แบ่งปัน แนวทางการใช้งาน Microsoft Access 2007

แบงปน แนวทางการใชงาน Microsoft Access 2007: สมเกยรต ชวยมาก 1

เปรยบเทยบ Excel กบ Access

โปรแกรม Office 4 ชนด

1. Word Processing 2. Presentation 3. Spreadsheet 4. Database

คาถาม Excel 2 ขอ กอนเรยน Access

� Row มไมเกน � Column มไมเกน

ขอเปรยบเทยบเบ'องตนระหวาง Excel กบ Access

Excel Access

Workbook Database Worksheet Table Column Field Row Record Vlookup RelationShip


ความเขาใจเบ'องตนกบฐานขอมล Access

ความหมายของฐานขอมล

Note:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


ข'นตอนการออกแบบฐานขอมล

1. กาหนดวตถประสงค 2. รวบรวมขอมล 3. จดกลมตารางจากขอมลทDได 4. ขอมล 1 ตาราง / 1 ขอมล 5. ในแตละตารางไมควรมขอมลซKากน ถาไมมความสมพนธกน 6. ออกแบบตาราง (สรางตาราง, สรางฟลด) 7. ขอมลทDเกดจากการคานวณจะไมนามาสรางเปนฟลด 8. กาหนด Primary Key, Foreign Key 9. กาหนดความสมพนธระหวางตาราง 10. ทดสอบปอนขอมล

ประโยชนของการประมวลผลดวยฐานขอมล

1. ลดความซKาซอนของขอมล 2. ควบคมความถกตองของขอมล 3. สรางความเปนมาตรฐานเพDอการแลกเปลDยนขอมล 4. สามารถใชขอมลรวมกนได 5. กาหนดระบบความปลอดภยทDรดกมขKน

Note:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


โครงสรางฐานขอมลแบบสมพนธ

โครงสรางตารางขอมลแบบสมพนธ

Sale

Customer

Order

Order Detail

Product


ชนดของความสมพนธ

ความสมพนธ Relationship หมายถง การแสดงความสมพนธของขอมลในแตละตาราง สามารถแบงออกได 3 ชนด คอ 1. One to One

2. One to Many

3. Many to Many

Primary Key กบ Foreign Key

1. One to One


2. One to Many

3. Many to Many

หลกการพจารณา Primary Key และ Foreign Key เพGอเชGอมความสมพนธระหวางตาราง 1. หาฟลดทDแสดงความสมพนธระหวางตาราง 2. พจารณาประเภทความสมพนธ 3. กาหนดใหฟลดสมพนธในตารางดานซายของความสมพนธ (One) เปน Primary Key และฟลดสมพนธในตาราง

ขวามอ (Many) เปน Foreign Key Note:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


กจกรรมทG 1 ใหลากเสนแสดงความสมพนธ

จงลากเสนความสมพนธระหวางตาราง พรอมทKงแสดงชนดของความสมพนธระหวางตารางดวยครบ 1.1

1.2

1.3

1.4


กจกรรมทG 2 ใหลากเสนแสดงความสมพนธ

จงลากเสนความสมพนธระหวางตาราง พรอมทKงแสดงชนดของความสมพนธระหวางตารางดวยครบ

Note:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


กจกรรมทG 3 พจารณา Primary Key และ Foreign Key

3.1

3.2


3.3

Note:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________



เรGมตนใชงาน Access

การเปดโปรแกรม

1. เปดโปรแกรม MS Access 2007 แลวคลกเลอก Blank Database

2. ตKงชDอไฟล พรอมบอกดวยวาจะเกบไวทDไหน เสรจแลวคลกปม Create


หนาตางโปรแกรม

Office Button


Quick Access Toolbar (ปมคาสGงทGใชบอย)

Home (กลมคาสGงทGใชบอย)

Create (สราง Object ตางๆในฐานขอมล)


External Data (แหลงขอมลภายนอก)

Database Tools (เครGองมอเกGยวกบจดการฐานขอมล)

Access Objects


Object Table

Object Query

Design View

Datasheet View

Design View

Datasheet View


Object Form

Design View

Form View


Object Report

Design View

Report View


Object Macro

Object Module



การสรางตารางใน Access

1. Import ตารางจากไฟลอGน

ทดสอบ Import ตารางชGอ OrderDetail จากไฟล Excel-Data.xlsx

1. คลกปม 2. คลกปม Browse เลอกไฟล Excel ทDเตรยมไว


3. เลอกชDอตาราง

4. เลอกหวตาราง


5. กาหนดชนดของขอมล (Data type)

6. กาหนด Primary Key หรอไม

7. ตKงชDอตาราง


8. บนทกขKนตอนการ Import ตาราง

9. ไดตารางใหมใน Access พรอมใชงาน

ควบคม Record คนหา เลอกมมมอง


2. สรางตารางจาก Template

ขKนตอน

1. คลกปม Table Templates

2. เลอก Templates ชDอ Contacts 3. ไดตารางใหมอยางรวดเรว


4. คลกปม Save เพDอบนทกตารางใหมชDอวา MyContacts

5. ไดตารางใหมชDอ MyContacts พรอมใชงาน

3. สรางตารางดวยตนเอง

หลกการออกแบบตารางตองทาตามข'นตอนดงน' 1. ตKงชDอฟลด (Field Name) ไมเกน 64 ตว 2. กาหนดชนดของขอมลทDเกบ (Data Type) ควรกาหนดใหตรงกบขอมลตามความเปนจรง 3. กาหนดหมายเหต (Description) หรอไมกาหนดกได 4. กาหนด Property หรอไมกาหนดกได (ตามความเหมาะสม) 5. กาหนดคณสมบตของฟลด (Field Properties) เพDอบรหารขอมลใหดทDสด และมความถกตองทDสด


6. กาหนด Primary Key โดยเลอกฟลดเปาหมายแลวกดปม 7. กดปม บนทกตKงชDอตารางตามตองการ

ตวอยาง สรางตารางพนกงานต'งชGอวา Employee 1. คลกปม Table Design 2. ปรากฏหนาตาง Table Design

3. สราง Field และกาหนด Data type


4. กาหนด Primary Key

5. กดปมบนทกตารางตKงชDอวา Employee

6. เปลDยนมมมองเปน Datasheet View

7. ปอนขอมล 2 รายการดงรป


8. ตรง Field เพศตองการสรางเปน Dropdown List เพDอสะดวกในการปอนขอมล สามารถทาไดดงนK

ความเขาใจในตวอยางนK คอ

• เปนการลงกขอมลระหวาง 2 ตาราง

ขKนตอนการทา 8.1. สรางตารางใหมตKงชDอวา เพศ

8.2. ปอนขอมลในตารางเพศ เปน ชาย, หญง

8.3. ปดตารางเพศ

8.4. กลบมาทDตาราง Employee


8.5. เปลDยนมมมองเปน Design ตรง Field เพศ คลกเลอก Data type เปน Lookup Wizard

8.6. แลวทาตามขKนตอนดงรป



8.7. หลงจากนKนใหเปลDยนมมมองเปน Datasheet View แลวลองคลกไปทD Field เพศ จะปรากฏ Dropdown List ใหเลอกดงรป

