1. Comit Asesor de Reprografa y Automatizacin del Archivo
General de Ia Nacin Coordinador Ingeniero Carlos Rojas
NezCOLOMBIA%ARCHIVOGENERAL m:LA NACIN
2. COLOMBIAx a / a _ ARCHIVO GENERALDE LA NACINSERIE:Guas y
ManualesPautas para la Utilizacinde la Digitalizacin Comit Asesor
de Reprografa y Automatizacin del Archivo General de la
NacinCoordinador Ing.Carlos Rojas Nez
3. ARCHIVO GENERAL DE LA NACINRepblica de Colombia
Establecimiento pblico adscrito al Ministerio de CulturaMinisterio
de Cultura Ministra:Paula Marcela Moreno Zapata Viceministra:Maria
Claudia Lpez SorzanoPresidenta del ConseloPresidencia de la
Repblica Victor Manuel Diaz Representante del
Sr,PresidenteRepresentante Archivos del Pas Jose Luis Vargas
Archivo Historico de AmioquiaAcademia Colombiana de Historia Luis
Horacio Lopez Delegado del PresidenteColciencias Paola Natalia
Nieto Representante del Sr.DirectorArchivo General de la Nacin Sara
Gonzlez HernndezDirector General (E)l l Sara Gonzlez Hernndez
Antonio Diaz Montiel Mauricio Tovar Gonzalez William Martinez
Jimnez Dania Asprrlle VurgaouiISBN 978-958-8242-14-9 Archivo
General de la Nacin de Colombia Archivo de Bogot Leonardo
GuzmnAlberto Cceres Pineda Archivo General de la Nacin Carlos
RojasEjercito NacionalGermn VillateBiblioteca Luis Angel Arango
Francisco Mondragn Biblioteca Nacional Sandra M.AnguloEcoiilmJairo
Rodriguez IndependienteJorge MontoyaNelson Sanchez Toie Inversiones
Aloveco S. A. Alberto PalaciosJeannette Esperanza Medina
SideinAntonio OspinaIcnntecClaudia CarreroAmerltec SA. Jorge
QuirogaBinaiCarlos BarreraCoordinacin Editorial Grupo de Divulgacin
y Medios AGNImpresin,Diseo y Dlagramacin Buenos y Creativos SAS.
impreso en ColombiaCarrera 6 No.6-91 Telfono:3282888 Fax:337 2019
E-mail:oontactoarchivogeneral. govcoLas publicaciones del Archivo
General de la Nacin de Colombia estn protegidas por lo dispuesto en
la Ley 23 de 1952. Fodran reproducirse extractos sin autorizacin
previa.indicando la iuente. Lan opiniones expresada:o utilizadas en
la obra un reaponaabilldad exclusiva de au:antena. Pgina
web:wwwarchivogeneraigovco Bogot,D. C.,Colombia 2009
5. IntroduccinHoy en da,cada vez son ms numerosas las
aplicaciones que usan documentos digitalizados de todo
tipo:artculos de revistas,prensa,imgenes fotogrficas,documentos
manuscritos o antiguos,libros,etc.Sin duda,la continua cada de los
precios del Hardware necesario para digitalizar,as como el
imparable crecimiento de Internet,han contribuido de forma
significativa a que las imgenes digitales nos sean hoy tan
familiares en cualquier sistema de informacin electrnica.Los
Archivos,las bibliotecas y centros de documentacin tienen en esta
tecnologa un recurso cada vez ms barato y relativamente sencillo
para ofrecer ms y mejores servicios a sus usuarios. La
digitalizacin de documentos comenz a realizarse de forma masiva en
bancos y compa- as de seguros,all donde la gran cantidad de papel
supona disponer de un gran espacio fsico.El elevado precio del
suelo frente a la gran capacidad de almacenamiento de los medios
digitales llev a estas empresas a la digitalizacin masiva de mucha
documentacin.Sin embargo,no todas las ventajas de esta tecnologa
residen en el ahorro de espacio fsico (ni siquiera se considera hoy
en da la ms importante),sino en la facilidad y rapidez para
recuperar un documento entre miles,el uso de un facsmil para
preservar el original,la disponibilidad de acceso a documentos
-antes reservados slo a investigadores y personal autorizado- a
cualquier usuario y en cualquier sitio,gracias tambin a
Internet,etc. Conocer las tcnicas y conceptos bsicos para la
digitalizacin de documentos impresos constituye,por tanto,un
requisito imprescindible para todos los profesionales de la
informacin. Los archivos,como centros de informacin que son,deben
despojarse de la imagen cul- tural y tradicional,formada a travs de
aos,en los que se les vio como el lugar donde se guardaban una
serie de papeles viejos,sin ninguna utilidad,custodiados por
funcionarios o empleados que por su vejez o mal comportamiento
reciban esta distincin;los archivos deben constituirse en la
memoria de cada organizacin.5
6. La unidad bsica de todo archivo es el documento,considerando
ste como una unidad conformada por un elemento fsico;el soporte,y
un elemento inmaterial;la informacin,y con algunas caractersticas
adicionales,se puede constituir en prueba irrefutable para
garantizar derechos,libertades,autoridad,etc.O como testimonio de
actuacin para la posteridad. Desde otro punto de vista,el documento
es un objeto fsico cuya finalidad es conservar y transmitir
informacin mediante mensajes.La funcin del documento es la de hacer
dispo- nible un mensaje.El documento est,por
consiguiente,constituido por un material idneo a conservar y
evidenciar los resultados de una actividad de representacin fsica
mediante un mensaje comprendido a los destinatarios. El documento
como entidad objetiva es el soporte material de la informacin y sta
cons- tituye el contenido de aqul.En otras palabras,la interaccin
entre documento e informa- cin consiste en que la forma documental
tiene la funcin de propiciar el conocimiento mediante la fijacin y
la conservacin de la informacin.Esta es la razn por la cual se
afirma que documentar es predisponer los medios de conocimiento".La
gran masa de la informacin circula sobre documentos,pero es claro
que el documento es un vehculo res- pecto de la informacin. De esta
manera prevalece el valor de la informacin frente a la del
soporte,razn que conlleva los programas de reproduccin sistemtica
de documentos creados en papel hacia otras tecnologas que puedan
garantizar la permanencia de la informacin como el micro- filme o
que faciliten la consulta o transmisin por medios informticos,como
es el caso de la digitalizacin. El estar inmerso en la sociedad de
la informacin implica que el ser humano se acostumbre cada da ms a
las abstracciones,a representaciones del mundo real:dinero
plstico,mone- da digital,transferencia electrnica de
fondos,digitalizacin de obras literarias,musicales y
artsticas,ediciones electrnicas,obras multimedia,bancos de datos
con archivos digitales,centrales de informacin,home
banking,comercio electrnico a distancia,etc. 6
7. Existen programas de computador especializados en
aplicaciones de Gestin de Archivos,que permiten transferir la
documentacin con soporte en papel a medios informticos va- lindose
de dispositivos de entrada como el scanner o la cmara digital y que
ofrecen una gil consulta por parte de los usuarios ya que estos
programas cuentan con bases de datos integradas que se encargan de
las bsquedas.Para que esto sea posible y funcione de mane- ra
eficiente es necesario que se parta de documentacin
archivsticamente organizada.
8. , yj illwjtglihilkigttls Requisitos archivsticos de un
sistema de digitalizacin Partiendo de la definicin registrada en la
Ley 594 de 2000, relacionada con la Gestin documental,Conjunto de
actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planicacin,manejo y organizacin de la documentacin producida y
recibida por las entidades,desde su origen hasta su destino nal,con
el objeto de facilitarsu utilizacin y conservacin." ,se puede
determinar que las actividades tendientes a cumplir con este
propsito estn enmarcadas en el manejo del ciclo vital del
documento. El Archivo General de la Nacin (AGN),ha venido
promoviendo la implementacin de programas de gestin documental en
las entidades pblicas y privadas colombianas,ya que stas en su
conjunto,regulan la creacin,recepcin,distribucin,consulta y
disposicin final de los documentos,por esto se deben tener en
cuenta los siguientes requisitos archi- vsticos,como mnimo: Contar
con una unidad administrativa de la ms alta jerarqua encargada del
manejo docu- mental de la institucin y dotada de los recursos de
talento humano y tcnicos necesarios para el desarrollo de la funcin
archivstica. Haber desarrollado un Programa de Gestin Documental
(PGD),que incluye: Tener Tablas de Retencin Documental
(TRD),aprobadas por el AGN para el caso de las entidades pblicas,y
actualizadas y aplicadas en todos los casos. Disponer de archivos
de gestin y de archivo central o intermedio debidamente organiza-
dos,con los recursos necesarios e inventariados y no tener fondo
documental acumuladosin organizar.
9. 10 Tener documentados los procesos relacionados con el
manejo de la documentacin de la entidad. Haber implementado
programas de manejo centralizado de la correspondencia. La
implantacin de un sistema de gestin de documento electrnico debe
ser el objetivo de todas las instituciones colombianas,pero este
objetivo no se puede cumplir sin el lleno de los requisitos
archivsticos que se tienen para los documentos en soportes
tradicionales;igualmente es indispensable que una vez se inicie la
aplicacin de un sistema de digitaliza-cin,se mantenga el soporte
papel.Cuadro de clasicacinEl cuadro de clasificacin es producto del
anlisis orgnico funcional de la entidad,hecho por el rea
responsable del manejo archivstico,que considere todos los
documentos que produce o recibe la institucin en cumplimiento de
sus funciones e independiente del so- porte en que se encuentre,se
elabore o se reciba. En otros mbitos es llamado tambin plan de
clasificacin y su principal importancia radi- ca en que normaliza
al interior de una entidad cmo y dnde se archivarn los documentos.
El sistema de digitalizacin debe: ' Soportar en el cuadro de
clasificacin de la organizacin y ser compatible con l, ' Garantizar
que se utilice un cuadro de clasificacin que corresponda a la
organizacin fsica y en el que los expedientes y documentos se
puedan representar dispuestos en unajerarqua con un mnimo de tres
niveles. Permitir que en el momento de la configuracin se definan
mecanismos de descripcin que permitan la indizacin de la
documentacin.
