College 9 (Andre Faas)

Introductie

• Introductie/ voorstellen

• Wat gaan we doen?

• Utrecht Business School

• Vragen vooraf?

• Let’s start …..

André Faas

• 15+ jaar ervaring in sourcingsvraagstukken

• Allerlei soorten opdrachtgevers• Procurement, beleid,

contractmanagement, regie• Docent Avans Hogeschool Inkoop-

en Contract management

• Getrouwd, 3 kinderen• Liefhebber van oude auto’s, sporten

obv uitdaging• De Bilt

[email protected]; 0624289797

mailto:[email protected]

Uit de folder: DAG 5 Implementatie inkoop- en procurementbeleid

• Tijdens deze dag leert u hoe u de organisatie concreet gereedmaakt voor de implementatie van de nieuwe inkoopstrategie.

• U leert hoe u doelstellingen opstelt, hoe u uw team prepareert en hoe u dit kunt managen, hoe u bestaande inkoopsystemen kunt integreren met nieuwe systemen maar bovenal: hoe u grip kunt houden op het totale implementatieproces.

• U wordt tot slot bijgespijkerd over alle ins en outs van het monitoringproces. Op welke KPI’s wordt gestuurd, welke metrics worden gehanteerd, wanneer dient er bijsturing plaats te vinden, hoe werken bepaalde analytics-programma’s en hoe dragen behaalde resultaten bij aan het totaal?

Wat gaan we dan doen?

• Inrichten van een inkoop organisatie; een casus– Waarom inrichten

– Wat dan?

– En hoe?

– Valkuilen

• Analytics– Buzzword of bruikbaar in de praktijk

– Voor wie?

Inkoop organisatie in de praktijk, een voorbeeld

• “kleine” organisatie, ongeveer 200 medewerkers

• In feite een productiebedrijf met een beperkt aantalproducten

• Grote aantallen

• Inkoopvolume ~60 mln / jaar

Aanleiding & Doel

6

AanleidingBinnen XXX wordt de inkoop momenteel volledig binnen de clusters uitgevoerd; van het

opstellen van requirements, de selectie van de leverancier, naar het afsluiten van het

contract en het daarop volgende contractmanagement. Hierdoor is inkoop en contract

kennis verspreid in de organisatie.

Vanwege de groei van XXX en de daarmee gepaard gaande hoge inkoopvolumes en

inkoop bedragen is het wenselijk dat XXX als organisatie op dezelfde transparante wijze

tot contract vorming en prijsafspraken komt.

Om dit te bereiken is besloten om de inkoop coördinatie en inkoopproces begeleiding

centraal te beleggen binnen XXX.

Doel

Plan van aanpak opstellen hoe een centrale inkoopfunctie binnen de kaders van XXX,

inclusief taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in te richten.

Zo draagt inkoop bij

7

Inkoopvolumes worden gebundeld Centraal specifieke inkoopkennis en een

duidelijk aanspreekpunt in organisatie Ontdubbelen van werk

Centrale inkoop

Draagvlak groter omdat afdelingen zelf inkopen en bestellen

Er wordt direct rekening gehouden met specifieke omstandigheden

Decentrale inkoop

Het leveren van toegevoegde waarde aan de bedrijfsdoelstellingen

door het creëren van transparantie in de uitgaven, het zorgen voor kostenverlaging en

het beperken van risico’s door het verkrijgen en onderhouden van de juiste contractuele afspraken

Positie van Inkoop binnen XXX

Algemeen directeur

(Arco Groothedde)

Scheme Provider

(Bram Schot)

Account Management

(Maureen Yntema)

Business Support

(Inge Krämer)

Human

Resources

Facilitaire

Zaken

Communicatie

& Stakeholder

Management

Secretariaat

Operatie(Pieter Rebel)

Clearing &

Settlement

Cards en Card

Services

Customer &

Card Services -

Operations

Ontwikkeling(ai.Bram Schot)