9. จากขอทD 8. เนDองจากวามการลงกกนระหวาง 2 ตาราง (ความสมพนธระหวาง 2 ตารางเรยกวา Relation Ship) เราสามารถไปด

และกาหนดความสมพนธไดดงนK 9.1. ปดตารางทKง 2 ตาราง (Employee กบ เพศ) 9.2. คลกเลอก Tab ชDอ Database Tools

9.3. คลกปม Relationships จะไดผลลพธดงรป

***หมายเหต: นDคอผลลพธทDไดจากการใชคาสDง……………………………………..


9.4. ลองดบเบลคลกไปทDเสนแสดงความสมพนธ แลวเลอก Enforce

9.5. จะไดผลลพธแสดงความสมพนธดงรป

9.6. ปดหนาตาง Close Relationship 10. ตรง Field ท<อย ตองการสรางเปน Dropdown List เพDอสะดวกในการปอนขอมล สามารถทาไดดงนK

ความเขาใจในตวอยางนK คอ

• เปนการลงกขอมลระหวาง 2 ตาราง

ขKนตอนการทา (เลยนแบบขอทD 8. – 9.)


11. ตรง Field กรปเลอด ตองการรบขอมลเปนตวอกษรภาษาองกฤษเฉพาะ A หรอ B หรอ AB หรอ O เทานKน ถาปอนขอมลนอกเหนอจากนKจะปรากฏ Message Box แจงเตอน ดงรป

วธคด: ใชความสามารถของ Validation

• Validation Rule: กาหนดเงDอนไขในการปอนขอมล

• Validation Text: กาหนดขอความแจงเตอน

วธทา: ใหกลบไปทDมมมอง Design ดงรป


12. ตรง Field รหส ตองการ Input-Mask ชวยปอนขอมลดงรป โดยมเงDอนไขดงนK

• หลกแรกรบเฉพาะขอความเทานKน

• สามหลกทDเหลอรบเฉพาะตวเลขเทานKน

วธทา: เปลDยนมมมองเปน Design เลอก Filed รหส แลวกาหนด Property ตรง Input Mask


13. ตองการเปลDยนรปแบบของขอมล

• Field วนเร< มงาน ใหแสดงผลในรปแบบป พ.ศ.

• Field เงนเดอน ใหแสดงผลในรปแบบ ฿

ขKนตอน 13.1. ปรบ Regional and Language option ใหตรงตาม Format ทDตองการ


13.2. ปรบแตงรปแบบเพDมเตมทD Property ของ Field นKนๆ

-3

ชนดของขอมลทGเกบ (Data Type)

ฟลดของตารางจะตองมการกาหนดชนดขอมล (Data Type) เพDอบอกถงชนด รปแบบ และขอบเขตของขอมลทDจะนามาเกบ ชนดของขอมลทD Access เกบมดงนK

ตารางแสดง Data Type

ชนดขอมล (Data Type) ขอมลทGเกบ ชนดในการเกบ กาหนดไดสสด

Text ขอความ (ตวอกษร + ตวเลข + - 255 ตวอกษร


สญลกษณพเศษ) Memo เหมอน Text แตเกบไดมากกวา - 65535 ตวอกษร Number เลขจานวนเตมหรอทศนยม ดทDคณสมบต Field Size ดทDคณสมบต Field Size Date/Time วนทDและเวลา - 8 ไบต Currency จานวนเงน เชน $100, ฿100 - 15 หลก + ทศนยม 4 ตาแหนง AutoNumber จานวนตวเลขเพDมขKนอตโนมต 4 ไบต - Yes/No Yes/No, True/False, On/Off 0, -1 1 บต OLE Object รปภาพ หรอชKนงานจาก

โปรแกรมอDน - 1 GB

Hyperlink ลงกไปยงไฟล หรอ เวบ - 64000 ตว Lookup Wizard ไมใชชนดของขอมล แตเปนเครDองมอทDใชเลอกฟลดจากตารางอDน เพDอนามาสรางเปน Combo Box

ในอกตารางหนDง มโอกาสไดใชเมDอฟลดนKนเปน Foreign Key


คณสมบตฟลด (Field Properties)

ชวยใหเราสามารถจดการกบขอมลในฐานขอมลไดดขKน เชน การกาหนดคาเรDมตน การกาหนดรปแบบการแสดงผล การรบขอมลเขามาเกบในฐานขอมล การกาหนดเงDอนไขการแสดงผลตามเงDอนไขทDกาหนด

ตารางแสดงคณสมบตฟลดทGควรทราบ

คณสมบตฟลด ใชเพDอ Field Size กาหนดขนาดฟลดชนด Text และ Number Format กาหนดรปแบบการแสดงผลของวนทDและตวเลข DecimalPlaces กาหนดวาตองการทศนยมกDตาแหนงของฟลดชนด Number

และ Currency InputMask หนากากขอมลเพDอชวยใหปอนอมลไดงายขKน เชน หมายเลข

โทรศพท สวนใหญใชกบฟลดขอมลชนด Text Caption ขอความทDใหปรากฏแทนชDอฟลด (เหนผลตอนปอนขอมล) Default Value คาเรDมตน (โปรแกรมคยใหเลย) Validation Value เงDอนไขเพDอตรวจสอบการปอนขอมล เพDอปองกนขอมล

ผดพลาด Validation Text ขอความแจงเตอนเมDอปอนขอมลผดเงDอนไข Validation Rule Required กาหนดใหฟลดตองมขอมล เวนวาง (Null) ไมได AllowZeroLength Indexed การยอมใหฟลดชนด Text และ Memo เกบ Blank ได Indexed การสราง Index ใหกบตารางเพDอการเขาถงขอมลไดเรวขKน Unicode Compression การบบอดขอมลทDใชกบฟลดชนด Text, Memo และ Hyperlink


ขนาดฟลด (Field Size) ของ Text และ Number

ปกต Access จะกาหนดใหฟลด Size ของ Text เปน 50 ตวอกษร และ Number มขนาดเปน Double สาหรบฟลดชนด Text เปลDยนขนาดไดตKงแต 0-255 ตวอกษร สวนฟลดชนด Number มขนาดใหเลอกตามตารางตอไปนK

ตารางแสดงขนาดฟลดชนด Number

ขนาดทGเลอก ชวงทGเกบ ตาแหนงทศนยม หนวยทGเกบ (ไบต)

Byte 0 ถง 255 0 1 Integer -32,768 ถง 32,767 0 2 Long Integer -2 พนลาน ถง 2 พนลาน 0 4 Single มากกวา Long Integer 7 4 Double มากกวา Single 15 8 Decimal มากกวา Double 28 12 Replication ID - N/A -

ขอควรทราบ

1. ไบต คอ หนวยการเกบขอมลมคาเทากบ 1 ตวอกษร 2. ฟลดทDเปน Primary Key กบ Foreign Key ตองกาหนดชนดขอมลเปนชนดเดยวกน ยกเวนขอตอไป 3. ในกรณทD Primary Key เปน Auto Number ฟลดทDเปน Foreign Key จะเปน AutoNumber ดวยไมได ตองกาหนดใหเปน