10. - Permitir a los administradores aadir nuevas
series,subseries,expedientes y/ o documen- tos,cuando no existan
almacenados en ese punto. - Permitir la definicin y el uso
simultneo de varios cuadros de clasificacin.Esto puede ser
necesario,por ejemplo,tras la fusin de dos organizaciones;o cuando
la entidad ha sufrido una reestructuracin. Admitir un mecanismo de
denominacin de series,subseries,expedientes y/ o documentos basado
en trminos incluidos en un vocabulario controlado y en relaciones
extradas de un tesauro que satisfaga la Norma ISO 2788 o la ISO
5964. Asimismo,es conveniente que permita la vinculacin del listado
de trminos normalizado al cuadro de clasificacin. ' Facilitar sin
lmite alguno al nmero de series,subseries,expedientes y/ o
documentos que se pueden definir. ' Permitir la opcin de creacin y
mantenimiento automtico de una lista o inventario de expedientes y
documentos simples. Permitir a los administradores aadir (es
decir,abrir) tipologas documentales electrni- cas en cualquier
expediente que no se haya cerrado. Grabar la fecha de apertura de
cada nueva tipologa e incluirla entre los metadatos de ste. '
Impedir que el usuario aada documentos electrnicos de archivo a un
expediente cerrado. ' Permitir que el administrador reabra un
expediente previamente cerrado de forma tem- poral y que,tras
aadirle documentos de archivo,lo cierre de nuevo.Esta caracterstica
es til con el objeto de hacer la rectificacin de errores de los
usuarios,pero debe quedar debidamente documentada y hacerse de
acuerdo a unas polticas y procedimientos esta- blecidos por el rea
de manejo archivstico de la entidad.11
11. 12 Permitir la reubicacin de series,subseries,expedientes
y/ o documentos completos den- tro de la jerarqua,o en un lugar
distinto del cuadro de clasificacin.Asimismo,debe ga- rantizar que
todos los documentos electrnicos de archivo ya colocados sigan
vinculados a las series,subseries,expedientes y/ o documentos
reubicados. La utilizacin de esta herramienta se ha previsto slo
para casos excepcionales,como fusiones de organizaciones,otras
reestructuraciones y correccin de errores. - Dejar constancia clara
en los metadatos y en la pista de auditora del estado de cualquier
serie,subserie,expediente y/ o documento de archivo con
anterioridad a su reclasifica- cin,de modo que pueda conocerse
fcilmente todo su historial. - Exigir al administrador introducir
las razones que le llevaron a la reclasificacin de cual- quier
serie,subserie,expediente y/ o documento archivo. Impedir en todo
momento que se elimine un expediente o cualquier parte de su conte-
nido,salvo en caso de eliminacin conforme a la TRD,caso en el cual
debe solicitar dos veces la conformidad del administrador para
proceder al borrado de los datos. Permitir el cierre de un
expediente por parte de un usuario o del administrador conforme al
procedimiento especfico para l. - Cerrar expedientes de forma
automtica cuando se cumplan unos criterios determinados definidos
en el momento de la configuracin y que,cuando menos,incluyan
expedientes deli- mitados por una fecha de corte anual,como el
trmino del ao natural,fiscal o cualquier otro ciclo anual
definido;transcurso del tiempo desde una accin determinada,por
ejemplo,desde la fecha ms reciente en que se aadi un documento
electrnico de archivo a ese expediente;grabar la fecha de cierre de
un expediente e incluirla entre los metadatos del mismo. - Impedir
que un expediente abierto de forma temporal siga abierto despus de
que el adminis- trador se desconecte del sistema,no obstante debe
realizar las alertas previas a esta accin.
12. - Permitir a los usuarios crear referencias cruzadas entre
los expedientes relacionados entre s. Permitir crear entradas
mltiples para un documento electrnico de archivo en varios
expedientes electrnicos,sin duplicacin fsica del documento
electrnico de archivo. Disponer de herramientas que proporcionen al
administrador estadsticas sobre distintos aspectos de la actividad
en el cuadro de clasificacin,incluido el nmero de series,sub-
series,expedientes y/ o documentos electrnicos creados,cerrados o
eliminados en un perodo determinado,consultas,etc. .- Incluir de
forma automtica entre sus metadatos los atributos heredados de los
metada- tos del expediente al que pertenece,tales como su nombre y
su cdigo de clasificacin, siempre que se abra una nueva
tipologa.Principios documentalesA partir de la realizacin de las
funciones,se crean estructuras documentales conocidas como
series,las cuales estn conformadas por documentos que se relacionan
entre s y tie- nen caractersticas similares en cuanto a estructura
y contenido. El documento tiene origen y se utiliza a partir de la
realizacin de las funciones del negocio,con el objeto de apoyar los
procesos de la entidad dentro de su entorno;ste,a travs de su
estructura y contenido debe satisfacer las necesidades por las
cuales fue creado y a su vez,reejar correctamente lo que se comunic
o se decidi. Para que el documento cumpla con el objetivo por el
cual fue creado,la entidad debe tener polticas y procesos claros en
cuanto al manejo del ciclo vital,de tal forma que no se alteren los
principios de autenticidad,confiabilidad,integridad y disposicin.
El principio de autenticidad se encuentra presente cuando se puede
probar que el docu- mento es lo que pretende ser,es decir,cuando se
produce un documento,ste puede pro- 13
13. bar que supli una necesidad,cumpli con objetivo,est
involucrado en una funcin y su estructura es acorde con lo
establecido por la entidad y la legislacin;tambin cuando se puede
probar que el documento ha sido producido por la persona de la cual
se afirma que lo produjo y que ha sido creado en el momento en el
que se afirma que lo fue. El principio de confiabilidad se
encuentra presente cuando el documento es una represen- tacin
completa y precisa de las actividades que conforman una funcin
administrativa de la que da testimonio y garantiza el transcurso de
las actividades posteriores. El principio de integridad de un
documento se refiere a que ste se encuentre completo e
inalterado,es decir,un documento se considera ntegro cuando no
contiene enmendadu- ras,supresiones,anotaciones o adiciones,en el
caso de que se presenten,la entidad debe establecer polticas claras
para su realizacin en cuanto a los
responsables,circunstancias,indicaciones,entre otros. El principio
de disponibilidad de un documento se refiere que ste se pueda
localizar,recu- perar,presentar e interpretar;es decir,adicional a
que el documento pueda ser prestado,se deben tener los mecanismos
necesarios para identificar los documentos desde su momento de
produccin. Los anteriores cuatro principios son caractersticas
fundamentales inalterables que se de- ben contemplar desde la
produccin hasta la disposicin final del documento independien-
temente de sus caractersticas internas o externas,el soporte,los
formatos,entre otros. Cuando se implementen procesos de
digitalizacin se hace necesario que la entidad defina claramente
cmo se pueden establecer los principios del documento en las
imgenes digita- les,de tal forma que la validez del documento tanto
en papel como digital sea la misma. 14
14. isiiiimlivsf irliiieittoinsitsiiniiiniieiifiiiii-Captura
Captura DocumentalLa captura documental es un proceso que involucra
numerosos elementos.Los documen- tos deben inicialmente pasar por
el proceso de preparacin documental dadas las carac- tersticas
fsicas del documento las cuales son de importancia significativa en
un proceso de captura. La creacin de la imagen no slo involucra la
digitalizacin sino tambin el mejoramiento de la misma,optimizando
el uso de los equipos y minimizando las re-digitalizaciones de los
documentos fuente,obteniendo imgenes aceptables. Los documentos
digitalizados requieren ndices para la recuperacin,los cuales
pueden ser creados de forma manual o automtica.El control de
calidad se debe aplicar sobre las imgenes y sobre dichos ndices
para asegurar legibilidad y recuperabilidad.Finalmente una vez las
imgenes y sus ndices son aceptables,stas deben ser liberadas del
proceso de captura y pasar al proceso de almacenamiento. Antes de
obtener la imagen de un documento,se debe determinar las
caractersticas f- sicas del papel;se debe conocer el tamao del
papel,el grosor,y la calidad entre otros,para evitar desastres y
costos por reprocesos. Una vez ha sido obtenida la informacin
anteriormente descrita,se comparan las ca- ractersticas del
documento original con las especificaciones tcnicas del escner (si
secuenta con un equipo para ejecutar la digitalizacin) o si por el
contrario es necesario obtener un nuevo equipo.(uiisiilhi ilc
iluciiiiicntziciiiiilil vi el15
15. mi l un il, mi ll il , Digitalizacin DocumentalDigitalizar
es el proceso de convertir una imagen en papel a una imagen que
puede ser re- conocida en su totalidad por un computador. EscnerEl
Escner es el equipo o el Hardware usado para transformar la imagen
que se encuentra en papel en una imagen digital y ser enviada a un
computador.Los escneres se presentan en una variedad de tamaos y
formas,el objetivo es poder entender los tipos de escner (in-
cluyendo conexiones fsicas) as como las interfaces de
Software,Drivers y la funcionalidad que provee cada interfaz. El
proceso de digitalizacin se realiza en las siguientes etapas:l.El
documento es cargado en el dispositivo,sea de forma manual o
automtica. 2. La luz de la lmpara del escner incide en el documento
reejando diferentes intensida- des segn sea gris,negro o color. 3.
Las diferentes intensidades se convierten en seales elctricas a
travs de un sensor.Ac- tualmente estos dispositivos se denominan
CCD. 4. Las seales elctricas son codificadas en bits.5. La imagen
es comprimida y temporalmente almacenada. 6. La imagen es
desplegada a travs del Software en una pantalla de computador para
po- der hacer control de calidad. 7. Los ndices de la imagen son
creados de forma manual o automtica. 8. La imagen y sus respectivos
ndices son enviados al almacenamiento permanente. 16
16. Desempeo del EscnerSeleccionar el correcto escner es una
decisin clave y hay varias consideraciones que se deben tener en
cuenta para ello.Entre otras,est el volumen diario,la velocidad,Ia
con- fiabilidad del equipo,el tiempo total que puede tomar el
equipo en completar la labor y la relacin costo-mano de obra
involucrada. Es esencial seleccionar el escner correcto para el
trabajo y predecir el desempeo en tiem- po real. Escner Hardware y
SoftwareExisten tres grandes categoras para la clasificacin de
escneres,la primera son los de es- critorio que se refieren a los
equipos de oficina con bajas capacidades de produccin,la se- gunda
son los de produccin los cuales son usados para la digitalizacin
masiva de archivos a muy alta velocidad y la tercera son escneres
para aplicaciones grficas los cuales son equi- pos de baja
velocidad con cama plana y resoluciones muy altas.Una aplicacin
puede llegar a requerir ms de un tipo de escner y es muy importante
dimensionar el equipo adecuado. Los tipos de escner pueden ser:Con
alimentador automtico ADF,con cama plana o una mezcla de los dos
anteriores. Los escneres dependiendo de su aplicacin pueden
digitalizar papel,rollo de microfilma-
cin,microfichas,planos,fotos,radiografas,etc. , y con las
aplicaciones de Software que se ofrecen actualmente es posible
hacer reconocimiento automtico de caracteres (OCR),eliminacin de
los colores de fondo de un formulario,reconocimiento de cdigos de
barras e impresin para control en los documentos,entre otras.
