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UNIDAD 5TÉCNICAS, HERRAMIENTAS Y ESTUDIOS PREVIOS
5.1 Técnicas de recopilación de información
5.1.1 EntrevistaUna entrevista para recabar información es una conversación dirigida con un propósito específico
que utiliza un formato de preguntas y respuestas.
Para realizar una entrevista se necesita:
Visualizar por qué la va a hacer, qué va a preguntar y qué es lo que a su juicio hará que
esta entrevista tenga éxito.
Obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del
sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.
Captar los sentimientos de los entrevistados.
Establecer confianza y entendimiento rápidamente, pero al mismo tiempo debe mantener
el control de la entrevista.
5 pasos para preparar una entrevista
1) Leer los antecedentes.
2) Establecer los objetivos de la entrevista.
3) Decidir a quién entrevistar.
4) Preparar al entrevistado.
5) Decidir el tipo de preguntas y la estructura.
1. Leer los antecedentes
Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes de los entrevistados y su organización.
Con frecuencia este material se puede obtener del sitio Web corporativo, de un informe anual
actual, de un boletín corporativo o de cualquier publicación que explique el estado de la
organización.
2. Establecer los objetivos de la entrevista
Utilice los antecedentes que haya recopilado así como su propia experiencia para establecer losobjetivos de la entrevista.
Debe haber de cuatro a seis áreas clave referentes al procesamiento de la información y el
comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendrá usted que
hacer preguntas.
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3. Decidir a quién entrevistar
Incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de alguna
manera. Esfuércese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las necesidades de
tantos usuarios como sea posible.
4. Preparar al entrevistado
Prepare a la persona que va a ser entrevistada hablándole por anticipado o enviándole un mensaje
de correo electrónico y dándole tiempo para pensar en la entrevista.
5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura
Escriba preguntas que abarquen las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al
determinar los objetivos de la entrevista.
Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista.
Ventajas preguntas abiertas
1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.
2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su
educación, valores, actitudes y creencias.
3. Proporcionan gran cantidad de detalles.4. Revelan nuevas líneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas.
5. Hacen más interesante la entrevista para el entrevistado.
6. Permiten más espontaneidad.
7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.
8. Son un buen recurso si el entrevistador no está preparado para la entrevista.
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Desventajas preguntas abiertas
1. Podrían dar como resultado muchos detalles irrelevantes.
2. Posible pérdida del control de la entrevista.
3. Permiten respuestas que podrían tomar más tiempo del debido para la cantidad útil de
información obtenida.4. Dan la impresión de que el entrevistador es inexperto.
5. Podrían dar la impresión de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo real en la
entrevista.
Ventajas preguntas cerradas
1. Ahorrar tiempo.
2. Comparar las entrevistas fácilmente.
3. Ir al grano.
4. Mantener el control durante la entrevista.
5. Cubrir terreno rápidamente.
6. Conseguir datos relevantes.
Desventajas preguntas cerradas
1. Aburren al entrevistado.
2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador proporciona
el marco de referencia para el entrevistado].
3. Olvidar las ideas principales por la razón anterior.
4. No ayudan a forjar una relación cercana entre el entrevistador y el entrevistado.
CÓMO COLOCAR LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LÓGICA
Así como hay dos formas generalmente reconocidas de razonamiento —inductivo y deductivo—,
también hay dos formas similares de organizar sus entrevistas. Una tercera combina los métodos
inductivo y deductivo.
Uso de una estructura de pirámide
La organización inductiva de preguntas de la
entrevista se puede visualizar como si se tuviera
una forma de pirámide. Con base en esta forma,
el entrevistador empieza con preguntas, a
menudo cerradas, muy detalladas.
Posteriormente, el entrevistador extiende los
temas permitiendo preguntas abiertas y
respuestas más generalizadas.
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Uso de una estructura de embudo
El entrevistador adopta un método deductivo al
iniciar con preguntas generales y abiertas, y
luego limitar las posibles respuestas utilizando
preguntas cerradas.
Uso de una estructura de diamante
Es mejor una combinación de las dos
estructuras anteriores, lo cual da como
resultado una estructura de diamante.
Esta estructura implica empezar de una
manera muy específica, después se examinan
los aspectos generales y finalmente se
termina con una conclusión muy específica.
