THIẾT KẾ HỌP ? HỘI THẢO

Mỗi cuộc họp / hội thảo cũng như một dự án nhỏ, cần được thiết kế và lập kế hoạch chu đáo. Các cuộc họp / hội thảo diễn ra ở những thời điểm khác nhau với những mục tiêu khác nhau nên cần được thiết kế riêng , không được dùng thiết kế của cuộc họp / hội thảo này cho cuộc họp / hội thảo khác.

Người hoặc nhóm điều hành cuộc họp / hội thảo phải thiết kế toàn bộ chương trình họp / hội thảo theo trình tự lo gic : mục tiêu – kết quả mong đợi – chương trình họp / hội thảo – câu hỏi và phương pháp trước ngày họp / hội thảo

Khi điều hành cuộc họp / hội thảo, người điều hành sẽ giới thiệu mục tiêu, kết quả mong đợi và chương tình họp / hội thảo với những người tham dự để họ bổ sung và ủng hộ. Phần này sẽ giúp người tham dự nhìn thấy họ sẽ đi đến đâu trong cuộc họp / hội thảo này. Người điều hành sẽ sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để hướng dẫn người tham gia bình luận các phần trong tiến trình / chương trình họp / hội thảo để cuối cùng đạt các kết quả mong đợi và đạt mục tiêu hội thảo.

Dưới đây là những bước cơ bản trong thiết kế Họp / Hội thảo :

Các bước thiết kế Câu hỏi hỗ trợ thiết kế 1. Xác định mục tiêu và kết quả họp / hội thảo - Mục tiêu là kết quả ở mức độ cao nhất mà họp / hội thảo có thể đạt được - Mục tiêu họp / hội thảo phải thực tế, có khả năng đạt được. Không xác định mục tiêu họp / hội thảo lớn hơn khả năng thực hiện - Phải cụ thể về thời gian, có thể quan sát được, có thể đạt được trong phạm vi họp / hội thảo - Kết quả là những điều kiện cần và đủ để cuộc họp / hội thảo đạt được mục tiêu đề ra

* Họp / hội thảo để làm gì ? * Khi họp / hội thảo thành công ta sẽ đạt được điều gì ? cho ai ? * Họp / hội thảo sẽ có tác dụng như thế nào đối với người tham gia ? * Mục tiêu bạn nêu ra có thực tế không ? Với thời gian họp / hội thảo là …bạn cho rằng họp / hội thảo sẽ đạt được mục tiêu đã nêu không ? * Để đạt được những mục tiêu của họp / hội thảo cần có những điều kiện gì hoặc * Cần có những kết quả gì để có thể nói rằng đã đạt được các mục tiêu họp / hội thảo? * Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện trên thì có chắc chắn đạt được mục tiêu họp / hội thảo không ? Hoặc * Nếu có những kết quả này thì có đảm bảo chắc chắn đạt được mục tiêu họp / hội thảo không ?

2. Lập chương trình họp / hội thảo - Đưa ra các bước (phần) trong chương tình để đạt được những kết quả mong đợi của cuộc họp / hội thảo đã xác định ở trên - Miêu tả các hoạt động cần thực hiện để có các kết quả mong đợi của họp / hội thảo

* Phải bàn luận những vấn đề nào để có thể có được những kết quả trên ? hoặc * Cần phải thảo luận những gì để tạo ra được những kết quả trên * Nếu thực hiện tất cả những hoạt động này thì có chắc chắn đạt được những kết quả nêu trên không ?

3. Chuẩn bị câu hỏi / câu yêu cầu để điều hành các bước * Viết các câu hỏi người điều hành sẽ sử dụng cho mỗi hoạt động đã miêu tả * Các câu hỏi phải ngắn gọn và rõ ý

- Phải hỏi những câu hỏi nào để lấy được những ý kiến / thông tin cần biết ? - Cần có những câu yêu cầu nào để người tham dự thực hiện những hoạt động này ? * Khi được hỏi câu này, người ta sẽ có thể trả lời như thế nào ? * Khi nghe xong lời yêu cầu này, người ta có thể thực hiện đúng điều mình mong muốn chưa ? * Khi tất cả những câu hỏi này được trả lời, đã có được ý kiến / thông tin mong muốn chưa ?

4. Lựa chọn phương pháp - Quyết định cách thức giúp người tham dự trả lời những câu hỏi đã nêu - Phương pháp phải phù hợp với kết quả cần đạt được của hoạt động và phát huy tối đa khả năng tham gia của người tham dự

- Phương pháp nào là tốt nhất để có được câu trả lời của người tham dự cho câu hỏi này ? - Mục đích của câu hỏi là lấy ý kiến hay giúp người tham dự phân tích ? - Phương pháp này có cho phép lấy được hết ý kiến của từng người không ? có tạo cơ hội cho mọi người thảo luận, phân tích không ? - Phương pháp này có dễ thực hiện đối với người tham dự không ?

5. Hoàn thiện thiết kế - Đảm bảo thiết kế đã đầy đủ chi tiết giúp người điều hành nắm vững từng công việc phải làm

- Thời gian cần thiết cho mỗi hoạt động và mỗi bước, và tổng thời gian cần thiết ? - Có cần điều chỉnh gì về hoạt động hoặc phương pháp để phù hợp với thời gian cho phép không ? - Cần sử dụng những phương tiện / dụng cụ gì trong mỗi hoạt động ? - Cần những tài liệu gì ? - Ai sẽ điều hành phần nào ? - Cộng thêm 10% thời gian dự phòng cho toàn bộ cuộc họp / hội thảo .

PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO DÙNG TRONG ĐIỀU HÀNH HỌP Phương pháp này được sử dụng khi muốn kích thích nhóm người tham dự hoặc người tham gia nảy sinh nhiều ý kiến, ý tưởng trong thời gian ngắn. Đặc biệt hơn, phương pháp này tạo cơ hội cho những ý kiến táo bạo, lạ lùng lóe sáng từ những bài học kinh nghiệm trong cuộc sống cũng như từ suy nghĩ logic khoa học. Phương pháp hội thảo rất hiệu quả trong công tác quản lsy, đặc biệt trong hội họp để ra quyết định, giải quyết từng vấn đề và lập kế hoạch. Trong hội thảo, người điều hành có thể sử dụng toàn bộ hoặc từng bước của phương pháp hội thảo sao cho phù hợp với nội dung và đối tượng tham dự. Chuẩn bị Phương pháp hội thảo thường sử dụng khá nhiều các dụng cụ hỗ trợ như giấy lớn, thẻ giấy, bút mầu, băng keo,… Trong khi thiết kế cuộc họp / hội thảo, người điều hành cần tính toán xem sẽ cần dụng cụ gì trong mỗi bước, và cần số lương bao nhiêu cho mỗi loại. Việc chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ hỗ trợ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh những bối rối không cần thiết trên phòng họp. Ngoài các dụng cụ hỗ trợ, nhiều người điều hành cũng viết sẵn câu hỏi thảo luận lên giấy lớn để sẵn sàng sử dụng. Tiến trình bài học sử dụng phương pháp hội thảo Một bài học sử dụng hoàn chỉnh phương pháp hội thảo gồm 5 bước : 1) Giới thiệu chủ đề, vấn đề cần bàn luận 2) Lấy ý kiến những người tham gia 3) Nhóm các ý kiến 4) Đặt tên cho các nhóm ý kiến 5) Đánh giá các nhóm ý kiến và quyết định bước tiếp theo Bước 1: Giới thiệu chủ đề, vấn đề bàn luận Người điều hành giới thiệu vấn đề cần thảo luận, giải thích cho những người tham dự mục đích và kết quả mong đợi của cuộc thảo luận Bước 2: Lấy ý kiến Người điều hành đặt câu hỏi trọng tâm để giúp người tham dự suy nghĩ về vấn đề bàn luận. Sau đó dành thời gian cho người tham dự suy nghĩ và nếu có thể thì viết ý kiến vào giấy hay vở của mình trước. Tiếp theo, người điều hành đề nghị mỗi người tham dự đưa ra ý kiến bằng một trong hai cách : + Ghi ý kiến lên các tấm bìa hoặc thẻ giấy đã chuẩn bị sẵn, viết chữ to, mỗi ý kiến trên một tấm bìa + Người tham dự lần lượt phát biểu ý kiến và người điều hành ghi lại những ý kiến đó lên các tấm bìa hoặc lên bẳng Ở bước này người điều hành cần tôn trọng tất cả các ý kiến nêu ra, không bình luận, đánh giá hay tranh luận về các ý kiến đó. Người điều hành có thể khuyến khích những người ít nói bằng cách yêu cầu lần lượt các người tham dự đưa ý kiến Bước 3: Nhóm thông tin / ý kiến Nếu ở bước trên, người tham dự tự ghi ý kiến của mình thì ở bước này, người điều hành có thể mời từng người đưa lên các ý kiến của mình. Có thể bắt đầu bằng cách yêu cầu mọi người đưa ra ý kiến “quan trọng nhất” của mình, dán lên bảng hoặc đặt xuống nền

nhà. Sau đó tiếp tục đề nghị vòng ý kiến thứ hai, thứ ba có thể là các ý kiến “khó thực hiện nhất” hoặc “tốn ít thời gian nhất”. Nếu trùng ý kiến, mọi người có thể xếp luôn tấm bìa của mình cạnh tấm bìa của người khác mang cùng nội dung. Người điều hành cũng có thể khởi đầu bằng cách yêu cầu một người đưa ra tất cả các tấm bìa của mình, dán trên bảng hoặc đặt dưới nền nhà theo một hàng ngang. Sau đó những người khác sẽ mang các tấm bìa của mình lên dán hoặc đặt theo cách : những tấm bìa nào có cùng nội dung với ý kiến người đầu tiên thì xếp ngay phía dưới thành một cột, những tấm bìa nào không có cùng nội dung thì xếp sang một cột mới. Cứ như vậy cho tới khi tất cả mọi người đã tự xếp xong các tấm bìa của mình vào thành các nhóm có nội dung tương tự. Đôi khi, nếu có quá nhiều nhóm nhỏ, người điều hành sẽ yêu cầu mọi người quan sát thêm một lần nữa để xem có thể ghép một vài nhóm nhỏ với nhau không, nhưng việc này không phải là bắt buộc. Nếu ở bước trên, người điều hành là người viết ý kiến mọi người tham dự lên các tấm bìa thì lúc này người điều hành sẽ hướng dẫn người tham dự nhóm ý kiến bằng cách : Trước tiên, chọn một tấm bìa có ghi ý kiến dán lên bảng hoặc đặt xuống sàn. Tiếp theo, người điều hành lấy tấm bìa thứ hai giơ lên cho mọi người nhìn thấy và hỏi “ý kiến này có giống / tương tự ý kiến trước không?” . Nếu mọi người đồng ý là có thì dán xuống phía dưới tấm bìa đầu tiên, nếu không thì dán cách xa một đoạn. Người điều hành cứ tiếp tục làm như vậy cho đến khi đã sắp xếp xong tất cả các ý kiến. Nếu bước trước người điều hành đã ghi được ý kiến của người tham dự lên bảng, ở bước này người điều hành sẽ giúp hội thảo lập nhóm các ý kiến bằng cách : người điều hành bắt đầu với ý thứ nhất trên danh sách và hỏi “Trong danh sách này còn ý nào tương tự như ý này không ?” Người tham dự tìm ra các mối liên hệ giữa các ý trên danh sách, cho đến khi còn lại 4-6 nhóm. Người điều hành ghi mã số nhóm cho các ý (ví dụ: nhóm ngôi sao, nhóm trái tim, nhóm bông hoa, nhóm hình tròn, nhóm tam giác). Kết thúc bước này, trên bảng hoặc nền nhà sẽ có các nhóm ý kiến có cùng nội dụng được sắp xếp cạnh nhau hoặc đánh mã số để dễ phân biệt. Bước 4: Đặt tên cho các nhóm thông tin / ý kiến Người điều hành đề nghị người tham dự đặt tên cho mỗi nhóm thông tin thay cho mã số đã được dùng ở bước trước. Tên của nhóm ý kiến phản ánh ý nghĩa chung của nhóm ý kiến đó. Người điều hành giúp kiểm tra lại xem các ý kiến đã được sắp xếp đúng theo các tên nhóm chưa. Bước 5: Đánh giá các nhóm ý kiến và quyết định bước tiếp theo Sau khi đặt tên xong các nhóm ý kiến, người điều hành căn cứ vào nội dung và kết quả mong đợi của bài học hay hội thảo mà có thể làm tiếp một số cách sau: + Đánh giá ưu điểm, nhược điểm của mội nhóm ( nếu là các nhóm giải pháp) để chọn hay xây dựng một giải pháp giải quyết vấn đề tốt nhất. Lập kế hoạch thực hiện giải pháp được chọn + Lập kế hoạch thực hiện theo mỗi nhóm các ý kiến (nếu là các nhóm biện pháp cùng góp phần tạo nên một kết quả mong muốn) + Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi, khó khăn của các nhóm ý kiến (nếu là các nhóm định hướng phát triển) để quyết định định hướng phát triển cho cơ quan, chương trình, hay dự án. Sơ đồ trang tiếp theo tóm tắt các bước của phương pháp hội thảo