Scheme

Development

Project

Management

Test

management

Customer

Services

Management Team- Arco Groothedde

- Bram Schot

- Pieter Rebel

- Maureen Yntema

- Inge Krämer

- Hugo Laarakkers

- Rosalie van Dijk

Finance

(Rosalie van

Dijk)

Finance

Legal & Assurance

IT Service management

(ai.Bert Scheenstra)

ProjectenBeheer

Bedrijfsbureau Service

management

Inkoop

8

Inkoop biedt ondersteuning en geeft sturing aan het inkoopproces voor alle clusters

Business strategie…

… Inkoopstrategie

& Planning

Marktscan

Leveranciers-

selectie

& Contractering

Contract beheer, executie en nazorg

Inkoop LeveranciersmanagementStrategie

De clusters zijn in de lead bij het nemen van make–or–buy beslissingen (1)…

… waarbij Inkoop ondersteunt en spart over de behoefte, o.a. de in te kopen aantallen (2) en de specificaties (3)

Keuze Make or Buy

Demand ManagementAanscherpen behoefteGelet op beleid op uitgaven

Value engineeringBepalen van beste specificatieEventuele standaardisatie

InkooptrajectCommerciële onderhandelingMarktconforme voorwaardenRelatie met aanbiedersRfX-proces

Implementatie contractBewaking van de correcte implementatie van alle gemaakte afspraken

LeveranciersmanagementRelatie met leveranciers

Clusters in the lead

Inkoop ondersteuntde clusters in het proces

Inkoop ondersteunt de clusters bij de implementatie van de afspraken die in het contract gemaakt zijn (5)

Het overige (relationele) management van leveranciers (6) wordt via Leveranciersmanagement ingericht

Daarna start het inkooptraject (4) waarbij Inkoop de clusters ondersteunt in het proces

Hierbij wordt middels een markt scan het speelveld van aanbieders bepaald

Resultaat van dit traject is het tekenen van een contract

9

De volgende activiteiten horen bij de inkoop

10

Analyse van uitgaven

Doel

• Het verkrijgen van inzicht in de totale uitgaven van de organisatie, zodat inkoopbeslissingen met de

juiste onderbouwing kunnen worden genomen en externe bestedingen kunnen worden

geoptimaliseerd

Uitgangspunten beleid

• Tijdige toegang tot de juiste, nauwkeurige, volledige en gedetailleerde uitgavendata is cruciaal voor

de juiste analyse van bestedingspatronen en uitnutten van contracten

• Een XXX-brede analyse vereist voor vaststelling van:

• Eenduidige kostensoorten

• Beperking van het aantal kostensoorten

Resultaat

• Inkoop levert tijdig en proactief management informatie en concrete

voorstellen t.b.v. het identificeren van mogelijkheden tot optimalisatie,

synergie en besparingen

Hoe bereiken wij samen dit resultaat?

• Inkoop werkt samen met de clusters aan het ontwikkelen van een inkoop jaarplan en het plannen van

concrete inkooptrajecten

Het succes van elk inkoopprogramma is voor een groot deel gestoeld op de mogelijkheden om uitgavendata te kunnen inzien, bewerken, organiseren en analyseren

Business collega

Inkoop

ContractManagement

Fiattering &Betalingen

ContractBeheer

Inkoopstrategie & marktscan

Leveranciers selectie

Commerciële onderhandeling

Contracteren

Vastlegging in centrale database

Management rapportages

Prestatie bewaking

Uitnutting van contracten

Leveranciers beleid


Data verzamelen & Analyseren

Management rapportage

Beleidsvoorstellen

11

Taken en VerantwoordelijkhedenUitwerking rolverdeling centraal/decentraal

12

Taken/verantwoordelijkhedenOpdrachtgever

(contracteigenaar)

Taken/verantwoordelijkheden Inkoper

Taken/verantwoordelijkheden Contractmanager

Strategisch & Tactisch

Taken/verantwoordelijkheden Leveranciersmanager

• Neemt initiatief, maakt rapportage en actieplan • Interpreteert de uitgaven-gerichte data uit de analyses, maakt beleid en verbeterplan• Stelt een activiteiten-planning op vanuit uitgaven & contracten• Stemt activiteiten-planning af met de Opdrachtgever• Coördineert uitvoering inkoopplan• Spreekbuis naar opdrachtgever• Bewaakt & controleert het resultaat van de implementatie

