Kỹ năng soạn thảo VB

Bài 1: Những vấn đề chung về văn bản

DWS104_Bai1_v2.0013101228 1

BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN BẢN

Xin chào các bạn học viên!

Rất hân hạnh được gặp các bạn trong bài 1 Những vấn đề chung về văn bản. Kỹ thuật soạn thảo văn bản là công cụ đắc lực cho các nhà lãnh đạo và quản lý điều hành và quản lý doanh nghiệp. Kỹ thuật soạn thảo văn bản giúp các nhà lãnh đạo và quản lý soạn thảo ra các văn bản có chất lượng cao dùng vào quản lý doanh nghiệp. Vì vậy nó chiếm vị trí hết sức quan trọng trong hệ thống các môn học cho sinh viên các trường kinh tế. Những vấn đề chung về văn bản giúp chúng ta hiểu rõ được các giá trị chung của văn bản dùng trong quản lý tổ chức.

Mục tiêu Nội dung

Mục tiêu cơ bản của bài là hiểu được các loại văn bản, thể thức chung của văn bản và quy trình soạn thảo văn bản.

Mục tiêu cụ thể là:

Hiểu được các khái niệm cơ bản của văn bản;

Hiểu được các văn bản dùng trong quản lý doanh nghiệp;

Hiểu được yêu cầu về nội dung của văn bản;

Hiểu được thể thức chung của văn bản và áp dụng vào các loại văn bản.

Lịch sử ra đời văn bản;

Những khái niệm chung về văn bản;

Các loại văn bản;

Các yêu cầu đối với nội dung văn bản;

Thể thức chung về văn bản;

Quy trình soạn thảo văn bản.


2 DWS104_Bai1_v2.0013101228

CÁC TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống 1

Ông Trần Văn Gió và ông Nguyễn Văn Mưa là bạn lâu năm với nhau. Ông Trần Văn Gió cho ông Nguyễn Văn Mưa vay 10 triệu đồng để mua xe ô tô con với điều kiện trả lại sau 2 năm với lãi suất 10% một năm. Sau 2 năm ông Nguyễn Văn Mưa không nói gì đến số tiền vay trên và ông Trần Văn Gió hỏi đến thì ông nguyễn Văn Mưa nói là ông không hề vay đồng nào. Vì không làm giấy tờ giao nhận nên ông Trần Văn Gió không có bằng chứng chứng minh sự vay mượn trên và đã xảy ra cãi vã dẫn đến xung đột giữa hai gia đình.

Câu hỏi Trong tình huống trên, để không xảy ra xung đột giữa hai gia đình thì cần phải làm gì?

Vì không có hợp đồng vay tiền giữa hai người cho nên không có bằng chứng chứng minh ai đúng, ai sai. Để ngăn chăn tình trạng trên thì khi các bên vay mượn tiền cần phải viết hợp đồng vay tiền. Hợp đồng vay tiền là một loại văn bản trong chương soạn thảo hợp đồng dân sự.

Soạn thảo văn bản là một kỹ năng rất quan trọng cho các cán bộ quản lý nói chung.

Tình huống 2

Ông Phạm Văn Sấm là giám đốc một công ty. Khi xuống làm việc với một xí nghiệp trong công ty, ông đã ra lệnh cho xí nghiệp tiếp tục thi công công trình mà không cần các biện pháp bảo vệ nền của các dàn chống đổ bê tông. Sau một cơn mưa rất to toàn bộ nền của các dàn chống trên bị sói mòn đã dẫn đến sập toàn bộ công trình. Khi thanh tra hỏi đến thì ông cho rằng tất cả các lỗi trên là do xí nghiệp không có biện pháp bảo vệ thi công hữu hiệu. Khi nói đến lệnh của ông thì ông nói rằng ông không hề ra lệnh đó. Vì không có bằng chứng nên cấp dưới phải chịu hoàn toàn trách nhiệm.

Câu hỏi Trong tình huống trên chúng ta cần làm gì để quy kết trách nhiệm đúng người?

Vì lời nói gió bay nên không có bằng chứng chứng thực mệnh lệnh của giám đốc. Do vậy khi giám đốc chối không ra lệnh thì không có gì kết tội ông ta được. Để gắn trách nhiệm của ông ta vào sự cố trên thì khi giám đốc ra lệnh bằng miệng thì lập tức phải được hợp pháp hóa bằng văn bản để gắn trách nhiệm của cá nhân vào công việc.

Văn bản là công cụ cho các nhà quản lý thực hiện các hoạt động lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp. Vì vậy nó rất cần thiết cho cán bộ quản lý và lãnh đạo nói chung


DWS104_Bai1_v2.0013101228 3

1.1. Khái niệm, chức năng của văn bản

1.1.1. Khái niệm về văn bản

Lịch sử phát triển của văn bản

Từ khi chế độ cộng sản nguyên thuỷ tan rã, giai cấp xuất hiện, con người bắt đầu có nhu cầu ghi chép những công việc cần thiết của cá nhân, gia đình hay cộng đồng. Cộng đồng cần có phương tiện để ghi chép công nợ, ghi chép những thỏa thuận về việc trao đổi, mua bán của cải vật chất, đất đai, con người,... Những yêu cầu đó đã làm xuất hiện chữ viết. Từ khi có chữ viết, con người đã sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau để ghi và truyền đạt thông tin cho nhau, văn bản xuất hiện. Lúc đầu con người sử dụng văn bản vào việc ghi chép công nợ, sau đó sử dụng vào ghi chép các quy định của cộng đồng trong đời sống xã hội nói chung, sau nữa sử dụng vào quản lý quốc gia và hình thành nền hành chính quốc gia đã tạo ra sự thống nhất hành động xã hội, làm tiền đề cho sự ổn định và phát triển xã hội, và sau này các doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống văn bản như là công cụ quản lý doanh nghiệp. Đến nay, chúng ta thấy văn bản phủ khắp tất cả các lĩnh vực hành động xã hội trong đời sống của con người.

Khái niệm về văn bản

Theo nghĩa chung nhất, văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đi những thông tin nhất định đến người sử dụng. Nếu xét về mặt ngôn ngữ thì văn bản là đơn vị ngôn ngữ lớn nhất, bậc cao nhất mang tính toàn văn, toàn nghĩa và tiếp đó đến câu, từ, hình vị, âm vị (văn bản, câu, từ, hình vị, âm vị). Song, nếu xét như vậy, văn bản được coi như một bản văn với nhiều nghĩa sử dụng khác nhau trong đời sống hàng ngày. Khi văn bản được sử dụng c với vai trò là công cụ quản lý văn hóa xã hội và các tổ chức, thì nó chứa đựng thông tin hẹp trong các phạm vi nhất định.

