UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A COMUNICAÇÃO EM FOCO NO CLUB MUNICIPAL
Por: Michelle Barcelos Theotonio Guimarães
Orientador
Prof. Fernando Alves
Rio de Janeiro
2011
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UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATU SENSU”
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A COMUNICAÇÃO EM FOCO NO CLUB MUNICIPAL
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Comunicação
Empresarial
Por: Michelle Barcelos Theotonio Guimarães
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AGRADECIMENTOS
Ao Mestre Fernando Alves, por sua
ajuda e brilhante orientação acadêmica.
À madrinha Valéria Fadul pela ajuda na
conquista do primeiro emprego e a todos os
colegas de Pós-Graduação que tornaram
felizes meus dias no Instituto “A vez do
Mestre”
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DEDICATÓRIA
Dedico esse trabalho aos meus
queridos pais, Artur e Jacyara que sem
seu apoio eu não conseguiria, nem seria
nada.
Aos meus avós Henrique in memorian
e Idalina, pela contribuição indireta na
vida acadêmica e ao padrinho Sérgio
Barcelos, exemplo de inteligência e
profissionalismo.
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RESUMO
O Club Municipal é um clube com muitos anos de tradição, mas
atualmente, está precisando melhorar a qualidade de sua gestão, o que implica
em ter uma Comunicação Empresarial de sucesso.
Como Comunicóloga, Jornalista e funcionária da instituição considero
lamentável o atual cenário vivido pela instituição e diante disso, muitas vezes
me percebo “de mãos atadas” e impotente para ajudar a solucionar alguns
problemas existentes na empresa.
Por isso, o objetivo central dessa Monografia é traçar o panorama atual
da empresa, expor o que é comunicação e como usá-la de forma lucrativa e
inteligente, podendo consequentemente gerar algumas possíveis soluções
comunicacionais mostradas a seguir.
Nessa Monografia pude ter o embasamento teórico necessário para
atingir meu objetivo de mostrar a importância da Comunicação Corporativa não
só para o Club Municipal, mas também para o bom funcionamento de qualquer
outra organização e para o cotidiano das pessoas.
Com a leitura desse trabalho, pode-se perceber que tudo é
comunicação, que ela é essencial para todos e que sem ela é impossível de se
viver de uma forma completa e grandiosa.
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METODOLOGIA
A metodologia utilizada destina-se a leitura de livros, artigos, revistas e
sites da internet como bibliografia, bem como as vivências adquiridas no
ambiente de trabalho, expondo o problema em questão também por
experiência própria da autora.
O leitor terá uma exposição completa do problema (questão central do
trabalho) e no decorrer da leitura da monografia poderá perceber a possível
solução deste.
Como referência serão utilizadas bibliografias e webgrafias (de vários
autores, até mesmo aqueles que não são comunicadores), além da vivência da
autora no ambiente de trabalho.
Essa monografia pretende também mostrar que a comunicação não só é
importante e fundamental dentro de uma empresa, como também na vida
cotidiana das pessoas. Comunicação é tudo. Sem ela, a vida, a maneira de
como os indivíduos se relacionam, se torna falha e difícil.
Por isso, a proposta deste trabalho é traçar o panorama atual (de
Setembro de 2010 até Junho de 2011) da corporação em questão, mostrando
os pontos a serem melhorados e como serem melhorados.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I 9
PANORAMA ATUAL DA EMPRESA
CAPÍTULO II 13
DETECÇÃO DOS PROBLEMAS
CAPÍTULO III 24
POSSÍVEIS SOLUÇÕES
CONCLUSÃO 29
BIBLIOGRAFIA 31
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INTRODUÇÃO
A sociedade atual vive num mundo capitalista e globalizado. A medida
em que a ciência avança, consequentemente a tecnologia também avança.
Com isso a comunicação torna-se cada vez mais rápida e eficaz.
O mundo corporativo precisa de uma comunicação excepcional, pois ela
é o coração da empresa. Sem comunicação nada funciona, seja uma simples
conversa entre funcionários ou até mesmo, o setor de comunicação da
empresa.
A comunicação vem da criação de um ambiente comum em que os dois
lados participam e extraem dessa participação algo novo, inesperado. A
comunicação não está na difusão de massa dos jornais, rádios, televisões etc,
onde é apenas difusão, comunicação é ação recíproca, troca e aprendizado
instantâneo. É uma relação entre mim e o outro ou os demais.
Porém, o que acontece muitas vezes é que essa necessidade
comunicativa não é percebida pelas instituições, algo lamentável.