5.1.2 Cuestionario
Documento constituido por un conjunto de preguntas orientadas a obtener información específica
de lo que se investiga, por ejemplo en una encuesta de censo. Se aplican en viviendas,
establecimientos comerciales, granjas, fábricas, etcétera.
El Cuestionario es un instrumento de investigación. Este instrumento se utiliza, de un modo
preferente, en el desarrollo de una investigación en el campo de las ciencias sociales: es una
técnica ampliamente aplicada en la investigación de carácter cualitativa.
El Cuestionario es "un medio útil y eficaz para recoger información en un tiempo relativamente
breve".
En su construcción pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o mixtas.
Características
Es un procedimiento de investigación.
Es una entrevista altamente estructurada.
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Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o más variables a
medir.
Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir información sobre
grupos numerosos.
El sujeto que responde, proporciona por escrito información sobre sí mismo o sobre un
tema dado.
Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la verdad o
produciendo notables alteraciones en ella.
Cuestionario restringido o cerrado
Es aquel que solicita respuestas breves, específicas y delimitadas.
Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles alternativas de
respuestas.
Estas respuestas piden ser contestadas con:
Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotómicas): Si o No.
Varias alternativas de respuestas.
Ventajas
Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados.
Limitan las respuestas de la muestra.
Es fácil de llenar.
Mantiene al sujeto en el tema.
Es relativamente objetivo. Es fácil de clasificar y analizar.
Cuestionario no restringido o abierto
Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de respuesta.
Las preguntas abiertas son particularmente útiles cuando no tenemos información sobre
las posibles respuestas de las personas o cuando esta información es insuficiente.
Es aquel que solicita una respuesta libre.
Esta respuesta es redactada por el propio sujeto.
Proporciona respuestas de mayor profundidad.
Es de difícil tabulación, resumen e interpretación
Cuestionario mixto
Es aquél que considera en su construcción tanto preguntas cerradas como abiertas,
recogiendo las ventajas y desventajas combinadas de cada uno de ellos.
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5.1.3 Recopilación y análisis de documentos
Es importante que el analista pregunte por quien fueron producidos originalmente los
documentos y porque han sido conservados, es decir, que se necesita comprender el papel del
documento en las necesidades de la organización.
Tipos de datos impresos
El analista necesita examinar los datos impresos, tanto cuantitativa como
cualitativamente, para ensamblar una imagen precisa.
Análisis de documentos cuantitativos: Se dispone de una variedad de documentos
cuantitativos. Estos incluyen reportes usados para la toma de decisiones, reportes de
desempeño y diversas formas. Todos estos documentos tienen un objetivo específico y
una audiencia hacia la que están dirigidos.
Reportes usados para la toma de decisiones: Un analista de sistemas necesita obtener
algunos de los documentos que son usados para el desempeño del negocio. Estos
documentos son frecuentemente reportes en papel con relación al estado del inventario,
las ventas o la producción, estos sirven como retroalimentación para una acción rápida.
Reportes de desempeño: Toman la forma general de desempeño actual contra el
programado. Una función importante de los reportes de desempeño es valorar el tamaño
de la diferencia entre el desempeño actual y el pretendido.
Registros: Los registros proporcionan actualizaciones periódicas de lo que esta sucediendo
en el negocio. Si el registro es actualizado en forma periódica por un registrador
cuidadoso, puede proporcionar mucha información al analista.
Análisis de documentos cualitativos
Análisis de documentos cualitativos: Aunque los documentos cualitativos tal vez no sigan una
forma predeterminada, el análisis de ellos es crítico para la comprensión de la manera en que los
miembros de la organización engranan en el proceso de la organización. Los documentos
cualitativos incluyen memorandos, consignas en tableros de noticias y en áreas de trabajo,
manuales de procedimientos y manuales de política.
Memorandos: Siempre que sea posible, el analista debe muestrear los memorandos que
se envían en el interior del negocio. El analista debe considerar quien envía losmemorandos y quien los recibe. Los memorandos revelan un dialogo vivo y continuo en la
organización.
Consignas en un tablero de noticias o en áreas de trabajo: Aunque las consignas pueden
parecer incidentales a lo que está sucediendo en la organización, sirven como
reforzadores sutiles de los valores de quienes los leen.
