Embed Size (px)
Citation preview
AjajuhtimineKas aega saab juhtida? Ajajuhtimine tähendab inimese käitumise juhtimist ajas.
Mis on ajajuhtimise eesmärk? Teha vähema ajaga rohkem?
Teha ÕIGEID asju, mida Sa tõesti tahad teha!!!
Kes on HEA Ajajuht?See, kes on enda aja korraldamisega rahul.
Eesmärk Eesmärk on see, mida soovid saavutada,
teades enda aja ja muude ressursside piiranguid.
Eesmärki eristab väärtusest reaalsus ja spetsiifilisus.
Hea eesmärkExACT:Exciting: PÕNEVAssessable: MÕÕDETAVChallenging: PINGUTUST NÕUDEVTime-framed: AJALINE
Eesmärgi jaotamine osadeks
Lõppeesmärk
Aasta eesmärk
Poolaasta eesmärk
Kuu eesmärk
Nädala eesmärk
Päeva eesmärk
KeskendumineKui vähegi võimalik, keskendu ühele, hetkel käsil
olevale ülesandele:Oleme oluliselt efektiivsemad ja teeme vähem vigu;
Võidame aega juurde selle arvelt, et ei pea aega kulutama ühelt tegevuselt teisele ümberlülitumisele;
Vähendame pingeid ja närvilisust, mida pidev ühelt tegevuselt teisele ümberlülitumine tekitab.
Selleks, et saaksid keskenduda, püüa vältida katkestusi.
Prioriteet
Prioriteet on olukord, kus millelegi on antud tähelepanu ENNE konkureerivaid alternatiive.
Prioriteedid on seotud tegevuste OLULISUSE ja KIIRUSEGA.
Milline tegevus on OLULINE?
Vajalik olulise eesmärgi saavutamiseks. Aitab vähendada tõenäolisi riske. Aitab arendada olulisi suhteid. Loob suurepäraseid võimalusi tulevikus.
Tegevus, mis suurendab minu „väärtust“.
Tegevus, millega mulle MEELDIB tegeleda.
3 = väike2 = keskmine1 = suur
Alustada tuleks tegevustest, mille mõju ja pingutuse korrutis on võimalikult suur.
Mõju x Pingutus 10 x 3 = 30
OLULISUSE pingerida
MÕJU10 = maksimaalselt suur987654321 = minimaalselt väike
PINGUTUS
KIIRUSE pingerida: ABC-tehnika
A-grupptäna
B-gruppsee nädal
C-grupppikem tähtaeg
A1. … B1. … C1. …
A2. … B2. … C2. …
A3. … B3. … C3. …
A4. … B4. … C4. …
A5. … B5. … C5. …
Kiire & Oluline
TEGEVUS OLULISUS KIIRUS (edasi-lükkamatus)
SUMMA JÄRJESTUS(I, II, III, …)
1. …
2. …
3. …
4. …
5. …
1. Koosta nimekiri enda tüüpilistest tegevustest / tööülesannetest.2. Hinda 10-punktisüsteemis (1-10) iga tegevuse OLULISUST. 3. Hinda 10-punktisüsteemis (1-10) iga tegevuse KIIRUST.4. Liida iga tegevuse OLULISUSE ja KIIRUSE punktid kokku.5. Järjesta tegevused punktisummade järgi.
Eisenhoweri graafik
Planeerimine Probleemide ennetamine Suhete arendamine
AjaraiskajadVaidlusedMõttetud kohustused
Kiired ja tootlikud ülesanded Kriisid („tulekustutamine“)
KatkestusedOsa telefonikõnesidMõned aruanded
Plokkidena planeerimine
Plokkidena planeerimine tähendab sarnaste tegevuste rühmitamist päevaplaanis.
Sarnaste tegevuste järjest tegemine nõuab vähem aega ja ressurssi kui erisuguste ülesannete vaheldumisi täitmine.
Näiteks: Kontorist väljas toimuvad kohtumised E-mailide lugemine Väljuvad telefonikõned
Päevaplaani koostamine1. Pane kirja kõik tegevused, mille aega Sa ei saa muuta.