Ưu, nhược điểm của phương pháp Phương pháp hội thảo sử dụng hiệu quả nhất trong các cuộc họp và hội thảo giải quyết vấn đề, ra quyết định và lập kế hoạch. Trong hội thảo, người điều hành có thể sử dụng toàn bộ hay từng bước của phương pháp này sao cho phù hợp với nội dung và đối tượng tham dự. Hội thảo là phương pháp phù hợp với những nội dung hội thảo liên quan nhiều tới kinh nghiệm cuộc sống, hoặc những nội dung về thay đổi thái độ, hành vi của nhiều người tham dự Phương pháp hội thảo cho phép người tham dự và những người tham dự có cơ hội tham gia ở mức cao nhất. Do vậy, trong các cuộc họp / hội thảo có mức độ tham gia thấp, có thể áp dụng các bước từ 1 – 3 để khuyến khích người tham dự đưa ý kiến một cách đồng đều. Khi sử dụng phương pháp hội thảo, cần lưu ý dự tính thời gian phù hợp. Phương pháp này đòi hỏi các ý kiến phải được nêu đầy đủ và rõ ràng, do vậy có thể mất thêm thời gian để làm rõ các ý kiến ban đầu còn chung chung. Ngoài ra phương pháp này thường khuyến khích người tham dự tranh luận nhiều và khó kiểm soát về thời gian. Để thực hiện hiệu quả phương pháp này, người điều hành phải chuẩn bị kỹ càng và vững vàng trong kỹ năng điều hành, đặc biệt khi người tham dự quá hứng thú với các ý tưởng sáng tạo hoặc khi có sự bất đồng giữa các ý kiến. TIẾN TRÌNH PHƯƠNG PHÁP HỘI THẢO Sơ đồ

Kỹ năng lắng nghe Lắng nghe tốt là khả năng ngừng suy nghĩ và làm việc của mình để hoàn toàn tập trung vào những gì mà ai đó đang nói Người điều hành cần học cách lắng nghe hay còn gọi là nghe chủ động. Lắng nghe không thể thực hiện cùng lúc với những hoạt động khác, có nghĩa là người lắng nghe sẽ dừng những suy nghĩ khác và lời lẽ của mình trong khi nghe. Làm gì để lắng nghe hiệu quả : 1.Giữ yên lặng: Bạn không thể là một người lắng nghe tốt nếu bạn nói chuyện trong khi đang nghe người khác nói. Cần biết khi nào thì nên yên lặng. Hãy kiểm soát “mong muốn được nói ngay” của mình để nghe cho thấu ý kiến, tình cảm, động cơ của người đang nói. 2. Thể hiện rằng bạn muốn nghe: Người nói sẽ cảm thấy được khích lệ nếu bạn thực sự lắng nghe những gì họ đang nói. Lời nói hoặc cử chỉ của bạn sẽ cho người khác thấy bạn đang chăm chú lắng nghe. Hãy gật đầu, mỉm cười, giao tiếp bằng ánh mắt. Hãy để khuôn mặt bạn thể hiện sự quan tâm của bạn. Hãy đưa ra những câu nói mang tính khích lệ, như “thế à”, “mình hiểu”, “ hay quá”,.. 3. Tránh sự phân tán : Gõ bàn, vẽ nguệch ngoạc, hoặc sắp xếp giấy tờ sẽ cho người khác thấy là bạn không thực sự lắng nghe họ nói. 4. Thể hiện sự đồng cảm và tôn trọng : Hãy cố đặt mình vào địa vị của người nói và nhìn thế giới theo cách nhìn của người ấy. Hãy thể hiện rằng bạn tôn trọng những gì họ đang nói ra. 5. Kiên nhẫn : Khi người nói đang lúng túng hoặc diễn đạt không rõ ràng, bạn có thể nêu ra một số câu hỏi nhằm làm rõ hoặc giúp người nói tập trung vào điều muốn nói 6. Giữ bình tĩnh: Nếu vì một lý do nào đấy mà bạn cảm thấy mất tập trung hoặc nổi giận thì hãy dành thời gian để bình tĩnh lại trước khi bạn tiếp tục lắng nghe. Một người nghe đang mất tập trung hay giận dữ thì không thể lắng nghe hoặc hiểu một cách thấu đáo 7. Đặt câu hỏi Sử dụng những câu hỏi mở sẽ khuyến khích người nói và cho họ thấy bạn đang quan tâm đến lời nói của họ. Những câu hỏi của một người lắng nghe tốt sẽ giúp được người nói khám phá những ý mới, nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện. Ngược lại, các câu hỏi không xuất phát từ việc lắng nghe tốt dễ gây phản ứng tự vệ ở người nói hoặc lặp lại những gì đã nói. Đặt câu hỏi là cách tốt để khuyến khích người nói phát triển khả năng tự giải quyết vấn đề của chính họ. 8. Để những khoảng lặng Đôi khi người nói sẽ cảm thấy dễ dàng nói ra những suy nghĩ sâu xa, tình cảm và động cơ thực sự của mình khi có ít phút im lặng sau khi đã “xả” xong những điều “bức xúc”. Bởi vậy người lắng nghe hãy dành những khoảng lặng cho người nói, với ngầm ý “tôi vẫn đang lắng nghe, bạn hãy nói tiếp đi”. Không nên làm gì khi lắng nghe ?

Khi đang nghe, không nên - Lơ đãng với người nói và coi thường câu chuyện của họ - Cắt ngang lời người nói, hoặc giục người nói kết thúc câu chuyện của họ, nhìn

vào đồng hồ. - Nói tranh phần còn lại trong câu khi người nói (có thể) đang tìm cách diễn đạt - Phán xét, đưa ra nhận xét, cãi lại, tranh luận với người nói trước khi nghe hết câu

chuyện - Đưa ra những lời khuyên khi người nói không yêu cầu - Để cho những cảm xúc của người nói tác động quá mạnh đến tình cảm của mình - Nghe qua một phễu lọc, áp đặt những kinh nghiệm và niềm tin của cá nhân vào

những gì nghe được và hiểu / quy kết vấn đề theo ý niệm sẵn có của riêng mình - Nghe đại khái, bỏ qua các chi tiết cụ thể, chỉ nhớ các ý chính

Kỹ năng đặt câu hỏi Một cuộc họp / hội thảo không có đối thoại là một cuộc họp / hội thảo chết. Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiể tra xem thông tin nào đã tới được người tham dự, người điều hành thường đặt ra các câu hỏi. Đặt câu hỏi là cách nhanh chóng để thu hút người tham dự và tạo ra một không khí cuộc họp / hội thảo sống động. Mục đích hỏi Người điều hành đặt ra các câu hỏi để :

- Thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới - Thách thức các ý tưởng hiện tại - Thăm dò kiến thức người tham dự - Tin chắc vấn đề đã được hiểu hoàn toàn , và - Lấy ý kiến của người tham dự

Câu hỏi tốt Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả - Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích hỏi rõ ràng hay ý hỏi rõ ràng . Khi đặt câu hỏi, cần biết rõ là mình đang tìm kiếm những thông tin gì hoặc muốn người được hỏi nghĩ về điều gì. Khi mục đích hỏi rõ ràng thì mới chọn được từ hỏi đúng. Ý hỏi không rõ ràng nếu cẩu hỏi “mở” quá, chung chung quá. Ví dụ : Dạo này tình hình anh thế nào ? Các anh chị nghĩ thế nào về ngày hôm nay ? Những câu hỏi trên cần nêu rõ hơn “tình hình” gì ví dụ “ sức khỏe hay công việc”; hay “điều gì” về ngày hôm nay, ví dụ thời tiết, kết quả làm việc hay sức khỏe. - Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn. Tránh những câu hỏi dài với quá nhiều giải thích như : Khi lựa chọn một phương án có rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc. Cần phải xác định tính khả thi, bền vững của nó. Cần phải tính toán xem chi phí cần thiết có đáng để thực hiện không. Cần phải xem phương án đó có ảnh hưởng gì đến môi trường không. Và còn có rất nhiều yếu tố khác như thực hiện mất bao lâu, tác động của nó đến mỗi bền là thế nào. Theo kinh nghiệm của các anh / chị, phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ?

Chỉ cần hỏi : Phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ? - Câu hỏi tốt chỉ có một ý hỏi . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người tham dự không biết bắt đầu trả lời từ đâu. Ví dụ : Cơ cấu quản lý dự án của các anh / chị hiện nay bắt đầu từ cấp nào, mỗi cấp có bao nhiêu người tham dự, chức năng của những người đó là gì , hiệu quả của cơ cấu đó ra sao, và cần thay đổi gì để nâng cao hiệu quả ? - Câu hỏi tốt dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người nghe Quy trình hỏi Trước hết, cần xác định rõ mục đích hỏi - Tại sao tôi hỏi & hỏi để làm gì ? - Liệu người tham dự có đủ kinh nghiệm và kiến thức sẵn có để trả lời không ? Trình tự vấn đáp Bắt đầu bằng một câu hỏi hẹp, cụ thể rồi tiếp tục với những câu hỏi rộng hơn, trừu tượng hơn. 1. Ra câu hỏi cho cả cuộc họp / hội thảo . 2. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 5 ) 3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự) 4. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gina suy nghĩ câu trả lời 5. Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu 6. Ghi lại ý kiến người tham dự lên bẳng hoặc giấy / thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ 7. Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng 8. Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra Thăm dò Thăm dò là một kỹ thuật “đào xới” suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì! Các kỹ xảo có hiệu quả :

- Im lặng – cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói với bạn nhiều hơn

- Khích lệ - “Xin cứ tiếp tục….” - Chi tiết hóa – “Hãy cho tôi biết thêm….” - Làm rõ – “Ý anh / chị định nói gì với …” - Thách thức – “Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ ….” - Bằng chứng – “Anh / chị có bằng chứng gì cho thấy rằng ….” - Sự liên quan – “Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào…” - Ví dụ ---“Cho tôi một ví dụ thực tế về …”

Hãy nhớ rằng Nếu người tham dự không trả lời câu hỏi, hằn có điều gì không ổn trong các câu hỏi hoặc phần diễn giải của người điều hành. Vì thế, hãy chắc chắn về các câu hỏi của bạn – xây dựng trước các câu hỏi – vận dụng các kỹ xảo hợp lý khi hỏi và rồi đáp ứng thích đáng với câu trả lời. Đặt ra những câu hỏi hay là một hoạt động đầy thử thách, đối với cả người điều hành lẫn người tham dự!

