TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ & QTKD

KHOA KẾ TOÁN

BÀI THẢO LUẬN NHÓM MÔN KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH

Chủ đề: Kiểm toán chu trình Mua hàng Hàng tồn kho và giá vốn

Giáo viên HD: Th.S Dương Phương ThảoNhóm SV : Nhóm 5 – K3KTTHB

Thái Nguyên 2009

Kết cấu bài thảo luận gồm 2 phần:

Kiểm toán quy trình Mua hàng

và thanh toán

Kiểm toán quy trình Hàng tồn kho

và giá vốn

Phần 1: Kiểm toán quy trình mua hàng và thanh toán

1.1. Khái quát về chu trình mua hàng và thanh toán

1.1.1. Bản chất của chu trình

Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Chu trình thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt mua của người cần hàng hoá hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.

1.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

1.1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hh hay dịch vụ

1.1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ

1.1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán:

1.1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản tt cho người bán:

1.1.3. Chứng từ sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình:

1.1.3.1. Chứng từ sử dụng:

1.1.3.2. Sổ sách sử dụng:

1.1.4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán:

Có căn cứ hợp lý - mọi khoản ghi sổ về tài khoản công nợ đều phải có chứng từ, hoá đơn hợp lý hợp lệ.

Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).

Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (giá trị, cách trình bày).

Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu).

 Các tài khoản phải trả người bán hàng bao gồm các giá trị hàng dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hữu hiệu, tính sh).

Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).

  Các giấy báo có và bút toán đều là có cơ sở ( tính hữu hiệu, tính chính xác).

1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình

+ Đảm bảo cho việc xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ được hợp lý.

+ Đảm bảo cho việc nhận hàng hóa dịch vụ đúng & hợp lý.

+ Đảm bảo cho việc ghi nhận các khoản nợ người bán là chính xác là hợp lý.

+ Đảm bảo cho việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng.

+ Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.

+ Đảm bảo chứng từ có sự phù hợp và trùng khớp với sổ sách.

+ Đảm bảo cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, hình thức thanh toán cho người bán được rõ ràng, chính xác.

1.3. Chương trình kiểm toán mua hàng và nợ phải trả người bán.

1.3.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.

1.3.1.1. Tìm hiểu kiểm soát nội bộ

- Tìm hiểu những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua hàng và thanh toán.

- Tìm hiểu các rủi ro tiềm tàng mà doanh nghiệp không thể khắc phục được trong quá trình mua hàng và thanh toán.

- Tìm hiểu quá trình luân chuyển chứng từ của quy trình.

1.3.1.2. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản

- Kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của nợ phải trả. Đây là cơ sở để kiểm toán viên chọn lựa các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khỏan phải trả vào thời điểm khóa sổ.

- Mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái, phiếu nhập và các chứng từ không được đánh số liên tục

- Mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên nhận thấy các phiếu nhập được đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mỗi hàng hóa nhập kho, các chứng từ được lập và ghi chép kịp thời vào sổ nhật ký

1.3.1.3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

a. Đối với nghiệp vụ mua hàng

Kiểm tra sự hiện diện của chứng từ trên biên lai.

Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua.

Theo dõi một chuỗi các biên lai

Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu có hóa đơn nào của người bán chưa được ghi vào sổ hay không

b. Đối với nghiệp vụ thanh toán.

Thảo luận với con người và quan sát các hoạt động.

Theo dõi một chuỗi các phiếu chi. Kiểm tra các bảng cân đối với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị của chúng.

Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản và kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ .

Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các chi phiếu có chưa được ghi vào sổ hay không.

Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ

1.3.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản.

a. Đối với nghiệp vụ mua hàng

Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp, và sổ phụ các khoản phải trả đối với các số tiền lớn

Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ.

Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua vào.

So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua vào với số hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác.

So sánh sự phân loại với tài khoản tham chiếu theo hóa đơn của người bán.

So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán với ngày trên sổ nhật ký mua vào.

Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp với sổ phụ Các khoản phải trả vào sổ kho.

b. Đối với nghiệp vụ thanh toán.

Đối chiếu các chi phiếu đã lĩnh tiền với bút toán nhật ký mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán

Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng đắn của chữ ký hậu của các phiếu chi đã lĩnh tiền và việc xóa sổ của ngân hàng.

Kiểm tra các chứng từ chứng minh như một phần cua các khảo sát nghiệp vụ mua vào.

Cân đối các khoản chi tiền mặt ghi sổ với các khoản chi tiền mặt trên bảng liệt kê của ngân hàng.

So sánh các phiếu chi đã lĩnh với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền mặt liên quan. Tính lại các khoản chiết khấu tiền mặt.