2. Tõmba ring ümber kellaaegadele, kus tunned, et oled kõige võimekam.
3. Kirjuta päevaplaani need olulised tegevused, misjäid täna tegemata.
4. Kirjuta päevaplaani need 1-2 üliolulist tegevust, mis annavad enamiku Sinu töötulemusest.
5. Jaga ülejäänud tegevused päevaplaani plokkidena. Jäta iga ploki järele varu.
6. Vaata päevaplaan üle – kas jäi piisavalt varu ega ei jäänud liiga palju planeerimata ruumi?
08:00 ...........................
09:00 ...........................
10:00 ...........................
11:00 ...........................
12:00 ...........................
13:00 ...........................
14:00 ...........................
15:00 ...........................
16:00 ...........................
17:00 ...........................
18:00 ...........................
19:00 ...........................
20:00 ...........................
Aja röövel: E-mail
1. Lülita välja saabuvate e-mailide märguanded. 2. Jaga e-mailide lugemine kaheks:
1. Pealkirjade lugemine2. Sisu lugemine ja vastamine
3. Vaata e-mailide PEALKIRJU siis, kui oled ühe töö just lõpetanud, aga järgmist veel alustanud pole.
4. E-mailide SISU lugemise ja vastamisega tegele võimalusel ühekorraga plokkide kaupa paar korda päevas.
5. Kui võimalik, ära vaata e-maile esimese asjana hommikul (tegele siis kõige olulisema ülesandega) ja viimase asjana õhtul (valmistu siis järgmiseks päevaks).
Ebameeldiv ülesanne (konna söömine)
A: Konna söömisest veel halvem on pidev teadmine, et see tuleb niikuinii hiljem ära süüa!
Seepärast: Söö konn (ebameeldiv ülesanne) kohe esimesena ära ja pärast seda naudi 10 maasika (meeldivamad ülesanded) söömist!
B: Konna söömine on nii ebameeldiv, et selleks on vaja hoogu võtta!
Seepärast: Söö kõigepealt 1 maasikas (meeldiv ülesanne). Seejärel, meeldiva ülesande inertsi mõjul, pista ka konn (ebameeldiv ülesanne) nahka.
Pärast seda naudi ülejäänud 9 maasika(meeldivamad ülesanded) söömist!
Suur ülesanne (elevandi söömine)Elevanti süüakse ühe suutäie kaupa.1. Täida ülesandest kas või
natuke – tühiselt väike osa.Otsusta, et lihtsalt alustad ja teed midagi ainult 5 minutit.
A: Kui läheb hästi, suudad sellega end käima tõmmata ja olulise osa ülesandest ära teha.
B: Kui ei – oled siiski juba midagi teinud!„Selle asemel, et tuba ära koristada, pane 1 raamat riiulisse!“
2. Jaga suur ülesanne väikesteks sammudeks, mida astud iga päev kas või natuke.
Nii muutub eesmärk haaratavamaks ja ei tundugi enam ületamatuna.
„ELEVANT“: ülikooli lõputöö
Aeg:detsember
jaanuarveebruarmärts
aprill
Tegevused:• Kirjanduse otsimine ja ülevaate
kirjutamine.• Küsimustiku koostamine.• Küsitluse läbiviimine.• Andmete sisestamine ja analüüs.
Tulemuste kirjeldamine.• Töö viimistlemine. Käsikirja esitamine
juhendajale. Käsikirja lõplik vormistamine ja esitamine instituuti.
Ajajuhtimine kriitilisel perioodil Analüüsi enda praegust ajakasutust – kui palju aega
kulutad näiteks meelelahutusele? Kaardista kõik tegevused, mis pole absoluutselt
hädavajalikud ja lükka nendega tegelemine kriitilise perioodi lõpuni edasi.
Pea infodieeti – ära loe ajalehti / ajakirju / Facebook´ijne.
Piira uudiste tarbimine 5 minutiga päevas (näiteks mõni TV või raadiosaade).
Arvesta Parkinsoni seadusega, mille kohaselt „töö hulk kasvab, et täita selle tegemiseks ettenähtud aeg“. EHK – sea endale lühema tähtajaga ja pingutust nõudvaid eesmärke. „Hiina keele algtaseme omandamine“
Kui oled kõike proovinud…
AITÄH!!!