Các loại câu hỏi Hai loai câu hỏi thông thường nhất là câu hỏi mở và câu hỏi đóng Câu hỏi đóng Các câu hỏi đóng thường giới hạn – chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc trả lời rất ngắn Ví dụ:

- Anh / chị nào đã đọc báo cáo này rồi - Các anh / chị muốn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm - Các anh / chị có muốn nghỉ giải lao 5 phút trước khi sang nội dung tiếp theo

không ? Câu hỏi mở Các câu hỏi mở thường đòi hỏi có tính kích thích và thử thách. Các câu hỏi mở thường sử dụng các từ để hỏi như “Tại sao?”, “Như thế nào?”,… Ví dụ :

- Anh / chị có thể làm gì để tiết kiệm các chi phí hành chính của cơ quan ? - Tại sao chúng ta thấy nên chọn giải pháp này ? - Làm thế nào để buổi họp sau kết thúc đúng giờ hơn ?

Các cấp độ câu hỏi Người điều hành cần biết lựa chọn câu hỏi tùy theo việc họ muốn nhận được những thông tin gì trong công trả lời. Các câu hỏi có thể được phân thành 3 mức độ như sau : Câu hỏi nhớ lại/ miêu tả Câu hỏi ở cấp độ này giúp người trả lời miêu tả tình tiết, lời nói, hành động, diễn biến của các sự vật, hiện tượng đã xảy ra. Ví dụ

- Trong quý vừa rồi chúng ta đã làm được những việc gì ? - Chiêu hôm qua, các anh/ chị được giao nhiệm vụ gì ? - Câu hỏi đầu buổi họp của chị Giang là gì?

Tuy nhiên, câu hỏi loại này cũng có thể giúp người trả lời hình dung được những điều sẽ xảy ra trong tương lai Ví dụ:

- Trong cuộc họp giao ban ngày mai, chúng ta sẽ bàn những việc gì ? - Khi nào anh / chị sẽ tiến hành nghiên cứu này ?

Câu hỏi phân tích Cấp độ câu hỏi này đòi hỏi người trả lời phải so sánh, giải thích, tổ chức thông tin, sắp xếp các bước trong một tiến trình, phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt – hợp lý và chưa hợp lý, đánh giá sự vật và hiện tượng, đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề. Ví dụ:

- Phân tích – Phần nào của quá trình này là quyết định nhất ? - So sánh – Hai phương án này có điểm gì chung ? - Giải thích – Tại sao anh muốn lựa chọn biện pháp này ? - Tổ chức – Chị có thể sắp xếp thông tin này như thế nào cho hợp lý hơn ?

- Xếp thứ tự - Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự nào ? - Đánh giá – Anh / chị thấy mục tiêu dự án đạt được ở mức độ nào ?

Câu hỏi ứng dụng Cấp độ này đòi hỏi người trả lời phải tìm ra những thông tin mới dựa trên những điều đã được phân tích. Ví dụ: + Áp dụng – Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng dầu hòa thay vì dùng xăng ? + Ví dụ - Hãy cho một số ví dụ khác mà anh / chị nghĩ có thể ứng dụng kỹ năng này ? + Dự báo – Dựa trên cân đối thu chi năm ngoái, năm nay chúng ta có thể lãi bao nhiêu ? + Khái quát hóa – Anh / chị nghĩ sẽ vận dụng các kỹ năng mới này như thế nào ? Ba cấp độ câu hỏi yêu cầu mức độ tư duy khác nhau cả phía người hỏi và người trả lời. Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khó tìm câu hỏi và cũng khó trả lời nhất. Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi nói trên ngay trong từng phần thảo luận. Để phù hợp với tiến trình tâm lý, và tư duy của người tham dự, người điều hành thường hỏi các câu hỏi nhắc lại trước, sau đến câu hỏi phân tích, và cuối cùng là câu hỏi ứng dụng. Kỹ năng phản hồi Những việc nên làm và không nên làm khi cho phản hồi Nên:

- Chắc chắn về những gì bạn định nói. Không nên phản hồi về những việc mình chỉ nghe loáng thoáng hoặc tự suy đoán

- Khen ngợi những điểm tích cực - Không “chê” hay “phê bình” mà hãy phản hồi theo hướng đề xuất thay đổi hoặc

dưới dạng câu hỏi - Đưa ra thông tin cụ thể và rõ ràng - Mô tả hành động / sự kiện (nêu những gì bạn thấy chứ không phải bình luận cái gì

tốt hay xấu hoặc đưa ra những phỏng đoán về động cơ) - Bày tỏ sự cảm thông bằng lời nói hoặc cử chỉ - Ngắn gọn, rõ ràng - Bắt đầu bằng “tôi” hoặc “theo tôi”, không phải “chúng tôi” hay “mọi người”. Ý

kiến phản hồi là ý kiến của riêng bạn chứ không phải của người khác. - Đưa thông tin phản hồi ngay vào thời điểm phù hợp sớm nhất

Không nên :

- Không nên nhằm cá nhân người nhận phản hồi - Đùa cợt - Cường điệu quá mức sự thật - Phán xét, đánh giá - Nói cho bõ tức - Đưa ra thông tin mơ hồ, chung chung - Phản hồi về việc không thay đổi được - Nếu quá nhiều ý kiến - “Nhân tiện” phản hồi những việc xảy ra đã quá lâu

- Để quá thời điểm cần thiết mới phản hồi (sự thay đổi không còn ý nghĩa nữa) Những việc nên làm và không nên làm khi nhận phản hồi Nên

- Lắng nghe - Làm rõ ý kiến phản hồi nếu cần - Trân trọng ý kiến phản hồi : cảm ơn và xem xét ý kiến một cách nghiêm túc - Lấy ý kiến phản hồi về lĩnh vực cụ thể - Chấp nhận: không thanh minh hay giải thích, coi mọi ý kiến phản hồi đều hữu ích

như nhau Không nên:

- Phủ định, phán xét lời phản hồi - Bực tức - Giải thích, thậm chí tranh luận với người cho phản hồi - Tỏ ra không thừa nhận ý kiến phản hồi

Các biện pháp can thiệp nhằm quản lý tiến trình họp / hội thảo

- Điều chỉnh tốc độ : (nói, làm) nhanh hơn hoặc chậm lại cho phù hợp với tốc độ chung của người tham dự, thêm, bớt thời gian làm bài tập / nhiệm vụ của người tham dự; thêm, bớt khối lượng công việc, bài tập cho người tham dự.

- Điều chỉnh nội dung : Xác định nhanh điều người tham dự muốn thảo luận và điều chỉnh theo chương trình họp / hội thảo theo đó : có thể chỉ là chuyển nhanh sang phần tiếp theo của nội dung, có thể thêm hoặc bớt nội dung so với dự định ban đầu; có thể chuyển trọng tâm của một nội dung.

- Điều chỉnh phương pháp hội thảo để ai cũng có cơ hội tham gia: để phù hợp với khả năng của người tham dự: để phát huy thế mạnh của người tham dự, để tạo ra những phát triển mới trong người tham dự, để khuấy động không khí cuộc họp; để thay đổi hứng thú của người tham dự

- Làm rõ câu hỏi, trả lời băn khoăn: đề nghị người tham dự nêu những băn khoăn / câu hỏi của mình và giúp họ hiểu hơn, hết băn khoăn; người điều hành nhắc lại nhiệm vụ; người điều hành khuyến khích người tham dự về nhóm và đến tận nơi giải thích thêm về yêu cầu

- Cải thiện các mối quan hệ: thực hiện hoạt động xây dựng nhóm (cho nhau những phản hồi tích cực, thương lượng về những việc muốn bạn mình làm thêm / bớt / giữ nguyên, tặng những món quà tinh thần / biểu tượng ; khen công khai những hành vi xây dựng nhóm; tổ chức hoạt động chung cho nhóm )

- Tăng tính tự tin : tạo cơ hội để người tham dự chưa tự tin được phát biểu trước nhóm; khen những thành công ban đầu của họ; giao nhiệm vụ (làm nhóm trưởng) cho họ; tỏ rõ hứng thú của mình với những việc người chưa tự tin đang cố gắng thực hiện

- Giúp giải tỏa những ức chế khác: đôi khi người tham dự bị ức chế do ý kiến của người điều hành hay của người tham dự khác, hoặc do môi trường học tập. Người điều hành cần có những biện pháp phù hợp như : thừa nhận, thử thách, an ủi, đề

nghị người tham dự kiên nhẫn thêm, xoa dịu, đưa ra giải pháp ….để giải tỏa ức chế

Xử trí một số tình huống khó thường gặp trong họp / hội thảo Người tham dự đưa ra những câu hỏi hoặc ý kiến “khó”

- Cân nhắc nhanh xem câu hỏi hoặc ý kiến đó có phù hợp với chủ đề cuộc họp và nội dung đang bàn không

- Nếu không, hãy cám ơn và đề nghị sẽ bàn về câu hỏi hoặc ý kiến đó vào lúc khác (giờ nghỉ, sau giờ, phần nội dung khác)

- Nếu có : o Mời những người khác cho ý kiến của họ liên quan đến câu hỏi / ý kiến

này o Hỏi thêm để làm rõ các câu hỏi / ý kiến đưa ra o Hỏi thêm để giúp người tham dự phân tích sâu hơn chủ đề đang tranh luận o Tổng hợp và tóm tắt các ý kiến o Bổ sung thêm kinh nghiệm cá nhân

Một vài người tham dự áp đảo những người khác

- Cám ơn họ và nói rằng bạn muốn nghe ý kiến của những người khác - Mời trực tiếp những người khác cho ý kiến - Đổi phương pháp: lấy ý kiến nhóm lớn thường khó kiểm soát những người thích

áp đảo, bạn có thể đổi sang dùng thảo luận nhóm nhỏ và đưa tất cả những người hay áp đảo vào một nhóm, hoặc có tểh chuyển sang phát thẻ để lấy ý kiến từng người rồi tổng hợp sau

- Nói chuyện riêng với những người thích a”áp đảo” vào giờ nghỉ. Trao đổi với họ về sự cần thiết phải có ý kiến của tất cả mọi người và khuyến khích họ lắng nghe nhiều hơn

Một vài người không nói hoặc không tham gia các hoạt động nhóm

- Đặt câu hỏi trực tiếp cho họ, có thể bắt đầu với những câu hỏi đơn giản - Mời họ tham gia các hoạt động - Giao cho họ những nhiệm vụ cụ thể trong mội hoạt động, ví dụ làm nhóm trưởng,

làm người báo cáo,… - Hỏi thăm họ xem có điều gì khó khăn hay không hài lòng không ?

