Prónay G 32. Összefoglaló feljegyzés -PM az államigazgatásban -2017február9

1

ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS 32. PM MŰHELY (2017. február 9.) MUNKÁJÁRÓL

Téma: projektmenedzsment az államigazgatásban Időpont: 2017. február 9. 16-18 óra Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem A Műhely munkájában részt vettek (40): Androsits Domokos, Bacsányi Dorottya, Balogh István, Balog Sándor, Baracska Ildikó, Barvácz Dzsenifer, Bély András, Berta Lilla, Bíró Virág, Blaskovics Bálint, Czuczor Zoltán,Farkas Attila, Fenyősi Zoltán, Fodor Andrea, Gellai Beáta, Horn Balázs, Horváth György, Juszt Péter, Kappel Krisztián, Kópiás Bence, Kórász Tamás, Kovács Endre, Kunsági László, Lévay Csaba, Mándoki Gábor, Nagy Tamás, Oltyán Gábor, Papp László, Pethő Éva, Prónay Gábor, Salamon Sándor, Szabó Tamás, Szalay Imre, Szathury Ákos, Szkenderovics Ildikó, Tomcsányi Anett, Varga Zita, Véglesi Gergely, Véry Zoltán, Vitószki Márta. Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket. Bevezetőként elmondta, hogy az államigazgatási projektek mérete és stratégiai jelentősége miatt a megvalósításuk során alkalmazott projektmenedzsment hatékonyságát és eredményességét, a hazai és nemzetközi életben, nagy szakmai érdeklődés kíséri. Célszerűnek látszott a publikált nemzetközi tapasztalatok tükrében átfogóan elemezni a hazai szakmai gyakorlatot, hogy ennek segítségével lehessen közösen gondolkozni a lehetséges, jobbító szándékú megoldási lehetőségekről. Ezt a folyamatot kívánja elősegíteni a Műhely beszélgetés, ahol a szakmában érdekelt és megoldásokat kereső Műhely résztvevők tapasztalatai is megjeleníthetők. Köszönet Kópiás Bence elnökhelyettesnek (KIFÜ), a 2015-ös 18.PM FÓRUM legjobb előadójának, aki nemzetközi-, hazai- és saját tapasztalatokra építve, vállalta a téma végiggondolását, feldolgozását és mediátorként a Műhely munka támogatását. Kópiás Bence bevezető bemutatkozásában elmondta, hogy a téma feldolgozását széles értelmezésben, az államigazgatás mellett a közigazgatásra, az önkormányzatokra és az általuk felügyelt vállalatokra is kiterjesztve végezte el. Célja, hogy a nemzetközileg is felismert jellemzők hazai specialitásait mutassa be, elemezze és próbáljon megoldási javaslatokat felvetni. A nemzetközi összehasonlítást megnehezíti, hogy az európai uniós tagállamok közszféra értelmezése (intézmények, feladatok, dolgozók besorolása) eltérő. Ezzel együtt a közszférában indított projektek sok közös problémával rendelkeznek, amik vizsgálata szolgálhat megoldások kiinduló pontjának. Kópiás Bence szakmai munkája 10 éve az EU-s projektek szervezése, irányítása. Jelenleg elsősorban informatikai (pl.: digitalizáció, szuper gyors internet) projektek, programok portfoliómenedzsmentjéért felel. Bevezetésként Kópiás Bence rámutatott, hogy a közszféra problémáinak gyökere az, hogy az intézmények, szervezetek működését még napjainkban is a Max Weber által a XIX. században lefektetett alapelvek határozzák meg, melyek szerint a személytelenség (elfogulatlanság), a szakosodás, a szabályozottság és az aktaszerűség mellett fontos szerepet kap a hierarchizáltság (lineáris szervezeti felépítés, merev alá-fölérendeltségi viszonyok). A lineáris szervezési módszerrel nehezen összeegyeztető a projekt-menedzsment feladatorientált működése, ami számos problémát, konfliktust eredményez. A megoldás kereséshez el kell fogadni, hogy a hierarchikus szervezetekbe a projektszerű működés csak fokozatosan illeszthető be, amihez a rendszer alapos ismerete (munkakultúra, szervezeti hierarchia, stratégai célok) és türelem szükséges. Kezdeti lépés a projekt módszertan és - eljárásrend alkalmazása, ami a projekt csapat szabályozott működését teheti lehetővé. A következő lépés az, amikor a projektvezető tényleges utasítási-beszámoltatási jogosítványokat kap. A legfontosabb tényező az elhivatott és hatalommal rendelkező projekt szponzor jelenléte, aki az összes, törvényszerűen megjelenő szervezeten belüli akadályt, problémát segít elhárítani, megoldani. Amennyiben nincs ilyen szponzor, akkor célszerűbb a projektet el sem indítani illetve abba kell hagyni.

