Pasos para una negociación exitosa

Pasos para una negociación exitosa

D.R. © Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey | México, 2012.

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Índice Inicio .............................................................................................. 3 - Introducción

- Objetivo

- Temario

- Antecedentes

Tema 1. Preparación de la negociación ........................................ 5 - Introducción

- Objetivo

- Conclusión

Tema 2. Desarrollo de la negociación ........................................... 9 - Introducción

- Objetivo

- Conclusión

Tema 3. Cierre de la negociación ............................................... 12 - Introducción

- Objetivo

- Conclusión

Conclusión del curso ................................................................... 15



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Inicio Introducción

Muchas veces, la falta de tiempo, el exceso de trabajo y las presiones de otras actividades más urgentes, provocan que dejemos la planeación de cualquier actividad, y en especial de una futura negociación hasta el final, o aún peor, que simplemente no lo hagamos.

Por otra parte, la falta de interés en esta importante función, las distracciones constantes y la apatía ante una actividad que algunas personas encuentran tediosa, puede llevar a una mala o nula preparación, con sus consecuentes resultados negativos al momento de negociar.

No basta con ser rápido, ágil de mente y efectivo al momento de negociar, además, se debe tener objetivos claros, información completa y detallada, un plan de acción, una estrategia a seguir, un listado de temas a tratar, una distribución de asuntos y priorizar los mismos, así como un resultado deseado a buscar.

Algunas personas asumen que planear significa saber de qué se trata el asunto a tratar, pero una verdadera planeación, no está construida por adquirir cierta información básica y superficial, sino que implica un verdadero proceso de administración de la información y su utilización, para realmente planear con anticipación la futura negociación.

Finalmente, debemos recordar que las habilidades propias, la experiencia personal y nuestro estilo negociador, así como los de la contraparte, son factores sobre los que tenemos muy poco control, por lo que en realidad, lo único que realmente podemos controlar completamente, es la planeación previa que realizamos y que nos lleva a definir nuestra estrategia y plan de acción.

Dicho de otra manera, el desarrollo y el cierre de la negociación siempre serán inciertos, por mayores esfuerzos que hagamos para controlarlos, y lo único que realmente podemos controlar por completo, es la planeación previa.

Objetivo

Identificar las diferentes etapas de la negociación, para así preparar un proceso de negociación, con el fin de ejecutarlo y culminarlo exitosamente.

Temario 1. Preparación de la negociación. Planteamiento, Análisis, Objetivos, Estrategias, Evaluación, Metodología.



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2. Desarrollo de la negociación. Acciones, Tácticas, Terceros, Acuerdos. 3. Cierre de la negociación. Instrumentación, Seguimiento, Renegociación.

Antecedentes El ingeniero Indalecio Iturbide, es el Subgerente de Relaciones Comerciales Internacionales, de la Empresa Comercializadora del Golfo S.A de C.V., quien tiene una junta de trabajo con el Lic. Adalberto Santos, uno de los nuevos colaboradores dentro de su equipo negociador.

Ing. Iturbide Muy bien Licenciado, ésta será su primera gran negociación comercial, así que hay que estar preparados para todo. Estas empresas Internacionales, tienen muchos recursos para aplicar. Lic. Adalberto Santos Si Ingeniero, me han dicho que su equipo negociador es muy bueno, ¿qué estrategias vamos a utilizar?, ¿tiene algunas recomendaciones para mí? Ing. Iturbide Si, te explicaré uno a uno todos los pasos para realizar una negociación, y así sabrás los lineamientos generales que debes seguir, ¿Qué te parece? Lic. Adalberto Santos ¡Me parece excelente!, ¿cuándo empezamos? Ing. Iturbide De inmediato…



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Tema 1. Preparación de la negociación Introducción La preparación es el primer paso a seguir para lograr con éxito el cierre de una negociación efectiva, es por esto que en este tema analizarás su importancia, identificarás los pasos a seguir en la preparación de la estrategia de negociación y revisarás algunos ejemplos de su aplicación.

Objetivos

• Identificar los seis pasos iniciales de la negociación. • Exponer, a través de un ejemplo, la aplicación de los seis pasos para la preparación de

una negociación exitosa. El Ing. Iturbide le explica al Lic. Adalberto Santos los pasos a seguir dentro de la etapa de preparación.

