Sosiaalihuollon tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset

järjestelmäpalvelut arkkitehtuurissa

Anna Aaltonen, Coala Oy

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 1

Sisältö

• Kokonaisarkkitehtuurissa asetettu lähtökohta

• Tiedonhallinnan tukiprosessit, mitä ne ovat?

• Prosessit ja järjestelmäpalvelut

• Miten tästä eteenpäin?

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 2

KOKONAISARKKITEHTUURISSA ASETETTU LÄHTÖKOHTA

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 3

Prosessikartta

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 4

Roolit

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 5

Toiminta- ympäristö

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 6

Sosiaalihuollon ydinprosessit

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 7

Ydinprosessien taustalla oleva rakenne

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 8

TIEDONHALLINNAN TUKIPROSESSIT, MITÄ NE OVAT?

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 9

Terveydenhuollon toimintamallia on avattu tiedonhallinnan tukiprosesseina

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 10

Tukiprosessien kuvaamistapa

• toimintatapa työnkulkuna

– mukaan prosessiaskeleet, jotka liittyvät suoraan (valtakunnallisten) asiakastietojen käsittelyyn, kuten asiakirjojen vieminen arkistoon, asiayhteyden tarkastaminen, asiakkaan informoiminen jne.

– prosessit ovat käyttäjän näkökulmasta kerralla suoritettavia kokonaisuuksia (asia aloitetaan, asiakkuus perustetaan, asiakirjoja muodostetaan ja pyydetään muualta jne.)

• prosesseilla voi kuvata myös vaihtoehtoisia toimintatapoja

– jos syystä tai toisesta joudutaan toimimaan paperilla (kotipalveluissa), miten se nivoutuu sähköiseen maailmaan? Mitä asioita voi tehdä toisen puolesta asioidessaan?

• asiakastietojärjestelmällä on vapaus toteuttaa prosessia eri tavoin

– asiakastietojärjestelmän rooli voi olla suurempi tai pienempi, prosessi voi olla enemmän tai vähemmän automatisoitu

• prosesseja voi tarvittaessa lisätä ja editoida

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 11

Tukiprosessien kuvaamisella varmistetaan

• tietojen säilyminen ehyenä eri tilanteissa

– asiayhteys perustetaan, tarkastetaan tarvittaessa, päätetään asian päättyessä jne.

• lain mukainen toimintatapa

– informoinnit tehdään oikeaan aikaan, suostumukset tarkastetaan tarvittaessa

• riittävä, mutta vain tarpeellisten tietojen haku

– käyttäjän tietoisella päätöksellä laaja haku myös muiden rekistereistä

• tavoitteet tarkentuvat kuvaamisen edetessä syksyllä 2014

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 12

Tiedonhallinnan tukiprosesseissa tarvittavat roolit

• käytetään ”riittävää” tarkkuustasoa tiedonhallinnan toiminnallisuuden kuvaamiseen

• päädytään todennäköisesti seuraavan kaltaisiin

– ammattilainen: päävastuullinen, osallistuja, asiantuntija

– kansalainen: asiakas, puolesta asioija, osallistuja

– tekniset roolit: pääkäyttäjä, arkistonhoitaja

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 13

Sosiaalihuollon toimintamalli

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 14

Esimerkki: erilaisia tapoja aloittaa asia

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 15

B. Aloita muualta tullut asia Prosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö ottaa käsittelyyn muualta tulleen asian, ja

muodostaa henkilölle sosiaalihuollon hallinto- tai palveluasian ja laatii tästä asia-

asiakirjan. Asia-asiakirjaan liitetään myöhemmin asian käsittelyssä syntyvät

asiakasasiakirjat.

B. Ammattilaisen

vireillepaneman asian aloitus

Prosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö käynnistää hallinto- tai palveluasian tietylle

asiakkaalle toiselta sosiaalihuollon ammattilaiselta tai palvelunantajalta tulleen asiakirjan tai

muun palvelupyynnön perusteella. Prosessissa muodostetaan asia-asiakirja, johon kyseisen

asian käsittelyssä syntyvät asiakirjat liitetään.

