ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

INGENIERÍA EN SISTEMAS E INFORMÁTICA

V

QUITO-ECUADOR

FIN DE LA PRESENTACIÓN

GRACIAS

INDECE CAPITULO I ORGANIZACIÓN INTRODUCCIÓN DEFINICIÓN OBJETIVOS IMPORTANCIA JUSTIFICACIÓN FINALIDAD RAZONES DEL ESTUDIO DE OYM UBICACIÓN JERÁRQUICA DE OYM PERFIL PROFESIONAL OYM FUNCIONES Y SERVICIOS EVALUACIONES   CAPITULO II PASOS PARA EL ANÁLISIS DE OYM CARACTERÍSTICAS DE UN DISEÑO DE UN SISTEMA OBSTÁCULOS Y LIMITACIONES RESISTENCIA AL CAMBIO ESQUEMA BÁSICO PARA EL DIAGRAMA PROGRAMA DE TRABAJO DIFERENCIA ENTRE DATO E INFORMACIÓN RECOPILACIÓN DE DATOS E INFORMACIÓN CUESTIONARIO Y ENTREVISTA OBSERVACIÓN DIRECTA ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN NARRATIVA GRAFICA ANALÍTICA ´PRESENTACIÓN DEL INFORME (ESCRITA, VERBAL, MIXTA) EVALUACIÓN CAPITULO III IMPORTANCIA DE LAS RECOMENDACIONES CONCEPTO DE IMPLEMENTACIÓN PRUEBA PILOTO DIFUSIÓN DE LAS RECOMENDACIONES SELECCIÓN Y ADIESTRAMIENTO DEL PERSONAL PREPARACIÓN DE MATERIALES EQUIPOS CRONOGRAMA EVALUACIÓN TIEMPOS Y MEDIOS DE EVALUACIÓN MODIFICACIONES Y AJUSTES TIPOS DE EVALUACIÓN Y EVALUACIÓN ORGANIGRAMAS

INTRODUCCIÓN Organización y métodos es una técnica que actúa como mecanismo de control de los procesos planteando políticas

estudiando y diagnosticando organizaciones pudiendo recomendar soluciones Con esta técnica las organizaciones simplifican métodos y procedimientos para ser eficiente y eficaces en la organización CONCEPTO DE ORGANIZACÓN Y METODOS Organización.- Se maneja bajo dos parámetros EMPRESA.- Conjunto de personas que se reúnen para cumplir un objetivo común ORDEN.- Dar prioridades a las acciones para el cumplimiento de un objetivo común Las técnicas de organización en general constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procedimientos tanto

Informático como administrativo optimizando los recursos que esta dispone entendiéndose como los recursos a los cuatro elementos que lo conforman que son:

1. Recurso Natural 2.-Recursos Humano 3.-Recursos Tecnológico 4.-Recursos Económico También se lo considera para estudiar la estructura de la empresa aplicar principios administrativos y formular el

diagnostico que nos permita dar soluciones adecuados OBJETIVOS: Determinar las causas que producen conflictos en la organización llamadas causas efectos Eliminar el trabajo innecesario que se detecte en la organización (En base a un diseño) P1 P Eliminar la disciplina de procesos P2 Burocracia Irreal P Burocracia Real p1 Incrementar la producción utilizando los recursos que dispone la organización Mejorar la calidad del servicio Orientar la estructura organizacional al cumplimiento de los objetivos organizacionales Garantizar la eficiencia y eficacia reduciendo tiempo y espacios en base a la optimización de los recursos

RAZONES IMPORTANCIA. La organización por ser la parte importante de los Org. Recoge y complementa

necesidades llevando hasta el último detalle para el cumplimiento de sus objetivos para el efecto Organización y Métodos. Nos ayudara a dar soluciones a los problemas

Organización y Métodos con sus siglas (OyM) es una unidad de asesoramiento que dará soporte a los niveles superiores de la organización en las posibles soluciones a los posibles problemas generados en el medio

JUSTIFICACIÓN Y FINALIDAD Una vez generado la observación y planteado el problema se diagnostica que