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Manuales: Otros documentos cualitativos que el analista debe examinar son los manuales
organizacionales, incluyendo los manuales para los procedimientos de operación de
computadora. La examinación sistemática de manuales le dará una imagen de la forma en
que las cosas debieran pasar.
Manuales de política: Estos documentos cubren típicamente áreas amplias delcomportamiento de los empleados y la compañía, se pude estar relacionado
primariamente con aquellos que establecen políticas acerca de servicios, uso, acceso y
cambios relativos a computación.
Muestreo
El analista de sistemas también puede tomar decisiones con base en un enfoque
estructural llamado muestreo.
Es el proceso de seleccionar sistemáticamente elementos representativos de una población.
Cuando estos elementos seleccionados son examinados de cerca, se supone que el análisisrevelará información útil acerca de la población como un todo.
Hay muchas razones por las que un analista de sistemas quiera seleccionar una muestra
representativa de los datos a examinar, o personas representativas a entrevistar, aplicar
cuestionarios u observar. Estas son algunas de ellas:
• Los costos contenidos.
• La agilización de la recolección de datos.
• La mejora de la efectividad.
• La reducción de la ascendencia.
El muestreo ayuda a acelerar el proceso, recolectando datos seleccionados en vez de todos los
datos de la población completa. El muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad que si se
obtuviera información más precisa.
Los cuatro pasos que debe seguir un analista de sistemas para diseñar una buena muestra son:
1. Determinar los datos a ser recolectados o descritos.
2. Determinar la población a ser muestreada.
3. Seleccionar el tipo de muestra.
4. Decidir el tamaño de muestra.
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5.1.4 Observación y técnica STROBE
Definición de Técnica
A menudo es posible observar circunstancias del entorno que confirmarán o negarán el
discurso (o diálogo) de la organización que se refleja en las entrevistas o cuestionarios.
Por lo que el analista de sistemas recurre a una forma crítica estructurada para el análisis
de los requerimientos de información.
El método para la observación Estructurada del Entorno (STRuctured OBservation of
Enviroment) se conoce como STROBE.
La aplicación exitosa del STROBE requiere que el analista observe explícitamente siete
elementos concretos que por lo general se encuentren en las oficinas.
7 Elementos de la Técnica STROBE
1.Ubicación de la oficina:
Uno de los primeros elementos que el analista de sistemas debe observar es la ubicación
de la oficina de un tomador de decisiones específico con respecto a otras oficinas. Las
oficinas accesibles tienden a aumentar la frecuencia de la interacción, los mensajes
informales, mientras que las oficinas inaccesibles tienden a disminuir la frecuencia de la
interacción y a aumentar los mensajes orientados a las tareas.
2.Colocación del escritorio:
La colocación de un escritorio en la oficina puede ofrecer pistas sobre la manera en que eltomador de decisiones ejerce su autoridad. El analista de sistema debe observar la
distribución de los muebles de la oficina, y en particular la colocación del escritorio.
3.Equipo fijo de oficina:
Archiveros, libreros y otro equipo grande influyen en la categoría de equipo fijo de oficina.
Si no hay equipo, es probable que el tomador de decisiones almacene muy pocos artículos
de información por sí mismo. En caso contrario, se asume que el tomador de decisiones
valora mucho la información.
4.Accesorios:
El termino accesorios se refiere a todo el equipo pequeño usado para procesar la
información, incluso las computadoras de bolsillo, calculadoras, PCs, plumas, lápices y
reglas. Si se posee este equipo probablemente lo que indica el tomador de decisiones es
que ocupa su equipo más allá de su oficina.
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5.Fuentes externas de información:
Un analista de sistemas necesita saber qué tipo de información usa el tomador de
decisiones. La observación del tipo de publicaciones almacenadas en la oficina puede
revelar si el tomador de decisiones recurre a la información externa o se basa en la
información interna.
6.Iluminación y color de oficina:
La iluminación y el color de la oficina juegan un papel importante en la manera en que un
tomador de decisiones recopila información. Una oficina con iluminación cálida y
radiante indica una tendencia más a la comunicación personal. Un ejecutivo en una oficina
iluminada cálidamente recuperará más información de manera informal.