Người tham dự có ý kiến phản đối ý kiến của người điều hành

- Cảm ơn người tham dự đã đưa ý kiến - Hỏi thêm để làm rõ / cụ thể hơn ý kiến đó; VD : đề nghị đưa ra ví dụ cụ thể, nêu

rõ mục đíhc trong tình huống đưa ra, xác định nguyên nhân dẫn đến tình huống đó,…

- Mời những người khác đóng góp thêm ý kiến - Hỏi để mọi người đi đến kết luận chung . Lưu ý

o Công nhận những gì phù hợp / đúng trong ý kiến phản đối đã nêu o Bổ sung thêm những gợi ý cho những điểm phù hợp đó o Điểm lại những phần không phù hợp và nêu rõ nó không phù hợp trong

bối cảnh nào

o Giải thích rõ tại sao phần đó không phù hợp o Đề xuất những giải pháp thay thế cho những phần không phù hợp

Bất đồng ý kiến / quan điểm giữa những người tham dự trong cuộc họp

- Đề nghị mỗi bên đưa ra lý lẽ của mình để hỗ trợ cho ý kiến của họ: ưu điểm / nhược điểm; mức độ phù hợp / không phù hợp

- Dẫn dắt các bên thảo luận đưa ra các đề xuất khả thi nhằm khắc phục những nhược điểm của mỗi ý kiến và đảm bảo ưu điểm của tất cả các ý kiến

- Tổng hợp các đề xuất đưa ra thành một ý kiến cuối cùng mang tất cả những ưu điểm và đã khắc phục được các nhược điểm đã nêu, hoặc để lựa chọn được ý kiến phù hợp hơn trong tình huống cụ thể

Sử dụng ngôn ngữ không lời Ngôn ngữ khoog lời là một yếu tố không thể thiếu trong giao tiếp hàng ngày. Người ta khoog chỉ chuyển thông tin qua nội dung lời nói, mà còn qua cả âm điệu và âm lượng giọng nói, cũng như những biểu hiện trên nét mặt và điều bộ của cơ thể. Đôi khi ngôn ngữ không lời còn đáng tin cậy hơn là những nội dung thể hiện qua lời nói. Những điểm cần lưu ý về ngôn ngữ không lời khi điều hành liên quan chủ yếu đến ánh mắt, giọng nói, nét mặt, đôi bàn tay, tư thế đứng và việc di chuyển trong lớp của người điều hành Giao tiếp bằng mắt

- Hãy nhìn người tham dự chứ đừng nhìn vào tờ nhắc của bạn suốt buổi họp - Giao tiếp bằng mắt với người tham dự, cố gắng bao quát hết phòng hội thảo - Quan sát người tham dự để đánh giá họ hiểu đến đâu và có chú ý hay không - Không nhìn chằm chằm một người tham dự quá lâu

Giọng nói

- Nói rõ ràng, đủ âm tiết. Nếu bạn nói theo kiểu nuốt âm, người nghe sẽ không hiểu và sẽ không muốn nghe tiếp

- Nếu bạn thuyết trình hoặc phải trả lời những câu hỏi dài, hãy dừng lại sau một số ý. Mỗi lần dừng lại như vật được gọi là một lần ngắt câu / ngắt đoạn. Những lần ngắt câu / ngắt đoạn , dù chỉ rất ngắn, cũng có thể cho người nghe một chút thời gian để hiểu thấu đáo những gì vừa được diễn tả qua các câu, đoạn đó.

- Tốc độ vừa phải. Nếu nói quá chậm, người nghe sẽ cảm thấy tẻ nhạt và sốt ruột. Nếu nói quá nhanh, người nghe sẽ không thể theo kịp lời nói của bạn và sẽ không muốn nghe tiếp. Tốt nhất là thỉnh thoảng nên thay đổi tốc độ nói, nhấn giọng một số câu từ quan trọng.

- Thay đổi ngữ điệu để nhấn mạnh những điểm chính và tránh gây buồn ngủ - Sử dụng âm lượng trung bình : không nói quá to mà cũng đừng nói quá nhỏ (làm

sao để người ngồi xa nhất trong phòng họp cũng có thể nghe được bạn nói) - Dừng lại một chút sau các điểm quan trọng để người nghe có thời gian hiểu được

ý bạn vừa trình bầy Nét mặt

- Thay đổi cho thích hợp đối với từng lời nói, cử chỉ và từng loại đối tượng khác nhau

- Hãy mỉm cười, đặc biệt là khi bạn bắt đầu - Cố gắng giữ nét mặt vừa phải, tập trung trong những tình huống khó - Tránh mọi nét cau có, đăm chiêu, lạnh nhạt gây khó chịu

Đôi bàn tay

- Mở rộng hai bàn tay và các ngón tay khi bắt đầu nói để tỏ ra tự tin và tôn trọng người nghe

- Để ngửa lòng bàn tay và khép các ngón tay khi làm các động tác minh họa - Thả lỏng hai vai và hai cánh tay để tạo ra các cử chỉ lịch thiệp và tự tin - Tránh lặp đi lặp lại nhiều lần một động tác - Không nên chỉ tay kiểu ra lệnh hoặc chỉ trích - Luôn kiểm soát được các động tác tay, tránh những việc thừa như xoay bút, búng

ngón tay, hay xóc chìa khóa,… - Không cho hai tay vào túi quần khi đứng trước cuộc họp - Tránh vuốt tóc, gãi đầu, vuốt mặt, lau kính, sửa lại quần áo, trừ khi thật cần thiết - Nếu bạn cần cầm tài liệu hoặc tờ nhắc trên tay, hãy lưu ý :

o Đừng cầm cả một tờ giấy to hay một tập giấy, có thể gây ra tiếng sột soạt khó chịu, nên sử dụng một mảnh giấy hoặc mảnh bìa có kích thước bằng ¼ tờ giấy A4

o Đừng cầm tài liệu bằng cả 2 tay, chỉ cần cầm bằng một tay, dành một tay để có những động tác và cử chỉ khác

o Đừng chuyển tài liệu từ tay này sang tay kia liên tục hay cuộn lại rồi vung vẩy trong khi nói khiến người nghe mất tập trung

Tư thế đứng

- Đứng thẳng lưng, đầu ngẩng vừa phải để có tầm mắt bao quát lớn - Hai tay ở phía trước, không chắp tay sau lưng - Chân đứng thẳng với độ mở nhiều nhất là bằng vai

Di chuyển trong lớp

- Không nên đứng sau bàn hoặc một vật cản nào đó, hãy thể hiện sử cởi mở của bạn - Không đứng yên một chỗ nhưng cũng không nên rảo bước khắp phòng - Việc di chuyển nên có mục đích nhất định, ví dụ để lôi kéo sự chú ý của một

người hay một nhóm, hoặc để khuyến khích một ai đó trả lời câu hỏi - Không nói hoặc hỏi khi đang quay lưng lại với người tham dự

Trang phục

- Quần áo chỉnh tể, mầu sắc hài hòa, đơn giản không làm phân tán sự chú ý của người nghe

- Phù hợp với đối tượng và phong tục tập quán của địa phương - Người dẫn dắt nên ăn mặc sang hơn độc giả 1 chút

Sử dụng phương tiện hỗ trợ (phương tiện nghe nhìn) - Chuẩn bị những nội dung cần thể hiện trên phương tiện hỗ trợ (tập trung vào

những điểm quan trọng) - Phù hợp với mục tiêu, nội dung cần thể hiện và điều kiện thực tế nơi tổ chức họp /

hội thảo - Dùng mầu sắc để tạo tác động mạnh, làm cho các phương tiện hỗ trợ trông lý thú

hấp dẫn - Nên chọn tranh ảnh hoặc bẳng biểu thay cho từ ngữ - Thể hiện tất các những phần trực quan theo một trật tự logic nhất định - Kiểm tra xem khi trình bày phương tiện hỗ trợ thì những khu vực xa nhất của

phòng họp có nhìn rõ, đọc rõ được không ? - Tránh việc đọc lại nguyên văn nội dung phương tiện hỗ trợ - Tạo sự chú ý hợp lý - Sử dụng thành thạo - Kiểm tra lại phương tiện hỗ trợ trước khi sử dụng

Lưu ý cụ thể khi sử dụng một số loại phương tiện hỗ trợ Bảng

- Chỉ ghi những từ / ý chính - Không vừa nói vừa viết - Cố gắng tránh quay lưng về phía người tham dự - Chữ to, rõ ràng - Chia bảng thành các phần cho các nội dung khác nhau

Giấy khổ to

- Liệt kê những nội dung cần viết từ khái quát đến chi tiết - Sử dụng mực đỏ và mực đen - Sử dụng từ chính để viết - Gạch chân nội dung quan trọng - Chữ viết to, rõ ràng - Một tờ giấy không quá 8 ý

Thẻ mầu

- Viết một ý trên một thẻ - Chữ to, rõ ràng - Sử dụng thẻ mầu có dụng ý nhất định, ví dụ mỗi màu thẻ cho một hướng trả lời

như : ưu điểm / nhược điểm; hay mỗi màu thẻ cho một nhóm làm việc ; hoặc một màu cho các ý kiến cụ thể và một mầu chung cho tiêu đề chung

- Chuẩn bị trước khoảng không để có thể dán / bày thẻ Giấy trong (dùng cho máy đèn chiếu)

- Mỗi dòng không quá 6 chữ - Sử dụng từ chính - Mỗi tờ không quá 6 dòng - Chữ viết to, rõ ràng - Thống nhất về kiểu phông và kiểu chữ

- Để giấy trắng giữa hai tờ giấy trong để tránh xước - Sắp xếp giấy theo thứ tự

Sử dụng máy chiếu

- Chuẩn bị máy chiếu, màn hình, nguồn điện - Kiểm tra tình trạng hoạt động trước khi sử dụng - Chuẩn bị sẵn giấy trong, bút viết - Làm thử - Đánh dấu vị trí để máy - Chọn vị trí đứng không che lấp màn hình - Tắt máy khi không sử dụng - Sắp xếp giấy theo thứ tự

Trình bầy bằng PowerPoint

- Mỗi trang không quá 6 dòng - Chỉ dùng cụm từ, câu chính - Chọn mẫu chữ tròn, đậm với cỡ chữ đủ lớn (VD .VnArrial 36) - Chuẩn bị máy chiếu, màn hình, máy tính, nguồn điện - Kiểm tra tình trạng hoạt động trước khi sử dụng - Làm thử - Chọn vị trí đứng hoặc ngồi không chắn tầm nhìn của người tham dự - Tắt máy khi không sử dụng - Sắp xếp các trang theo thứ tự trình bầy

Video

- Chuẩn bị sẵn và kiểm tra đầu máy, băng hình, nguồn điện - Thử chiếu - Bố trí nơi đặt màn hình để có thể thấy rõ

Tranh vẽ / áp phích

- Tranh lớn, có mầu sắc - Tranh vẽ phù hợp với phần nội dung cần minh họa

Nhìn chung, để sử dụng các phương tiện hỗ trợ họp / hội thảo đạt hiệu quả cao nhất, nên dành thời gian để tập sử dụng trước, nhất là đối với những máy móc thiết bị cần có nguồn điện NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH Kỹ năng quan sát Tất cả chúng ta đều quan sát để sống, để tồn tại, để hiểu nhiều hơn về con người và mọi vật xung quanh ta. Một số nhà nghiên cứu đã kết luận rằng có đến 2/3 thông tin mà con người nhận được qua đôi mắt Người điều hành quan sát những gì ?