Muitas organizações ainda possuem a idéia obsoleta de que funcionário
é pago para trabalhar e não para emitir idéias, tornando a Comunicação Interna
falha. Além disso, não há investimentos no setor de comunicação que na
maioria das vezes é visto, equivocadamente, como “mais um setor da
empresa” que só gera gastos e não fornece lucro nenhum.
Essa Monografia pretende mostrar que uma comunicação bem sucedida
faz uma empresa ser também bem sucedida.
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CAPÍTULO I
PANORAMA ATUAL DA EMPRESA
1.1 – Espaço físico
Trata-se de um clube onde existem várias categorias de sócios, mas
aqueles que possuem mais privilégios são os funcionários públicos estaduais e
municipais.
O espaço físico é grande e bom. No primeiro andar do prédio central fica
a área administrativa, no segundo piso o salão de festas, o terceiro é o
mesanino, no quarto andar funciona um curso de idiomas e informática. A sala
da presidência, o consultório dentário e fonoaudiológico, a sala dos corretores,
o departamento jurídico, a sala do conselho, o departamento social e de
comunicação e a biblioteca localizam-se no quinto andar. O sexto piso é o
salão nobre e o sétimo o arquivo.
Passando pelo prédio central (Woolf Teixeira), saímos na garagem e
logo à frente a quadra poli - esportiva Cléa Brittes Alves (uma homenagem à
falecida mulher do presidente) e ao lado da quadra fica o parquinho.
No prédio à frente fica o departamento médico e a administração do bar
no primeiro andar, o bar central é no segundo e o terceiro andar é um terraço.
Caminhando um pouco mais, encontra-se o parque aquático e depois a
academia, o ginásio, as salas de atividades, fisioterapia, RPG, a lavanderia, o
almoxarifado, o departamento de obras e a carpintaria.
1.2 – Administração
O Club Municipal é administrado por um presidente com mais de 90
anos que é Sócio Grande Benemérito faz tempo e juntamente com ele o
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primeiro e segundo vice-presidentes. São cerca de cem funcionários com carga
horária distinta.
“O poder mais legítimo de um presidente é a consequência do
conjunto de ações e comportamentos, reconhecidos pela comunidade
em termos e valores de grandeza, dignidade, fortaleza, segurança,
carisma, simpatia, generosidade e firmeza de propósitos. Um
presidente precisa conhecer muito bem a comunidade em que vive
profissionalmente. Deve percorrer as áreas das unidades fabris, dos
escritórios, indagar, perscrutar, conversar naturalmente, em passeios
rotineiros que não sejam classificados como ‘abruptos’ e
completamente inesperados,(...) pois se o presidente tiver condições
de ocupar espaços físicos, psicológicos e mentais traduzidos na
compreensão razoável das questões rotineiras, dos programas
comuns das áreas, dos conflitos intergrupais, e até do clima global da
organização, certamente decidirá mais acertadamente”.(TORQUATO,
1999, P.140)
1.3 – Sócios
São, em sua maioria, idosos e os que são jovens ficam insatisfeitos por
não ter no clube atividades voltadas para o público mais jovem. Os únicos
benefícios para aqueles sócios que são funcionários públicos é o plano funeral
e um Pecúlio e Seguro post-mortem. Aqueles que não forem servidores
públicos deverão pagar à parte pelo serviço sem direito aos benefícios de
Seguro e Pecúlio.
Fora isso, há ainda outras atividades variadas e interessantes que o
associado pode fazer pagando um preço de tabela mais barato do que os não
sócios, mas todas as atividades oferecidas são pagas.
1.4 – Funcionários
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São os que mais sofrem e os mais insatisfeitos com a administração. Os
salários pagos são baixos, cerca de R$700,00 para um funcionário novo. O
único benefício oferecido além do vencimento é o vale-transporte que mesmo
assim, é descontado em 6% no piso salarial dos funcionários, além do
desconto de 8% para o INSS.
Não há na empresa um plano de carreira e nem de cargos e salários.
Além disso, a empresa não fornece plano de saúde nem vale-refeição aos
funcionários.
Tudo no clube é feito às escondidas. No horário de almoço se o
funcionário não pagar por sua comida, deve levar de casa e esquentar e comer
escondido porque o presidente não gosta que o sócio veja que o funcionário
está comendo. Se o funcionário pagar pela comida, não pode comer no
segundo andar junto ao sócio, e sim, no andar de cima junto aos pombos.
Na empresa mesmo que o funcionário faça sua tarefa certa e o
associado esteja equivocado por qualquer motivo a presidência defende o
sócio, porque lá “o sócio sempre tem razão”.
A falta de informação também é grande, pois quando alguém chega e
pergunta sobre um evento aberto, ou até mesmo sobre uma novidade ou
mudança interna dentro da instituição nunca sabe-se de nada, porque a
presidência resolve e não informa nada aos sócios e funcionários.