Khái niệm (theo nghĩa hẹp)

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết, nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác, với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo.

Vai trò của văn bản

Xã hội càng văn minh, càng phát triển thì các mối quan hệ xã hội càng phong phú, phức tạp và đa dạng. Ngoài mối quan hệ giữa các quốc gia, mối quan hệ trong một quốc gia cũng ngày càng nhiều tầng, nhiều lớp, đa phương, đa tuyến. Ngay trong


4 DWS104_Bai1_v2.0013101228

một doanh nghiệp hay cơ quan tổ chức kinh tế xã hội thì các mối quan hệ cũng phức tạp. Mặt khác, cuộc sống hàng ngày cũng đòi hỏi con người gắn bó ngày càng mật thiết hơn trong nhiều mối quan hệ hợp tác, trao đổi, mua bán... Sự xuất hiện và phát triển của hệ thống văn bản quản lý kinh doanh giao dịch là tất yếu của quá trình phát triển của xã hội loài người.

Vai trò

nhà nước sử dụng hệ thống văn bản để hình thành nền hành chính quốc gia, để thống nhất quá trình quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội và hành chính.

Các doanh nghiệp sử dụng văn bản như là công cụ đắc lực trong việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của mình.

Công dân dùng văn bản để chuyển những nguyện vọng, nhu cầu, mong muốn cho nhau hoặc cho các cơ quan có thẩm quyền.

Vì thế, xã hội càng phát triển cao, thì văn bản càng chiếm vị trí quan trọng trong hoạt động xã hội, nó là thước đo sự phát triển của xã hội, là phương tiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội, là căn cứ, chuẩn mực cho mọi hoạt động của các cấp, các ngành, các đơn vị, cơ quan, tổ chức kinh tế xã hội.

1.1.2. Chức năng của văn bản

Chức năng thông tin

Văn bản chứa đựng các thông tin thể hiện bằng ngôn ngữ viết. Chúng ta dùng văn bản để chuyển các thông tin đó cho những người sử dụng với những mục đích nhất định tùy thuộc vào ý đồ của người viết. Do vậy, văn bản là công cụ truyền tin được nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng trong quá trình quản lý tổ chức và xã hội. Để văn bản có hiệu dụng cao trong công tác quản lý, thông tin trong văn bản phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

o Thông tin trong văn bản phải phản ánh đúng và trung thực bản chất của các sự kiện, hiện tượng xã hội đã xảy ra.

o Thông tin trong văn bản phải thể hiện chính xác các hoạt động trong lôgic của không gian và thời gian nhất định.

o Thông tin trong văn bản phải phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động, các mối quan hệ liên quan tới sự kiện, hiện tượng diễn ra.

o Thông tin trong văn bản phải được thu thập và xử lý theo phương pháp khoa học.

Vì thế, sự cần thiết phải có đầy đủ thông tin, xử lý một cách khoa học các thông tin để soạn thảo văn bản cũng như khai thác mọi thông tin qua hệ thống văn bản là một yêu cầu bắt buộc đối với người lãnh đạo, người quản lí, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường.

Chức năng pháp lí

Chức năng pháp lí của văn bản được thể hiện trong nội dung các văn bản chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ luật pháp tồn tại trong xã hội, trong


DWS104_Bai1_v2.0013101228 5

việc vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tiễn cũng như việc giải quyết các nhiệm vụ có tính bắt buộc theo quy định của pháp luật. Nội dung trong văn bản chính là những phát ngôn chính thức của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Vì thế, văn bản là cơ sở pháp lí cho hoạt động của mọi cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị xã hội. Các mối quan hệ xã hội, các ràng buộc về mặt pháp lí giữa các ngành, các cấp, giữa các cơ quan cũng như trong nội bộ đều được thực hiện thông qua hệ thống văn bản. Văn bản là cơ sở pháp lí mang tính chuẩn mực và cưỡng chế trong việc vận dụng, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong xã hội, trong đời sống thực tế. Vì vậy, để quán triệt và nâng cao tính pháp lí của văn bản, để văn bản thực sự là công cụ sắc bén thì việc soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến những vấn đề sau:

o Văn bản phải đúng thể thức theo quy định thống nhất chung được thể hiện trong văn bản chuẩn của nhà nước.

o Ban hành văn bản phải đúng thẩm quyền. Theo quy định chung, mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội đều có những chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định. Pháp luật thừa nhận thẩm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ quan, mỗi cấp, mỗi ngành.

o Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái với văn bản của cơ quan cấp trên, hay nói cách khác phải đảm bảo tính thống nhất.

Chức năng quản lý và điều hành

Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định quản lý. Quản lý là hệ thống các biện pháp nhằm điều khiển hoạt động của một đối tượng nào đó theo những mục tiêu đã định trước, trên cơ sở tính toán đầy đủ những điều kiện, những nhân tố ảnh hưởng nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao. Hệ thống các biện pháp đó chủ yếu được chuyển tải và truyền đạt thông qua hệ thống văn bản.

Ở bất kì quốc gia nào, nhà nước cũng đều quản lý đất nước thông qua hệ thống văn bản. Hệ thống văn bản luôn chứa đựng những chuẩn mực và giá trị xã hội thích hợp với mỗi giai đoạn của lịch sử. Mọi chủ thể của xã hội, để thực hiện việc quản lý trong phạm vi đảm nhiệm của mình đều cần phải thông qua hệ thống văn bản. Hệ thống văn bản đó thể chế hóa các vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc, quan hệ giữa các cấp, giữa các bộ phận trong đơn vị... để tạo ra sự thống nhất trong mọi hoạt động chung. Người lãnh đạo, người quản lý luôn phải đưa ra những quyết định quản lý sau khi đã thu thập, xử lý, phân tích một cách đầy đủ và toàn diện những thông tin cần thiết) thông qua hệ thống văn bản quản lý giao dịch. Cấp dưới cũng như người lãnh đạo, đối tác cũng phải thực hiện những hoạt động theo những quyết định quản lý trong hệ thống các loại văn bản quản lý. Do vậy, văn bản được xác định là công cụ cho nhà nước quản lý và điều hành xã hội, cũng như các nhà lãnh đạo quản lý tổ chức. Để văn bản thực sự là công cụ quản lý điều hành, các nhà lãnh đạo cần phải tổ chức các hệ thống văn bản sau: o Hệ thống văn bản phản ánh định hướng hoạt động trong ngắn hạn cũng như dài hạn

(như chiến lược, kế hoạch, dự án, chương trình, các giải pháp kinh tế, kỹ thuật,…).


