Quy trinh xay dung va danh gia kpi

04/10/2023 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 1


NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1. GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI


1. GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC


QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC




BSC LÀ GÌ?BSC - Balanced Score Card: Thẻ điểm cân bằng, là tập hợp những mục tiêu của doanh nghiệp trên các khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển, được xây dựng nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược.


KPI xây dựng theo BSC


LỢI ÍCH CỦA KPI


Đối với người quản lý Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công

việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác; Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có

chính sách khen thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời; Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ

sở đó xác định nhu cầu đào tạo của họ; Thảo luận thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có

định hướng mục tiêu tốt hơn; Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình,

thông qua sự phản hồi của nhân viên; Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy

thác công việc hiệu quả hơn; Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.


Đối với nhân viên Có động lực tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ; Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu; Biết rõ hiệu quả làm việc của chính mình, xác định

những điểm cần cải thiện; Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp

khó khăn; Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những

phản hồi của người quản lý.


MỤC ĐÍCH XD QUY TRÌNH


Đối với công ty Phân bổ mục tiêu, chiến lược của công ty thành mục tiêu

của đơn vị và cá nhân trong công ty; Giúp các đơn vị, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ

ràng trong thực hiện công việc hàng năm; Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm

vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc thông qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.


Đối với nhân viên Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá

khứ, hiện tại và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai;

Xác định nhu cầu đào tạo phát triển của nhân viên; Đánh giá năng lực tiềm năng và khả năng thăng tiến trong

tương lai của nhân viên; Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp

nhân viên định hướng nghề nghiệp; Đánh giá kết quả thực hiện KPIs để làm cơ sở xác định

mức lương, phụ cấp, thưởng. Tăng động lực làm việc cho nhân viên.


CÁC THUẬT NGỮKPI: Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (Key

Performance Indicators): Là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Những hoạt động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành công và phát triển trong tương. Những chỉ số này thông thường được đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: Là chỉ số được công ty xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả làm việc của các đơn vị và tất cả cán bộ công nhân viên so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định.


BAN HÀNH MỤC TIÊU CÔNG TY

XÂY DỰNG MỤC TIÊU CỦA ĐƠN VỊ

DUYỆT

THÔNG BÁO HƯỚNG DẪN ,TRIỂN KHAI

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC THUỘC

XÂY DỰNG KPI CỦA CÁC BỘ PHẬN TRỰC THUỘC

XÂY DỰNG KPI MỤC TIÊU

VIẾT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC & XÂY DỰNG KPI CƠ

BẢN

TRIỂN KHAI XÂY DỰNG KPI TỔNG HỢP CHO CÁ NHÂN

PHÒNG NHÂN SỰ TỔNG HỢP

THEO DÕI/ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI


B1-Ban hành mục tiêu công tyBan Tổng giám đốc dựa vào mục tiêu chiến lược xây dựng và ban hành mục tiêu công ty hàng năm.

( theo biểu mẫu BM -01)

1. Mục tiêu cốt lõi

2. Mục tiêu khác

STT MỤC TIÊU CHỈ TIÊU KPIĐỊNH MỨC/ SỐ LƯỢNG

ĐƠN VỊ THỰC HIỆN

ĐỊNH HƯỚNG

1 TÀI CHÍNH

2 SẢN XUẤT

3 KHÁCH HÀNG

… …. ……


B2-Trình duyệt và thông báo triển khaiCác đơn vị dựa theo mục tiêu do Ban Tổng giám

đốc ban hành để xây dựng mục tiêu riêng cho đơn vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt.

Phòng Nhân sự ban hành các thông báo và tài liệu hướng dẫn triển khai xây dựng KPI. Các đơn vị căn cứ theo thông báo và hướng dẫn xây dựng KPI tại đơn vị mình.


QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPIBAN HÀNH MỤC TIÊU

CÔNG TY


DUYỆT






BẢN





B3- Xác định mục tiêu của các bộ phậnCác đơn vị phân bổ mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc. Các bộ phận trực thuộc xây dựng mục tiêu của bộ phận mình. ( theo biểu mẫu BM-02)

Mục tiêu Đơn vị Chỉ tiêu của

Bộ phận

Bộ phận thực hiện

Kế hoạch

hành độngMục tiêu Thước đo

Trọng số (%)

KPI

Hiện tại Chỉ tiêu

Ví dụ: Sản lượng

SL (Cái) 20 1200 3000 1500 1500 Đạt 100%

…..

