PLANIRANJE I ORGANIZOVANJE
PROCESA PROMENA
Iniciranje
Dijagnoza
Kreiranje vizije
Planiranje promena
Motivisanje za promene
Sprovodjenje promena
Upravljanje strukturom moći
Upravljanje personalnom
tranzicijom Stabilizacija promena
Praćenje i kontrola promena
FAZA ODMRZAVANJA FAZA POKRETA FAZA ZAMRZAVANJA
PROCES UPRAVLJANJA ORGANIZACIONIM PROMENAMA
ZNAČAJ PLANIRANJA
'Prepuštene same sebi, stvari imaju tendenciju da se kreću od zla ka gorem''
Spontan vs planiran i organizovan proces promena
Proces promena nikada nije potpuno spontan niti potpuno planiran
Planiranje i organizovanje procesa promena daju odgovore na pitanja: ko, kada, kako, zašto i čime vrši promene
Značaj planiranja je veći u inkrementalnim, parcijalnim nego u sveobuhvatnim iradikalnim promenama
FUNKCIJE PLANA PROMENA
Plan sprovodjenja promena
√ Obezbedjuje da akteri u procesu promena tačno
znaju svoje obaveze što je prvi uslov da ih i ispune
√ eliminiše neke otpore promenama
√ postavlja ciljeve i time motiviše ljude na promene
√ obezbedjuje koordinaciju napora većeg broja
učesnika u procesu promena
√ obezbedjuje top menadžmentu sredstvo za
kontrolu nad procesom organizacionih promena
RAZVIJENOST I PRECIZNOST PLANIRANJA PROMENA
Stepen preciznosti i detaljnosti plana
promena može biti različit i zavisi od:
√ dubine i širine promena,
√ neizvesnosti u kojima se promene realizuju,
√ stila vodjstva lidera,
√ karaktera same organizacije
Kontinuelne promene zahtevaju preciznije
planiranje od diskontinuelnih
SADRŽAJ PLANA PROMENA
Aktivnosti
Tok aktivnosti ili redosled obavljanja aktivnosti: faze ili koraci
Vreme: timetable
Nosioci aktivnosti
Resursi: vreme, novac, materijalni resursi
Parametri kontrole
KARAKTERISTIKE PLANA PROMENA
Relevantnost - aktivnosti koje su jasno povezane sa ciljem promena
Specifičnost - konkretne akcije
Integrisanost više akcija većeg broja učesnika na različitim mestima i u različito vreme
Fleksibilnost - alterantive, više scenaria
Efikasnost – a koliko to košta?
Temporalan – početak, trajanje i kraj svake akcije
ORGANIZOVANJE PROMENA
Izgradnja strukture za promene podrazumeva tri zadatka:
1. podelu poslova i zadataka učesnicima u promenama,
2. alokaciju autoriteta i odgovornosti za obavljanje poslova u procesu promena;
3. uspostavljanje mehanizma koordinacije u procesu realizacije promena
Dve opcije organizovanja promena: kroz redovnu i kroz posebno kreiranu strukturu
ORGANIZACIJA SPROVODJENJA PROMENA KROZ REDOVNU
STRUKTURU
Zaposleni i menadžeri obavljaju aktivnosti promene na svojim radnim mestima, pored svojih redovnih poslova
Prednosti: jednostavnost i efikasnost (niski troškovi)
Nedostaci
√ Grešamov zakon planiranja, ljudi rade ono što je hitno a ne ono što je bitno
√ Problem koordinacije
√ Izolovanost aktivnosti promena, nedostatak interfunkcionalne perspektive
TIMOVI ZA IZVODJENJE PROMENA
Vodeći komitet (Steering committee)
Tim za podsticanje promena (facilitation
team)
Ekspertski tim
Timovi podrške (support teams)
√ Komunikacioni tim
√ Trening tim
√ Tim za finansijske rezultate
VODEĆI KOMITET (STEERING COMMITTEE)
Najviše telo koje učestvuje u procesu organizacionih promena
Čine ga najviši rukovodioci organizacione celine u kojoj se promene izvode
Zadaci √ Potvrdjuje a nekada i donosi plan promena
√ Prati tok procesa promena i kontroliše da li se promene odvijaju prema planu
√ Kontroliše ostvarivanje pojedinačnih aktivnosti i faza
