20
Nghệ thuật ghi chép, thói quen tốt của người Nhật - bí quyết tạo nên thành công của công ty McKinsey

Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

1

Nghệ thuật ghi chép, thói quen tốt của người Nhật

- bí quyết tạo nên thành công của công ty McKinsey

Page 2: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

Chúng tôi luôn mong muốn nhận được những ý kiến góp ý của Quý độc giả để sách ngày càng hoàn thiện hơn.

Góp ý về sách: [email protected] Liên hệ về bản thảo và bản dịch: [email protected] Liên hệ hợp tác xuất bản & truyền thông trên sách: [email protected] Liên hệ dịch vụ tư vấn, đại diện & giao dịch bản quyền: [email protected]

Bản quyền © thuộc Công ty cổ phần sách MCBooks.

Theo hợp đồng chuyển nhượng giữa Công ty Cổ phần sách MCBooks và

tác giả tập đoàn xuất bản SB-tác giả Oshimama Sachiyo.

Bất cứ sự sao chép nào không được sự đồng ý của công ty cổ phần sách

MCBooks đều là bất hợp pháp và vi phạm luật xuất bản Việt Nam, luật bản

quyền quốc tế, và công ước Berne về bảo hộ bản quyền sở hữu trí tuệ.

Với phương châm “Knowledge Sharing - Chia sẻ tri thức” chúng tôi luôn mong muốn được hợp tác với các tác giả trong nước để chia sẻ những phương pháp học, những cuốn sách hay và chất lượng đến với độc giả Việt Nam.Các tác giả viết sách có nhu cầu xuất bản xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email:[email protected]@mcbooks.vnHoặc bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua:ĐT: 04.3792.1466 Số máy lẻ 103 - Phòng Kế Hoạch

Nghệ thuật ghi chép, thói quen tốt của người Nhật - bí quyết tạo nên thành công của công ty McKinsey

Page 3: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

Nghệ thuật ghi chép, thói quen tốt của người Nhật

- bí quyết tạo nên thành công của công ty McKinsey

NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC

Page 4: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

4

Đối với tôi,ghi chép không chỉ là việc lưu giữ lại những câu chuyện của người khác mà hơn thế đó chính là cách để chúng ta sắp xếp những tư duy của bản thân.

OOMAE KENICHI ( Giám đốc Mckinsey Nhật Bản – Cố vấn kinh doanh)

Page 5: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

5

LỜI NÓI ĐẦU

Nghệ thuật ghi chép ở Mckinsey có gì khác?

Giới thiệu nghệ thuật ghi chép để giải quyết vấn đề.

Chúng ta ghi chép để làm gì?

Việc ghi chép dường như đã trở thành một thói quen. Chúng ta ghi chép trước tiên là để không quên những gì mình đã tiếp thu được, và sau đó là để đọc lại.

Tùy vào mỗi người, có lẽ cũng sẽ có một vài ý kiến khác nhau nhưng với hầu hết mọi người thì việc “ghi chép” đã trở thành một thói quen tất nhiên trong học tập cũng như trong công việc và chẳng bao giờ chúng ta tự đặt ra câu hỏi “Vì sao?”.

Vậy thì những cuốn vở được ghi chép như là một hành động“đương nhiên” này sẽ được sử dụng như thế nào?

Nếu chỉ đơn giản là lưu giữ lại nội dung của một cuộc họp hay một giờ học thì có lẽ hơi lãng phí. Bởi vì nghệ thuật ghi chép đúng nghĩa chứa đựng những sức mạnh bất ngờ.

Nghệ thuật ghi chép của Mckinsey được truyền tải trong cuốn sách này không đơn thuần chỉ là kỹ thuật ghi chép để “sắp xếp thông tin trong công việc” hay để “năng suất hóa việc học tập”.

Page 6: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

6

Ở Mckinsey người ta tạo ra những cuốn vở và sử dụng chúng để làm gì? Câu trả lời rất đơn giản. Nó được sử dụng như “ một phương tiện tư duy” để giải quyết vấn đề.

Xác định các vấn đề thực tế rồi phân tích nó. Từ đó sử dụng bàn tay của mình trên cuốn vở để làm sáng tỏ mọi thứ từ đối sách giải quyết cho tới những hành động cụ thể.

Chúng ta làm việc để làm gì?

