Podatki Podatki Podatki Podatki

Co musi zawierać faktura Jak wystawiać i korygować faktury elektroniczne

Jak powinni opisywać faktury beneficjenci programów unijnych

Interpretacje podatkowe, orzecznictwo i porady ekspertów

Wszystkoo fakturach

ee-Poradnik

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragmentpełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnierozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przezNetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym możnanabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione sąjakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgodyNetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepieinternetowym Salon Cyfrowych Publikacji ePartnerzy.com.

Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (22) 530 40 40; www.gazetaprawna.plRedakcja: Urszula Wróblewska DTP: Joanna ArchackaBiuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40tel. (22) 761 30 30, 0 801 62 66 66; e-mail: bok@infor.pl© Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. ISBN 978-83-61957-88-1 Wydanie I/2011, grudzień 2011 r.

Spis treściWstęp ....................................................................................................................................... 5Rozdział I. Podatnicy uprawnieni do wystawiania faktur .............................. 7

Wystawienie faktury przez nabywcę ....................................................................8Dokumentacja wewnętrzna .....................................................................................9Przechowywanie faktur .............................................................................................9

Rozdział II. Elementy, które musi zawierać faktura ....................................... 11Jakie dane na fakturze .............................................................................................. 11Ważne czynności ....................................................................................................... 12Otrzymanie zaliczki .................................................................................................. 13Poprawianie błędów ..................................................................................................14Zniszczenie i zaginięcie ...........................................................................................14Dopuszczalne anulowanie ...................................................................................... 15

Rozdział III. Rodzaje faktur ........................................................................................ 17Faktura korygująca .................................................................................................... 17Nota korygująca ..........................................................................................................18Faktury zaliczkowe ....................................................................................................19Faktura VAT wewnętrzna ...................................................................................... 20Faktura VAT marża .................................................................................................... 21Faktura VAT-MP .........................................................................................................22Faktura VAT RR ..........................................................................................................22Faktura VAT przy WDT ............................................................................................ 23Dokumenty uznawane za faktury .......................................................................24Faktury wystawiane po wydaniu paragonu .....................................................24Faktury wystawiane przez kasy fi skalne ...........................................................24E-faktury .......................................................................................................................25

Rozdział IV. Wystawianie i korygowanie faktur elektronicznych .............26Konieczna akceptacja ...............................................................................................26Autentyczność i integralność ................................................................................28Korekta e-faktur .........................................................................................................29

Rozdział V. Faktury potwierdzające poniesienie kosztów przez benefi cjentów programów unijnych .......................................................... 31

Dwie strony .................................................................................................................. 31Szczegółowe informacje .......................................................................................... 31Oznaczenie kopii ........................................................................................................ 32Zasady rzetelnego wystawiania faktur .............................................................. 33

Rozdział VI. Interpretacje podatkowe....................................................................341. Firma w wyjątkowych sytuacjach może anulować fakturę .....................342. Przy transakcjach partnerskich nie trzeba wystawiać faktury VAT ..............................................................................................................363. Towar księguje się w dacie faktury .................................................................384. Potwierdzona przez kontrahenta kopia może być uznana za potwierdzenie odbioru ...................................................................................39

e-Biblioteka Gazety Prawnej4

5. Bonusy należy dokumentować fakturą korygującą ..................................406. Wystawianie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej ......................................................................................427. Skutki fałszerstwa ................................................................................................ 448. Faktury zbiorcze ....................................................................................................459. Odsprzedaż wody z 23-procentowym VAT .................................................. 46

Rozdział VII. Orzecznictwo ........................................................................................ 481. Kto może odliczyć VAT ...................................................................................... 482. Czy kopie faktur papierowych można przechowywać w formie elektronicznej ..................................................................................... 493. Czy podatnik może odliczyć podatek z faktur zakupowych otrzymanych w formie niepapierowej, a następnie przez niego wydrukowanych ..................................................................................................... 514. Pusta faktura nie stanowi podstawy do odliczenia VAT ......................... 535. Faktura za premie pieniężne nie daje prawa do odliczenia VAT ..........556. Błąd na fakturze nie wyłącza odliczenia ......................................................567. Podatnicy mogli stosować system mieszany dotyczący kopii faktur ..588. Nie potrzeba potwierdzenia odbioru faktury, aby odliczyć VAT ............599. Numery faktur VAT muszą następować po sobie .......................................6110. Zbiorczy rabat w jednej fakturze ....................................................................6311. Fakturę trzeba wystawić po wykonaniu usługi .........................................65