• Ondersteunt (indien nodig) de contractmanager bij het inzichtelijk krijgen van de contractstructuren• Voert verbeterplan uit• Geeft feedback aan contractmanager over voortgang

Tactisch & operationeel

• Interpreteren van de contract-gerichte data uit de analyses• Levert input aan inkoper inzake contractstrategie en verbeter-mogelijkheden• Opstellen van een activiteiten-planning i.o.v. Inkoper• Ondersteunt bij implementatie• Escaleert (indien nodig) bij Inkoper problemen met implementaties• Coördineert discussie- en ontwikkelpunten met Legal

• Geeft feedback op Inkoopplan• Accordeert voorgestelde acties uit Inkoopplan• Geeft opdracht tot opstarten inkoopproject• Geeft opdracht tot implementatie• Budget eindverantwoordelijk

Inkoop

Doel

• Managen van het transparante en objectieve inkoopproces vanaf eerste contact met de

leveranciersmarkt tot en met het afsluiten van het contract

• Professionele houding naar de leveranciersmarkt met respect en gelijke behandeling van alle

aanbieders (level playing field)

• Het transparant maken van elementen die van invloed zijn op de keuze voor een bepaalde leverancier

en deze in een gewogen scorekaart weergeven

Resultaat

• Contracten tegen minimaal marktconforme condities in termen van kwaliteit en prijs, en op basis van

“total cost of ownership”


• Constructief overleg tussen Inkoop en de opdrachtgever

• Inkoop handelt zuiver, integer en onafhankelijk en verwacht

dit ook van de cluster collega’s

Het doel van inkoop is het verkrijgen van de juiste contractuele afspraken voor XXX

Business collega

ContractManagement


ContractBeheer

Contracteren



Prestatie bewaking


Leveranciers beleid




Beleidsvoorstellen

Inkoop




13

Taken en Verantwoordelijkheden Uitwerking rolverdeling centraal/decentraal

14


(contracteigenaar)


Taken/verantwoordelijkheden contractmanager


Taken/verantwoordelijkheden Leveranciersmanager

Tactisch & Operationeel

• Levert inkoopplan a.d.h.v. aflopende contracten en gewenste projecten door opdrachtgever• Advies strategie op basis van marktonderzoek & -analyse• Regievoerder inkoopproces• Bespreekt samen met de Opdrachtgever “make or Buy” beslissingen, past Demandmanagement toe• Bereid de besluitvorming voor • Onderhandelt • Rapporteert besparingen• Spreekbuis naar opdrachtgever

• Levert input voor SLA componenten en operationele service specificaties• Ondersteunt in besluitvorming• Levert input voor onderhandelingen• Implementeert het contract

• Levert vanuit de contract-database input aan de Inkoper over aflopende contracten• Ondersteunt het inkoopproces voor wat betreft contract-standaarden en SLA afspraken• Spreekbuis naar Legal voor contractcondities• Ondersteunt in besluitvorming• Ondersteunt de Opdrachtgever bij de implementatie van een contract• Levert input voor onderhandelingen• Registreert besparingen

• Geeft opdracht tot inkoop van een goed of dienst of onderzoek naar besparingsmogelijkheden• Accordeert strategie• Levert de projectleider• Levert materiedeskundigheid• Stemt lopende, nieuwe en afgeronde inkooptrajecten binnen de eigen organisatie af• Eindverantwoordelijk voor de implementatie van een contract• Neemt definitieve besluit• Geeft opdracht tot implementatie• Onderhandelt • Valideert besparingen

Contractbeheer

15

Doel

• Het uitvoeren van verschillende ondersteunende diensten, o.a.:

• Contracteren, dat wil zeggen het opstellen van contracten

• Vastleggen in centrale contracten database t.b.v. overzicht en periodieke evaluatie