…..

…..


B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân Các đơn vị xây dựng KPI và triển khai đến từng bộ phận, cá

nhân của đơn vị mình; Phần trọng số đánh giá của từng KPI do Trưởng đơn vị thống

nhất xây dựng.



CÔNG TY


DUYỆT






BẢN





B5-Xây dựng KPI cá nhân


B5.1- Viết nhật ký công việcTất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình

( theo biểu mẫu BM-03);

Thời gian (1)

Nội dung công việc

(2)

Phương pháp, công nghệ thực hiện (3)

Kết quả thực hiện

(4)

Tổng kết các công việc chính

(5)Chỉ số KPI cơ bản (6)

07h30 –

08h30

11h00 –

11h30


B5.2- Xây dựng Bản mô tả công việcCán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với nhân viên viết bản mô tả công việc dựa trên nhật ký công việc ( theo biếu mẫu BM- 04);

STT Nội dungTần suất

(ngày/ tuần/ tháng)

Trọng số Tiêu chí đánh giá

1

2

3

4

5

6

7

8


B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bảnKPI mục tiêu:– Mục đích các KPI này là để đánh giá theo các chiến lược và mục tiêu của

công ty.– Việc này chuyển các mục tiêu chính yếu của công ty thành mục tiêu nhỏ hơn

của đơn vị, cá nhân để có thể kiểm soát và hoàn thiện các mục tiêu đã đề ra;– Phần này còn cần để kiểm soát các yếu tố chính để dẫn đến thành công của

đơn vị ví dụ như sản lượng, định mức, chi phí,…

KPI cơ bản:– Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cái thiện các công việc hàng

ngày, những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc của cá nhân;– Những mục tiêu nhằm khuyến khích được sự sáng tạo, cải tiến, nâng cao hiệu

quả, hiệu suất công việc;– Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc.


B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản

Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc cần áp dụng cả 3 loại chỉ số:– Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết quả

đạt được của mục tiêu đề ra. Ví dụ sản lượng, định mức,..– Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần

làm để đạt được mục tiêu. Ví dụ: Số lần kiểm tra thiết bị, số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện thoại cho khách hàng,…

– Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất. Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh dừng sản xuất,…



CÔNG TY


DUYỆT






BẢN





B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNVTừ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân. ( Theo biểu mẫu BM-05);

STT Nội dungTrọng số (%)

Tần suất (ngày/tuần/tháng…)

Chỉ số đo lường

Ghi chú

Thước đoKPI


0 1 2 3 4 5 6 7

A Đánh giá theo KPI, X% 70

I KPI tổng hợp ( của chức danh công việc), x1

1 Ví dụ: Tăng khách hàng mới 10 Tháng % 10 30

2

3 4 ..............

IIKPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm khác), x2

1 ............. 2 .............

B Năng lực đóng góp, Y% 30

I Kiến thức, y1

II Kỹ năng, y2

III Hành vi, y3

TỔNG CỘNG: X+Y(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3) 100


B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV KPI tổng hợp cá nhân hàng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo

công việc hoặc mục tiêu; Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART

(cụ thể, dễ hiểu; đo lường được; vừa sức; thực tế; có thời hạn);


B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNVXác định nội dung chi tiết của KPI: – Xác định thành tố bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của

KPI và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của KPI phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của công ty liên quan đến KPI.

– Hình thức thể hiện KPI: Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên KPI để xác định hình thức thể hiện cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:

Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số Thể hiện hình thức phân số: a/b

– Tần suất đánh giá KPI:Xác định tần suất đánh giá tùy theo yêu cầu tính chất công việc của đơn vị (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).

– Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu


Tỉ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng

lực đóng góp. Trong đó 3 yếu tố của năng lực đóng góp là kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10%. ( Tham khảo thêm bộ Từ điển năng lực của công ty)

Căn cứ vào năng lực của người lao động, người quản lý trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định mỗi yếu tố tối đa là 10%;

Phần tự nhận xét của nhân viên chỉ mang tính chất tham khảo, kết quả đánh giá của người quản lý là kết quả cuối cùng.