Prónay G 32. Összefoglaló feljegyzés -PM az államigazgatásban -2017február9

2

Politikai-jogi meghatározottság határolja a közigazgatási intézmények működését, ahol sokszor a politikai és igazgatási felügyelet nem marad meg a szponzori szinten, hanem átcsap a projektmenedzsment területére is (irreális célkitűzés, lehetetlen határidő), ami zavarokat okoz a célok értelmezésében, a feladatok hatékony megoldásában. A politika vezérelt gyakori szponzor változások (projekt célok, prioritások változásával) komoly kihívások (kockázatok növekedése) elé állítják a csökkenő lelkesedésű csapatokat. Sokszor a jogszabályi környezetet jelent problémát azzal, hogy kötöttségei illetve jogszabályi hiány akadályozza a hatékony munkát: Egy projekt szempontjából szükséges törvényhely változtatás hosszú hónapokat vehet igénybe, míg a nem várt új rendelkezések boríthatják az eredeti terveket. Mindezen problémák megelőzésére ajánlott már induláskor indokolt alapos stakeholder- és kockázatelemzést végezni és ennek eredményétől célszerű függővé tenni a projekt indítását (szponzor felelőssége). Az induló projektek tervezésében több alternatíva kidolgozása szükséges és mindegyikbe tartalékokat célszerű beépíteni. Hatáskör és felel ősség kérdését az állami intézményeknél az egyszemélyi felelősség határozza meg, ami a delegálási-, érdekeltségi problémák miatt nem tud hatékonyan érvényesülni. Ennek megfelelően a legalsó szintű döntések sem születnek meg, helyette a legfelső vezetőig eszkalálódnak, ami sokszor a projekt eredményességét megakadályozó idő-és szakmai tartalom veszteséggel jár. Megoldásként projekt alapító dokumentum (PAD) elfogadtatása ajánlható. A megfelelő, operatív hatalommal rendelkező irányító bizottságot tartalmazó PAD-tól való eltérés jelzést jelent a sürgős, magas szintű eszkalációra. Sok szerepl ős (konzorciumok) projektek kockázata a konzorciumi tagok számával, a projekt hatókörének növekedésével, a projekt keretösszegének növekedésével nő, ami a profit orientált szervezetek projektjeire is jellemző, jóllehet sokszor az üzleti konzorciumi partner értetlensége is lehet akadály. Ha az együttműködésben résztvevő közigazgatási szerveknek van közös felettes szerve, akkor a kialakuló ellentétek, feszültségek feloldhatók, mert a felettes szerv stratégiai érdekei az egymásnak feszülő szervezetek eltérő érdekrendszerét, különböző kultúráját eliminálni tudják. Megoldást jelent az előkészítés során a közös célok elfogadtatása megfelelően körültekintő, bizalmat építő kommunikációval. Mindez időigényes, de összességében mégis időmegtakarítást eredményezhet. Kompetencia- és er őforráshiány is sokszor akadálya a projektek sikerességének, ami abból is adódik, hogy a közszféra szakemberei túlterhelt alaptevékenységük mellett kapnak projekt munkát, ami minőségi és mennyiségi korlátot jelent a projekt számára. Külső szereplők bevonása politikai- és szociális (bér) feszültségek miatt nehézkes. Az új szakemberek, menedzserek felvételét a kötött bérgazdálkodás és a kulturális illeszkedés befolyásolja. Megjegyezhető, hogy az elsősorban Nyugat-Európában bevezetett „New Public Management” (ipari-üzleti gyakorlatok közigazgatásba átültetése) programok sikertelennek bizonyultak. A projektmenedzsmentbe felvett, akár nagy ipari gyakorlatú projektmenedzsereknek is időt kell hagyni a közszféra kultúrájához való illeszkedésre, amit segíthet, hogy kezdeti feladatként projektek minőségbiztosítását végzik. Megoldást jelent a tervezésnél a megfelelő erőforrás (szakértői- és menedzseri) felmérés és ehhez illesztett, szponzor által kezdeményezett külső erőforrás kiegészítés. Közbeszerzések törvényben szabályozott lebonyolítási rendje rendkívüli módon befolyásolja a közszféra projektjeit. A projekthez szükséges eszközök, erőforrások, külső szaktudások beszerzésének közbeszerzés miatt elhúzódása, a projekt előkészítés és tervezés hiányosságainak (erőforrás becslésben, időtervezésben, mérhető projekt célok megfogalmazásában) beszerzési folyamat közbeni kijavíthatatlansága, a megfelelő pályázati feltételek hiánya gyakran az eredménytelenség oka.