Long Integer หรอ Replication ID เทานKน 4. สาหรบ Long Integer กบ Double นKน สวนใหญจะใชกบการคานวณทางคณตศาสตรทDตองใชตวเลขใหญมากๆ หรอ คา

นอยมากๆ


รปแบบการแสดงผลขอมล (Format)

คณสมบต Format ใชกาหนดรปแบบการแสดงผลของขอมลในตาราง รายงาน และฟอรม ใน Access มรปแบบมาตรฐานไวใหเลอกและรปแบบทDผใชกาหนดเองได

รปแบบมาตรฐาน

ฟลดชนด Number และ Current มรปแบบใหเลอก 5 แบบดงนK

ตารางแสดงรปแบบมาตรฐานฟลดชนด Number และ Currency

รปแบบ ขอมลทGใส ขอมลทGแสดง การแสดงผล

General Number 100.759 -100.759

100.759 -100.759

เหมอนเดม

Currency 100.759 -100.75

$100.76 ($100.76)

ใสสญลกษณสกลเงนมทศนยม 2 ตาแหนง

Percent 3 0.3

300% 30%

คณดวย 100 ใสสญลกษณ % ทศนยม 2 ตาแหนง

Scientific 3456.789 -3456.789

3.46E + 03 -3.46E+03

เลขยกกาลง

Standard 3456.789 3,456.79 แบงตวเลขหลกพนทศนยม 2 ตาแหนง

ตารางแสดงรปแบบมาตรฐานฟลดชนด Date/Time

รปแบบ ขอมลทGใส การแสดงผล

General 4/2/95 11:45 4/2/95 11:45

04/02/1995 11:54:00 AM 04/02/1995 11:54:00 AM

Long Date 4/2/95 Saturday, February 04, 1995 Medium Date 4/2/95 04-Feb-95 Short Date 4/2/95 4/02/95 Long Time 11:54:31 11:54:31 AM Medium Time 11:54 11:54 AM Short Time 11:54 11:54


รปแบบกาหนดเอง (Custom Format)

หากรปแบบตามมาตรฐานไมตรงตามความตองการของเรา เราสามารถกาหนดรปแบบทDตองการนKนๆ ดวยหลกการดงตอไปนK

รปแบบกาหนดเองสาหรบฟลดชนด Number, Currency

รปแบบ บวก ; ลบ ; ศนย เชนกาหนด ฿#,##0.00 ; ฿#,##0.00[RED] ; “Zero”

ตารางแสดงตวอยงผลลพธจากการกาหนดรปแบบจากขางบน

ขอมลทGปอน การแสดงผล

1000 ฿1,000.00 -1000 ฿-1,000.00 (เปนสแดง) 0 Zero

รปแบบ ขอมลทGปอน การแสดงผล

000 1 0001 ### 1 1 #,###.## 1000000 1,000,000 #,##0.00 1000000 1,000,000.00 (000)000-000 075123456 (075)123-456 ฿#,##0.00 “กลอง/บาท” 10 ฿10.00 กลอง/บาท

ตารางแสดงสญลกษณทDใชกาหนดรปแบบไดกบฟลดทกชนด

สญลกษณ การแสดงผล ( ) ( ) “ ” ขอความในเครDองหมายคาพด ! ชดซาย * ชองวางและตวอกษณทDตามหลง \ แสดงตวอกษรถดจาก [ส] ตามสทDเลอก เชน Black, Blue, Green, Cyan, Red,

White, Yellow และ Magenta 0 ตวเลข 1 หลก ถาไมไดปอนตวเลข จะแสดงเลข 0


รปแบบกาหนดเองของฟลดชนด Date/Time

ตารางแสดงสญลกษณทDใชกาหนดรปแบบของฟลดชนด Date/Time

สญลกษณ ความหมาย

: ใชแบงชDวโมง นาท วนาท / ใชแบงวน เดอน ป c แสดงผลเปน General Date d วนทD 1-31 dd วนทD 01-31 ddd ชDอวนแบบยอ (Sun-Sat) dddd ชDอวนแบบเตม (Sunday-Saturday) ddddd แสดงผลเปน Short Date dddddd แสดงผลเปน Long Date w ลาดบวนในสปดาห 1-7 ww ลาดบของสปดาหใน 1 ป 1-54 m เดอน 1-12 mm เดอน 01-12 mmm เดอนยอ (Jan-Dec) mmmm เดอนเตม (January-December) q ไตรมาส 1-4 y วนทDของป 1-366 yy เลขคหลงของป (01-99) yyyy ป 0100-9999 h ชDวโมง 0-23 hh ชDวโมง 00-23 n นาท 0-59 nn นาท 00-59 s วนาท 0-59 ss วนาท 00-59 am/pm ม AM/PM am/pm ม


รปแบบกาหนดเองของฟลดชนด Text และ Memo

รปแบบทDใช รปแบบทG1 ; รปแบบทG2 ; รปแบบทG3 รปแบบทD1 ขอมลทDปอนมตวอกษร Zero-Length String Null รปแบบทD2 Zero-Length String เปนการปอนขอมลโดยกดคย Spacebar รปแบบทD3 Null คอการไมปอนขอมลในฟลดนKน เชน การกดคย Tab

สญลกษณ การแสดงผล

@ แสดงตวอกษร 1 ตวหรอชองวาง & แสดงตวอกษร 1 ตว หรอไมแสดงเลย > แสดงตวอกษรเปนตวพมพใหญ < แสดงตวอกษรเปนตวพมพเลก ตวอยาง รปแบบทDเลอก ขอมลทDใส แสดงผลเปน @@@-@@@-@@@ 038455646 038-455-646 < Somkiat somkiat > Somkiat SOMKIAT @@-@ ; “Spacebar” ; “Tab” 102

Zero-Length String (กดคย Spacebar) Null (ไมปอนขอมล)

10-2 Spacebar Tab

Note:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Input Mask (รปแบบกรองขอมล)

ประโยชนคอ ทาใหขอมลในฟลดเดยวกนมรปแบบเหมอนกนและถกตองดวย ทาใหขอมลทDเกบไวดเปนระเบยบ

ตารางแสดงสญลกษณในการกาหนด Input Mask

สญลกษณ ขอมลทGปอน

0 ตวเลขหนDงตว บงคบตองใส 9 ตวเลขหนDงตว ใสหรอไมกได # ตวเลขหรอชองวาง เครDองหมายบวกหรอลบ ใสหรอไมกได L ตวอกษร A-Z ตองใส ? ตวอกษร A-Z ใสหรอไมกได A ตวอกษรหรอคาเลข ตองใส a ตวอกษรหรอคาเลขใสหรอไมกได & ตวอกษร ตวเลข เครDองหมายหรอชอวาง ตองใส C ตวอกษร ตวเลข เครDองหมายหรอชอวาง ใสหรอไมกได < ตวพมพเลก > ตวพมพใหญ ! ปอนขอมลจากขวาไปซาย