So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với các hóa đơn của người bán và sổ nhật ký mua vào.

Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng sổ nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp và sổ phụ Các khoản phải trả.

Phần 2: Kiểm toán quy trình Hàng tồn kho và giá vốn

2.1. Nội dung, đặc điểm và mục tiêu kiểm toán của khoản mục

2.1.1. Nội dung khoản mục

2.1.2. Đặc điểm của khoản mục

2.1.3. Mục tiêu kiểm toán

2.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình HTK và Giá vốn

2.2.1. Quá trình hình thành đơn đặt hàng

          Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt thì công ty cần lập một bộ phận mua hàng để xét duyệt mọi nghiệp vụ mua và đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ được mua

Các chứng từ mua hàng cần thiết:

Phiếu mua hàng

Đơn đặt hàng

Nó phải ghi rõ mọi thông tin có liên quan đến hàng hoá mà công ty có ý định mua như: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách, giá cả,…

2.2.2 Nhận hàng hoá

Khi nhận hàng hoá một bộ phận nhận hàng sẽ phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng…và lập báo cáo nhận hàng, các nhân viên nhận hàng phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán, hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi chuyển đi nhập.

2.2.3. Tồn trữ hàng hoá tại kho:

Là quá trình từ khi nhận hàng về được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất ra để bán hoặc để sản xuất sản phẩm. Cần chú ý xác lập quy trình bảo quản ,tồn trữ để hàng hoá không giảm hao hụt ,không bị giảm phẩm chất.

2.2.4. Sản xuất sản phẩm:

Phương thức sản xuất sẽ tuỳ thuộc vào từng công ty, ví dụ: Sản xuất theo kế hoạch, theo định mức, hay đơn đặt hàng…Tại các phân xưởng sản xuất khác nhau cần thiết lập các nội quy và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, chất lượng, bảo vệ nguyên vật liệu…

2.2.5.Tồn kho thành phẩm:

Khi sản phẩm hoàn thành, các phân xưởng sản xuất sẽ chuyển cho kho thành phẩm.Ở đây cũng cần có những quy chế bảo quản, tồn trữ. Để kiểm tra nội bộ tốt, thành phẩm cần được theo dõi trên sổ chi tiết theo từng mặt hàng.

2.2.6. Mục đích của kiểm soát nội bộ trong chu trình HTK và giá vốn hàng bán:

+ Đối với quá trình kiểm soát vật chất: Việc xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ ngăn ngừa việc mất mát, ăn cắp tài sản…

+ Đối với quá trình kiểm soát ghi chép: Các chứng từ được đánh số trước, được xét duyệt trước khi cho phép hàng vận động sẽ có tác dụng bảo vệ tài sản như không để sử dụng sai mục đích. Sổ sách tổng hợp và chi tiết HTK phải theo dõi cả về số lượng, chất lượng của HTK đầu kỳ, nhập xuất, HTK cuối kỳ.

2.3. Chương trình kiểm toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

2.3.1 Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

2.3.1.1 Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ

Xem xét đánh giá những nhân tố chung có tầm quan trọng đặc biệt cho HTK

Tìm hiểu về các rủi ro tiềm tàng trong hoạt động của khách hàng

Tìm hiểu quy trình luôn chuyển chứng từ kể cả giai đoạn mua vào cho đến khi tiêu thụ sản phẩm.

Tìm hiểu các sơ đồ hạch toán, loại tài khoản sử dụng và các loại sổ sách sử dụng trong chu kỳ

Hệ thống sổ sách chi tiết được mở ra có đảm bảo cung cấp số liệu chi tiết cho công việc điều hành cụ thể chưa?

Xem xét các rủi ro liên quan đến việc đánh giá HTK, xem xét khả năng của kế toán trong việc theo dõi và tính giá thành sản phẩm.

2.3.1.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát

Ở mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ, đều có thể sử dụng các thử nghiệm kiểm soát liên quan để xem xét tính hữu hiệu của hệ thống.

Ví dụ: để kiểm tra sự hiện hữu hoặc phát sinh liên quan đến việc lưu kho hàng hoá thì các thử nghiệm kiểm soát là kiểm tra các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hoá; kiểm tra sự đính kèm giữa phiếu xuất kho với các lệnh xuất, phiếu lĩnh vật tư hay là quan sát kiểm kê HTK, thực hiện kiểm kê lại…

2.3.1.3 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát

Chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng, thực hiện các kiểm tra như kiểm tra về sự xét duyệt các nghiệp vụ, đối chiếu giữa đơn đặt hàng, báo cáo nhà hàng, hoá đơn người bán về số lượng và giá cả…, kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách.