- Mức độ hứng thú của mỗi người tham dự và cả nhóm đối với từng nội dung - Mức độ tham gia của mỗi người vào các hoạt động học tập và các hoạt động khác

trong lớp

- Mối quan hệ tình cảm, tinh thần hỗ trợ và hợp tác giữa những người tham dự - Cá tính của mỗi người tham dự - Những điều làm cản trở việc tham gia - Môi trường vật chất của cuộc họp

Người điều hành quan sát bằng cách nào ? Người điều hành cần theo dõi những chỉ số hành vi báo hiệu những diễn biến trong lớp và đoán ý nghĩa của những dấu hiệu đó. Ví dụ : Biểu hiện hành vi Ý nghĩa có thể Ngồi nhô người ra phía trước, hướng về phía người nói

Hứng thú với chủ đề Hứng thú với người điều hành

Ngồi vặn lưng, thay đổi tư thế ngồi liên tục Hết hứng thú với chủ đề, muốn kết thúc Chán ngồi quá lâu

Ngồi ngả hết lưng ra sau ghế, liếc nhìn đồng hồ

Hết hứng thú với chủ đề, muốn kết thúc

Ngồi cúi lưng, nhìn vào vở của mình, trong khi người khác đang nói

Quá chú ý đến việc tìm câu trả lời mà không để ý đến người khác Không hứng thú, nhưng không muốn người khác để ý Đang suy nghĩ một việc gì khác

Ngồi nhấp nha nhấp nhổm Rất muốn được phát biểu Không tán thành ý kiến vừa nêu Quá hứng thú với chủ đề

Đứng dậy rất nhanh để tìm nhóm sau khi được giao bài tập

Hứng thú với chủ đề Hứng thú với bài tập

Ngồi im sau khi đã được giao bài tập nhóm Không hứng thú với bài tập Chưa quen cách làm việc theo nhóm Chưa hiểu yêu cầu bài tập

Ngủ gật Không hứng thú với chủ đề Không hứng thú với người điều hành Quá mệt

Nói chuyện riêng Có những ý kiến khác về chủ đề / bài tập Ngại chia sẻ ý kiến của mình trước nhóm lớn Không hứng thú với chủ đề

Hay trêu trọc, đùa nhau Không coi chủ đề này quan trọng Không coi tiến trình làm việc là nghiêm túc Không thấy lợi ích của mình khi tham gia

Hay tụm thành từng nhóm riêng trong giờ giải lao

Hứng thú làm quen và tìm hiểu nhau kỹ hơn (nếu không phải là nhóm đã quen nhau từ trước) Mối quan hệ trong nhóm chưa hoàn toàn cởi mở Chủ đề / nội dung có những điều chưa rõ hoặc gây băn khoăn cho người tham dự

Chủ động nói chuyện với người điều hành trong giờ nghỉ

Quan tâm tới chủ đề cuộc họp / hội thảo Có những điều bức xúc liên quan đến chủ đề Hứng thú với tiến trình làm việc

Có những tranh luận gay gắt hơn mức cần thiết

Có những bức xúc liên quan đến chủ đề Quan hệ giữa những người tham dự hoặc giữa người tham dự - người điều hành chưa ở mức hợp tác Có động cơ cá nhân liên quan đến chủ đề

Đi muộn, về sớm Không hứng thú với chủ đề Không được bố trí công việc để tham dự đầy đủ Có những mối quan tâm khác

Tuy nhiên, cần nhớ rằng một hành vi có thể do những nguyên nhân khác nhau, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể phỏng đoán chính xác. Do vậy, cần cân nhắc và nếu có thể thì kiểm chứng trước khi can thiệp. Người điều hành cần có những đáp ứng kịp thời khi quan sát thấy những biểu hiện không có lợi cho tiến trình và kết quả họp / hội thảo như : hứng thú tham gia thấp, tham gia không đều, chưa tham gia hết khả năng; mối quan hệ giữa những người tham dự không phát triển tốt lên; không hợp tác; cuộc họp nóng nực hay quá lạnh; người tham dự ít tự tin; người tham dự chưa hiểu rõ nhiệm vụ,… Phần cuối của tài liệu này có gợi ý một số biện pháp có thể thực hiện để cải thiện tình hình khi người điều hành gặp phải những trường hợp không mong muốn. GIAO NHIỆM VỤ Giao nhiệm vụ là một kỹ năng được sử dụng rất nhiều trong điều hành cuộc họp / thảo luận. Giao nhiệm vụ tốt sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và đảm bảo mức độ tham gia tốt. Nội dung lời giao nhiệm vụ Nội dung lời giao nhiệm vụ của người điều hành phải trả lời được các câu hỏi sau: Tại sao cần làm việc này ? Người tham dự cần biết mục đích của nhiệm vụ này. Làm xong nhiệm vụ này họ sẽ hiểu thêm về vấn đề gì? Lời giải thích này rất cần thiết nhưng phải hết sức ngắn gọn. Tốt nhất lời giải thích chỉ nên là một câu Làm gì ? Người tham dự cần biết kết quả mà họ cần đạt được. Cần phải dùng những động từ chỉ kết quả để mô tả công việc cần thực hiện : ví dụ : liệt kê, quyết định , chọn, xếp ưu tiên, vẽ , xác định, trả lời, vẽ nêu, biểu diễn bằng hành động….Không dùng những động từ chỉ quá trình ví dụ như : thảo luận, trao đổi, chia sẻ, tìm hiểu, nghiên cứu, xem xét,…vvv Làm như thế nào ? Cách làm: Người tham dự cần biết họ sẽ thực hiện nhiệm vụ theo cách nào, cá nhân, theo cặp, ba người ngồi gần nhau, theo nhóm bao nhiêu người Thời gian thực hiện : Người tham dự cần biết họ có bao nhiêu thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này có tác động đến tốc độ làm việc

Làm gì tiếp theo ? Người tham dự cần biết sau khi hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ báo cáo lại kết quả theo cách nào: chia sẻ với người bên cạnh, viết lên thẻ giấy dính lên bảng,… Ví dụ: Để đánh giá tốt hơn về các giải pháp chúng ta vừa nêu, bây giờ các anh / chị có một nhiệm vụ như sau ; Các anh / chị sẽ làm việc theo 4 nhóm. Mỗi nhóm sẽ chọn một giải pháp anh / chị cho là tốt nhất và nêu rõ tại sao anh / chị chọn giải pháp đó. Thời gian làm việc nhóm là 20 phút Sau khi xác định xong, các nhóm ghi kết quả lên một tờ giấy lớn và dán lên tường phía cuối lớp. (Sau đó chia nhóm và phân công chỗ làm việc của các nhó,. Về các cách chia nhóm, xem phương pháp thảo luận nhóm nhỏ ) Với các nhiệm vụ phức tạp Các nhiệm vụ phức tạp hơn thường ở các dạng sau :

- Mỗi nhóm hay cá nhân làm một việc khác nhau - Nhiệm vụ gồm nhiều dữ liệu, thông tin khó nhớ - Nhiệm vụ có câu hỏi dài và khó phân tích - Nhiệm vụ gồm nhiều câu hỏi cần phân tích

Với các nhiệm vụ loại này, người điều hành nên viết sẵn lời giao nhiệm vụ lên bảng hoặc lên giấy lớn trước khi giao nhiệm vụ. Như vậy người tham dự vừa được nghe vừa được đọc, và họ có thể đọc lại khi cần thiết. Người điều hành có thể viết riêng nhiệm vụ cho mỗi nhóm hoặc cá nhân vào các tờ bìa, tờ giấy và phát riêng cho họ Khi người tham dự không hiểu nhiệm vụ Khi người tham dự không hiểu nhiệm vụ sẽ đặt câu hỏi để người điều hành giải thích lại. Nếu cả lớp không hiểu thì người điều hành cần giải thích chung cho cả lớp thật ngắn gọn, sau đó nhanh chóng phân người tham dự vào các nhóm làm việc. Nếu chỉ một người không hiểu, người điều hành nên phân người tham dự vào nhóm làm việc sau đó giải thích riêng cho người chưa hiểu. Người tham dự cần được bắt tay vào việc càng nhanh càng tốt. Người điều hành cần hết sức tránh dành nhiều thời gian để giải thích nhiệm vụ vì điều đó làm giảm đi hứng thú của người tham dự. ĐIỀU HÀNH THẢO LUẬN NHÓM NHỎ Nhóm có từ ba đến tám người được coi là nhóm nhỏ. Phương pháp thảo luận nhóm nhỏ thường được dùng để lấy ý kiến người tham dự, hoặc để giúp người tham dự phân tích và rút ra bài học sau khi được cung cấp thông tin Mục đích sử dụng

- Nhóm nhỏ được sử dụng khi cần khuyến khích sự tham gia suy nghĩ và phát biểu tích cực của mọi thành viên tham dự họp / hội thảo. Trong nhóm nhỏ mỗi người có cơ hội tham gia nhiều hơn so với nhóm lớn. Mọi người cũng tự nhiên và tự tin hơn khi tham gia bàn luận trong nhóm nhỏ so với trong nhóm lớn

- Nhóm nhỏ được sử dụng khi vấn đề đưa ra cần được bàn luận sâu sắc và kỹ lưỡng, sử dụng nhiều kiến thức, kinh nghiệm để đánh giá, kết luận về một vấn đề,

hay sáng tạo ý tưởng mới. Nhóm nhỏ phát huy ít tác dụng khi nhiệm vụ yêu cầu “liệt kê”

Một số cách chia nhóm lớn thành nhóm nhỏ Trước khi chia nhóm, người tham dự đã được giao nhiệm vụ. Về cách giao nhiệm vụ, xem tài liệu phần “Giao nhiệm vụ”

a) Đếm số thứ tự Người tham dự đếm từ 1 đến n (n là số nhóm bạn muốn chia lớp). Sau đó những người cùng một số thì vào cùng một nhóm. Cách chia này rất hay được sử dụng trong các trường hợp mà nhiệm vụ không có một yêu cầu gì đặc biệt đối với các thành viên trong nhóm

b) Chia theo vị trí ngồi Những người tham dự ngồi gần nhau tạo thành một nhóm. Cách chia nhóm này có ưu điểm là dễ thực hiện. Tuy nhiên nếu cần người điều hành có thể yêu cầu một số người tham dự đổi chỗ ngồi trước khi chia nhóm để đảm bảo các nhóm cân bằng về giới tính, độ tuổi, trình độ../..

c) Chia theo độ tuổi Những người tham dự ngồi cùng một độ tuổi tạo thành một nhóm. Ví dụ người điều hành có thể chia lớp thành 3 nhóm : Nhóm 1 gồm những người dưới 30 tuổi Nhóm 2 gồm những người từ 30 – 40 tuổi Nhóm 3 gồm những người từ 41 tuổi trở lên Cách này được sử dụng cho những nhiệm vụ mà sự phân tích phụ thuộc nhiều vào lứa tuổi

d) Chia theo vùng địa lý Người tham dự được phân nhóm theo vùng địa lý (có thể là cùng xa, cùng huyện, cùng tỉnh). Cách này được sử dụng khi vấn đề thỏa luận có liên quan đến vị trí địa lý, nét văn hóa, phong tục tập quán. Ví dụ có thể chia lớp thành nhóm những người miền bắc, nhóm những người miền trung và nhóm những người miền Nam

e) Chia theo sở thích Những người tham dự có cùng một sở thích tập trung thành một nhóm. Cách này được sử dụng khi cùng một lúc cần thảo luận về nhiều lĩnh vực khác nhau, ví dụ nhóm những người nuôi cá, nhóm những người trồng rau, nhóm những người đang nuôi con nhỏ dưới 5 tuổi.