Nếu biểu đạt bằng một câu chung nhất thì bất kỳ công việc nào cũng đều nhằm mục đích “Giải quyết vấn đề”. Sau đó là nhằm vào mục đích giải quyết nhu cầu “muốn làm điều gì” của khách hàng, của bản thân chúng ta hay của toàn xã hội. Nếu như chúng ta không biết cách sử dụng tốt các cuốn vở- là xuất phát điểm của tất cả những công việc nhằm mục đích giải quyết các vấn đề thì không thể đi tới cái đích cuối cùng là “Giải quyết các vấn đề được”.

Nói ngược lại thì những người giải quyết vấn đề tốt là những người có thể giải quyết vấn đề bằng việc ghi chép. Từ việc định nghĩa các vấn đề, phân tích và sắp xếp các sự việc, đưa ra các giả thuyết và đối sách giải quyết cho tới những hành động cụ thể, các cuốn vở của những người có khả năng giải quyết vấn đề luôn được trình bày một cách rõ ràng tất cả các vấn đề mà họ còn giải quyết.

Nói cách khác, tuy chúng ta vận hành đôi bàn tay mình

Page 7: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

7

trên cuốn vở nhưng thực tế trong quá trình chuẩn bị, thử nghiệm và hành động thực tế để giải quyết vấn đề thì luôn luôn có những hành động dư thừa. Nếu chúng ta chỉ đơn thuần suy nghĩ bằng cái đầu mà không sử dụng tới các kỹ thuật ghi chép thì hiệu quả giải quyết vấn đề sẽ không cao.

Vậy thì làm thế nào để có thể sử dụng các kỹ thuật ghi chép vào việc “giải quyết các vấn đề?.

Thực ra thì bí mật này nằm trong “Giáo trình giải quyết vấn đề năm 1 Mckinsey”. Tuy nhiên thì nó nằm trong cả “chương trình đào tạo người mới” của Mckinsey.

Trong các chương trình đạo tạo thực tiễn như ở các doanh trại quân đội, bằng việc đào tạo cách suy nghĩ chuyên nghiệp để giải quyết vấn đề thì đồng thời “cách thức ghi chép” cũng như “cách sử dụng vở” sẽ được thay đổi một cách tự nhiên. Trong đào tạo thì đây chính là thanh tẩy “tư duy giải quyết vấn đề”.

Chẳng hạn, khi đưa ra chủ đề “Điều tra xu hướng thị trường ô tô” và thu thập những thông tin để viết vào giấy thì ngay lập tức chúng ta sẽ đặt ra các câu hỏi như “Vấn đề thực sự là gì?”, “Tại sao điều đó lại xảy ra?”, “Rồi sao?”, “Giả thuyết đặt ra là gì?”…

Nói cách khác, nếu chỉ đưa ra được các kết quả điều tra mang tính sách vở và cảm tưởng của bản thân sẽ không đem lại ý nghĩa thiết thực.

Page 8: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

8

Nếu chỉ nắm bắt sự việc bằng những ý nghĩ mang tính bề mặt mà không tư duy một cách logic thì sẽ không thể giải quyết được vấn đề. Bởi vậy chúng ta phải luyện tập để có thể tư duy làm sáng tỏ bản chất của vấn đề.

Tập hợp thông tin để làm gì? Để giải quyết vấn đề.

Phỏng vấn để làm gì ? Để giải quyết vấn đề.

Tìm kiếm tại hiện trường để làm gì ? Để giải quyết vấn đề.

Suy nghĩ về kết quả quan trọng nhất để làm gì? Để giải quyết vấn đề.

Đặt ra các giả thuyết để làm gì? Để giải quyết vấn đề.

Nếu chúng ta đi tới một chuỗi các suy nghĩ và hành động mù mờ thì chúng ta không thể giải quyết vấn đề được. Đó là bởi vì, cho dù chỉ là một vấn đề nhưng các vấn đề xung quanh nó rất phức tạp nên có thể chúng ta sẽ nghĩ ra các nguyên nhân, nhiệm vụ và đối sách giải quyết.

Và nếu chúng ta bắt đầu giải quyết vấn đề mà không định nghĩa được các vấn đề thực tế trên vở và làm sáng tỏ chúng nhờ các bản tóm tắt thì có thể chúng ta sẽ gặp phải rất nhiều những trở ngại.

Trong trường hợp “Khảo sát thị trường ô tô” mà tôi đề cập khi nãy thì cho dù chúng ta hành động theo một vài ý tưởng thích hợp đã nghĩ ra khi muốn tạo ra hiệu suất gì đó thì cũng khó tìm ra được đối sách chính xác.