Além disso, nem sempre tem uniforme disponível quando alguém é
admitido e quando tem, são duas blusas azuis de má qualidade que sempre
desbota ao lavar.
“Cuidem dos funcionários que eles cuidarão dos clientes”.(MARRIOTT,
J.W.”Bill”. On-line) Esse autor ainda cita doze regras de como fazer uma
instituição bem sucedida:
Regra 1: Permanentemente desafie sua equipe a fazer o MELHOR.
Regra 2: Cuide bem dos seus colaboradores e eles cuidarão bem dos seus
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clientes e seus clientes voltarão.
Regra 3: Comemore o sucesso de sua equipe, não o SEU.
Regra 4: Saiba em que você é BOM e direcione estas competências para o que
VALE À PENA.
Regra 5: Faça e faça já!
Regra 6: Comunique-se ! Ouça seus clientes, Colaboradores e Competidores.
Regra 7: Veja e seja visto. Saia do seu escritório, caminhe ao redor, torne-se
visível e acessível.
Regra 8: O Sucesso está nos detalhes.
Regra 9: É mais importante contratar pessoas com as qualidades certas que
com experiências específicas.
Regra 10: As necessidades dos clientes podem variar, mas sua busca por
Qualidade NÃO.
Regra 11: Elimine a causa de um Erro. Não coloque apenas em ordem.
Regra 12: Veja cada problema como uma oportunidade para CRESCER.
“A idéia obsoleta do ‘eu falo e você escuta’ está chegando ao fim, e
estamos entrando no ciclo do ‘quer eu fale ou não, tenho que ouvir e interagir
para sobreviver’”.(RIBEIRO, Eduardo. 2010. P.09)
Uma empresa comunica-se de forma perfeita, quando os funcionários
comunicam-se de maneira continua e informal com os escalões superiores,
inferiores e do mesmo nível.
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CAPÍTULO II
DETECÇÃO DOS PROBLEMAS
2.1 - O conceito de Comunicação
Comunicação é tudo. Ela engloba a tudo e a todos de uma maneira geral
e sem ela nada funciona. Não estamos sozinhos no mundo e por isso, a
importância das relações humanas, da comunicação (interação) com o outro.
“O ‘senso comum’ tende a confundir Comunicação com ‘imensa
simpatia’, ‘dom da comunicatividade’ ou ‘dotes de habilidade
comunicativa’. Compreende e valoriza comunicação como ‘contato
bem-sucedido’; refere-se, implicitamente, à capacidade de persuadir
(...)ou, ainda, de seduzir (...)”.(TRINTA, Aluízio R. 2010. P.25)
“Tudo comunica”. Gregory Bateson: “Não dá para não comunicar”, “viver
é estar comunicando, emitindo sinais, demonstrando participar do mundo”.
(FILHO, Ciro Marcondes. 2004. P.1):
“A comunicação não é ontológica, no sentido de ser algo estável, fixo,
consistente, nela nada se transfere, ela não é uma ‘coisa’, menos
ainda uma coisa única que como vai, assim é recebida. Comunicação
é antes um processo, um acontecimento, um encontro feliz, o
momento mágico entre duas intencionalidades, que se produz no
‘atrito dos corpos’ (considerando palavras, músicas, ideais também
como corpos)”. (FILHO, Ciro Marcondes. 2002. P.01)
Desse modo, pode-se perceber que todas as questões da empresa
podem ser resolvidas se a mesma souber como utilizar o processo de
comunicação a seu favor.
A Comunicação Institucional é uma área nova, surgida em meados do
Século XX, e multidisciplinar, na qual podem atuar profissionais de Relações
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Públicas, Publicidade e Propaganda, Jornalismo, Administração de empresas,
Letras e até mesmo Psicólogos.
A comunicação efetiva é aquilo que o receptor entendeu, e não o que o
emissor pretendeu dizer. Por isso, o grande desafio dos gestores é aperfeiçoar
a comunicação com clientes, fornecedores, intermediários etc; todos aqueles
que compõem a aura dos negócios.
Atualmente o mundo está rodeado de mensagens transmitidas 24 horas
por dia. De um lado, encontram-se as organizações buscando estabelecer uma
comunicação que lhes permita concretizar as vendas (negócios) e de outro,
estão os consumidores que necessitam cada vez mais de informações que
possam auxiliá-los na decisão sobre a compra de um produto ou serviço.
“Durante muitos anos, a Comunicação era praticamente unilateral. O
emissor elaborava suas mensagens, utilizava os veículos de
Comunicação e pouco se preocupava com o resultado do processo.
