1

Institución Universitaria de Envigado

Sistema de Gestión Integral

Resultados Auditoría Amigo

2010-05-24

2

Temas

Equipo Auditor.

Auditados.

Procesos auditados.

Gráfico de evaluación del nivel de entendimiento del SGI.

Temas sobre los cuales se requiere implementar acciones inmediatas.

Temas sobre los cuales se requiere implementar acciones en el corto plazo.

Temas que representan fortalezas para el SGI.

Gráfico de análisis de entendimiento del SGI por proceso.

Gráfico de entendimiento de la política de la calidad.

Personal a felicitar.

Plan de Mejoramiento.

3

Equipo Auditor

ANGELA MARYED FLOREZ RIOS

ANA MYRIAM PINTO BLANCO

ARLEDY ESTELLA URIBE RIOS

CARLOS ALBERTO MEJIA ALVAREZ

CARLOS ANDRÉS ACEVEDO MESACARLOS FERNANDO HURTADO

OCAMPOCLARA MARCELA ARRUBLA MADRIGAL

CLAUDIA MARIA FRANCO ANGEL

CRUZ MABILIA SANCHEZ SANCHEZ

DIANA LUZ MORALES URREGO

DIANA PILAR JIMENEZ BEDOYA

GASTON DARIO RODRIGUEZ SANTANA

GEORGE HERRERA PORTELAGLADYS ADRIANA BETANCUR

JARAMILLOGLADYS YANETH LONDOÑO ARCILA

4

Equipo Auditor

JONIER DE JESUS RENDON PRADO

JUAN CARLOS RAMIREZ VELASQUEZ

JUAN GABRIEL VELEZ MANCO JULIAN MAURICIO GRANADOS

MORALES

LAURA PILAR HOYOS GUERRERO

MARIA ISABEL YEPES RESTREPO

MARÍA LUISA MOLINA PAJONNELSON ENRIQUE MONSALVE

PAOLA ANDREA ESPINOSA LOPEZ

PAULA ANDREA CAICEDO HERRERA

RAQUEL MARTINEZ MORALES

VERONICA URIBE MEJIA

WILLIAM ALBERTO MONCADA OCAMPO

ANDRÉS FELIPE BURITICÁ VARGAS

5

Auditados

CARLOS ALBERTO PALACIO GÓMEZ

CARLOS MARIO GONZALEZ MACHADO

LUIS ALBERTO NARANJO BERMUDEZ

ALBA ROCIO MONCADA GOMEZ

EDIE ALEXANDRA OSORIO CARVAJAL

EDITH ADRIANA OROZCO RINCON

VILMA MERCHAN MORALES

JESSICA TOBON ARBOLEDA

HENRY RONCANCIO GONZALEZ

OSCAR JULIO LONDOÑO ARANGO

LUCIA HELENA ALVAREZ GRAJALES

JULY ANDREA CORREA SALAZAR

CESAR JARAMILLO JARAMILLO

FABIO LEON LOPEZ GONZALEZ

EDGAR ALONSO AGUDELO PALACIO

58 auditados, es decir el 42% del

personal (incluyendo los

contratistas)