InterfacesLa interfaz es la forma a travs de la cual se conecta un
escner a un computador.Hay dos tipos de interfaces a
saber:lzsciincr (miralo grande
17. 18Digilali/ ucion de tlilrwgrailiiisInterfaz de
Hardware:Entre la cual se encuentran los puertos SCSI,USB,Paralelo
y Serial. Interfaz de Software:Se encuentran TWAIN (Technology
WithoutAn Important Name),que fue lanzada en 1992 para el proceso
de traer una fotografa o cualquier otra imagen a un documento;en
principio se dise para aplicaciones de bajo volumen,pero
actualmente soporta la digitalizacin en produccin.ISIS (Image and
Scanner Interface Specication) Originalmente desarrollada por Pixel
Translations para trabajo en alto volumen con opcio- nes de rotacin
de imagen. Actualmente las dos interfaces de Software o Drivers
estn diseadas para soportar captura de imgenes bitonales,escala de
grises y color. Especicaciones Tcnicas de un escnerl. Velocidad:Se
mide en PPMs (pginas por minuto).Es un factor que depende del tamao
del papel y de su orientacin (horizontal o vertical). Ciclo til:Se
mide en pginas diarias.Representa el total de nmero de pginas que
un escner puede producir.Adicionalmente es una medida de garanta de
los equipos.Estamedida toma en consideracin tiempos muertos por
mantenimiento,configuraciones,etc. Resolucin:Se mide en DPIs (Dot
Per Inch o puntos por pulgada).A mayor resolucin mejor calidad de
imagen y menor velocidad. Tipo de imagen:Puede ser bitonal,escala
de grises o color. .Tamao de la pgina:Ofrece las medidas de los
tamaos mximos y mnimos de papelque puede pasar por el escner.Puede
estar dado en centmetros o en pulgadas. Rendimiento
promedio:Permite determinar el rendimiento real del desempeo del
escner considerando problemas como imgenes pobres,con ngulos de
inclinacin,saltos,etc.
18. Hi llll Ill llll l ll, mi ll" lll l ll . ii-, i l l.lle wi
iitsiinxii ni 7. Rendimiento real:Corresponde a un porcentaje de la
velocidad terica del escner.El valor de este porcentaje depende de
la resolucin de captura de la imagen y la cantidad de informacin
que se deba procesar,ya que a mayor resolucin,mayor cantidad de
informa- cin,tamaos de archivos digitales mayores y por lo tanto
menor velocidad. 8. Formato de archivo:Tipo de archivo en el cual
quedar la imagen en el computador. 9. Alimentador:Especifica cmo es
el sistema de alimentacin del equipo.ADF cama plana.Seleccin del
EscnerLos siguientes puntos deben ser tenidos en cuenta a la hora
de seleccionar un escner: l.Volumen diario:Es cl volumen actual de
documentos que se deben digitalizar en un ciclo de trabajo,esta
cantidad puede estar dada en volumen semanal,mensual o anual. 2.
Condicin de los documentos:Se debe considerar si los documentos
estn impresos por ambos lados,contienen grapas,estn en carpetas,son
formularios,tienen color,condi- cin del papel y cmo se van ha
indexar. uimum pltlnclurlrt Ilglllll3. Digitalizacin de archivo
inactivo:Se deben considerar la cantidad de documentos para
convertir pertenecientes al archivo inactivo y sumario al volumen
diario para poder de- terminar cul debe ser el desempeo del escner.
4. Mano de obra:Sin la mano de obra que mantenga el o los equipos
operativos trabajando a su ptimo desempeo,el rendimiento promedio
se ver afectado. A continuacin se mencionan algunas caractersticas
que pueden impactar la labor reque- rida o el equipo necesario.
Bsqueda y transporte de documentos.19
19. llllll il' Remocin de grapas. Tomar fuera los documentos de
sus carpetas.' Documentos arrugados. Documentos daados por gotas de
sustancias orgnicas o inorgnicas.Por ejemplo el caf. ' Clasificacin
de documentos por typo o por lotes.- Adicin o remocin de
encabezados de lote. - Seguimiento de los documentos escaneados. -
Regreso de los documentos al archivo. - Documentos perdidos. -
Alimentacin o mltiple o ngulos de inclinacin en el proceso de
digitalizacin de los documentos. Dao del equipo del escner.-
Excesiva alimentacin manual.- Excesiva tasa de re-escaneo. -
Revisin de resultados de OCR (Optical Character Recognition).
2o
20. Caracteristicas en la captura documentalResolucinEn
tecnologa de imgenes la resolucin se expresa en trminos de DPI
(Dots per inch o puntos por pulgada).La resolucin actual est
tpicamente en el rango de los 100 DPI a los 1600 DPI,siendo el
rango ms comn de digitalizacin de 200 DPI a 400 DPI.Es impor- tante
recordar que entre ms alto sea el nmero de puntos por pulgada
DPIs,mayor ser la capacidad de almacenamiento requerida. 1
inchPuntos por pulgada cuadrada -- " ' ' ' '2ggg0g 150000 100000En
imgenes bitonales,los puntos por pulgada cuadrada son iguales a los
bits por pulgada cuadrada,pero en escala de grises y color las
imgenes requieren una mayor cantidad de bits por punto o pxel y por
lo tanto mayor memoria. Pixeles en 8 V2" x ll En una resolucin de
100 DPI,una pieza estndar de papel puede tener al menos un milln de
puntos. Algunas resoluciones tpicas son:Resolucin Resolucin (DPI) _
Fax EstndarDPI (98D unen Fax Fino W 200 DPI (agillggfi};400 DPI
(392 x 204)iA il 72oi: io6i5i5i_'v7 15o ooobpr
21. Seleccin de la resolucin apropiadaAntes de seleccionar la
resolucin apropiada se debe considerar la aplicacin en la cual se
van ha utilizar las imgenes,as por ejemplo,si la mayora de las
imgenes se van a utilizar en una estacin de trabajo sin OCR
(Reconocimiento ptico de Caracteres),visibilidad del documento
limitada y poca necesidad de impresin,es viable trabajar con una
resolucin de 200 DPI;por otra parte,si la mayora de las imgenes van
a ser utilizadas en procesos de OCR y de impresin,la resolucin
mnima recomendada es de 300 DPI. Muchos de los motores de
reconocimiento ptico de caracteres han sido calibrados para imgenes
que se encuentren digitalizados mnimos a 300 DPI. La mejor
aproximacin para este tipo de procesos,es digitalizar el documento
en diferentes resoluciones,de tal forma que imgenes con baja
resolucin sern de fcil acceso y consulta,mientras que imgenes con
alta resolucin sern mejores para impresin y procesos de OCR.
Resolucin de DigitalizacinEl escner determina la resolucin de
digitalizacin,los parmetros de calidad y el detalle de la
imagen.Una vez que la resolucin se ha determinado,es necesario
calcular el nmero de bytes de informacin requeridos por pulgada
cuadrada en el documento.Es importante re- cordar que la resolucin
es el nmero de puntos por pulgada tanto horizontal como vertical. Y
Nmero de puntos (pixeles o bits) por pulgada euadrada Total de
puntosDpl Horizontal Dpi Vertical en pumada cuadrada j i "WW"""
4oooo a ia __ ., __, 9.9099," _z T7 49.01.60000
22. Nmero de bytes por pulgada cuadradaDpi Total de puntos
Bytes por pulgada cuadrada e ,9_'9999_9999!999 7 , 3% 9.9909 399i
9999999 11299499 19@99, 299WCompresinDespus de ver la cantidad de
memoria requerida para almacenar una pgina digitalizada,es fcil
encontrar que poder tener suficiente memoria para el almacenamiento
puede ser un inconveniente.La solucin a este problema es la
compresin. La compresin es un algoritmo matemtico o un esquema que
remueve o combina bits innecesarios reduciendo as el tamao de la
imagen para almacenar.El tipo ms comn de compresin est basado en el
estndar conocido como CCITT Grupo 3 (10:1) o Grupo 4 (20:1) estos
algoritmos de compresin son considerados sin prdida de informacin
de tal manera que el mapa de bits original puede ser completamente
reconstruido. Otra forma de compresin tpicamente utilizada en
imgenes a color es denominada JPEG considerada con prdida de
informacin y puede entregar relaciones de compresin de hasta 100:1.
Jpeg es el estndar de compresin de imgenes en color y en escala de
grises. esuiiien de relaciones de compresi.Estndar _ _ felacion de
compresin promedi_om 99E9M99 194o QCJTLGLUH4, E_ E 100.1 9499 199
1Efectos de la compresionSin compresion Imagen 400 dpi,lPmlmbn l
noo voc imiwios.On hvluhtmnn23
23. 24 Factores que intervienen en el grado de compresinEl
grado de compresin de una imagen puede verse afectado por
cualquiera de los siguien- tes factores: Calidad del documento
original:Cuntas veces ha sido fotocopiado,si hay arrugas u otros
componentes en el papel o si hay puntos en el papel. Lneas
Verticales:Las formas utilizan lneas verticales las cuales no se
comprimen bien.La compresin bsica est basada en remover el espacio
entre lneas de texto y las lneas verticales no tienen. Grado de
inclinacin de la imagen.' Contraste de la imagen. Es posible
experimentar un fenmeno denominado compresin negativa.En este
caso,el tamao del documento despus de su compresin resulta ser
mayor al tamao del docu- mento antes de la compresin.Esto es cuando
el documento es muy complejo para ser ma- nejado por el algoritmo
CCITT.Algunos sistemas son capaces de detectar este fenmeno y
enviar una alerta para que el usuario decida si contina con el
proceso de compresin o decide trabajar con la imagen sin comprimir.
Clculo del tamao de la imagenCul es el tamao en KB de una imagen
tomada de un documento de 8 / .> "x II digitalizado a 200 DPI?