ตวอยาง

Input Mask ตวอยางคา

(000)-000-0000 (206)-555-0248 (999)-999-9999 (206)-555-0248 ( )-555-0248 >L0L0L0 T2F8M4


คณสมบตของตาราง (Table Property)

ตารางกมคณสมบตเชนเดยวกบฟลด โดยมการใชงานเหมอนกบคณสมบตขงฟลด แตยกเวนคณสมบต Validation ทDแตกตาง นDนคอ คณสมบตของตารางจะใชกาหนดเงDอนไขเพDอตรวจสอบความถกตองของขอมล โดยนาขอมลของแตละฟลดมาเปรยบเทยบกน เชน วนทDในฟลด Required Date ตองมากกวาหรอเทากบวนทDในฟลด OrderDate สามารถกาหนดเงDอนไขการตรวจสอบวนทDไดดงนK

[Required Date] > = [OrderDate]

เมDอมการปอนขอมลทDไมถกตอง เชน ปอนวนทD Required Date นอยกวา OrderDate จะมการตรวจสอบวาวนทDถกตอง

หรอไม แลวจงยอมใหปอนขอมลใน Record ตอไปได

การเปดคณสมบตของตารางใหมาทD Design View แลวกดทDเครDองมอ Property

ตวอยาง Validation Rule

Validation Rule ขอมลทDปอน =100 100 <>0 ไมเทากบ 0 Between 10 and 100 10 ถง 100 Between #1/1/2008# and #31/1/2008# ขอมลเดอน มกราคม In (“เงนสด” , “เชค” ) เงนสด หรอ เชค >=Date() วนทDปจจบนหรอวนทDตอไป Like “A??” ตวอกษร 3 ตวเรDมตนดวย A


เรGองของ Form

แนวความคดเรGอง Form

หลกการสราง Form

� สรางฟอรมไวปอนขอมลเขาสตาราง � 1 หนาจอเหนรายละเอยด 1 คน (สะดวกในการใช) � สามารถนา Table หรอ Query มาสรางฟอรมกได � ประโยชนของฟอรม

o สะดวกในการใชงาน o เวลาลบฟอรมจะไมกระทบกบ Table, Query o เพDมสสนได


ปมเครGองมอสาหรบสราง Form



ทาความเขาใจกอนสราง Form

• Design View ออกแบบฟอรมดวยตนเองทKงหมด

• Form Wizard สรางฟอรมอยางรวดเรว (Auto) ผลลพธทDไดอาจจะไมตรงใจสามารถไป Design ตอได

• Auto Form o Columnar (นยมใช) o Tabolar (SubTotal) o DataSheet (นา Query มาเปดผานฟอรม)

• Chart Wizard

• Pivot Table

• การสรางฟอรม ควรจะ o เปนการปอนขอมล o DropDown ใชในกรณ ใหมตวเลอก เชนจงหวด กทม., กรงเทพฯ o Label เปนปายชDอ คาอธบายให User ทราบ o TextBox ตดตอกบ Field ในตาราง (Control Source) o Object ตองม Property เสมอ o หนาตาง Property

� Format เชนเดยวกบการใชแถบเครDองมอ Format � Data ตดตอกบตาราง

• Label ไมม Data ใหเลอก

• TextBox ม Data ใหเลอก � Other � All รวมทกอยาง

• การใสสตรเขาไปในฟอรม เชน คานวณ วนเดอนป เกด o เลอก TextBox มาวาด เพDอใสสตร o Control Source: Year (Date())-Year(Cust_Birthday)

� Date() -> วนเวลาปจจบนทDนาไปคานวณ � Date$() -> วนเวลาปจจบนทDไมนาไปคานวณ

• Option Group (เปนหวหนา) o Option Button o CheckBox o Toggle Button o *** เกDยวของกบฟลดในตาราง o *** 1 ตวเลอกได 1 ฟลด


o *** ควรกาหนดคา Default เผDอ User เผลอไมไดเลอกฟลดนK

• Check Box: แสดงสถานะทางการสมรส (Check Box แค 1 ตว)

• Toggle Button: ตวอยาง วฒการศกษา (Degree Level) วธทา o สรางฟอรมใหมเลอกตาราง tblCustomerDetail o ลากฟลดท Kงหมดไปวางบนฟอรม o คลกเลอกปม Control Wizard o คลกเลอกปม Option Group o ลากฟลด Cust_Degree Lavel มาวางไวบนฟอรม o ในหนาตาง Wizard 1 ใสระดบการศกษาดงนK

� ปรญญาตร, ปรญญาโท, ปรญญาเอก o เลอก Default: ปรญญาตร o แจงใหทราบคา

� ขอมลทDเกบในฟอรม <-> ขอมลทDเกบในตาราง เกบเปนตวเลข o Save …this Field: Cust_Degree Level (เพDอนาคาไปเกบในฟลดไหน) o เลอกรปแบบของปม (Option, Checkbox, Toggle) o ตKงชDอ OptionGroup เพDอใหผใชทราบวาคออะไร

• Option Button: เชน Field ลกษณะเพศ

• Command Button

• เปนการทา Action Button

• ไมตดตอกบฟลดในตาราง

• ไวสาหรบทา Macro / Programming

• ComboBox, ListBox เพDอเลอกทDอย จงหวดของลกคา

• วธคด เราเอาชDอจงหวดมาจากไหน o ตอบ เราตองสรางตารางขKนมากอน หรอ ทามาจาก Query กได o ยกตวอยาง สราง Query โดยเลอกเอาเฉพาะฟลด Cust_Address

� คลกปม ซกมา เลอก GroupBy เพDอกาหนดใหขอมลทDซK ากน จะแสดงผลลพธแค 1 � กลบมาทDฟอรม

• เลอกทD Cust_Address -> Format -> Change to -> Combo Box

• ทD Row Source เลอกชDอ Query ทDสรางไว

• ฟอรมทDมรปภาพ: Ole Object

• ทฤษฎรปภาพ ToolBox ม 3 ตวคอ o Image แสดงรปภาพใน Access เวอรชนเกา แสดงรปภาพไดไมคอยสวย (สาหรบเวอรชนเกา) o Unbound Object Frame เกบไวบนฟอรม เชน โลโกบรษท o Bound Object Frame เกบไวในตาราง เชนรปสนคา, รปพนกงาน

• รปภาพทDวางบนฟอรม ม 2 ประเภท


o รปทDไมเกDยวของกบ Field ในตาราง (รปทDแปะไวเฉยๆ) ใชแบบ Unbound Object Frame o รปทDเกDยวของกบ Field ในตาราง ใชแบบ Bound Object Frame เชนรปสนคา, รปพนกงาน

• การกาหนดรปภาพใหพอดกบกรอบ o กาหนด Property : Size Mode=Stretch

• Form Layout 3 สวนหลกๆ คอ o Form Header สวนแสดงชDอฟอรม o Detail สวนแสดงรายละเอยด, การปอนขอมล o Form Footer สวนแสดง โลโก, วนทD, เวลา

� วนทDใช Text Box: =Date() กาหนด Format เปน Long Date � เวลาใช Text Box: Control Source พมพ=Time() � แกไขใหนาฬกาเดนตามจรงตองเขาไปเขยนโปรแกรม