• Genereren van periodieke management rapportages

• Risico beheersing


• Alle contracten, ook die contracten die niet door Inkoop worden afgesloten, worden bij Inkoop

geadministreerd en bewaard t.b.v. beheer in één centrale database. Bewaring is zowel

digitaal als fysiek

• Centrale database is inzichtelijk voor de cluster collega’s

Resultaat

• Vanuit contractbeheer wordt een proactieve planning op

contractvervaldatum opgesteld


• Samenwerking

• Transparantie

Business collega

ContractManagement


Prestatie bewaking


Leveranciers beleid




Beleidsvoorstellen

Inkoop




ContractBeheer

Contracteren



Het doel van contractbeheer is om de juiste voorwaarden te creëren zodat XXX de juiste contractuele afspraken met haar leveranciers kan onderhouden en daarop kan sturen


16


(contracteigenaar)




Taken/verantwoordelijkheden leveranciersmanager

• levert input aan contractmanager over ontbrekende contractdata• Stemt contract-vervaldagrapportage af met de Opdrachtgever of verwerkt deze in het domeinplan• Doet voorstellen aan Opdrachtgever inzake contract-verlenging / contractbeëindiging

• levert input aan contractmanager over ontbrekende contractdata


• Legt alle contracten vast in de contractendatabase• Contractendatabase beheer• Structurele periodieke contractvervaldag-rapportage• Assisteert en informeert decentrale gebruikers van de database• Actualiseert de standaard templates van contracten• informeert de Inkoper over de correctheid van de database• Informeert structureel of op aanvraag over inhoud en sleuteldata van contracten• Voert benchmarking uit

• levert input aan contractmanager over ontbrekende contractdata• Accordeert contractverlenging / contract beëindiging

Contractmanagement

17

Doel

• Zorgdragen voor de succesvolle uitvoering van een contract

• Toezien op de nakoming van prijs/kwaliteit afspraken

• Proactief acteren bij alle verplichtingen die voortvloeien uit contracten en bij verlenging van contracten

• Continuïteitsbewaking van leveranciers

• Vendor- en leveranciers management


• Speelveld van leveranciers wordt van tevoren (en niet ad hoc) bepaald

• Een maximum aantal leveranciers wordt per domein aangewezen als preferred suppliers

• Producten en diensten worden van preferred suppliers afgenomen daar waar deze zijn geïdentificeerd

• Periodiek uitvoeren van een marktscan om de positie van deze preferred suppliers te toetsen

Resultaat

• Optimale benutting en uitnutting van contracten

• Maximalisatie van operationele en financiële performance

• Goede relatie met leveranciers


• Samenwerking

• Proactieve houding van de contract eigenaar

Het doel van contractmanagement is om de bestaande contractuele relaties te onderhouden en optimaal te benutten en uit te nutten

Business collegaFiattering &Betalingen




Beleidsvoorstellen

Inkoop


Leveranciers

selectie


ContractBeheer

Contracteren



ContractManagement

Prestatie bewaking

Uitnutting van

contracten

Leveranciers beleid


18


(contracteigenaar)




Taken/verantwoordelijkheden leveranciersmanager

Tactisch & operationeel

• Verwerkt voorstellen voor prestatie-indicatoren in de RfX• Jaarlijkse leveranciersevaluatie • Doet voorstellen aan de Opdrachtgever om contract-uitnutting te verbeteren• Accordeert nieuwe potentiële leveranciers • Escaleert bij onvoldoende prestaties• Beoordeelt contracten• Klanttevredenheid-onderzoek

• Stuurt leverancier (binnen bepalingen van het contract) aan• Doet voorstellen tot aanpassing van service levels• Informeert contractmanager over prestaties• Afgevaardigde vanuit de opdrachtgever voor leveranciersoverleg

• formuleert voorstel prestatie indicatoren aan Inkoper• Registreert wijzigingen in service levels in de database• Bewaakt compliance inzake afgesproken en geleverde kwaliteit en uitnutting van contracten (€). prestaties. Signaleert afwijkingen • Bewaakt van alle bestaande en (potentiële) nieuwe leveranciers de gegevensdatabase•Voert structureel overleg met leveranciers (in kader van Leveranciersmanagement)