Page 9: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

9

Hãy cùng vận hành đôi bàn tay và suy nghĩ bằng cái đầu của mình.

Chính vì vậy mà thứ trở nên cần thiết đó chính là quyển vở.

Tại Mckinsey vào thời kỳ mà tôi còn làm việc thì có 3 loại vở được sử dụng. Đó là “Vở Cambridge”, “Vở kẻ ô” và cuốn vở được giữ nguyên tên gốc “Vở Mckinsey”.

Tuy rằng mọi thứ không chỉ nằm ở việc sử dụng chúng nhưng mọi người đã sử dụng 3 cuốn vở này để đạt được mục tiêu “giải quyết vấn đề”.

Đặc trưng và cách sử dụng của mỗi cuốn vở sẽ được giới thiệu. Tuy nhiên để có những hành động và tư duy dẫn tới mục đích giải quyết vấn đề thì bằng việc nhìn các tiền bối và đồng nghiệp xung quanh sử dụng các cuốn vở như là sử dụng “phương tiện tư duy” và “phương tiện giải quyết vấn đề” thì bản thân chúng ta cũng dần hình thành thói quen trang bị cho bản thân mình nghệ thuật ghi chép Mckinsey.

Vậy, để có thể nhìn ra các vấn đề thực tế từ các tình huống phức tạp, làm sáng tỏ các nguyên nhân chính, đặt ra các giả thuyết, kiểm chứng chúng, đưa ra các đối sách..v..v thì chúng ta phải làm gì?

Điều quan trọng là chúng ta phải định nghĩa được vấn đề thực tế là gì? Sau đó, để tìm ra phương hướng giải quyết vấn đề đó chúng ta phải “cấu trúc hóa” nó. Để làm được điều đó chúng ta phải sử dụng tới cuốn vở.

Page 10: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

10

Nói là “cấu trúc hóa” nhưng đây hoàn toàn không phải là việc khó khăn. Đó chính là việc chúng ta sử dụng vở để tóm tắt lại vấn đề một cách dễ hiểu, từ đó đơn giản hóa được vấn đề.

Nếu chỉ dùng cái đầu thì cho dù suy nghĩ bao nhiêu đi chăng nữa, mọi thứ vẫn sẽ chỉ là một mớ hỗn độn. Vậy, suy nghĩ như thế nào sẽ đưa ra được câu trả lời. Để có được phương hướng tư duy đúng, chúng ta cần phải sắp xếp các tư duy. Khi đó, nếu sử dụng 3 cuốn vở nêu trên chúng ta sẽ vận hành đôi bàn tay của mình trên các cuốn vở để thực hiện các công việc sắp xếp, chỉnh lý…nhằm hướng tới mục tiêu giải quyết vấn đề.

Để giải quyết vấn đề thì việc “suy nghĩ” là rất quan trọng. Tuy nhiên, có nhiều người từ việc “tư duy” cho tới “giải quyết vấn đề” thường hay đi quá xa.

Nếu chúng ta không sắp xếp tư duy một cách ngăn nắp thì rất khó có thể giải quyết được vấn đề.

Nếu chỉ thay đổi đối sách giải quyết mà vẫn giữ nguyên tư tưởng, không nhìn ra được làm thế nào để có thể đi đến cách thức giải quyết vấn đề thì mãi mãi sẽ chỉ lặp lại thất bại mà thôi. Việc làm thử nhưng dẫn đến sai lầm sẽ gây lãng phí thời gian cũng như công sức.

Chính vì vậy, trong quá trình thực hiện từ “tư duy” cho tới “giải quyết vấn đề”, việc sử dụng vở để “sắp xếp tư duy”, “xây dựng giả thuyết” trở nên vô cùng quan trọng. Nói cách khác, chúng ta cần cấu trúc hóa vấn đề để sắp xếp các tư duy.

Page 11: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

11

Tư duy của chúng ta được hình thành bởi ngôn ngữ và được biểu thị bằng chữ viết. Khi chúng ta thoát khỏi những suy nghĩ hỗn độn và rối rắm thì chúng ta mới có thể tư duy một cách chính xác và rõ ràng. Đặc biệt, việc “viết” chính là việc ngôn ngữ hóa tư duy một cách chính xác nên nó sẽ đưa bạn tới gần hơn với những gì mà bạn muốn truyền tải.