f) Chia theo giới tính Chia người tham dự thành 2 nhóm : nam và nữ . Cách chia nhóm này có thể sử dụng trong một số trường hợp như khi người tham dự mới quen nhau, ở những lớp học mà người tham dự nữ còn rất rụt rè hoặc khi phải thảo luận những vấn đề bị ảnh hưởng nhiều bởi yếu tố giới tính

g) Chia theo số con Người tham dự có cùng một số con tham gia vào một nhóm, ví dụ nhóm những người có một đến hai con, nhóm những người có ba đến bốn con, nhóm những người có từ năm con trở lên

h) Chia theo vị trí công tác Người tham dự ở cùng một cấp độ công việc thì vào một nhóm. Ví dụ có thể chia người tham dự thành nhóm cán bộ UBND, nhóm cán bộ HPN, nhóm Đoàn Thanh niên,…. Hoặc nhóm cán bộ cấp tỉnh, nhóm cán bộ cấp huyện và nhóm cán bộ cấp xã. Cách chia này sử dụng trong nhiệm vụ để hiểu về quan điểm của mỗi cấp hay mỗi nhóm cán bộ về cùng một vấn đề liên quan chung.

i) Chia theo chuyên môn, nghiệp vụ Người tham dự có cùng một chuyên môn vào một nhóm, ví dụ nhóm cán bộ khuyến nông, nhóm cán bộ y tế,….Cách chia này được sử dụng khi phân tích sự tác động của kiến thức chuyên nghành trong việc nhìn nhận, đánh giá một vấn đề chung; hoặc cùng một lúc cần thảo luận nhiều vấn đề

j) Chia theo đặc điểm ngoại hình Người tham dự có thể được chia thành các nhóm theo đặc điểm ngoại hình của họ. Ví dụ những người tham dự để tóc dài vào một nhóm, những người tham dự để tóc ngắn vào một nhóm, hoặc có thể chia lớp thành những nhóm đi giày, nhóm đi dép,… Cách này sử dụng khi muốn tạo không khí vui vẻ, hài hước và nhiệm vụ không có yêu cầu đặc biệt

k) Chọn nhóm trưởng Ngươi điều hành chỉ định các nhóm trưởng, sau đó yêu cầu những người còn lại tự chọn nhóm trưởng nào mà mình thích để tham gia nhóm của người đó. Cách này có thể giúp người điều hành nhận định được mối quan hệ giữa những người tham dự đồng thời khuyến khích người tham dự quan tâm hơn đến xây dựng mối quan hệ trong nhóm.

l) Chọn nhóm viên Người điều hành chỉ định các nhóm trưởng và mời các nhóm trưởng chọn các thành viên cho nhóm của mình. Cách này được sử dụng khi người điều hành muốn nâng cao vai trò của một số người tham dự ít nói, ít được các người tham dự khác đánh giá cao. Những nhóm trưởng trong cách này là những người chưa thể hiện được những điểm mạnh của họ. Điều hành hoạt động thảo luận nhóm nhỏ Điều hành hoạt động của các nhóm nhỏ là đảm bảo

- Mỗi thành viên trong nhóm nhỏ đều được tham gia bàn luận, phát biểu, được lắng nghe và tôn trọng

- Những băn khoăn về ý nghĩa, kết qua của nhiệm vụ được giải đáp kịp thời - Thời gian làm nhiệm vụ được điều chỉnh phù hợp với thực tế khả năng làm việc

của người tham dự và yêu cầu của nhiệm vụ - Mọi người tham dự đều tích cực làm việc - Tạo thêm công việc cho các nhóm và cá nhân trong trường hợp họ hoàn thành

nhiệm vụ trước và phải chờ các nhóm khác Để hoàn thành nhiệm vụ điều hành, người điều hành cần quan sát thường xuyên diễn biến làm việc của các nhóm để có những tác động phù hợp. Ví dụ một số tác động có thể: giúp nhóm sắp xếp chỗ ngồi hợp lý để các thành viên nhóm có thể nghe và được lắng nghe; giải thích thêm về ý nghĩa và kết quả cần có của nhiệm vụ; nhắc nhở những thành

viên ít tích cực làm việc; thông báo thời gian ; đưa thêm nhiệm vụ; cung cấp văn phòng phẩm; đặt câu hỏi để nhóm suy nghĩ sâu sắc thêm về vấn đề bàn luận. Hai lỗi người điều hành hay mắc phải khi điều hành nhóm nhỏ là :

(i) sau khi chia nhóm người điều hành coi như mình đã xong nhiệm vụ, không quan tâm, quan sát và hỗ trợ người tham dự nữa

(ii) Người điều hành không nhớ mình là người điều hành và tham gia thảo luận nhóm như một thành viên của nhóm nhỏ

Một số cách báo cáo kết quả thảo luận nhóm nhỏ

a) Một nhóm báo cáo, các nhóm khác bổ xung Yêu cầu một nhóm báo cáo lại toàn bộ kết quả thảo luận của nhóm mình. Những nhóm còn lại bổ sung những điểm khác biệt của nhóm mình với nhóm vừa báo cáo

b) Các nhóm lần lượt báo cáo Từng nhóm một cử người báo cáo lại kết quả làm việc của nhóm mình. Sau đó người điều hành tổng kết lại ý kiến chung của các nhóm hoặc điều hành để người tham dự tổng kết

c) Họp chợ Các nhóm dán kết quả làm việc của nhóm mình lên tường và cử một người đứng ở đó để thuyết minh khi cần. Những người còn lại đi vòng quanh và đọc kết quả của mỗi nhóm, đưa ra câu hỏi nếu có vấn đề cần làm rõ

d) Quả bóng tuyết Các nhóm thảo luận và ghi kết quả xuống giấy rồi luân chuyển kết quả đó để các nhóm khác thảo luận và bổ sung Ví dụ: Người tham dự được chia thành 3 nhóm thảo luận 3 vấn đề. Sau 10 phút : Kết quả của nhóm 1 được chuyển cho nhóm 2 Kết quả của nhóm 2 được chuyển cho nhóm 3 Kết quả của nhóm 3 được chuyển cho nhóm 1 Các nhóm đọc kết quả của nhóm kia và bổ sung thêm ý kiến của nhóm mình. Sau 5 phút lại tiếp tục chuyển như vậy cho đến khi mỗi nhóm đều đã đọc đủ cả ba kết quả

e) Báo cáo tóm tắt Yêu cầu mỗi nhóm thảo luận xong thì tóm tắt lại kết quả của mình (ví dụ trong 3 – 5 câu) và cử người lên trình bầy kết quả tóm tắt đó

f) Biểu diễn kết quả Yêu cầu các nhóm biểu diễn lại kết quả của nhóm mình bằng hình tượng, vở kịch, hình vẽ hay một cách nào đó

g) Thi hùng biện Các nhóm tham gia một cuộc thi hùng biện bảo vệ quan điểm của nhóm mình và giao lưu chất vấn các nhóm khác Điều hành phân tích kết quả thảo luận nhóm Thông thường sau khi (hoặc trong khi) các nhóm báo cáo lại kết quả thảo luận của nhóm mình, người điều hành thực hiện những việc sau

- Hỏi để làm rõ những ý kiến còn chung chung

- Hỏi để người tham dự trình bày quan điểm của mình khi các nhóm có những ý kiến mâu thuẫn

- So sánh kết quả các nhóm : có điểm gì chung, điểm gì bổ sung cho nhau, điểm gì mâu thuẫn với nhau

- Giúp người tham dự phân tích tìm ra những giải pháp cho những vấn đề chưa giải quyết được trong lúc làm việc nhóm nhỏ

- Tóm tắt kết quả chung - Bổ sung một số thông tin còn thiếu

Phần điều hành phân tích sau khi nhóm báo cáo kết quả là phần hết sức quan trọng để giúp người tham dự hiểu rõ và thống nhất ý kiến, và rút ra bài học. Để làm tốt phần này, người điều hành phải sử dụng kết hợp nhiều kỹ năng cơ bản khác nhau như quan sát, lắng nghe, đặt câu hỏi, động viên khuyến khích và tóm tắt NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH NHỮNG NĂNG LỰC CHÍNH CỦA MỘT NGƯỜI ĐIỀU HÀNH GIỎI

1. Điều tiết trong nhóm: Là nhiệm vụ thường xuyên nhất của người điều hành nhằm mục đích hướng dẫn nhóm chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm và đưa ra những kết quả, kết luận, hoặc kế hoạch chung của cả nhóm Cần chú ý tới mức độ hứng thú của nhóm, và khuyến khích sự tham gia của những thành viên yếu hơn trong nhóm, như phụ nữ, trẻ em, người nghèo, nhân viên bậc thấp,…

2. Giao tiếp : Việc điều tiết nhóm được thực hiện trên cơ sở những ký năng giao tiếp cá nhân. Những kỹ năng quan trọng nhất là hỏi câu hỏi phù hợp và lắng nghe tích cực.

3. Phương pháp sáng tạo: Tạo và duy trì hứng thú của người tham gia trong suốt tiến trình làm việc là điều rất quan trọng để đảm bảo các hoạt động đạt được mục tiêu đề ra. Người điều hành cần có sẵn một số phương pháp / kỹ thuật sáng tạo để có thể sử dụng trong các tình huống khác nhau với các nhóm khác nhau : nam / nữ ; người lớn tuổi / người trẻ tuổi ; quan chức / nhân viên / nông dân; dân tộc thiểu số ,…

4. Kiến thức chuyên sâu: Bên cạnh việc khuyến khích những kiến thức và kinh nghiệm sẵn có của người tham gia, người điều hành phải có khả năng đóng góp bổ sung những kiến thức / kinh nghiệm chuyên sâu. Việc này không được làm theo kiểu áp đặt mà theo cách gợi ý, đề xuất , đảm bảo tôn trọng mối quan tâm và những yêu cầu của người tham gia

5. Thái độ tích cực: Thái độ tích cực và tỏ ra tin tưởng người tham gia là cơ sở quan trọng nhất để điều hành hiệu quả. Một người cho rằng mình biết mọi thứ hơn những người khác không thể là một người điều hành tốt Người điều hành cũng cần có thái độ tích cực đối với các hoạt động và kết quả của nó. Mọi người chỉ có thể đạt được điều mình mong muốn nếu có thái độ lạc quan về kết quả sẽ đạt được, và thực sử thích thú với những gì mình thực hiện. LÀM GÌ KHI ĐIỀU HÀNH

1. Điều tiết nhóm : Điều tiết thảo luận nhóm i. Làm rõ nhiệm vụ và mục tiêu của nhiệm vụ

ii. Lấy ý kiến đóng góp của nhóm và giúp sắp xếp các ý kiến iii. Mời những người ít tham gia cho ý kiến, và khuyến khích nhóm

xem xét những ý kiến đó một cách cẩn trọng iv. Hòa giải các tình huống xung đột v. Dẫn dắt tiến trình giải quyết vấn đề có sự tham gia của các bên

vi. Giúp nhóm xác định các kết luận cuối cùng và / hoặc kế hoạch hành động

2. Giao tiếp: Hỏi và lắng nghe tích cực i. Hỏi để lấy thông tin, làm rõ các quan điểm / tình huống, khuyến

khích người tham gia, quản lý tiến trình nhóm, hoặc giúp nâng cao nhận thức, hoặc thúc đẩy tiến tình học

ii. Hỏi nhiều câu hỏi mở : Như thế nào ? Vì sao ? Khi nào ? Ai ? Cái gì ?

iii. Hỏi để khuyến khích khả năng suy nghĩ phân tích : Những điểm mạnh ? Điểm yếu ? Vậy, kết luận sẽ là gì ?

iv. Lắng nghe tích cực v. Phản hồi, và mời người tham gia cho phản hồi

vi. Sử dụng các biện pháp trực quan hóa khác nhau: ví dụ thẻ giấy, tranh ảnh, giấy lớn, bảng, các mô hình ...

vii. Đa dạng hóa phương pháp giúp người tham gia đóng góp tích cực vào tiến trình làm việc

viii. Thay đổi phương pháp khi cần thiết 3. Phương pháp sáng tạo : Đóng góp kiến thức chuyên sâu

i. Xác định xem người tham gia cần những kiến thức chuyên môn nào

ii. Đưa ví dụ hoặc làm mẫu iii. Hỏi kiến thức bản địa và cách lồng ghép sử dụng những kiến thức

đó iv. Chuẩn bị sẵn những tài liệu phát dễ hiểu v. Không áp đặt kiến thức của mình, chỉ đưa ra để đóng góp cho tiến

trình học. Thảo luận với người tham gia về cách áp dụng những kiến thức này.