7. Vestimenta de los tomadores de decisiones: Un analista de sistemas puede darse una
idea de la credibilidad de los gerentes de la organización al observar la vestimenta que
usan en el trabajo. El traje de dos piezas de un hombre o el traje y la falda para una mujerrepresentan la máxima autoridad. El hecho de que los líderes vistan de manera casual
tiende a abrir las puertas para una toma de decisiones más participativo, pero a menudo
propicia la pérdida de credibilidad en la organización.
5.2 Herramientas CASE
5.2.1 Estructuradas
INTRODUCCIÓN
Hoy en día, muchas empresas se han extendido a la adquisición de herramientas CASE (Ingeniería
Asistida por Computadora), con el fin de automatizar los aspectos clave de todo el proceso de
desarrollo de un sistema, desde el principio hasta el final e incrementar su posición en el mercado
competitivo, pero obteniendo algunas veces elevados costos en la adquisición de la herramienta y
costos de entrenamiento de personal así como la falta de adaptación de la herramienta a la
arquitectura de la información y a las metodologías de desarrollo utilizadas por la organización.
¿Qué son?
Las herramientas CASE (Ingeniería de Software Asistida por Computadora) son diversas
aplicaciones informáticas destinadas a aumentar la productividad en el desarrollo de software
reduciendo el coste de las mismas en términos de tiempo y de dinero. Estas herramientas nospueden ayudar en todos los aspectos del ciclo de vida de desarrollo del software en tareas como el
proceso de realizar un diseño del proyecto, cálculo de costes, implementación de parte del código
automáticamente con el diseño dado, compilación automática, documentación o detección de
errores entre otras
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Elementos de una herramienta CASE
Repositorio (diccionario) donde se almacenan los elementos definidos o creados por la
herramienta, y cuya gestión se realiza mediante el apoyo de un Sistema de Gestión de
Base de Datos (SGBD) o de un sistema de gestión de ficheros.
Meta modelo (no siempre visible), que constituye el marco para la definición de las
técnicas y metodologías soportadas por la herramienta.
Carga o descarga de datos, son facilidades que permiten cargar el repertorio de la
herramienta CASE con datos provenientes de otros sistemas, o bien generar a partir de la
propia herramienta esquemas de base de datos, programas, etc. que pueden, a su vez,
alimentar otros sistemas. Este elemento proporciona así un medio de comunicación con
otras herramientas.
Comprobación de errores, facilidades que permiten llevar a cabo un análisis de la
exactitud, integridad y consistencia de los esquemas generados por la herramienta.
Interfaz de usuario, que constará de editores de texto y herramientas de diseño gráfico
que permitan, mediante la utilización de un sistema de ventanas, iconos y menús, con la
ayuda del ratón, definir los diagramas, matrices, etc. que incluyen las distintas
metodologías.
OBJETIVOS
Mejorar la productividad en el desarrollo y mantenimiento del software.
Aumentar la calidad del software.
Reducir el tiempo y coste de desarrollo y mantenimiento de los sistemas informáticos.
Mejorar la planificación de un proyecto
Automatizar el desarrollo del software, la documentación, la generación de código, las
pruebas de errores y la gestión del proyecto.
Gestión global en todas las fases de desarrollo de software con una misma herramienta.
Estructura general de una herramienta CASE
CASE de alto nivel son aquellas herramientas que automatizan o apoyan las fases finales o
superiores del ciclo de vida del desarrollo de sistemas como la planificación de sistemas, el
análisis de sistemas y el diseño de sistemas.
CASE de bajo nivel son aquellas herramientas que automatizan o apoyan las fases finales
o inferiores del ciclo de vida como el diseño detallado de sistemas, la implantación de
sistemas y el soporte de sistemas.
CASE cruzado de ciclo de vida se aplica a aquellas herramientas que apoyan actividades
que tienen lugar a lo largo de todo el ciclo de vida, se incluyen actividades como la gestión
de proyectos y la estimación.
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Ejemplos de Herramientas Case
EasyCASE
System Architect: herramientas CASE para Análisis y Diseño, incluye técnicas
estructuradas y orientadas a objetos.
Oracle Designer: ERwin:
Ejemplo propuesto
Modelar un Sistema de Información de compra de libros
– El cliente elabora un pedido de libros
– La empresa elabora pedidos de libros a los distintos proveedores.
– Los proveedores aportan los libros
– Se informa a los clientes que sus libros han llegado
Diagrama de Contexto
Creando un Proyecto en EasyCASE
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