6 DWS104_Bai1_v2.0013101228

o Hệ thống văn bản thể hiện các quy định trong hoạt động là cơ sở tiền đề cho các hoạt động diễn ra (như: luật, nghị định, thông tư, nghị quyết, quyết định, điều lệ, quy chế, nội quy, quy trình, quy phạm…).

o Hệ thống các văn bản phản ánh kết quả hoạt động (như: báo cáo, các loại biên bản…).

o Hệ thống các văn bản thể hiện trao đổi thông tin qua lại giữa các tổ chức với nhau, giữa các cá nhân với nhau và với tổ chức, tổ chức với cá nhân, giữa các bộ phận trong tổ chức (như: công văn, thông báo, tờ trình, đơn,…).

Qua hệ thống văn bản, ta có thể phát hiện được những bất cập, bất hợp lý trọng hoạt động của guồng máy quản lý của mỗi cơ quan. Điều đó cũng cho phép đánh giá trình độ tổ chức, khả năng sáng tạo, tinh thần chấp hành, ý thức tôn trong pháp luập, chấp hành những quy định, quyết định quản lý của cấp trên và sự vận dụng các văn bản cấp trên vào thực tiễn chỉ đạo hoạt động của cơ quan đơn vị mình. Vì vậy, hệ thống văn bản trong mỗi cơ quan phải quán triệt được việc giải quyết hài hòa các mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, quan hệ trên - dưới, cũng như các mối quan hệ khác của toàn xã hội. Nói cách khác, khi một văn bản mới ra đời phải cùng với các loại văn bản khác trước đó tạo thành một hệ thống, một thể thống nhất, tạo ra những mối quan hệ hợp lý trong nội bộ cũng như toàn xã hội; đồng thời thể hiện sự tác động qua lại giữa những người lãnh đạo và những người bị lãnh đạo, giữa các cấp, các ngành.

Kiểm tra là điều kiện tiên quyết và tất yếu nhằm đảm bảo cho bộ máy hoạt động có hiệu quả. Thông qua công tác kiểm tra, các cấp các ngành có thể phát hiện được những hiện tượng quan liêu, đánh giá đúng đắn năng lực lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm, tính năng động, ý thức chấp hành pháp luật nhà nước của những cơ quan, cán bộ cấp dưới. Trên cơ sở phát hiện những thiếu sót đó, từng cơ quan sẽ ngăn chặn được những sai lầm và đề ra những biện pháp khắc phục. Với công tác kiểm tra thì hệ thống văn bản có ý nghĩa rất quan trọng, nó được kiểm tra xem xét trên các giác độ sau đây:

o Kiểm tra tính hợp lý của việc xuất hiện hay ban hành văn bản. Một văn bản mới ra đời là phải xuất phát từ yêu cầu của thực tiễn, phù hợp với điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định. Nó không được trái với nội dung của văn bản của cấp trên cũng như với những văn bản đã ban hành trước đó.

o Kiểm tra thực hiện nội dung của văn bản và kết quả đạt được. Điều đó có nghĩa là phải xét xem văn bản có tính khả thi hay không, nói cách khác là có phù hợp với yêu cầu của cuộc sống, quyền lợi và khả năng của đối tượng thi hành hay không.

Có thể nói, qua kiểm tra, nghiên cứu văn bản mới phát hiện ra được những khiếm khuyết, những thiếu sót của văn bản, rút ra được những nguyên nhân dẫn đến sai lầm để khắc phục, rút ra những kinh nghiệm thành công hay thất bại trong công tác


DWS104_Bai1_v2.0013101228 7

quản lý. Từ đó đánh giá được năng lực, trách nhiệm của từng bộ phận, của từng cán bộ, cũng như của cả bộ máy quản lý.

Chức năng văn hoá xã hội và sử liệu

Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người, sản phẩm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức... trong quá trình phấn đấu vươn đến Chân Thiện Mỹ. Qua văn bản, ta có thể thấy được sự ứng xử của con người, của xã hội đối với thiên nhiên, đối với chính con người cũng như đối với mọi vấn đề thực tiễn. Toàn bộ hoạt động, tri thức hay kinh nghiệm của con người, của xã hội đều được thể hiện ở hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản, ta có thể hiểu được những định chế cơ bản trong lối sống, nếp sống văn hoá của từng thời kì lịch sử. Thông qua hệ thống văn bản, chủ thể ban hành có thể đưa vào đó các yếu tố văn hoá, các giá trị truyền thống, các phong tục tập quán tốt đẹp của dân tộc nhằm giáo dục công dân. Chủ thể ban hành văn bản có thể đưa vào văn bản những kiến thức pháp luật và nhờ đó nâng cao ý thức và sự hiểu biết pháp luật của nhân dân, hướng cách xử sự của mỗi cá nhân hay tập thể phù hợp với các quy định của pháp luật và phù hợp với bản sắc văn hoá dân tộc.

Mọi văn bản ra đời đều bắt nguồn từ nhu cầu xã hội, từ yêu cầu của các mối quan hệ xã hội, chúng phản ánh các mối quan hệ xã hội. Bất kì một văn bản mới nào đó ra đời cũng đều phải hướng vào một quan hệ, chung hoặc cụ thể. Do vậy, qua văn bản, ta có thể nhận biết được những vấn đề xã hội đã và đang nảy sinh trên thực tiễn và cách thức giải quyết những vấn đề đó trong những điều kiện hoàn cảnh cụ thể nhất định. Sau khi ra đời, văn bản sẽ điều chỉnh một hay một số mối quan hệ xã hội nào đó đang tồn tại, hay nhằm tạo ra những mối quan hệ xã hội mới cho phù hợp với hoàn cảnh và với sự tiến bộ của xã hội.

Chức năng sử liệu của văn bản được thể hiện ở chỗ, chúng phản ánh những biến cố xã hội, những sự kiện lịch sử đã hoặc đang xảy ra. Mọi biến cố lịch sử, mọi biến cố của cuộc sống, xã hội đương đại đều được phản ánh trong nội dung của hệ thống văn bản. Thông qua hệ thống văn bản, người ta có thể nhận biết được những biến cố, những sự kiện, những vấn đề kinh tế, chính trị, văn hoá và xã hội của thời điểm ban hành văn bản. Chúng như những bức tranh lịch sử phản ánh thực tại xã hội. Những văn bản chứa đựng chúng được lưu giữ, qua thời gian, chúng trở thành những vật chứa sử liệu quan trọng. Qua nghiên cứu hệ thống văn bản, ta có thể thu lượm được nhiều thông tin hữu ích nếu đứng trên góc độ sử liệu. Nó phản ánh mọi hoạt động của một xã hội hay của từng cơ quan, đơn vị qua các mốc thời gian một cách trọn vẹn, không hề bị thêm bớt hay bóp méo. Vì vậy, khi nghiên cứu lịch sử, người ta cần phải dựa vào hệ thống văn bản.

