Báo cáo kiến tập tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có văn

phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí và

tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ

quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát

triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ngược lại

công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quả

đạt được không như mong muốn. Bởi vậy mà công tác văn phòng không chỉ có

những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần vào sự thúc đẩy

phát triển công cuộc xây dựng đất nước.

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị

văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã biết

được những đặc điểm, hoạt động của công tác văn phòng, hiểu được thế nào là

quản trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kỹ năng trong

quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lý, điều hành của cơ quan tổ

chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt là đợt

kiến tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị giúp sinh

viên vận dụng những kiến thức đã được học để bước đầu tìm hiểu thực tiễn công

tác văn phòng, quản trị văn phòng. Đây là cơ hội để sinh viên làm quen với thực

tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệm. Thông qua kiến tập ngành

nghề, sinh viên có cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành để sau

khi tốt nghiệp có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong quá trình công tác.

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, em

được tiếp nhận về Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ

để giúp bộ phận văn thư của Phòng những nghiệp vụ về công tác Văn thư – Lưu

trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số

công việc khác dưới sự hướng dẫn của cán bộ, chuyên viên trong Phòng. Đây là

môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp

Sinh viên: Đinh Tuấn Phương – Lớp: ĐHQTVPK1D 1


vụ công tác Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được

trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và

trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan nơi kiến tập, em nhận thức và

nắm rõ về vai trò, nhiệm vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc

cũng như sự năng động, nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn

phòng.

Trong thời gian kiến tập hơn 1 tháng (từ ngày 20/4 đến ngày 25/5/2015) tại

Phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, em đã

nhận được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức trong Phòng và đặc

biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trực tiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều

kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này.

Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vì

vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trong

nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo được

hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp

quý báu của các cán bộ, công chức trong Phòng Hành chính - Tổ chức; các thầy, cô

trong Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn.

Em xin chân thành cảm ơn !



Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ

Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Khoa học và Công Nghệ.

- Địa chỉ cơ quan: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà

Nội.

- Tổng đài: (84-4) 3 556 3456

- Lễ tân: (84-4) 3 943 9731 Fax: (84-4) 39 439 733

- Email: [email protected]


mailto:[email protected]


- Website: http//www.most.gov.vn

Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Khoa học và

Công nghệ

Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà

nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ

tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang

Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện. Trong

quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về KH&CN

ngày càng được nâng cao. Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát triển cả về

chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả.

Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành nhiệm

vụ và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹ thuật Việt

Nam lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần

đẩy mạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấu tranh thực hiện thống

nhất nước nhà.

Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ ban Khoa

học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.

UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và kỹ thuật và

trực tiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học tự nhiên và

khoa học kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước ta, phục vụ

công cuộc xây dựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thực hiện thống nhất

nước nhà.

Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nước

vừa xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khối

nghiên cứu được tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam.

UBKH&KTNN lúc này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học

và kỹ thuật trong phạm vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ



sở vật chất và kỹ thuật của CNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốc

phòng.

Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trong

đường lối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế

hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Năm 1990,

UBKH&KTNN được đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà

nước trong lĩnh vực khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm

khuyến khích việc sáng tạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ

thuật, đưa lại hiệu quả thiết thực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước.

Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành

lập trong bối cảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời

kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở

hữu công nghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước.

Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ

họp thứ nhất, Quốc hội khóa XI. Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về

hoạt động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng;

sở hữu trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý

nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ

sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý.

Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệp

hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm của Đảng và

Nhà nước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơn cho các

nhiệm vụ quản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế

và vai trò của Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng

góp tích cực cho phát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập.

Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã không

ngừng khắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ



quan tham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CN trong

phạm vi cả nước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho

sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Đó là kết quả của một quá trình

phấn đấu bền bỉ, lâu dài của tập thể Lãnh đạo và đội ngũ các cán bộ, công chức của

Bộ.

Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG

NGHỆ

I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1. Vị trí và chức năng

Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công

nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo

lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà

nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp

luật.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại

Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định

chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và

những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án pháp

lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị quyết,

nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng

năm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính



phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, 5

năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia của ngành thuộc lĩnh

vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý.

- Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác

thuộc lĩnh vực do Bộ Khoa học và Công nghệ quản lý

- Phê duyệt phương hướng, mục tiêu, nhiệm vụ khoa học và công nghệ chủ

yếu 5 năm và kế hoạch khoa học và công nghệ hàng năm, các chương trình nghiên

cứu phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ phù hợp với chiến lược phát

triển khoa học và công nghệ và theo phân cấp, ủy quyền của Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ.

- Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm vi

quản lý nhà nước của Bộ; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các

văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc lĩnh vực quản

lý của Bộ sau khi được ban hành, phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo

dục pháp luật về khoa học và công nghệ; ban hành tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

quốc gia, quy trình, định mức kinh tế - kỹ thuật theo thẩm quyền trong các ngành,

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.

- Hướng dẫn, kiểm tra đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện thuộc

ngành, lĩnh vực theo danh mục do Chính phủ quy định; quản lý việc cấp, điều

chỉnh, thu hồi, gia hạn các loại giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký trong

phạm vi quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực của Bộ theo quy định của pháp

luật; hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc lĩnh vực

quản lý nhà nước của Bộ.

- Về hoạt động khoa học và công nghệ

- Về phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ

- Về sở hữu trí tuệ

- Về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng



- Về năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân

- Về dịch vụ công

- Quản lý công chức, viên chức chuyên ngành khoa học và công nghệ:

- Về hợp tác quốc tế

- Về công tác thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng

- Công nhận ban vận động thành lập hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ (gọi

tắt là Hội) hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;

hướng dẫn, tạo điều kiện cho các Hội tham gia vào hoạt động của ngành; tổ chức

lấy ý kiến của Hội để hoàn thiện các quy định của pháp luật về khoa học và công

nghệ; kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với Hội

hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ; xử lý theo thẩm quyền

hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm pháp

luật của Hội theo quy định của pháp luật.

- Quản lý và tổ chức việc thực hiện các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền của

Bộ theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến

bộ khoa học và công nghệ tại các đơn vị thuộc Bộ quản lý.

- Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp

có vốn nhà nước thuộc Bộ theo quy định

- Tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính, của Bộ theo chương trình

cải cách hành chính nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên

chức và số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập; quyết định việc

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, cách chức, từ chức, miễn nhiệm,

biệt phái; thực hiện chế độ tiền lương, các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen

thưởng, kỷ luật và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng



và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối

với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của

pháp luật.

- Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm của Bộ và của

ngành khoa học và công nghệ; phối hợp với Bộ Tài chính xây dựng, tổng hợp dự

toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Khoa

học và Công nghệ để Chính phủ trình Quốc hội; quản lý, tổ chức thực hiện quyết

toán ngân sách nhà nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách nhà nước, tài

chính, tài sản theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

giao hoặc theo quy định của pháp luật.

3. Cơ cấu tổ chức của Bộ

Theo Nghị định 20/2013/NĐ-CP, ngày 26/02/2013 cơ cấu tổ chức của Bộ bao

gồm:

- Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên;

- Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật;

- Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ;

- Vụ Công nghệ cao;

- Vụ Kế hoạch - Tổng hợp;

- Vụ Tài chính;

- Vụ Pháp chế;

- Vụ Tổ chức cán bộ;

- Vụ Hợp tác quốc tế;

- Vụ Thi đua - Khen thưởng;

- Vụ Phát triển khoa học và công nghệ địa phương;

- Văn phòng Bộ;

- Thanh tra Bộ;



- Cục Công tác phía Nam;

- Cục Ứng dụng và Phát triển công nghệ;

- Cục Năng lượng nguyên tử;

- Cục Thông tin khoa học và công nghệ quốc gia;

- Cục Phát triển thị trường và doanh nghiệp khoa học và công nghệ;

- Cục An toàn bức xạ và hạt nhân;

- Cục Sở hữu trí tuệ;

- Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng;

- Ban Quản lý Khu công nghệ cao Hòa Lạc;

- Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ;

- Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp nhà nước;

- Báo Khoa học và Phát triển;

- Tạp chí Khoa học và Công nghệ Việt Nam;

- Trung tâm Tin học;

- Trường Quản lý khoa học và công nghệ.

Các đơn vị quy định từ 01 đến 22 là các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện

chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị từ 23 đến 28 là các đơn vị sự nghiệp phục

vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ.

Vụ Khoa học Xã hội và Tự nhiên được tổ chức 02 phòng, Vụ Khoa học và

Công nghệ các ngành kinh tế - kỹ thuật được tổ chức 03 phòng, Vụ Tổ chức cán bộ

được tổ chức 03 phòng, Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 04 phòng, Vụ Kế hoạch -

Tổng hợp được tổ chức 03 phòng, Vụ Tài chính được tổ chức 03 phòng, Vụ Pháp

chế được tổ chức 02 phòng.

Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trình Thủ tướng Chính phủ ban hành

các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, Ban quản lý Khu công nghệ cao Hòa

Lạc và danh sách các đơn vị sự nghiệp khác hiện có thuộc Bộ Khoa học và Công

nghệ.



- Sơ đồ tổ chức bộ máy Bộ KH&CN: ( Xem phụ lục: 01 )

II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG

TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BỘ KH&CN

Căn cứ Quyết định số: 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ

trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt

động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Văn phòng Bộ được tổ chức và

hoạt động như sau:

1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

1.1. Vị trí, chức năng.

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là

đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu tổng

hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ trưởng

điều phối, tổng hợp theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ; theo dõi, đôn

đốc, tổng hợp tình hình thực hiện quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác

hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ, quân sự, y tế , tài

chính, đầu tư xây dựng; quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt

động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ

quan Bộ.

Văn phòng có con dấu riêng, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước, ngân

hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.

1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động

của Bộ; xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình kế, kế hoạch công tác của Bộ

và Lãnh đạo Bộ; lập báo cáo tổng hợp định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện

công tác của Bộ ; ban hành thông báo, biên bản các hội nghị, cuộc họp của Lãnh

đạo Bộ; tiếp nhận, thẩm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức các văn bản,

hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ thị,



kết luận và nhiệm vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc Bộ; làm đầu

mối quan hệ công tác với Bộ, ngành trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng,

Quốc hội, Chính phủ theo phân công của Bộ trưởng.

- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội

bộ khác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi

ban hành.

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ

công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhận,

chuyển giao, luân chuyển công văn đi, đến bao gồm cả văn bản mật theo quy định

và quản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và của Văn phòng Bộ; hướng dẫn việc lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống

kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theo

quy định của pháp luật.

- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện thông tin đại chúng,

các đơn vị tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ

trưởng.

- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ chính sách đối với

cán bộ, công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý cán bộ của

Bộ; thực hiên thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp và chỉ đạo của Bộ

trưởng.

- Quản lý kinh phí Hoạt động của cơ quan Bộ; lập dự toán và tổ chức thực

hiện dự toán, quyết toán chi ngân sách của cơ quan Bộ theo quy định; quản lý các

nguồn kinh phí khác khi được Bộ trưởng giao.

- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và

điều kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ.

- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ; hướng

dẫn các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng có nguồn vốn từ



ngân sách nhà nước và các nguồn vốn hợp pháp khác trình cấp có thẩm quyền phê

duyệt; tổng hợp, bố trí và thông báo cho các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa

lớn của Bộ theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm

việc của Bộ; công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc

tế đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ đoàn công tác của Bộ.

- Chủ trì, tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão,

phòng chống cháy nổ, bảo đảm an ninh, an toàn, trật tự, vệ sinh, lao động; bảo vệ

và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ; phòng chống

ma túy và các tệ nạn xã hội tại Cơ quan Bộ.

- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.

- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của Văn phòng Bộ theo phân cấp của Bộ và

quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao.

1.3. Lãnh đạo Văn phòng Bộ



Chánh Văn phòng

Ông: Bùi Thế Duy

Phó Chánh Văn Phòng

Bà: Trần Thị Thu Hương


Ông: Đoàn Hồng Quân


Bà: Nguyễn Thị Huệ

- Chánh Văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ bổ nhiệm,

miễn nhiệm và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ tổ chức và hoạt động

của Văn phòng Bộ.

- Trong trường hợp Chánh Văn phòng văng mặt, một Phó Chánh Văn phòng

Bộ được ủy quyền thay mặt Chánh Văn phòng Bộ lãnh đạo và điều hành công việc

của Văn phòng Bộ.

1.4. Cơ cấu tổ chức.

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ gồm có 10 phòng chức năng:

- Phòng Tổng hợp;

- Phòng Hành chính – Tổ chức;

- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính;

- Phòng Lưu trữ;

- Phòng Tài vụ;

- Phòng Quản trị - Y tế;



- Phòng Lễ tân;

- Phòng Quản lý xe;

- Phòng Quản lý đầu tư xây dựng;

- Ban Quản lý Trụ sở 2 của Bộ.

Chánh văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định cụ

thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại các phòng trên

cơ sở nhiệm vụ và biên chế được giao.

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp trưởng, phó các phòng được thực hiện theo

quy định về bổ nhiệm phân cấp quản lý cán bộ của Bộ.

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ: (Xem phụ lục: 02)

1.5. Chế độ làm việc

- Văn phòng Bộ được tổ chức và hoạt động theo chế độ thủ trưởng, kết hợp

với bàn bạc tập thể.

- Văn phòng Bộ thực hiện chế độ làm việc; quan hệ công tác với các đơn vị

thuộc Bộ theo Quy chế làm việc của Bộ và các quy định khác có liên quan.

- Văn phòng Bộ có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá nhân

ngoài Bộ có liên quan theo quy định trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ

được giao.

2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Văn phòng Bộ

Căn cứ Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ

trưởng bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động

của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Xét đề nghị của Trưởng các Phòng,

Ban thuộc Bộ, Chánh Văn phòng Bộ đã ra các quyết định về việc ban hành Quy

chế tổ chức và hoạt động của các Phòng, Ban thuộc Văn phòng Bộ.

- Quyết định số: 11/QĐ-VP ngày 14/02/2014 về việc ban hành Quy chế tổ

chức và hoạt động của Phòng Tổng hợp;




chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức;


chức và hoạt động của Phòng Lễ Tân;


chức và hoạt động của Phòng Lưu trữ;


chức và hoạt động của Phòng Tài vụ;


chức và hoạt động của Phòng Quản lý xe;


chức và hoạt động của Phòng Quản trị - Y tế,

(Xem phụ lục: 03)

2.1. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành

chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

(Phòng được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng Bộ cử đến tham gia đợt kiến tập)

2.1.1. Vị trí, chức năng

Phòng Hành chính – Tổ chức là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Khoa học

và Công nghệ, có chức năng đảm bảo nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ Khoa

học và Công nghệ theo quy định của pháp luật; tham mưu cho Chánh văn phòng về

công tác hành chính, công tác văn thư và công tác bảo vệ cơ quan; Giúp Chánh văn

phòng thực hiện công tác tổ chức cán bộ trong nội bộ văn phòng Bộ.

2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Phòng Hành chính – Tổ chức có những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

2.1.2.1. Công tác Văn thư



a) Tham mưu cho Chánh Văn phòng Bộ trong việc quản lý công tác văn thư

thuộc chức năng của Chánh văn phòng. Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng, góp

ý các văn bản có liên quan đến quản lý công tác văn thư, hành chính, bảo vệ và các

quy định nội bộ về trật tự an ninh trong khu vực trụ sở Bộ.

b) Tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư chuyên trách của Bộ

và của Văn phòng Bộ.

c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng bản lưu trong thời gian

chưa nộp lưu trữ hiện hành;

d) Quản lý sổ đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy

đi đường cho cán bộ, công chức viên chức;

đ) Bảo quản, sử dụng con dấu ướt, dấu nổi của Bộ, con dấu của Văn phòng

Bộ và các loại dấu khác như dấu tên, dấu chức vụ v.v…

e) Cập nhật thông tin về văn bản đi, đến vào cơ sở dữ liệu của mạng VPNet

và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đầu vào mạng VPNet trong

phạm vi trách nhiệm của Phòng.

2.1.2.2. Công tác Hành chính

a) Tổ chức chuyển phát văn bản đi theo quy định của Nhà nước và của Bộ.

b) Đảm bảo các nhu cầu được cung cấp báo, tạp chí cho các đơn vị trực

thuộc Bộ theo chỉ đạo của Chánh văn phòng Bộ.

c) Thực hiện việc sao chụp, in ấn tài liệu và các ấn phẩm khác thuộc trách

nhiệm của Văn phòng Bộ phục vụ các hoạt động của Bộ.

d) Quản lý và tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa các máy photocopy do Văn

phòng Bộ quản lý.

đ) Trực tiếp quản lý tổng đài và hệ thống điện thoại, máy fax do Văn phòng

Bộ quản lý, đảm bảo công tác thông tin liên lạc trong tòa nhà Trụ sở Bộ thông suốt

e) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao.



2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ

Là bộ phận chuyên trách chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng Bộ,

tham mưu và giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác về:

a) Tuyển dụng, tiếp nhận và điều động cán bộ, công chức tại các đơn vị

thuộc Văn phòng Bộ.

b) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, lý

luận chính trị, chuyên ngạch, nâng ngạch và các loại hình đào tạo khác.

c) Ký kết Hợp đồng Lao động đối với cán bộ chưa phải là biên chế trong

khối cơ quan Bộ.

e) Đảm bảo công tác lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, chế độ hưu trí và các

chế độ khác liên quan đến quyền lợi của, cán bộ công chứ; Cập nhật dữ liệu vào

phần mềm quản lý hồ sơ theo quy định hiện hành.

h) Xây dựng các kế hoạch và triển khai công tác thi đua, khen thưởng của

Văn phòng Bộ.

