事前準備
• Google Chrome ではなく、IE か Firefox をお使いください – 現在、Chrome の Flash Player の描画に不具合の疑い
• Wifi に接続し、今日利用する Questetra BPM Suite に
ログインできることを確認してください。 • http://goo.gl/Rb9aDa
から、「作業依頼フロー_スク試゙用3.qar」をダウンロード してください。
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Questetra ハンズオンセミナー 2014/04/16 「ビギナー向け業務プロセス設計」
アジェンダ
1. 体験用のプロセスモデルをインポート
2. プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する
3. プロセスモデルを見る
4. タスク処理画面を作る
5. 他の人に仕事を
6. フローを分岐させる
事前準備その2
• http://goo.gl/Rb9aDa から、「作業依頼フロー_スク試゙用3.qar」をダウンロード してください。
• Questetra BPM Suite にいるユーザ数を確認してください。 – (右上のユーザ名)→「システム設定」 – 1ユーザしかいない場合は、
2ユーザほど追加してください – 追加したユーザは、
いずれかの組織に所属させてください
Questetra BPM Suite の基本概念①
プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂
行する上において、守るべきルール
• 「業務ルール」「規定」など
プロセス • プロセスモデルに従って
実際に行われる、特定の一連業務
• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など
従うべきルール
ルールにそって動く 実際の業務
体験用のプロセスモデルをインポート 1/2
1. (右上のユーザ名) →「プロセスモデル設定」
– 別タブで開くと、あとあと便利
2. 「アーカイブから新規作成」
→先ほどダウンロードした 「作業依頼フロー_スク試゙用3.qar」 をアップロード
– http://goo.gl/Rb9aDa
3. 以下は無変更で、そのまま「新
規作成」 – プロパティの編集 – プロセスモデル内で使用されてい
る組織の関連付けを行ってください
体験用のプロセスモデルをインポート 2/2
5. 「編集用バージョンのアクティベート」を押してください
既成のプロセスモデル(業務)をインポートし、使用できる状態にしました
プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 1/4
1. 「ワークフロー」 →「新規開始」
2. 一覧から「作業依頼フロー」を見つけて、「▶▶」ボタン
– 「作業依頼フロー」の「1.依頼作業の入力」の処理画面が開きます
3. 「依頼先」で他のユーザBを指定 →他を入力して、「『1.依頼作業の入力』処理完了」
プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 2/4 4. 先に「依頼先」で指定したユーザBで
ログイン – 別のブラウザを使うと楽です
5. 「マイタスク」(左メニュー)
→一覧から「作業依頼フロー」の「2.再確認/完了報告」を見つけて「▶」ボタン →「2.再確認/完了報告」の処理画面が開きます
6. 処理画面で何か入力して「再確認」 – 「完了」を押さないで
7. 最初のユーザでログイン 8. 「マイタスク」(左サイド)
→一覧に「作業依頼フロー」の「1. 再確認への対応」があることを確認
プロセスモデルを見る 1/2
1. (右上のユーザ名)→「プロセスモデル設定」 2. 「プロセスモデル一覧」から「作業依頼フロー」を
見つけて、虫眼鏡ボタンをクリック
スイムレーン 同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングする スイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する
タスク 人が処理すると定めた工程 システムが処理する(自動処理)される工程もあるが、アイコンが異なる
プロセスモデルを見る 2/2
開始イベント/終了イベント プロセスを新規開始することのできるポイント/終了するポイントを表す
フロー 工程の前後関係を表す 1つの工程から複数のフローが出ている(分岐)する場合もある
プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 3/4
4. 「マイタスク」(左サイド) →一覧から「作業依頼フロー」の「1x. 再確認への対応」を 見つけて、虫眼鏡ボタン
5. 以下の情報が表示されています – 概要 – 関連する会話(社内SNS) – 処理記録および現在の状態 – プロセスデータ(入力データ) – 状態
プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 4/4
トークン 特定のプロセスにおいて、どの工程まで業務が進んでいるか表す 原則、1つのプロセスに1つだが、複数になる場合もある
• 先ほど見たプロセスモデルと同じであることを確認してください • 個々のプロセスは、プロセスモデルに従って動作します • 1つ1つのタスクを処理していけば、トークンが動いていきます
Questetra BPM Suite の基本概念②
プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂行する上に
おいて、守るべきルール • 「業務ルール」「規定」など タスク • プロセスモデル内で、
人が処理すると定めた工程 • 自動処理される工程もある
– タスクではない
