Вебинар №1. Что такое безбумажный юридически значимый документооборот (ЮЗДО)

ПРАКТИКА ВНЕДРЕНИЯ БЕЗБУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

ВЕРБИНАР 1: «ЧТО ТАКОЕ БЕЗБУМАЖНЫЙ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»

09 марта - вебинар №1 «Что такое безбумажный юридически значимый

документооборот (ЮЗДО)»

23 марта - вебинар №2 «Электронная подпись - просто о сложном»

30 марта - вебинар №3 «Чего мы опасаемся при отказе от бумажного

документооборота. Как преодолеть эти опасения»

06 апреля - вебинар №4 «IT-инфраструктура безбумажной работы»

13 апреля - вебинар №5 «План и методика перехода на безбумажный

документооборот»

ПЛАН

Почему надо переходить на ЮЗДОПочему сейчас Какая для этого имеется юридическая базаЧто можно делать сегодня, а что отложить на потомКакие компетенции необходимыО чем необходимо позаботитьсяДорожная карта перехода на ЮЗДО

ВЕБИНАР 1

Радикальное ускорение процессов и уменьшение задержек, связанных с

передачей бумажных документов.

Увеличение степени контроля процессов и измерения

Снижение вероятности потери и необходимости повторной посылки

Упрощение процесса сверки документов и передачи документов в

контролирующие органы

Снижение рисков фальсификации электронных документов

ПОЧЕМУ НАДО ОТКАЗЫВАТЬСЯ ОТ БУМАГИ

Сокращение издержек на хранение документов

Сокращение сроков компенсации НДС и получения платежей

Повышение оперативности и качества работы с потребителями и

поставщиками укрепление конкурентоспособности

Вклад в экологию (более 3 млрд. счетов фактур в год в России)

Выиграют первые!

ПОЧЕМУ НАДО ОТКАЗЫВАТЬСЯ ОТ БУМАГИ

Почему надо переходить на ЮЗДОПочему сейчас Какая для этого имеется юридическая базаЧто можно делать сегодня, а что отложить на потомО чем необходимо позаботиться, компоненты ЮЗДОКакие компетенции необходимыДорожная карта перехода на ЮЗДО

ПЛАН

Для большинства типов документов сформирована достаточная

нормативная база

Имеется достаточное количество судебных прецедентов по делам с

использованием электронных документов

Имеются готовые технические решения

Многие организации уже уже реализовали проекты перехода на ЮЗДО

Риски не высоки и можно опоздать!

НАСТАЛ МОМЕНТ

РОСТ ОБЪЕМА ЭЛЕКТРОННЫХ СЧЕТОВ ФАКТУР

СФ И ДРУГИЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ

ГК РФ п. 2 ст. 160: «использование при совершении сделок факсимильного

воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного

копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной

подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом,

иными правовыми актами или соглашением сторон».

ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА ЮЗДО

ГК РФ п. 2 ст. 434 конкретизирует: «договор в письменной форме может быть

заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а

также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и

иными документами, в том числе электронными документами,

передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить,

что документ исходит от стороны по договору. Электронным документом,

передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная,

отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных,

магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен

информацией в электронной форме и электронную почту».


Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,

информационных технологиях и о защите информации п. 4 ст. 11 ФЗ:

« в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных

правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными

сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых

подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной

подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном

федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или

соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.»


Федеральный закон РФ от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 №174н. - Требования к обработке

электронных счетов фактур

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 2016 года №

252. Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской

Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме

электронного документа


ТК РФ, Статья 312.1. Электронный кадровый документооборот с

дистанционными сотрудниками

Приказ ФНС РФ от 28.11.2016 № MMB-7-6/643@. – 17 видов

формализованных документов

Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил

организации хранения, комплектования, учета и использования документов

Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в

органах государственной власти, органах местного самоуправления и

организациях"



ПЛАН

N 63-ФЗ Об электронной подписи: «Информация в электронной форме,

подписанная квалифицированной электронной подписью, признается

электронным документом, равнозначным документу на бумажном

носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если

федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними

нормативными правовыми актами установлено требование

о необходимости составления документа исключительно на бумажном

носителе»

ЭП ДОСТАТОЧНО ЧТОБЫ ДОКУМЕНТ СТАЛ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫМ!!!

Документы строгой отчетности и документы оформляемые на спец.бланках (чеки, векселя, удостоверения и пр.) Большее количество документов кадрового делопроизводства (напр. Трудовой договор, предупреждение о расторжении договора, объяснительные записки и пр. ). Переход на безбумажный кадровый документооборот возможен только для дистанционных сотрудниковДругие специальные отраслевые требования…

Во всех других случаях переход на безбумажный документооборот возможен!!!

Особый случай – документы длительного хранения и документы для передачи в гос. и ведомственные архивы

В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНА БУМАЖНАЯ КОПИЯ

Меняются форматы документов, исчезают средства просмотра

Обеспечение физической сохранности (носители изнашиваются)

Как обеспечить действительность подписи в долгосрочном периоде

Как передавать в гос. и другие архивы

В ЧЕМ ПРОБЛЕМЫ ДОЛГОСРОЧНОГО ХРАНЕНИЯ

Приказ Минкульт. РФ от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил

организации хранения… документов Архивного фонда Российской

Федерации и других ….“

электронные дела - совокупность контейнеров электронных документов,

содержащих контент и метаданные электронного документа,

файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового

электронного документа в формате PDF/A

Отсутствует детальное описание протокола и практики применения – пока

Архивные документы придется хранить в бумажном виде (создавать

архивные копии по завершению цикла разработки)

КАК ПЕРЕДАВАТЬ ДОКУМЕНТЫ К ГОС. АРХИВЫ


ПЛАН

Нормативная подготовка (Вебинар 3)

PKI (Public Key Infrastructure) – инфраструктура открытых ключей (Вебинар 2)

ЮЗДО Middleware – инфраструктура обмена юридически значимыми

электронными документами (Вебинар 4)

Модернизированная СЭД (Вебинар 4)

Интеграция ЭП в приложения (Вебинар 4)

Компетенция сотрудников (Вебинар 5)

КОМПОНЕНТЫ ЮЗДО


ПЛАН

Менеджмент компании

IT Специалисты

Юристы

Специалисты по учету

Документоведы

Предметные специалисты

УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА


ПЛАН

Методическая подготовка

Шаг 1. Перевод внутреннего документооборота на безбумажные технологии

Шаг 2. Переход к безбумажному документообороту первичных

бухгалтерских документов

Шаг 3. Внедрение процессов безбумажного «внешнего» документооборота

Шаг 4. Интеграция процессов обработки первичных документов в платформе

СЭД

Шаг 5. Реализация архива долгосрочного хранения

Шаг 6. Дальнейшее развитие

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ

НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ, ШРИФТ TAHOMA, НАЧЕРТАНИЕ REGULAR, КЕГЕЛЬ 24 PT

21

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

+7 (812) 335-3515

+7 (9821) 199-28-37

Software

Вебинар №1. Что такое безбумажный юридически значимый документооборот (ЮЗДО)