Strategisk porteføljestyring og FM

Agenda:

Proces og implementering af FM system

Strategisk porteføljestyring

Spørgsmål

Den Kommunale udfordring!

Der er ikke råd til det hele ... – så hvilke haner kan

der drejes på?

Den brændende platform..

Demografiudviklingen:

Indbyggertal i 2010 ca. 62.000

Forventet indbyggertal 2018 ca. 59.500 fald

med 2.500

Færre skatteindtægter og flere på

overførselsindkomst

Færre 0-16 år flere 65+

2000 nye jobs på vej (maritime) 2500 på vej

ud af arbejdsmarkedet, mangler arbejdskraft

allerede nu!

Kommunalt Ejendomscenter

Herre i eget hus / Mere for pengene

Professionalisering af den Kommunale byg- og driftsherre ”Facilities Management” funktion i Frederikshavn Kommune ved at etablere et centralt Ejendomscenter. Etablering 2010-2013

Ejendomsportefølje strategi

Væsentligste fokusområder i en typisk ejendomsportefølje strategi

Overblik over porteføljen

Indhent vedligeholdsefterslæbet

Energieffektivisering af bygningsbestanden

Tilpasning af de kommunale ejendomme og arealer i forhold til demografiudviklingen

Bedre udnyttelse af arealerne, Kloge m2 IQm2

Sæsonudjævning af byggeopgaverne

Mere og bedre offentlig-privat samarbejde

Konkurrence på kvalitet (bæredygtighed/totaløkonomi)

Digitalisering af byggeprocessen

Fokus på trivsel og arbejdsmiljøet

Side 5 © Peter Munk

Driftsherrepolitik

Når kommunen er driftsherre!

Overblik over ejendoms portefølgen

Bedre udnyttelse af ressourcer og kompetencer på tværs af

ejendomsmassen, herunder kompetenceudvikling

Harmonisering af serviceniveauer

Intern huslejemodel, omkostningsbaseret på et serviceleverance

koncept SLA

Målbart via nøgletal med mulighed for benchmarking

Digitalisering af driftsprocessen

Digitale driftsplaner

Helpdesk

Fokus på arbejdsmiljøet

Visioner og mål for digitalisering

Digitalisering er et væsentligt element i etablering af et fælles Ejendomscenter. Dette vil kræve kompetenceudvikling af centret og dets medarbejdere. Kompetenceudviklingen skal tage udgangspunkt i egen organisation, egne arbejdsgange samt i relevant omfang eksisterende it værktøjer.

Målet er at skabe et fælles digitalt fundament for Ejendomscentret til håndtering af byggebranchens nye teknologier og processer. Et fundament, der vil give centret kvalificerede kompetencer til at arbejde med statens tiltag og målsætningen indenfor teknologi og proces i byggebranchen.

Workshopforløb

Strategi for Kompetenceudviklingen i Ejendomscentret opstartes i efteråret 2011 med en række tematiserede workshopforløb: strategi og sammenhæng med fælleskommunal

digitaliseringsstrategi Det digitale Byggeri og projektweb som samarbejdsplatform BIM processer og redskaber Præsentation og grundlæggende undervisning i BIM redskaber Beskrivelser ved anvendelse af bips B1.000 Anvendelsen af IFC og brug af modeller til KS og kollisionskontrol Energiforbrug i nye og renoverede bygninger Tilpasning af interne arbejdsgang til digitaliseringsstrategien Udvælgelse af driftssystem (FM) og tilpasning til organisationen

7 bud på effektiviserings- og besparelsesområder

Porteføljestrategi – fjern overskydende m2, egne m2 frem for lejede m2, ændret anvendelse mv

Space management (arealudnyttelse), udnyt egne m2 mere effektivt ”kloge m2”, incitamentsstruktur for arealanvendelsen

Energibesparelser, optimering, vedvarende energikilder, adfærd, incitamentsmodel

Organisering af FM organisationen, Professionalisering af byg- og driftsherre ansvaret, aftale grundlag, Huslejemodel (SLA)

Driftsbesparelser, planlægning gennem driftsplaner (digitalt), kompetence- og ressourceudnyttelse på tværs, indsatsbaseret rengøring

Right-sourcing, hvem løser opgaven bedst og billigst Optimering af leverance processerne, Indkøb, logistik, rammeaftaler på

håndværkerydelser mv. Kontraktstyring, Væk med overflødige aftaler, genforhandling mv.

Nye krav til kommunale bygherre

Bekendtgørelser med hjemmel i Statsbyggeloven

Omfattes af udvidelsen til kommuner og regioner

Kvalitetssikringsbekendtgørelsen

Bekendtgørelse om anvendelse af OPP, partnering og nøgletal

OPP-bekendtgørelsen

IKT-bekendtgørelsen

Omfattes ikke af udvidelsen til kommuner og regioner

Nøgletalsbekendtgørelsen

Bekendtgørelse om selektiv nedrivning af statsbygninger

virkning fra 2013!