√ Vrši potrebne korekcije tokom procesa promena u samom toku promena i u organizaciji procesa promena (timovi, strukture)
VODEĆI KOMITET (STEERING COMMITTEE)
√ Kontroliše finansijske performanse procesa
promena
√ Otklanja barijere promenama tokom procesa kako
se pojavljuju
√ Obezbedjuje potrebnu podršku i resurse za proces
promena
√ Predstavlja realizaciju procesa promena kroz
komunikaciju sa spoljnim (partneri, banke, država)
i unutrašnjim stejkholderima (zaposleni)
√ Zaključuje proces promena kada je gotov i
ustanovljuje njegov (ne)uspeh
TIM ZA PODSTICANJE PROMENA (FACILITATION TEAM)
Redak u praksi, podstiče i motiviše promene
Čini 4 do 7 ljudi iz različitih delova organizacijesa visokom sposobnošću rada sa ljudima: sposobnosti komunikacije, rešavanja konflikata, motivacije, uticaja i političkih procesa, vodjstva
Zadaci
√ Stvaranje atmosfere za promene kroz podsticanje davanja inicijativa i ideja zaposlenih i menadžera
√ Prikupljanje inicijativa i ideja za unapredjenje organizacije, njihovo ocenjivanje i širenje kroz organizaciju
√ Pomaganje rada ostalih timova posebno u domenu
interpersonalnih odnosa, komunikacije, rešavanja
konflikata, timskog rada i sl.
√ Davanje podrške radu ekspertskih timova i
vodećeg komiteta
√ Praćenje procesa promena i davanje sugestija za
njegovo unapredjenje
√ Koordiniranje i komuniciranje izmedju svih
učesnika u procesu promena.
TIM ZA PODSTICANJE PROMENA (FACILITATION TEAM)
EKSPERTSKI TIM
Rešava probleme i obavlja složene zadatke tokom procesa promena
Učestvuje u sprovodjenju rešenja Izvor znanja i stručnosti u procesu promena Može se formirati više ekspertskih timova Formiran od strane lidera ili vodećeg komiteta Njihov rad se manifestuje kroz preporuke i
rešenja kao i predloge konkretnih odluka Osnovni kriterijum za članstvo u ekspertskom
timu jeste stručnost i znanje Dopunski kriterijum: sposobnosti timskog
rada, rada u uslovima tenzija, nejasnoća, konflikata
TIMOVI PODRŠKE (SUPPORT TEAMS)
Komunikacioni tim – obezbedjuje komunikaicju i informisanost tokom procesa promena
Trening tim - obezbedjuje pribavljanje potrebnih znanja i veština članovima organizacije tokom procesa promena
Tim za finansijske rezultate - radi sve vrste projekcija i kalkulacija finansijskih efekata pojedinačnih akcija preduzetih tokom promena
ORGANIZACIONE MERE ZA EFIKASAN RAD TIMOVA
Unapred definisati precizno zadatke članova timova,
Utvrditi proporciju vremena koje će članovi timova provoditi na zadacima timova i na redovnim radnim zadacima
Smanjiti radno opterećenje zaposlenog koji učestvuje u radu tima na njegovom radnom mestu i odmah utvrditi ko će preuzeti njegove obaveze
Upoznati linijske rukovodioce sa novim zaduženjima njihovih podredjenih kao članova timova,
Obezbediti efikasnu komunikaciju rukovodilaca timova i rukovodilaca organizacionih jedinica
Odrediti precizno svrhu i zadatak tima
Odrediti unapred vremensko trajanje tima
Definisati mandat tima: predlaganje, odlučivanje, sprovodjenje ili nešto drugo
Odrediti jasne kriteirjume za članstvo u timu
Unapred predvideti način rada tima, mesto sastajanja, uobičajeno vreme sastajanja, način donošenja odluka u timu
Definisati ključne uloge u timu – vodja i ostale uloge
Obezbediti sve neophodne finansijske i materijalne resurse za rad tima
ORGANIZACIONE MERE ZA EFIKASAN RAD TIMOVA
KARAKTERISTIKE ČLANOVA TIMA
Kompetentnost
Reprezentativnost
Interfunkcionalna perspektiva
Sposobnosti timskog rada
Moralni kredibilitet