1.1.3. Phân loại văn bản

Hệ thống văn bản rất phong phú, phức tạp, cần phải phân loại chúng để có phương

pháp soạn thảo và quản lí chúng cho thích hợp. Có nhiều cách phân loại, ở đây ta chỉ

nghiên cứu một số cách phân loại cơ bản sau:


8 DWS104_Bai1_v2.0013101228

1.1.3.1. Phân loại chung

Phân loại theo loại hình quản lí

o Văn bản quy phạm pháp luật.

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, nhằm ban hành các quy tắc xử sự chung được nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng thống nhất như mục tiêu phát triển xã hội trong hiến pháp quy định.

Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:

Pháp lệnh, nghị quyết do Uỷ ban thường vụ Quốc hội ban hành.

Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.

Hiến pháp, luật, nghị quyết do Quốc hội ban hành.

Nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.

Quyết định, chỉ thị, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ.

Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, quyết định, chỉ thị, thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.

Nghị quyết, thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền,

giữa cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội.

Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp.

Quyết định, chỉ thị của Uỷ ban nhân dân các cấp.

o Văn bản tác nghiệp hành chính (quản lí hành chính)

Văn bản tác nghiệp hành chính là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội và thường có tỷ trọng lớn trong tổng số văn bản được ban hành. Loại văn bản này thường không mang tính quyền lực, không đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước, mà chỉ nhằm mục đích quản lí, giải quyết các công việc cụ thể, thông tin, phản ánh tình hình hay ghi chép công việc phát sinh... Văn bản quản lí hành chính gồm những loại chủ yếu như: Công văn, Thông báo, Thông cáo, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Công điện, Đơn các loại, Phiếu gửi, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường,…

o Văn bản phải chuyển đổi

Đó là những loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành một văn bản khác. Ví dụ như quy chế, nội quy, quy định, điều lệ... phải có một quyết định ban hành thì chúng mới có giá trị pháp lý.

Theo đặc trưng nội dung

Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội: Là các văn bản của các tổ chức đảng, đoàn thể: Thanh niên, phụ nữ, các hội,...

Văn bản kinh tế: là những văn bản mà trong đó có chứa đựng những nội dung về kinh tế, kinh doanh như: Hợp đồng kinh tế, dự án đầu tư...


DWS104_Bai1_v2.0013101228 9

Văn bản kĩ thuật: Là những văn bản có tính kỹ thuật thuần tuý như: Luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật,...

Văn bản ngoại giao: Đó là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: Công ước quốc tế, công hàm, hiệp ước, hiệp định, tối hậu thư,...

Ngoài ra còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp luật, văn bản an ninh, quốc phòng,...

Phân loại theo kỹ thuật chế tác:

Văn bản giấy: Đó là những văn bản được soạn thảo và in ra trên chất liệu giấy thông thường. Đây là loại văn bản cơ bản trong lịch sử của nhân loại, gắn liền với kĩ nghệ giấy và in ấn.

Văn bản điện tử: Đó là loại văn bản được soạn thảo trên các phương tiện kỹ thuật thông tin viễn thông mới gắn liền với công nghệ điện tử. Loại văn bản này xuất hiện trong những năm gần đây khi mà tin học, chế bản điện tử, sách điện tử được sử dụng. Loại văn bản này có ưu điểm gọn, nhẹ và thuận tiện trong cả soạn thảo, chuyển phát và khai thác sử dụng.

1.1.3.2. Phân loại văn bản trong doanh nghiệp

Văn bản trong doanh nghiệp được chia thành các lớp như sau:

Văn bản tác nghiệp hành chính là các văn bản dùng để trao đổi thông tin qua nhằm phối kết hợp công tác.

Văn bản hợp đồng dân sự là các giao kèo kinh tế dịch vụ mà doanh nghiệp ký kết với công dân.

Văn bản hợp đồng kinh tế thương mại là các giao kèo giữa các doanh nghiệp ký kết với nhau nhằm thực hiện các trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc liên kết kinh tế.

Văn bản quản lý kinh tế là các văn bản quy định những hoạt động kinh tế diễn ra theo các tính toán nhất định như: Chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đề án, dự án, chương trình hoạt động, các giải pháp kinh tế kỹ thuật.

Văn bản quản lý tổ chức là các văn bản quy định các hoạt động của tổ chức nhằm thống nhất hành động như: Điều lệ doanh nghiệp, quy chế nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, các nội quy, quy trình nghiệp vụ, quy trình quy phạm kỹ thuật, kinh tế.

1.2. Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

1.2.1. Các yêu cầu về hình thức văn bản

Những yêu cầu về hình thức đối với văn bản quản lý đặt ra cho người soạn thảo văn bản nhiệm vụ là: Phải sắp xếp, bố cục các phần văn bản một cách khoa học và lôgic,


10 DWS104_Bai1_v2.0013101228

sử dụng ngôn ngữ và văn phạm để phản ánh ý chí của nhà nước được trung thực, khách quan, dễ hiểu, dễ thực hiện và dễ áp dụng vào thực tế công tác quản lý nhà nước. Văn bản phải được thể hiện trên khổ giấy A4 sạch sẽ, không nhàu nát.