6

Auditados

NATALIA ANDREA MESA CADAVID

CARLOS ARTURO VELEZ PATIÑO

SANDRA EDITH TOBON ALZATE

CAMILO ANDRÉS DUQUE MEJÍA

ADRIANA PATRICIA GUTIÉRREZ FRANCO

SILVIA ELENA RIOS VALENCIA

JUAN DAVID MESA LOPERA

LILIANA MARÍA CORAL JARAMILLO

JUAN CAMILO RENDON PELAEZ

ROLANDO AGUDELO ALVAREZ

GABRIEL JAIME RESTREPO GAVIRIA

ANGELICA MARIA GOMEZ

ADRIANA MARÍA BEDOYA YEPES

GLORIA ALEIDA MEJIA URIBE

7

Auditados

MARIBEL ARROYAVE GIRALDO

PAOLA ANDREA BOTERO GARCIA

ANA MARIA DEOSSA MONTOYA

ADELA DEL SOCORRO GALLEGO ZAPATA

HUGO LEON ARISTIZABAL CUERVO

LUZ STELLA MUÑOZ CASAS

JUAN DANIEL CIFUENTES DIEZ

CARLOS MARIO GIRALDO GARCIA

AIDA MARIA OSSA OROZCO

GLORIA CRISTINA MONTAÑA VALENCIA

CAROLINA DIAZ CARDONA

FREDY ALEXANDER CASTAÑO GALLEGO

MARLENE LOPERA MEJIA

PABLO ANDRES GARCES VASQUEZ

8

AuditadosGLORIA MARÍA TABORDA MUNERA

DAVID ALBERTO LONDOÑO VASQUEZ

LUISA FERNANDA RAMÍREZ JARAMILLO

LINA MARIA MARQUEZ TOBON

GLORIA ASTRID OSORIO RIOS

MILTON RENE SERNA VARELA

ELVIA LUZ GUTIERREZ PATIÑO

DIANA MILENA CARDONA CEBALLOS

JUAN PAULO VELEZ RUIZ

GEOVANA ANDREA VALLEJO JIMENEZ

ALVARO RAMIREZ BOTERO

GUILLERMO LEÓN BETANCUR HINCAPIE

JOHN FERNANDO ZAPATA MESA

LIBARDO GABRIEL GÓMEZ MACÍAS

DURLANDY DE JESUS CHAVERRA MUÑOZ

9

Procesos Auditados

Direccionamiento Institucional.

Comunicación Institucional.

Admisiones y Registro.

Docencia.

Investigación.

Proyección Social y Extensión.

Servicio de Biblioteca.

Bienestar Universitario.

Gestión Humana.

Adquisición de Bienes y Servicios.

Gestión Documental.

Gestión Jurídica.

Gestión Financiera.

Gestión Tecnológica.

Servicios Generales.

Autoevaluación y Mejoramiento Continuo.

Evaluación Independiente.

10

GráficoNivel de Entendimiento del SGI

Nivel de entendimiento promedio

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

0.0

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0

4.1

4.6 4.7

4.3

5.0 5.0

4.14.3

4.7 4.6

2.8

4.6

3.0

3.9

3.43.6

3.0

3.7 3.74.0

3.43.2

2.83.0

4.1

EVALUACIÓN DEL NIVEL DE ENTENDIMIENTO DEL SGI 2010

ÍTEM EVALUADO

PU

NT

AJ

E A

SIG

NA

DO

11

Temas que requieren acciones inmediatas

PREGUNTA CALIFICACIÓN

11. ¿Ha participado en la toma de alguna acción correctiva, preventiva, de mejora o de protección en su proceso? ¿En cuál? ¿Muéstreme el registro?

2,8

13. ¿Le han informado los indicadores por medio de los cuales se realizará la medición y seguimiento a los procesos en que participa?

3,0

17. ¿Dónde se registran los SNC, muéstreme el registro de uno que haya sucedido? 3,0

23. ¿Cuáles son los controles que se tienen definidos para garantizar la calidad de los servicios? 2,8

24. ¿Se ha empleado algún instrumento para evaluar el grado de satisfacción del cliente interno o externo con el servicio prestado? ¿Muéstreme los resultados?

3,0

12

Temas que requieren acciones a corto plazo

PREGUNTA CALIFICACIÓN

14. ¿En qué proceso participa y qué servicio presta dentro del mismo?

3,9

15. ¿Sabe usted qué es un servicio no conforme, explíqueme en qué consiste?

3,4

16. ¿Dígame tres no conformidades en el servicio que usted presta que se hayan presentado?