2.1.2.4. Công tác bảo vệ

Trực tiếp tổ chức công tác bảo vệ nội bộ, đảm bảo an ninh trật tự và an toàn

trong khôn viên Trụ sở Bộ.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức và cán bộ.

a) Phòng Hành chính – Tổ chức có Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng,

các công chức, cán bộ nghiệp vụ và một số nhân viên là do lao động hợp đồng.

b) Biên chế của phòng Hành chính – Tổ chức do Chánh Văn phòng quyết

trên cơ sở đề nghị của Trưởng phòng trong tổng số biên chế của Văn phòng để

đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được quy định.

c) Cán bộ, công chức, viên chức của Phòng Hành chính – Tổ chức phải có ít

nhất 03 cán bộ, công chức trở lên đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch bảo vệ theo

quy định của Pháp luật.



Danh sách cán bộ, công chức Phòng Hành chính – Tổ chức gồm:

STT Họ và Tên Chức vụ

1 Trương Khánh Toàn Trưởng phòng

2 Hoàng Thu Hằng Phó Trưởng phòng

3 Lê Thị Oánh Chuyên viên

4 Nguyễn Minh Thanh Chuyên viên

5 Phan Thị Kim Hoa Cán sự

6 Trịnh Viết Trọng Cán sự

7 Hoàng Thị Thương Nhân viên hợp đồng

Việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính –

Tổ chức được được thể hiện rõ trong Bản mô tả công việc của từng cá nhân cụ thể

trong Phòng như sau:

- Bản mô tả việc phân công nhiệm vụ của vị trí việc làm:


III. TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỘ BỘ KH&CN

1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ KH&CN quy định về công công

tác văn thư, lưu trữ

Để đảm bảo thực hiện tốt các văn bản của Nhà nước quy định về công tác

Văn thư - Lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động về công tác Văn thư – Lưu

trữ; trên cơ sở áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ Nội

vụ… như:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;



- Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PL-UBTVQH10

ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010

của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan

- Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ trưởng

Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…

Bộ Khoa học và Công nghệ đã xây dựng và ban hành: Quyết định số: 4148/

QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc ban hành Quy chế Công tác Văn

thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ.


2. Mô hình tổ chức văn thư của Bộ KH&CN

Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm:

- Văn thư chuyên trách Bộ Khoa học và Công nghệ thuộc Văn phòng Bộ

(Văn thư Bộ)

- Văn thư chuyên trách của các đơn vị trực thuộc Bộ có tư cách pháp nhân,

con dấu và tài khoản riêng;

- Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ (đối với các đơn vị

thuộc Bộ nhưng không có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng).



Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư nhưng thông thường có 03

hình thức tổ chức văn thư cơ bản đó là: Hình thức tổ chức tập trung, hình thức tổ

chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp. Với quy mô cơ cấu tổ chức và chức

năng nhiệm vụ của bộ KH&CN thì Bộ Khoa học và Công nghệ đã chọn mô hình tổ

chức văn thư hỗn hợp. Văn thư hỗn hợp: là sự kết hợp cả hai hình thức tập trung và

phân tán. Một số công việc như: soạn thảo, in ấn, sao chụp, nhận và gửi công văn

giấy tờ thì tập trung giải quyết ở bộ phận Văn thư Bộ, còn những việc khác vừa

tiến hành ở bộ phận Văn thư, vừa ở các đơn vị chuyên môn.

Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn, cơ cấu tổ chức có nhiều tầng

nấc, tính chất công việc và nhiệm vụ công tác thường phức tạp và đa dạng; cán bộ,

công chức đông đảo; số lượng văn bản đến và đi lớn; địa điểm làm việc của các

đơn vị tương đối phân tán như: Khu Công nghệ cao Hoà lạc; Cục công tác phía

Nam. Chính vì vậy, hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp là đúng đắn và hợp lý nhất

thuận tiện cho hoạt động quản lý và giải quyết văn bản cuả Bộ, nhằm cung cấp đầy

đủ mọi thông tin để cung cấp cho Lãnh đạo Bộ thực hiên quản lý hoạt động của cơ

quan mình.

3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ

3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Bộ Khoa học và

Công nghệ

Văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành bao gồm các loại văn bản

sau:

- Thông báo;

- Báo cáo;

- Biên bản;

- Điều lệ;

- Tờ trình;

- Chương trình;

- Thông cáo;

- Quy hoạch;

- Giấy chứng nhận;

- Công điện;

- Phiếu gửi;

- Giấy đi đường;

- Quy chế;

- Quy định;

- Đề án;

- Giấy ủy quyền;

- Giấy nghỉ phép;

- Hợp đồng;



3.2. Số lượng của các loại văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành

trong 5 năm trở lại đây:

STTTên loại văn bản ban

hành

Số lượng

Năm

2010

Năm

2011

Năm

2012

Năm

2013

Năm

2014

1 - Thông tư – TTLT 27 38 15 27 39

2 - Quyết định của Bộ 3055 4089 3656 4390 3786

3 - Quyết định của VP 181 249 179 149 184

4 - Công văn đi của Bộ 3336 3456 3939 4373 4932

5 - Công văn đi của VP 430 508 201 404 431

6 - Quyết định mật 14 17 23 39 47

7 - Công văn mật 127 89 67 101 105

8 - Giấy chứng nhận 197 137 163 174 186

9 - Quyết định đi máy

bay

137 142 110 163 183

Tổng 7504 8725 8353 9820 9893

3.3. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Khoa học và

Công nghệ

+ Ưu điểm:



Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo đúng quy định tại

Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Tư

pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ,

Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy

phạm pháp luật liên tịch.

Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Quy ước ký hiệu viết tắt tên các đơn vị trực thuộc Bộ theo hướng dẫn tại

Phụ lục I; ký hiệu tên loại văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục II; mẫu chữ và chi

tiết trình bày thể thức văn bản theo hướng dẫn tại Phụ lục III; mẫu văn bản hành

chính theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Quy chế này.

Về hình thức đa số các văn bản được trình bày sạch đẹp, 9 thành phần thể

thức bắt buộc được tuân thuân thủ.

+ Nhược điểm:

Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưa tuân thủ theo

đúng quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố: tên cơ quan ban hành

văn bản, số và ký hiệu văn bản còn nhầm lẫn về cỡ chữ, trình bày chưa đẹp,….

Ví dụ: Từ “Nơi nhận” tên của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được

trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có

dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm,

tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên

đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp

cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.nhưng khi soạn thảo Vụ HTQT không có dấu“ ; ”

ở cuối dòng và cuối dòng “ Lưu” không có dấu “.”

3.4. Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan.

So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.



Việc thực hiện các bước trong quy trình soạn thảo được quy định tại điều 10

trong quyết định 4148/QĐ-BKHCN về quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Bộ

KH&CN. Cụ thể :

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Quy chế soạn

thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Khoa học và Công nghệ,

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành.

(Áp dụng thông tư 25/TT-PTP của Bộ Tư pháp quy định về thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản quy phạm pháp luật)

- Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:

Đơn vị hoặc cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản thực hiện các

công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

c) Soạn thảo văn bản;

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng

đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp

thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

đ) Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định của Quy chế làm việc của Bộ

Khoa học và Công nghệ. Phiếu trình giải quyết công việc theo Mẫu 9 và 9a Phụ lục

V Quy chế về công tác Văn thư – Lưu trữ của Bộ KH&CN.

- Nhận xét và so sánh về quy trình soạn thảo văn bản so với quy định hiện

hành của Bộ:

+ Ưu điểm:

Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản: Xác định mục



đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản; thu thập và xử lý

thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bản thảo; nhân bản văn bản;

làm thủ tục phát hành.

+ Nhược điểm:

Hiện tại ở các đơn vị trực thuộc Bộ soạn thảo văn bản khi làm thủ tục phát

hành văn bản ở bộ phận Văn thư đã phát hiện ra nhiều lỗi sai về thể thức khá

thường xuyên như: về font chữ, kiểu chữ thường – đậm lẫn lộn; sai quy trình khi

chưa xin chữ ký nháy của cấp Trưởng nơi đơn vị soạn thảo.

Về các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được các cá nhân, đơn vị tại

Bộ KH&CN thực hiện tốt, nên gần như không có sai sót. Có chăng chỉ trong quá

trình thu thập và xử lý thông tin có liên quan, cần sự kết hợp của các đơn vị, cá

nhân khác ngoài đơn vị soạn thảo gặp gián đoạn và mất nhiều thời gian do nhiều

yếu tố tác động.