• ลบ =Time() ออกไป

• เลอกฟอรม o OnTimer: EventProcedure o TextTime = Time()

• การ Lock Form (Lock ขนาดฟอรม) ประโยชน คอ ผใชไมสามารถ Resize Form ไดนDนเอง o ตอง Resize ขนาดฟอรมใหพอดกอน o เลอก Property Form

� Border Style: Thin � Min, Max Button: Min Enabled


ตวอยางทG 1: Create Form แบบงายๆ

โจทย ตองการนาตาราง Employee มาสรางเปนฟอรม FormEmployee วธทา 1. คลกเลอกตาราง Employee

2. คลกปม Split Form

3. ไดฟอรมอตโนมตอยางรวดเรว


4. คลกปม Save บนทกฟอรม

5. คลกปม View -> Form View

6. คลกปมเพDมขอมล หนาจอ FormEmployee พรอมรบขอมลใหมดงรป

7. ทดสอบปอนขอมลลงไปบนฟอรม (ลองสงเกตดจะเหนวาขอมลจะถกเกบในตาราง)


ตวอยางทG 2: Design Form แบบงายๆ

(ตอจากตวอยางทD 1) โจทย ตองการ Design ฟอรม FormEmployee วธทา 1. คลกเลอกมมมอง Design View

2. ตกแตงฟอรมอยางรวดเรวดวยเครDองมอ Auto Format


3. ปรบเปลDยนลาดบการกดปม Tab บนคยบอรดไดโดย

4. ปรบแตงฟอนตไดโดย


ตวอยางทG 3: รจกกบ Object & Property

(ตอจากตวอยางทD 2)

• Object ไดแก ทกอยางทDเราเหน เชน Form, Header, Detail, Footer, Label, Textbox, Combobox, Checkbox, Image ฯลฯ

• Property ไดแก คณสมบตของ Object (ชวยในการปรบแตง/ออกแบบ/สDงงาน Object) ตวอยางเชน ตองการด Property ของ Object ฟอรม

o Format: การตกแตง/ปรบแตง o Data: ควบคมการแสดงผลขอมลจากตาราง o Event: ควบคมคาสDงตามเหตการณทDกาหนด เชน OnClick o Other: คาสDงอDนๆ เชน การควบคมเมน/เครDองมอ o All: รวมคาสDงทกคาสDงไวทDนD


โจทย ตองการปรบแตง Property ของ Object ฟอรม FormEmloyee 1. คลกเลอก Object ฟอรม FormEmployee

2. แลวตามดวย คลกขวาเลอก Properties 3. ลองปรบแตง Property เพDอเปนการเรยนรดครบ


ตวอยางทG 4: Design Form ดวยเครGองมอ Control

ทาความรจกเครGองมอ Control

Control ทGเปน Output อยางเดยว

• Logo: แทรกรปภาพโลโก

• Titile: แทรกขอความแสดงชDอเรDองของฟอรม (อยในสวนของ Form Header)

• Page Number: แทรกหมายเลขหนา (เหมาะกบฟอรมทDมมากกวา 1 หนาจอ)

• Date and Time: แทรกวนทDและเวลา (อยในสวนของ Form Header)

• Label: ขอความสDอความหมาย

• Image : รปภาพ

• Unbound Object : รปภาพหรอวดโอหรอโปรแกรมอDนๆ

• Tab Control : แบงขอมลเปน Tab (บตรรายการ)

• Page Break : แบงหนาฟอรม (ฟอรมมากกวา 1 หนาจอ)

• Hyperlink : แทรกขอความลงก

• Chart : แทรกกราฟ

• Rectangle : วาดรปสDเหลDยม

• Line : วาดเสนตรง

Control ทGเปนท'ง Input และ Output หมายเหต: ตองระบชDอ Field ไว ตรง Property: Control Source

• Textbox: ปอนขอมลเขาสตาราง

• Bound Object : รปภาพหรอวดโอหรอโปรแกรมอDนๆ

• Attachment : แนบไฟล

• Option Group : จดกลม Control

• Option Button : เลอกขอมล (ใน 1 กลม เลอกไดอนเดยว)

• Toggle Button : เลอกขอมล (ใน 1 กลม เลอกไดอนเดยว)

• Check Box : เลอกขอมล (ใน 1 กลม เลอกไดมากกวา 1 อน)

• Combo Box : เลอกรายการได 1 รายการ

• List Box : เลอกรายการได 1 รายการ หรอ มากกวา 1 รายการ

• Sub Form : ฟอรมยอย (ตองมฟอรมหลกกอน แลวคอยนา Sub Form ไปวางบน Main Form)


(เปดไฟลชGอ DBLearn) โจทย ตองการนาตารางชDอ ตารางรายละเอยดลกคา มาสรางเปนฟอรมชDอ ฟอรมรายละเอยดลกคา วธทา 1. คลกเลอกตารางชDอ ตารางรายละเอยดลกคา

2. คลกปม Form

3. ไดฟอรมอตโนมตอยางรวดเรว

4. เปลDยนมมมองเปน Design View


5. เปลDยนขอความ Label ดงรป

6. วาด Control ชDอ Option Group เพDอเกบขอมลลงใน Field ชDอ Cust_Sex

7. วาด Control ชDอ Option Group เพDอเกบขอมลลงใน Field ชDอ Cust_degree level

8. ตรง Filed ชDอ Cust_Address ตองการเปลDยน Control จาก Text Box เปน Combo Box

9. วาด Control: Text Box เพDอคานวณอาย (อาย = ปปจจบน – ปเกด)


ตวอยางทG 5: Main Form/Sub Form

แนวคด

• ตารางทKง 2 จะตองมฟลดทDลงกกน o Table 1 = Main Form o Table 2 = Sub Form

• สราง Main Form กอน

• สราง Sub Form ซอนลงบน Main Form

• 4 Sub Form / 1 Main Form ประโยชน

• ทาใหดขอมลไดเยอะขKน

• สะดวกในการเพDมขอมล ตวอยาง

• นาตาราง Order มาสราง Main Form ตKงชDอวา mfrmOrder

• นาตาราง OrderDetail มาสราง Sub Form โดยวาดลงบนฟอรม mfrmOrder ตKงชDอ Sub Form วา sfrmOrderDetail

• Main Form สามารถ Rename ได แตเราไมสามารถ Rename Sub Form ไดเพราะ Main Form จะหาไมเจอ (มองถงหลกความเปนจรง)

• การเปลDยนสสนใหกบ Sub Form ใหเปด Property Form เลอก Default View o Single Form เหนทละรายการ o Continuous Form เหนหลายรายการ

• เพDมเตมรายละเอยด เชน o เพDม TextBox ชDอ Amount: =Item * Price


เรGองของ Queries

Query คอ

Query มประโยชนคอ

Query ใน Access

1. Query Wizard

• Simple Query Wizard: สราง Query แบบงายๆ

• Crosstab Query Wizard: สราง Query แบบ 3 มต

• Find Duplicates Query Wizard: ดขอมลวาซKากDรายการ

• Find Unmatched Query Wizard: ดขอมลทDไมเหมอนกน

Column

Row Value


2. Query Design

• รายละเอยดของ Query ทKงหมด

สราง Query ดวย Simple Query Wizard

1. เลอก Query Wizard -> Simple Query Wizard 2. เลอกตาราง และ เลอกฟลดทDตองการดดงรป