La preparación para la negociación está formado por una serie de pasos coherentes a seguir, que permiten articular un conjunto de elementos enfocados a preparar adecuadamente la estrategia de negociación.

Planteamiento

Lo primero que se determinará en una negociación es su planteamiento, es decir:

• Identificar cada una de las partes involucradas. • Ubicar los límites o marco referencial de la negociación. • El tiempo para realizarla. • Los episodios en los que se realizará. • Los antecedentes de la negociación. • Los objetivos comunes y la aproximación previa (si la hay)

Análisis

El segundo paso es analizar la información generada en el planteamiento:

• Valorarla entre sí. • Compararla con la información obtenida en negociaciones previas. • Identificar factores de incidencia y/o riesgo. • Plantear el marco conceptual de la negociación.



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Objetivos

El tercer paso es identificar el o los objetivos, ya que es la parte más importante de la negociación y consiste en reconocer:

• ¿Qué es lo que se quiere lograr con la negociación? • ¿Qué fin se persigue?, o ¿cuál es el resultado final deseable o al que se

quiere llegar? • El objetivo puede ser único o múltiple, en caso de haber más de un

objetivo, también se deben establecer las prioridades entre los mismos, a fin de tener un orden de importancia y preferencia en cuanto a los objetivos a lograr.

Estrategias

El cuarto paso consiste en la definición de la estrategia a seguir, la estrategia no es otra cosa más que el plan maestro de acción dirigido a obtener los objetivos deseados.

Evaluación

El quinto paso es la evaluación de los temas en discusión, es decir elaborar el marco de referencia del problema a resolver o la negociación para llevarla a cabo. Esta evaluación se relaciona con darle una dimensión realista al mundo a nuestro alrededor, pues es que evidente que cada persona puede ver las situaciones de distinta manera y la objetividad de dicha visión, es sólo la consecuencia de la propia subjetividad de cada persona, quien analice la situación.

Metodología

Finalmente, el sexto paso sería el procedimiento en sí de la negociación, pues a pesar del plan estructurado con base en los cinco pasos anteriores, siempre existirá un elemento de transformación durante el proceso mismo de la negociación. Al interactuar e intercambiarse la información de las partes negociantes, la mutua influencia provocará variaciones en la estructura previa elaborada por cada una de ellas. Asimismo, la influencia de la información presentada por la contraparte, puede modificar el plan original que se había planteado.

Ing. Iturbide: Una vez que conocimos los seis pasos iniciales de toda negociación, te daré un ejemplo de cada uno, para que lo entiendas mejor. Lic. Adalberto Santos: La verdad si se lo agradecería, pues está un poco complicado, es mucha información y bastantes términos poco comunes. Ing. Iturbide: No te preocupes, acuérdate que nadie nace enseñando, esto se va aprendiendo poco a poco y con mucha práctica. Lic. Adalberto Santos: Pues qué bueno que usted es un experto.

Ejemplo de cómo aplicarían cada uno de los seis pasos para la preparación de una negociación con la empresa “Christmas Three”.

1. Planteamiento 2. Análisis 3. Objetivos 4. Estrategias 5. Evaluación



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6. Metodología

1. Planteamiento

Nuestra empresa está interesada en obtener un contrato de distribución para México de artículos navideños fabricados en China por la empresa “Christmas Three”. Esta empresa cuenta con más de 1,000 empleados y factura alrededor de 5.7 millones de dólares al año. No realiza ventas actualmente en México y no hemos hecho contacto alguno con ellos, pero sabemos que tiene interés en extender su mercado a nuestro país. Creemos que podemos iniciar una negociación con ellos y en aproximadamente 3 meses distribuir en México entre el 40 y el 70% de sus productos.

2. Análisis

Esta empresa es mucho más grande que nosotros, pues apenas contamos con 35 empleados incluyendo vendedores, facturamos alrededor de 150, 000 dólares al año y sólo hemos hecho negocios internacionales con empresas norteamericanas. Nos interesa mucho un contrato de distribución exclusivo y un margen de ganancia atractivo a cambio de abrirles un nuevo mercado, asimismo nos gustaría un contrato por 5 años renovable a otros 5 por lo menos.