Khi thể hiện văn bản phải thống nhất cách trình bày theo một kiểu nhất định. Hiện nay có hai cách trình bày như sau: Trình bày theo kiểu luật

pháp là cách trình bày diễn đạt bao gồm: Chương, mục, điều, khoản (trong chương có mục, trong mục có điều, trong điều có khoản). Các văn bản nhỏ chỉ có điều và khoản

như các hợp đồng dân sự và kinh tế thương mại, cũng có văn bản chỉ có điều mà không có khoản như quyết định. Do vậy tùy thuộc vào loại văn bản mà lựa chọn cách thể hiện cho hợp lý. Trình bày tự do là kiểu trình bày theo kết cấu nhất định do người soạn thảo lựa chọn. Trong thực tế người ta thường trình bày theo kiểu: Chương, mục lớn, mục nhỏ, tiểu mục (trong chương có mục lớn, trong mục lớn có mục nhỏ, trong mục nhỏ có tiểu mục). Tùy theo các văn bản dài hay ngắn mà có thể dùng chương hay phần cho kết cấu. Khi trình bày theo kiểu tự do chúng ta phải thống nhất cách gọi tên các kết cấu trong văn bản. Có thể gọi theo hai cách sau:

Chương I:… Chương I:…

I: … 1.1:…

1:…. 1.1.1:…

a: …. 1.1.1.1:…

1.2.2. Các yêu cầu về nội dung của văn bản

Nội dung của văn bản phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau đây:

Nội dung văn bản phải có tính mục đích

Văn bản phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, tức là phải trả lời được các câu hỏi: Ban hành để làm gì? Giải quyết mối quan hệ nào? Giải quyết đến đâu? Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện trong khả năng phản ánh được mục tiêu của các chủ trương đường lối chính sách của Đảng, nhà nước cũng như những chủ trương của các cấp lãnh đạo và các cấp quản lý. Nó phải là sự cụ thể hóa các văn bản của cấp trên vào giải quyết những vấn đề quản lý cụ thể của cơ quan một cách sáng tạo và kịp thời. Ngoài ra, tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện cả ở việc phản ánh đúng đắn và đầy đủ những lợi ích, tâm tư, nguyện vọng của những thành viên trong cơ quan, đơn vị.

Văn bản phải có tính khoa học

Văn bản có tính khoa học là văn bản có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết. Các sự kiện, biến cố, hay nói cách khác nội dung của văn bản phải chính xác, không dùng những thông tin, sự kiện quá cũ, quá lạc hậu. Nội dung các mệnh lệnh, ý tưởng phải rõ ràng, mạch lạc, không bị người đọc hiểu nhầm.


DWS104_Bai1_v2.0013101228 11

Do vậy người soạn thảo cần phải dưa vào các căn cứ khoa học sau để thể hiện nội dung:

o Căn cứ vào các văn bản pháp quy của nhà nước và các quy định của ngành;

o Căn cứ vào ý đồ của các nhà lãnh đạo;

o Căn cứ vào các lý thuyết khoa học;

o Căn cứ vào tình hình thực tế các đơn vị.

Văn bản phải có tính khả thi

Văn bản có tính khả thi là văn bản phải đáp

ứng các vấn đề như: Phải đưa ra được những

vấn đề xuất phát từ yêu cầu khách quan của

thực tiễn gắn với những điều kiện cụ thể nhất

định như tình hình của đối tượng, khả năng

mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản;

yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa

là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng

mọi mặt của đối tượng thi hành, phù hợp với yêu cầu của các quy luật khách quan.

Mọi quy định trong văn bản phải biết gắn giữa quyền với nghĩa vụ đi đôi với

những điều kiện cụ thể để thực hiện những quyền và nghĩa vụ đó. Nói như vậy có

nghĩa là văn bản phải có khả năng thực hiện được, thắng lợi và có hiệu quả. Trên

thực tế, có không ít văn bản không thể hiện được chuẩn mực đó, có chăng chỉ là ý

chủ quan của người ban hành.

Văn bản phải có tính quy phạm

Văn bản quản lý nhìn chung là truyền đạt ý chí của các cơ quan và để chúng có

hiệu lực thì tùy theo loại văn bản, cần phải viết nội dung có hàm chứa những vấn

đề có tính quy phạm. Tính quy phạm thường được thể hiện dưới hình thức những

mệnh lệnh, những yêu cầu, những cấm đoán và cả những hướng dẫn hành vi, cách

xử sự của đối tượng tiếp nhận văn bản. Một văn bản mà nội dung có tính quy

phạm là văn bản, mà trong đó có chứa những giả định (những điều kiện, hoàn cảnh

và chủ thể cần tác động), trong trường đó thì chủ thể phải xử sự như thế nào (quy

định) và nếu không thực hiện được thì sẽ bị xử lý như thế nào? (chế tài). Trên thực

tế, không phải mọi văn bản đều có tính quy phạm, mà chỉ những văn bản mang

tính pháp lí như văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng quy phạm pháp luật thì tính quy phạm mới được thể hiện rõ. Tính quy phạm còn thể hiện người

soạn thảo sử dụng ngôn ngữ viết để thể hiện nội dung một cách rõ ràng, rành

mạch, cụ thể, ngắn gọn, dễ hiểu, dễ thực hiện.

1.2.3. Yêu cầu về thể thức văn bản

Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành. Thể thức văn bản chỉ được áp dụng trong những văn bản ít nhiều mang tính pháp lý, hay là cơ sở đảm bảo tính pháp lý của các đơn vị cơ quan tổ chức kinh tế xã hội trong quá trình hoạt động. Các thành phần và cách trình bày, sắp xếp trong thể thức văn bản, cho đến nay vẫn tuân thủ theo những quy định của cơ


12 DWS104_Bai1_v2.0013101228

quan nhà nước có thẩm quyền tại các văn bản đã ban hành. Theo những quy định chung của nhà nước thì các văn bản phải tuân thủ các quy định về thể thức sau:

Thể thức văn bản

Quốc hiệu

Tên tác giả, nhóm tác giả

Số và kí hiệu văn bản

Địa danh, thời gian

Tên văn bản và trích yếu nội dung

Nội dung của văn bản

Chữ kí

Dấu cơ quan

Nơi nhận

Dấu chỉ mức độ "mật" và "khẩn"

Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, E - mail của cơ quan

Quốc hiệu

Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của quốc gia. Từ ngày 12/10/1945 là:

VIỆT NAM DÂN CHỦ CỘNG HÒA

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Từ ngày 12/8/1976 là:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Quốc hiệu được trình bày ở dòng đầu tiên, trang đầu tiên trong phạm vi 2/3 về phía phải của văn bản. Theo quy ước dòng đầu là phông chữ ".VnTimeH, cỡ 12", dòng dưới là phông chữ " .VnTime, cỡ 14", viết hoa âm đầu của mỗi từ và giữa các từ cách nhau bởi dấu gạch ngang. Nếu viết tay thì dòng đầu viết in hoa, dòng sau viết thường.

Tên tác giả, nhóm tác giả

Tên tác giả, nhóm tác giả là tên của cơ quan đơn vị ban hành văn bản hay liên cơ quan ban hành văn bản. Nếu cơ quan đứng đầu một cấp hành chính nhà nước thì dù là trung ương hay địa phương đều được ghi độc lập. Nếu cơ quan trực thuộc thì phải ghi tên cơ quan chủ quản trước từ cấp bộ chủ quản hoặc Ủy ban nhân dân tỉnh hoặc thành phố đến đơn vị ra văn bản. Tác giả ghi ở dòng đầu tiên, trang đầu tiên trong phạm vi 1/3 về phía trái văn bản. Thường dùng phông chữ .VnTimeH, cỡ 12, đơn vị ra văn bản thì phải in đậm, nếu viết tay phải viết in hoa. Tác giả không được phép viết tắt (trừ theo thông lệ như UBND, HĐND), không được phép viết xuống dòng ở một cấp nào đó. Đối với văn bản ra chung của các đơn vị thì phải ghi rõ liên đơn vị đó.