Antes de proceder,es importante mencionar que el trmino usado ms
frecuentemente para referirse a la resolucin de un escner de
imgenes es DPI (Dots per Inch),este tr- mino ha sido heredado de
las tecnologas de impresin y estrictamente hablando hace re-
ferencia a la resolucin de impresin,sin embargo suele usarse DPI
para referirse a SPI (Samples per Inch o muestras por pulgada) que
es el trmino ms apropiado para referirse a resolucin de
digitalizacin.
24. Habiendo hecho esta aclaracin.aqu est la explicacin: Bytes
=vSPl X hSPI X rea X Codificacin de profundidad de color /8vSPl:SPI
verticalhSPI:SPI horizontalrea:Es el rea en pulgadas cuadradas del
documento escaneadoCodificacin de profundidad de color:Nmero de
bits empleados para codificar la informa- cin de color de un
documento.1 bit para blanco y negro,8 bits para 256 colores,16 bits
para 65.536 colores,24 bits para 16 millones de colores. Kilobyte
=1024 BytesByte =8 BitsPara responder la pregunta aplicamos la
frmula: Bytes =200 X 200 X (ll X 8,5) X 1 /8 =467.500
BytesKilobytes =467500/ 1024 =456.543 KilobytesPor lo tanto una
hoja de tamao 11 pulgadas por 8, 5 pulgadas,que ha sido escaneada a
una resolucin de 200 SPI en blanco y negro,ocupara un espacio de
456,5 Kb en memo- ria.Este tamao se puede reducir utilizando los
mecanismos de compresin mencionados anteriormente,y debe
adicionarse con el espacio que ocupa la informacin de
encabezado(Nombre del archivo,propiedades de la imagen,tipo de
imagen,fecha de creacin,etc. ) dependiente del formato en que ser
almacenada.25
25. i:lil iii iiiiinilnii l-iilHay tres consideraciones para
determinar los requerimientos de almacenamiento de una imagen. '
Resolucin de digitalizacin. Tamao del papel del documento original.
' Compresin. 26
26. La calidad en los medios digitalesEl trmino calidad,no
tiene para todas las personas el mismo significado y valor frente a
un determinado producto (producto o servicio),y ms cuando se habla
de documentos (documentos en papel,microfilmes e imgenes
digitales),convirtindose e] trmino en algo subjetivo.Es por
ello,que en este captulo de esta gua,trataremos de relacionar los
princi- pales aspectos que se deben tener presentes en la
determinacin de la calidad. Dentro de un orden mostraremos de forma
sencilla,lo que para los expertos y tratadistas significa el trmino
calidad,esto con el fin de que todos podamos hablar un mismo
lengua- je.Luego,miraremos cules son las formas para llegar a la
imagen digital,confrontndolos frente al significado de la calidad.
El trmino CalidadA.V.FeigenbaumNos dice que dentro de la frase
Control de Calidad,la palabra calidad no tiene el signifi- cado de
lo mejor en sentido absoluto industrialmente quiere decir mejor
dentro de ciertas condiciones del consumidor.Dentro de esas
condiciones son importantes,el uso a que el producto se destina y
su precio de venta". Douglas C.MontgomeryEs esencial que los
productos satisfagan los requisitos de los usuarios.Por lo tanto,la
de- finicin de calidad es aptitud para el uso. Jack Campanela
(ASQC)La calidad se utiliza en un sentido ms amplio y significa
adecuacin para el uso por parte del usuario.Cuando la calidad se
define as,abarca tanto la calidad de diseo como la cali- dad de
conformidad,y los programas de mejora de la calidad tienen que
abarcar todas las fases de la vida del producto,desde el diseo
hasta su uso por el cliente. 27
27. 28 Genichi TaguchiNo est de acuerdo con enfocar la calidad
como .La diferencia entre un producto que est justo dentro de los
lmites de la especificacin y un producto que est justo por fuera de
los lmites de la especificacin es pequea,sin embargo uno se
considera y el otro . Taguchi,define la calidad como < --- la
prdida ocasionada a la sociedad desde el momen- to en que se expide
el producto>.Esta prdida incluye,entre otras cosas,la
insatisfaccin del cliente,ms costes de garanta para el productor y
las prdidas debidas a que una com- paa tiene mala reputacin,lo que
conduce a una subsiguiente prdida de la participacin en el mercado.
(Jack Campanela - ASQC)J.M.JuranEntre las necesidades o exigencias
del usuario,la extensin en que el producto sirve con xito a los
fines del usuario,durante el uso,se llama aptitud para el uso.Este
de la aptitud o idoneidad para el uso,es popularmente llamado por
nombres tales como calidad,es un concepto universal,aplicable a
todos los bienes y servicios. "La idoneidad o aptitud para el uso
se determina por aquellas caractersticas del producto que el
usuario,puede reconocer como beneficiosas para l. Cmo llegar a la
imagen digitalLos medios para llegar a la imagen digital son el
documento,el microfilme y el escaneo directo de los documentos.De
conformidad con el significado de calidad,aptitud o ido- neidad
para el uso ,o lo que puede ser lo mismo,cubrir las necesidades de
la institucin y de sus usuarios,entraremos a mirar los elementos
que entran en juego en la calidad de la imagen digital,no sin antes
decir que todo esto requiere una verdadera planeacin de la calidad
del manejo documental,en donde se observen todos los elementos que
en ello intervienen,incluidos los especialistas (no slo los
ingenieros de sistemas) :
28. El documentoAunque anteriormente este tema se trat,es
importante mirarlo desde otra ptica,en es- pecial con lo que va a
estar relacionado con la calidad;por lo tanto,lo primero que se
debe considerar es el documento como medio de informacin y respaldo
a la gestin empresa- rial,y que en definitiva es el protagonista
para la aplicacin de la tecnologa de conserva- cin e informacin. El
documento,desde un principio,siempre ha estado manejado en forma
fsica,hasta que entr la tecnologa de la fotocopiadora,del
microfilme y posteriormente el manejo de la imagen digital.Cuando
se documentan los procedimientos y se crean los formatos y los
requisitos del funcionamiento operativo,nunca se piensa en los
elementos de calidad que cada uno de los tipos documentales deben
poseer,desde el punto de vista administrativo,informtico,de
conversin y traspaso a otras tecnologas (an se obra de la misma
mane- ra);para el caso que nos atae,estos problemas traen como
consecuencia,otros,dentro de los que podemos mencionar:informacin
inapropiada,falta de legibilidad,formatos con dimensiones que no
son propias para los equipos de conversin,y que tampoco aprovechan
las ventajas de la automatizacin,estos problemas,no los puede
remediar la tecnologa,salvo,muy parcialmente en la imagen digital
(desarrugar un documento,dar un poco de contraste a la
escritura),pero ello tiene un costo superior al trabajo base del
sistema. Para que los documentos tengan una respuesta con calidad
por parte de la tecnologa digi- tal (incluso en el microfilme),se
debe emprender una tarea,de diseo de los documentos,de vigilar el
contraste de la informacin,crear una identicacin de documentos por
medio de cdigos de barra (con calidad),y vigilar el trato que se le
da al documento (rasgaduras,arrugas,etc. ), por ltimo,en Ia medida
de lo posible,los archivos empresariales no deben tener documentos
propios generados en fotocopia y en papel de fax. Dentro del diseo
de los documentos,se deben tener presente los tipos y tamaos de las
le- tras,los colores (tanto en los caracteres como en el papel,las
fotografas,entre otros),ya que en el sistema digital estos factores
cuentan en la capacidad de almacenaje de las imgenes.29
29. 30 La tecnologaPara poder manejar y controlar la calidad en
los procesos de conversin del documento a una nueva tecnologa,es
preciso entender que las fotocopiadoras,las microfilmadoras y los
escneres,trabajan bajo principios fotogrficos,es decir,las imgenes
se forman por medio de la iluminacin del documento,en donde por
reexin,la imagen es captada y grabada en el medio correspondiente
(papel,pelcula,discos magnticos);el color del papel y de las tintas
tiene un gran efecto,pues estas caractersticas se pierden con
postratamientos en blanco y negro,y su afectacin de legibilidad
depende del color;es por ello,que se da nfasis a la calidad del
documento. La microfilmacinDesde hace una dcada aproximadamente,la
microfilmacin ha estado a la par con la ima- gen digital,es as que
existen microfilmadoras que realizan las dos
operaciones;igualmente,se han creado equipos que se encargan de
transformar la imagen microgrfica en imagen digital,bien
indirectamente o en forma directa. Para convertir indirectamente
las imgenes microgrficas en imgenes digitales,se requiere de un
lector de microfilmes digital (sus denominaciones dependen del
fabricante) en donde se ha remplazado la parte de fotocopiado por
un escner y un software;el procedimiento es lento,ya que debe
hacerse imagen por imagen,lo cual lo hace ms costoso.Las
deficiencias de calidad de las imgenes se reproducirn igualmente en
el nuevo medio digital. La forma directa de llevar las imgenes
microgrficas a imgenes digitales,es el empleo del escner,estos
equipos trabajan a alta velocidad,por lo tanto,exigen que el
microfilme sea de alta calidad tcnica,es por ello que hoy las
normas o estndares tcnicos para microfil- macin,han sido ajustados
para responder a una buena calidad de las imgenes digitales. El
escaneoAdems de la calidad que deben tener los documentos
(caractersticas de los formatos,un alto contraste entre el fondo
del papel y la escritura,entre otros),se debe tener presente
la
30. calidad de la organizacin de los documentos,la denominacin
o nombre (serie,subserie,nombre del contenido),estado de los
documentos,este ltimo factor es importante,ya que los escneres que
por lo general se emplean en la digitalizacin de los archivos,son
del tipo rotativo,y pueden crear problemas dc imagen y de dao en
los documentos. Otro de los factores que se debe tener presente al
momento de digitalizar,es tener los documentos
desencuadernados,para poder realizar la operacin de escaneo,esta
parte requiere de un proceso delicado,pues los documentos no pueden
quedar con residuos de cosido y de pegantes,pues puede repercutir
en el buen funcionamiento de los equipos.So- bre el aspecto de
desencuadernar,se debe tener presente no cortar informacin. La
recuperacin de la informacin La recuperacin de la informacin es
bsica en todos los sistemas (archivos,microfilmes e imgenes
digitales),lo ms importante es planear bien el contenido de las
bases de datos,teniendo presente cul ha de ser el uso y las
aplicaciones que se requieren,teniendo pre- sente no establecer
caracteristicas o parmetros que no se van a utilizar,y que en
muchos casos no van a ser detectados por los usuarios del producto.
