Workshop 1_12 tai tro cho festival

Nick DoddsTổng giám đốc

NGÀY THỨ BA – CHƯƠNG TRÌNHPhần ba và bốn

Gây quỹ:• Chính phủ • Nhà tài trợ - tiền mặt và hiện vật• Các Quỹ và Tổ chức• Các cá nhân

British Council VietnamFestival Workshop17-20 March 2010

Tài trợ thương mại

Hiểu một cách đơn giản, khi một công ty tài trợ cho một festival, điều đó thường có nghĩa là công ty đó sẽ cung cấp hàng hóa/dịch vụ bằng tiền mặt hoặc hiện vật để đổi lại một số lợi ích.

Kêu gọi tài trợ thương mại thường tốn rất nhiều thời gian. Bạn có thể quyết định tự làm việc này bằng cách tự mình hoặc phân công một nhân viên đi xin tài trợ hoặc bạn có thể quyết định sử dụng dịch vụ của cộng tác viên kêu gọi tài trợ chuyên nghiệp với những mối quan hệ hiện tại.

Thu nhập từ khoản tiền tài trợ thường không dễ kiếm nhưng tại Vương quốc Anh số tiền này có thể lên tới 20% thu nhập.


Tài trợ bằng hiện vậtNhà tài trợ hiện vật cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ để đổi

lấy những lợi ích thiết thực (như là những cơ hội quảng bá sản phẩm, vé cho sự kiện, đảm bảo cho những hợp đồng trong tương lai, v.v…)

Mặc dù không có khoản tiền nào được trao đổi với hình thức tài trợ bằng ‘hiện vật’, nhưng bạn không nên đánh giá thấp giá trị của nó. Hãy coi nó như một khoản tài trợ bằng tiền. Giống như với hình thức tài trợ bằng tiền, hãy đảm bảo rằng bạn có bản thỏa thuận vì việc tài trợ bằng hiện vật bị hủy bỏ có thể có tác động to lớn tới ngân quỹ của sự kiện

Thông thường những hình thức tài trợ về truyền thông là thỏa thuận tài trợ bằng hiện vật.



KÊU GỌI TÀI TRỢ THƯƠNG MẠITrong trường hợp festival được ‘tài trợ’, một giao

dịch được diễn ra khi một công ty ‘bỏ tiền vào’ sự kiện bằng tiền mặt hoặc hiện vật để đổi lại những lợi ích nhất định có thể sẽ trợ giúp công ty tài trợ đạt được một số mục tiêu. Công ty sẽ đánh giá bản đề xuất dựa trên khán giả mục tiêu (đặc điểm và số lượng), nội dung và chất lượng của sự kiện, lợi ích đối với công ty và chi phí.


Một số câu hỏi quan trọng khi cân nhắc tài trợ• Chương trình sự kiện đó có gì hấp dẫn?

• Đối tượng khán giả là ai?

• Khán giả có thể sử dụng những sản phẩm và dịch vụ nào?

• Những công ty nào cung cấp những sản phẩm và dịch vụ đó?

• Có thể có một phần nào của sự kiện được tài trợ bởi những công ty khác nhau – tại địa phương, trong khu vực và toàn quốc?

• Khoản tài trợ có thể kéo dài trong bao lâu (ví dụ, 1,2 hay 3 năm)

• Có những lợi ích nào?

• Chi phí cho việc tài trợ này như thế nào?

• Việc tài trợ này có đáng tiền không?

• Có những lý do đạo đức nào cần cân nhắc không?

• Có những xung đột nào với những bên tài trợ hoặc liên quan khác không?

• Việc tài trợ có đáng giá với bạn không?


Nên nhớ…Tập trung vào đối tượng bạn muốn hướng tới, bạn có

thể đem tới những gì và bạn có thể sẽ nhận được gì.Hỗ trợ nhà tài trợ đòi hỏi thời gian, sự tận tụy, kiên

nhẫn và chú ý tới chi tiết – nó không chỉ là việc nhận tiền và đưa logo của họ lên những ấn phẩm quảng bá của bạn.

