedur
terkait (MP Tracer Study MP.UJM-JIAP-FIA-UB-002)
2. Audit Internal
a. Jurusan melaksanakan audit internal berdasarkan
program audit internal untuk menilai kinerja sistem
manajemen mutu dan PBM.
b. Jurusan mendokumentasikan laporan akhir audit internal.
Umpan balik dari hasil audit digunakan untuk
mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif dan
pencegahan.
c. Rekaman audit internal dipelihara.
d. Prosedur pelaksanaan audit internal mengacu pada
Manual Prosedur (MP) Audit Internal Fakultas Ilmu
Administrasi, Universitas Brawijaya (MP-UJM-AP-FIA-UB-
10-04)
3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
a. Jurusan mengukur dan memantau kinerja dan
keefektifan proses yang digunakan untuk mengelola dan
menyampaikan layanan. Pengukuran proses layanan inti
dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai
selama realisasi proses.
b. Jurusan mendokumentasikan metode yang digunakan
untuk mengukur kinerja dan keefektifan proses.
4. Pemantauan dan Pengukuran Layanan Pendidikan
a. Jurusan sebagai penyelenggara layanan pendidikan
(termasuk memberikan pelatihan) harus menetapkan
dan menggunakan metode untuk pemantauan dan
pengukuran layanan pendidikan pada interval yang
direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir,
untuk memverifikasi bahwa mereka memenuhi
persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan
peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang
berlaku.
b. Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat
evaluasi seperti asesmen, kuis, ujian atau peragaan
sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan
pemenuhan persyaratan kurikulum.
c. Penilaian kinerja Jurusan sebagai penyelenggara
layanan pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan
sebagai bagian dari layanan pendidikan/pelatihan.
d. Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan
untuk menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai
sasaran yang direncanakan.
8.3 Analisis Data
1. Jurusan Administrasi Publik sebaiknya menganalisis data
dan informasi yang dikumpulkan, dan digunakan sebagai
data dasar di dalam proses pengambilan setiap
pengambilan.
2. Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan
berkesinambungan (continues improvement) melalui
tindakan perbaikan, dan juga tindakan korektif dan
pencegahan.
3. Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis
setiap aspek sistem manajemen mutu. Analisis statistik
untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja, angka drop
out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis
kecenderungan dapat membantu dalam memjamin
efektifitas pengendalian proses yang merupakan bagian
dari sistem manajemen mutu.
4. Pengukuran dan evaluasi sebaiknya menerus dan
dinyatakan dalam manual prosedur atau instruksi kerja.
Lembaga atau unit kerja harus menganalisa data dari
berbagai sumber untuk membandingkan sumber untuk
membandingkan kinerja sistem manajemen mutu dan
proses pendidikan untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.
Lihat
8.4 Perbaikan
1. Perbaikan Berkesinambungan
a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus
meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan
proses pendidikan secara berkesinambungan dengan
mendorong staf personel untuk mengidentifikasi dan
menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang
lingkup kerjanya/layanan.
b. Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi
masalah dan potensi peningkatan kualitas layanan yang
didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik.
c. Proses perbaikan harus juga mencakup tindakan yang
diambil dalam penyelesaian keluhan, saran dan
komentar pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
2. Tindakan Perbaikan
a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan
manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk
melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari
analisis penyebab ketidaksesuaian dan peluang
peningkatan.
b. Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk
mengeliminasi ketidaksesuaian yang terjadi selama
kinerja sistem manajemen mutu dan proses pemberian
layanan pelanggan.
c. Tindakan korektif sebaiknya direkam.
3. Tindakan Pencegahan
a. Jurusan Administrasi Publik di FIA-UB harus menetapkan
manual prosedur (prosedur terdokumentasi) untuk
melaksanakan tindakan pencegahan yang dihasilkan dari
analisis ketidaksesuaian potensial dan peluang
perbaikan dalam sistem manajemen mutu dan layanan
pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
b. Tindakan pencegahan sebaiknya direkam dan
dikomunikasikan ke bidang organisasi yang sesuai. Hasil
dari perbaikan atas tindakan pencegahan sebaiknya
dikomunikasikan keseluruhan organisasi.