• Accordeert prestatie-indicatoren• Accordeert wijzigingen in service levels• Accordeert voorstellen en acties om contractuitnutting te verbeteren • Tekenen van contracten

Fiattering & Betalingen

19

Doel

• Het in overeenstemming brengen van contractuele verplichtingen en de daadwerkelijke betalingen

Resultaat

• Betalingen worden verricht alleen voor die producten en diensten waar een contractuele

verplichting tegenover staat


• Het fiatteren van facturen is niet in scope van inkoop. De contract eigenaar is hiervoor

verantwoordelijk

• De tooling van XXX (All Solutions) zorgt voor een “closed loop” tussen de

Crediteurenadministratie, clusters en de centrale inkoop

Uitgangspositie, vast te stellen in overleg met Finance:

• Transparantie van kostenplaatsen naar het grootboek

• Geen verplichting zonder contract / inkoop order

• Alle facturen lopen via één XXX crediteurenadministratie

• De centrale crediteurenadministratie is gekoppeld aan de ordering

• Er worden geen facturen rechtstreeks in het grootboek geboekt

• Het aantal kostensoorten wordt beperkt

• Standaard kostensoorten voor XXX

Taken en verantwoordelijkhedenUitwerking rolverdeling centraal/decentraal

20


(procuratiehouder)




Taken/verantwoordelijkheden Crediteuren-administratie


• Tweede escalatiekanaal bij foutieve facturatie

• Ontvangen van de factuur• Digitaliseren van de factuur• Registreren van de factuur• Koppelen van de factuur• Coderen van de factuur• (eerste) controle van factuur• Aanbieding via systeem aan procuratiehouder(s)• Afhandelen van de betaling na fiat op factuur• Archiveren van de factuur

• Bewaakt samen met opdrachtgever conformiteit order-levering-contract• (tweede) Controle op factuur (validatie, geen fiattering)• Eerste escalatiekanaal bij foutieve facturatie

• Plaatst order• Bewaakt levering• Bewaakt samen met contractmanager conformiteit order-levering-contract• Melding product of dienst geleverd • Fiatteren/accorderen factuur

Inkoop in de praktijk; nieuw systeem

21

Voor OMS wordt een project gestart, dat moet leiden tot een nieuw OMS systeem

• Fase 1: vaststellen (functionele en technische) specificaties

• Rol inkoop: Tijdens kick off stappenplan inkoopproces presenteren, incl.planning. Uitvoeren marktscan.

Opstellen longlist

• Beslissing fase 1: maken of kopen? Op basis van (op te stellen) sourcingsbeleid, mogelijkheden van de markt en

flexibiliteit van de specificaties

• Rol inkoop: sparringpartner voor opdrachtgever / contract eigenaar: maatwerk vs standaard

• Fase 2: uitzetten vraagstelling in de markt

• Rol inkoop: Vaststellen definitieve longlist met contracteigenaar

Aanleveren RfP templates inclusief template contract, service catalogus, SLA, e.d

Eindverantwoordelijke voor finale check op documenten voor verzending.

Opstellen van beoordelingscriteria samen met contracteigenaar en project.

Single point of contact richting leveranciers

• Fase 3: ontvangen, beoordelen RfP, leverancierspresentaties en verduidelijkingen uitvoeren en keuze leverancier

• Rol inkoop: Ontvangstpunt offertes van leveranciers, verspreiding offertes onder de beoordelingsgroep

Initiëren presentaties en begeleiden beoordeling op kwaliteit. Zelfstandige beoordeling

prijsoffertes o.b.v. vergelijking. Single point of contact richting deelnemende leveranciers

• Fase 4: onderhandelen contract, SLA en prijs

• Rol inkoop: op basis van gedegen overleg met contract eigenaar en samen met contract eigenaar voeren

van de onderhandelingen met de leverancier op prijs, tijd/kwaliteit en risico

Besluit leverancier

Start RfPBesluit

make / buy)