Hơn thế nữa, ngoài việc mang lại mục tiêu là giải quyết vấn đề thì nó còn mang lại cho chúng ta một hướng đi trong tình trạng không biết đâu là đích đến, và sắp xếp các tư duy của chúng ta để hướng tới việc thực hiện theo hướng đi đó.

Để tiến hành một cách hiệu quả các công việc đó thì tại Mckinsey, việc sử dụng đôi tay của mình trên các cuốn vở cho đến bây giờ vẫn vô cùng có ích.

Mục đích của cuốn sách này là giới thiệu “phương thức tư duy bằng các cuốn vở” tức là “cách vận hành đôi bàn tay của mình để giải quyết vấn đề” mà tôi đã học từ những đồng nghiệp, tiền bối và cấp trên của mình ở Mckinsey, để từ đó các bạn có được trải nghiệm về khoảnh khắc mình phát hiện ra các giả thuyết và hướng đi dẫn tới mục tiêu giải quyết vấn đề.

Cụm từ “bậc nhất” được nói ở đây là dựa trên quan điểm cá nhân của tôi, nhưng bằng việc trang bị cho bản thân kỹ thuật ghi chép Mckinsey bậc nhất này chúng ta sẽ có được một vài kỹ năng:

Page 12: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

12

Nhìn thấy rõ ràng tư duy của bản thân.

Có thể loại bỏ các bước làm việc lãng phí cũng như việc đi theo đường vòng.

Có thể đưa ra được các ý tưởng mới lạ.

Có thể nhanh chóng đưa ra phương án đối với những khó khăn và trăn trở gặp phải.

Đối với vấn đề nào cũng có thể tìm thấy phương án giải quyết.

Nói cách khác, chúng ta sẽ có được tốc độ để giải quyết công việc với chất lượng tốt.

Tại sao bằng việc thay đổi cách sử dụng các cuốn vở chúng ta có thể giải quyết công việc đồng thời nâng cao chất lượng công việc? Đó là bởi vì bằng sự phối hợp của đôi bàn tay vào những cuốn vở thì đường lối nâng cao chất lượng và tốc độ công việc được đẩy mạnh. Đương nhiên, tôi sẽ giải thích cho các bạn cơ chế đó trong cuốn sách này.

Để trở thành người giải quyết vấn đề tốt thì việc giải quyết công việc nhanh chóng nhưng chất lượng công việc thấp là không thể được. Ngược lại, nếu chúng ta hoàn thành công việc cẩn thận nhưng mất quá nhiều thời gian thì cũng không tốt.

Người được việc phải là người đạt được cả 2 tiêu chuẩn là tốc độ công việc và chất lượng công việc.

Page 13: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

13

Ví dụ như trường hợp một người khi làm hợp đồng và tài liệu quảng cáo, cho dù phải làm lại rất nhiều lần, cho dù gặp phải vấn đề khó khăn như thế nào thể cũng nhìn ra được đường lối, đối sách giải quyết và thực thi nó.

Nói cách khác thì hướng dẫn cho các bạn cách để “vừa giải quyết công việc nhanh chóng, vừa đảm bảo chất lượng công việc” chính là đặc trưng của nghệ thuật ghi chép Mckinsey.

Có rất nhiều nhân viên cũ ở Mckinsey cho đến bây giờ vẫn sử dụng kỹ thuật ghi chép này trên nhiều phương diện.

Nghệ thuật ghi chép ưu việt Mckinsey mà chúng tôi sẽ truyền đạt cho các bạn sau đây không cần thiết phải có một bí quyết hay một cuốn vở đặc biệt nào cả.

Nó đơn giản ngoài sức tưởng tượng. Chỉ cần có vở và bút thì ở bất cứ nơi đâu, bất cứ khi nào chúng ta cũng có thể phát triển tư duy để giải quyết vấn đề.

Đúng vậy, nó giống hệt như món bảo bối được lấy ra từ chiếc túi thần ký của Doraemon, đến bên ta khi khó khăn, giúp chúng ta giải quyết vấn đề.

Những người đang đọc cuốn sách này chắc hẳn đều đang mang một vấn đề nào đó cần phải giải quyết.

Nếu cảm thấy suy nghĩ của chúng ta vẫn còn mông lung, chưa thực sự rõ ràng thì không nên có bất cứ hành

Page 14: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

14

động nào. Trước tiên hãy chuẩn bị cho mình một cuốn vở và thử vận hành đôi bàn tay của mình lên cuốn vở đó.