Ví dụ:

L

LIÊN BỘ TÀI CHÍNH – BỘ QUỐC PHÒNGUBND HUYỆN TỬ LIÊM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI


DWS104_Bai1_v2.0013101228 13

Số và kí hiệu văn bản

Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm. Đối với những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì đánh số thứ tự theo nhiệm kì không theo năm. Có thể đánh số tổng hợp, cũng có thể đánh số phân loại theo loại văn bản hay lĩnh vực mà văn bản điều chỉnh. Văn bản đầu tiên của ngày 01 tháng 01 mang số 01. Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì bên cạnh số còn ghi năm ban hành.

Kí hiệu văn bản là chữ cái đầu của tổ hợp tên loại văn bản và tên của đơn vị ra văn bản, bao gồm hai phần: Kí hiệu của tên loại văn bản và tên cơ quan ra văn bản. Đối với văn bản không có tên gọi (công văn) thì không có kí hiệu tên văn bản mà chỉ có kí hiệu đơn vị ra văn bản, có thể ghi thêm kí hiệu bộ phận ra văn bản.

Ví dụ: Số: 15/QĐ-UB (quyết định số 15 của Uỷ ban), Số: 2134/2008/NĐ-CP (nghị định 2134 của chính phủ), Số: 1461/UB –VP (công văn số 1461 của ủy ban do văn phòng ủy ban soạn thảo).

Với các văn bản do nhiều cơ quan cùng ban hành thì phải ghi liên cơ quan trong kí hiệu, ví dụ, Số: 1543/2008/TTLT-BTC-BYT (thông tư liên tịch do Bộ Tài chính và Bộ Y tế ban hành).

Số và kí hiệu văn bản được viết ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

Số: 152/QĐ-TCCB

Địa danh, thời gian

Địa danh là tên địa phương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở chính. Địa danh ghi theo cấp huyện hoặc thị xã hoặc thành phố. Nếu là cơ quan trung ương đóng trên địa bàn tỉnh thì ghi địa danh là tên tỉnh chứ không ghi địa phương đơn vị đóng trụ sở. Văn bản của UBND tỉnh, nếu gửi lên trung ương hay ra ngoài tỉnh, thì viết địa danh là tên tỉnh, còn gửi cho nội bộ tỉnh thì ghi theo quy định. Ví dụ văn bản của Quảng Ninh gửi ra ngoài tỉnh thi ghi: , nhưng nếu gửi cho các cơ quan trên địa bàn tỉnh thì phải là: Hạ Long, ngày…

Thời gian là thời điểm văn bản hoàn tất các thủ tục hành chính để gửi đến các đơn vị. Với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 vào trước ngày, tháng đó.

Địa danh, ngày tháng được in nghiêng ngay dưới quốc hiệu lệch về bên phải trang giấy.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2008

Tên văn bản và trích yếu nội dung

Tên văn bản là tên gọi văn bản theo phân loại văn bản, ví dụ: Báo cáo, Tờ trình... Riêng công văn thì không ghi tên văn bản. Tên văn bản được viết bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng, nếu đánh máy thường dùng phông chữ .VnTimeH, cỡ 14.

Trích yếu nội dung là một cụm từ tóm tắt ngắn gọn, chính xác nội dung của văn bản.

Ví dụ: Một tờ trình về việc xây dựng một trung tâm thương mại dịch vụ thì ghi là: Về việc xây dựng Trung tâm thương mại dịch vụ. Trích yếu nội dung được in ngay dưới tên loại văn bản. Từ "về việc" có thể viết tắt là "V/v".


14 DWS104_Bai1_v2.0013101228

Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG

V/v điều động cán bộ

Riêng đối với văn bản không có tên gọi (công văn) thì tên văn bản thay bằng dòng Kính gửi:...., còn trích yếu nội dung được ghi ngay dưới số và kí hiệu của văn bản. Văn bản có tên và trích yếu tạo thành tổ hợp tên thống nhất thì ghi cỡ chữ như nhau nhưng tên trên, trích yếu dưới (BÁO CÁO VÀ BIÊN BẢN HỘI NGHỊ).

Ví dụ: BÁO CÁO

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2008

Hoặc:

BIÊN BẢN HỘI NGHỊ

CÁN BỘ CÔNG CHỨC VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 2008

Nội dung của văn bản

Nội dung của văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản, được viết và trình bày tùy theo từng loại văn bản cụ thể. Nội dung được thể hiện ngay dưới tên và trích yếu cho đến hết.

Chữ ký

Đây là thành phần đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản. Phải là người có thẩm quyền kí vào văn bản thì văn bản mới có giá trị pháp lí. Điều này đã được quy định ở một số văn bản quy phạm pháp luật như: Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963, Nghị định 62/CP ngày 22/9/1992 và thông tư 33-BT ngày 10/12/1992 của Bộ trưởng, chủ nhiệm văn phòng chính phủ. Chữ ký bao gồm chức vụ, chữ ký, họ và tên được ghi ở sau nội dung về phía phải văn bản, ngang với "nơi nhận". Nếu ký thay hoặc thừa lệnh thi phải ghi rõ ký thay hoặc thừa lệnh ai và ghi rõ chức vụ. Đối với các trường đại học và viện nghiên cứu, trước họ và tên có thể ghi thêm học hàm học vị, còn các đơn vị khác không được ghi học hàm học vị.

Ví dụ:

Hiệu trưởng KT Bộ Trưởng Giám Đốc

Thứ trưởng

(ký tên) (ký tên) (ký tên)

GS, TS Trần Văn A Nguyễn Văn B Phạm Văn D

Đối với những văn bản do một tập thể thông qua thì trước khi kí phải ghi là thay mặt tập thể đó rồi mới ghi rõ chức vụ, họ tên người ký.

Ví dụ:

T/M UBND HUYỆN

CHỦ TỊCH

Ngoài ra có một số trường hợp cụ thể khác sau:

T/L. GIÁM ĐỐC

TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

Dấu cơ quan

Dấu cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan ra văn bản. Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm quản lí và sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan chỉ có một


DWS104_Bai1_v2.0013101228 15

con dấu. Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ kí của người có thẩm quyền kí. Dấu phải đóng ngay ngắn và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ kí về phía bên trái. Không được đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có nội dung và chữ kí của người có thẩm quyền), không được đóng vàobên phải chữ ký.