4. Thái độ tích cực : i. Tỏ ra hoàn toàn tôn trọng người khác

ii. Lắng nghe nhu cầu và kinh nghiệm của mọi người iii. Cố gắng hiểu những quan điểm, cảm xúc và hoàn cảnh của họ iv. Cho ý kiến phản hồi tích cực và hữu ích v. Tôn trọng và quan tâm tới những kinh nghiệm bản địa

vi. Thiết lập sự hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau, khuyến khích người tham gia tôn trọng những nhận xét của nhau, đặc biệt là những ý kiến của người thành viên “yếu” trong nhóm

CUỘC HỌP / HỘI THẢO TỐT

Một cuộc họp / hội thảo tốt phải được chuẩn bị tốt , được thực hiện tốt và có được kết quả như mong đợi. Muốn vậy thì cuộc họp / hội thảo đó cần đảm bảo những tiêu chuẩn sau :

1) Mục tiêu cuộc họp / hội thảo phải rõ ràng, cụ thể 2) Kết quả mong đợi cụ thể 3) Đúng và đủ đối tượng tham dự 4) Chương trình họp / hội thảo phải đảm bảo đạt được mục tiêu, kết quả đã đề ra 5) Từng phần của họp / hội thảo được thực hiện theo tiến trình hợp lý 6) Người dự họp / hội thảo cũng cần được chuẩn bị kỹ 7) Hậu cần đầy đủ và thuận tiện

Làm gì để có được cuộc họp / hội thảo tốt ? Để có được một cuộc hội thảo tốt 1) Thiết kế họp / hội thảo bắt đầu từ xác định mục tiêu . Mục tiêu của họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi Tổ chức họp / hội thảo này để làm gì ? Những mục tiêu kiểu như : sơ kết, tổng kết ,... chưa phải là mục tiêu tốt. Nếu mục tiêu được viết là “họp / hội thảo nhằm sơ kết quá trình thực hiện dự án 1 năm qua” thì câu hỏi cần đặt ra là : sơ kết để làm gì ? Mục tiêu tốt phải ở phạm vi có thể đạt được. Một số ví dụ về mục tiêu họp / hội thảo tốt:

- Sau họp / hội thảo , các em học sinh nhận ra những điểm mạnh và chưa mạnh về trường học của mình

- Họp / hội thảo nhằm lập kế hoặc phát triển chiến lược của cơ quan trong 5 năm tới,

- Họp / hội thảo nhằm khuyến khích khả năng sáng tạo, tinh thần làm chủ và sự gắn bó của công nhân với công ty

2) Xác định kết quả mong đợi dựa vào mục tiêu : Họp / hội thảo được chuẩn bị tốt là từ trước khi bắt đầu họp/ hội thảo, người điều hành đã hình dung rõ nét những kết quả mà họp / hội thảo cần phải tạo ra được. Chỉ có được những kết quả này thì mới đạt được mục tiêu đề ra. Kết quả của họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi : Có những kết quả nào thì có thể nói rằng cuộc họp / hội thảo đã đạt mục tiêu ? Ví dụ kết quả:

- Có được thông tin về những điều trẻ em thích và không thích về các khía cạnh của nhà trường như : thầy cô giáo, cơ sở vật chất, nội dung học, quan hệ bạn bè, cảnh quan trường, các hoạt động ngoại khóa, các quy định do chính các em nêu ra. Hoặc :

- Có được kế hoạch phát triển cơ quan trong 5 năm tới trên cơ sở phân tích thị trường hiện tại và xu hướng phát triển;

- Có ít nhất 5 ý kiến cải tiến sản xuất do chính các công nhân đưa ra được chấp nhận đưa vào thực hiện

3) Mời người tham dự họp / hội thảo đúng đối tượng và đủ số lượng : Những người không thể đóng góp thêm vào hiệu quả họp / hội thảo hay không được lợi ích từ họp / hội thảo thì không nên mời làm lãng phí thời gian của họ.

4) Lập chương trình họp / hội thảo dựa vào kết quả mong đợi : Chương trình họp / hội thảo tốt phải bao gồm các nội dung đảm bảo đạt được mục tiêu và kết quả mong đợi, thời gian cho mỗi nội dung và phương pháp sẽ sử dụng ở mỗi nội dung. Các nội dung trong họp / hội thảo phải được sắp xếp theo một trình tự logic. Kết quả của nội dung trước là cơ sở / hỗ trợ cho nội dung sau. Tránh theo nếp cũ: có những người khi nghĩ đến tổ chức họp / hội thảo là nghĩ đến : khai mạc – báo cáo – góp ý – kết luận – bế mạc. Họ không thiết kế họp / Hội thảo dựa trên mục đích / mục tiêu của từng họp / hôi thảo mà “bắt chước” những họp / hôi thảo đã từng được tham dự. Họ không tự đặt câu hỏi : Vì sao lại cần có hoạt động này? Lập chương trình họp / hội thảo là trả lời cho câu hỏi Cần phải bàn những việc gì để có được những kết quả mong đợi ? 5) Người được phân công điều hành mỗi phần cần chuẩn bị vê trình tự chi tiết tiến hành phần thảo luận, chọn phương pháp thảo luận tối ưu, đặc biệt phải chuẩn bị các câu hỏi chính để hướng dẫn thảo luận 6) Người tham dự cũng cần được chuẩn bị về tinh thần, nội dung và phương pháp tiến hành họp / hội thảo Người tham dự có thể chấp nhận những sự “ngạc nhiên thú vị” nhưng rất khó bỏ qua những điều làm họ thất vọng ở họp / hội thảo. Bởi vậy người tham dự cần được biết càng nhiều về họp / hội thảo càng tốt trước khi họ đến, để họ không chờ đợi những điều mà họp / hội thảo không đề cập tới. 7) Đảm bảo hậu cần tốt nhất có thể : Chuẩn bị tốt hậu cần có nghĩa là phòng họp / hội thảo đủ tiêu chuẩn về ánh sáng, chỗ ngồi. Đầy đủ văn phòng phẩm cần thiết cho họp / hội thảo. Có đủ nơi ăn nghĩ cho người tham dự (nếu cần). Hãy chuẩn bị một danh mục những việc cần làm về mặt tổ chức và hậu cần để tránh bỏ sót. HOẠT ĐỘNG TẠO HỨNG THÚ THAM GIA VÀ KHUẤY ĐỘNG TẠO HỨNG THÚ KHI BẮT ĐẦU CUỘC HỌP/HỘI THẢO

1. Hoạt động bắt đầu một cuộc họp / hội thảo Bạn bắt đầu một cuộc họp / hội thảo như thế nào ? Đón chào tham dự viên ? Thông báo về các vấn đề hậu cần ? Thông báo / đọc các mục tiêu của cuộc họp / hội thảo? Bắt đầu ngay vào nội dung cuộc họp / hội thảo đầu tiên ? Giới thiệu mọi người với nhau ? Giới thiệu bản thân bạn ? Có hai cách để bắt đầu một cuộc họp / hội thảo ? Bắt đầu bằng nội dung cuộc họp / hội thảo Bắt đầu bằng hoạt động tạo hứng thú Bắt đầu cuộc họp / hội thảo bằng hoạt động tạo hứng thú rất quan trọng. Lúc đầu, nếu ta để mọi người giới thiệu làm quen sẽ tốt hơn rất nhiều so với bắt đầu bằng cách đi ngay vào nội dung họp / hội thảo

2. Tại sao cần tạo hứng thú

Khi tới cuộc họp / hội thảo, tham dự viên đã có những ý tưởng, mong muốn, chờ đợi về những điều họ muốn làm được trong cuộc họp / hội thảo. Nhiệm vụ của người điều hành là sử dụng kích thích hứng thú để kể hợp mong muốn của tham dự viên với mục tiêu cuộc họp / hội thảo. Việc tạo hứng thú không phải là một sự kiện, nó là một quá trình. Quá trình này bắt đầu từ trước cuộc họp / hội thảo, kéo dài trong suốt cuộc họp / hội thảo và còn tồn tại sau khi kết thúc cuộc họp / hội thảo.

3. Khi nào thì sự hứng thú của tham dự viên bắt đầu và tiếp tục ? Sự hứng thú của tham dự viên về cuộc họp / hội thảo bắt đầu khi họ nghe nói và biết đến cuộc họp / hội thảo. Sự hứng thú về cuộc họp / hội thảo của tham dự viên tăng lên khi họ cảm thấy thoải mái với :

- Những thông tin qua thư từ, điện thoại giữa người điều hành và tham dự viên - Những thông tin mà họ nghe được về người điều hành - Những khó khăn họ phải vượt qua để có thể đi học - Những phiền nhiễu của con cái, giao thông ... trên đường đến cuộc họp / hội thảo

(ví dụ con nhỏ, khó khăn trong việc đi lại ...) - Cảm giác đầu tiên khi họ bước vào cuộc họp / hội thảo

4. Tại sao người điều hành phải là người đầu tiên có hứng thú

Người điều hành muốn tạo sự hứng thú của tham dự viên cũng cần phải suy nghĩ đến hứng thú của chính mình. Người điều hành cũng có những suy nghĩ riêng của mình như : lo lắng, hồi hộp, thiếu tự tin,...những cảm giác này không giúp bạn trong giờ thảo luận đầu tiên. Bởi vậy bạn hãy giành cho mình 10 phút để chuẩn bị cho mình. Dưới đây là một số gợi ý:

- Dành đủ thời gian để chuẩn bị cẩn thận cho cuộc họp / hội thảo - Mường tượng hình ảnh mình trong bối cảnh tập huấn thành công nhất - Làm một vài đông tác thư giãn cổ - Thở sâu vài hơi - Thư giãn chân tay - Bắt chuyện với tham dự viên, cười với họ

5. Tham dự viên thường tự đặt câu hỏi gì trước khi họ có hứng thú Người điều hành cần nhận biết được cảm xúc và những câu hỏi của tham dự viên khi tham dự viên đến với cuộc họp / hội thảo

- Mình đang ở đâu ? - Những người điều hành này là ai ? (Họ có gần gũi không ? Họ có giỏi không ?

