2. Se entiende por "observaciones de una auditora" como el
apartado del informe de auditora que el auditor aprovecha para
dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos
para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras,
o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece
relevante registrar
3. Propiedadesde una observacin de Auditoria Una de las maneras
de analizar la naturaleza de una observacin de auditoria consiste
en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente
la informacin obtenida en el curso de la auditoria Consideramos que
una observacin de auditoria tiene los siguientes atributos:
Condicin Criterio Efecto Causa Recomendacin
4. Una observacin de auditoria bien confeccionada no solo
constar de estos cinco atributos, sino que ser redactada de tal
manera que cada uno de ellos se distinga de los dems. Los lectores
de nuestros informes no experimentarn ninguna dificultad para
entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su
efecto, por que sucedi y como consideramos que debe
corregirse.
5. Condicin (lo que es) Es la situacin actual encontrada por el
auditor con respecto a una operacin, actividad o transaccin.
Refleja el grado que los criterios estn siendo logrados. CRITERIO
(lo que debe ser) Lo que debera ser el CRITERIO. Estos dos
conceptos son los primeros dos atributos bsicos de una observacin
de auditoria. El criterio que empleamos para juzgar nuestra
declaracin de condicin requiere de mucha experiencia y
discernimiento
6. El criterio vara enormemente segn los objetivos de la
auditoria Tenemos un amplio margen para escoger no slo el criterio
mas adecuado sino tambin el grado de especificidad y modo de tratar
al sujeto de auditoria en nuestro informe. Claro est, cuando mas
nos apartamos de las fuentes autorizadas externas para fundamentar
nuestro criterio, mayor ser la controversia provocada por nuestra
observacin de auditoria. En estas situaciones es importante tener
en cuenta que nosotros asumimos la carga y la obligacin de
convencer al lector de nuestro informe de la validez y cordura de
nuestro propio criterio.
7. Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser)
Habiendo identificado la diferencia por el mtodo de comparacin, a
continuacin nos preguntamos, Qu significa todo esto?. Hemos
establecido una diferencia entre lo que es y lo que debe ser; pero,
Qu importancia tiene? Cul ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de
esta diferencia?.
8. Si el efecto es significativo, tendremos que informar. Si la
diferencia carece de materialidad o significado prctico es posible
que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo
recomendable discutirlo con la administracin y conseguir que sea
implementado durante la ejecucin de la auditoria, en cuyo caso solo
se incluir como un comentario en nuestro informe final.
9. El efecto real o potencial es: 1. Cuantificable en dinero u
otra unidad de medida. 2. Ineficiencia de los recursos humanos,
materiales o financieros. 3. Violacin de disposiciones generales.
4. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron
planeados o lo mejor posible). 5. Gastos indebido. 6. Control
inadecuado de recursos o actividades. 7. Inseguridad de que el
trabajo se est realizando debidamente. 8. Desmolarizacin del
personal. 9. Atentar contra el logro de los objetivos de la
entidad.
10. Causa (el porqu sucedi) Si el informe de auditoria (que no
es un simple informe de errores sino mas bien un abrir de camino
que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser
constructivo, la observacin de auditoria no podr consistir en slo
los tres atributos, hasta aqu mencionados. Deberemos identificar y
explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que
debiera ser. De modo contrario, cmo puede iniciarse una accin
correctiva apropiada?
11. Una observacin de auditoria no encuentra plena expresin a
menos que contenga informacin relativa a la causa de la
discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la
pregunta: Que est ocasionando la existencia de este problema? 1.
Falta de capacitacin, comunicacin o conocimiento de los requisitos.
2. Negligencia o descuido. 3. Normas inadecuadas, inexistentes,
obsoletas o imprcticas. 4. Falta de honestidad. 5. Falta de
supervisin adecuada. 6. Falta de delegacin de autoridad. 7.
Auditoria en forma deficiente.
12. Recomendacin Habiendo identificado la causa, el siguiente
paso lgico es considerar el tipo de accin que deber tener lugar
para eliminar o reducir al mnimo la posibilidad de que se repita la
situacin que consideramos negativa En caso de no ser posible
recomendar un mtodo especifico o indicar el mejor mtodo de lograr
una accin correctiva, es apropiado formular una recomendacin o
sugerencia mas general para solucionar el problema.
13. RECOMENDACIONES DE AUDITORIA
14. Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de
terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades de la
empresa o entidad, las considera como sugerencias positivas que
tienen por finalidad la solucin de los problemas para ayudar a la
eficiencia de la administracin. Las recomendaciones estarn
orientadas a la mejor utilizacin de los recursos humanos,
materiales y financieros de la empresa o entidad auditada.
15. Constituyen el resumen de las Observaciones sobre las
irregularidades y deficiencias que son el producto del juicio
profesional del auditor. Las Conclusiones sern objetivas, basadas
en hechos reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de
Trabajo.
16. La importancia de las recomendaciones en que cumple uno de
los fines de la auditora, es decir, enmendar los errores que se
vienen cometiendo que no son observados por los empresarios o
funcionarios.
17. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la
organizacin examinada a fin de que provea lo conveniente para su
cumplimiento. Las recomendaciones del auditor sern presentadas en
el Informe de Auditora, en forma ordenada, considerando el grado de
importancia de acuerdo a la presentacin de las Conclusiones.
18. CONCLUSIONES DE AUDITORIA
19. Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de
importancia haciendo mencin, si fuera necesario del nombre de los
responsables que han incurrido en falta.