VIAMI Software

Kỹ năng soạn thảo văn bản

Lê Ngọc Quang

Nội Dung

➔ Phân loại văn bản➔ Qui tắc chung cho soạn thảo văn bản➔ Qui ước soạn thảo văn bản➔ Hình thức văn bản qui chuẩn và ”lọt mắt”➔ Mẹo sử dụng các công cụ soạn thảo văn bản➔ Phương pháp sử dụng Style➔ Phương thức gửi văn bản qua e-mail

Tiếp nhận và xử lý thông tin

LOGICHiểu

Suy xétPhân tích

...Phản ứng

CẢM XÚCThích ↔ ghétVui ↔ buồnHay ↔ dở

...Phản xạ

Xử lý và cân bằng thông tin

LogicTiếng nóiPhân tíchNgữ phápTâm điểmLiên tiếp

Chi tiếtChữ/SốGiải mã

Ngắn hạnNghe

Suy nghĩCó nghĩaKế hoạch

Sáng tạoHình ảnhGợi cảmNgữ điệuMinh họaĐồng thờiHình ảnh lớnHình tượng/Khoảng cáchMã hóaDài hạnNhìnCảm nhậnVô nghĩaTức thì

Vì sao phải có kỹ năng soạn thảo

Trông mặt bắt hình dong, nhìn chữ đoán ra người

→ Đẳng cấp người trình bày

→ Nâng cao (hoặc che dấu) mình bằng kỹ năng

→ Nghệ thuật trình bày

Bài hay nhưng cần có người đọc Nội dung hay, bố cục dở → ai quan tâm? Nội dung dở, bố cục đẹp → có người muốn đọc... Muốn đọc, muốn xem → sẽ quan tâm... Đọc hiểu, đọc lướt vẫn hiểu → cảm tình...

Kỹ năng không phụ thuộc vào ”Trình (công cụ) soạn thảo”

Các công cụ soạn thảo chính

2 dòng Office chính: Microsoft (MS) là độc quyền và OpenOffice, LibreOffice... (OO) là mã nguồn mở, miễn phí, dễ sử dụng và có phiên bản tiếng Việt

Các công cụ online khác: Google docs, webmail...

Trình soạn thảo Microsoft Office Open Office

Văn bản Word Writer

Bảng tính Excel Spredsheet

Trình chiếu Powerpoint Presenter

Vẽ Draw Draw

Phân loại các văn bản

Thư từ (thư, fax, e-mail...) tầm thường, cấp trên, cấp dưới... quảng cáo, chào hàng...

Công văn, văn bản chính thống... Báo cáo Giới thiệu, trình chiếu... ...

Thành phần của văn bản

Tiêu đề: ngắn gọn mang ý chính nhất Mở đầu: dẫn chuyện, gợi sự tò mò, mong muốn... Nội dung: các ý chính, bố cục rõ ràng, toát ra ý

tưởng, tránh lan man lạc đề Minh họa: gợi ý, gợi cảm Đoạn kết: chốt hạ, kết luận...

Nguyên tắc soạn thảo

Ý tưởng và thông điệp chuyển tải Chính tả, ngữ pháp chuẩn tiếng Việt Soạn thảo khác với gõ chữ Trình bày

Văn bản: bắt mắt, gọn gàng, qui củ... Bảng tính: bố cục bảng, đầu bảng, đóng khung gợi ý... Trình chiếu: rõ ràng, ý chính, minh họa... Vẽ hình: bố trí chữ và hình cân xứng, gọn trong trang...