3. เลอกด Detail ทKงหมด หรอ เลอก Summary (เชน เลอก Summary แลวตามดวย Summary Options…)

4. ตKงชDอ Query เลอก Open… เพDอดผลลพธ

5. ผลลพธ


สราง Query ดวย Crosstab Query Wizard

1. เลอก Query Wizard -> Crosstab Query Wizard 2. เลอกตารางทDตองการด

3. เลอกฟลดทDตองการดแนว Row

4. เลอกฟลดทDตองการดแนว Column

5. เลอกฟลดทDตองการดสรปเปนตวเลข


6. ตKงชDอ Query

7. ผลลพธ

สราง Query ดวย Find Duplicates Query Wizard

1. เลอก Query Wizard -> Find Duplicates Query Wizard 2. เลอกตาราง


3. เลอกชDอ Field ทDคาดวามขอมลทDซKา

4. เลอกหรอไมเลอกขอมลประกอบกได (ตวอยางนK ไมเลอกขอมลประกอบ)

5. ตKงชDอ Query

6. ผลลพธ จะบอกเราไดวา อะไรซKาเทาไหร


สราง Query ดวย Find Unmatched Query Wizard

1. เลอก Query Wizard -> Find Unmatched Query Wizard 2. เลอกตารางแรก

3. เลอกตารางทDสอง

4. เลอกชDอ Field ทDตองการนามาเทยบกน

5. เลอก Field ทDตองการดผลลพธ


สราง Query ดวย Design View

Query ทDเราออกแบบเองมหลายชนด (Query Type) ดงนK

Query ทGใชบอยทGสดคอ Select Query มประโยชนสาหรบเลอกขอมลเพGอ

a. ดรายละเอยดขอมลจากหลายๆ ตาราง (หรอตารางเดยวกได) b. นาไปทา Report c. กาหนดเงDอนไข (Criteria) d. กาหนด Parameter e. เพDม Field คานวณ

ภาพรวมการสราง Select Query

1. คลกเลอก Queries Design 2. เลอกตาราง (เชน เลอกตาราง 5 ตารางทDสมพนธกน)


3. หนาตาง Query Design

4. เลอกขอมลทDตองการด

5. เพDม Field เพDอคานวณ เชน Amount = Item * Price


6. กาหนดเงDอนไข (Criteria) เชน ตองการด Item ทDมตวเลขมากกวาหรอเทากบ 10

7. ดขอมลโดยการคลกปม View

8. กดปม แลวบนทกวา Query1


วธการกาหนดเงGอนไข (Criteria)

Field ประเภท Number

เครGองหมาย อานวา ตวอยาง

= เทากบ =10 <> ไมเทากบ <>10 > มากกวา >10 < นอยกวา <10 >= มากกวาเทากบ >=10 <= นอยกวาเทากบ <=10 Between…And… ชวงตวเลขทDตองการด Between 10 And 20 Not Between…And… ชวงตวเลขทDไมตองการด Not Between 10 And 20

Field ประเภท Date


= เทากบ =#18/2/2548# <> ไมเทากบ <>#18/2/2548# > มากกวา >#18/2/2548# < นอยกวา <#18/2/2548# >= มากกวาเทากบ >#18/2/2548# <= นอยกวาเทากบ <=#18/2/2548# Between…And… ชวงตวเลขทDตองการด Between #1/1/2548# And #31/1/2548# Not Between…And… ชวงตวเลขทDไมตองการด Not Between #1/1/2548# And #31/1/2548# Date() วนนK Date()


Field ประเภท Text


Like เทากบ Like “อานาจ” Not Like ไมเทากบ Not Like “อานาจ”

Field ประเภท Yes/No


Yes/True/On/-1 ใช Yes

No/False/Off/0 ไมใช No

Field ประเภทไมมขอมล


Is Null เซลลวาง Is Null Is Not Null เซลลไมวาง Is Not Null

Wild Card (Text)


* อะไรกไดกDตวกได A* ? อะไรกไดแคตวเดยว A? Like “A* ” ข Nนตนดวย A ตามหลงดวยอะไรกได ก<ตวกได

Like “A*T” ข Nนตนดวย A ลงทายดวย T Like "[A-C]*" ขอมลท<อยในชวง A-C


วธการเพGม Field เพGอคานวณ

รปแบบการใชเครGองหมายคานวณ

ชDอฟลดใหม: ชDอฟลด เคร<องหมาย ชDอฟลด

เคร�องหมาย อานวา ตวอยาง

+ บวก Item + Price - ลบ Item - Price * คณ Item * Price / หาร Item / Price & เชDอม FirstName & LastName รปแบบการใชฟงกชนคานวณ

ชDอฟลดใหม: ชDอฟงกชน(ชDอฟลด)

ช�อฟงกชน อานวา ตวอยาง

SUM ผลรวม SUM(Amount) COUNT นบจานวน COUNT(Amount) AVG คาเฉลDย Avg(Amount) MAX คาสงสด MAX(Amount) MIN คาตDาสด MIN(Amount) IIF กาหนดเงDอนไข IIF(Amount>=10000, 0.2, 0.1)

สรป: Query สามารถทาอะไรไดบาง o เพDม Field ได o คานวณได o การใสเงDอนไข Criteria ใน Query เงDอนไขจะแสดงไดในกรณทDฟลดมาจากตารางเทานKน ถาฟลดทDเราสรางใน

Query ทาไมได o ถาตองการทา Criteria ใน Query ใหทาดงนKคอ ทา Query ซอน Query


กจกรรมเพGมเตมเรGอง Query

กจกรรมทG 1 (ต'งชGอ qryBetweenText) สราง Query จากตาราง tblProduct โดยเลอกมาเฉพาะ Field Product_number แลวกาหนดเงDอนไขดงนK

1. ตองการดขอมลชวง A... จนถง C… 2. ตองการดขอมลชวง CA.. จนถง CX.. (ลบเงDอนไขในขอทD 1 กอน)

กจกรรมทG 2 (ต'งชGอ qryGroup) สราง Query จากทกๆ ตารางดงนK

1. เลอก Field ดงรป (เสรจแลวใหสงเกตดขอมล)

2. ตองการสรปขอมลเปนกลม ดงนK

3. ตองการเพDม Field คานวณเพDอหาคาสงสดของ Item ดงรป

กจกรรมทG 3 (ต'งชGอ qryAddField)


สราง Query จากทกๆ ตารางดงนK 1. เลอก Field ดงรป (เสรจแลวใหสงเกตดขอมล)

2. สราง Field ใหมชDอ Amount เพDอนา Item กบ Price มาคณกน (Amount=Item*Price) 3. สราง Field ใหมชDอ Discount เพDอนา Amount มากาหนดเงDอนไขดงนK