3,6

18. ¿Considera usted que los equipos utilizados para la prestación del servicio se encuentran disponibles para su uso? ¿Conoce si el equipo esta incluido en un plan de mantenimiento? ¿Cómo sabe si está calibrado?

3,7

19. ¿Sabe cómo acceder a los requisitos legales asociados con el servicio? ¿Muéstreme uno?

3,7

21. ¿Muéstreme los registros de un servicio? 3,4

22. ¿Cómo puede evidenciar que se cumplió con el tiempo acordado para la prestación del servicio?

3,2

13

Temas que representan fortalezas

PREGUNTA CALIFICACIÓN

1. ¿Cual es su cargo en la IUE? 4,1

2. ¿Cuáles son sus responsabilidades la IUE? 4,6

¿Ha participado en alguna actividad del sistema de gestión - SG? ¿Cuál? 4,7

3. ¿Le han informado los productos que a la fecha tiene el SGI? ¿Cuáles y por qué medio?

4,3

5. ¿Que le gusta del SGI? 5,0

6. ¿Qué no le gusta del SGI? 5,0

7. ¿Con qué aspecto de la política de la calidad se identifica más y por qué?

4,1

8. ¿Para usted que es el Mapa de Procesos? 4,3

14

Temas que representan fortalezas

PREGUNTA CALIFICACIÓN

9. ¿Cuáles son los cuatro tipos de procesos por medio de los cuales se estructuró el Mapa de Procesos?

4,7

10. ¿Con que proceso del Mapa de Procesos se identifica más y por qué?

4,6

12. ¿Cuál acción implementada en el SGI le llama más la atención y por qué?

4,8

20. ¿Conoce usted algún documento en el cuál se describa las formas como se hacen las cosas en su proceso? ¿Muéstremelo?

4,0

25. ¿Cuales son los valores de la IUE?, ¿cual le llama más la atención?, solicitar la descripción de uno de ellos.

4,1

15

Gráfico deEntendimiento del SGI por Proceso

DI CI AR PD PI PE SB BU GH AB GD GJ GF GT SG AM EI0.0

0.5

1.0

1.5

2.0

2.5

3.0

3.5

4.0

4.5

5.0

2.7

0.0

3.9 3.9

0.0

3.74.0 4.0

4.13.9 4.0

4.44.1

4.7

3.8

0.0

3.6

ANÁLISIS DEL ENTENDIMIENTO DEL SGI POR PROCESO 2010

16

Gráfico deEntendimiento de la Política

DI CI AR PD PI PE SB BU GH AB GD GJ GF GT SG AM EI0.0

1.0

2.0

3.0

4.0

5.0

6.0

5.0

0.0

5.0

4.0

0.0

3.5

5.0 5.0

1.0

5.0

3.7

4.3

4.7

3.0

3.7

0.0

5.0

ANÁLISIS ENTENDIMIENTO DE LA POLÍTICA DE LA CALIDAD 2010

PROCESO EVALUADO

17

Personal a felicitar

AUDITADO CALIFICACIÓN

Paola Andrea Botero García 4,60

July Andrea Correa Salazar 4,60

Gabriel Jaime Restrepo Gaviria 4,50

Lina María Márquez Tobón 4,60

Guillermo León Betancur Hincapié 5,00

Camilo Andrés Duque 4,70

Cesar Jaramillo Jaramillo 4,90

David Londoño 4,50

Gloria Cristina Montaño Valencia 4,50

Camilo Andrés Duque 4,70

Juan David Mesa Lopera 4,60

Vilma Merchán Morales 4,60

18

Plan de Mejoramiento

Construir los planes de mejoramiento por proceso. (satisfacción del usuario, indicadores, PQRS, entre otros)

Socializar el plan de mejoramiento de riesgos y el plan de mejoramiento de la auditoría amigo.

Reforzar el tema de Servicio No Conforme.

Socializar la metodología y resultados de la encuesta de satisfacción del cliente.