Trước khi bạn tiếp cận các công ty, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ có thể cam kết hoàn toàn với nhà tài trợ về mặt thời gian, lợi ích, những điều kỳ vọng và sự đảm bảo.


Những nhà tài trợ tìm kiếm điều gì?Công ty tham gia tài trợ vì nhiều lý do khác nhau. > Tiếp cận trực tiếp vào một thị trường nhất định> Quảng bá về nhãn hàng/sản phẩm/dịch vụ> Gây dựng hình ảnh> Giới thiệu sản phẩm> Tiếp cận tới những phong cách sống hoặc những nhóm

kinh tế xã hội nhất định.> Bán sản phẩm> Quan hệ với cộng đồng


Bạn có thể đem tới điều gì?

> Tài trợ tên sự kiện – quyền được đặt tên cho sự kiện (như là Giải chạy Baxters Loch Ness Marathon & Festival).

> Độc quyền – đảm bảo rằng họ là nhà tài trợ độc quyền hoặc duy nhất trong lĩnh vực thị trường đó.

> Quảng cáo thương hiệu – xuất hiện trên tất cả các ấn phẩm, biển hiệu, hàng hóa, trang web, v.v...

> Thương hiệu – biểu ngữ, biển hiệu và những bảng trưng bày, v.v… tại sự kiện. Hãy nhớ rằng việc tạo nên những tư liệu về thương hiệu có thể sẽ đắt đỏ. Nhà tài trợ của bạn có thể sẽ sẵn sàng trả cho khoản này hoặc họ có thể đã có sẵn. Tại thời điểm bắt đầu, hãy xác định rõ bạn có thể trả những gì và nhà tài trợ có cơ hội để cung cấp những gì, và trình bày tất cả những điều đó trong bản kế hoạch và tiến trình được thỏa thuận. Đối với những sự kiện được truyền hình, cơ hội quảng bá là một lợi ích rất lớn.

> Quảng bá về mặt truyền thông – cơ hội được đăng cai tổ chức/bình luận tại một buổi họp báo, đưa một bài báo nào đó lên báo (nhà tài trợ truyền thông có thể đảm bảo đưa tin cho những nhà tài trợ khác), được đề cập tới trong tất cả các thông cáo báo chí, v.v…


> Quảng cáo – logo/được đề cập tới trên tất cả những quảng cáo mất phí, quảng cáo trong chương trình/ấn phẩm của sự kiện, v.v...

> Quyền đối với hàng hóa – cơ hội để bán sản phẩm.

> Cơ hội đưa ra những mẫu thử - cơ hội để phân phát những mẫu thử sản phẩm.

> Vé và hàng hóa – thỏa thuận về số lượng vé mời (hoặc giảm giá) và hàng hóa. Các nhà tài trợ thường muốn mời nhân viên hoặc khách hàng của họ.

> Cơ hội giao lưu – tại sự kiện và tại những công việc kinh doanh trước và sau sự kiện hoặc những buổi chiêu đãi.

> Quan hệ lâu dài – cơ hội đảm bảo mối quan hệ từ 3 – 5 năm.

> Cơ hội tại các buổi chiêu đãi – tiệc dành riêng cho nhà tài trợ hoặc những khu vực dành riêng cho khách hàng và nhân viên của họ, v.v…

> Ấn phẩm khác – cơ hội phân phát những ấn phẩm về sự kiện hoặc công ty.

Nếu như bạn có nhiều hơn một nhà tài trợ, bạn phải đảm bảo nhà tài trợ chính – thường là những người tài trợ nhiều tiền nhất – nhận được nhiều lợi ích nhất.


Xác định giá trịĐây thường là một bài tập suy đoán nhiều rủi ro, mà hậu quả

có thể là ra giá quá cao khiến người ta quay lưng với mình. Nếu làm như vậy, bạn có nguy cơ làm mất giá sản phẩm nếu sau đó buộc phải giảm giá. Cơ hội chỉ đáng cái giá mà người ta sẵn sàng trả, nhưng bạn nên tìm hiểu và nghiên cứu về những khoản tài trợ tương tự và giá trị của những khoản đó. Hãy tìm kiếm tư vấn từ những chuyên gia gây quỹ, cập nhật những trang báo tài chính hàng ngày, v.v...