Sula dc consultar ilucumcnuul - AGNSe deben considerar dentro de
las bases de datos:los archivos del Estado,estos deben seguir los
lineamientos del Consejo internacional de Archivos,con miras a
poder difundir y recibir informacin a nivel mundial bajo parmetros
estndar,por lo tanto,las normas lSAD(G) e ISAAR(CPF),son un
requisito imprescindible.La empresa privada,por lo ge- neral tiene
slo necesidades internas,por lo tanto,y muy seguramente,se acoplarn
ms a los Software comerciales. El control de la calidadComo vimos
en la definicin de la calidad,la mayora de los especialistas hablan
de la ap- titud o idoneidad para el uso;esta aptitud,no siempre es
la misma en todos los archivos,como tampoco sta,es conocida para un
determinado producto por todas las personas dentro de una misma
entidad,en especial,por quienes deben producirlos;de tal
manera,31
31. 32 A iiIt-iinlaill-ieldilgllttttatzique la calidad se debe
planear,estableciendo las caractersticas principales del producto y
determinando los respectivos ndices de calidad,en otras palabras,es
establecer el estn- dar,sobre el que se evaluar dicha calidad. Para
el caso de los sistemas digitales,existen normas que fijan las
caractersticas mnimas de calidad,una de ellas es la ANSI /AIIM M544
-1998 (Rev.1993),la cual se debe em- plear con las tarjetas de
escaneo (similar a la tarjeta de resolucin en el microfilme) X 441
y X443.En la imagen digital est conformada por puntos o caracteres
denominados pxeles,y estn demarcados por la cantidad de stos en una
pulgada,dando como parmetros:100, 200, 300, 400 y 600 pxeles,stos
son equivalentes a los patrones que trae la tarjeta de resolucin de
los microfilmes,asi:2 para 100 pxeles,3.9 para 200 pxeles,5.9 para
300 pxeles,7.9 para 400 pxeles y 11.8 para 600 pxeles.Como se puede
observar,slo en los 300 pxeles,se est en las mismas condiciones de
resolucin que nos proporciona el microfilme,en los 400 y 600, se
estar en un nivel superior a la microfilmacin. Para la valoracin o
enjuiciamiento de la calidad,Joseph M.Juran nos dice: La ace tacin
del roducto im lica dos determinaciones diferentes:1. Es conforme
el p p u .. producto con la especificacin,2. Es adecuada para el
uso? Cada una de ellas tiene un objetivo distinto.La constatacin de
la conformidad con la es- pecificacin es necesaria para: - Proteger
al usuario cuando no se dispone an de datos sobre el uso.e Impartir
criterios operativos a quienes desconocen la adecuacin para el uso.
' Crear una atmsfera de orden.
32. r*" "' W '/ " 7 7 "m 7 Proteger de inculpaciones
injustificadas a los inocentes. Por el contrario,la constatacin de
la adecuacin para el uso es necesaria para:- Proteger al usuario. -
Mantener la comerciabilidad del producto. - Evitar el
perfeccionismo". Cuando el producto,en virtud de la inspeccin,se
declarara conforme con la especifica- cin,se supone tambin que es
adecuado para el uso.Slo cuando no es conforme con la especificacin
surge la segunda pregunta:Es el producto (no conforme) adecuado
para el uso? Lo dicho anteriormente,plantea la necesidad de que las
instituciones,conjuntamente con la creacin de las
especificaciones,creen los parmetros especficos de valoracin,es
decir,determinar qu es un error y categorizarlos por grados de
demritos,esto con el fin de no desechar productos,que si bien no
cumplen las especificaciones,s son aptos para el uso. La
fiabilidadEl diseo de un producto (bienes o servicios) debe reejar
la aptitud para el uso,y el producto debe estar de acuerdo con el
diseo.La amplitud con que el producto cumple con el diseo se llama
< < calidad de conformidad > >, la cual es la
resultante de muchas variables que intervienen en su construccin y
desarrollo,los que indudablemente tendrn que ver con su durabilidad
y uso. Para los productos (bienes o servicios) de larga
duracin,algunos factores relacionados con el tiempo entran en
juego,stos los denominaremos habilidades
(disponibilidad,fiabilidad,mantenibilidad),y estn ntimamente
relacionadas y son vitales en la aptitud para el uso.33
33. 34;La disponibilidad:est relacionada con la continuidad de
vida,por tal motivo los expertos en calidad han dedicado esfuerzos
para minimizar la proporcin de fallos de los productos y cmo
restaurar el servicio rpidamente en caso de fallar.Se dice que un
producto est disponible cuando est en estado operativo.
Fiabilidad:si los productos no fallaran nunca,la disponibilidad
sera del 100%.Sin em- bargo,los productos fallan.Por lo
tanto,fiabilidad es la probabilidad de que el pro- ducto realice
las funciones para las que fue construido de manera
satisfactoria,durante un lapso de tiempo determinado dentro de
ciertas condiciones ambientales,definidas durante el diseo. En los
sistemas digitales,las expectativas de vida de los sistemas y de la
conservacin de las imgenes digitales,no supera los 15 aos,debido a
la obsolescencia tecnolgica,que nos presentan da a da los
desarrollos de Hardware y Software;por tal motivo,se recomienda que
en el diseo del sistema se prevea,la posibilidad de transferir las
imgenes a otro medio ms seguro y duradero,como por ejemplo la
microfilmacin. Los sistemas hbridos (digital y microfilmacin),no
obstante an sus altos costos,pro- veen la alternativa de emplear la
primera en aquellos documentos que se requieren per- manentemente
para mantener un sistema de informacin gil y rpido para la toma de
decisiones,y emplear la microfilmacin en los documentos de carcter
vital e histrico de las instituciones. Dado que todas las
tecnologas estn sujetas a fallas,y que las nuevas tecnologas se
estn introduciendo a intervalos cada vez ms reducidos,es posible
quedar demasiado absortos en preocupaciones acerca de la vida til
de los medios de almacenamiento digital.La su- pervivencia a largo
plazo requiere de un plan exhaustivo que incluye atencin respecto a
la vida de los medios,el entorno de almacenamiento,los
procedimientos de manipulacin,deteccin de errores,copias de
seguridad (backup),respuesta ante desastres y control de la
obsolescencia de Hardware y formatos.
34. Mantenibilidad:la necesidad de continuidad del servicio ha
estimulado,tambin,la rea- lizacin de muchos esfuerzos para mejorar
el mantenimiento de productos de larga vida.Este mantenimiento se
realiza de 2 maneras (en equipos y sistemas): Mantenimiento
preventivo o programado. Mantenimiento no programado,que
consistente en el restablecimiento del servicio en caso de fallo.La
efectividad del mantenimiento est fuertemente inuida por la
tecnologa de base,y por la disponibilidad de las piezas de repuesto
(apoyo logstico). Para terminar es indispensable reexionar sobre el
dao econmico derivado de las ave- ras en piezas y cn funcionamiento
de estos sistemas,tanto por el creciente valor de los aparatos como
por las cada vez mayores responsabilidades que se les confa.La
fiabilidad cuesta y,en consecuencia,es necesario valorar cada vez
el nivel ms econmico,teniendo en cuenta las ventajas que de l se
pueden derivar. Bibliografa: Mauricio Harbin y Gregorio Invrea,EL
CONTROL DE CALIDAD,Ediciones Deustos ,S. A. Espaa 1979,Dale
H.Besterfield,CONTROL DE CALIDAD,cuarta edicin,Prentice Hall
Hispanoamericana,S. A. Mxico,1994.Joseph M.J uran,MANUAL DE CONTROL
DE LA CALIDAD,cuarta edicin,Editorial Revert,S. A. Espaa 1990
35
35. Almacenamiento de imgenes El archivo tiene que considerar
sus imgenes como datos de mision crtica! Tal y como se menciona en
el entorno comercial,Los datos y Ia informacin son el activo ms
valioso del negocio".El archivo y su consecuente masa documental
digitalizada,es por tanto,un elemento de valor crtico del cual
depende en gran medida la disponibilidad y servicio de acceso,es
decir,el cumplimiento de una importante parte de sus objetivos mi-
sionales,su razn de ser. Un almacenamiento masivo,que considere las
imgenes como materiales de valor crtico en un centro de
informacin,debe aportar la tranquilidad necesaria del archivo,en
relacin con la disponibilidad,escalabilidad,actualizacin y
seguridad de las imgenes.Las solucio- nes de almacenamiento debern
aportar un completo soporte que permita servir,compartir y proteger
la informacin. Por sus caractersticas innatas,por la tradicin del
tratamiento archivstico en nuestro Pas y especialmente porque no
hay archivo pequeo;la digitalizacin de los documentos tiene in-
merso un gran volumen de datos.Bajo cualquier perspectiva
tecnolgica de digitalizacin de archivos,es evidente que la
institucin requerir de un almacenamiento considerable en donde
repose el producto del escaneo.Este alojamiento de cientos y miles
de pginas se tendr que orientar no slo con fines de servicio,sino
muy seguramente con opciones de respaldo y seguridad que,como
mnimo,duplicar la necesidad del almacenamiento requerido. Hace un
par de aos,las jerarquas de almacenamiento asignaron diferentes
tipos de trata- miento para la informacin,dependiendo del nivel del
uso.Se almacenaron en disco mag- ntico on Iine- los datos de mayor
frecuencia,mientras que los de menor concurrencia en acceso fueron
almacenados en medios pticos.Sen lbifk" dc ilimllcvnunucnltl tiL
Imgenes 37
36. 38 Simultneamente,aquella informacin que careca de
actividad regular fue dispuesta fue- ra de lnea en cintas magnticas
entendidas tambin con propsitos de respaldo.Algunos
sistemas,inclusive,llegaron a implementar tendencias hbridas de
xito,en donde el alma- cenamiento ptico serva por demanda imgenes
de alta consulta near line- ,pero impo- sibles econmicamente de
colocar masivamente en lnea,por lo que aparecieron entonces los
administradores de discos. Los importantes avances tecnolgicos
hacen prever que los archivos no tendrn impactos ne- gativos frente
a la necesidad de espacio para el almacenamiento de sus imgenes.Sin
embar- go,resulta necesario que el proyecto digital contemple su
modalidad y recursos de almacena- miento masivo para lograr la
disponibilidad y seguridad que persiguen estos documentos. La
tendencia a considerar los medios pticos de transporte,como
sistemas de almace- namiento masivo est desapareciendo.Hoy en
