Procesamiento Automático de Mails (AMP Automatic Mail Processing)

AMP: Automatic Mail Processing

Aplicable a

• Ventas• pedidos• reservas• cierre automático• post proceso

• Atención a clientes• reclamos• solicitudes de agenda

• Marketing• promociones• nutrición de las relaciones• Referidos• …

Negoxia Automation 2

Características

• Evita el manejo de colas de emails por parte de los operadores• Existe un autómata –programa inteligente- que hace ese trabajo• El autómata:

• se encarga de leer los emails y procesarlos durante las 24 horas

• agenda a cada operador el tratamiento de los mismos• asigna las tareas entre los operadores según reglas• responde los emails en forma diferencial -inteligente-

• Los operadores miran su agenda y procesan sus tareas pendientes• Encuentran el contacto creado con el email pendiente asociado• Todos los contactos remitentes son creados automáticamente• Todos lo emails quedan guardados automáticamente en la Historia de

cada Contacto• Procesos de ayuda y control completan el escenario operativo

• alarmas, reportes, estadísticas, consultas, …

Procesamiento Automático de Mails AMP


Autómatización casi total

Para clientes corporativos regulares:

• Uso de plantillas predefinidas• Reconocimiento automático de contenidos• Ingreso instantáneo y automático de pedidos, reservas,etc• Respuestas inteligentes

• según el cliente• según inventarios• según las reglas predefinidas del negocio• multicanal: combinación de email, SMS, IVR, …

Todo inteligentemente integrado al resto de las funcionalidades:• repositorio de más de 100 acciones complementarias



Operadores

Integran el grupo de usuarios "AMP" Pueden ser cualquier cantidad -y variable-Todos reciben asignaciones según reglasPara cada operador, al procesar su cola de mensajes, se determina:

• fecha y hora de asignación y resolución del pedido• cantidad por operador por período• duración promedio, rendimiento mensual, etc.Alarmas de excepción -la cola no se mueve, etc.-Reasignación de la cola a otro operador (x ej. por ausencia)Se comunican entre por chat internoAcceso a base de documentos personales e institucionalesY más!



Beneficios

• Se ahorra mucho trabajo• Mayor productividad de los operadores (30+%)• Mayor seguridad de los datos por la automatización• Certeza del proceso: nada se pierde, nada se duerme, no hay fraudes• Mucho mejor servicio• Respuesta instantánea de recepción del requerimiento• Menor tiempo de respuesta por requerimiento• Control exacto de los datos para los supervisores• Posibilidad de realizar más procesos en forma integrada• Simplificación operativa de la empresa• Ahorro real en presupuesto medible enseguida



Procesos

• Existe una casilla de correos (o varias), por ejemplo "reservas@..." a donde llegan todos los mensajes de los interesados.

• Un autómata (programa que corre permanentemente y trabaja solo de acuerdo a intrucciones) los va leyendo de a uno y pre-procesando.

• Reparte los mensajes entre los operadores del Mail Center en forma uniforme mediante la creación de una tarea pendiente en la agenda de cada operador.

• Siempre quedará una copia de todos los correos y una ficha de todos los contactos.

• … + todo lo demás





En la agenda de cada operador figuran sus actividades pendientes, asignadas automáticamente y en reparto uniforme entre todos.

Agenda



En el gestor de contactos figuran:•sus datos filiatorios•la Historia de sus transacciones •los Pendientes a resolver

Gestor de Contactos



Al pasar el mouse se amplía la lista de Pendientes

Calendarios Vista de Pendientes:•diaria•semanal•mensual•anual•listado total



Una vez revisados los datos del cliente y verificado el cumplimiento de las condiciones de la reserva, se cumple con la tarea pendiente.

Desde el Mail Center se envía la respuesta al requerimiento recibido por email.Esta respuesta automáticamente se incorpora a la Historia del contacto quedando la pista de lo realizado.A partir de la Historia se obtienen los reportes deseados con 2 ó 3 clicks.