Organización y Métodos nos permite desarrollar el control sistemático y administrativo introduciendo cambios a las actividades y mejorando los procesos cuya finalidad es asegurar el máximo de eficiencia de la máquina administrativa mediante la aplicación de métodos y técnicas para conseguir el objetivo planteado de toda organización (Ganar más y gastar menos) por regla general OyM carece de autoridad pero si tiene un alto grado de responsabilidad sobre atoras unidades de la organización

RAZONES DEL ESTUDIO OyM Entre las principales razones podemos mencionar. 1.- Por iniciativa de los propios 2.-Por medio del propio personal de la Organización 3.-Por satisfacer necesidades internas y externas de la empresa 4.-Por políticas de la empresa

UBICACIÓN JERÁRQUICA O Y M UBICACIÓN JERÁRQUICA DE OyM Organización y Métodos posee una unidad de asesoramiento está ubicada jerárquicamente entre los niveles que tiene poder de decisión es decir

entre los niveles intermedios y superiores.

N.SNivel superiorT.D (Toma de decisiones) N.INTNivel intermedioG. E N.OPNivel OperativoCumple intelectual (1-3 años universidad) Motriz (fuerza) Esta estructura nos permitirá tener accesos directo a los niveles directos Tener un grado de responsabilidad dentro de la estructura Conseguir que los directivos reconozcan la verdadera importancia de los trabajadores OyM Su ubicación entre los dos niveles ya que tiene un grado de responsabilidad caso contrario perderían su eficiencia e independencia (eficacia) Esta unidad depende del nivel superior La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge cuando un directivo reconoce que la estructura organizacional no está cumpliendo el

objetivo estableciendo por la organización al no poder detectar las causas del dicho desfase decide crear una unidad. ERFIL PROFESIONAL DE UN O Y M El personal que labora en O y M se le conoce con el nombre de una lista ya que se encargo 1.- Recopilar información, analizada e informarla con el fin de presentar soluciones o alternativas a problemas generados en la estructura

orgánica así como asesoras en la implementación de la misma. El analista tiene que ser Técnico y Teórico Teórico.- Tener conocimiento de la teorías de la administración y el manejo de método teórico y científico. Teorías “X”Maltrato Personal “Y”Poca participación “Z”Plena participación CURSOS.- Especializados en desarrollo de sistemas y mejoramiento de procesos Conocer los tipos de administración Tipos de Administración

Administración lineal o Militar.- Esta formado por jerarquía autoridad & responsabilidad Administración Estructural.- Guiar al sub ordinal a cumplir objetivos mediante jerarquía (estructura) unidades más importantes. Administración funcional.- guiar al subordinado al cumplimiento de un objetivo en común mediante el desarrollo de sus actividades.

La sumatoria de actividades da una función Administración Sistemática.- cumplimiento de un objetivo en común mediante el conjunto de pasos lógicos secuenciales

Observación, análisisInputEntrada/variable DiseñoProcesoProceso EjecuciónOutputResultado

Administración por Objetivos A.P.O Resultado de las anteriores

MODELOSMODELOS.- Existen 8 modelos que nos ayudan a identificar las características de las estructuras organizacionales de las que podemos mencionar.

1.-Modelo Triangular.- Teoría “x” 2.-Modelo Triangular Invertido.- Teoría “y”

Sustentada por Mc. Gregro (MALTRATO) sustentada por Mc. Gregro (Poca participación)

3.- Modelo Rectangular o Plano.- Teoría “Z” Ouchi (Mucha participación)

Eq W Co W

MODELO CONICO.- Genera necesidades las personas y por último satisfacen las necesidades