Nơi nhận

Nơi nhận là tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành hoặc giải quyết sự việc trong nội dung của văn bản hoặc có liên quan. Nơi nhận được ghi ở dưới nội dung về phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người kí văn bản). Nơi nhận được chia thành mấy nhóm:

o Nhóm có trách nhiệm thi hành.

o Nhóm để báo cáo.

o Nhóm để phối hợp.

o Lưu văn thư.

Riêng với công văn nơi nhận chính còn được ghi ở ngay dưới địa danh và ngày tháng. Còn với tờ trình thì nơi nhận chính được ghi ngay dưới trích yếu nội dung của tờ trình. Nơi nhận viết bằng câu vắn tắt không viết bằng câu thông thường.

Ví dụ:

Nơi nhận:

Đảng ủy, Báo cáo

Công đoàn, Phối hợp

Các đơn vị, Thực hiện

Lưu văn thư

Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn”

Dấu chỉ mức độ "mật" và "khẩn” là dấu hiệu chỉ phạm vi phổ biến và yêu cầu chuyển văn bản nhanh hay bình thường. Có ba mức độ mật: "mật", "tối mật" và "tuyệt mật" và ba mức độ khẩn: "khẩn", "thượng khẩn" và "hoả tốc". Mức độ "mật" và "khẩn" của văn bản là do người kí có thẩm quyền quy định. Dấu chỉ mức độ "mật" và "khẩn" được đóng ở dưới số và kí hiệu của văn bản.

Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, E-mail của cơ quan:

Để tiện trong giao dịch, phần này có thể được trình bày ở chân của văn bản hoặc ở ngoài bì đựng văn bản khi chuyển phát văn bản.

Ngoài ra, đối với những văn bản cần quản lí chặt chẽ về nội dung và số lượng bản phát hành phải ghi tên người đánh máy và số lượng bản. Tên người đánh máy được ghi tắt bằng chữ cái đầu tiên của tên. Tên người đánh máy và số lượng bản được ghi vào khoảng giấy trống giữa Quốc hiệu với địa danh và thời gian về phía bên phải.


16 DWS104_Bai1_v2.0013101228

Toàn bộ các thành phần trên được trình bày, xếp sắp theo quy định chung như

trong bảng sau:

(*): Tên người đánh máy và số bản

(*)

2,5cm

Nhóm tác giả Quốc hiệu

Số và kí hiệu VB Địa danh, ngày...tháng...năm...

TÊN LOẠI VĂN BẢN Trích yếu nội dung

Dấu chỉ mức độ "mật", "khẩn"

NỘI DUNG VĂN BẢN

Nơi nhận

Ký tên Đóng dấu

2 cm 3,5 cm

2,5cm

Mẫu trình bày văn bản có tên gọi (Khổ giấy A4)

Địa chỉ,số điện thoại, telex,fax

Chức vụ người ký văn bản

Họ và tên người ký văn bản


DWS104_Bai1_v2.0013101228 17

(*): Tên người đánh máy và số bản

(*)

2,5 cm

Nhóm tác giả Quốc hiệu

Địa danh, ngày...tháng...năm...

Kính gửi:……….. Độ "mật", "khẩn"

(nếu có)

Trích yếu nội dung

NỘI DUNG VĂN BẢN

Nơi nhận

Ký tên Đóng dấu

2cm 3,5 cm

2,5cm

Mẫu trình bày công văn (khổ giấy A4)

Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax

Chức vụ người ký văn bản

Họ và tên người ký văn bản

Số và ký hiệu văn bản


18 DWS104_Bai1_v2.0013101228

1.3. Quy trình soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản là một việc rất quan trọng, đòi hỏi người soạn thảo phải có trình độ nhất định, phải có đủ trình độ chuyên môn mới có thể soạn thảo được một văn bản có chất lượng tốt, đạt được những mục đích và yêu cầu đặt ra. Người viết văn bản phải tuân theo một quy trình cụ thể. Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, các bước thực hiện được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất. Các nhà khoa học về văn bản học đã đưa ra một quy

trình soạn thảo văn bản qua các bước sau:

1.3.1. Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn định hình khái quát về văn bản định viết, trong đó bao gồm việc xác định mục đích, yêu cầu của việc ban hành, xác định đối tượng tiếp nhận và thực hiện văn bản. Giai đoạn

chuẩn bị cần xác định các yếu tố sau:

Xác định hoàn cảnh bức xúc xuất hiện văn bản;

Xác định mục đích của văn bản;

Xác định nội dung của văn bản;

Xác định tên của văn bản;

Xác định căn cứ cho văn bản gồm:

o Căn cứ vào các văn bản pháp quy của nhà nước và các quy định của ngành;

o Căn cứ vào ý đồ của các nhà lãnh đạo;

o Căn cứ vào các lý thuyết khoa học;

o Căn cứ vào tình hình thực tế của các đơn vị.

1.3.2. Giai đoạn soạn thảo đề cương

Đề cương là bản ghi những vấn đề cơ bản nhất, cốt yếu nhất để dựa vào đó mà phát triển ra khi nghiên cứu trình bày thành một vấn đề hoặc viết thành một văn bản hoàn chỉnh. Với ý nghĩa đó, soạn thảo đề cương là giai đoạn quan trọng. Đề cương càng chi tiết, càng cụ thể, tỉ mỉ bao nhiêu thì việc thể hiện thành văn bản hoàn chỉnh càng thuận lợi bấy nhiêu. Việc soạn thảo một đề

cương thông thường bao gồm những bước sau đây:

Soạn đề cương sơ bộ: Đề cương sơ bộ là dàn bài cơ bản của văn bản, được biểu hiện bằng gọi tên chính xác các tiêu đề, đề mục của văn bản. Mỗi tiêu đề hay đề mục phản ánh nội dung cần có trong văn bản. Các tiêu đề, đề mục cần thể hiện rõ

bản chất của văn bản trong không gian và thời gian cụ thể.

Soạn đề cương chi tiết: Đề cương chi tiết là sự cụ thể hóa đề cương sơ bộ thành các dàn ý cơ bản cho các tiêu đề, đề mục. Khi lập ra các dàn ý đó, chúng ta cần


DWS104_Bai1_v2.0013101228 19

chú ý diễn đạt các số liệu thành biểu bảng, có thể thể hiện bằng cả sơ đồ, biểu đồ, đồ thị… Đề cương càng chi tiết, việc thể hiện chúng thành văn bản hoàn chỉnh

càng dễ dàng.

