PLANIRANJE I ORGANIZOVANJE

PROCESA PROMENA

Iniciranje

Dijagnoza

Kreiranje vizije

Planiranje promena

Motivisanje za promene

Sprovodjenje promena

Upravljanje strukturom moći

Upravljanje personalnom

tranzicijom Stabilizacija promena

Praćenje i kontrola promena

FAZA ODMRZAVANJA FAZA POKRETA FAZA ZAMRZAVANJA

PROCES UPRAVLJANJA ORGANIZACIONIM PROMENAMA

ZNAČAJ PLANIRANJA

'Prepuštene same sebi, stvari imaju tendenciju da se kreću od zla ka gorem''

Spontan vs planiran i organizovan proces promena

Proces promena nikada nije potpuno spontan niti potpuno planiran

Planiranje i organizovanje procesa promena daju odgovore na pitanja: ko, kada, kako, zašto i čime vrši promene

Značaj planiranja je veći u inkrementalnim, parcijalnim nego u sveobuhvatnim iradikalnim promenama

FUNKCIJE PLANA PROMENA

Plan sprovodjenja promena

√ Obezbedjuje da akteri u procesu promena tačno

znaju svoje obaveze što je prvi uslov da ih i ispune

√ eliminiše neke otpore promenama

√ postavlja ciljeve i time motiviše ljude na promene

√ obezbedjuje koordinaciju napora većeg broja

učesnika u procesu promena

√ obezbedjuje top menadžmentu sredstvo za

kontrolu nad procesom organizacionih promena

RAZVIJENOST I PRECIZNOST PLANIRANJA PROMENA

Stepen preciznosti i detaljnosti plana

promena može biti različit i zavisi od:

√ dubine i širine promena,

√ neizvesnosti u kojima se promene realizuju,

√ stila vodjstva lidera,

√ karaktera same organizacije

Kontinuelne promene zahtevaju preciznije

planiranje od diskontinuelnih

SADRŽAJ PLANA PROMENA

Aktivnosti

Tok aktivnosti ili redosled obavljanja aktivnosti: faze ili koraci

Vreme: timetable

Nosioci aktivnosti

Resursi: vreme, novac, materijalni resursi

Parametri kontrole

KARAKTERISTIKE PLANA PROMENA

Relevantnost - aktivnosti koje su jasno povezane sa ciljem promena

Specifičnost - konkretne akcije

Integrisanost više akcija većeg broja učesnika na različitim mestima i u različito vreme

Fleksibilnost - alterantive, više scenaria

Efikasnost – a koliko to košta?

Temporalan – početak, trajanje i kraj svake akcije

ORGANIZOVANJE PROMENA

Izgradnja strukture za promene podrazumeva tri zadatka:

1. podelu poslova i zadataka učesnicima u promenama,

2. alokaciju autoriteta i odgovornosti za obavljanje poslova u procesu promena;

3. uspostavljanje mehanizma koordinacije u procesu realizacije promena

Dve opcije organizovanja promena: kroz redovnu i kroz posebno kreiranu strukturu

ORGANIZACIJA SPROVODJENJA PROMENA KROZ REDOVNU

STRUKTURU

Zaposleni i menadžeri obavljaju aktivnosti promene na svojim radnim mestima, pored svojih redovnih poslova

Prednosti: jednostavnost i efikasnost (niski troškovi)

Nedostaci

√ Grešamov zakon planiranja, ljudi rade ono što je hitno a ne ono što je bitno

√ Problem koordinacije

√ Izolovanost aktivnosti promena, nedostatak interfunkcionalne perspektive

TIMOVI ZA IZVODJENJE PROMENA

Vodeći komitet (Steering committee)

Tim za podsticanje promena (facilitation

team)

Ekspertski tim

Timovi podrške (support teams)

√ Komunikacioni tim

√ Trening tim

√ Tim za finansijske rezultate

VODEĆI KOMITET (STEERING COMMITTEE)

Najviše telo koje učestvuje u procesu organizacionih promena

Čine ga najviši rukovodioci organizacione celine u kojoj se promene izvode

Zadaci √ Potvrdjuje a nekada i donosi plan promena

√ Prati tok procesa promena i kontroliše da li se promene odvijaju prema planu

√ Kontroliše ostvarivanje pojedinačnih aktivnosti i faza

√ Vrši potrebne korekcije tokom procesa promena u samom toku promena i u organizaciji procesa promena (timovi, strukture)