EXTRELLA DE 5 PUNTOS Y DE 6 PUNTOS

CONCEPTOS TECNICOS Permite realizar un diagnostico administrativo mediante el análisis diseño, flujo diagramación, manuales y

organigramas Informar oportunamente del diagnostico global FUNCIONES Y SERVICIOS.- Entre los que mencionamos los siguientes: 1.-Estudiar y analizar la estructura 2.-Adecuar a la organización 3.-Asesorar a las unidades o departamentos 4.-Hacer actividades de divulgación y promoción 5.-Dictaminar, asesorar e informar En la posible solución a los posibles problemas generados en el proceso administrativo esta unidad carece de

jerarquías aunque goce que un fuerte respaldo de los niveles superiores SERVICIOS.- 1.- Tener tiempo para el estudio 2.-s¿Ser independiente de la unidad bajo estudio 3.-No tener límites y ser objetivos PASOS PARA EL ANÁLISIS DE O Y M.- Entre los que podemos mencionar: 1.-Conocer el hecho o situación 2.-descomponer en detalles 3.-examinar críticamente los problemas 4.-Ordenar cada elemento de acuerdo a sus prioridades 5.-clasificar la información por áreas. CARACTERISTICAS DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE O Y M 1.- Simplificación (sistema)Conjunto de procesos -ELIMINACIÓNCUANDO SE REPITE EL PROCESO/ CUANDO ES INNECESARIO Sub sistema -ADICIÓN AÑADE PROCESOS PARA MEJORAR PROCESOS Y EVITAR ERRORES -COMBINACIÓNUNIÓN DE ELIMINACIÓN Y ADICIÓN -MIXTA

2.-AUTOMATIZACIÓN.- Mecanismo mediante el cual mejoramos los procesos y métodos informáticos que nos ayudaran a mejorar los procesos

  3.-TERCIALIZACIÓN.- Mecanismo también proceso de apoyo donde las organizaciones tienden con terceros esta

tercialización se genera cuando las organizaciones no cumplieron dicho proceso.

OBSTACULOS Y LIMITACIONES Entre los principales Obstáculos y limitaciones tenemos: 1.- Carencia de un programa de O y M 2.- Poca predisposición de los directivos 3.-consecuencia de un personal idónea y calificado 4.-Falta de recursos económicos 5.-Resistencia al cambio La resistencia se da por el desconocimiento del recurso humano a mayor grado de resistencia menor capacitación y la resistencia se divide primero social segundo

económica y tercero cultural 1.-R. Social.- Teórica x se da por maltrato 2.-R Económico.- Falta dinero en las organizaciones. 3.-R Cultural.- Se da por patrones o modelos organizacionales.   ESQUEMA DEL DISEÑODE DIAGNOSTICO El proceso se genera acorde:   Largo Plazo Resultado Output (Salida de información) ANTES (IDEAS) Inputingreso de datos Mediana Durante el proceso de desarrollo Proceso datos                  

La recolección de datos e información es un proceso que se inicio con la recolección de una serie de datos que nos permiten establecer un diagnostico y considerar las cambio para una mejora de un sistema tanto técnica como administrativa para lo cual es genera mediante 3 aspectos.

-OBSERVACIÓN.-NO ES OTRA COSA QUE LA VERIFICACIÓN O CONSTATACIÓN DE LOS DATOS ENCUESTA.- Es un mecanismo que tiene la finalidad de recoger los datos en forma ordenada ENTREVISTA.- estos datos deben ser dicotómicos es decir sesgo cerrado Es una herramienta de apoyo que va a tener un sesgo cerrado cuyas preguntas son que, como, cuando, donde y porque pero de ultimo no se aplico por que el sesgo es

informativo estas información será recopilada para que llegue al cumplimiento de los objetivos para la cual debemos tomar en cuenta los datos e información de la fuente.

Obtener información de los procesos.- Estos datos debe ser organizado en forma narrativa y forma grafica. MARIATIVO.- Es una descripción GRAFICO.- Es un complemento mediante flujos manuales organizados y flojos de procesos. ANALISIS.- Debe ser preciso y rápido cuyo informe debe ser representarse en forma escrita, verbal y mixta.   X----------------------------------------------------------------------------- *TEMA *OBJ GENERAL *ESTRATEGIA P Inmediatas (hoy) SMediatas (6-1) *DESARROLLO Y ANALISIS OB, ENCUETAS, TOMA DE DESICIONES HIPOTESIS *ANALISIS INFORMACIÓN *CONCLUSIONES *RECOMENDACIONES *ANEXOS

IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES La implementación no es otra cosa que un mecanismo que nos va ayudar a implementar un proceso a un sistema. 1.-difusión de las RecomendacionesNos permite saber si el proceso es correcto o no 2.-Difusión de las recomendacionesMediante, charlas, reuniones y circulares 3.-Capacitación al personalMediante cursos intensivos de un mejoramiento 4.-Hoja de cronograma Es decir una guía de tiempos y espacios que nos ayudaran a verificar el cumplimiento de los objetivos   EVALUACIÓN IMPORTANCIA CARACTERISTICAS E INSTRUMENTOS El analista va a conocer las dificultades y deficiencias de un proceso durante las recomendaciones primero para generar cambios.   Según para reconocer daño cuyas características deben ser primero flexibles, creativas, realistas y productivas. Tiempos y Medios de evaluación antes-durante-después Tipos de evaluación Mediata.- Un plazo de 6 a un año Inmediata.- Que se debe ejecutar en ese istante

LOS ORGANIGRAMAS No son otra cosa que un modelo grafico que representa la estructura formal de una organización indicando los órganos o dependencias y las

relaciones de autoridad que guardan entre sí. Toda empresa tiene una estructura o una forma de organización que se crea en función de una necesidad por medio de la cual se puede ordenar

las actividades o procesos para su correcto funcionamiento. OBJETIVO Plasmar y transmitir en forma grafica como está constituido una organización. CLASIFICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES Se clasifican en dos grandes grupos: POR SU USO POR SU FIN: POR SU USO.- Lo que comúnmente se utiliza. ANALÍTICO O DETALLADO.- Es aquella que representa la estructura en base a un análisis o detalle de las unidades que conforman la jerarquía

para lo cual cada nivel jerárquico tiene un numero.   1.-NIVEL SUPERIOR.- Para el nivel superior lo representan con el numero 1, cuya representación grafica es un triangulo. 1. Accionistas MAYUSCULAS 1.1 Junta de Accionistas 1.2 Directorio 1.3 Junta de directorio 1.4 Presidente 1.5 Vicepresidente 1.6 Gerente General   Minusculas2 1.7 Subgerente General 2.- NIVEL INTERMEDIO 2. Gerente Departamento 2.1 Subgerente departamento 2.2 Jefe 2.3 Coordinadores 2.4 Supervisores

SINTÉTICO O ESQUEMÁTICO.- este tipo de organización representa gráficamente la estructura de una organización en forma resumida se utiliza para fines de publicidad e información. POR SU FIN.- ESTRUCTURAL.- Es una mejora del organigrama esquemático aquí se representa los niveles jerárquicos los canales de mando comunicación y coordinación. CANALES DE MANDO.- Es una línea acentuada de forma vertical o horizontal existen dos tipos representada como una jerarquía.  

Autoridad Jerarquía Responsabilidad CANALES DE COMUNICACIÓN.- Es una línea acentuada de forma vertical o horizontal que representa responsabilidad

Responsabilidad

  CANALES DE COORDINACIÓN.- existen tres tipos |-------------- COORDINCACION Tiene principio pero no tiene fin < -------------- > BICONDICIONAL No tiene ni principio ni fin ------------------- LIMITE GEOGRAFICO No tiene ni principio ni fin   Ejemplo: Digitador G. RRHH SECRETARIAS G. Sistemas OYM ACCIONISTAS El número de persona se da en forma jerárquica. 1. ACCIONISTAS 2. GERENTE DE SISTEMAS 2.1 GERENTE DE RRHH 3. DIGITADOR 4. OYM 5. SECREATRIA   FUNCIONAL.- Es una variación del organigrama estructural se diferencia del estructural ya que este desglosa las funciones en actividades. ACCIONISTAS  

∑ OYM SECRETARIAS Actividades = Funciones Gerente Sistemas   -Genera procesos -Analiza procesos -Toma decisiones -Planifica procesos Digitador G. RRHH G. Sistemas -Genera procesos -Analiza procesos -Toma decisiones -Planifica procesos    

POSICIÓN O PERSONAL.- Este tipo de organigramas es una mejora de los dos anteriores de Funcional y Estructural cuya diferencia es la siguiente. Gerencia Sistemas   -Gerente sistemas -Pérez Luis -VAC Se indica el número de personas el cargo y sueldo o número de personas el número de apellidos y nombres. Gerente Sistemas 