Vòng đời của soạn thảo

Suy nghĩ

Nháp, tốc ký

Kế hoạch, dàn bàiViết

Chỉnh sửa, sắp xếp

Duyệt đọc

VIẾTĐỌC

Qui tắc chung cho văn bản

Các dấu chấm, phảy, chấm phảy, ngoặc... Dấu cách Đẩy chữ Viết hoa Đánh số, chấm điểm (gạch đầu dòng) Canh lề, thụt lề, thụt hàng, dóng hàng... Phông chữ, cỡ chữ, style (kiểu) chữ, màu chữ... Đoạn văn

Qui ước về soạn thảo

Qui ước = Qui tắc mềm với người đọc Phụ thuộc vào văn hóa khu vực Phụ thuộc vào thời đại Phụ thuộc vào công cụ soạn thảo Phụ thuộc vào đối tượng

Quy ước về style Bố trí hình ảnh, tỷ lệ hình ảnh, nền hình ảnh, đồ thị

minh họa

Các dòng qui ước chính

French style Cổ điển, kiểu đánh máy Chương ở giữa dòng Các điểm đầu dòng Thụt chữ đầu đoạn văn Cứng nhắc Khó thoát ý Kiểu chữ bay bướm

English style Hiện đại, mạnh Bố trí từ trái sang phải Các điểm thụt dần Đầu đoạn văn để thẳng Qui củ, dễ nhận Gợi ý Kiểu chữ Arial, cứng

Việt Nam dùng cả 2 styles

Cách sắp xếp bằng bảng

Mục đích dùng bảng: Trình bày khung các ý tưởng Sắp xếp nhiều ngăn và canh nội dung theo từng ngăn Bố trí ngăn nắp giữa chữ và minh họa Tính toán

Các qui ước dùng bảng: Tiêu đề cột, dòng, chân bảng, tổng... Đoạn văn, phông, canh lề, justify Đóng khung cho bảng (viền, nền...)

Dùng Section/page breake

Mục đích: không bị ảnh hưởng khi soạn thảo nội dung của các phần khác

Chia vùng (phần) Mỗi phần có thể có style riêng Phân vùng để soạn thảo bên trong từng vùng

Chia trang Sang trang cứng

Dùng kiểu dáng (style)

Dùng các style có sẵn Định nghĩa, thiết kế style Phân vùng style Sử dụng style

Kỹ năng soạn thư/e-mail

Biết rõ đối tượng

¼ phần đầu quan trọng nhất

Tôn trọng người đọc

Bố cục thân thư

Dùng bảng và nền màu

Không quên link tham khảo

Gợi tò mò để mở file đính

File đính nên dùng PDF

Có chữ ký để liên hệ

Kỹ năng soạn báo cáo

Mô hình trực tiếp Mô hình gián tiếp

Người đọc đã được biết trước

Báo cáo

Ý chính------------------------------------------------------------------------------------------------

Người đọcchịu đọc

Người đọc quantâm đến kếtquả trước

Người đọccần đượcdẫn dắt

Báo cáo

------------------------------------------------------------------------------------------------

Ý chính

Người đọc cầnđược

thuyết phục

Người đọc cóhiềm khíchthất vọng...

Kỹ năng soạn bảng tính

Bảng tính có kèm văn viết → chú ý xếp/căn lề, gộp xẻ ô

Đóng khung theo cấp độ Canh lề trong ô, xoay chữ Kết quả (Tổng và tiểu tổng) theo hàng ngang/dọc Khung đồ thị Sắp xếp bảng tính để in Chèn Bảng tính trong Trình soạn văn bản

Kỹ năng soạn thảo trình chiếu

Slide: ý chính, thoát ý, dòng chảy, dễ cảm nhận Mẫu nền slide gợi ý và ấn tượng Câu ngắn chọn, từ như chọn tiêu đề, đề mục (ghi chú

để diễn giải khi trình bày) Nguyên tắc xanh: hình, đồ thị, minh họa > 20% Hình ảnh: nơi đặt, nền, giữ tỷ lệ... Hiệu ứng: phông chữ, hoạt hình, slide Chuyển chương nên có hình ảnh toàn slide Không nên dùng khung tự do để giữ style

Soạn thảo ↔ rà soát

Rà soátSoạn thảo

Thêm bớt chi tiếtChọn

những từ khác

nhau

Thay đổi nội dung

Sửa chữ, cách viết

Đánh dấu, điểm

Chính tả

Ngữ pháp

Hoàn thiện văn bản

Xây + Hoàn thiện = Thương hiệu + Đẳng cấp Rà soát

đọc lại 2 lần nhờ người khác đọc ít nhất 1 lần

Sẵn sàng in/gửi/trình bày

Chúc bạn thành công