Hơn nữa, hãy liệt kê tất cả các khoản chi phí trực tiếp liên quan đến việc đem lại những lợi ích và hỗ trợ có thể. Việc này có thể giúp bạn tránh khỏi việc định giá gói tài trợ quá thấp.


Một số chi phí liên quan có thể bao gồm:

> Chi phí/lương/hoa hồng cho người gây quỹ

> Giá trị của vé và hàng hóa dành cho nhà tài trợ

> Chi phí chiêu đãi – đồ ăn, đồ uống, thuê địa điểm, v.v…

> Chi phí in ấn và thiết kế những ấn phẩm thêm

> Chi phí sản xuất những biển hiệu và biểu ngữ của nhà tài trợ

> Chi phí dựng/lắp đặt những biển hiệu và biểu ngữ

> Chi phí quảng cáo thêm

> Thời gian của nhân viên để hỗ trợ nhà tài trợ - bộ phận marketing, sản xuất, quản lý tài chính, v.v…

> Chi phí luật pháp (ví dụ trong trường hợp bạn cần tư vấn về hợp đồng)

> Chi phí thêm cho dịch vụ theo dõi truyền thông báo chí

Sau khi bạn đã thực hiện xong việc xác định giá trị, hãy tự hỏi lợi ích của dự án là gì, tức là ‘nó có đáng không?’


Một số giá trị của những khoản tài trợ ở Vương quốc Anh

• Tài trợ cho festival rất ít khi đạt giá trị trên 1 triệu bảng

• Khoản tài trợ tương đối cho một festival thường là trên 100 nghìn bảng

• Khoảng tài trợ trung bình là 25 nghìn bảng

• Rất nhiều những khoản tài trợ cho festival thường từ 5 – 10 nghìn bảng.



Tiếp cận các nhà tài trợ

Nghiên cứuXác định những nhà tài trợ phù hợp – tức là những công ty có sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp nhất với sự kiện và hấp dẫn đối với khán giả của sự kiện. Hiểu rõ lợi ích họ có thể yêu cầu và những kỳ vọng của họ là gì – mỗi một công ty sẽ khác nhau. Điều chỉnh đề xuất của bạn đối với mỗi công ty dựa trên nghiên cứu của bạn.Một số công ty có vị trí riêng cho Quản lý Tài trợ, những công ty khác sẽ thực hiện thông qua Phòng Marketing, Quản lý Thương hiệu hoặc thông qua các cơ quan đại diện. Hãy liên hệ với cấp Quản lý, trước tiên nên gọi điện thoại, và sau đó chuyển tiếp Đề xuất Tài trợ qua đường bưu điện hoặc thư điện tử nếu như nhận được sự quan tâm. Theo đuổi tiếp bằng một cuộc gọi điện thoại khoảng một tuần sau hoặc muộn hơn nếu như bạn chưa nghe lại được thông tin gì. Bạn nên lưu trữ cơ sở dữ liệu về những người bạn đã liên hệ và những mối quan tâm của họ.


Đề xuất xin Tài trợ

Bản đề xuất này cần phải được viết một cách cẩn thận và không được có lỗi chính tả cũng như lỗi đánh máy. Bản đề xuất cần được trình bày một cách chuyên nghiệp với phông chữ và khoảng cách rõ ràng. Hãy viết một cách ngắn gọn, dễ hiểu và không dài quá năm trang. Đó là ấn tượng đầu tiên về công ty và sự kiện của bạn, vì vậy hãy làm bản đề xuất thật tốt. Hãy sửa bản đề xuất của bạn cho phù hợp với sự kiện của bạn và đối với mỗi công ty bạn hướng tới.

Một số công ty có thể có những hướng dẫn cần tuân theo. Nếu như vậy, bạn cần phải làm theo mẫu đó khi viết đề xuất.