EJERCICIOCOMPUTRON S.A desea incrementar una verdadera estructura en su empresa cuyas unidades son.1 ACCIONISTAS5 SECRETARIA4 ASESOR TECNICO2.1 GERENTE DE VENTAS1.1 GERENTE GENERAL3.2 VENDEDOR UNO2 GERENCIA TECNICA2.2 JEFE TECNICAS3 TECNICO13.1 TECNICO2

Nos piden realizar el analítico flujo y diagrama

•CIRCULAR

•ESCALAR

CRITERIOS PARA PREPARAR UN ORGANIGRAMAPara crea un organigrama deberemos preparar criterios establecidos jerárquicamente estos criterios son los siguientes:1.- PRESICIÓN2.- SENCILLES3.-PRESENTACIÓN4.-VIJENCIA5.- UNIFORMIDAD 1.- PRESICIÓN.- Las unidades administrativas se debe establecer con aptitud2.- SENCILLES.- Debe ser lo más claro posible3.-PRESENTACIÓN.- Debe realizarse en hojas milimetradas y con los formatos establecidos y siempre en forma horizontal.4.-VIJENCIA.- no tiene un tiempo específico.

5.- UNIFORMIDAD.-QUE ES UN ESTRUCTURA EN LA ORGANIZACIÓNLa estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización para conseguir su objetivo debe estas definida de manera que sea perfectamente clara para quienes realizan una determinada tarea y existen diferentes tipos.1.- Horizontal lineal o militar2.- vertical Izquierdo3.- Vertical derecho4.-Vertical propiamente dicha

QUE ES UN ESTRUCTURA EN LA ORGANIZACIÓNLa estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización para conseguir su objetivo debe estas definida de manera que sea perfectamente clara para quienes realizan una determinada tarea y existen diferentes tipos.1.- Horizontal lineal o militar2.- vertical Izquierdo3.- Vertical derecho4.-Vertical propiamente dicha

1.- HORIZONTAL LINEAL O MILITAR.- Es aquella en la que se identifican los niveles de mando

2.- VERTICAL IZQUIERDO.- Nivel desde la izquierda al punto corazón

3.- VERTICAL DERECHO.- Nivel desde la derecha al punto corazón

4.-VERTICAL PROPIAMENTE DICHA

DECENTRALIZACIÓNEs la transferencia definitiva de funciones tienen régimen jurídico propio, tienen una estructura interna definida.

DESCONCENTRACIÓN Mecanismo mediante en el cual se delegan en forma permanente las actividades dando paso a las autonomías.

DESCENTRALIZACIÓN TRANSPARENCIA DE FUNCIONESAUTORIDAD-RESPONSABILIDADES DESCONCENTRACIÓN DELEGAR ACTIVIDADESA RESPONSABILIDAD    

         

AUTONOMIA Genera un grado de independencia a las estructuras mediante una descentralización y desconcentración. REPRESENTACIÓN Existen 3 tipos de autonomías. AUTONOMIA TOTAL

AUTONOMIA TOTAL.- Es aquella que tiene los cuatro niveles ADMINISTRATIVO

FINACIERO OPERATIVO LEGAL

AUTONOMIA TOTAL AUTONOMIA PARCIAL.- Es aquella que tiene ADMINISTRATIVO

OPERATIVO LEGAL

AUTONOMIA LIMITADA.- Es aquella que tiene AUTONOMIA TOTAL

OPERATIVO LEGAL

  Ejemplo: 1 ACCIONISTAS 2 GERENTE VENTAS 3.1 VENDEDOR 1 3.2 VENDEDOR 2 //VERTICAL IZQUIERDO 2.1 GERENTE SISTEMAS 3 PROGRAMADOR //VERTICAL DERECHO 4 OYM 4.1 ASESOR TÉCNICO (COORDINADOR GERENTE SISTEMAS) 5 SECRETARIA

AUTONOMÍA TOTAL

DIAGRAMA DE PROCESOSEl Diagrama de proceso no es otra cosa que una herramienta que nos ayuda a identificar los cuellos de botella y tomar las correcciones cuya simbología es la siguiente.1.- O Representa una operación o una actividad2.- Transporte o movimiento

3.- Representa control o Verificación4.- D Representa demora o pérdida de tiempo hay dos tipos. (Demora Positiva, Demora NEGATIVA)5.-ARCHIVO

MANUALES Son herramientas de guías de las actividades que deben realizar el personal en la organización,

es un compendio de funciones, actividades y tareas que deberán asumir las diferentes unidades administrativas que conforman la organización.

