Técnicas de Archivo y

clasificación de documentos

Conjunto de documentos clasificados y ordenados

Espacio físico en el que se guardan u conservan los archivos

También hace referencia al personal administrativo encargado de la recepción , clasificación, archivado y búsqueda de los documentos.

¿Que es un archivo?

FINALIDAD

El archivo es consecuencia directa de la actividad que realice la empresa.

Cualquier empresa en el transcurro de su actividad ordinaria emite y recibe documentos de diferentes tipos:

Correspondencia

Informes

Facturas

Contratos etc.

Por tanto la finalidad del archivo es clasificar y guardar los documentos que la empresa necesita conservar para su funcionamiento normal

CICLO VITAL

ARCHIVO DE GESTION

Todos los documentos relacionados con actividades que se encuentran en curso en busca de solución y que se dilatan en el tiempo

ARCHIVO CENTRAL

Unidad administrativa donde se agrupan todos los documentos transferidos de las diferentes gestiones una vez finalizado su tramite y que aun siguen vigentes y objeto de consulta.

ARCHIVO HISTORICO

Es aquel transferido del archivo central son los archivos de conservación permanente

ARCHIVO ACTIVO ARCHIVO INACTIVO

CLASIFICACION DEL ARCHIVOPara ello debe tenerse en cuenta la clasificación, la ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral delos procesos de archivo.

Un buen criterio de ordenación debe facilitar el acceso a un determinado documento.

PLAN DE CLASIFICACION

El plan adoptado debe ser de fácil comprensión para todos los usuarios

El archivo debe organizarse en función de las necesidades dela empresa

Es necesario tener conocimiento previo de las diversas técnicas de clasificación para que la estructura y la organización del archivo respondan a criterios de eficiencia y operatividad.

Hay que economizar espacio en la organización del archivo.

Evitar el crecimiento del archivo, no archivando duplicados innecesarios.

Que el mantenimiento del archivo no sea demasiado costoso.

CRITERIOS DE CLASIFICACION

CLASIFICACION ALFABETICA:

1. Nominativa

2. Geográfica

3. Ideológica o por materias

4. profesional

CLASIFICACION NUMERICA:

1. Cronológica

2. Numérico consecutivo

3. Terminal

4. Decimal

Actividad:

Consulte en internet los sistemas de clasificación anteriormente mencionados, en que consiste cada uno, ventajas y desventajas y nombre algunos ejemplos.