プロセス • プロセスモデルに従って実際に行わ
れる、特定の一連業務 • 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い
合わせ対応」など タスク ・特定のプロセス内で、実際に人が処理
しなければならない、1つ1つの仕事 • 特定の「Todo」「仕事」「決裁」等
従うべきルール
ルールにそって動く 実際の業務
Questetra BPM Suite の基本概念③
プロセスモデルの3要素
• プロセス図(業務フロー図) – 工程、および工程の前後関係
• データ項目(タスク処理画面) – 取り扱うデータ – タスク処理画面(入力画面)
• 処理担当者
– 誰が各タスクを処理するか
タスク処理画面を作る 1/2
1. (右上のユーザ名) →「プロセスモデル設定」
– 別タブで開くと、あとあと便利
2. 「プロセスモデル新規作成」
3. プロセスモデル名は任意で、 そのまま「新規作成」
タスク処理画面を作る①
• 以下のプロセス図を作成してください
• http://youtu.be/Dv7lGs7lWuI • http://youtu.be/Lre1ac96JLI • モデラー内でも、「ファイル」→「チュートリアル」から参照可能です • タスクをダブルクリックして、名前を変更
プロセスモデルを見る (再掲)
スイムレーン 同一の役割の人によって処理されるタスクを、グルーピングする スイムレーン内のタスクは、原則、同一ユーザが処理する
タスク 人が処理すると定めた工程 システムが処理する(自動処理)される工程もあるが、アイコンが異なる
開始イベント/終了イベント プロセスを新規開始することのできるポイント/終了するポイントを表す
フロー 工程の前後関係を表す 1つの工程から複数のフローが出ている(分岐)する場合もある
タスク処理画面を作る 1/5
• プロセスデータ項目で以下を追加 – 文字 – 日付
• http://youtu.be/YiBLIZhJW2Y
タスク処理画面を作る 2/5
• 読み書き権限で、 以下を設定 – “入力”タスクは、
全データを「読み書き」に – “確認”タスクは、
全データを「読み込み」に
• 「読み書き」「読み込み」のところ
をクリックすると、変化します – 「一括設定」から変更してもOK
• http://youtu.be/06P_a31-
HNQ
• 「保存」→「閉じる」
• 「編集用バージョンのアクティベート」
• http://youtu.be/jGtIrEE-ZfI
• プロセスを開始できる状態になったので、プロセスを開始します
タスク処理画面を作る 3/5
プロセスの新規開始/タスクの処理を体験する 4/5
1. 「ワークフロー」 →「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始&先頭タスクを処理
3. 「ワークフロー」→「マイタスク」
4. 一覧から先に開始したプロセスの「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理
定義したデータ項目が、タスク処理画面に表示される 読み書き設定に応じて、「入力」「確認」タスクでの編集可否が変わる
タスク処理画面を作る 5/5
• 読み書き権限 – 読み書き:値の閲覧可能。および編集可能 – 読み込み:値の閲覧可能。編集はできない。 – 「-」 (なし):値の閲覧もできない。
• データの種類
– 文字(単一行/複数行) – 数値 – 選択(ラジオ/チェック/セレクトボックス/検索セレクト) – 日付(年月日/年月/月日/年)/日時 – ファイル – ユーザ/組織 – 掲示板 – テーブル
• タスクプレビュー
色々設定を変更して、試してみてください 変更後、「編集用バージョンのアクティベート」を忘れずに
Questetra BPM Suite の基本概念④
• プロセスモデルに バージョンの概念
• 各プロセスは、開始したタイミングのプロセスモデルのバージョンに紐付いている – プロセスは、その時点での最新
バージョンでしか開始できない
• アクティベートすると、 編集中のものが 新しいバージョンになる – 編集中のものが、次の最新バー
ジョンになる
バージョン1 バージョン2
新しいバージョン3
(編集用)
他の人に仕事を 1/7
先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動し、 以下のプロセス図に変更してください
1. スイムレーンをドラック&ドロップで追加 2. 「確認」「終了」を追加したスイムレーンに、
ドラッグ&ドロップで移動 3. スイムレーンの名称変更
– プロパティダイアログから変更
他の人に仕事を 2/7
• 処理担当者の設定画面に移動 • “担当者2” にて、以下の設定
– 「組織: 〇〇に直接所属する人」を編集 • ユーザを選択し、任意のユーザを設定 • 表示が「ユーザ:〇〇」に変わる
– 「組織: 〇〇より下位組織に…」を削除 – 「候補者の表示」で、選択したユーザが表示されることを確認
プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」
他の人に仕事を 3/7
1. 「ワークフロー」 →「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始&先頭タスクを処理
3. 別ユーザでログインしなおして、「ワークフロー」→「マイタスク」
4. 一覧から先に開始したプロセスの「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理
担当者設定で指定したユーザに、「確認」タスクが割りあたるようになる
更にプロセスモデルを編集します • “担当者2” にて、設定を追加
– ユーザを選択し、先ほどとは異なるユーザを設定
他の人に仕事を 4/7
プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」
他の人に仕事を 5/7
1. 「ワークフロー」 →「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始&先頭タスクを処理
3. プロセスモデルで指定した、 2人のユーザそれぞれで ログイン
「マイタスク」ではなく、「引き受け待ち」に「確認」タスクが入る
Questetra BPM Suite の基本概念⑤
• 設定に該当するユーザが1人しかいない場合
• 仕事は、自動的にそのユーザのものとなる
• 設定に該当するユーザが2人以上いる場合
• 仕事は「誰かが引き受けてくれるのを待つ」(引き受け待ち)状態に – 対象ユーザに依頼メール
• 仕事は、引き受けたユーザのものとなる
他の人に仕事を 6/7
1. 「引き受け待ち」にある 「確認」タスクで、虫眼鏡アイコン
2. 「詳細」ページの 「処理記録および現在の状態」から、「候補者」ボタン
– 処理担当の候補者が表示される – プロセスモデルで指定した
2人のユーザ
3. 「引き受ける」
または「引き受けて処理開始」 からタスク処理が可能
引き受けた時点で、他の候補者の「引き受け待ち」リストからは消える
他の人に仕事を 7/7
• 組織で指定 – 〇〇に直接所属する人/のリーダ – 〇〇の下位組織に所属する人/のリーダ
• ユーザで指定
• プロセスデータで指定
– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ/組織
• スイムレーンを用いた相対的な指定 – スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など
組織やプロセスデータの指定を試してみてください 変更後、「編集用バージョンのアクティベート」を忘れずに
フローを分岐させる 1/5
大きく2種類ありますが、まず1つ目 タスク処理の際、次のトークンの遷移先を指定する方法です
先ほど作成したプロセスモデルの編集画面に移動し、 以下のプロセス図に変更してください
1. タスクを「担当者1」のスイムレーンにドラック&ドロップで追加 2. 追加したタスクと「確認」タスクを、相互に接続 3. 追加したタスクの名称変更
– プロパティダイアログから変更 4. 「再入力」タスクの読み書き設定は、全て「読み書き」に
フローを分岐させる 2/5
分岐条件の設定に移動 「ユーザが選択した遷移先に流す」に変更 「ボタン名」を変更
プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」
フローを分岐させる 3/5
1. 「ワークフロー」 →「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始&先頭タスクを処理
3. プロセスモデルで指定した、 2人のユーザのいずれかで ログイン
4. 「引き受け待ち」の一覧から「確認」タスクを見つけて、処理画面を開く
分岐条件で設定した2つのボタンが表示される いずれかのボタンを押すとタスクが完了し、設定した先にトークンが移動する
フローを分岐させる 4/5 • データの値に応じて分岐させることも可能
• 先ほど作成したプロセスモデルの編集画面、分岐条件の設定に移動 1. 分岐タイプを「最初に合致した条件の遷移先に流す」に
2. 「終了」へ遷移する条件式を、あらゆるデータ項目に対して、「値が入力されている」になるように
3. 「再入力」へ遷移する条件は 「デフォルトフロー」のみに なるように
プロセスモデル保存後、 「編集用バージョンのアクティベート」
フローを分岐させる 5/5
1. 「ワークフロー」 →「新規開始」
2. 一覧からプロセスモデルを見つけて、プロセスを開始&先頭タスクを処理
3. プロセスモデルで指定した、 2人のユーザのいずれかで ログイン
4. 「引き受け待ち」の一覧から「確認」タスクを見つけて、 タスクを処理
– タスクを完了させるボタンは1つに戻る
未入力の項目があれば、「再入力」タスクへトークンが自動的に移動する
まとめ
プロセスモデル • 組織が特定の業務を遂行する上に
おいて、守るべきルール • 「業務ルール」「規定」など タスク • プロセスモデル内で、人が処理する
と定めた工程
プロセス • プロセスモデルに従って実際に行われる
特定の一連の業務 • 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わ
せ対応」など タスク ・特定のプロセス内で、実際に人が処理しな
ければならない、1つ1つの仕事 • 特定の「Todo」「仕事」「決裁」等
従うべきルール
ルールにそって動く 実際の業務
プロセスモデル(3要素)の実装が肝 •プロセス図 •データ項目 •処理担当者
ゲートウェイ (補足) 分岐専用の「ゲートウェイ」というアイテムもある • 最初に条件を満たした、1つのフローのみにトークンを流す
• トークンを複製し、全てのフローにトークンを流す
• トークンを複製し、条件を満たしたフローのみにトークンを流す
• 複数のフローを1つに集約する
トークンが複数になっている場合は、1つにまとめる
メール受信でプロセスを開始(補足)
• 「メッセージ開始イベント(メール)」を使用 アイコンは Advanced のタブ内にある
• メール本文などを、データ項目に受け取ることが可能
• 予め機能を有効にする必要 「システム設定」 →「プロセスモデル外部連携」 →「メッセージ開始イベント(メール)」
プロセスの途中でメールを送る(補足)
• 「メッセージ送信中間イベント(メール)」を使用 アイコンは Advanced のタブ内にある
• トークンがアイコンのところに到達すると、自動的にメールを送る • メールに、データ等を埋め込むことが可能
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