D2.04 eventplanning eventmarketing_uniwork

2-й тренировочный модульТРУДОУСТРОЙСТВО ЧЕРЕЗ

КАРЬЕРНЫЕ ЦЕНТРЫ

Ярмарки вакансий и установление

контактов

www.fh-joanneum.atMANAGEMENT

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВСТРЕЧУ

• Тщательное планирование – залог успешности любого мероприятия– Начинать нужно как можно раньше– Требуется разработать детальный план управления, включающий

в себя расписание и смету расходовКак же выглядит такой план управления? Об этом вы узнаете за следующий час!

Пожалуйста, помните, что данное руководство является лишь образцом, который может не охватывать весь спектр необходимой информации и возможных требований.


Ключевые составляющие плана управления• Подробная информация о мероприятии• Организационный комитет (кадровое планирование)• План мероприятий• Финансовое планирование (бюджет)• Страхование• Место проведения• Организация движения транспорта и пешеходов• Список контактов• Оценка мероприятия


Подробная информация о мероприятии

• Название мероприятия• Время и место проведения

– проверьте, не запланированы ли в этом месте иные мероприятия – не менее важно учитывать временные рамки – проводите мероприятие в то время, которое позволит расширить

целевую аудиторию и добиться наибольшей эффективности– помимо непосредственно времени проведения мероприятия,

указывайте также время проведения организационных работ до и после мероприятия

• Связь во время мероприятия

– за общую организацию мероприятия несет ответственность менеджер мероприятия

– необходимо обеспечить связь с менеджером мероприятия на стадиях планирования, проведения и оценки


Организационный комитет (кадровое планирование) (1)

• Как правило, одному человеку очень сложно организовать мероприятие, для этого требуется команда

• Необходимо провести распределение обязанностей и заблаговременно принять соответствующие решения согласно размеру вашего бюджета– Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы

каждый член команды понимал, что он должен делать и каков ожидаемый результат его действий

– Минимальный состав организационного комитета может выглядеть следующим образом: • Менеджер мероприятия• Казначей• Иные участники, ответственные за информационное освещение и

секретарскую работу• Рядовые члены комитета, обязанности которых будут назначаться

по мере работы


Организационный комитет (кадровое планирование) (2)

• Постарайтесь организовать работу таким образом, чтобы в ней участвовали как волонтеры, так и наемный персонал– Найдите решение, удовлетворяющее волонтеров и организационный

комитет

• При организации мероприятия комитетом ключевую роль играет менеджер мероприятия.


План мероприятий

• Планирование мероприятий должно быть осуществлено заблаговременно– Практика показывает

• В зависимости от масштабов мероприятия его планирование должно начаться примерно за 6 месяцев до его начала

• Для фестивалей планирование должно начинаться за 10 месяцев до начала– Нужно распределить приоритеты – не все мероприятия могут

проводится одновременно

• Необходимо создать список планируемых мероприятий и ознакомить с ним членов комитета

• Необходимо разработать последовательный план-график• Необходимо назначить ответственных лиц


Финансовое планирование (1)

Какой бы ни была ваша изначальная задумка, главное – обеспечить ее жизнеспособность в финансовом плане.

•Бюджет– Проведите планирование доходов и расходов с тем, чтобы

добиться бюджетного баланса– Используйте сводные таблицы– Некоторые организации не обязаны платить НДС – учитывайте это

при планировании– Для упрощения контроля средств создайте отдельный банковский

счет



• Финансовая поддержка – Скорее всего ваше мероприятие не позволит получить столько

средств, сколько требуется для покрытия всех расходов, вследствие чего необходимо найти источники финансирования.

– Ими могут стать: • Государственные органы• Доверительные фонды, фондовые и неправительственные организации• Органы местного самоуправления • Частные лица • Предприятия

– Необходимо заняться поиском финансовой поддержки как можно раньше, поскольку утверждение и выделение средств может занять значительное время.



• Каким могут быть возможные доходы и расходы?Доход Расходы• Заработанный доход –

продажа билетов, атрибутики, питания и т.п.

• Накладные расходы - административные расходы, аренда офиса, телефон

• Нетрудовой доход – государственные гранты, пожертвования от частных лиц или фондов и т.п.