O receptor era passivo e não participava de maneira efetiva da
comunicação. Hoje, a situação é bastante diferente. O emissor deve
estar atento e aberto às opiniões, críticas e sugestões do receptor
para que a organização atenda as necessidades e desejos de seu
público-alvo, sempre com coerência, atitude que se tem tornado
palavra-chave no processo de Comunicação Corporativa”. (PESSOA,
Sônia. On-line)
Comunicação significa ‘tornar comum’ e é um ato complexo, criativo e de
troca de opiniões. O sistema de comunicação nas instituições é muito mal
compreendido, muitas vezes confundido com aparelhos de telecomunicações.
Em algumas organizações erroneamente, a comunicação interna está sob a
responsabilidade do RH e a comunicação externa liga-se ao Marketing.
Existe uma diferença entre a Comunicação Administrativa e a
Comunicação Empresarial. A Comunicação Administrativa compreende todos
os meios e veículos de informação utilizados pela gestão para administrar a
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companhia. Memorandos, Circulares, Quadro de avisos etc, são todos
exemplos de ferramentas usadas na Comunicação Administrativa.
“Administração e comunicação interna são atividades interligadas. A
Comunicação Interna é a ferramenta que vai permitir que a
administração torne comuns mensagens destinadas a motivar,
estimular, considerar, diferenciar, promover, premiar e agrupar os
integrantes de uma organização”. (MATOS, Gustavo Gomes de.
2009. P.93)
Fluxos
Redes formal e informal
Veículos
“A Comunicação Corporativa é considerada ferramenta fundamental
para o desenvolvimento e crescimento de qualquer organização,
funcionando como um elo entre a comunidade e o mercado. E uma
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Comunicação eficiente traz resultados que podem ser medidos no
faturamento da empresa”. (PESSOA, Sônia. On-line)
2.2 – Como melhorar a comunicação
A Comunicação Corporativa criou a necessidade de um plano ou
planejamento estratégico.
Primeiramente, é fato que a comunicação de uma empresa deve ser
feita por todos os seus integrantes, todos que fazem parte dela, seja direta ou
indiretamente constroem ou destroem a imagem da organização.
“Comunicação Corporativa é a gestão da comunicação estratégica da
empresa usando os princípios da Comunicação Social, para construir
e manter a identidade, imagem e reputação empresariais perante
todos os públicos. Dessa forma, considera-se a empresa como um
todo, um corpo único”. (MANSSOUR, Ana Beatriz Benites. 2010. On-
line)
“A política de Comunicação não é apenas uma intenção que se
manifesta, mas um compromisso que se assume uma política de Comunicação
não serve apenas para a Comunicação, mas permeia todos os setores de uma
instituição. Uma empresa não pode ter política alguma sem uma mudança
importante na maneira pela qual contempla a comunicação, que se não é
estratégica, nada feito”. (BUENO, Wilson da Costa. 2010. Internet)
Não há sentido algum ter uma Política de Comunicação se a corporação
não sabe muito bem para que serve comunicação, se a encara como despesa
e não como um investimento, vê o processo de se abrir para a sociedade mais
como ameaça do que como oportunidade.
É necessário abrir as portas para idéias novas, estar disposto a explorar
diferentes modos de se fazer as coisas, porque só assim se mantêm abertas as
portas do futuro.
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Muitas empresas confundem comunicação com informação e o
funcionário é visto como um cumpridor de ordens e não como um emissor de
opinião.
“É importante para o empresário saber a opinião de seus funcionários
sobre o que produzem, quanto à opinião do mundo exterior, influenciado pelos
diversos fatores”. (BAHIA, Juarez. 1995. P.15)
Muitos administradores traçam através de uma pesquisa que existem
cinco regras básicas para se melhorar a comunicação institucional:
1 - Invista grande parte do seu tempo conversando com as pessoas sobre a
necessidade de mudar.
2 - Explique o que precisa ser modificado para que entendam a sua
participação em todo o processo de mudanças e o que terão de fazer para
conservar seus empregos.
3 - Enfatize que a idade cronológica e o tempo de empresa não têm relação
direta com as mudanças.
4 - Mostre que o crescimento pessoal e profissional e a sobrevivência estão
diretamente relacionados à capacidade do indivíduo de se adaptar ao novo e
de, principalmente, ser um agente de mudanças.
5 - Entenda que mudar pode ser fascinante e pode trazer muito mais
oportunidades do que você imagina. Mas, você só poderá descobrir isso, se
experimentar!
“(...)combater o desconhecimento a respeito da empresa é promover
a integração entre os públicos ligados à ela, ao mesmo tempo que
pretendem projetar a empresa para internamente assegurar a boa
produtividade e externamente conseguir aumentar as vendas e
consequentemente, os lucros”. (REGO, Francisco do. 1986. P.119)
2.3 – O setor de Comunicação
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Conforme abordado no capítulo anterior, percebe-se que no atual
cenário da empresa o problema central é a comunicação falha. Isso acontece
porque não é um setor valorizado no clube.