3. Objetivos

Nuestro objetivo principal es obtener el contrato de distribución exclusivo, en los términos que nos convienen, como objetivo secundario, queremos asegurar la calidad del producto y bajo precio, pues ambos serán nuestras armas competitivas, así como el oportuno envío de las mercancías, pues los retrasos en los envíos por barco son comunes, nuestros agentes de ventas son muy activos y no contamos con capital suficiente, por lo que no podemos darnos el lujo de tener demasiado inventario almacenado.

4. Estrategias

Les haremos una llamada telefónica para concertar una cita y enviaremos al Lic. Adalberto Santos a Shanghái, donde se encuentran las oficinas de “Christmas Three” a negociar con ellos un contrato.

5. Evaluación

Sabemos que pueden tratar de abusar de su posición dominante en la negociación, es posible que contacten otros distribuidores para tener varias opciones y presionarnos y nosotros por nuestra parte tenemos muy poco interés en contratar con otra empresa, hemos sabido que el margen de utilidad en otros países es del 40% y que usualmente el distribuidor y el fabricante comparten los gastos del flete y el riesgo, cosas que no estamos en posibilidad de aceptar, aunque podríamos aceptar un margen de ganancia menor.

6. Metodología

Estos son los lineamientos generales, para efectos prácticos, el contrato exclusivo de distribución no es negociable, el margen de ganancia puede ser de un 30% y aceptaríamos hasta un mínimo de 15% si las otras condiciones nos son favorables. Podemos pagar algo o todo el flete terrestre en México, pero no el marítimo y podríamos recibir la mercancía una vez al mes, en Veracruz o Mazatlán, suponemos por razones geográficas que ellos preferirán Mazatlán, a nosotros nos da igual, pero no lo diremos al principio. Es importante que el riesgo de transporte de la mercancía y/o el seguro lo absorban ellos y que nos cambien toda la mercancía dañada a juicio nuestro, por nueva, en el siguiente embarque. Todo lo demás, fuera de estos aspectos, es ampliamente negociable.



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Conclusión

En este tema vimos que la preparación de la negociación se basa en seis pasos básicos a seguir, donde el planteamiento es lo primero que se determina en una negociación; seguido por el análisis donde se examina la información generada en el planteamiento; siendo el tercer paso el objetivo que es la parte más importante de la negociación.

Posteriormente vienen las estrategias o plan maestro de acción, las cuales están dirigidas a obtener los objetivos deseados; el quinto paso es la evaluación de temas, donde se elabora un marco de referencia del problema a resolver o la negociación para llevarla a cabo; y, finalmente, está la metodología que es donde se trazan los procedimientos de la negociación.



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Tema 2. Desarrollo de la negociación.

Introducción En el desarrollo de la negociación no hay reglas fijas a seguir, sin embargo se identificaron cuatro puntos que comúnmente definen el desarrollo de toda negociación, y aunque no todos necesariamente intervienen en ésta, es importante conocerlos e identificar a qué se refiere cada uno de ellos.

Objetivo

• Distinguir los cuatro puntos que definen el desarrollo de la negociación.

Lic. Adalberto Santos: Pues la verdad me siento más seguro de conocer toda esta información Ingeniero, y no ir a negociar de manera improvisada, como a veces acostumbrarnos. Sin embargo, me siento francamente inquieto por esa última parte, el paso de la metodología, creo que pudiera estar débil en ese paso. Ing. Iturbide: Efectivamente, se pone uno un poco nervioso, pues se pierde algo de control sobre la negociación, peor el conocer el desarrollo de la misma, te dará más seguridad en tu preparación para este proceso, por lo que te explicaré en un minuto cómo funciona.

Los siguientes cuatro puntos definen el desarrollo de toda negociación, y aunque no todos intervienen siempre es importante conocerlos.

• Acciones • Tácticas • Terceros • Acuerdos

Acciones

Las principales acciones que se deben llevar a cabo durante el proceso de negociación son:

• Crear un libre flujo de información. • Tratar de reconocer y comprender las necesidades y objetivos reales de

la contraparte. • Enfatizar los puntos en común entre las partes y minimizar las

diferencias. • Buscar soluciones que cumplan las metas y objetivos de ambas partes.



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Tácticas

Las principales tácticas recomendadas durante el proceso de negociación son:

• Identificar y definir el problema de una forma mutuamente aceptable. • Transformar el problema en un objetivo identificando los obstáculos para

cumplir el objetivo. • Despersonalizar el problema. • Identificar intereses y necesidades. • Generar alternativas de solución.