Fase 1: kick off, strategie,

marktscan, longlist

Fase 3: Beoordelen RfP /

onderhandelingen

Fase 2: shortlist, RfP,

Beoordelingscriteria

Fase 4:

bafo,

tekenen contract

Getekend contract

Inkoop in de praktijk; einde contractperiode

22

Contract loopt af, uit contract administratie blijkt dat

• Opzegtermijn 6 maanden is

• Notificatie is door inkoop ingesteld 6 maanden voor uiterste opzegdatum. Dit gezien de mogelijkheid van

overstappen naar een andere leverancier en de daarbij noodzakelijke transitie

• Rol inkoop: Zes maanden voor de uiterste opzegdatum neemt Inkoop contact op met de contract eigenaar

• Strategie bepalen: vaststellen hoe de toekomst van het contract eruit ziet. Mogelijkheden:

1. Tevreden met leverancier, dienstverlening en prijs voortzetten, wellicht onderhandelen over voorwaarden en prijs

• Rol inkoop: o.b.v. huidig contract in overleg met contract eigenaar over onderhandel strategie en te

bereiken resultaten (prijs, looptijd, dienstverlening, …)

2. Niet tevreden met leverancier, dienstverlening en/of prijs: start RfP traject inclusief huidige leverancier die zich

opnieuw moet bewijzen of onderhandelen op deelgebied (prijs of dienstverlening)

• Rol inkoop: sparringpartner voor contracteigenaar, ondersteuning en bewaker van het RfP traject

(uitvoeren marktscan, leveren standaard documenten, doorlopen en faciliteren van het

inkoopproces en bijbehorende activiteiten (beoordeling, onderhandeling en contracteren)

3. Niets doen: Contract loopt door onder dezelfde voorwaarden, gemiste kans op verbeteringen

• Rol inkoop: inzichtelijk maken wat besparings- / verbeterpotentieel was geweest

Einde contract / sluiten nieuw

contract

Start opzegtermijn (6 mnd voor einde

contract)

Afspraak contract eigenaar (12 mnd voor einde

contract)

Executie contract /

uitvoering contractmanagement

Uitvoering

(her)onderhandelling /

RfP traject

Strategie bepalen Transitie / executie

Nieuw contract

Procurement analytics – wat is het?

• Procurement analytics gaat over het inzichtkrijgen en houden in de resultaten van het inkoopproces

• Denk hierbij aan– inzicht in voorraden over verschillende locaties en

soms verschillende organisaties heen– Meten van realisatie van inkoopdoelstellingen (%

bezuinigingen op spend, daling aantal leveranciers, …)– Meten van “spill”, dubbele inkoop die gedaan wordt– Mate van geautoriseerde inkoop

• Hiervoor worden oplossingen gezocht mbvbijvoorbeeld BI (Business Intelligence) tools

Procurement analytics – wat kan het opleveren?

• Kostenverlagingen doordat met minder leveranciers gedaan wordt, waardoor de “buying power” groter wordt

• Voorkomen van van extra kosten door over specificatie (gouden randen) en het gebruikvan niet standard leveranciers.

• Door het maken van prijs- en volume afspraken wordt de efficientie van de inkoopvergroot; de afspraken staan immers al vast en hoeven niet per nieuwe deal te wordengemaakt

Wat maakt het dan lastig?Er zijn vele oorzaken waarom het inzicht krijgen in de cijfers van Inkooplasting is, een aantal belangrijke zijn:

• Vanuit de organisatie: Gewoonlijk zijn veel verschillende mensen en functies betrokken bij inkoop. Vaak hebben lijnmanagers het eerst zelfgedaan en is er nu een inkoopafdeling. Hierdoor zijn de inkopers niet altijdbetrokken bij alle inkoop initiatieven. Wat je niet kent… weet je ook niet, dus die spend is vaak niet in beeld

• Het classificeren van, met name, goederen is lastig; er zijn vaakverschillende omschrijvingen voor hetzelfde product. Voor een analytics tool zijn “Bolt, steel, 8mm diameter” niet direct hetzelfde als “Steel bolt, 8mm dia” of “Bolt, 8mm dia, steel.” Hetzelfde geldt voor product codes waarvoor vaak de leverancier codes worden gebruikt. Dit kan verwarrendwerken wanneer van meerdere leveranciers gebruik gemaakt wordt.