da,los archivos en particular y todas las instituciones en
general,disponen de medios y sistemas ms eficaces,baratos y ms fun-
cionales para guardar su informacin.Ms tiles a los propsitos de
servicio y respaldo de documentos y por tanto,mejor adaptados a las
necesidades de los archivos.Si bien se trata de un estudio tcnico
de almacenamiento masivo,que muy seguramente tendr liderazgo en
competencia informtica,es indudable que los CD- ROM y DVD,entre
otros,no son los ms apropiados para los efectos e intereses de los
repositorios. Las diversas opciones que brinda la tecnologa:redes
de rea de almacenamiento (SAN),almacenamiento conectado a redes
(NAS) y tecnologas de almacenamiento de conexin directa,as como las
nuevas tendencias tcnicas de los dispositivos de almacenamiento
(dis- cos SATA,por ejemplo) soportaran soluciones escalables y
econmicas,basadas en las ne- cesidades institucionales,como una
parte integral de la infraestructura general de tecno- logas de la
informacin del Archivo. El tema de almacenamiento masivo es un
componente que requerir de aportaciones pro- fesionales y soporte
tcnico e institucional del Archivo,para que la planeacin del
almace- namiento garantice su administracin,desempeo,aumento de
capacidad,consolidacin
37. y puesta en marcha;todo esto enmarcado en una etapa previa
de evaluacin del almacena- miento requerido,que identifique los
riesgos potenciales del xito de las operaciones. Como valor
agregado de la tecnologa,los sistemas de almacenamiento masivo de
datos (imgenes) vienen caracterizados con tcnicas de auto
monitoreo,anlisis de fiabilidad y recuperacin,as como de
disponibilidad de redundancia y duplicacin de datos.Esto,sin
duda,es importante para una institucin en donde la informacin
soportada en imgenes marca la diferencia entre un archivo y
facilita el acceso y la difusin,a la vez que fortalece la
preservacin de los materiales originales. tvrlal AUN
38. Vocabulario tcnico Definiciones de Archivo electrnicoEn
computacin se refiere a cualquier documento electrnico que contiene
informacin que puede ser leda,vista u oda de un programa
informtico. Definiciones dc Documento electrnicoToda representacin
de hechos,actos o transacciones jurdicas,producida y conservada
electrnicamente. El documento digital es un producto de informacin
y de comunicacin,se crea,se utiliza y tiene su ciclo de vida en un
entorno digital.Se trata de un documento dinmico,en cuanto puede
variar espacial,temporal e informativamente,e interactivo,en cuanto
el usuario/lector posee capacidad de decisin en su lectura/
exploracin/ navegacin.En breve tiempo ser adaptativo,siendo capaz
de variar en consonancia con las necesidades de los usuarios
individuales. Las caractersticas del documento digital hacen que
ste sea una unidad informativo-do- cumental de significado
completo,compuesta de uno o de varios elementos informativos
enlazados entre si,y que a su vez puede conectarse con otros
documentos o con otros ele- mentos,con los cuales pueda
establecerse una relacin lgica. Frente al documento tradicional,el
documento digital puede ofrecer al usuario/ lector herramientas
para desarrollar su propio proceso cognitivo de lectura,comprensin
y se- leccin,as como de localizacin y recuperacin de nuevos
documentos asociados tem- ticamente.Mediante estos recursos se
integra la interactividad comunicativa como uno de los componentes
fundamentales del documento digital.El ejemplo ms evidente de
documentos digitales lo tenemos en las pginas del World Wide
Web,aunque no ha sido ni el primero,ni es el nico sistema de
documentos digitales.Las aplicaciones hipertex- tuales son ejemplos
de ello:HTML,XML,PHP. .. son tcnicas de produccin de compo- nentes
de documentos digitales:por encima de ellas estn el diseo y la
arquitectura de informacin.41
39. #Digital:Seal que utiliza valores discretos en lugar de un
espectro continuo de valores.Proceso de convertir a formato digital
los elementos (polgonos,lneas,puntos) que apare- cen impresos o
dibujados en un mapa o una fotografa area. En general,consiste en
trabajar con nmeros en lugar de seales de tipo sinusoidal.Es
descomponer las seales en un conjunto de nmeros (dgitos) y
recomponerlas en el punto de recepcin.La informacin de los
ordenadores est ya digitalizada,salvo en contadas ex- cepciones.La
digitalizacin de todas las seales permite utilizar las mismas
tcnicas tanto en transmisin como conmutacin,con independencia de
que las seales correspondan a voz,datos o imgenes. Proceso mediante
el que una imagen original se convierte en informacin digital que
puede ser manipulada e impresa a travs de un ordenador.
Definiciones de Escanearv.accin de pasar un documento por un
aditamento electrnico que transfiere un texto o una imagen a la
computadora. Accin de utilizar un escner.//Accin generalmente
automtica realizada por un progra- ma o un dispositivo que se
encarga de mirar y/ o verificar el funcionamiento de algo.Por
ejemplo los War Dialers.Otro ejemplo son los escaneos de
puertos,para verificar cules estn activos,etc. Definiciones de
IndexarOrganizar una base de datos utilizando un criterio
determinado.Por ejemplo,los buscado- res de Internet indexan y
organizan las pginas web por su contenido e importancia.
Definiciones de Catalogacin Apuntar,registrar ordenadamente
libros,documentos,etc. , formando catlogo de ellos. Proceso tcnico
mediante el cual se representa en forma sinttica o condensada todos
los detalles tcnicos,grficos,tipogrficos y bibliogrficos de una
obra determinada,con el propsito de ubicarla dentro de una coleccin
determinada y de identificarla y recuperarla rpidamente. 42
40. Definiciones de EscnerUn escner es un dispositivo para
obtener o leer imgenes (escner de ordenador o de barras) o
encontrar un objeto o seal (escner de un aeropuerto,o de radio).
---Hay mucha variedad de escneres.Entre los que obtienen o leen
imgenes hay: *Escner de ordenador:se utiliza para introducir
imgenes de papel,libros,negativos o diapositivas.El Escner 3-D es
una variacin de este para modelos tridimensionales. Un perifrico de
digitalizacin de documentos
(fotografas,diapositivas,dibujos,textos),aunque tambin puede
digitalizar objetos pequeos.Es una herramienta fundamental para
poner imgenes en un sitio web personal. Aparato capaz de introducir
informacin ptica (documentos,fotos,etc. ) en el ordenador.Perifrico
computacional que traduce un documento o imagen impresa a un
formato digital. Un escner es un perifrico que lee una imagen punto
a punto,la digitaliza (la convierte en ceros y unos) y la transmite
al ordenador. Mecanismo que convierte una pgina impresa o una
imagen en una representacin digital que puede ser vista y
manipulada en el ordenador. Es un explorador ptico que reconoce y
digitaliza las fotografias,los dibujos y las imgenes.Con un
Software adecuado identifica los textos para incorporarlos despus
sin necesidad de teclearlos. Dispositivo electro ptico que sirve
para convertir documentos fsicos (dibujos,fotografas,textos. ..) en
documentos digitales susceptibles de tratamiento informtico.
Dispositivo electroptico que permite incorporar imgenes planas a un
archivo de compu- tadora,para luego ser grabado. El plural es
escneres.Perifrico que permite transferir una imagen desde un papel
o su- perficie y transformarlos en grficos a computadora (proceso
llamado digitalizacin).En la actualidad existen escneres que
capturan objetos en tres dimensiones.//Todo programa dedicado a
escanear,por ejemplo los War Dialers. Es un aparato que lee
fotos,textos o dibujos y los transforma en ficheros informticos
para que el ordenador los almacene.Hay varios tipos:los de mano,los
ms baratos;los de do- 43
41. 44cumentos,que escanean hojas o folios;y los planos,que son
capaces de escanear hasta un libro. Dispositivo de entrada que
utiliza la luz para captar informacin impresa como textos,fo-
tografas,grficos,etc.y transferirla al ordenador en formato
digital. Unidad de intercambio de informacin de entrada que
digitaliza una imagen para su intro- duccin en el computador.
Definiciones de Soware: Software -tambin conocido como programtica
y aplicacin informtica- es la parte lgica del ordenador,esto es,el
conjunto de programas que puede ejecutar el Hardware para la
realizacin de las tareas de computacin a las que se destina.Es el
conjunto de instruccio- nes que permite la utilizacin del equipo.
En informtica,se llama as a los programas y aplicaciones no fsicas.
Programas,procedimientos y reglas para la ejecucin de tareas
especficas en un sistema de cmputo. La parte que no se puede tocar
de un ordenador:los programas y los datos.Equipo lgico de
ordenador,formado por aplicaciones y programas. Tambin conocido
como soporte lgico,compendia todo tipo de
programas,utilidades,aplicaciones,sistemas operativos,drivers que
hacen posible que el usuario pueda trabajar con la mquina.El trmino
est totalmente integrado en nuestro idioma ya que,al igual que
sucede con Hardware,no ha habido nadie capaz de encontrar una
traduccin capaz de englobar el concepto en una sola palabra. Un
programa de computadora grabado en algn medio de almacenamiento y
cargado en la memoria de la computadora (RAM) para su ejecucin. Son
los programas,incluyendo procedimientos,utilidades,sistemas
operativos,programas de aplicacin y paquetes
informticos,implementados para un sistema informtico. Es el
conjunto de programas que dirige el funcionamiento de un
ordenador.
42. Software:En computacin,procedimientos y reglas lgicas
escritas en la forma de progra- mas y aplicaciones,que definen el
modo de operacin de la computadora.Tienen carcter virtual (en
contraposicin con el Hardware) y estn almacenadas en los diferentes
tipos de memoria de lectura/ escritura. A diferencia del
Hardware,es lo que no se ve,es decir los programas y aplicaciones
que estn guardadas en un disco duro,CD-ROM disquetes. Es el
conjunto de instrucciones o programas usados por una computadora
para hacer una determinada tarea.Lo contrario al Hardware.