Rozdział VIII. Porady ekspertów ...............................................................................671. Jak dopełnić formalności przy elektronicznej wymianie danych .........672. Czy na fakturze można wykazać kwotę podatku od poszczególnych rodzajów towarów lub usług ....................................... 683. Czy konieczny jest duplikat e-faktury .......................................................... 684. Czy kontrahenci muszą się zgodzić na e-faktury ......................................695. Kiedy urzędnicy mogą zażądać okazania e-faktury ................................. 706. Czy potrzebne jest potwierdzenie otrzymania faktury korygującej ...................................................................... 707. Czy kompensata należności może być formą zapłaty podatku ............. 718. Czy do ceny fakturowej należy dodać inne koszty .....................................729. Czy faktura za media może nie zawierać daty sprzedaży ....................... 7310. Czy po śmierci podatnika można korygować fakturę .............................7411. Czy błąd w nazwie trzeba poprawić ...............................................................7412. Jaki adres wpisać na fakturze VAT .................................................................7513. Czy odliczać VAT, gdy zastosowano błędną stawkę ..................................7514. Czy faktury w PDF pozwolą rozliczyć koszty ..............................................7615. Jak dokumentować zakup paliwa poza Polską...........................................7616. Czy można zmienić formę przechowywania faktur................................ 7717. Jak zapewnić integralność treści i autentyczność pochodzenia e-faktury ..................................................................................................................7818. Czy e-fakturę można skorygować fakturą papierową .............................7819. Czy cofnięcie akceptacji oznacza, że spółka nie może przesyłać e-faktur ....................................................................................................................7920. Czy e-faktury można przechowywać poza terytorium kraju ..............79

Wstęp

Faktury VAT to podstawowe dokumenty w obrocie towarami i usługami, które uprawniają podatników choćby do odliczenia VAT. Jednak aby sko-rzystać z tego podstawowego uprawnienia, konieczne jest przestrzeganie reguł związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem fak-tur.

By ułatwić to zadanie, oddajemy w Państwa ręce kompendium wiedzy o fakturach i fakturach elektronicznych. Wyjaśniamy, kto jest uprawniony do wystawiania faktur (nie zawsze jest nim dostawca towaru lub usługodaw-ca), jakie elementy muszą się na niej znaleźć, co zrobić, jeśli jednego z nich zabraknie. Tłumaczymy też, jak poprawiać błędy, czyli jakie są zasady wysta-wiania faktur korygujących, a ponadto kto i w jakiej sytuacji powinien wy-stawić fakturę wewnętrzną, fakturę VAT marża, a kiedy wystarczy wystawić notę korygującą.

W naszym poradniku znajdą Państwo nie tylko wyjaśnienia przepisów, ale również stanowiska ministra fi nansów, który wydaje interpretacje ogólne, izb skarbowych wydających w imieniu ministra interpretacje indywidualne oraz orzecznictwo sądów administracyjnych.

Bardzo istotna część poradnika poświęcona jest fakturom elektronicz-nym. Po zmianach, które nastąpiły od 1 stycznia 2011 r., powinna to być coraz popularniejsza forma przesyłania faktur. W dobie internetu i elek-tronicznych rozliczeń wydaje się, że już niedługo e-faktura może być je-dynym sposobem na przesłanie dokumentu kontrahentom i innym osta-tecznym odbiorcom. Jednym z powodów, które uprawniają do postawienia takiej tezy, jest optymalizacja kosztów. Dziś szacuje się, że wystawienie jed-nej faktury papierowej i przesłanie jej do odbiorcy to koszt rzędu 2–3 zło-tych. Natomiast wystawienie i przesłanie faktury elektronicznej zmniejsza ten koszt do ok. 50 groszy.

