Présentation du protocole de fonctionnement AFA-
Départements
Journée de formation des nouveaux correspondants départementaux
22 mai 2013
PLAN DU PROTOCOLE DE FONCTIONNEMENT
Préambule
I- Missions respectives du correspondant départemental et de l’Agence Française de
l’Adoption
II- Les principaux points d’action du correspondant départemental au cours de la
procédure
III- Valorisation de l’activité des correspondants départementaux
Préambule
Cadre juridique
Protocole de fonctionnement AFA/Départements validé au Conseil d’administration du 27 mars 2012
Article L 225-16 du CASF: « dans chaque département, le président du Conseil général désigne au sein de ses services au moins un personne chargée d’assurer les relations avec l’Agence française de l’adoption »
Articles 12 et 38 de la Convention constitutive du GIP AFA: prévoient l’instauration du protocole de fonctionnement et la valorisation des activités des correspondants départementaux
Objet
« Définir un cadre de fonctionnement entre l’AFA et les départements, représentés par leur correspondant départemental, dans le respect des principes fondamentaux » que sont :
- La libre administration des collectivités locales
- La neutralité
- L’objectivité des agents chargés d’une mission de service public
Effets
Ce n’est pas un cadre normatif
Regroupe des recommandations en termes de bonnes pratiques quant aux relations entre l’AFA et les départements
Objectifs Définir un accompagnement du candidat à l’adoption en cohérence avec l’évolution de la réalité de l’adoption internationale avec:
la nécessité d’une démarche qualitative dans l’accompagnement du candidat à l’adoption, en accord avec des exigences toujours plus fortes des PO;
l’adaptation de l’accompagnement des familles au nouveau profil des enfants proposés à l’adoption internationale et notamment des enfants à besoins spécifiques (EBS).
I- Missions respectives du correspondant
départemental et de l’AFA
I.1. Mission du correspondant départemental
Préférable que le CD soit un agent du service du département chargé de l’adoption
Le CD assure une mission d’information et de conseil auprès du candidat à l’adoption, notamment sur les aspects techniques et juridiques de la procédure d’adoption (article R. 225-49 du CASF)
I. 1. Mission du correspondant départemental
• Mission de proximité principalement orientée autour :
de la réalité de l’adoption internationale
des besoins spécifiques des enfants selon les PO
des modalités de constitution du dossier d’adoption
• Mission assurée dans le respect des principes de neutralité et d’objectivité au regard du dossier d’agrément et du projet du candidat à l’adoption.
I. 1. Mission du correspondant départemental vis-à-vis du candidat à l’adoption
2 principales missions du CD : Informer le candidat à l’adoption sur les
procédures applicables à l’étranger et la réalité de l’adoption
Recevoir selon des modalités qui sont propres à
chaque département le candidat à l’adoption pour l’accompagner dans le choix d’un pays en adéquation avec son projet et au profil des enfants
I. 1. Mission du correspondant départemental vis-à-vis du candidat à l’adoption
Autres missions :
Si le candidat à l’adoption souhaite faire évoluer son projet, à l’occasion d’une demande de révision de la notice, le correspondant départemental doit le réorienter vers le service chargé de l’évaluation de la demande d’agrément.
Informer le candidat de l’ensemble des actions d’accompagnement mises en œuvre par le département et notamment des réunions d’information
I. 1. Mission du correspondant départemental vis-à-vis de l’AFA
• Le CD est la personne relais entre l’AFA et le département
• Le CD fait part à l’AFA des informations dont il peut avoir connaissance par des sources diverses
I. 2. Mission de l’AFA vis-à-vis du candidat à l’adoption L’AFA exerce ses missions au travers de plusieurs pôles de compétences. Le pôle chargé de l’information et du conseil: procède, le cas échéant, en complémentarité avec le CD, à
l’information du candidat à l’adoption sur les procédures applicables à l’étranger, la réalité de l’adoption compte tenu des exigences des pays concernés et des caractéristiques des enfants adoptables
oriente, le cas échéant, en collaboration avec le CD, le
candidat à l’adoption vers le pays le plus adapté à la réalisation de son projet
I. 2. Mission de l’AFA vis-à-vis du candidat à l’adoption
Le pôle géographique:
• Vérifie la bonne concordance du projet du candidat à l’adoption avec les exigences du pays choisi
• Aide le candidat dans la constitution de son dossier et l’accompagne tout au long de sa procédure
Pour ce faire le pôle géographique correspond avec le candidat à l’adoption aux moyens de communication téléphonique et le cas échéant d’entretiens personnalisés au siège de l’agence
II- Les principaux points d’action du correspondant départemental au cours
de la procédure
1. L’information, le conseil et l’aide
à l’orientation
2. La décision de prise en charge de
la candidature
3. La constitution du dossier de
demande d’adoption
4. L’examen et l’envoi du dossier
de demande d’adoption
5. Le suivi du dossier en
traitement dans le PO
5bis. Les demandes de
complément de la part du PO
6. La proposition d’apparentement
6. Le séjour sur place
7.L’arrivée et le suivi de l’enfant
8. L’archivage 9. L’accès aux
origines personnelles
La procédure d’adoption à l’AFA
Intervention du CD
II. 1. L’information, le conseil et l’aide à l’orientation
Information: assurée principalement par le CD et à titre subsidiaire par l’AFA
Pour tous les titulaires de l’agrément qu’il souhaite ou non déposer un dossier à l’AFA