• Overnames en fusies leiden bijna per definitie tot datavervuiling doordatde eigen systemen en classificaties meestal niet gemigreerd worden. Hierdoor komt dubbeling voor van inkoop

Bijlagen

Bijlage 1 Visie op inkoop en contractmanagement (de

theorie)

27

• Inkoop is het contracteren en verwerven van alle goederen en diensten bij externe leveranciers waar een factuur tegenover staat, tegen voor de organisatie gunstige voorwaarden

• Contractmanagement is het proces waarbij getekende contracten (incl. RfX documentatie) en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren

Bijlage 1 Visie op inkoop en contractmanagement (de

praktijk)

28

Inkoop en contractmanagement

• is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de clusters en Inkoop

• waarbij Inkoop de rol van kennis centrum voor inkoop en contractmanagement vervult,

en de clusters faciliteert.

Dit betekent werken vanuit de vraag van de collega’s uit de clusters waarbij Inkoop met kennis

van de markt als echte sparringpartner voor de clusters opereert voor zowel inhoud als proces

en op basis van inzicht in de uitgaven en vanuit contractmanagement de clusters proactief ondersteunt.

Structurele samenwerking met aanpalende afdelingen

• Juridische toetsing van contracten zal plaatsvinden via Legal & Assurance

• Toetsing van mogelijk fiscale gevolgen zal plaatsvinden via Finance

• Feitelijke betaling van facturen zal plaatsvinden via Finance. Factuurcontrole en accordering vindt plaats

binnen de Clusters

• Verwerking van financiële informatie vindt plaats binnen Finance

• Toetsing van duurzaamheid wordt op het moment van invoering nader bepaald en wordt vervolgens

getoetst in de inkoop- en contractmanagementprocessen

• Daarnaast zal Inkoop de reguliere richtlijnen en processen van Compliance en Audit volgen

Samenwerking met de collega’s in de clusters wordt geborgd door regulier overleg

Interactie met de externe markt waarbij Inkoop werkt conform de afgesproken normen in de markt: NEVI

Bijlage 2 Inkoopbeleid; wanneer inkoop betrekken (de

praktijk)

29

• Alle contracten worden geadministreerd in de centrale contracten database

• Bij het aangaan van nieuwe contracten gelden de volgende grenzen:

• < 25.000 euro waarde contract in het eerste jaar – decentraal (met melding aan Inkoop)

• > 25.000 euro waarde contract in het eerste jaar– Inkoop in de lead voor het inkooptraject (strategisch en tactisch inkoop)

• Daarnaast hanteert Inkoop de volgende kwalitatieve criteria:

– Bestaande leverancier: Ja / Nee. In geval van “Nee” altijd aan Inkoop melden t.b.v. check op leveranciersbeleid

– Strategisch risico: Ja / Nee. In geval van “Ja” altijd aan Inkoop melden t.b.v. check op aansluiting bij de domein specifieke strategie en beleid

• In alle gevallen zullen altijd de volgende regels in acht genomen worden:

• Toepassing van Algemene Inkoop Voorwaarden (moeten worden ge-update)

• Aanleveren contract bij Inkoop t.b.v. contractadministratie (ipv. Legal)

• Gebruik van de standaard verklaring van vertrouwelijkheid (op te stellen)

• Toepassing van de standaard screening van leveranciers (financieel)

• Melding aan Inkoop van onrechtmatigheden, zoals

slechte ervaring met leveranciers, t.b.v. een “blacklist” database

Bijlage 2 Inkoopbeleid (de theorie - 1)