Zmiana przepisów rozporządzenia ministra fi nansów wynika z koniecz-ności dostosowania polskich regulacji do regulacji unijnych. Ustawodawca wspólnotowy miał na celu maksymalne uproszczenie przepisów. W ślad za nim poszedł polski minister fi nansów. W efekcie dziś możliwe jest przesyła-nie e-faktur pocztą elektroniczną w formie pliku PDF.

Jak wynika z przepisów, a także orzecznictwa sądów administracyjnych, do e-faktur należy stosować specyfi czne regulacje, odpowiadające charak-terystyce dokumentów elektronicznych. Konieczne jest przede wszyst-kim zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści. Chodzi o to, aby wiadomo było, kto wystawił fakturę, i aby jej treść nie zmieni-ła się w trakcie przesyłania drogą elektroniczną. Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści spoczywa na wystawcy dokumentu. Jak już wskazaliśmy, zgodnie z obecnymi rozwiązaniami in-

e-Biblioteka Gazety Prawnej6

formatycznymi wymogi te spełnia wysłanie e-faktur e-mailem w formie nieedytowalnego pliku PDF.

Podatnicy muszą pamiętać również o przechowywaniu faktur i faktur elek-tronicznych. O dopuszczalnych sposobach przechowywania tych dokumen-tów przeczytają Państwo w naszym poradniku.

Rozdział 1 Podatnicy uprawnieni do wystawiania faktur

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami faktury VAT mogą wysta-wiać podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfi kacji podatkowej (NIP). Osobami uprawnionymi do wystawiania fak-tur są zatem przede wszystkim podatnicy VAT wymienieni w art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług.

W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że z przepisu tego wynika, iż podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowo-ści prawnej oraz osoby fi zyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospo-darczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Przy czym działal-ność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Dzia-łalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzysty-waniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W praktyce defi nicja podatnika VAT jest znacznie bardziej rozbudowana i obej-muje także bardziej szczegółowo określone grupy osób. Dlatego w razie wątpli-wości warto zajrzeć do wspomnianego na wstępie przepisu art. 15 ustawy o VAT.

Wśród wyjątków jedynie przykładowo warto wspomnieć, że nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te or-gany w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami pra-wa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wy-konywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych.

Podatnicy VAT czynni, o których mowa w art. 15, to niejedyna grupa podat-ników uprawnionych do wystawiania faktur VAT.

WAŻNE Większość zasad dotyczących faktur zwykłych stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (faktur zaliczkowych).

Faktury oznaczone wyrazami „Faktura VAT” wystawiają również podatni-cy, o których mowa w art. 16 ustawy o VAT, przy dokonywaniu wewnątrz-wspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Wspomniany art. 16 przewiduje, że podatnikami są także osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fi zyczne niebędące podatnikami, o których mowa w art. 15, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy

e-Biblioteka Gazety Prawnej8

nowych środków transportu, w przypadku gdy okoliczności nie wskazują na zamiar wykonywania tej czynności w sposób częstotliwy.

Wystawienie faktury przez nabywcęPod pewnymi warunkami faktury może wystawić także nabywca. Na-

bywcy towarów i usług od podatnika, będący zarejestrowanymi podatnika-mi VAT czynnym i posiadający numer identyfi kacji podatkowej (NIP), mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadcze-nie usług, oznaczone jako „Faktura VAT”, w tym również faktury zaliczkowe, w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków: ■ nabywca towarów lub usług jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czyn-nym; ■ nabywca ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą określonym warunkom, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów – w imieniu i na ra-chunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy; ■ naczelnikom urzędów skarbowych właściwych dla obu stron umowy zosta-nie w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia dostarczona pisemna informacja o zawarciu takiej umowy, zawierająca w szczególności: a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi oraz nabywcy; b) datę zawarcia umowy; c) okres obowiązywania umowy.Dodatkowe warunki musi spełniać także sama umowa. Powinna ona za-

wierać: ■ postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi: po pierwsze, upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur ko-rygujących i duplikatów w jego imieniu i na jego rachunek, a po drugie, że poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreśle-nia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębior-stwa; ■ postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług: będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązujący-mi przepisami; będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu (tzw. akceptacja), z tym że ter-min przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi (kopia faktu-ry pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi); po-informuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreśle-nia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa; ■ określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata; ■ określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługo-dawcy w okresie obowiązywania umowy.

