Embed Size (px)
Citation preview
Безбумажный документооборот в информационной среде предприятия
Игорь Петров19 апреля 2014г.
О компании HIT-Service
• Внедрение СЭД с 2001 года;• Партнеры DocsVision, Microsoft, OpenText,
Captaris, ABBYY, Digital Design, СКБ Контур, TerraSoft;
• Сертифицированные специалисты по внедряемым системам и управлению проектами;
• Основные направления деятельности: • СЭД;• Порталы на базе MS SharePoint;• Управление бизнес-процессами (BPM);• Управление проектами;• CRM.
Клиенты HIT-Service
Процесс согласования договора «в СЭД»В СЭД За пределами СЭД
Контрагент приносит проект договора
Регистрация проекта договора в СЭД
Внутреннее согласование Передача замечаний контрагенту
Внесение изменений, новый текст
Передача новой редакции договора
Внесение новой версии в СЭД
Печать договора и листа согласования Наш Директор подписывает договор
Передача бумаги контрагенту
Контрагент подписывает
Передача подписанного договора
Сканирование
Сохранение скана в СЭД Выгрузка данных в учетную систему
Проблемы «смешанного» документооборота
• Много операций выполняемых вручную;• Ошибки ввода данных;• Затраты ресурсов на печать и сканирование;• Возможность подлогов и мошенничества;• Непрогнозируемые сроки завершения
процессов;• Размывание ответственности;• Высокая стоимость обработки документов.
Проблемы «смешанного» документооборота
Расчет прямых затрат на отправку 100 клиентам писем с документами№ п/п Наименование Сумма, руб.
1 Цена бумаги 1502 Тонер 503 Амортизация принтеров 104 Работа бухгалтера - 10 часов 852
5 Работа персонала по упаковке в конверты, 1 час 85
6 Кол-во конвертов 100
7 Стоимость конвертов с уведомлением 3000 (30 рублей – Чел. обл, 48 руб. Москва)
8 Стоимость времени сотрудника, потраченное на почте при отправке конвертов 150
9 Стоимость повторного прозвона для возврата документов 150
10 Проверка и обработка полученных документов бухгалтерами 340
ИТОГО на 100 клиентов, руб. 4887-6700
Стоимость одного бумажного письма, руб. 48-67 рублей!
Проблемы «смешанного» документооборота
1. Размер переплаченного налога при отсутствии одного счета-фактуры на 100 тыс.руб. составит 15254,24 руб.
2. Размер штрафа, если вы приняли к зачету, но документально не подтвердили составит 20% + пеня. В нашем примере штраф – 3050,85 руб. + пеня
3. Среднее время, потраченное бухгалтерами на проверку счет-фактур составляет от 3 до 60 часов в месяц.
4. Средняя стоимость 1 пакета документов, отправленного через Почту России с учетом всех затрат составляет:67 рублей.
5. Время выездной проверки одного предприятия сотрудниками ИФНС составляет 2 месяца.
6. Количество неподписанных накладных/актов может составлять до 20%. Это в среднем 4 звонка, дополнительный комплект документов, нервы, штраф…
Как можно отправлять документы через Диадок
• Вручную через веб-интерфейс;• Из учетной системы с помощью шлюза:
• 1с;• SAP;• DocsVision.
• Реализовать сквозной процесс обработки документов, отправка через API.
Обмен электронными документами в группе ММК
Учетные системы
Oracle 1C 1C 1C 1C
СЭД DocsVision
Диадок
Пользователи
Параметры пилота:•5 предприятий;•Обмен счетами-фактурами;•Согласование и подписание в СЭД DocsVision;•Интеграция с Oracle EBS, 1C, Диадок, AD, Exchange.
Как разделить функционал
Учетная система Система управления задачами (СЭД / Портал / BPM)
Хранение данных по материальным и финансовым потокам
Формирование архива документов, обмен с внешними сервисами
Минимум пользователей вносящих изменения
Работа основной массы пользователей
Автоматическая загрузка проверенных данных
Выполнение задач по подготовке, проверке, согласованию, утверждению и подписанию (ЭЦП) документов
Выгрузка отчетов по налоговому и управленческому учету
Формирование отчетов по исполнительской дисциплине, статистики бизнес-процессов