Prónay G 32. Összefoglaló feljegyzés -PM az államigazgatásban -2017február9

3

Megoldás lehet a közbeszerzési tender kiírás előkészítő munkáira jelentős energia fordítás, aminek eredményeképpen feltérképezésre kerülnek a potenciális ajánlattevők, kidolgozásra kerül a reális, mérhető célokkal rendelkező, megvalósítandó projekt tartalom és a feladatok megvalósításának eljárásrendje (kereskedelmi feltételek, jogorvoslatok, projektmenedzsment követelmények, érdekeltségi rendszer). EU-s társfinanszírozás (strukturális- és beruházási alapokból hazai forrásokkal kiegészítve) megköveteli az közösségi- és tagállami igények, célok összhangba hozását, ami sok időt vesz igénybe és megnehezíti a fejlesztéspolitikai ciklusba illeszkedést. Gondot jelent, hogy a magas szinten definiálásra kerülő EU-s operatív programok pénzforrás elosztása bázis alapon és nem feladat orientáltan történik. Megoldást jelenthet az EU-s irányító hatóságok működésnek, elvárásainak alapos ismerete és velük való rendszeres kapcsolat fenntartása. A Műhely résztvevői több hozzászólásban erősítették meg a szponzor meghatározó szerepét, aki az egyszemélyi felelősség mellett a projekt célok megfogalmazását és kompetens projektmenedzser kiválasztását, munkájának támogatását, felügyeletét kell vállalja. A közszféra területén is megoldásnak látszik a túlzott méretű projektek kisebb projektekre bontással való, fokozatos megoldása. Rövidebb távú, egy-két konzorciumi szereplős, egyértelmű szponzorral rendelkező, párszáz millió forintot nem meghaladó költségvetésű projektek eredményessége könnyebben elérhető, mint a rendkívül komplex, sokszereplős projekté. Az EU-s projekteknél megfigyelhető az elmozdulás a közvetlen pályázatok irányába, a jelenlegi tagállami hatáskörben lévő ESB alapokkal szemben (pl.: H2020, CEF). Összefoglalva megállapítható volt, hogy a Műhely résztvevői, a hazai és nemzetközi tapasztalatokat megismerve, azokhoz a saját tapasztalatukat hozzátéve egyetértettek abban, hogy a projektmenedzsment közigazgatási-, államigazgatási hatékonyságának növeléséhez a szponzor szerep erősítés, a túlzott méretű projektek részekre bontása, valamint gondosabb projekt előkészítés (feasibility study, projekt indító dokumentum) szükséges. A PM Műhely résztvevői a jövőbeli téma javaslatok keresése során Prónay Gábor javaslatára elfogadták Fodor Andrea (PMSZ) szakmai ajánlatát a következő, 2017. május 11-én megrendezésre kerülő 33. PM Műhely témájának a business analyst-ek projektbeli szerepét vizsgálja. A Műhely az alábbi kérdéseket kívánja vizsgálni

• Mi pontosan a business analyst szerepe, feladata? • Hol van a megfelelő helye a szervezetben? • Business analyst és a Projektvezető kapcsolata, együttműködése • Lehet-e a projektvezető egyben business analyst is? • Megválaszolható-e az örök kérdés: kell-e, hogy a projektvezető egyben szakember

is legyen? A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a téma felvezetőjét Fodor Andrea készíti. A blog várhatóan 2017. február közepétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon. Az év további részére tervezett további Műhely időpontok : szeptember 21, november 16. FELHÍVÁS !!!!! A jubileumi 20. PM Fórumra , a hazai projektmenedzsment szakma szervezeteinek éves rendezvényére, 2017. április 6-án kerül sor Budapesten, a margitszigeti Danubius Health Spa Resort Hotelben. A Fórum az elmúlt évekhez hasonlóan foglalkozik • az állam- és közigazgatás projektmenedzsment tapasztalataival, különös tekintettel az

EU-s pályázatok megvalósítására, • a startup és nagyvállalati innovációs projektek tulajdonosi és operatív felelősségi

kérdéseivel,

Prónay G 32. Összefoglaló feljegyzés -PM az államigazgatásban -2017február9

4

• a projektmenedzsment trendjeivel, különös tekintettel a globalizálódó körrnyezetre és a negyedik ipari forradalomra

• a munka világának megatrendjeivel (Future of the Work), azok kapcsolódásaival a projektmenedzsmenthez (állás lehetőségek, szükséges kompetenciák, piaci tendenciák),

A részletes szakmai programot tartalmazó Fórum részvételi felhívás és jelentkezési lap a www.hte.hu/projekt2017 oldalon található. Jelentkezési határidő : 2017 április 3. A Fórumon való részvétellel 6,5 PDU pont gyűjthető. A 33. Projektmenedzsment M űhelybeszélgetést 2017. május 11-én csütörtökön, 16– 18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.) Budapest, 2017. február 10.

Dr. Prónay Gábor