Referente a la parte lgica (exible y programable) de un dispositivo
electrnico,incluyen- do la microprogramacin,el sistema operativo y
todas las aplicaciones que puedan albergar sus memorias,ya sean
voltiles o no. Los programas del ordenador o computadora. Conjunto
de programas,documentos,procesamientos y rutinas asociadas con la
operacin de un sistema de computadoras,es decir,la parte intangible
o lgica de una computadora.(Ver Programa)Programas,aplicaciones
utilizadas en los ordenadores (sistema operativo,procesador de
texto,hoja de clculo. ..). Todos los componentes lgicos de un
sistema informtico,que incluyen tanto a las aplica- ciones como a
los datos sobre los cuales operan.Desde una ptica tcnica,se
subdivide en Software de sistema y Software de aplicacin. Trmino
general que designa los diversos tipos de programas usados en
computacin. Procedimientos completos,programas,reglas y rutinas que
permiten a un ordenador completar una serie de instrucciones o
comandos.Esas instrucciones son normalmente definidas como
programas.Cuando est activo,reside en estado elctrico en la memoria
de un ordenador. Conjunto de instrucciones escritas en un
determinado lenguaje,que dirigen a un ordenador para la ejecucin de
una serie de operaciones,con el objetivo de resolver un problema
que se ha definido previamente. 45
43. 46 Soporte lgico:Conjunto de componentes lgicos
(instrucciones o datos) que hacen funcio- nar una computadora o
posibilitan la operacin de una red.Se considera Software a todo
aquello que se pueda almacenar electrnicamente en un sistema
computacional.Se suele clasificar el Software en dos
grupos:Software de sistemas (sistema operativo y utilidades) y
Software de aplicaciones (procesadores de texto,hojas de clculo,y
sistemas de administra- cin de bases de datos). Se refiere a todas
las aplicaciones o programas que se encuentran funcionando en cual-
quier equipo computacional o de comunicacin.Las aplicaciones o
Software ms comn son desarrollados con fines administrativos
(Procesadores de palabras,hojas de clculo,contabilidad,entre
otros). Programa de cmputo,sistema de cmputo. Los sistemas lgicos o
programas con los que el hardware realiza aplicaciones (el sistema
operativo,los procesadores de texto,los editores de imgenes,los
graficadores o progra- mas de diseo,los presentadores,los
manejadores de bases de datos,los sistemas de correo electrnico,los
navegadores de web,etc. ).Programas escritos en un lenguaje que la
computadora entiende y puede ejecutar para rea- lizar una tarea.
Definiciones de computadorUna computadora (Hispanoamrica) u
ordenador (Espaa) es un dispositivo electrnico compuesto bsicamente
de un procesador,una memoria y los dispositivos de entrada/
salida(E/ S).Sinnimo de Ordenador.Definiciones de imagen digitalUn
registro codificado digitalmente de la intensidad de la reectancia
o la radiacin de un objeto o rea.Cada elemento de la imagen digital
tiene un valor de intensidad nico para cada una de las bandas del
espectro electromagntico empleadas.
44. Definiciones de CD Un Disco Compacto. Normalmente se
refiere a Compact Disc.Otras abreviaturas relacionadas
son:CD-ROM,CD-R y CD-RW.Un Compact Disc para ordenador ser capaz de
almacenar cerca de 650 Mb de informacin. Compact Disc.Disco
Compacto.Disco ptico de 12 cm de dimetro para almacenamiento
binario.Su capacidad formateado es de 660 Mb.Usado en principio
para almacenar au- dio.Cuando se usa para almacenamiento de datos
genricos es llamado CD-ROM. Se enciende cuando se recibe una seal
de datos (portadora) vlida de un mdem. Abreviatura del trmino ingls
Compact Disc,que signica Disco Compacto de Sonido,hecho de una
placa de metal recubierta de plstico y cuyo campo fsico es de 3
pulgadas de dimetro que se coloca bajo un aparato lector que emite
un rayo lser. Compact Disc. Compact Disk o Disco Compacto.Disco
ptico circular de 12 cm de dimetro y que pesa unos pocos gramos
para el almacenamiento de informacin de forma binaria.La informa-
cin se almacena de manera digital en stos.Almacenan hasta 640
MB.Existen gran varie- dad de CD:CD-ROM,CD-RW CD-R. .. Pueden
almacenar msica en pistas o tracks,las cuales con un programa
ripper pueden ser guardadas en el disco duro en forma de
MP3.Compact Disc.Sistema de almacenamiento de slo lectura capaz de
almacenar hasta 650MB de datos. Definiciones de Memoria RAM RAM es
el acrnimo ingls de Random-Access Memory (memoria de acceso
aleatorio). Siglas de Random Access Memory,que lo podramos traducir
como Memoria de Acceso Aleatorio.Es un conjunto de Chips que junto
con el microprocesador es parte fundamental del ordenador,es una
memoria voltil ya que los datos almacenados en ella se pierden al
apa- gar el ordenador.El tamao de la RAM determina la rapidez y
comodidad de trabajo ante el ordenador,as como el nmero de
programas que podemos utilizar de forma simultnea.47
45. 48k La MEMORIA RAM (Random Acces Memory).Est integrada por
uno o ms chips y se utiliza como memoria de trabajo donde podemos
guardar o borrar nuestros programas y datos. Random Access
Memory.Es la memoria de acceso aleatorio cuyo contenido permanecer
presente mientras el computador permanezca encendido. Definiciones
de disco duroSe llama disco duro (en ingls hard disk,abreviado con
frecuencia HD) al dispositivo encar- gado de almacenar informacin
de forma persistente en un ordenador. Un disco rgido contiene un
medio magntico rotante (en forma de discos) que gira rpi-
damente.Hay pequeas cabezas que otan sobre la superficie de cada
disco,y sirven para leer y escribir en el disco a medida que
rota.En ingls:Hard Disk. Es un dispositivo de almacenamiento,que
naci como evolucin del diskette.Tiene una capacidad mucho mayor
(hoy en da es habitual que pasen de los 2.5Gb) y es mucho ms r-
pido,pero no est diseado para ser llevado de un sitio a otro,sino
para permanecer dentro del ordenador (salvo algunas pocas
excepciones,que s son portables). Sinnimo de la Unidad Cz".Es un
dispositivo interno de grabacin y almacenamiento de datos,donde se
guardan los programas y los ficheros que queremos conservar.Su
caracte- rstica ms importante es el tamao o la capacidad de
almacenamiento de los datos,que se mide en Gigabytes (Gb).1Gb
=1.024 Mb. Dispositivo en el que se almacenan los
programas,informacin y aplicaciones que el usua- rio utiliza
cotidianamente en su computadora.Las ms recientes versiones cuentan
con capacidades mnimas de dos a tres mil millones de bytes (ZGB a
3GB). Hard Disk.Dispositivo de almacenamiento permanente de la
informacin computadoriza- da.Los datos o programas almacenados en
este dispositivo no se pierden cuando la compu- tadora se
apaga.Pueden presentarse en diferentes capacidades y formas. Unidad
de almacenamiento permanente de informacin.ste es el que guarda la
informa- cin cuando apagamos el computador.Aqu se guardan la mayora
de los programas y el
46. sistema operativo.Su capacidad de almacenamiento se mide en
Megabytes (Mb) o Gigab- ytes (Gb).1024 Mb =1Gb. Dispositivo
magntico integrado (en algunos casos) en las computadoras
personales.La informacin es grabada en estos medios de
almacenamiento magnticos en el cdigo de representacin que use el
computador,ya sea EBDIC ASCII,tienen capacidades que van desde 10
megabytes hasta 800 megabytes y pueden ser usados tanto en
microcomputado- ras,como en minicomputadoras y mainframes;siendo
sus medidas fsicas distintas segn el equipo al que estn destinados.
Definiciones de BytesSe describe como la unidad bsica de
almacenamiento de informacin,generalmente equi- valente a ocho
bits,pero el tamao del byte depende del cdigo de informacin en el
que se defina. Es una medida que determina el tamao de los archivos
que puedes utilizar para publicitar la imagen de tus productos y/ o
servicios dentro de tu tienda virtual o en las pginas de eje
comercial.Puedes asesorarte con el distribuidor que ms te convenga
y,si tienes alguna duda al respecto,no dudes en escribirnos
a:clientes@ejecomercial. com. mx. Definiciones de KBKb es la
abreviatura de: #Kilobases =1.000 pares de bases de ADN. #Kilobits
=1.024 (210) bites.A veces se confunde con KB,que es la abreviatura
correcta de Kilobytes. Un kilobyte que se abrevia como K,KB K-byte
son 1024 (210) bytes.Se trata de una uni- dad de medida comn para
la capacidad de memoria o almacenamiento de las microcom-
putadoras.Las PC de IBM ms antiguas,por ejemplo,tenan una capacidad
mxima de 640 K,o alrededor de 640 000 caracteres de datos.
Kilobyte,mltiplo del byte equivalente a 1024 bytes.Ms
correcta,aunque menos utilizada,es la forma kb;tambin se emplea Kb.
Unidad empleada para medir la longitud de los fragmentos de ADN
constituidos por una serie de bases.1 Kb =1.000 bases.
47. 50 Abreviatura de KiloByte.Definiciones de BackupCopia de
seguridad.Accin de copiar documentos,archivos o ficheros de tal
forma que puedan recuperarse en caso de fallo en el sistema. Copia
de seguridad. Permite copiar el contenido de toda la ruta
especificada fuera del disco actual para efecto de recabar
respaldos de tipo permanente. Referente al equipo y a los
procedimientos a los sistemas de computacin o las bases de datos
donde se produce una copia y se almacena en el caso de que se
necesite recuperar informacin. Accin de copiar archivos o datos,de
forma que estn disponibles en caso de que un fallo produzca la
prdida de los originales.Se recomienda hacer esta sencilla accin
continua- mente para evitar problemas irremediables. Hacer un
backup.Bacap,en argot.Son copias de seguridad.Por ejemplo,si tiene
archivos muy importantes en el disco rgido y los copia en un
disquete por una cuestin de seguridad,lo que hizo fue un backup.Es
la copia de datos que se realiza sobre medio de almacena- miento
externo,tal como un disquete,cinta,CD-ROM,o cualquier otro soporte
posible.Como la informacin almacenada en el disco rgido es
susceptible a accidentes o prdidas,es necesario tener una copia de
respaldo. Copia de seguridad.Es la copia de informacin (total o
parcial) del disco duro,de un CD,de un disquete u otro medio de
almacn informativo.La copia es almacenada en otro dis- quete,otro
disco duro,otro CD,discos virtuales o cualquier otro medio de
almacenamiento informativo.Es utilizada para respaldar informacin
valiosa para el usuario,en caso de que la original se pierda.