4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Công tác quản lý và giải quyết văn bản tại Bộ Khoa học và Công nghệ được

thực hiện theo đúng Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013

của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành Quy chế Công tác văn

thư, lưu trữ của Bộ KH&CN. Cụ thể ở các điều: 16, 17, 18 và điều 19 của Quy chế

này. Việc quản lý văn bản của cơ quan là rất tốt. Văn bản của Văn phòng và các

đơn vị thuộc Bộ ban hành luôn được bảo quản tốt, quy trình giải quyết văn bản

được lãnh đạo Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đôn đốc, nhắc nhở giải

quyết nhanh chóng, kịp thời.

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được quản lý

tập trung tại Văn thư Bộ để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản

được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và của Bộ. Những văn bản đến

không được đăng ký tại Văn thư Bộ, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải

quyết.



Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc

chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có

đóng dấu chỉ mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và

Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được hoàn thành thủ tục phát hành

và chuyển phát ngay sau khi văn bản đăng ký.

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được

đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức,

cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do Bộ

Khoa học và Công nghệ phát hành.

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng,

năm của văn bản đi.

Đăng ký văn bản đi.

Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có).

Lưu văn bản đi.

- Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Văn phòng Bộ:


- Nhận xét ưu, nhược điểm:

+ Ưu điểm:

Văn bản đi của Bộ Khoa học và Công nghệ được quản lý đúng quy định.

Những văn bản trình lãnh đạo Bộ ký do Phòng Tổng hợp kiểm soát về thể thức.



Văn bản đi tại Bộ KH&CN được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,

năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi.

- Lưu văn bản đi.

Văn bản đi được đắng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và trên mạng VP-Net.

Việc này được thực hiện rất khoa học giúp thuận tiện cho việc quản lý các loại văn

bản do cơ quan ban hành đồng thời phục vụ cho việc tra tìm, thống kê và lưu trữ.

Tùy từng tên loại văn bản và mức độ mật mà việc đăng ký văn bản được ghi vào

các loại sổ khác nhau. Hệ thống sổ đăng ký văn bản đi của Bộ gồm:

Sổ đăng ký văn bản đi (văn bản hành chính thông thường);

Sổ đăng ký quyết định (quyết định hành chính cá biệt);

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật;

Sổ đăng ký văn bản chuyên ngành;

Sổ đăng ký văn bản mật;

Các loại sổ đăng ký văn bản khác phục vụ công tác quản lý văn bản đi

của Bộ (Sổ cấp giấy giới thiệu, Sổ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt

động khoa học và công nghệ, …)

Ở mỗi loại sổ tên bìa có thể khác nhau nhưng phần nội dung thì được trình

bày theo một mẫu chung như sau: - Phần bìa:



SỔ ĐĂNG KÝ

……………………

Năm…… Quyển số: …….


- Phần Nội dung sổ Đăng ký công văn đi:

Ngày, tháng VB

Số, ký hiêu VB

Tên loại và trích yếu nội dung

Người ký Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

1 2 3 4 5 6 7 8

Ghi chú:

(1) Ngày, tháng đăng ký văn bản đi.

(2) Số, ký hiệu của văn bản đi được đăng ký theo trình tự số lượng phát hành văn bản của cơ quan, bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 trong năm.

(3) Tên loại văn bản và trích yếu nội dung của văn bản đi

(4) Cá nhân, đơn vị ban hành văn bản đi

(5) Nơi nhận là nơi văn bản đi được gửi đến để báo cáo, thông báo, giải quyết công việc

(6) Cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản nhận bản lưu để lập hồ sơ công việc.

(7) Số lượng văn bản mà đơn vị đăng ký nhân bản tại văn thư cơ quan dựa vào các cơ quan tại được liệt kê tại phần nơi nhận.

(8) Ghi chú.

Sổ đăng ký công văn đi được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công văn

đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng

của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn đi được dùng

thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn đi của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

đã ban hành. Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo

đúng quy định là không được Fax hay gửi qua mạng.



Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn đồng nghĩa với việc số

lượng văn bản do Bộ và các đơn vị thuộc bộ phát hành hàng ngày rất lớn. Vì

vậy việc chuyển phát văn bản đã được Văn phòng Bộ ký hợp đồng với công ty

dịch vụ bưu chính, vào cuối ngày làm việc sẽ có nhân viên bưu chính đến nhận và

chuyển phát đến các cơ quan, tổ chức ngoài đơn vị.

- Đối với thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi được thực hiện như sau:

Thủ tục phát hành văn bản

a) Đơn vị soạn thảo văn bản tiến hành các công việc sau:

- Lựa chọn bì;

- Viết bì và viết phiếu chuyển EMS (nếu chuyển phát nhanh);

- Vào bì và dán bì;

b) Văn thư Bộ tiến hành các công việc sau đây khi phát hành:

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

- Phân loại bì để chuyển cho cơ quan bưu chính hoặc chuyển trực tiếp đối

với những văn bản có yêu cầu.

Chuyển phát văn bản đi

a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành

ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn

bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày đăng ký văn bản.

b) Đối với những văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG

KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.

c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi

văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm

tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;



d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Bộ hoặc

cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ

chuyển giao văn bản;

đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển

phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải

gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Quy chế bảo vệ bí

mật nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ, Điều 10, Điều 16 Nghị định số

33/2002/NĐ-CP và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

a) Văn thư Bộ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Việc xác định

những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề

xuất, Lãnh đạo Văn phòng Bộ quyết định;

c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, đơn vị soạn thảo

phải cử người theo dõi, thu hồi đúng thời hạn để gửi lại cho Văn phòng Bộ (Văn

thư Bộ hoặc Phòng Tổng hợp); khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm

văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo

cáo ngay Chánh Văn phòng Bộ để xử lý.

- Đối với việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Bộ và 01 bản

chính lưu trong hồ sơ công việc.

- Bản gốc lưu tại Văn thư Bộ phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng

ký.



- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các

mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà

nước.

- Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng

bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật.

+ Nhược điểm:

Trong thực tế được chứng kiến trong tuần kiến tập đầu tiên thì đã có trường

hợp văn bản Thông tư do Bộ phát hành sau khi đã làm thủ tục phát hành và chuyển

phát đến các cơ quan, tổ chức khắp các tỉnh thành trong cả nước, cán bộ và đơn vị

soạn thảo mới phát hiện ra lỗi sai về thời gian. Vì vậy, cần phải làm thủ tục chuyển

hoàn văn bản, việc này rất mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cũng như

thời gian để các cơ quan, tổ chức áp dụng và thực hiện.

Một số trường hợp các văn bản do các đơn vị soạn thảo sau khi chuyển phát

cũng phải chuyển hoàn do ghi nhầm tên địa chỉ cơ quan, tổ chức nhận công văn.

4.2. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được

chuyển qua mạng – văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến Bộ Khoa

học và Công nghệ được đăng ký tại bộ phận Văn thư chuyên trách của Bộ Khoa

học và Công nghệ. (nằm trong phòng Hành chính – Tổ chức)

Tất cả văn bản đến Bộ được quản lý theo trình tự sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

Trình, chuyển giao văn bản đến.

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến:

( Xem phụ lục: 07 )




+ Ưu điểm:

Quản lý văn bản đến của cơ quan là một trong những khâu nghiệp vụ quan

trọng trong công tác văn thư, quản lý và giải quyết văn bản tốt đảm bảo cho việc

thực hiện công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. Việc chuyển giao

văn bản đến ở Bộ đảm bảo được nguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời và

thống nhất.

Công văn đến của Bộ Khoa học và Công nghệ được tổ chức quản lý và giải

quyết như sau:

a) Tiếp nhận:

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc,

Văn thư Bộ hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số

lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước

khi nhận và ký nhận.

Đối với bản fax không dùng loại giấy theo quy chuẩn, phải chụp lại trước

khi đóng dấu Đến; văn bản được chuyển phát qua mạng – văn bản điện tử, trong

trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận

được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến,

ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).

b) Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư Bộ đã kiểm tra số lượng văn bản và phân

loại thành hai loại: Loại bóc bì và loại không bóc bì.

- Loại bóc bì: Những văn bản gửi đến Bộ.

- Loại không bóc bì (chuyển trực tiếp) là những văn bản gửi đích danh,

những văn bản có dấu chỉ mức độ mật (A-B-C); văn bản gửi cho Ban cán sự,

Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn thanh niên.



c) Đóng dấu đến:

Sau khi đã tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản thì văn thư thực hiện việc

đóng dấu đến: ghi những thông tin trên dấu đến (số đến, ngày đến), với những văn

bản có nội dung thông báo (chữ ký, con dấu của cơ quan) văn thư chỉ ghi ngày

tháng văn bản mà không ghi số đến văn bản.

d) Đăng ký văn bản đến vào sổ:


VĂN BẢN ĐẾN

Số đến:………………………

Ngày:……../………/………..

Chuyển:……………………..