• Затраты на месте - аренда земель, монтаж навесов и сцены, буфетно-кухонной оборудование,

• Затраты на творческих работников – плата исполнителям, размещение, дорожные затраты, прокат инструментов

• Маркетинговые расходы - печать буклетов / листовок / программ, субподрядчики, освещение мероприятия


Страхование

• Управление общественным мероприятием включает в себя обеспечение безопасности организаторов, волонтеров, внештатных сотрудников, вовлеченных в организацию мероприятия лиц и общественности.

• Менеджерам мероприятий рекомендуется проводить полное страхование гражданской ответственности и получать юридические консультации в рамках стратегии управления рисками

• Имущество и оборудование также должны быть застрахованы.


Место проведения (1)

• План местности– Очень важно разработать

ясный план местности– План местности – это карта

мероприятия. Такой план является неотъемлемой частью эффективного планирования и управления

– План местности должен быть доступным для понимания и размещен в ключевых пунктах


Место проведения (2)

• Контрольный список– Что должно входить в план местности?

• Центр координации • Расположение мест для сидения• Способы связи• Рабочие площадки• Места для парковки• Туалеты• Пункты оказания первой помощи• Места выступления• Входы и выходы• Дополнительно:

– аварийный доступ– сотрудники безопасности– противопожарное оборудования– места для курения

Зависит от масштаба мероприятия


Организация движения транспорта и пешеходов

• Необходимо организовать мероприятие таким образом, чтобы посетители не создавали неудобств ближайшим предприятиям и жилым домам, а также с целью обеспечения свободного доступа аварийно-спасательных служб и организаторов.

• Нужно обратить внимание на следующее: – Достаточное количество парковочных мест, включая резервные

места– Доступ для людей с ограниченными возможностями– Предпочтительные пути к месту проведения– Достаточное освещение (вечер / ночь)– Маршрутные такси (если необходимо)


Список контактов

• Полезно создать список с контактными данными организаторов и внести туда дополнительные контакты, которые могут быть полезны в день мероприятия.


Оценка

• По завершении мероприятия важно оценить, насколько удалось достичь поставленных целей. Это позволит вам выявить недостатки и внести соответствующие изменения в план управления, способствующие дополнительному успеху следующего мероприятия.


Общие аспекты (1)

• Составьте список задач и график реализации проекта– Составьте список задач и график реализации в самом начале

планирования, указав окончательные сроки. Способствуйте тому, чтобы руководящий персонал сам ставил задачи, сроки и распределял обязанности в пределах области своей компетенции.

• Разработайте расписание очередных встреч и регистрации– Встречайтесь с вашей командой на регулярной основе (например,

раз в неделю), рассказывая о достигнутом прогрессе и обсуждая будущие действия. По мере приближения даты мероприятия может потребоваться повысить частоту проведения встреч.


Общие аспекты (2)

• Внедряйте в управление онлайн инструменты– Рассмотрите возможность использования свободного

программного обеспечения для управления проектами, например Basecamp или Open Atrium. Dropbox, Google группы и документы, а также PBworks могут быть эффективными средствами обмена документами и управления информацией внутри команды.

• Веселитесь– Объем работ может быть настолько большим, что это будет

оказывать на вас давление. Старайтесь привнести в работу как можно больше веселья. Попробуйте сплотить коллектив: устраивайте совместные ужины после встреч, вместе посещайте различные развлекательные мероприятия.


А ТЕПЕРЬ ПОПРОБУЙТЕ СОЗДАВАТЬ СВОЙ СОБСТВЕННЫЙ ПЛАН

УПРАВЛЕНИЯ!


КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ

Клаудия Линдич| Младший преподаватель| НИОКР |

E-Mail: [email protected]

Адрес:Эггенбергер-аллее 11 | A-8020 Грац | АВСТРИЯ

Тел: +43 (0)316-5453 6832Факс: +43 (0)316-5453 9 6832

| Институт международного менеджмента @ кафедра менеджмента |www.fh-joanneum.at/mem

mailto:[email protected]

СПАСИБО

Education

D2.04 eventplanning eventmarketing_uniwork