Orientation: assurée par l’AFA en collaboration, le cas échéant avec le CD
Apporter au candidat à l’adoption l’ensemble des éléments permettant le choix du pays vers lequel il orientera son projet
Orientation en fonction des termes de l’agrément, de l’adaptation de son projet à la réalité locale et de ses affinités culturelles avec le pays
Accompagnement du candidat dans l’évolution de son projet
II. Le dossier du candidat
• II. 3. La constitution du dossier de demande d’adoption
En cas de difficulté pour la constitution du dossier, le candidat peut solliciter l’aide du CD
• II. 5. Le suivi du dossier en traitement dans le PO
A la demande de l’AFA, le CD vérifie, en lien avec le service chargé de l’adoption toute information concernant l’agrément
• II. 5bis. Les demandes de complément de la part des PO
L’AFA et les départements mettent tout en œuvre pour répondre à la demande du PO dans les délais prévus sans obligation de résultat
II. 7. L’arrivée et le suivi de l’enfant
Le suivi post-adoption
Article L 225-18 du CASF: l’accompagnement de l’enfant est réalisé « par le service de l’aide
sociale à l’enfance (…) à compter de son arrivée au foyer de l'adoptant et jusqu'au prononcé de
l'adoption plénière en France ou jusqu'à la transcription du jugement étranger. Cet accompagnement
est prolongé si l'adoptant le demande, notamment s'il s'y est engagé envers l'Etat d'origine de l'enfant. Dans
ce dernier cas, il s'effectue selon les modalités de calendrier déterminées au moment de l'engagement. »
Pour les enfants adoptés via l’AFA, la mission d’accompagnement, avant comme après la reconnaissance de
la décision étrangère d’adoption, est exercée par le service de l’ASE du département de résidence de l’enfant
(article R 225-47 du CASF)
L’AFA porte une attention particulière au respect des exigences des pays d’origine quant à:
La forme
Le contenu
La fréquence des rapports de suivi post-adoption
II. 7. L’arrivée et le suivi de l’enfant
Le CD est le relai entre l’AFA et le service chargé de la réalisation des rapports de suivi: Il sensibilise les familles sur la nécessité de transmettre les rapports à l’agence dans les délais auxquels ils se sont engagés auprès des pays d’origine.
L’AFA communique les rapports aux autorités étrangères concernées.
II. 8. L’archivage
L’AFA et ses CD s’engagent à échanger dans les meilleurs délais lorsqu’une famille candidate par l’intermédiaire de l’AFA a adopté par un autre moyen ou mis fin à sa démarche d’adoption ;
L’AFA a mis en place un système d’alerte électronique à cette fin ;
L’AFA exécute l’archivage en se conformant au tableau de gestion réalisé par la Mission des Archives Nationales (MAN) ;
L’intégralité des dossiers aboutis est conservé pour une durée de 90 ans.
II. 9. Accès aux origines personnelles
Lorsqu’un enfant adopté par l’AFA est majeur ou reconnu en âge de discernement, il peut s’adresser à l’AFA qui prendra des dispositions nécessaires à la bonne consultation de son dossier d’adoption.
II. 10. Point sur les procédures d’accompagnement des projets d’adoption d’EBS
• Augmentation du nombre d’EBS
• Un enfant à besoins spécifiques est un enfant juridiquement et psychologiquement adoptable, mais pour lequel il est particulièrement difficile de trouver une famille correspondant à ses besoins:
Enfant de 6 ans ou plus
Fratrie de 3 enfants ou plus
Enfant ayant une histoire lourde ou stigmatisante
Enfant affecté d’un handicap ou d’un problème de santé
II. 10. Point sur les procédures d’accompagnement des projets d’adoption d’enfants à besoins spécifiques
• « Procédure EBS » mise en place par l’AFA
• Commission hebdomadaire identifiant les adoptants pouvant être inscrit au « vivier AFA-EBS »
III- Valorisation de l’activité des correspondants départementaux
Calcul du coût moyen annuel d’un dossier traité par les départements (sur la
base des informations transmises par les 10
départements siégeant au sein du Conseil
d’administration)
Nombre total de dossier AFA traités par les
départements composant le 2nd siège de l’AG du
GIP
Apport en équivalence salariale des
départements à l’action du GIP
Conformément aux dispositions de la Convention Constitutive du 6 décembre 2011, la valorisation de la contribution des départements en équivalence salariale prévue à l’article 38-1 est calculée selon la méthode suivante:
Annexe: les moyens/outils mis par l’AFA à la disposition des départements
Les journées de formation
Déplacements dans les départements
L’Espace Pro
Les listes de diffusion « AFA ACTUALITÉ » et « AFA DEPARTEMENT »
« AFA CD » un accès dédié à la base de gestion de dossier AFA 2.0
« Les alertes électroniques »: un système automatisé pour attirer l’attention de l’évolution du dossier
Les publications de l’Agence
Réseau départemental et mutualisation des moyens
non 46%
oui 54%
Avez-vous eu un contact avec votre correspondant
départemental AFA ?
Moyennement
satisfait 14%
Non satisfait
15%
très satisfait
71%
La qualité générale de l’information délivrée par
l’AFA à son correspondant.
Moyennement
satisfait 12%
Non satisfait
21%
Très satisfait
67%
L’aide du correspondant
pour l’orientation de votre projet.
Questionnaire de satisfaction correspondant départemental 2012
Questionnaire de satisfaction correspondant départemental 2012
Moyenneme
nt satisfait 12%
Non satisfait 21%
Très satisfait 67%
L’aide du correspondant pour la constitution de votre dossier.
Moyennement
satisfait 18%
Non satisfait
16%
très satisfait
66%
L’information donnée par le correspondant lors de l’arrivée de
l’enfant et par la suite.