Salvaguardia.Se entiende por hacer backup el obtener una copia de
seguridad de un disco,un diskette o de un conjunto de ficheros.
Copia de seguridad.Se hace para prevenir una posible prdida de
informacin.
48. Copia de Seguridad.Los programas de backup son los que
permiten meter en disquetes o en cintas (de backup) la informacin
del disco duro,para recuperarla si hubiese algn problema. Respaldo
de archivos,equipos o procedimientos alternativos disponibles para
usarlos en caso de emergencias producidas por fallas totales o
parciales de un sistema computacional. Definicin de KB
Kilobytes.Medida de memoria o almacenaje de mil bytes
aproximadamente. Lector de pantalla.Es un programa de Software que
lee en voz alta al usuario el contenido de la pantalla.Lo usan
principalmente los ciegos.Habitualmente los lectores de pantalla
pueden leer textos que estn impresos,no pintados. Unidad de
informacin equivalente a 1.024 bytes.Abreviatura para
kilobyte.Abreviatura de Kilobyte.Otra unidad de medida de
informacin. Puede ser usado como abreviacin del teclado del
ordenador o,ms comnmente Kb significa un kilobyte de datos.
Kilobytes.Unidad de tamao de archivos.Equivale a 1024
bytes.centros. edu. xunta. es/ iesxunqueira1/tecnoweb/ lecciones/
dicc. htm Medida de informacin.Contiene 1024 Bytes. Definiciones de
Megabytes(Megabytes) 1.024 Kilobytes. Definiciones de MemoriaEn
informtica la Memoria es el lugar donde el ordenador almacena los
programas y los datos que est utilizando. Los ordenadores slo
pueden procesar inmediatamente la informacin que tienen en su
lirlltudfaljiillviii51
49. 52Prpnrnclin d:documentos memoria.Por eso,cuando deseamos
ejecutar un programa,debemos cargarlo (almacenar- lo) previamente
en la memoria. Zona de almacenamiento para los datos binarios o de
programas.En una computadora,la memoria se divide en dos partes:una
memoria electrnica rpida e integrada a la computa- dora y una
memoria externa,ms lenta,compuesta,por ejemplo,de unidades de disco
o de cintas que utilizan medios de almacenaje magntico.La memoria
intema puede ser ROM,RAM etc.y la externa disquetes,etc.La memoria
se caracteriza por su tiempo de acceso,su capacidad,su
naturaleza,etc. Mdulos electrnicos en los cuales el computador
almacena la informacin cuando est encendido.Existen de tres clases
de memoria que utiliza el procesador:RAM,video,y cach.El cach viene
en cantidades ms pequeas y se utiliza para acceder rpidamente a la
informacin.La RAM se utiliza para almacenar la informacin de los
programas y el sistema operativo.La memoria de video se utiliza
para almacenar la informacin que se muestra en la pantalla.
50. ANEXOS ANEXO APreparacin de los Documentos para ProcesoEs
sabido que un buen trabajo archivstico previo a la aplicacin de
cualquier tcnica repro- grfica,potencia la calidad final obtenida a
un menor costo,por la mejor disposicin de los documentos y
consecuente disminucin de registros para direccionamiento.
Preparacin documentalsta es un rea que normalmente es olvidada.La
condicin del archivo y la cantidad de mano de obra necesaria para
preparar la digitalizacin es usualmente subestimada.En mu- chos
casos,las organizaciones o compaas piensan que sus documentos estn
en mejores condiciones de lo que realmente estn y este proceso
puede definir el xito y la ventana de tiempo en un proyecto de
digitalizacin.Preparacin de documentosLa preparacin documental
incluye hacer separacin de los documentos en color de los
documentos en blanco y negro,separacin por tamao,grosor,y
documentos que incluyan cdigos de barra y se utilicen como
separadores.El anterior proceso es lo que permitir el escaneo por
lotes;lo cual hace referencia a la digitalizacin de grandes
cantidades de docu- mentos mejorando tiempos de captura y
optimizando el tiempo. Las tasas de digitalizacin estn basadas en
un mundo ideal en donde nunca se presen- tan errores;pero estos
procesos estn basados en la condicin del material que se piensa
capturar y un inadecuado proceso de clasificacin podra ocasionar
fallas en el Hardware disminuyendo la productividad. A
continuacin,consideraciones que se deben tener en cuenta antes de
determinar qu se debe convertir:53
51. 54Wrhwmwmwam-m, lil[lt-pauta documental AGNCondicin de los
documentos:Los documentos contienen grapas? , contienen notas en
Post-it que deban ser integradas a la imagen digital,hay notas
manuscritas que se deban integrar a la imagen digital. Preparacin
de carpetas:Los documentos estn en carpetas? , las carpetas sern
parte del proceso de indexacin? Pre-Indexacin:Los documentos tienen
campos predeterminados que sern usados en el proceso de
indexacin),quin o qu proveer la informacin de indexacin?
Post-Conversin:Cuando la imagen est lista qu pasar con los
documentos? La preparacin documental que simplemente consiste en
disponer la pieza fsica de papel para ser digitalizada,puede ser la
clave del xito en un proyecto de digitalizacin.Una po- bre
preparacin documental puede ocasionar sobrecostos y demoras en el
proceso. En Normas Tcnicas Colombianas especficas de
Reprografa,como la NTC 3723 Anexo A,y otros documentos publicados
por el Archivo General de Ia Nacin,se insiste en la nece- sidad de
preparar correctamente los documentos para el proceso de
trascripcin;por esta razn,retomamos las recomendaciones y las
contextualizamos a la tcnica reprogrfica de que se trata: Debe
examinarse el archivo documental con el fin de cerciorarse que
todos los documentos estn en el orden requerido segn el sistema de
archivo vigente.Las hojas,pginas,flderes u otras unidades
archivsticas que estn mal colocadas,debern intercalarse en el orden
correcto.Se deben retirar los documentos extraos o
no-registrados.Debe hacerse todo lo posible por obtener los
documentos faltantes,de modo que se logre un copiado o trascrip-
cin de registros tan completa como sea posible. Si resulta
imposible la consecucin de pginas o documentos faltantes,se deben
insertar smbolos o tarjetas de documentos faltantes" como los
descritos en la NTC 4080; otros
52. smbolos grficos apropiados o tarjetas especiales de la
referida norma que sean aplicables para la descripcin de la
condicin de los documentos y del archivo deben ser colocados entre
las pginas del archivo antes de comenzar el copiado. Si el tamao o
la forma fsica no permiten el copiado de ciertos documentos,se
deben regis- trar debidamente las tarjetas que identifiquen cada
tem y den explicacin de sus omisiones.Frecuentemente,es necesaria
una paginacin (foliacin),para mantener el orden y asegu- rar que la
coleccin documental est completa.Tenga en cuenta que,antes de
proceder a copiar o transcribir las imgenes,todos los ganchos,clips
u otros sujetadores deben ser retirados de los documentos.Este
procedimiento es obligatorio si se usa escner de alimen- tacin
automtica (Proceso similar al de los equipos rotativos de
microfilmacin). Se pueden ignorar las imperfecciones que no afectan
el texto o las ilustraciones.Los docu- mentos con rasgaduras
menores usualmente se pueden copiar correctamente sin que haya
prdida de texto.La manipulacin de los originales no es tan crtica
si los documentos se van a descartar despus de la aprobacin de las
imgenes obtenidas en la trascripcin;sin embargo,recomendamos
prudencia. Los documentos que no tengan carcter histrico pueden
repararse,si es necesario,con cinta adhesiva transparente
(preferiblemente por el vuelto del documento donde no hay
escritura).Se debe tener especial cuidado con los documentos
delicados o en mal estado,ya que el paso de estos por los escneres
rotativos puede deteriorar an ms los papeles. El operario de un
escner rotativo debe estar conciente de que el adhesivo de los
bordes de la cinta pegante puesta sobre los papeles reparados,puede
interferir con la alimentacin de los documentos,causar atascamiento
del escner,daar o ensuciar las guas de vidrio,obstruyendo as el
paso ptico. Los documentos de carcter histrico no deben pasarse por
equipos rotativos;debe usarsesolamente escner de cama plana;Los
defectos mayores de los documentos histricos no de- ben repararse
antes de copiarse puesto que se puede reducir la legibilidad del
texto.En este 55
53. 56caso,no deber usarse la cinta adhesiva.Los fragmentos
deben colocarse preferiblemente en un flder plstico para su copiado
y observar las recomendaciones de los restauradores. Si se tiene
que desencuadernar para hacer legibles las mrgenes del
documento,deber hacerse bajo supervisin de un restaurador con
experiencia. Cada entidad debe definir previamente la poltica
aplicable al proceso,en especial respecto a las caractersticas que
espera capturar y retener en las imgenes a fin de conservar los
aspectos relativos a su autenticidad;en tal caso,cuando por ejemplo
la densidad del do- cumento original vara considerablemente,se
pueden tomar dos imgenes con diferentes resoluciones.Debe usarse
entonces el smbolo de repeticin de imagen (ver NTC
4080).Asimismo,no se deben retirar las manchas;en lugar de ello,se
puede usar un Software especializado para hacer ms legible la
imagen copiada,(siendo conservada tanto en su archivo original como
en su forma mejorada). Aunque los medios permiten contener una gran
cantidad de imgenes,no est dems re- comendar que,se debe determinar
o prever el nmero de imgenes que cabrn adecuada- mente en una
unidad de grabacin;Dicha informacin es obtenible generalmente a
partir del clculo de resolucin versus memoria requerida,por el
nmero de documentos.Esto tiene por objeto disear los cortes de modo
que sean lgicos en el archivo.Por ejemplo,finalizando temas,fechas
o volmenes.
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Representation of dates and times (ISO 8601)------ -- Information
technology 8-bit single-byte coded graphic character sets (ISO
8859).
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(ISO 9075) -- Information technology Universal Multiple-Octet Coded
Character Set (ISO 10646)------ -- Information retrieval
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Archivos.Bogot,Archivo General de la Nacin,2000, 253 p.59
57. COLOMBIA ARCHIVOGENERALDE LA NACINArchivo General de la
Nacin - ColombiaEstablecimiento Pblico adscrito al Ministerio de
Cultura Carrera 6a N 6-61 Tel. : 3282888
Email:contacto@archivogeneral. gov. co Pgina Web:wwwarchivogeneral.
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