30

Criteria van een bewust inkoopbeleid

• Mate van toeleveringsrisico

• Mate van invloed op het financiële resultaat

Uitgangspunten inkoopbeleid

• Alle diensten en producten worden op basis van deze criteria beoordeeld

• Op basis van deze beoordeling worden verschillende inkoopstrategieën toegepast

• De bewuste inzet van verschillende inkoopstrategieën heeft als doel om

• het toeleveringsrisico te beperken, en

• een zo hoog mogelijke invloed op het financiële resultaat te realiseren

• … om zodoende alle producten en diensten zo veel mogelijk te “routineren”

Indeling producten en diensten

• Routine: lage invloed op financieel resultaat, laag toeleveringsrisico

Inkoopstrategie: standaardisatie door o.a. (grote) raamcontracten waarbinnen bestellingen plaatsvinden

• Knelpunt: lage invloed op financieel resultaat, hoog toeleveringsrisico

Inkoopstrategie: concurrentiestelling

• Strategisch: hoge invloed op financieel resultaat, hoog toeleveringsrisico

Inkoopstrategie: maatwerk, focus op relatie met de leverancier

• Hefboom: hoge invloed op financieel resultaat, laag toeleveringsrisico

Inkoopstrategie: veiligstellen levering


(Classificatie van strategisch versus operationeel inkoop volgens de Kraljic matrix)

Hoog

Hoog (een leverancier)Laag (veel leveranciers)

Invloed

op het

financiële

resultaat

Toeleveringsrisico

Hefboomproducten

Alternatieve leveranciers beschikbaar

Substitutie mogelijk

Strategie: Concurrentiestelling

Strategische producten

Weinig tot geen alternatieve leveranciers

Kritisch voor kostprijs en levering

Strategie: Samenwerking

Routineproducten

Aanbod is groot, bewerkelijk

Grote diversiteit aan artikelen

Strategie: Mantels, E-catalogus

Knelpuntproducten

Monopolistische markt

Hoge entree barrières

Strategie: Veiligstellen levering

NB. Zowel producten, diensten als leveranciers kunnen in deze matrix worden gepositioneerd

Laag

31


(Voorbeelden)

Hoog

Hoog (een leverancier)Laag (veel leveranciers)

Invloed

op het

financiële

resultaat

Toeleveringsrisico

Hefboomproducten Strategische producten

Routineproducten Knelpuntproducten

Software

paketten

GebouwenWagenpark

Telefonie

Licenties

Opleiding

Uitzend-

krachten

Open-

baar

vervoer

Electra

Office

supplies

32


(Praktisch aan de slag met de analyse van het product of de dienst)

33

• Geld besparen begint met goed specificeren

• Inkoop biedt ondersteuning voor de analyse van alle producten en diensten t.b.v. de bepaling

van de juiste inkoopstrategie

• Een eenvoudige tool kan worden gebruikt om het product of de dienst te positioneren in

de matrix naar mate van toeleveringsrisico en financieel impact

Voorbeeld invulformulier Voorbeeld uitkomst analyse

34

Resultaat van een zorgvuldig inkooptraject is idealiter dat de gecontracteerde dienst, de door

de gebruiker gewenste dienst en de te door de leverancier te leveren dienst geheel in elkaars verlengde

liggen. Echter, de ideaalsituatie is niet altijd de werkelijkheid als het gevolg van :

• uit elkaar groeien van contract, service en behoefte van afnemer en leverancier

• behoefte aan dienst droogt op maar wordt nog wel geleverd

• overeengekomen diensten worden niet (meer) geleverd

Bijlage 3 Contractmanagement (de theorie)

(Toelichting op de optimale contract situatie)

Gecontracteerde

diensten

Zone of

Compliance

Geleverde

diensten

Benodigde diensten

Gecontracteerde

diensten

Te leveren

diensten

Gewenste

dienstenIn lijn met

Doel van contractmanagement is om de “zone of compliance” te vergroten door periodiek overleg tussen Inkoop en de cluster collega. Hier worden afspraken gemaakt ten aanzien van

sturing op de leveranciersprestatie en eventuele aanpassingen in contracten

Education

College 9 (Andre Faas)