VODEĆI KOMITET (STEERING COMMITTEE)

√ Kontroliše finansijske performanse procesa

promena

√ Otklanja barijere promenama tokom procesa kako

se pojavljuju

√ Obezbedjuje potrebnu podršku i resurse za proces

promena

√ Predstavlja realizaciju procesa promena kroz

komunikaciju sa spoljnim (partneri, banke, država)

i unutrašnjim stejkholderima (zaposleni)

√ Zaključuje proces promena kada je gotov i

ustanovljuje njegov (ne)uspeh

TIM ZA PODSTICANJE PROMENA (FACILITATION TEAM)

Redak u praksi, podstiče i motiviše promene

Čini 4 do 7 ljudi iz različitih delova organizacijesa visokom sposobnošću rada sa ljudima: sposobnosti komunikacije, rešavanja konflikata, motivacije, uticaja i političkih procesa, vodjstva

Zadaci

√ Stvaranje atmosfere za promene kroz podsticanje davanja inicijativa i ideja zaposlenih i menadžera

√ Prikupljanje inicijativa i ideja za unapredjenje organizacije, njihovo ocenjivanje i širenje kroz organizaciju

√ Pomaganje rada ostalih timova posebno u domenu

interpersonalnih odnosa, komunikacije, rešavanja

konflikata, timskog rada i sl.

√ Davanje podrške radu ekspertskih timova i

vodećeg komiteta

√ Praćenje procesa promena i davanje sugestija za

njegovo unapredjenje

√ Koordiniranje i komuniciranje izmedju svih

učesnika u procesu promena.

TIM ZA PODSTICANJE PROMENA (FACILITATION TEAM)

EKSPERTSKI TIM

Rešava probleme i obavlja složene zadatke tokom procesa promena

Učestvuje u sprovodjenju rešenja Izvor znanja i stručnosti u procesu promena Može se formirati više ekspertskih timova Formiran od strane lidera ili vodećeg komiteta Njihov rad se manifestuje kroz preporuke i

rešenja kao i predloge konkretnih odluka Osnovni kriterijum za članstvo u ekspertskom

timu jeste stručnost i znanje Dopunski kriterijum: sposobnosti timskog

rada, rada u uslovima tenzija, nejasnoća, konflikata

TIMOVI PODRŠKE (SUPPORT TEAMS)

Komunikacioni tim – obezbedjuje komunikaicju i informisanost tokom procesa promena

Trening tim - obezbedjuje pribavljanje potrebnih znanja i veština članovima organizacije tokom procesa promena

Tim za finansijske rezultate - radi sve vrste projekcija i kalkulacija finansijskih efekata pojedinačnih akcija preduzetih tokom promena

ORGANIZACIONE MERE ZA EFIKASAN RAD TIMOVA

Unapred definisati precizno zadatke članova timova,

Utvrditi proporciju vremena koje će članovi timova provoditi na zadacima timova i na redovnim radnim zadacima

Smanjiti radno opterećenje zaposlenog koji učestvuje u radu tima na njegovom radnom mestu i odmah utvrditi ko će preuzeti njegove obaveze

Upoznati linijske rukovodioce sa novim zaduženjima njihovih podredjenih kao članova timova,

Obezbediti efikasnu komunikaciju rukovodilaca timova i rukovodilaca organizacionih jedinica

Odrediti precizno svrhu i zadatak tima

Odrediti unapred vremensko trajanje tima

Definisati mandat tima: predlaganje, odlučivanje, sprovodjenje ili nešto drugo

Odrediti jasne kriteirjume za članstvo u timu

Unapred predvideti način rada tima, mesto sastajanja, uobičajeno vreme sastajanja, način donošenja odluka u timu

Definisati ključne uloge u timu – vodja i ostale uloge

Obezbediti sve neophodne finansijske i materijalne resurse za rad tima

ORGANIZACIONE MERE ZA EFIKASAN RAD TIMOVA

KARAKTERISTIKE ČLANOVA TIMA

Kompetentnost

Reprezentativnost

Interfunkcionalna perspektiva

Sposobnosti timskog rada

Moralni kredibilitet