Mail Center



Gestión del Conocimiento

En la Gestión de Documentos se ordenan todos los modelos de respuestas, presupuestos, condiciones comerciales, listas de precios, …Estos modelos son usables directamente -como plantillas o adjuntos- desde el Mail Center con 1 click al responder o enviar un email



Consultas Es muy fácil autogestionarse y controlar equipos con las formas existentes de consultas y reportes



Consultas

En tiempo real y con 1 click por•importe•duración•cantidad de actividades.Con filtros varios



Centro de Reportes

En tiempo real y con 1 click por•importe•duración•cantidad de actividades.Con filtros varios



Además

La solución puede usar todo o parte de los módulos suguientes: - Marketing Automation (multicanal, para campañas, ...) - Mensajería interna entre operadores (chat cerrado, correos) - Envío automático del asunto del email por SMS - Formularios inteligentes integrados al sistema - Profesor: práctica ayuda en el lugar de la pantalla cuando se necesita - Negoxia Customer Services (NCS): completo centro en línea de ayuda y soporte al usuario

Todas/parte de las funcionalidades del: 1. Gestor de Usuarios (User Management) 2. Gestor de Correos de negocios (Mail Center) 3. Gestor de Conocimiento (Document Center - Knowledge Management) 4. Gestor de Contactos y Empresas (Contact Manager) 5. Facturación, Cuentas Corrientes, …

Posibilidad de interconectar este sistema con otros existentes o futuros mediante webservices para, por ejemplo, consolidar los datos y las transacciones de los contactos.

Más info en nuestro sitio web (http://www.negoxia.com)



Otras funcionalidades integradas

Un completo sistema todo en uno


La campaña será enviada por el sistema al llegar la fecha y hora indicada.

La actividad se registra en la historia.

Gestión de emails repetidos.

Test de envío.Resumen final.

Usted indica qué quiere enviar (plantilla de Doc Center), a quien (target) y cuándo y el sistema se encarga de hacer el envío y registrar las actividades de forma automática, para cientos o miles de contactos.

Se pueden combinar campañas por email, SMS. correo convencional y teléfono.

Completo reporte de todas las campañas,

agendadas y enviadas.

Envío de campañas multicanal MA


Cuando se envían SMS, personalizados automáticamente, se registran en la Historia del contacto para su control.

Cuando se reciben SMS desde el contacto, se define el Workflow de proceso automático, con acciones, patrones de reconocimiento y umbrales.

Mucho poder, muy fácil, flexible y Ud. lo maneja con libertad.

El SMS entrante al contacto figura

en la historia y desde allí se

procesan automáticamente

Vista única del contacto

Los datos filiatorios, la historia, los pendientes y las

oportunidades de negocios en una sola pantalla con todas

las funcionalidades

Campañas de SMS/emails automatizadas MA


Envío automático de SMS según eventos, interpretación de respuestas y generación de acciones internas o externas.

El módulo de Workflow elimina de los usuarios del CRM las tareas rutinarias y tediosas, encargándole al autómata su realización con precisión y velocidad.

Las nuevas capacidades de “aprendizaje” permiten que el comportamiento del CRM se mejore a sí mismo en función de los objetivos del usuario.

Parametrización externa del

procesamiento de los SMS recibidos

El “instructor” constituye una ayuda permanente en la recordación de la

operación

Campañas de SMS automatizadas MA


Ilustrativos gráficos

Graficar, procesar, contar y buscar patrones en las

miles de respuestas a las campañas, con pocos

clicks!

Ahorre grandes cantidades de tiempo y genere un mejor seguimiento de los resultados de sus campañas, automatizando el procesamiento de las respuestas.

El nuevo módulo de Workflow operable por el usuario otorga mucho control y flexibilidad para crear los procesos que necesite

Completos resúmenes

Procesamiento de respuestas a campañas MA


Lista de contactos

registrados por la web.

Reconocimiento inteligente de patrones con sinónimos y metacampos

Acciones definibles y

gobernables por el usuario

Mediante vivos colores se diferencian las acciones y su secuenciamiento en el tiempo.

Arrastrando los colores se definen y ordenan las tareas que componen un proceso.

Implementación de procesos de Marketing multicanal (correos, SMS ...) 100% automáticos.

Pueden participar usuarios ejecutores y responsables (por escalamiento) .

Procesos automatizados que corren las

24 horas

Workflows con drag-n-drop de acciones MA


Nuestros formularios inteligentes le permiten automatizar el ingreso de datos recabados a través de su página web, manteniendo todo integrado y con tracking de visitas y preferencias de cada contacto.

Mantenga su base de datos completa y actualizada sin esfuerzo y muestre folletos desde el Doc Center.

Implemente sus procesos automáticos para finanzas, administración, ventas, marketing, producción, …

Lista de contactos

registrados por la web.

0

Los datos ingresados en el

formulario se registran directo en su base de datos

del CRM.

Formularios inteligentes integrados MA

Internet

Procesamiento Automático de Mails (AMP Automatic Mail Processing)