Microsoft AccessJudit Pérez López

¿Qué es Access?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Access. Es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Está pensado para recopilar datos de otras utilidades para manejarlos por medio de las consultas e informes.

Tablas de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.

Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular.

Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente, nombre del cliente, etc.

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila.

Objetos de Access

• Consultas: permiten catalogar, ordenar, extraer y modificar la información contenida en una tabla o en un conjunto de tablas relacionadas.

• Formularios: son diseños que realizamos para poder introducir, modificar o visualizar los registros de una tabla o consulta.

• Informes: son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como propósito ser impresos en papel.

• Macros: son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento para realizar de forma automática tareas repetitivas.

Formularios

Un formulario es un objeto que se puede usar para escribir, modificar o mostrar datos. Los formularios pueden usarse sobre un subconjunto de los datos de una tabla.

Los formularios cuentan con la opción de agregar botones y otras funciones, lo que perite automatizar las acciones frecuentes.

Todos los objetos de una base de datos se crean activando en la cinta de opciones la pestaña Crear. En el grupo Formularios se hallan los distintos grupos de formularios que se pueden crear.

Formularios

Los formularios se componen de tres partes:

• Encabezamiento: en él figuran los datos identificativos del formulario.

• Cuerpo: se compone de la información de detalle del formulario.

• Pie: incluye datos diversos, como el número de página, la fecha etc.

FormulariosLos formularios pueden presentar cinco secciones:

• Encabezado del formulario: presenta el título y aparece en la parte superior de la pantalla. Al imprimir se ve en la zona superior de la primera página.

• Encabezado de página: se suele utilizar para colocar los títulos de columnas o el nombre de los campos. Se localiza en la parte superior de todas las páginas.

• Detalle: es la sección más importante, ya que contiene los registros del contenido del formulario.

• Pie de página: está situado en el área inferior de cada página y sirve, entre otras utilidades para mostrar el número de la página.

• Pie de formulario: se encuentra en la zona inferior de la última página y se suele utilizar para mostrar la información sobre cada uno de los registros que se incluyen en el formulario.

Informes

Los informes extraen de Access la información de los campos de las tablas de la base de datos y la organizan y la resumen de forma coherente,

La gran ventaja de esta opción es que al modificar los datos de las tablas automáticamente se actualizan los datos de los informes,

En un informe se pueden introducir cálculos, que se editarán sobre una etiqueta o cuadro de texto, dentro del Cuadro de herramientas. Los campos pueden crear un campo o sumar toda la columna de un campo ya existente. Estos cálculos se deben realizar en la sección Detalle del informe.

Partes del informe• Encabezado: sólo contiene la información que aparecerá al principio del

informe. En ella se suele indicar el título y la fecha.

• Encabezado de página: contiene la información que aparecerá sólo al principio de cada página del informe. En ella se suelen indicar las etiquetas que se van a imprimir en la sección de detalle.

• Línea de detalle: contiene la información que aparecerá una vez por cada registro del informe.

• Encabezado de grupo: aparece cuando se crea un informe de grupo/totales.

• Pie de grupo: el nombre se corresponde con el campo por el que se está realizando la agrupación.

• Pie de página: contiene la información que aparecerá al final de cada una de las páginas.

• Pie del informe: contiene la información que aparecerá en la última página del informe.