Họ có hiểu mình không ? Họ có quý mình không ? Họ muốn mình làm gì ? ) - Những tham dự viên kia là ai ? (Mình có quen ai không nhỉ? Mình có thích /

không thích ai ngay từ cái nhìn đầu tiên không ? Họ có thích mình không ? Họ có giỏi hơn mình không ? Họ có thích đi học không ? Liệu có ai trong số họ có nhiều kinh nghiệm không ?)

- Tại sao mọi người lại đến tất cả đây ? (Mình chẳng biết gì về họp / hội thảo – sếp cử đi thì đi. Không biết ở đây có ai giống mình không ? Thời gian biểu cuộc họp / hội thỏa thế nào ? Chương trình thảo luận có những chủ đề gì ? Thảo luận có vất vả không ? Họp / hội thảo có đáp ứng những mong đợi của mình không ?)

-

Nếu bạn tạo ra các hoạt đông trả lời được các câu hỏi này thì bạn sẽ có một nhóm tham dự viên tuyệt vời . TẠO HỨNG THÚ ĐẦU CUỘC HỌP / HỘI THẢO VÀ TRONG QUÁ TRÌNH HỌP / HỘI THẢO

1. Người điều hành tạo hứng thú tham gia cho tham dự viên như thế nào ?

Làm thế nào để chúng ta tạo ra hứng thú / khuấy động tính tò mò / ham hiểu biết trong các cuộc họp / hội thảo ? Bạn có nghĩ rằng các tham dự viên luôn có những hứng thú bên trong đối với những điều họ thảo luận hay khôn ? Trong thực tế, câu trả lời là không. Tuy nhiên bạn sẽ được trả công xứng đáng khi bạn tìm ra những hứng thú của tham dự viên – bạn có thể chỉ đơn giản là hỏi họ, bạn có thể yêu cầu họ nói một chút về nội dung sắp thảo luận, bạn có thể quan sát họ và lắng nghe các cuộc thảo luận của họ - và sau đó cố gắng sử dụng những hứng thú này trong cuộc họp / hội thảo. Bạn có thể làm cho cuộc họp / hôi thảo trở nên thú vị bằng việc sử dụng nhiều phương pháp giảng dậy đa dạng và vì những người lớn thích tham gia, hãy đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian cho phần thực hành. Thế còn việc gợi trí tò mò và làm cho nó có hiệu quả trong cuộc họp / hội thảo thì sao ? Ví dụ: - Hãy nhìn vào mô hình này. Nếu tôi ấn cái này thì điều gì sẽ xảy ra ? - Đây là một vấn đề toán học đơn giản tôi muốn các bạn giải ... Vấn đề là khi chuẩn bị cho cuộc họp / hội thảo của mình bạn phải suy nghĩ về việc lập kế hoạch để khơi dậy sự hứng thú và các hoạt động để duy trì sự hứng thú đó. Một số gợi ý trong việc tạo hứng thú - Chọn hoạt động và lời nói tạo nên sự tin tưởng trong nhóm với nhau - Nhấn mạnh vào những lợi ích mà người thảo luận sẽ thu được - Nói với tham dự viên theo cách thân mật. Hãy nói chúng ta, đừng nói các bạn - Không cần dấu sự hồi hộp, hãy tin tưởng vào các tham dự viên như mình muốn

họ tin vào mình - Liên hệ những hoạt động ban đầu với những gì tham dự viên đã biết. Đảm bảo

tham dự viên có cảm giác mình sẽ đạt được những thành công trong cuộc họp / hội thảo ngay từ những ngày đầu cuộc họp / hội thảo

- Nếu tầm quan trọng của cuộc họp / hội thảo - Gây tò mò cho tham dự viên về nội dung sắp thảo luận - Vẽ. Viết lê giấy to, hoặc các dụng cụ trực quan khác.... để tác động vào giác quan

(nhìn, nghe , ngửi,...) - Chơi các trò chơi liên quan đến nội dung thảo luận - Bằng chính nội dung và phương pháp thảo luận - Đề nghị tham dự viên thể hiện mức độ hứng thú và chia sẻ mức độ hứng thú của

mình với những người khác. - ...

Việc tạo hứng thú lớn hơn một trò chơi hay một hoạt động. Nó giúp tham dự viên thể hiện thái độ và suy nghĩ khi bắt đầu cuộc họp / hội thảo. Nhiệm vụ của người điều hành là tạo cho tham dự viên hứng thú với cuộc họp / hội thảo nói chung và từng cuộc họp /

hội thảo nói riêng. Người điều hành có thể tạo hứng thú bằng cách sắp xếp phòng thảo luận, một trò chơi, một bài tập, một câu chuyện, một từ, một vật,...và ngay cả sự im lặng. 80% sự thành công của một cuộc họp / hội thảo phụ thuộc vào sự hứng thú của tham dự viên đối với cuộc họp / hội thảo. Bởi vậy, lập kế hoạch cho việc tạo hứng thú tham gia của tham dự viên là hết sức cần thiết.

2. Việc tạo hứng thú tham gia cho tham dự viên cần đạt một số tiêu chuẩn sau - Giúp tham dự viên quan tâm, chú ý vào chủ đề / nội dung tham dự viên cần thảo

luận - Được dành một tỉ lệ thời gian phù hợp so với thời gian dành cho toàn bộ cuộc

họp / hội thảo - Thường xuyên, liên tục - Đa dạng - Phù hợp với đối tượng thảo luận

3. Một số chiến lược có thể sử dụng để tạo hứng thú tham gia

Với tư cách là người điều hành, bạn có thể đưa ra những chiến lược gì để tạo ra sự hứng thú tham gia của tham dự viên và hỗ trợ chúng ta trong việc chuẩn bị và thực hiện tập huấn. Dưới đây là một số gợi ý:

- Tận dung các kinh nghiệm mà tham dự viên mang đến cuộc họp / hội thảo - Tham dự viên người lớn nói chung là những người tự định hướng – họ biết họ

muốn đi đến đâu và với một chút giúp đỡ, họ có thể tự mình đế đích. - Người lớn muốn làm – làm trực tiếp trên công việc - Một số tham dự viên có thể cần sự giúp đỡ để làm rõ và nêu ra những nhu cầu

tham gia của họ. Vì một số tham dự viên miễn cưỡng khi làm việc này trước mặt mọi người, vì vậy bạn nên trao đổi riêng với từng cá nhân về mục đích và nhu cầu của họ.

- Quá trình làm rõ các nhu cầu và mục đích tham gia của các cá nhân góp phần làm cho họ có cảm giác hài lòng

- Đưa ra những ý kiến phản hồi mang tính xây dựng, những ý kiến phản hồi này có thể góp phần giúp tham dự viên thấy được sự thành công của mình.

- Thành công và sự hài lòng trở thành những tác nhân củng cố cho việc tham gia và thúc đẩy việc tham gia tiếp theo

- Giúp phát triển việc tự quản và tự đánh giá việc tham gia. Đào tạo dựa trên năng lực của từng tham dự viên. Tham dự viên không phải cạnh tranh với nhau

- Tạo cơ hội cho các tham dự viên đạt được kết quả tham gia – có thể hai hoặc ba lần thử - cung cấp các phản hồi tích cực để hỗ trợ thành quả đạt được

- Đối với những nhiệm vụ khó, phức tạp, dành cho tham dự viên nhiều thời gian, sự hỗ trợ, nguồn lực, sự tư vấn và cơ hội hiệu chỉnh và cải tiến công việc.

KHUẤY ĐỘNG

1. Khi nào cần khuấy động - Sử dụng khuấy động với một nhóm tham dự viên chưa quen biết nhau hoặc với

một nhóm tham dự viên đã lâu ngày không làm việc cùng nhau - Trong trường hợp cuộc họp / hội thảo trầm, buồn tẻ

- Ngoài ra người điều hành có thể tạo ra các hoạt đông khuấy động tùy thuộc vào nhu cầu của tham dự viên

2. Lý do sử dụng các hoạt động khuấy động - Giảm bớt sự căng thẳng - Tạo không khí sôi nổi cho cuộc họp / hội thảo - Tạo cho cuộc họp / hội thảo thú vị và vui vẻ - Tạo cơ hội cho mọi người bộc lộ cá tính và thái độ

Hoạt đông khởi động thường không liên quan đến mục tiêu của cuộc họp / hội thảo

3. Những điều cần quan tâm khi lựa chọn hoạt động khuấy động - Những thông tin cơ bản về nhóm tham dự viên (giới tính, tuổi, chức vụ,...) - Tính chất của cuộc họp / hội thảo (kỹ thuật, xã hội, thoải mái, nghiêm trang,...) - Thời gian cuộc họp / hội thảo (hoạt động khuấy động không có tác dụng đến nội

dung cuộc họp / hội thảo ) - Phong cách văn hóa của nhóm (thái độ của tham dự viên đối với việc đùa chơi ) - Phong thái của người điều hành (nếu người điều hành không sẵn sàng tham gia thì

không nên yêu cầu tham dự viên làm) GIỐNG VÀ KHÁC NHAU GIỮA TẠO HỨNG THÚ THAM DỰ VÀ KHUẤY ĐỘNG Tạo hứng thú tham gia Điểm chung của cả hai Khuấy động Là một quá trình Bắt đầu lúc mở đầu cuộc

họp / hội thảo / mở đầu cuộc họp / hội thảo và trong quá trình thảo luận

Là một hoạt động cụ thể

Có liên hệ với mục tiêu tham gia

Tạo cảm giác thoải mái cho tham dự viên

Không có liên hệ đến mục tiêu tham gia

Được tạo ra cho cụ thể từng cuộc họp / hội thảo/

Tạo cảm giác thích thú cho tham dự viên

Không có liên hệ đến mục tiêu tham gia

Cần được chuẩn bị trước để đảm bảo cuộc họp/ hội thảo thành công

Thời khóa biểu Khóa học kỹ năng Điều hành hội thảo Ngày 1 Ngày 2 Ngày 3 Ngày 4 Ngày 5 Sáng Khai mạc

Tiêu chí một cuộc Họp / hội thảo Vai trò của Người điều hành họp / hội thảo

Kỹ năng đặt câu hỏi trong quá trình điều hành họp / hội thảo Kỹ năng lắng nghe trong điều hành họp / hội thảo

Tiến trình giải quyết vấn đề Tiến trình ra quyết định Thiết kế một cuộc họp / hội thảo dựa vào mục tiêu

Thực hành điều hành họp / hội thảo và phản hồi

Thực hành điều hành họp / hội thảo và phản hồi Bài học kinh nghiệm sau thực hành Những điểm cần lưu ý trong điều hành

Chiều Tạo hứng

thú tham gia cho những người tham dự họp / hội thảo

Phương pháp Hội thảo Kỹ năng giao nhiệm vụ trong điều hành Điều hành nhóm nhỏ thảo luận

Chuẩn bị thực hành Thực hành điều hành họp / hội thảo và phản hồi

Thực hành điều hành họp / hội thảo và phản hồi

Chân dung một người điều hành họp / hội thảo lý tưởng Kế hoạch áp dụng Đánh giá và Bế mạc