B. Asiakkaan vireille

paneman asian aloitus

Prosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö käynnistää asiakkaalle uuden asian (hallinto- tai

palveluasia) asiakkaalta tulleen asian takia. Asia voi tulla vireille tietyn asiakirjan (hakemus,

ilmoitus) tai toimenpiteen (esim. ajanvaraus) kautta. Asian vireillepanemisen yhteydessä

muodostetaan asia-asiakirja, johon asian käsittelyssä syntyvät asiakirjat liitetään.

B. Hoida kiireellinen asia Prosessi, jossa sosiaalihuollon ammattihenkilö pääsee käsittelemään henkilön tietoja ilman, että

henkilöllä on vireillä olevaa asiaa tai ilman, että asiaa muodostetaan tietojärjestelmään. Tietojen

käsittely rajoittuu ennalta säädettyihin palvelutehtäviin ja toimenpiteisiin.

Asiakkaan vireillepaneman asian aloitus

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 16

Sosiaalihuollonammattilainen

Asiakastietojärjestelmä

Kansa

Asiointipalvelu

Asiakas

Asiakastunnistautunut

Hae tarvittavaasiakirjapohja

Täytä tarvittavattiedot

Tallenna ja välitäasiakirja

Laita asiakäsittelyjonoon

Ota asiakäsiteltäväksi

Vastaanota ilmoitusja aloita asia

Ilmoita asiankäsittelyn

aloittamisestaasiakirjanlähettäjälle

Asiankäsittely voi

alkaa

Hakemustai ilmoitus

Arkistoi ilmoitus

Asia-asiakirja

Hakemustai ilmoitus

Vastaanota tietoasian aloittamisesta

Sosiaalihuollonammattilainen

Asiakastietojärjestelmä

Kansa

Asiointipalvelu

Asiakas

Asiakastunnistautunut

Hae tarvittavaasiakirjapohja

Täytä tarvittavattiedot

Tallenna ja välitäasiakirja

Laita asiakäsittelyjonoon

Ota asiakäsiteltäväksi

Vastaanota ilmoitusja aloita asia

Ilmoita asiankäsittelyn

aloittamisestaasiakirjanlähettäjälle

Asiankäsittely voi

alkaa

Hakemustai ilmoitus

Arkistoi ilmoitus

Asia-asiakirja

Hakemustai ilmoitus

Vastaanota tietoasian aloittamisesta

PROSESSIT JA TIETOJÄRJESTELMÄPALVELUT

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 17

Tietojärjestelmäpalvelut

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 18

Tietojärjestelmäpalvelut kuvaavat toteutettavan toiminnallisuuden

• mitä toimintoja tarjotaan kansalaiselle OmaKannan kautta?

• mistä asiakastietojärjestelmän toiminnoista viedään (tai haetaan) tietoa valtakunnalliseen arkistoon?

• mitä liittyvältä asiakastietojärjestelmältä edellytetään (mm. käyttäjähallinta ja käyttölokin ylläpito)?

• pohjalla Kanta-toteutustapa ja toimintamalli

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 19

Useimmin tarvittavia järjestelmä- palveluita

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 20

Työnkulut on hyvä tapa järjestelmäpalveluiden validointiin

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 21

MITEN TÄSTÄ ETEENPÄIN?

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 22

Tilanne ja jatko

• Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa

– toimintaympäristön (roolit, sidosryhmät, palvelut)

– tunnistaa prosessit

– tarvittavan tietojärjestelmätuen (järjestelmäpalvelut)

– ja hahmottelee teknisen ratkaisun

• pohjalla ovat sekä sosiaalihuollon määritykset että Kanta-toteutus, eli joissain asioissa ollaan jo tarkalla tasolla

• oleellisia asioita varmistaa

– (tiedonhallinnan) toimintamallin soveltuvuus käytännön työhön

– luonteva asiakastietojärjestelmän ja arkiston työnjako

• työ jatkuu tiedonhallinnan tukiprosessien avaamisella

22.8.2014 Tiedonhallinnan tukiprosessit ja valtakunnalliset järjestelmäpalvelut / Anna Aaltonen 23