B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNVTừ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân. ( Theo biểu mẫu BM-05);




Ghi chú

Thước đoKPI


0 1 2 3 4 5 6 7




2

3 4 ..............


1 ............. 2 .............


I Kiến thức, y1

II Kỹ năng, y2

III Hành vi, y3




CÔNG TY


DUYỆT






BẢN





B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiệnPhòng Nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị

trong toàn công ty ( theo biểu mẫu BM-05)Các đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện

KPI của đơn vị, cá nhân và báo cáo về phòng Nhân sự.


TÓM TẮT QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

B1-Ban hành mục tiêu công ty

B2-Trình duyệt và thông báo triển khai

B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận

B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân

B5-Xây dựng KPI cá nhânB6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện


3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ

TỔNG HỢP HÀNG THÁNG

TỔNG HỢP CẢ NĂM

DUYỆT

DUYỆT

SỬ DỤNG KẾT QUẢ CHO CÔNG TÁC NHÂN SỰ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHO CÁC ĐƠN VỊ

THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG

KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÁC CHỈ TIÊU KPI

THEO DÕI, CẬP NHẬT, LƯU HỒ SƠ NHÂN SỰ


Hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng CB-CNV và cấp quản lý trực tiếp đánh giá kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình theo bản KPI đã đăng ký ( theo biểu mẫu BM- 06).




Ghi chú

Thước đoKPI


0 1 2 3 4 5 6 7




2

3 4 ..............


1 ............. 2 .............


I Kiến thức, y1

II Kỹ năng, y2

III Hành vi, y3


B1- Đánh giá kết quả thực hiện KPI





DUYỆT

DUYỆT






B2- Duyệt kết quả KPI


Trước ngày 27 hàng tháng Phòng Nhân sự tổng hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của các đơn vị ( theo biểu mẫu BM-07);

Trước ngày 30 hàng tháng Phòng Nhân sự rà soát kết quả đánh giá tổng hợp của các đơn vị trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt.;

Tháng 12 hàng năm, Phòng Nhân sự tổng hợp KPI cả năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.

B3- Tổng hợp kết quả KPI


TỔNG HỢP KẾT QUẢ KPI

STT HỌ TÊNCHỨC DANH

CÔNG VIỆC

KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ KPI (%)

XẾP LOẠI GHI CHÚKỲ TRƯỚC KỲ HIỆN

TẠITĂNG

TRƯỞNG

1 2 5 4 5 6=(5/4)x100 7 8

IBỘ PHẬN 1:…………….

1 Nguyễn Văn ATrưởng phòng

2 Nguyễn Văn B Chuyên viên

… ………………

IIBỘ PHẬN 2:…………….

1 Nguyễn Văn CTrưởng phòng

2 Nguyễn Văn D Chuyên viên

… ………………


B4- Sử dụng kết quả KPIPhòng Nhân sự sử dụng kết quả đánh giá thực hiện KPI để sử

dụng vào việc xác định lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) cho người lao động;

Phòng Nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI tổng hợp cả năm đến người lao động;

Phòng Nhân sự thông báo kết quả xác định/ điều chỉnh lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) đến người lao động;

Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý xác định những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh giá thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển.





DUYỆT

DUYỆT






B5- Lưu hồ sơ tại P.NS


TÓM TẮT QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

B1- Đánh giá kết quả thực hiện KPIB2- Duyệt kết quả KPIB3- Tổng hợp kết quả KPIB4- Sử dụng kết quả KPIB5- Lưu hồ sơ tại P.NS


DANH SÁCH BIỂU MẪU1) Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty;

2) Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;

3) Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;

4) Biểu mẫu BM- 04: Bảng mô tả công việc;

5) Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;

6) Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;

7) Biểu mẫu BM-07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá KPI.

04/10/2023 QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI 46

TRAO ĐỔI & THẢO LUẬN

04/10/2023 QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI 47

Recruiting & HR

Quy trinh xay dung va danh gia kpi