O departamento de Comunicação é formado por dois profissionais que
não se gostam e, no entanto, agem de forma independente. Por outro lado, não
há investimentos do clube na área devido ao fato da mesma ser vista como um
setor inútil que só gera gastos e não fornece lucro nenhum a instituição.
A Comunicação Interna é a ferramenta estratégica para a
compatibilização dos interesses dos empregados e da corporação, através do
estímulo ao diálogo, como também trocando informações e experiências.
Uma empresa pode solucionar grande parte dos problemas,
independente do seu porte ou segmento, com uma boa Comunicação
Institucional. Isso pode ser facilmente identificado ao se analisar as causas dos
problemas existentes e a forma como os mesmos são tratados. Considerando
que as falhas da Comunicação e a falta de socialização das informações são
responsáveis por muitos desses problemas, com uma Comunicação
Organizacional eficaz poderiam ser evitados.
2.4 – A importância do setor de Comunicação
Cada empresa deve ter um Departamento de Comunicação. Mas não é
qualquer departamento, é um setor bom e bem estruturado, permitindo aos
comunicólogos a realização de suas tarefas da melhor maneira possível.
“...um segmento planejado com objetivos definidos para viabilizar
toda a interação possível entre a organização e seus empregados.
Usando instrumentos da Comunicação Institucional e até da
comunicação mercadológica”. (KUNSCH, Margarida. 2007. P.22)
Para ela, a Comunicação Interna é o instrumento para a melhoria da
gestão administrativa, dos negócios e serviços de uma organização.
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Por isso, que o departamento de Comunicação deve ter investimentos,
pois só ele poderá fazer a empresa se comunicar como um todo. Ele vai criar
um Planejamento de Comunicação, detectar os problemas e os pontos
positivos da instituição, a vulnerabilidade e dessa forma, aonde pode e poderá
ocorrer ‘ruídos’ comunicacionais prejudiciais a administração empresarial.
“Para conseguir o desenvolvimento contínuo na Comunicação
Interna, a corporação, além de ter uma missão, deve desenvolver
ações auxiliando na conscientização da importância do alcance de
seus objetivos para os seus colaboradores enquanto profissionais,
para a empresa dentro do mercado e para a sociedade enquanto
público-alvo”. (CAVALCANTE, Shirley Maria. On-line)
A comunicação reúne quatro grandes modalidades (cultural,
administrativa, social, e de sistemas de informação) cada uma exercendo um
conjunto de funções importantes na gestão corporativa.
“Planejamento de Comunicação Organizacional detecta as
vulnerabilidades da empresa e as necessidades dos públicos”. (KUNCSH,
Margarida. 2007. P.19)
Cada vez mais, a Comunicação ganha status de consultoria estratégica,
assumindo funções de orientação, de leitura do ambiente em que se insere, de
interpretação de cenários e de assessoria aos sistemas decisórios,
principalmente em momentos de crise.
“O conceito de Comunicação está intimamente ligado à competitividade
da empresa e sua sobrevivência”. (PESSOA, Sônia. On-line)
Estratégia de Comunicação tem como função comunicar o
posicionamento da empresa, que é fruto da combinação entre sua identidade
como empresa e sua promessa para o mercado.
De uma forma geral, a Comunicação Corporativa é formada por um
Composto de Comunicação incluindo: Comunicação Institucional,
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Comunicação Interna, Comunicação Mercadológica, Comunicação
Administrativa e outras.
“Conjunto complexo de atividades, ações, estratégias, produtos e
processos desenvolvidos para criar e manter a imagem de uma empresa ou
entidade... junto aos seus públicos ou junto à opinião pública”. (BUENO, Wilson
da Costa. 2010. On-line)
Atualmente, com a abertura econômica, democracia e imprensa livre, as
empresas, ONGs e governos foram obrigados a saírem do silêncio cômodo.
Hoje, é preciso organizar informações e promover constante relacionamento
com todos os públicos estratégicos da corporação.
“Para navegar por esse ambiente complexo, as empresas precisam da
Comunicação Corporativa. E precisam saber o que faz e quem faz a
Comunicação Empresarial”. (REIS, Ciro Dias. 2010. P. 13)
Por ser uma área multidisciplinar, as várias formas que a comunicação
pode assumir no ambiente corporativo são, muitas vezes reduzidas à
Comunicação Social que tem como característica ser um processo ‘indireto,
unilateral e público’.