♣ ถา Amount มคามากกวาหรอเทากบ 10000 ใหสวนลด 10% ของ Amount

♣ ถา Amount มคามากกวาหรอเทากบ 5000 ใหสวนลด 5% ของ Amount ♣ นอกเหนอจากนKนใหสวนลด 1%

นาเงDอนไขมาใสฟงกชน IIF ดงนK

Discount: IIf(Amount>=10000, 0.1*Amount,IIf(Amount>=5000, 0.05*Amount,0))

4. ตองการดขอมลทD Field Discount ทDมคามากกวาหรอเทากบ 1000

กจกรรมทG 4 (ต'งชGอ qryFullName) สราง Query จากตาราง tblCustomer โดยเลอกมาเฉพาะ Field Cust_name กบ Cust_surname

1. สราง Field ใหมชDอ FullName เพDอนา Cust_name กบ Cust_surname มารวมกน Step 1


Step 2

Step 3


กจกรรมทG 5 (ต'งชGอ qryAge) สราง Query จากตาราง tblCustomer โดยเลอก Field ดงนK

1. ใหคานวณอาย

2. ใหนาคาวา ป มาตอทายอายทDคานวณไดในขอทD 1 ดงรป

กจกรรมทG 6 (ต'งชGอ qryCrossTab) ตองการดสรปขอมลตดกน 2 มตดงรป

วธทา

สราง Query จากทกๆ ตารางดงนK

Step 1

Step 2


Step 3


กจกรรมทG 7 Make-Table Query สราง Query ชDอ qryMakeTable (ใหคดลอกจาก Query ชDอ qryAddField กจกรรมทD3)

1. ใหนา qryMakeTable ไปสรางเปนตาราง ตKงชDอตารางวา tblMakeTable

กจกรรมทG 8 Append Query

เปดไฟลชDอ DbAppend.mdb ตองการนาขอมลในตาราง tblCustomer2 ไปรวมกบตาราง tblCustomer1


กจกรรมทG 9 Update Query 1. สราง Query จากตาราง tblCustomer เลอก Field Cust_Name 2. ตองการเปลDยนชDอ เอนก เปน อนนต

กจกรรมทG 10 Delete Query ตองการลบชDอ อนนต


เรGองของ Report

Report ใน MS Office

1. ทา Report ใน Access

2. ทา Report ใน Excel

3. ทา Report ใน Word

Table

Query

Report

Table

Query

Report: Excel

Table

Query

Report: Word


วธการสราง Report ใน Access

สราง Query กนกอน

Report: สรางReport อตโนมต Label: สรางปายช<อ Blank Report: สราง Report ดวยตนเองทกอยาง Report Wizard: สราง Report โดยอาศยตวชวย Report Design: ออกแบบ Report ดวยตนเอง


สราง Report อตโนมต

1. คลกเลอก Query ชDอ Qry_Order1

2. คลกเลอกปม Report

3. ไดผลลพธ Report อยางรวดเรว

4. เปลDยนรปแบบ Report อยางรวดเรว


5. ตKงคาหนากระดาษอยางรวดเรว

6. บนทก Report ชDอ Report_Order1

7. สามารถเปลDยนมมมองตางๆ ไดงายดาย


สราง Report ดวย Wizard

1. คลกเลอก Query ชDอ Qry_Order1

2. คลกเลอกปม Report Wizard

3. เลอก Field


4. เลอก Layout

5. เลอกวาตองการ Group ฟลดไหนบาง


6. เลอก Sort และ Summary ขอมลทDตองการ

7. เลอก Layout กบแนวกระดาษ


8. เลอกรปแบบอตโนมต

9. ตKงชDอ Report


10. ไดผลลพธ Report อยางรวดเรว

11. เปลDยนรปแบบ Report อยางรวดเรว

12. สามารถเปลDยนมมมองตางๆ ไดงายดาย


หลกการ Design Report

• คลายๆ กบ Form

• ขอแตกตางระหวาง Report กบ Form o Report เปน Output อยางเดยว o Report จะม Page Header/Footer o Section ใน Report จะมมากกวาฟอรม o DropDown ถอวาเปน Text Box (ตอนแสดงผลไมสามารถเลอกได) o ไมคอยนยมสรางจาก Wizard o เรDองสาคญของ Report คอตองเขาใจ Section

• Section Detail:

• Sorting and Grouping:

• Report Header:

• Page Header:

• Page Footer:

• Report Footer: *** = “Page” & [Page] & “of” & [Pages] *** เปลDยนขอความในเครDองหมายคาพดได


ตวอยางการ Design Report


ข'นตอน 1. เลอก Query แลวคลกปม Report ดงรป

2. ได Report อตโนมต

3. ปรบแตง Layout


4. เปลDยนมมมองเปน Design View

5. จดกลมขอมล Sale_Name


6. หลงจากนKน Design ใหไดผลลพธดงรป


7. การปรบแตงเพDมเตมใหคลกขวาบน Section ทDตองการ แลวเลอก Property


การทา Report ใน Excel

Pivot Table คอ

Pivot Table มประโยชนคอ

Pivot Table มเครGองมอทGนาสนใจคอ

1. PivotTable 2. PivotChart 3. Build in Function 4. Sort 5. SubTotals 6. Group 7. Detail 8. Data Analysis

Table

Query

Report: Excel


ตวอยางการทา PivotTable

1. เปดไฟล Reporting.xlsx 2. คลกเลอกแทบ Data -> From Access

3. Browse เลอกไฟล Access

4. เลอกตารางรายละเอยดการขาย


5. เลอก Options รายงานทDตองการ

6. เลอก PivotTable Field List ดงรป

7. ไดผลลพธ รายงาน ดงรป


8. สามารถตกแตง/ปรบแตง รายงานเพDมเตมโดยอาศยเครDองมอ PivotTable Tools


การทา Report ใน Word

Mail Merge คอ

Mail Merge มประโยชนคอ

Mail Merge มเครGองมอทGนาสนใจคอ

1. PivotTable 2. PivotChart 3. Build in Function 4. Sort 5. SubTotals 6. Group 7. Detail 8. Data Analysis

Table

Query

Report: Word


ตวอยางการทา Mail Merge

1. เปดไฟล Mailings.docx 2. คลกเลอกแทบ Mailing ดงรป

3. Step 1 -> Step 2

4. Step 3 คลกปม Browse ไปเลอกไฟล DBLearn.accdb



5. Step 4: คลกปม More Item แทรกฟลด Cust_Name กบ Cust_Surname

6. Step 5: คลกดรายชDอผรบ


7. Step 6: เปนการ Merge (Report)


8. ไดผลลพธ รายงาน ดงรป

9. สามารถตกแตง/ปรบแตง รายงานเพDมเตมโดยอาศยเครDองมอ PivotTable Tools

คานา

เอกสารประกอบการอบรมหลกสตร Fundamentals Access เลมนKจดทาขKนเพDอเปน

แนวทางสาหรบการเรยนรการใชงานและออกแบบฐานขอมลดวย MS Access ในระดบเบKองตน เหมาะสาหรบผเรยนทDยงไมมพKนฐานการออกแบบฐานขอมลและมความตองการสรางระบบฐานขอมลขKนมาใชงานไดอยางมประสทธภาพ เพDอสามารถนาความรทDไดไปสรางระบบงานจรง อกทKงยงสามารถนาความรไปพฒนาระบบฐานขอมลในระดบสงตอไปไดอยางลงตวและไมยากเยนจนเกนไป