  Definición Los manuales no son otra cosa que la identificación clara de las estructuras organizacionales y

las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a estos manuales se les conocen también como reglamentos orgánicos funcionales.

Los manuales se les considera como complementos de datos que trae el organigrama y de ayuda a los niveles superior intermedio y operativo.

  Ventajas y desventajas del manual   Las ventajas.   En cuanto a la organización.- delimitan el campo de acción, funciones, atribuciones y

responsabilidades de cada unidad administrativa, y analiza la estructura y funciones de la organización.

En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su área de competencia, funciones y responsabilidades, contribuye a determinar su posición relativa dentro de la estructura.

En cuanto al personal de operación.- permite un conocimiento de la estructura de organización, facilita el conocimiento de las tareas, la iniciativa y responsabilidad asignadas; y facilita la capacidad por áreas funcionales.

  Desventajas.   Se impone excesivo formalismo en la organización, lo que determina rigidez en el cumplimiento

de las actividades.

Partes de un manualUn manual consta de tres partes que son:Una parte general.- que describe una breve historia de la empresa, sus objetivos, políticas y la forma como el personal participará para el logro de sus metas.Una parte esencial.- Que describe las funciones asignadas a las unidades administradas.La descripción de funciones se efectuará en el siguiente orden:1.- Planificación.2.- Organización.3.- Dirección.4.- Control.5.- Especialización del área.Una parte complementaria.- Se describe los organigramas generales y de detalle a la vez que el glosario de términos.

Diagrama de Procesos

Es una herramienta que nos ayuda a identificar los procesos con sus errores cuya simbología es la siguiente.

Significa una operación es decir una actividad

Transporte para generar un movimiento

Control es una verificación

D Demora

A Archivo o guardar

Razones y pasos para la elaboración de los manuales Enfoca con claridad cuál es la naturaleza de la función, la forma de llevarla a cabo, los limites a los que

llegue la autoridad y la responsabilidad y la clase de relaciones que hay entre os diferentes niveles de la organización.

Para lo cual no se debe descuidar de: A quien va dirigido. Políticas de la empresa. Historia y sus antecedentes de la empresa. Normas de personal. Procedimientos utilizados.   Pasos para la elaboración de un manual. Los pasos para realizar el manual tenemos: Recopilación de información. Estudio y análisis de la información recopilada. Elaboración del proyecto. Dictamen de autoridad competente. Propuesta definitiva del manual. Aprobación por las más altas autoridades. Publicación y distribución

6.6 Estructura Se estructura de la siguiente manera:   Introducción.- Explicación esquemática de la filosofía, contenido y

aplicación del manual así como las mejoras a obtenerse. Organigramas.- Se recomienda los organigramas analíticos, funcionales,

funcionales y de posición. Objetivos generales.- Se describe los objetivos planteados a nivel de la

empresa y por unidad. Políticas generales.- Son las reglas, lineamientos planteados en la

organización así como por cada unidad. En algunos casos se recomienda realizar una descripción de la misión, visión.

Funciones por unidad a nivel de jefaturas y administrativas.- Se efectúa la descripción de funciones a nivel de cada unidad administrativa, con énfasis en el proceso administrativo.

  Algunos manuales.- Deben tener:

PUESTO: Educación, experiencia y conocimiento DESCRIPCIÓN GENERAL, FUNCIONES: Diarias, periódicas y eventuales.

Glosario de términos.- Se prepara una lista de términos de uso más frecuente en el manual con su significado.

  MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una

unidad administrativa. Objetivo. Desarrollar sus actividades con mejores índices de eficiencia cuando dispone de procedimientos para cada área. Proponer en medida la sistematización de funciones.