Bằng việc vừa sắp xếp các tư duy, vừa vận hành đôi bàn tay của mình trên vở,chúng ta có thể tìm ra đường lối để giải quyết vấn đề và hành động một cách trơn tru để đạt được kết quả mong đợi.

Vậy thì còn chần chừ gì nữa, hãy cùng chúng tôi trải nghiệm “nghệ thuật ghi chép giải quyết mọi vấn đề”.

Page 15: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

15

Thói quen ghi chép chuyên nghiệp.

Trước tiên tôi muốn đặt một câu hỏi: “Vở” được dùng để làm gì? Khi nhắc tới “vở” người ta sẽ liên tưởng tới điều gì?

Có lẽ sẽ có rất nhiều câu trả lời. Vở được dùng để ghi chép, đế sắp xếp những suy nghĩ trong đầu, lưu giữ lại những ý tưởng, ghi chép lại bài giảng của giáo viên..v..v Tuy nhiên, chúng ta hãy tạm thời quên đi tất cả những điều đó.

Nghệ thuật ghi chép ưu việt Mckinsey mà chúng tôi sẽ truyền đạt trong cuốn sách này chính là “kỹ thuật ghi chép để giải quyết vấn đề”. Đây không đơn thuần chỉ là việc ghi chép mà hơn thế nữa, nó chính là nghệ thuật ghi chép với mục tiêu giải quyết vấn đề.

Mckinsey – công ty tư vấn chiến lược hàng đầu thế giới – là một tổ chức giải quyết vấn đề. Công việc của họ là tập trung vào giải quyết các vấn đề của khách hàng.

CHƯƠNG 1:Mckinsey

Page 16: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

16

Và họ không cần gì hơn ngoài cuốn vở. Nói cách khác, chỉ bằng cuốn vở, Mckinsey có thể giải quyết tất cả các vấn đề.

Có lẽ đặc trưng lớn nhất của một cuốn vở mà chúng ta có thể liên tưởng tới trong học tập cũng như trong công việc đó chính là “ghi chép”.

Cũng có nhiều trường hợp chúng ta ghi các lưu ý, ghi chú vào stick note rồi dán vào tài liệu nhưng về cơ bản chúng ta thường ghi chép vào vở. Vậy thì tại sao chúng ta lại ghi chép vào vở?

Có lẽ đây là một hành động hết sức đương nhiên mà chúng ta vẫn thường làm thường xuyên. Tuy nhiên thì hành vi “ghi chép” chính là để đào sâu tư duy, hơn thế nữa nó giúp chúng ta sắp xếp tư duy, thúc đẩy việc định hình các ký ức.

Hành động “ghi chép” sẽ kích thích não bộ của chúng ta, không chỉ giúp tư duy của chúng ta được đào sâu và mở rộng mà hơn thế nữa, nó sẽ liên hệ cho chúng ta nhiều thông tin.

Page 17: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

17

Vở là bộ não thứ 2

Thực ra con người chúng ta có tới 3 bộ não.

Có thể thấy rất rõ ràng trong đầu của cơ thể chúng ta có một bộ não, nhưng nếu nhìn kỹ vào chức năng của bộ não đó thì não của chúng ta được tạo ra từ ba bộ não với những chức năng riêng biệt.

Đầu tiên, ở trên cùng là bộ não nguyên thủy mà chúng ta gọi là “não bản năng”. Tại đây bộ não có chức năng điều tiết nhiệt độ cơ thể, trung tâm hô hấp và thần kinh tự trị để duy trì các hoạt động sống.

Tiếp đến ở chính giữa là “não giữa-não cảm xúc” – là bộ phận điều khiển các cảm xúc “hỷ-nộ-ái-ố” của con người. Và phần ngoài cùng là “vỏ não” hay còn gọi là “não lý trí” – là bộ phần hỗ trợ các hoạt động trí tuệ của con người, vận hành 5 giác quan, hoàn thiện các chức năng cao cấp như tư duy, ngôn ngữ, ký ức…

Bộ não mà chúng ta đang mang đó sẽ giúp chúng ta có “ký

Page 18: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

18

ức” để ghi nhớ được nhiều thứ. Tuy nhiên cũng có 2 loại ký ức.

Loại thứ nhất là “ký ức không có ý thức”-là kiểu ký ức mà chúng ta đơn thuần lưu giữ trong đầu. Loại thứ hai là”ký ức có ý thức”- là kiểu ký ức mà chúng ta ghi nhớ nhờ các trải nghiệm của cơ thể.