Maria Alzira Pimenta destaca cinco objetivos da Comunicação
Empresarial:
1) Criar e divulgar a imagem institucional da empresa.
2) Adequar os trabalhadores a um mercado cada vez mais complexo,
instável e competitivo.
3) Atender às demandas dos consumidores (por exemplo: Fale conosco,
SACs, 0800 etc)
4) Defender os interesses da empresa junto aos governos federal, estadual
e municipal e seus representantes (lobbies).
5) Encaminhar questões relacionadas a sindicatos, órgãos de classe e à
preservação do meio-ambiente.
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A imagem institucional tem a finalidade de desenvolver a confiança dos
funcionários, do cliente e da sociedade em seu produto, serviço e atendimento
e precisa ser comunicada ao público externo e interno pelos meios de
comunicação de massa (MCMs).
“Uma empresa fechada ou não tem imagem ou tem imagem negativa
porque o público acaba se baseando em dados incorretos ou incompletos para
tirar suas conclusões.” (VALENTE, Célia e NORI, Walter. 1990. Ps.23 e 25)
Entendendo os processos de comunicação interna e externa como
fatores indispensáveis para a conquista tanto da competitividade quanto da
respeitabilidade social de toda e qualquer empresa, os comunicólogos,
formados para exercer atividades de Publicidade e Propaganda, Jornalismo,
Relações Públicas, além de outros segmentos de conhecimento, são capazes
de, ao reconhecer o importante papel de agente social inerente aos processos
de comunicação, desenvolver pensamentos e práticas estratégicos para
colocar a instituição em destaque diante de seus públicos-alvos.
Pode-se dizer que a Comunicação Organizacional identifica e integra os
diferentes tipos de comunicação, possibilitando a unificação de processos
comunicacionais.
Esses profissionais estarão aptos a entender os processos de
comunicação interna e externa como formas de democratizar a comunicação
gerando segurança e confiabilidade nas corporações em que trabalham.
Suas formas de atuação:
• Definir os objetivos de comunicação da organização
• Identificar e definir público-alvos para a comunicação
• Definir mensagens prioritárias na comunicação
• Mensurar resultados da política de comunicação desenvolvida pela
corporação
• Desenvolver política de comunicação
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• Criar e editar publicações internas (jornais, informativos, murais,
manuais etc) e externas para clientes ou consumidores
• Criar e desenvolver eventos e campanhas de integração, bem como
motivacionais
• Gerenciar a comunicação em situações de crise
• Planejar e organizar pequenos, médios e grandes eventos
• Desenvolver Manual de procedimentos para relações com a imprensa
• Acompanhar e analisar nos noticiários local, nacional e internacional
matérias referentes à empresa
Com uma equipe de comunicólogos bem formada, a instituição poderá
desfrutar de inúmeros benefícios.
“Num universo em que a Comunicação Organizacional administrada
se transforma em vantagem competitiva, as organizações e os seus
gestores passam a ser usinas de imagens que estão
permanentemente direcionadas a públicos com poder político e
econômico”. (NASSAR, Paulo. 1995. P.30)
2.5 – Benefícios gerados pelo Setor de Comunicação
Público externo:
• Vitrine para o público-alvo
• Referência na área de atuação
• Divulgação de produtos e serviços
• Controle de opinião
• Retorno para campanhas efetuadas
• Visão e expectativa do consumidor
• Espaço para publicidade
• Chamadas para atualizações de manuais e wizards
• Imagem positiva
• Custo baixo e alta interatividade
Público interno:
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• Força política para os gestores
• Disseminação da expectativa da empresa para o futuro
• Uniformização do discurso institucional/comercial
• Vitrine para divulgação de produtos e serviços
• Espaço para pesquisas de opinião e retorno de campanhas
• Valorização de equipes/profissionais
• Últimas novidades dos fabricantes e dos distribuidores
• Informações sobre concorrência
• Divulgação de cursos, seminários etc, úteis para cada setor
• Acompanhamento da legislação, leis, votações etc
• Registro da história dos profissionais e da empresa
“O destino de uma empresa é expresso por seus números, mas seu
futuro é captado na sua linguagem. Enquanto os números são meramente
vermelhos ou pretos, as palavras usadas nos discursos corporativos, nos
artigos e nos relatórios abrem uma janela sobre o modo como a gerência
pensa”. (GIBSON, Selmon. 1994. Gazeta Mercantil)
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CAPÍTULO III
POSSÍVEIS SOLUÇÕES
Dentro do Departamento de Comunicação de uma instituição já ficou
claro que a equipe de comunicólogos deve agir em conjunto, mas para que a
Comunicação Organizacional seja eficaz há algumas formas e parâmetros a
serem seguidos.