Terceros

Uno de los puntos de relevancia durante el proceso de negociación, es la posible intervención de terceros:

• Agentes y representantes. • Negociaciones adicionales. • Equipos de negociadores. • Partes no representadas o audiencia. • Terceros.

Acuerdos

Finalmente, analizaremos los puntos relevantes con respecto a los acuerdos:

• Crear opciones. • Expandir el pastel. • Intercambio de intereses. • Uso de compensaciones. • Reducir el costo del cumplimiento. • Encontrar una solución puente. • Generar soluciones alternativas. • Lluvia de ideas. • Grupo nominal. • Encuestas.

Ing. Iturbide: Espero que te haya quedado claro, Adalberto, las complejidades durante el proceso de negociación, ya que son muchas, y sólo se dominan con la práctica. Lic. Adalberto Santos: Si Ingeniero, me quedó muy claro, y no me cabe la menor duda, que esto es sólo el principio de muchas cosas más que tendré que aprender. Ing. Iturbide: Exactamente Adalberto, prácticamente entre más se estudia este tema, más se da uno cuenta de la vasta información y de la profunda ignorancia en la que nos encontramos. Lic. Adalberto Santos: ¡Ni hablar!, pues habrá que ponerse a estudiar entonces.



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Conclusión

En este tema revisamos los cuatro puntos que definen el desarrollo de toda negociación. Iniciamos revisando las acciones que se deben llevar a cabo durante el proceso de la negociación; y algunas de las tácticas recomendadas para este proceso, como el identificar y definir el problema de una forma aceptable, así como generar alternativas de solución. Por otro lado, dentro de los puntos de gran relevancia durante el proceso de negociación está la posible intervención de terceros y finalmente se encuentran los acuerdos.



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Tema 3. Cierre de la negociación.

Introducción El cierre de la negociación es el punto culminante de todo el proceso. Todo el esfuerzo anteriormente realizado se verá reflejado en este punto. En este tema verás cómo se realiza el cierre de la negociación a través de los puntos que la definen, que aunque no todos se llevan siempre a cabo, es importante conocerlos y aplicarlos a la hora de hacer el cierre.

Objetivo

• Distinguir los tres puntos que definen el cierre en toda negociación.

Lic. Adalberto Santos: Pues la verdad creo que me quedó bastante claro todo, pero tengo una duda, ¿cómo se da por terminada la negociación? Ing. Iturbide: Bueno, hay varias formas de terminar una negociación, puede ser que ambas partes decidan terminarla sin llegar a un acuerdo, que una de las partes decida retirarse de la negociación o que ambas partes lleguen a un acuerdo, nos enfocaremos en este último caso, que es el que realmente nos interesa.

Los siguientes tres puntos definen el cierre de toda negociación, y aunque no todos se llevan a cabo siempre, es importante conocerlos.

• Instrumentación • Seguimiento

• Renegociación

Instrumentación

Al final de toda negociación se lleva a cabo lo que llamaremos “la negociación final”, en la cual se llega a un acuerdo mediante la mutua convergencia de los intereses de cada una de las partes, moviendo paulatinamente sus posiciones encontradas, a través de paquetes o grupos de intereses, hacia una posición mutuamente aceptable. En esta etapa, es común que las partes se den cuenta que dejaron fuera algunos temas, que algunas cosas que negociaron no son viables, que pudiera contener acuerdos ilegales, las situaciones han cambiado, o nuevos puntos de discusión existen, es aquí donde entraría de nuevo la etapa de renegociación. Una vez puestos de acuerdo, las partes deberán identificar el procedimiento que seguirán para establecer en la práctica la serie de pasos operativos que les permitirán ejecutar el acuerdo, es decir, quién hará qué, cómo y cuándo. Establecerán un sistema de monitoreo y seguimiento, para asegurarse que



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el acuerdo está teniendo verificativo conforme a lo acordado. Finalmente se formalizará el acuerdo, y se establecerá una forma de compromiso para su ejecución, y un mecanismo para poder ejecutar el acuerdo forzosamente en caso necesario. Se recomienda siempre hacer el acuerdo por escrito, firmado por ambas partes o sus representantes legales con poder suficiente de representación para obligar a la parte que representa, hacerlo ante dos testigos, y ratificarlo ante un notario o corredor público. En términos de instrumentación de la negociación, algunos elementos a considerar son:

• Buscar siempre acuerdos completamente efectivos. • Tratar de que el acuerdo sea justo para ambas partes. • Evitar llegar a un acuerdo para salir del paso, y que luego no se

cumplirá. • Tratar de evitar que las partes acepten el primer acuerdo que se

les ocurre sin evaluar otras opciones. • Evitar el famoso “partirlo por la mitad” (50-50) si esto no es

equitativo para ambas partes.