ขอขอบพระคณอาจารยบญเลศ อรณพบลย, อาจารยรวโรจน ทวชยนกลกจ ครคอผใหผสอนหวงวาเนKอหาภายใยเอกสารเลมนKคงเปนประโยชนตอผเรยนไมมากกนอย หากเนKอหามความผดพลาด หรอขาดตกบกพรองในสวนใดผเขยนขอนอมรบไวแกไขในโอกาสตอๆ ไป

สมเกยรต ชวยมาก 24 พฤษภาคม 2555

สารบญ

เปรยบเทยบ Excel กบ Access .................................................................................................... 1

โปรแกรม Office 4 ชนด ........................................................................................................ 1

คาถาม Excel 2 ขอ กอนเรยน Access .................................................................................... 1

ขอเปรยบเทยบเบNองตนระหวาง Excel กบ Access ................................................................ 1

ความเขาใจเบ'องตนกบฐานขอมล Access................................................................................... 2

ความหมายของฐานขอมล ..................................................................................................... 2

ขNนตอนการออกแบบฐานขอมล ............................................................................................ 3

ประโยชนของการประมวลผลดวยฐานขอมล ....................................................................... 3

โครงสรางฐานขอมลแบบสมพนธ ........................................................................................ 4

โครงสรางตารางขอมลแบบสมพนธ ..................................................................................... 4

ชนดของความสมพนธ .......................................................................................................... 5

Primary Key กบ Foreign Key ............................................................................................... 5

กจกรรมท< 1 ใหลากเสนแสดงความสมพนธ ......................................................................... 7

กจกรรมท< 2 ใหลากเสนแสดงความสมพนธ ......................................................................... 8

กจกรรมท< 3 พจารณา Primary Key และ Foreign Key .......................................................... 9

เรGมตนใชงาน Access ................................................................................................................ 12

การเปดโปรแกรม ................................................................................................................ 12

หนาตางโปรแกรม ............................................................................................................... 13 Object Table .................................................................................................................. 16 Object Query.................................................................................................................. 16 Object Form ................................................................................................................... 17 Object Report ................................................................................................................. 18 Object Macro ................................................................................................................. 19 Object Module ............................................................................................................... 19

การสรางตารางใน Access ......................................................................................................... 21

1. Import ตารางจากไฟลอ<น ................................................................................................ 21

2. สรางตารางจาก Template ................................................................................................ 25

3. สรางตารางดวยตนเอง ..................................................................................................... 26

ชนดของขอมลท<เกบ (Data Type) ....................................................................................... 37 ตารางแสดง Data Type .................................................................................................. 37

คณสมบตฟลด (Field Properties) ....................................................................................... 39 ตารางแสดงคณสมบตฟลดทDควรทราบ .......................................................................... 39 ขนาดฟลด (Field Size) ของ Text และ Number ............................................................ 40

ตารางแสดงขนาดฟลดชนด Number ........................................................................ 40 รปแบบการแสดงผลขอมล (Format) ............................................................................. 41

รปแบบมาตรฐาน ................................................................................................................ 41 ตารางแสดงรปแบบมาตรฐานฟลดชนด Number และ Currency ............................. 41 ตารางแสดงรปแบบมาตรฐานฟลดชนด Date/Time ................................................. 41

รปแบบกาหนดเอง (Custom Format) .................................................................................. 42 รปแบบกาหนดเองสาหรบฟลดชนด Number, Currency.......................................... 42

รปแบบกาหนดเองของฟลดชนด Date/Time ................................................................. 43 รปแบบกาหนดเองของฟลดชนด Text และ Memo ........................................................ 44

Input Mask (รปแบบกรองขอมล) ........................................................................................ 45 ตารางแสดงสญลกษณในการกาหนด Input Mask ......................................................... 45

คณสมบตของตาราง (Table Property) ................................................................................ 46 ตวอยาง Validation Rule ................................................................................................ 46

เรGองของ Form ......................................................................................................................... 47

แนวความคดเร< อง Form ...................................................................................................... 47

หลกการสราง Form ............................................................................................................ 47

ปมเคร< องมอสาหรบสราง Form .......................................................................................... 48

ทาความเขาใจกอนสราง Form ............................................................................................ 50

ตวอยางท< 1: Create Form แบบงายๆ .................................................................................. 53

ตวอยางท< 2: Design Form แบบงายๆ.................................................................................. 55

ตวอยางท< 3: รจกกบ Object & Property ............................................................................. 57

ตวอยางท< 4: Design Form ดวยเคร<องมอ Control ............................................................... 59

ตวอยางท< 5: Main Form/Sub Form .................................................................................... 62

เรGองของ Queries ..................................................................................................................... 63

Query คอ ............................................................................................................................. 63

Query มประโยชนคอ .......................................................................................................... 63

Query ใน Access ................................................................................................................. 63

สราง Query ดวย Simple Query Wizard .............................................................................. 64

สราง Query ดวย Crosstab Query Wizard .......................................................................... 66

สราง Query ดวย Find Duplicates Query Wizard ............................................................... 67

สราง Query ดวย Design View ............................................................................................ 70

ภาพรวมการสราง Select Query ........................................................................................... 70

วธการกาหนดเง<อนไข (Criteria)......................................................................................... 73 Field ประเภท Number ................................................................................................... 73 Field ประเภท Date ........................................................................................................ 73 Field ประเภท Text ........................................................................................................ 74 Field ประเภท Yes/No.................................................................................................... 74 Field ประเภทไมมขอมล ................................................................................................ 74 Wild Card (Text) ........................................................................................................... 74

วธการเพ<ม Field เพ<อคานวณ .............................................................................................. 75

กจกรรมเพ<มเตมเร< อง Query ................................................................................................ 76

เรGองของ Report....................................................................................................................... 83

Report ใน MS Office ................................................................................................................ 83

วธการสราง Report ใน Access ............................................................................................ 84

สราง Query กนกอน ........................................................................................................... 84

สราง Report อตโนมต ......................................................................................................... 85

สราง Report ดวย Wizard .................................................................................................... 87

หลกการ Design Report ...................................................................................................... 92 ตวอยางการ Design Report ............................................................................................ 93

การทา Report ใน Excel ........................................................................................................... 98

Pivot Table คอ .................................................................................................................... 98

Pivot Table มประโยชนคอ ................................................................................................. 98

Pivot Table มเคร< องมอท<นาสนใจคอ .................................................................................. 98

ตวอยางการทา PivotTable ................................................................................................... 99

การทา Report ใน Word ........................................................................................................ 102

Mail Merge คอ .................................................................................................................. 102

Mail Merge มประโยชนคอ ............................................................................................... 102

Mail Merge มเคร< องมอท<นาสนใจคอ ................................................................................ 102

ตวอยางการทา Mail Merge ............................................................................................... 103

Education

แบ่งปัน แนวทางการใช้งาน Microsoft Access 2007