“(...) em matéria de Comunicação, deve o comunicador profissional
avaliar, aferir ou estimar anseios, necessidades e expectativas do público ao
qual se dirige”. (TRINTA, Aluízio R. 2010. P.26)
3.1 – Planejamento Estratégico
O início de um trabalho de planejamento estratégico compreende uma
fase de diagnóstico da empresa e é importante avaliar até que ponto a
concepção do negócio está clara para os gestores, o que se denomina de
Diagnóstico Estratégico.
O Planejamento Estratégico busca explorar condições favoráveis a fim
de alcançar objetivos específicos. É um processo gerencial que formula esses
objetivos para a seleção de programas de ação e para a sua execução,
levando em consideração as condições internas e externas da organização e
sua evolução esperada.
A primeira e mais importante medida de um Departamento de
Comunicação para comunicar de forma única e bem-sucedida a empresa é
criar um Planejamento de Comunicação.
As ações de um planejamento de comunicação podem estar agrupadas
em projetos ou em programas, o que facilita o entendimento das pessoas, a
avaliação de recursos e o acompanhamento e avaliação de resultados.
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“Todo empreendimento consistirá, de plano, em discernir finalidades
(teóricas, práticas), fixar objetivos (institucionais, corporativos) e
estabelecer um modo próprio e conveniente de alcançá-los, bem
como prover recursos humanos e meios técnicos adequados a tal
execução”. (TRINTA, Aluízio R. 2010. P.23)
O plano ou planejamento estratégico é parte do que a empresa escolheu
para ser sua missão, ou seja, seu objetivo maior, ideológico, suas metas
sociais mais amplas. Em todo plano, temos que determinar objetivos,
estabelecer prazos. O plano é geral, é amplo, mas dentro dele temos
estratégias, caminhos a serem seguidos.
“Com um bom plano de Comunicação Empresarial, que leve em
consideração a realidade cultural e organizacional da empresa, um
ambiente de desânimo e desinteresse pode ser transformado em uma realidade dinâmica e participativa” (MATOS, Gustavo Gomes de.
2009. P.78)
Atualmente toda corporação precisa ter um plano de comunicação
participativo, com o uso de ferramentas de Comunicação e Marketing.
“Não existem receitas ou fórmulas prontas que possam ser aplicadas
nas diversas organizações. Cada planejamento deve ser exclusivo,
pois as empresas apresentam peculiaridades que influenciam o
processo de Comunicação”. (PESSOA, Sônia. On-line)
3.2 - Endomarketing
Chama-se de Endomarketing as ferramentas e ações de Comunicação
Institucional voltadas para o público interno.
Numa instituição há três níveis de fluxo de informações: a Comunicação
Descendente(dos superiores para os subordinados), a Comunicação
Ascendente(dos subordinados para os superiores) e a Comunicação Horizontal
(ocorre entre pessoas do mesmo nível hierárquico).
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Dentro do Endomarketing existem dois tipos de canal de informação: o
formal que está relacionado aos instrumentos oficiais pelos quais passam os
fluxos de informação, visando assegurar o funcionamento ordenado e eficiente,
como por exemplo, normas, relatórios, instruções etc). E o informal
relacionados aqueles de livres expressões e manifestações dos trabalhadores,
que não são controlados pela administração, que pode ser uma conversa de
corredor entre os funcionários.
Uma das principais funções da Comunicação Corporativa é zelar por
esses níveis de fluxo de informações, mantendo-os vivos dentro da empresa e
de forma bem-sucedida, independente do veículo utilizado para tal ação.
Em toda empresa há uma rede de informações e de notícias formada
pelo fluxo de comunicações internas e externas. A rede de informações não só
pratica técnicas de comunicação, como também buscam contato com seus
públicos externo e interno a fim de saber o que os mesmos querem, pensam e
precisam.
Dessa forma, o fluxo de informações na empresa é fundamental para
intensificar o inter-relacionamento entre as partes, pois sem eles no lugar de
movimentações estratégicas e eficazes, teríamos apenas a tentativa frustrada
de um empreendimento estagnado. No mundo dos negócios é unânime o
reconhecimento da comunicação empresarial como função estratégica de
resultados.
Como a empresa estudada aqui é o Club Municipal, algumas medidas
poderiam ser tomadas também pela administração, independente do papel da
Comunicação Corporativa, para melhorar a empresa num todo. Os aspectos
físicos são um exemplo.
Uma modernização física é muito bem vinda atualmente no Club, que
está necessitando urgentemente de investimento por parte dos gestores. A
entrada principal é um bom exemplo. Não há bancos ou assentos para os
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idosos ou qualquer outro tipo de pessoa que ali estiver. O piso é um preto
fúnebre, e ao entrar percebe-se logo a placa da assistência funeral.