Seguimiento

Retomaremos en esta etapa, dos de los puntos mencionados en la etapa anterior de instrumentación. Una vez puestos de acuerdo, las partes deberán identificar el procedimiento que seguirán para establecer en la práctica la serie de pasos operativos que les permitirán ejecutar el acuerdo, es decir, quién hará qué, cómo y cuándo. Establecerán un sistema de monitoreo y seguimiento, para asegurarse que el acuerdo está teniendo verificativo conforme a lo acordado. Y sólo resta, el que las partes ejecuten en esta etapa de seguimiento el acuerdo a los procedimientos que hayan establecido.

Renegociación

Repetiremos nuevamente la parte de renegociación, mencionada en la etapa de instrumentación. En esta etapa es común que las partes se den cuenta que dejaron fuera algunos temas, que algunas cosas que negociaron no son viables, que pudiera contener acuerdos ilegales, las situaciones han cambiado, o nuevos puntos de discusión existen, es aquí donde entraría de nuevo la etapa de renegociación. También puede suceder, que alguna de las partes sea morosa en ejecutar o realizar el acuerdo, que se niegue a hacerlo, o que por alguna razón se vuelva impráctico o gravoso ejecutarlo. Puede existir asimismo una situación de empantanamiento (impasse) por alguna razón, o aún peor, que alguna de las partes se niegue a cumplir el acuerdo alegando que no le quedó claro cuáles eran sus obligaciones. En cualquier caso de los mencionados, y en otros que pudieran surgir, no previstos y que afecten la correcta ejecución del acuerdo, se recomienda siempre la renegociación como primera instancia, antes de acudir a otro



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método de solución de conflictos más complejo, como pudiera ser la mediación, conciliación o arbitraje, y por supuesto también, antes de acudir a demandar en un juicio.

¿Qué debemos hacer si la contraparte se niega a ejecutar el acuerdo o lo hace sólo parcialmente?

1. Antes de que eso suceda, asegurarse de consultar un abogado experto que revise el acuerdo, y que el mismo acuerdo se firme y ratifique ante notario.

2. Luego de que la parte se niega a cumplir, evaluar la posibilidad de una renegociación, otro método alterno de solución de conflictos y eventualmente la demanda judicial sobre el incumplimiento del acuerdo firmado.

Conclusión

En este tema, vimos que hay varias formas de terminar una negociación, puede ser porque ambas partes decidieron terminarla sin haber llegado a un acuerdo, porque una de las partes decide retirarse de la negociación, o bien porque ambas partes llegaron a un acuerdo. Por ello, se identificaron tres puntos importantes que llevan a un cierre exitoso en toda negociación:

En términos de instrumentación hay algunos elementos a considerar como buscar acuerdos efectivos, tratar de que el acuerdo sea justo para ambas apartes y evitar llegar a un acuerdo para salir del paso.

Para el seguimiento, es necesario que las partes identifiquen el procedimiento a seguir, para establecer en la práctica la serie de pasos operativos que permitan ejecutar el acuerdo.

Por último, se recomienda la renegociación como primera instancia, en caso de que pudiera surgir algún percance.



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Conclusión del curso

Lic. Adalberto Santos: ¡Muy bien! Ya me ha quedado muy claro cómo terminar la negociación, hacer el cierre, y en su caso renegociar. Ing. Iturbide: ¡Qué bueno! Me da mucho gusto que lo hayas comprendido, ahora sólo tienes que poner en práctica tus nuevos conocimientos y desarrollar tus habilidades negociadoras. Lic. Adalberto Santos: La verdad se lo agradezco mucho, en serio que sí me siento mejor preparado para iniciar las negociaciones. Ing. Iturbide: Recuerda que nadie nace enseñado, la práctica hace al maestro, te deseo: ¡Mucha suerte!

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