Mẫu Dấu đến của Bộ

KH&CN:

Hệ thống sổ đăng ký văn bản đến tại bộ phận Văn thư Bộ gồm có:

+) Sổ đăng ký văn bản đến;

+) Sổ đăng ký và chuyển giao bì thường không mở;

+) Sổ đăng ký bì, văn bản mật đến;

+) Sổ chuyển giao văn bản cho các đơn vị;

+) Sổ đăng ký đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cá nhân và tổ chức;

+) Sổ chuyển fax;

+) Sổ nhận fax.

Được thực hiện một cách thống nhất chặt chẽ, khoa học theo đúng quy định.

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến đối với tất cả các loại văn

bản được bóc bì.



Trong thực tế sau khi đóng dấu đến cho văn bản cán bộ văn thư cần cần đọc

lướt qua nội dung để phục vụ cho việc sắp xếp một cách khoa học: Văn bản là các

giấy mời có thời gian gần kề cần được giải quyết thì được sắp xếp đầu tiên sau đó

là các văn bản của cơ quan cấp trên và được sắp xếp theo từng nhóm tác giả gửi

đến. Sau đó các văn bản được điền thông tin vào “sổ đăng ký công văn đến

đến”.

Với những văn bản mật vào hệ thống sổ riêng “Sổ đăng ký văn bản Mật”.

e) Trình văn bản đến:

- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để xin

ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và

chuyển giao ngay sau khi nhận được.

- Việc trình được thực hiện nghiêm túc và nhanh chóng, đảm bảo hiệu quả

công việc.

- Không chỉ vào sổ văn bản đăng ký công văn đến, văn bản đi theo cách

truyền thống mà bộ phận Văn thư thuộc còn áp dụng chương trình quản lý văn bản

đến và văn bản đi bằng việc nhập thông tin vào mạng nội bộ VP-NET ở trên máy

vi tính thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm văn bản rất hiệu quả.

f) Chuyển giao văn bản:

- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào sổ

đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.

- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối

tượng và giữ bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

chuyển giao văn bản.

- Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết, đơn vị

tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho Văn thư Bộ để báo cáo Chánh Văn

phòng xử lý.



g) Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến:

Sau khi nhận được văn bản đế, lãnh đạo đơn vị, cá nhân có liên quan có

trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo Bộ,

thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn

giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ.

Trách nhiệm tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến được quy định như sau:

- Văn thư Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến chuyển trực tiếp

đến các đơn vị trực thuộc Bộ đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải

quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

- Phòng Tổng hợp Văn phòng Bộ: Tổng hợp số liệu văn bản đến có ý kiến

chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, số liệu văn bản đến đã được giải quyết hoặc đã đến hạn

nhưng chưa được giải quyết, báo cáo Chánh Văn phòng Bộ.

- Đối với văn bản đến có dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn thư Bộ hoặc Phòng

Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời

hạn quy định.

- Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Bộ về

tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho

các đơn vị liên quan.

- Nhược điểm:

Do Bộ KH&CN là một cơ quan lớn nên số lượng văn bản từ các cá nhân, cơ

quan, tổ chức bên ngoài gửi đến hàng ngày rất lớn. Chính vì vậy, mà đôi khi tình

trạng phân loại, sắp xếp, xử lý văn bản, thư từ còn có sự nhầm lẫn, chậm trễ gây

ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc.

4.3. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành tại Bộ Khoa học và Công nghệ



Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương

pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vị

thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành tại Bộ:

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công nghệ, của các đơn vị

và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ. Cán bộ

công chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn

bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

Hiện tại hệ thống hồ sơ do Văn thư Bộ lập gồm có:

+) Hồ sơ Công văn Văn phòng;

+) Hồ sơ Công hàm, thư cảm ơn;

+) Hồ sơ Công văn mật Văn phòng;

+) Hồ sơ Thông tư;

+) Hồ sơ Quyết định mật;

+) Hồ sơ Công văn mật:

+) Hồ sơ Giấy chứng nhận về hoạt động Khoa học và Công nghệ;

+) Hồ sơ Quyết định đi máy bay;

+) Hồ sơ Văn bản không lưu;

+) Hồ sơ Văn bản chuyên ngành;

+) Hồ sơ Văn bản hợp nhất.

b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

- Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các loại tư

liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;



- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy

theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp

(theo trình tự thời gian, diễn biến giải quyết công việc).

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức

phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản

trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải

biên mục hồ sơ đầy đủ.

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của

đơn vị;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải đầy đủ, cùng có sự liên

quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự

giải quyết công việc;

c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;

d) Thông tin cơ bản về hồ sơ phải được mô tả đầy đủ và chính xác bằng

phiếu biên mục hồ sơ hoặc điền đầy đủ thông tin đã in trên bìa hồ sơ.


+ Ưu điểm:

Công tác lập hồ sơ công việc của Bộ và các đơn vị trực thuộc được lãnh đạo

Bộ quan tâm. Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác lập hồ sơ công

việc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt

chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối

lượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài

ra, công tác lập hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ còn có những ưu điểm sau:



- Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực

hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”.

- Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.

- Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ

văn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc

kết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào

kho lưu trữ theo quy định.

- Bộ đã triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và bước đầu thu

được những kết quả tốt.

+ Nhược điểm:

Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ

công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ

trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh

lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó

khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn

chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.

5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ

5.1. Khái quát về Phòng Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ

5.1.1. Vị trí, chức năng

Phòng Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng giúp Chánh

Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu

lưu trữ trong phạm vi Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.

5.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Tham mưu và giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện các công việc sau:



- Xây dựng các văn bản của Bộ hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về

công tác lưu trữ để Chánh Văn phòng Bộ ký ban hành hoặc trình Bộ trưởng ký ban

hành ;

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm ( bao gồm kế hoạch công

tác; kế hoạch đào tạo; bồi dưỡng nghiệp vụ; ứng dụng và nghiên cứu khoa học và

công nghệ vào quy trình nghiệp vụ lưu trữ; kế hoạch mua sắm trang thiết bị, cải

tạo, nâng cấp kho tài liệu…) trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để tổ chức thực hiện;

- Quy hoạch tổ chức mạng lưới văn thư, lưu trữ của Bộ và hàng năm tổ chức

đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức,

viên chức;

- Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với

các đơn vị trực thuộc Bộ. Phối hợp với Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra công

tác văn thư (trừ nội dung hướng dẫn, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con

dấu);

- Giúp Chánh Văn phòng Bộ phối hợp với Thanh tra Bộ trong việc giải

quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước, báo cáo định kỳ, đột xuất về công

tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của Bộ với cơ quan quản lý Nhà nước;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong

hoạt động văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi của Bộ;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành cơ quan Bộ:

+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong Bộ, đơn vị trực thuộc Bộ lập hồ sơ và

chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ hiện hành;

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;



+ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

+ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định

và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

+ Thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp

luật; ký xác nhận các bản sao từ bản gốc đang lưu trữ tại kho lưu trữ đối với các

loại tài liệu được Lãnh đạo Văn phòng cho phép cấp bản sao;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Bộ giao.

5.1.3. Tổ chức và biên chế

Biên chế của Phòng Lưu trữ có 04 cán bộ: Hiện tại có 01 Trưởng phòng (có

trình độ Thạc sĩ) chưa có Phó phòng và 03 cán bộ, công chức làm nghiệp vụ về lưu

trữ.

5.2. Khái quát về Kho Lưu trữ Bộ Khoa học và Công nghệ:

Kho Lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ được đặt tại tầng 14 - ở vị trí

cao nhất của tòa nhà trụ sở Bộ. Vị trí khô ráo và thoáng mát rất thích hợp cho công

tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Với diện tích khoảng 86 m2, trong Kho hiện được trang bị đầy đủ các trang

thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trên trần được trang bị thiết bị cảnh báo

cháy và bột chữa cháy tự động khắc phục khi có sự cố; và có hệ thống điều hòa

chạy liên tục đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm phù hợp cho công tác bảo quản tài liệu

lưu trữ. Đặc biệt Kho được trang bị hệ thống giá đựng tài liệu hiện đại có thể xê

dịch theo trục cố định việc này giúp tiết kiệm diện tích cũng như tận dụng tối đa

diện tích Kho lưu trữ.

Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Bộ KH&CN bao gồm: Tài liệu của văn

phòng, tài liệu của các Vụ, tài liệu của các đơn vị không có con dấu riêng, không

đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ. Hằng năm Phòng lưu trữ Bộ đã lập kế hoạch



thu thập tài liệu vào lưu trữ, có 9000 hồ sơ tương ứng 100m giá tài liệu được thu

thập, chính vì vậy mà khối lượng hồ sơ trong kho lưu trữ ngày càng tăng, diện tích

kho đang thu hẹp dần nhưng vẫn đáp ứng được khối tài liệu của cơ quan. Tuy

nhiên, trong tương lai cần mở rộng diện tích kho lưu trữ thì mới đáp ứng được tài

liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan. Các tài liệu bó gói trên kho

lưu trữ ngày càng nhiều làm thu hẹp diện tích kho và mất thời gian cho việc sắp

xếp chỉnh lý tài liệu. 03 máy điều hoà luôn được dặt ở nhiệt độ 22-24 ℃, hệ thống

đèn điện chiếu sáng, hệ thống tự động phòng cháy chữa cháy được gắn trên trần để

khi có hoả hoạn xảy ra hệ thống sẽ tự động phun để chữa cháy, có rất nhiều giá tài

liệu để để hồ sơ bao gồm giá truyền thống và COMPAC nhưng giá COMPAC chủ

yếu được sử dụng nhiề hơn bởi các tính năng ưu việt của nó mang lại so vơi giá

truyền thống. Giá COMPAC bao gồm giá đơ và giá đôi. Ngoài ra còn có hệ thống

thông gió đảm bảo cho môi trường trong kho tốt nhất để bảo quản tài liệu. Kho lưu

trữ của bộ được bố trí và sử dụng đúng như trong thông tư 09/TT-BNV của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

(Xem phụ lục Ảnh)

IV. TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN

PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất tại Bộ

Khoa học và Công nghệ

Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng

suất, chất lượng của công tác Văn phòng đồng thời cũng là một yếu tố giúp cho

cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Trong điều kiện khoa học và

kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó đã được ứng dụng rộng rãi trong

công tác văn phòng, đặc biệt sự ra đời của các thiết bị thông minh, các phần mềm

quản lý (tài chính, nhân sự, tài sản, công việc,…) đã góp phần vào quá trình hiện

đại hóa công tác Văn phòng.



Tại Bộ Khoa học và Công nghệ - một cơ quan đầu ngành về lĩnh vực khoa

học và công nghệ, việc ứng dụng công nghệ thông tin, các trang thiết bị hiện đại

vào công việc nói chung và công tác văn phòng nói riêng được thể hiện rõ. Hiện tại

100% cán bộ, công chức của Bộ được trang bị máy tính cá nhân, kết nối mạng

Internet và mạng nội bộ VP-Net cộng với tài khoản truy cập. Còn các trang thiết bị

văn phòng khác như: Máy in, máy chiếu, máy scan, máy fax, điều hòa, bàn ghế, tủ

tài liệu… do Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan lớn nên đồng nghĩa với

số lượng cơ sở vật, trang thiết bị văn phòng cũng khá đồ sộ. Vì vậy, việc quản lý,

thống kê, đầu tư mua sắm được thực hiện bởi Phòng Quản trị, đặc biệt công việc

này được quản lý trên phần mềm “MISA Mimosa.NET 2012” là công cụ hỗ trợ

đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế

toán của công tác hạch toán kế toán. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả

trên máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng

làm việc trên một tệp dữ liệu kế toán. Các loại tài sản được đánh mã riêng rất thuận

lợi cho việc quản lý. Về các trang thiết bị về tin học như máy in, máy chiếu việc

được giao cho Trung tâm tin học của Bộ quản lý.

(Xem phụ lục Ảnh)

Trong phạm vi và không gian kiến tập là Phòng Hành chính – Tổ chức em

xin được khái quát về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng tại Phòng như sau:

+ Về Bàn ghế làm việc: có 07 bàn làm việc làm bằng chất liệu gỗ theo đúng

tiêu chuẩn, được thiết kế hiện đại, bàn có 02 ngăn có khoá để đựng tài liệu và các

đồ dùng quan trọng cần cất giữ. Đồng thời, bàn được thiết có chỗ cây máy tính an

toàn, gọn gàng có tính thẩm mỹ. Diện tích măt bàn là 125cm×75cm có thể tạo

không gian làm việc thoải mái cho các cán bộ, nhân viên và có thể sắp xếp các

trang thiết bị khác như máy tính, điện thoại, máy fax….gọn gàng, ngăn nắp.

+ Ghế làm việc được trang bị đầy đủ tương ứng với 07 bàn làm việc, ghế

xoay giúp nhân viên di chuyển thoải mái trong phòng, chất liệu mềm và êm tạo sự



thoải mái trong quá trình làm việc giảm tải được những áp lực của công việc khi

được thư giãn với bàn làm việc khoa học và thẩm mỹ.

+ Ngoài ra còn có 01 bàn họp và 06 chiếc ghế khác để tiếp khách tới làm

việc với văn phòng cũng như phục vụ cho các cuộc họp, trao đổi của nội bộ.

+Tương ứng với 07 bàn ghế làm việc là 07 chiếc điện thoại được đặt tại bàn

làm việc của mỗi cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng để phục vụ tốt cho

quá trình giải quyết công việc cũng như trao đổi, cung cấp thông tin với các cơ

quan đơn vị khác.

+ Phòng làm việc được trang bị 04 máy điều hoà tạo tinh thần thoải mái

trong khi làm việc giúp năng suất hiệu quả công viêc được cao hơn, đồng thời tạo

môi trường làm việc tốt cho các cán bộ, công chức trong Phòng.

+ Hệ thống đèn điện được trang bị đầy đủ gồm 08 hộp đèn đựng bóng tuýp

led dài, trong mỗi hộp gồm 03 đèn. Đảm bảo cung cấp ánh sánh đạt tiêu chuẩn cho

phòng làm việc, bảo đảm cung cấp nguồn ánh sáng tốt nhất cho quá trình giải

quyết công việc.

+ Tủ tài liệu gồm 07 tủ to nhỏ khác nhau dùng để chứa đựng các hồ sơ, tài

liệu trong quá trình giải quyết công việc của Văn phòng Bộ. Ngoài ra tủ đựng tài

liệu còn để chứa đựng các loại sách tham khảo liên quan đến chuyên ngành để

nâng cao trình độ chuyên môn và đựng một số đồ cá nhân và tài liệu khác.

+ Máy tính: Văn phòng được trang bị 07 bộ máy tính được nối mạng và cài

đặt các phần mềm quản lý như: VP-Net; CP-Net; Emost; Office…, từ đó giúp cán

bộ, công chức giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đem lại hiệu quả cao.

+ 01 máy Scan được đặt trên phòng làm việc để phục vụ cho việc scan giúp

cho việc chụp văn bản được thuận tiệp.

+ 01 máy fax để gửi và nhận văn bản fax trong trường hợp cần xử lý công

việc gấp mà chưa kịp gửi văn bản, khi đó sẽ gửi fax để chuyển đến cơ quan cần

trao đổi và văn bản sẽ dược soạn thoả và chuyển giao sau đó.

+ 01 máy in đa chức năng với: in, scan, photocopy

+ 01 giá đựng dấu



+ 01 Bình đun nước nóng

+ 01 két dùng để cất giữ và bảo quản con dấu

+ Ngoài ra Phòng còn quản lý một Phòng Photocopy riêng, được trang bị 02

máy in công nghiệp SHARP công suất lớn, và 02 máy tính cá nhân phục vụ cho

việc in ấn, sao chụp tài liệu, giấy tờ của cả tất cả các đơn vị, cá nhân thuộc Bộ

KH&CN. (Xem phụ lục Ảnh)

2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng Hành chính –

Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn thư Bộ). Đề xuất

mô hình văn phòng mới tối ưu.


- Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu:

Trong quá trình xây dựng Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Khoa học và

Công nghệ (Văn thư Bộ) đã được nhà thầu tư vấn và thiết kế theo mô hình “Văn phòng Mở” - hiện đại phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan.

- Bên ngoài phòng làm việc:

Với vị trí được đặt tại phía bên phải, tầng 01 tòa nhà trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ, phía ngoài có của giao dịch công văn đi – đến làm bằng kính trong suốt, rất thuận tiện cho quá trình giao dịch trong và ngoài cơ quan, đặc biệt là không gây ảnh hưởng đến các cán bộ, công chức làm việc trong phòng.

- Bên trong phòng làm việc:

Các tràn thiết bị văn phòng như: Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ tài liệu, giá để dấu, điện thoại, máy tính, máy in, máy scan, máy fax, két sắt…. Được bố trí rất hợp lý, tận dụng tối đa diện tích. Chính vì vậy mà gần như cách bố trí này gần như không gây bất tiện gì trong quá trình làm việc của các cán bộ, công chức trong phòng. Trên tường còn được treo một số bức tranh, bằng khen, ảnh lưu niệm… tạo cho không gian làm việc thêm sinh động và có tính thẩm mỹ, bên cạnh đó trong phòng còn được trang bị cây xanh nên tạo cảm giác khá thoải mái, thân thiện với môi trường.



Đây là kiểu bố trí phòng làm việc theo xu thế mới, khá điển hình tại các công sở hiện đại, là mô hình mẫu cho các cơ quan, đơn vị học tập và làm theo. Vì vậy em xin không đưa ra bất cứ đề xuất thay đổi gì.