1.3.3. Giai đoạn viết thành văn bản

Đây là giai đoạn có tính quyết định nhằm chắp nối những ý chính trong đề cương chi tiết thành văn bản hoàn chỉnh thông qua các phương tiện diễn đạt bằng ngôn ngữ. Thực chất bản thảo là sự sử dụng các kỹ thuật liên kết và diễn đạt văn bản để chắp nối đề cương chi tiết thành văn bản. Bản thảo sử dụng tính nghệ thuật viết rất cao, do vậy người soạn thảo cần phải hiểu rõ kỹ thuật và nghệ thuật diễn đạt ngôn ngữ viết và viết một mạch để đảm bảo tính lôgic, thống nhất. Một đề cương có tốt như thế nào đi chăng nữa, nhưng nếu người viết không biết thể hiện nó, không biết diễn đạt những ý tưởng đề ra

thì chất lượng của văn bản vẫn kém.

1.3.4. Giai đoạn sửa văn bản

Sau khi viết xong văn bản, cần phải kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi chính tả... Đây là khâu quan trọng bởi vì không ít trường hợp bị nhầm lẫn, thiếu lôgic, sai về sử dụng từ và văn phạm, mắc lỗi chính tả... Văn bản hiện nay thường được trình bày in ấn bằng máy vi tính, do vậy cần phải kiểm tra cẩn thận bản in trước khi trình kí. Sửa văn bản cần phải có ba người tham gia để đảm bảo chất lượng văn bản. Sau khi viết xong, người viết sửa lại ít nhất là hai lần để đảm bảo chất lượng. Sau đó chuyển cho đồng nghiệp sửa để phát hiện ra các lỗi mà người viết không thể phát hiện ra hoặc lỗi cố tật của người viết. Sau đó chuyển cho chuyên gia sửa để đảm bảo tính khoa học và tính chuyên nghiệp của các chuyên ngành, chuyên môn

khác nhau.

1.3.5. Giai đoạn xét duyệt, kí và ban hành văn bản

Văn bản sau khi sửa xong thì được chuyển cho người có trách nhiệm duyệt. Quá trình

duyệt văn bản là quá trình phát hiện ra các điểm sau:

Văn bản đã đảm bảo thể hiện đầy đủ ý đồ của lãnh đạo chưa;

Văn bản đã tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của luật pháp, chính sách của nhà nước và các quy định của cấp trên hay chưa;

Nội dung của văn bản đã đầy đủ chưa;

Thể thức đã đúng với quy định chưa;

Văn phạm và câu đã chuẩn mực chưa.


20 DWS104_Bai1_v2.0013101228

Sau khi người duyệt văn bản thông qua, thì văn bản được nhân bản theo đúng số lượng đã xác định tại nơi nhận. Sau đó người soạn thảo đệ trình người có trách nhiệm ký vào văn bản. Sau đó chuyển cho văn thư đóng dấu, đăng ký vào sổ văn bản và gửi

đến các đơn vị nhận văn bản.

Tóm Lại: Về mặt khoa học, quy trình soạn thảo văn bản trên là quy trình phổ biến, thường được áp dụng đối với những văn bản lớn, phức tạp bao hàm nhiều nội dung, đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật, các bản điều lệ, quy chế... Tuy nhiên, trên thực tế, không phải soạn thảo văn bản nào cũng phải tuân theo quy trình phổ biến đó mà có thể tuân theo quy trình cá biệt. Không phải bao giờ người soạn thảo văn bản cũng phải soạn thảo một bản đề cương hoàn chỉnh. Đối với những văn bản đơn giản, ít phức tạp như công văn, thông báo... thông thường thì người ta viết trực tiếp rồi sửa lại. Nếu văn bản cần phải lấy ý kiến góp hoàn chỉnh cho văn bản, thì cần phải tổ chức cho những người có kinh nghiệm soạn thảo hoặc có trách nhiệm đóng góp vào văn bản tham gia gia đóng góp ý kiến cho văn bản.


DWS104_Bai1_v2.0013101228 21

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đi những thông tin nhất định đến người sử dụng. Hay nói cách khác, văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu của người hay tổ chức soạn thảo.

Văn bản có giá trị rất lớn đối với quản lý doanh nghiệp như: Văn bản là công cụ truyền tin, văn bản là công cụ cho các nhà lãnh đạo điều hành doanh nghiệp, văn bản có giá trị pháp lý nhất định nhằm bắt buộc các bộ phận, cá nhân tuân thủ theo, văn bản còn thể hiện truyền thống văn hóa, các quan hệ xã hội và là bằng chứng lịch sử.

Văn bản trong doanh nghiệp được chia thành các lớp như sau: Văn bản tác nghiệp hành chính, Văn bản hợp đồng dân sự, Văn bản hợp đồng kinh tế thương mại, Văn bản quản lý kinh tế, Văn bản quản lý tổ chức.

Văn bản cần đáp ứng các yêu cầu về nội dung như: Nội dung phải có tính mục đích, có tính quy phạm, có tính khoa học và tính khả thi.

Văn bản phải tuân thủ theo quy định thể thức của nhà nước. Thể thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành. Thể thức văn bản chỉ được áp dụng trong những văn bản ít nhiều mang tính pháp lý, hay là cơ sở đảm bảo tính pháp lý của các đơn vị cơ quan tổ chức kinh tế xã hội trong quá trình hoạt động.

Quy trình soạn thảo văn bản là cách thức tiến hành, là các bước công việc được sắp xếp theo những trình tự cụ thể nhất định để soạn thảo ra văn bản một cách khoa học nhất.


22 DWS104_Bai1_v2.0013101228

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Tại sao xã hội cần sử dụng các hệ thống văn bản trong công tác tổ chức quản lý xã hội ?

2. Các khái niệm chung và riêng của văn bản, khác nhau như thế nào?

3. Các chức năng cơ bản của văn bản và vai trò của chúng trong quản lý tổ chức?

4. Nêu các loại văn bản thường dùng trong xã hội và các văn bản trong quản lý doanh nghiệp?

5. Tại sao văn bản cần phải có những yêu cầu về nội dung và chúng là gì?

6. Tại sao văn bản phải cần có thể thức thống nhất và các tiêu thức của thể thức như thế nào?

7. Tại sao phải tuân thủ theo quy trình soạn thảo văn bản thống nhất và các bước của quy trình soạn thảo văn bản là gì?

Law

Kỹ năng soạn thảo VB