Tôi nghĩ rằng có lẽ ai trong chúng ta cũng đã từng trải qua những tình huống như: mặc dù đã cố gắng học thuộc lòng để đi thi nhưng mãi vẫn không thể nhớ được. Hoặc, mặc dù đã ghi nhớ những gì mình muốn nhưng sau một đêm ngủ dậy lại quên hết.Có lý do khiến chúng ta khó có thể định hình được kiểu ký ức này.

Việc chúng ta cố gắng ghi nhớ bằng đầu óc được xử lý bằng “ thùy hải mã” nằm trong não giữa. Từ những điều chúng ta cần phải nhớ nó sẽ lọc ra những điều quan trọng, lưu giữ và gửi tới hệ thống “vỏ não” – là nơi quản lý các hoạt động liên quan tới ký ức.

Nói cách khác, vì được lọc 1 lần bằng “thùy hải mã” nên chúng ta khó có thể lưu giữ được tất cả các ký ức mà chúng ta đã ghi nhớ.

Ngược lại thì “ký ức có ý thức” – là kiểu ký ức ghi nhớ bằng những trải nghiệm của cơ thể lại không được xử

Page 19: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

19

lý bằng “thùy hải mã” mà được xử lý bằng hệ thống các nơ ron thần kinh nằm trong tiểu não và vùng hạch nền – là cơ quan điều chỉnh các hoạt động liên quan tới vận động, các bắp thịt.

Tại đây, vì ký ức của chúng ta đã được lưu giữ bởi cơ chế hoạt động này nên những gì đã được khắc sâu vào não thì sẽ rất khó để quên. Chẳng hạn như khi chúng ta còn nhỏ, lần đầu đi xe đạp có lẽ ai cũng bị ngã, nhưng dần dần khi chúng ta đã nhớ được cách đi xe nhờ những trải nghiệm của cơ thể mình thì sau này cho dù rất nhiều năm không đi xe chúng ta vẫn nhớ được cách đi xe.

Và đây chính là nguyên nhân dẫn đến mối quan hệ giữa ký ức và kỹ thuật ghi chép. Hành vi ghi chép chính là sử dụng đôi bàn tay- một bộ phận trong cơ thể chúng ta- để tạo ra trải nghiệm và ghi nhớ.

Nói cách khác, nếu so sánh với kiểu ghi nhớ chỉ bằng thì việc sử dụng bút trên cuốn vở để tạo ra kiểu ghi nhớ bằng đôi bàn tay sẽ dễ dàng giúp chúng ta sắp xếp các tư duy, hơn nữa, sau đó nó cũng giúp chúng ta dễ định hình được ký ức .

Và có thể nói rằng, cuốn vở chính là một phần của bộ não, nó tồn tại như là một bộ não thứ 2 nhằm mở ra “bộ nhớ làm việc” của não bộ và kích hoạt các tư duy của chúng ta.

Page 20: Nghệ thuật ghi chép - thói quen của người Nhật

NGHỆ THUẬT GHI CHÉP THÓI QUEN TỐT BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG CỦA CÔNG TY MCKINSEY

20

Những quan niệm về sai lầm sách vở

Hành vi ghi chép cũng quan trọng trong việc sắp xếp tư duy để giải quyết vấn đề. Nói cách khác, việc sử dụng vở sẽ trở thành việc sử dụng các “công cụ tư duy” và “công cụ giải quyết vấn đề”.

Để tiến hành giải quyết vấn đề, chúng ta phải sắp xếp các sự việc phức tạp và định nghĩa rõ ràng đâu là vấn đề thực tế. Việc tiếp theo là tìm ra đâu là nhiệm vụ quan trọng đối với những vấn đề đó, đặt ra giả thuyết và phương án giải quyết, kiểm định chúng và tiến hành theo đối sách giải quyết phù hợp nhất. Để làm được điều đó chúng ta cần một quá trình đánh giá đâu là phương án giải quyết tốt nhất.

Và dưới đây là quy trình cơ bản để giải quyết vấn đề.

Thiết lập vấn đề và quyết định nhiệm vụ quan trọng đối với vấn đề đó.

Sắp xếp và cấu trúc hóa các nhiệm vụ.

Tìm kiếm các thông tin.

Đặt ra các giả thuyết cho đối sách giải quyết.

Kiểm chứng các giả thuyết.

Quyết định đối sách giải quyết .

Thực thi đối sách giải quyết.

Vậy thì ở đây có một câu hỏi được đặt ra.