3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang sử dụng trong công tác

văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhận xét bước đầu về hiệu quả

mang lại.

Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng tại Bộ Khoa

học và Công nghệ gồm:

- Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng nội bộ VP-Net: Là phần mềm

về văn phòng điện tử, được xây dựng với các chức năng quản lý văn bản đi - đến;

quản lý công việc; quản trị hệ thống; quản lý nhân sự…

- Phần mềm CP-Net: là phần mềm quản lý văn bản của Chính phủ, cho phép

gửi, nhận văn bản có file đính kèm giữa Chính Phủ với các Bộ ngành và các tỉnh

trong cả nước. Đảm bảo cho việc thông tin nhanh chóng, để kịp thời xử lý, điểm

tối ưu của phần mềm là các file văn bản của Chính Phủ hoặc của các Bộ, các tỉnh,

ban hành sẽ được gửi trước đến CP-Net trước khi văn bản bằng giấy chuyển phát

đến. Việc này sẽ giúp Chính Phủ và các Bộ, các tỉnh cập nhật thông tin một cách

nhanh nhất, từ đó xây dựng được sớm các phương án giải quyết, giúp cho việc

thống kê, tra tìm được thuận lợi. Đặc biệt, phần mềm có sơ đồ quy trình giải quyết

rất rõ ràng, có tên cá nhân, đơn vị gửi – nhận cụ thể, thuận tiện cho việc đôn đốc

giải quyết trong trường hợp cần thiết.

- Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012: là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các

đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán của công

tác hạch toán, kế toán và thống kê. MISA Mimosa.NET 2012 hoạt động tốt cả trên

máy tính cá nhân cũng như trong mạng nội bộ, giúp nhiều người sử dụng cùng làm

việc trên một tệp dữ liệu kế toán.



- Phần mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE: là phần mềm quản lý

về công tác lưu chữ cho phép cập nhật thông tin về hồ sơ, kho lưu trữ, phục vụ việc

tra cứu cho các cá nhân, …

- Phần mềm Microsoft Office: là một bộ phần mềm văn phòng thông dụng

hàng đầu thế giới, được hơn một tỷ người sử dụng trên thế giới, và gần như máy

tính cá nhân nào cũng được cài đặt, với các gói các ứng dụng: Microsoft

Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint… Với các phiên bản hiện nay

đang dùng như: 2003; 2007; 2010 và mới nhất là 2013.

Ngoài ra, tại Bộ KH&CN còn sử dụng một số phần mềm khác bổ trợ cho các

công việc và nghiệp vụ tùy thuộc vào mục đích của từng cá nhân, đơn vị như: Phần

mềm đổi đuôi văn bản: Solid Converter v8; Phần mềm trợ giúp trực tuyến

TeamViewer; Phần mềm hỗ trợ gõ tiếng việt Unikey…

- Nhận xét bước đầu về hiệu quả mang lại:

+ Ưu điểm:

Nhìn chung các phần mềm đang được sử dụng trong công tác Văn phòng tại

Bộ Khoa học và Công nghệ được khai thác và sử dụng hiệu quả giúp giải quyết

công việc một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được sức lao động, chi phí

cho công việc, dễ thống kê - tra tìm… đồng thời góp phần vào quá trình tin học

hóa công tác văn phòng tại các cơ quan tổ chức, tiến tới đơn giản hóa các thủ tục

hành chính.

+ Hạn chế:

Bên cạnh những ưu điểm to lớn mà các phần mềm ứng dụng trong công tác

văn phòng mang lại cho công việc tại Bộ KH&CN, ngoài yếu tố người sử dụng, ở

các phần mềm còn tồn tại một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau:

- Đối với phần mềm VP-Net: Thứ nhất, là việc chưa đưa các file văn bản

đính kèm lên hệ thống vì vậy, người sử dụng chỉ nắm được thông tin về số, ký hiệu


http://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_PowerPoint

http://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

http://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word

http://vi.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Word


và trích yếu nội dung của văn bản mà không xem được toàn văn. Thứ hai, trong

mục quản lý công việc, còn chưa xây dựng được sơ đồ, quy trình giải quyết văn

bản và công việc.

- Đối với phần mềm CP-Net: Về cơ bản được xây dựng giống như VP-Net,

nhưng khác biệt ở chỗ có hiển thị quy trình giải quyết công việc cụ thể. Hiện tại,

Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ được cấp một tải khoản duy nhất cho cán bộ, công

chức thuộc Phòng Hành chính – Tổ chức quản lý và sử dụng nên việc tra tìm và

khai thác sử dụng còn hạn chế.

- Đối với phần mềm quản quản lý công tác lưu trữ NeoARCHIVE: Việc sử

dụng khá hiệu quả, tuy nhiên do các tài liệu lưu trữ tại Bộ KH&CN còn chưa được

số hóa tài liệu (Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn

bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu

và lưu trữ), nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ được thực hiện sẽ giúp: Giảm không

gian lưu trữ tại Kho Lưu trữ; Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu

trữ; Lưu trữ, quản lý tài liệu được vĩnh viễn; Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; Chia

sẻ thông tin nhanh chóng; Tăng cường khả năng bảo mật thông tin; Nâng cao hiệu

quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời;

Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

Bên cạnh những hạn chế của các phần mềm, thì yếu tố người sử dụng quyết

định phần lớn, mặc dù các phần mềm đã được đưa vào sử dụng khá lâu, nhưng các

cá nhân, đơn vị tại Bộ KH&CN vẫn chưa khai thác triệt để các ứng dụng tiện ích

được xây dựng trong các phần mềm. Một số phần mềm khi cài đặt trên máy tính

còn hiện tượng lỗi font, …

Phần II

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ



I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn

phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

1. Ưu điểm:

Văn phòng Bộ KH&CN là đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, luôn

đi đầu trong công tác thi đua tại Bộ KH&CN. Tập thể Văn phòng Bộ đã có nhiều

năm liền được Lãnh đạo Bộ trao tặng cờ thi đua “ĐƠN VỊ HOÀN THÀNH XUẤT

SẮC NHIỆM VỤ”. Cán bộ làm công tác Văn phòng là nhân tố trung tâm, là chủ thể

của Văn phòng. Đội ngũ cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng Bộ chủ yếu

là thế hệ trẻ có lòng nhiệt huyết, tư duy, sáng tạo và được đào tạo chuyên môn bài

bản; các trang thiết bị văn phòng hiện đại được trang bị đầy đủ, đã trở thành một

trong những yếu tố đóng góp nên sự thành công trong công việc.Văn phòng cũng

đã tạo điều kiện, quan tâm tới việc xây dựng, đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ

chuyên môn, có phẩm chất chính trị tốt và tác phòng nghiêm túc, năng động, nhanh

nhẹn, cởi mở và có tinh thần trách nhiệm cao.

Công tác quản trị văn phòng đã hoàn thành được cơ bản chức năng của mình

là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng

đã thực hiện tốt công tác lập kế hoạch. Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối

hợp giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo văn phòng, có sự xem xét, theo dõi,

kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo văn phòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch

được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của cơ quan. Công tác lập kế

hoạch được thực hiện chặt chẽ từ kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn với kế

hoạch năm, quý, tháng. Chương trình công tác tuần giúp cho các đơn vị chủ động

trong công việc. Các chương trình, kế hoạch được thông báo rộng rãi giúp cho lãnh

đạo và các đơn vị nắm bắt được thông tin nhanh chong, chủ động điều chỉnh được

công việc.

Các lãnh đạo văn phòng cũng chú ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát công

việc văn phòng để kịp thời phát hiện ra sai sót, đề xuất các biện pháp điều chỉnh,



bổ sung. Lãnh đạo văn phòng cũng phối hợp với lãnh đạo cấp trên để ban hành các

quy chế trong cơ quan, của công tác quản lý vào nề nếp.

Việc sắp xếp, phân công nhiệm vụ trong Văn phòng rất khoa học, đảm bảo

công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, đồng thời khai thác được sự sáng tạo ở

các cán bộ, công chức được phân công. Vì vậy, mỗi công việc đều được giải quyết

một cách nhanh chóng, và hiệu quả tốt.

Quá trình cung cấp thông tin cho Lãnh đạo cơ quan được triển khai hiệu quả,

nhanh chóng và chính xác đảm bảo cho quá trình lãnh đạo, hành được thông suốt.

Việc xây dựng văn hóa công sở được quan tâm chỉ đạo thực hiện nghiêm

túc.

Trang thiết bị văn phòng được bổ sung, mua sắm mới dần thay thế những

trang thiết bị đã cũ qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hoá phù hợp sự với phát triển

của khoa học kỹ thuật và công nghệ. Các máy móc, phương tiện kĩ thuật được áp

dụng trong công tác văn phòng ngày càng đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy

photocopy…Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đã và đang được cải iến rõ nét: từ ghế

cố định nay đã xuất hiện nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi đã trang bị bàn di

động. Chính việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp

với công việc đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng công tác

văn phòng của cơ quan.