Wszystko o fakturach 9

Faktura wystawiana na takich zasadach powinna dodatkowo zawierać in-formację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca. Warto także pamiętać, że w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji do-konuje się w formie elektronicznej.

Przepisy te stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli: ■ nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej, zidentyfi ko-wany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium pań-stwa członkowskiego innym niż terytorium kraju; ■ dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, któ-ry zgłosił zamiar dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i został zarejestrowany jako podatnik VAT UE, zgodnie z art. 97 ustawy; ■ dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właści-wemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawar-cia umowy pisemną informację.

Dokumentacja wewnętrznaOsoby prowadzące działalność gospodarczą mają możliwość wystawiania

faktur wewnętrznych. W przypadku zarówno faktur wewnętrznych, jak i fak-tur wewnętrznych korygujących wystawca faktury nie przesyła jej do żadne-go innego podmiotu. Nie może zatem otrzymać potwierdzenia odbioru we-wnętrznej faktury korygującej. Nie oznacza to jednak, że faktury wewnętrzne nie były wprowadzone do obrotu prawnego. Wprost przeciwnie, jeżeli były one ujęte w rejestrze sprzedaży i na ich podstawie spółka wypełniała deklara-cje VAT-7, to należy uznać, że weszły one do obrotu prawnego.

Tak więc w przypadku wystawienia korekty do faktury wewnętrznej wy-stawca korekt faktur wewnętrznych jest równocześnie ich odbiorcą, a to po-woduje, że data wystawienia korekt faktur wewnętrznych jest jednocześnie datą potwierdzenia ich odbioru.

Wystawca wewnętrznej faktury korygującej może dokonać obniżenia kwo-ty podatku należnego. Podatnik może zatem wystawić faktury korygujące do uprzednio wystawionych faktur wewnętrznych, co stanowić będzie dla fi rmy podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego z tego tytułu w rozliczeniu podatku za okres (miesiąc), w którym te faktury zostały wystawione.

Trzeba też wiedzieć, że spółka, wystawiając faktury korygujące do wysta-wianych wcześniej faktur wewnętrznych, powinna ująć te faktury w deklara-cjach VAT za miesiąc, w którym wystawiła faktury korygujące.

Przechowywanie fakturPodatnicy muszą przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także

duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobo-wiązania podatkowego.

e-Biblioteka Gazety Prawnej10

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych do-kumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający:n autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od

momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobo-wiązania podatkowego;

n łatwe ich odszukanie;n organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgod-

nie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym orga-nom również przetwarzanie danych w nich zawartych.Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonują-

cego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei inte-gralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza teryto-rium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Ewa Matyszewska

Niniejsza darmowa publikacja zawiera jedynie fragmentpełnej wersji całej publikacji.

Aby przeczytać ten tytuł w pełnej wersji kliknij tutaj.

Niniejsza publikacja może być kopiowana, oraz dowolnierozprowadzana tylko i wyłącznie w formie dostarczonej przezNetPress Digital Sp. z o.o., operatora sklepu na którym możnanabyć niniejszy tytuł w pełnej wersji. Zabronione sąjakiekolwiek zmiany w zawartości publikacji bez pisemnej zgodyNetPress oraz wydawcy niniejszej publikacji. Zabrania się jej od-sprzedaży, zgodnie z regulaminem serwisu.

Pełna wersja niniejszej publikacji jest do nabycia w sklepieinternetowym Salon Cyfrowych Publikacji ePartnerzy.com.