Hvilke tiltag gør vi i forhold til bygherrekrav

Bygherrekrav EJDC tiltag

IKT-Koordinering og ledelse Udarbejdelse af egen IKT manual, kompetenceudvikling af medarbejdere (BIM koordinator)

Håndtering af digitale byggeobjekter Krav om anvendelse af nyeste klassifikations systemer. Krav til kommende FM system

Digital kommunikation og projektweb Stiller krav om brug af Kommunens egen projektweb løsning

Anvendelse af digitale bygningsmodeller Overgang fra 2D autoCAD til 3D Revit (BIM)

Digitalt udbud og tilbud Udbud via Udbud.dk, tilbud via egen tilbudsportal

Udbud med mængder Udtræk fra Revit ved hoved og fagentrepriser

Digital leverance ved byggeriet aflevering Krav om levering direkte i Ejds kommende FM system

Digital mangelinformation Krav om brug af digitalt mangelafhjælpningssystem

Forventninger til FM system

Ejendomshåndtering – FM Facility Management system Ejendomsoversigt (Strategisk overblik) Portefølgestyring og Arealforvaltning Drift- og vedligehold (oplysninger til rammeaftaler) Lejemålsstyring (intern huslejemodel) Rengøringsplanlægning (option) Help Desk Mobile arbejdsgange (smartsphones og tablets) Digital aflevering og mangelafhjælpning Registrering af fysiske aktiviteter (inventar,

maskiner mv)

Udbudsproces

2011-13 vision, mål og strategi defineres

ultimo 2013, Screening og demo af systemer på markedet

primo 2014 udarbejdelse af udbudsmateriale

tildeling af kontrakt, økonomisk mest fordelagtig

kontraktindgåelse sommer 2014

aftalt implementeringsplan 6 måneder

realiseret implementering 18 måneder og pågår

delvis drift ultimo 2015

endelig aflevering?

Erfaringer

Som offentlig bygherre skal vi gå forrest, men vi kan ikke bygge og arbejde digitalt alene (samarbejde)

Vi skal stille de ”rigtige” krav rigtigt!

Keep it simple – nedbryd udfordringen i mindre håndterbare elementer

Learning by doing – prøv det af live og lær af processen!

Høst gevinsterne

Bedre udbudsmateriale (BIM) 10-15% lavere pris end traditionelt 2D

Forventet besparelse på driften på 15% pga. optimeret design ved nybyggeri.

10-15% besparelse på planlagt vedligehold

20% besparelse ved digitale bygningssyn

5-20% arealoptimering med ”spacemanagement”

80-140 kr. pr. indmelding i ”Helpdesk” system

Digitalt udbud og tilbudsafgivelse 5-50.000 kr. pr udbud

Hvad er et FM system?

Software til understøttelse af bygherre- og driftsherre opgaverne (Facility Management).

• IWM-system (Integrated Workplace Management)

• CAFM-system (Computer Aided Facility Management)

Udviklingen går mod integration til tekniske systemer og mere intelligens

• BMS-system (Building Management System)

Ejendoms portefølge strategi

En strategi flere delstrategier og handlingsplaner

Administrative Ejendomme

Folkeskoler

Daginstitutioner

Pleje- & ældreområdet

Øvrige ejendomme

Eksempel, Arealforvaltning, Nøgletal

0

10

20

30

40

50

60

Silkeborg Morsø Odense Hvidovre Esbjerg Rudersdal Fredensborg Frederikshavn

Administration - m2 pr. ansat

Optimeret Frh. Rådhus 21,5 m2/ansat. 2 gamle rådhuse

Gennemsnit 29,5

Administrative ejendomme

Tre kommuner tre Rådhuse!

Politisk udfordring – bevarelse af lokale arbejdspladser

En Kommune – et administrativt centrum, decentral borgerservice

Samling af administrationen i Frederikshavn Rådhus

Genhusning af administrationen i Kattegat siloen

Udbud på bygherrerådgivning med behovsafklaring

Udbud på Rådhusrenovering – indflytning i 2009

Aktivitetsbaserede kontormiljøer – 1:1 arbejdspladser

Samling af øvrig adm. i lukket bevaringsværdig skole fra 1915

Annulleret i nuværende budgetforlig

Folkeskoler

Ny skolestruktur

Rådgiverudbud på ”skole atlas”

Individuelle udviklingsplaner

Fokus på bygningstilpasning til

fremtidens pædagogiske krav

Lukning af 8 ud af 21 folkeskoler

Tilpasning af de øvrige 18 mio. årligt

Opførelse af ny OPP skole

Reduktion i alt ca. 30.000 m2

2 skoler står pt. tomme

Daginstitutioner

2009, Rådgiverudbud på Fysisk

udviklingsplan for daginstitutions

området.

Afvikling af små urentable og

utidssvarende institutioner

Etablering af nye større alders- og gruppeopdelte

daginstitutioner +100 børn

Etablering af områdeledelse i 5 geografiske områder

Tilpasning af Modelprogram for daginstitutioner

Bevilling ca. 20 mio. årligt

Årlig driftsbesparelse 1.9 mio.

Pleje- og ældreområdet

Kommunen sælger ældre og plejecentre til boligforeningerne

Boligforeningerne forestår genopretning og renovering som en

del af handlen

Boligforeningerne administrere lejemålene

Kommunen ejer personalefaciliteter, % vis fordeling af

vedligeholdsudgiften

Kommunen han en anvisningsret og betaler evt.

tomgangsudgift

For mange og forkerte lejlighedstyper, årlig tomgangsudgift på

ca. 4 mio. (Manglende incitament fra boligforeningerne)

Forhandlergruppe, nedlæggelse af boliger (landsbyggefonden)

Tværgående anvendelse

Udnyttelse af ejendoms porteføljen og arealerne på tværs af

forvaltningsområder!

Synergieffekter ved at sameksistere!

Eksempler:

Samling af ungdomsskole, 10 kl. center og ungeenhed

(15-25 år) på nedlagt skole tæt på ungdoms uddannelser

OPI projekt for samling af Sundheds- og træningscenter,

hjælpemiddelcentral, projektafdeling (arbejdsmarked) i

eksisterende ejendom

Barriere – Silo og kassetænkning – har ikke tid til at vente på

andre!

Øvrige brugere

Analysen

præsenteres

september 2013.

Samling af

foreninger i

”foreningshuse”

2016/17

mulighedsanalyser i

oplandsbyerne

Eventuelt

Spørgsmål eller

bemærkninger i

øvrigt…

Side 25 © Peter Munk