As luzes são fracas, proporcionando uma iluminação precária, os
banheiros da parte administrativa (usados por sócios e também, por
funcionários) às vezes não tem papel higiênico, papel toalha, sabonete e das
quatro pias, somente duas funcionam.
Todas essas precariedades encontradas se refletem também no
ambiente de trabalho dos funcionários. Pois, os computadores são velhos, os
materiais de trabalho também e isso acaba sendo prejudicial a qualidade de
trabalho executada no setor somada as insatisfações dos funcionários.
“Se há um ambiente de abertura para o diálogo e condições para se
ter acesso a um telefone, à internet e a um mural de avisos, podemos
– dentro da nossa esfera de responsabilidade – nos comunicar da
melhor maneira possível”.( MATOS, Gustavo Gomes de. 2009. P.83)
Hoje, sem a aplicação de processos comunicacionais adequados,
baseados em perfeito conhecimento dos públicos com os quais se quer
dialogar, em uma estruturação profissional de mensagens e em uma
competente seleção de mídias, nenhuma empresa consegue sair do modelo
fechado, piramidal e extremamente hierarquizado de gestão.
“A organização deve ser totalmente voltada para as necessidades de
seus clientes, buscando, permanentemente, tecnologia de ponta,
investindo em pesquisa e desenvolvimento e oferecendo qualidade à
preços justos”.(Cadernos de Comunicação. 2004. P.25)
3.3 – House-Organ
Uma outra ferramenta importante na Comunicação Corporativa é o
House-Organ. Toda empresa precisa ter um veículo interno, seja ele jornal ou
revista, com uma periodicidade determinada. Esse periódico tem como
principal função informar os funcionários sobre as atividades da companhia.
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No caso do Club Municipal, temos o jornal interno do clube que é
bimestral e tanto os funcionários quanto os sócios podem ter acesso.
Objetivos do House-Organ:
• Recrear, educar e orientar os empregados e empregadores
• Aproximar uns dos outros
• Divulgar as atividades sociais
• Divulgar os produtos da empresa
A responsabilidade social também está ganhando espaço nas
corporações, seja como assunto dos House-Organs ou como demonstração
externa de preocupação. A “mentalidade” empresarial contemporânea visa
a demonstração pública de preocupação com a responsabilidade social e
também com a sustentabilidade para alcançar uma boa imagem com os
públicos externo e interno.
“Internamente, por exemplo as publicações fortalecem o espírito da
solidariedade e promovem certos ideais (estímulo, companheirismo,
ensinamento, dedicação etc). Externamente, as publicações projetam
a boa imagem da empresa, mostrando sua organização, seus
produtos, sua qualidade, suas técnicas”. (REGO, Francisco do. 1986.
P.119)
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CONCLUSÃO
A valorização da Comunicação Institucional é o segredo para o sucesso
das organizações. Os gestores precisam estar atentos quanto a comunicação
existente em suas empresas. Precisam saber se a comunicação da companhia
é de qualidade ou não.
O mais importante é perceber que o investimento comunicacional
(relacionado a modernização, interação entre as pessoas etc) também é um
investimento corporativo, pois só assim uma empresa será uma instituição
lucrativa e “saudável”.
Cabe a todos que fazem parte de uma corporação contribuir para uma
comunicação eficiente e não deixar “nas costas” dos comunicadores a
responsabilidade total pela comunicação global da empresa. Os profissionais
ajudam e são de extrema importância, mas eles não podem agir sem a plena
consciência interna de cada indivíduo de que cada um precisa fazer sua parte.
Com a leitura dessa Monografia fica claro que o trabalho integrado
também é necessário, pois assim como o Setor de Comunicação de uma
instituição precisa de investimentos, os outros departamentos também, porque
os profissionais da comunicação (Jornalistas, Publicitários, Relações Públicas
etc) trabalham em conjunto com os outros profissionais e é por isso, que o bom
relacionamento intra-setores e inter-pessoal é de extrema importância.
Ninguém vive sozinho e todos precisam de todos. Para existir
comunicação precisamos do “outro”. Precisamos de integração, de interação e
principalmente, de afinidade que só poderá ser conquistada com comunicação.
O objetivo proposto aqui foi expor aos gestores do mundo atual as
diferentes formas de se montar uma comunicação de sucesso e
consequentemente fazer sua empresa vencedora, usando como exemplo o
Club Municipal.
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Talvez, o próximo passo seja traçar a importância da interação e do
fortalecimento das relações entre as pessoas, pois já está provado que muitas
conquistas humanas relacionadas a diversos “pilares” da vida, como saúde,
educação, trabalho etc, acontecem devido ao nível de intimidade que se tem
com o outro.
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