2.3.1.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản

+ Sau khi đã thực hiện các thủ tục nêu trên, KTV sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu

+ Nếu KTV đánh giá rủi ro kiểm soát là thấp thì các thử nghiệm cuối năm có thể chỉ là đối chiếu giữa các loại sổ sách. Nếu đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát là trung bình thì có thể áp dụng thêm một số thủ tục nhằm phát hiện gian lận. Nếu đánh giá rủi ro kiểm soát là tối đa thì KTV phải mở rộng thủ tục kiểm tra chi tiết các khoản mục.

2.3.2 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản

2.3.2.1 Yêu cầu đơn vị cung cấp số liệu chi tiết hàng tồn kho, đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết

Xem xét tính hợp lý chung giữa các loại sổ sách hàng tồn kho

Thử nghiệm tính đầy đủ HTK bằng cách đối chiếu các thẻ kho với các bảng liệt kê danh sách hàng tồn

Thực hiện các thử nghiệm về ghi chép để đảm bảo rằng HTK trên bảng liệt kê HTK phù hợp với các số liệu kiểm kê vật chất HTK, sổ tổng cộng được cộng đúng và phù hợp với sổ cái.

Xem xét sự phân chia của các loại nguyên vật liệu, sản phẩm đang chế tạo và thành phẩm

Đối chiếu các thẻ kho đã được nhận diện là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị trong quá trình quan sát vật chất với bảng liệt kê danh sách HTK

2.3.2.2 Quan sát kiểm kê hàng tồn kho

Thực hiện các thủ tục quan sát kiểm kê HTK, bao gồm:

Kiểm tra các hướng dẫn về kiểm kê HTK

Thực hiện kiểm kê chọn mẫu HTK

Thu thập và kiểm tra thẻ kho

Thu thập các thông tin về khoá sổ

Nhận định HTK hư hỏng, lỗi thời

Hoàn tất

Khi quan sát vật chất HTK, kiểm toán viên cần chú ý một số vấn đề sau:

Quan sát xem có sự chuyển dịch HTK từ nơi này sang nơi khác không?

Để đánh giá xem HTK được ghi trên thẻ kho thực sự thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hay không thì KTV cần phải điều tra về hàng ký gửi, hàng của khách còn gửi trong phạm vi kho bãi của công ty.

Đánh giá sự chính xác của kiểm kê bằng cách kiểm tra lại các số liệu kiểm kê của doanh nghiệp để đảm bảo là số kiểm kê được ghi sổ chính xác vào thẻ kho

So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra các nguyên nhân của các sai phạm trọng yếu

2.3.2.3 Xem xét chất lượng hàng tồn kho

Thẩm vấn nhân viên phân xưởng , nhân viên quản lý và thủ kho về thời gian và trình tự của các lần nhập kho, xuất kho.

Xem xét các loại HTK vào thời điểm cuối năm về tuổi thọ, về các đặc điểm lý, hoá, dễ hư hỏng của từng chủng loại

Thẩm vấn các nhân viên kho hàng về các mặt hàng bán được nhiều nhất trong năm.

2.3.2.4 Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho

Phương pháp đánh giá đó phải được chuẩn mực, hoặc chế độ kế toán hiện hành cho phép.

Phương pháp đó phải được áp dụng nhất quán.

a. Nguyên tắc

b. Phương pháp

Kiểm tra việc đánh giá hàng mua (nguyên vật liệu, hàng hoá…)

Kiểm tra việc đánh giá hàng sản xuất (sản phẩm dở dang và thành phẩm)

2.3.3.5 Thực hiện các thủ tục phân tích

So sánh tỷ lệ trong tổng số dư so với các năm trước để tìm ra các sai số trong báo cáo thừa hoặc thiếu của HTK

So sánh số vòng quay của hàng tồn kho với các năm trước để xác định các loại HTK chậm luân chuyển.

So sánh HTK thực tế với định mức.

So sánh đơn giá của HTK với các năm trước để tìm ra các sai số trong tính toán và tổng hợp số liệu.

So sánh giá thành năm thực hiện với các năm trước và so sánh chi tiết theo từng khoản mục chi

2.3.2.6 Xem xét việc trình bày và khai báo liên quan đến hàng tồn kho

Kiểm toán viên cần chú ý xem việc khai báo trên báo cáo tài chính của đơn vị về các khoản sau đây:

Mô tả chính xác về các phương pháp xác định giá vốn hàng tồn kho.

Khai báo rõ về các khoản hàng tồn kho bị thế chấp.

The end

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANHTRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH KHOA KẾ TOÁN KHOA KẾ TOÁN