Cập nhật tình hình

Nếu như nhà tài trợ quan tâm tới bản đề xuất đầu tiên của bạn, bạn nên chuẩn bị đến gặp và nói chi tiết thêm về cơ hội này.

Xác nhậnKhi một khoản tài trợ - tiền mặt hoặc hiện vật – được đồng ý, hãy chuẩn bị bản thỏa thuận để cả hai bên cùng ký. Hãy nêu rõ bạn mong muốn nhận được gì, khi nào bạn muốn nhận được, nhà tài trợ sẽ nhận được lợi ích gì và khi nào họ sẽ nhận được. Xác nhận logo hoặc hình ảnh thương hiệu nào sẽ được sử dụng trong những vật phẩm marketing và chúng sẽ được sử dụng như thế nào và ở đâu.


Mối quan hệ tiếp diễn

Mối quan hệ của bạn với nhà tài trợ có thể là một trong những điều khó khăn nhất bạn phải xử lý khi có sự kiện.

Một mối quan hệ tốt sẽ giúp cả hai bên tối đa hóa được những lợi ích của mình. Việc này hoàn toàn dựa vào lòng tin và cách tiến hành sự kiện. Hãy trung thực đối với nhà tài trợ của mình tại mọi thời điểm và nếu như có sự việc diễn ra khiến cho bạn không thể đem lại một lợi ích nào đó, hãy báo cho họ biết, và nếu phù hợp, hãy mời họ giúp đỡ cùng tìm cách giải quyết, việc này có thể dẫn đến việc bạn đưa ra những lợi ích khác thay thế.

Hệ thống kiểm tra giám sát với những báo cáo và các buổi họp đều đặn sẽ đòi hỏi họ phải tham gia vào tất cả các giai đoạn, trợ giúp với lòng tin từ hai phía và hy vọng rằng họ sẽ duy trì được sự quan tâm trong tương lai.

Bạn nên cử một người đại diện để liên hệ với nhà tài trợ và đảm bảo trao đổi thông tin thông suốt.

Tối đa hóa lợi íchKhi khoản tài trợ được thông qua, hãy lưu ý luôn để ý

đến bất kỳ lợi ích nào khác mà mối quan hệ này có thể đem tới cho sự kiện. Ví dụ, nhà tài trợ của bạn có thể có đông nhân viên và khách hàng và có thể quảng bá với họ về sự kiện thông qua các ấn phẩm, bản tin, các sự kiện báo chí, v.v… Bạn nên thảo luận với nhà tài trợ những cách có lợi cho cả hai bên khi tiếp cận đối tượng khán giả này (như là vé đặc biệt, các cuộc thi, v.v…).



Đánh giáViệc chuẩn bị một bản báo cáo đầy đủ cho nhà tài trợ của bạn sau sự kiện rất quan trọng. Nếu như bạn đang hoặc muốn đạt được sự cam kết lâu dài của nhà tài trợ, bản báo cáo này sẽ giúp ích tăng cường mối quan hệ cho tương lai. Nó cũng rất có ích cho cả hai bên khi phải chuẩn bị những bản báo cáo về những hoạt động marketing và tài trợ. Báo cáo nên bao gồm:

> Thư cảm ơn và bày tỏ sự cảm kích> Đánh giá về sự thành công của sự kiện và sự tham gia của khán giả> Khoản tài trợ đã góp phần cho thành công này như thế nào> Báo cáo về những kết quả/mục tiêu đã được thỏa thuận> Nhắc lại về những lợi ích nhà tài trợ đã nhận được> Những bài báo quan trọng và những ấn phẩm khác có đề cập tới nhà tài trợ> Bản sao của tất cả các ấn phẩm của sự kiện có tên và logo của nhà tài trợ> Ảnh của sự kiện, đặc biệt là những tấm ảnh thể hiện thương hiệu của nhà tài trợ tại sự kiện.


Xin cảm ơn

Câu hỏi:

Những rào cản đối với tài trợ ở Việt Nam là gì?

Chúng ta có cần phải thay đổi những việc chúng ta làm để phù hợp với nhà tài trợ

không?

Education

Workshop 1_12 tai tro cho festival