Việc đưa các phần mềm quản lý vào công tác Văn phòng đã đem lại những

hiệu quả tích cực. Đó là các phần mềm: Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng

nội bộ VP-Net; Phần mềm CP-Net; Phần mềm MISA Mimosa.NET 2012;Phần

mềm quản lý công tác Lưu trữ NeoARCHIVE…

Tại Văn phòng Bộ KH&CN nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước

nói chung đều đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008. Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

được tiến hành thông qua việc xây dựng và thực hiện hệ thống quy trình xử lý công



việc hợp lý, phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng

đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc

trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả

của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.

Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ cũng thường xuyên quan tâm đến việc bồi

dưỡng, tập huấn năng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ công chức trong Văn

phòng, đặc biệt là về công tác Văn thư – Lưu trữ.

2. Hạn chế:

Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác hành chính văn phòng tại

Văn phòng Bộ vẫn còn một số những hạn chế, cần khắc phục:

Đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ theo hệ thống văn thư, lưu trữ

ở một số đơn vị còn chưa được đào tạo.

Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ

công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói khi giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ

trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh

lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó

khăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan. Đây chính là hạn

chế lớn trong công tác văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Các tài liệu lưu trữ chưa được số hóa dẫn đến việc quản lý, tra tìm, bảo

quản, sắp xếp tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn.

Phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng nội bộ VP-Net, còn thiếu sót,

hiện tại việc cập nhật thông tin về công văn đi – đến mới chỉ dừng lại ở việc xem

số, ký hiệu và trích yếu nội dung văn bản, mà chưa cho phép xem được toàn văn.

II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược

điểm



Do thời gian, kỹ năng và vốn kiến thức còn những hạn chế nhất định, các đề

xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Bộ

KH&CN sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, mang tính chủ quan của bản thân.

Chính vì vậy, để những đề xuất giải pháp được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận

được sự thông cảm và những ý kiến đóng góp quý báu của của thầy cô. Về bản

thân em xin mạnh dạn đề xuất những giải pháp ngắn gọn về các vấn đề sau:

1. Đối với Lãnh đạoVăn phòng Bộ cần quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực

hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ, đồng thời tổ

chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị trực

thuộc Bộ thường xuyên hơn.

2. Đối với Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ cần triển khai và tổ chức thực

hiện nghiêm túc các quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ về công tác

văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xây dựng và tổ chức thực hiện các quy định nội bộ

của đơn vị mình về công tác văn thư, lưu trữ.

3. Đối với các cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức phải thực hiện

nghiêm túc các quy định tại Quy chế Văn thư – Lưu trữ của Bộ và quy định

của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Bộ Khoa học và Công nghệ cần đầu tư hơn nữa cho công tác xây dựng, phát

triển và hoàn thiện các phần mềm quản lý công việc cụ thể:

- Đối với phần mềm VP-Net Bộ KH&CN cần phối hợp với công ty phần

mềm xây dựng lại, tích hợp thêm một số tác vụ như: cho phép xem văn bản

ở dạng toàn văn có file kèm theo hoặc có thể cả phần Dowload; chức năng

quản lý nhân sự, có hiển thị chức vụ, đơn vị công tác, số điện thoại cụ thể.

5. Bộ cần đầu tư hơn nữa cho việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại, thiết bị

thông minh phục vụ công tác văn phòng, đặc biệt là ở các phòng làm việc và

phòng họp, hội trường.

6. Quan tâm tới đời sống tinh thần của các cán bộ, công chức giúp hạn chế

những căng thẳng trong công việc, từ đó giúp họ phát huy được những năng



lực, sự sáng tạo trong công tác như: xây dựng thêm các nhà chức năng có

chỗ nghỉ ngơi cho cán bộ, công chức, chỗ giải trí thư giãn,…

7. Bộ cần thường xuyên đánh giá năng lực, phẩm chất trong việc của các cán

bộ văn phòng. Từ đó khen thưởng những cá nhân, tập thể có thành tích,

đồng thời phải nghiêm chỉnh phê bình những cá nhân không hoàn thành

nhiệm vụ. Có kế hoạch bổ sung nhân sự khi cần thiết.

8. Đối với Công tác Văn thư – Lưu trữ:

- Cần xây dựng phương án từng bước số hóa tài liệu lưu trữ.

Đây là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng điện tử nhằm: Giảm không

gian lưu, tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ; Lưu trữ,

quản lý tài liệu vĩnh viễn; Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu; Chia sẻ thông tin

nhanh chóng;Tăng cường khả năng bảo mật thông tin; Nâng cao hiệu quả

công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp

thời; Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

- Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu chưa chỉnh lý.

9. Bộ Khoa học và Công nghệ cần quan tâm hơn nữa đến công tác xây dựng

văn hóa công sở tại cơ quan. Cụ thể, cần phát hành thẻ ra vào cơ quan để công

tác kiểm soát an ninh được tốt hơn, đồng thời cần đôn đốc việc đeo thẻ khi làm

việc tạo nên tính chuyên nghiệp trong công tác Hành chính văn phòng.

10. Bộ cần có quan tâm đến việc sử dụng điện tiết kiệm tránh láng phí.



KẾT LUẬN

Trong thời gian thực tập tại Bộ Khoa học và Công nghệ, làm một kiến tập

sinh, được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo, chuyên viên Phòng

Hành chính Tổng hợp và các cán bộ, công chức trong Văn phòng Bộ, em đã tiếp

thu được những kinh nghiệm và bài học rút ra từ thực tế.

Sau thời gian 01 tháng tiến hành khảo sát về công tác hành chính văn

phòng và công tác văn thư, lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đã giúp em có

cái nhìn rõ nét hơn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ

quan Bộ.

Qua quá trình thực tập, em nhận thức rõ hơn và đầy đủ hơn về tầm quan

trọng, vị trí của Văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng đóng vai trò

quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Vị trí của Văn phòng

là cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong cơ quan; là trung tâm xử lý,

cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng cơ

quan có những quyết định đúng đắn góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan.

Cùng với sự phát triển của Khoa học - Công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu



về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế hội

nhập với cộng đồng quốc tế thì vấn đề hiện đại hoá Văn phòng càng trở thành một

yêu cầu bức thiết không chỉ riêng của cơ quan, tổ chức để có thể hội nhập và khẳng

định vị trí của mình.

Kiến tập Phòng Hành chính – Tổ chức, em đã được các cô, chú, anh chị là

Lãnh đạo, chuyên viên trong Phòng giúp đỡ, hướng dẫn tận tình. Đặc biệt là được

sự hướng dẫn trực tiếp của Anh Trương Khánh Toàn – Trưởng phòng Hành chính

– Tổ chức, em đã được hiểu rõ hơn về công tác lập hồ sơ, chỉnh lí tài liệu, giúp em

có thêm nhiều kinh nghiệm hơn trong hoạt động làm việc của mình sau này về

công tác hành chính văn phòng. Đây được coi là một bài học quý báu, là cơ hội

cho em rèn luyện thêm kĩ năng làm việc, chuẩn bị hành trang khi sắp ra trường.

Đây cũng là cơ hội để em làm quen với môi trường làm việc mới và hơn thế

nữa quá trình thực tập đã củng cố cho tôi lòng tin và yêu thêm ngành học mình đã

chọn, từ đó có ý thức phấn đấu vươn lên trong học tập.

Với những kiến thức đã được học và với kiến thức được thực hành trực tiếp

em sẽ cố gắng nhiều hơn và cố gắng làm việc thật tốt khi ra trường.

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Lãnh đạo Văn phòng

Bộ Khoa học và Công nghệ; đặc biệt là Lãnh đạo và chuyên viên Phòng Hành

chính – Tổ chức; Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận

tình giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi nhất để em hoàn thành tốt đợt thực tập tốt

nghiệp này./.

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 01 tháng 6 năm 2015

Sinh viên

Đinh Tuấn Phương



DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị định số 20/2013/NĐ-CP, ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn., và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;

2. Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 Về việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ;

3. Quyết định số: 11/QĐ-VP ngày 14/02/2014 về việc ban hành Quy chế tổ

chức và hoạt động của Phòng Tổng hợp;


chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức;


chức và hoạt động của Phòng Lễ Tân;


chức và hoạt động của Phòng Lưu trữ;


chức và hoạt động của Phòng Tài vụ;




chức và hoạt động của Phòng Quản lý xe;


chức và hoạt động của Phòng Quản trị - Y tế;

10. Quyết định số: 4148/ QĐ-BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về việc

ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ;

Và một số văn bản quy phạm pháp luật khác, các trang web:

- luanvan.net.vn

- www.chinhphu.vn

- www.most.gov.vn, ...

PHẦN PHỤ LỤC


http://www.chinhphu.vn/



Education

Báo cáo kiến tập tại Bộ Khoa học và Công nghệ